AO DE LA CONSOLIDACIN DEL MAR DE

GRAU

HABILIDADES ESPECFICAS
DE COMUNICACIN
AUTOR: DAVID WHETTEN

NOMBRES Y APELLIDOS:
AVALOS DIAZ BRENDA
CURSO:
DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS
CICLO:
VII
DOCENTE:
FERNANDEZ VEGA EDINSON

2016

NDICE
INTRODUCCIN
PARTE IV
HABILIDADES ESPECFICAS DE COMUNICACIN
1.1.

Elaboracin de presentaciones orales y escritas

1.1.1. Formulacin de estrategias
1.1.1.1 Identifique su propsito
1.1.1.2 Adapte el mensaje a la audiencia
1.1.1.3 Satisfaga las demandas de la situacin
1.1.2. Desarrollar una estructura
1.1.2.1.
Comience con un pronstico
1.1.2.2.
Elija un patrn de organizacin adecuado
1.1.2.3.
Utilice seales para indicar su progreso
1.1.2.4.
Concluya con un comentario
1.1.3. Sustentar sus ideas
1.1.3.1.
Elija diversos apoyos
1.1.3.2.
Considere a su audiencia cuando elija su apoyo
1.1.3.3.
Utilice auxiliares visuales como apoyo
1.1.4. Utilizar estilo mejorado
1.1.4.1.
Estilo oral
1.1.4.2.
Estilo escrito
1.1.5. Complemente su presentacin

1.2.

Realizacin de Entrevista
1.2.1. Planeacin de la Entrevista
1.2.1.1.
Establecer el objetivo y la agenda
1.2.1.2.
Formular buenas preguntas que faciliten la comunicacin
1.2.1.3.
Estructurar la entrevista
1.2.1.4.
Planeacin del entorno para mejorar la relacin

1.2.2. Realizacin de la entrevista

1.2.2.1.
Establecer y mantener una atmosfera de comunicacin
1.2.2.2.
Introduccin de la entrevista
1.2.2.3.
Desarrollo del cuerpo de la entrevista
1.2.2.4.
Conclusin de la entrevista
1.2.2.5.
Registro de la informacin
1.2.3. Tipos de Entrevista
1.2.3.1.
Entrevista para obtener informacin
1.2.3.2.
Entrevista de seleccin de personal
1.2.3.3.
Entrevista de evaluacin del desempeo
1

1.3.

Conduccin de Reuniones de trabajo

1.3.1. Propsito
1.3.2. Participacin
1.3.3. Planeacin
1.3.4. Participacin
1.3.5. Perspectiva
CONCLUSIN
BIBLIOGRAFA

INTRODUCCIN

Las habilidades de comunicacin, se refieren a la capacidad para enviar,

recibir, elaborar y emitir informacin, ideas, opiniones y actitudes de primera
calidad y orientadas hacia objetivos personales y organizacionales. Para llevar
2

a cabo adecuadamente sus actividades los administradores deben poseer al

menos las habilidades bsicas de la comunicacin oral, escrita y no verbal,
relacionadas con: la comunicacin con los clientes, la comunicacin con sus
subalternos, la comunicacin con sus superiores, con los medios, la
sensibilidad a diferencias culturales.
Existen diferencias en cuanto al xito que alcanzan las diferentes personas en
su comunicacin con otras. En ello intervienen en gran medida ciertas
cualidades de personalidad, la presencia de ciertas actitudes, que hacen del
sujeto un buen o un no tan buen comunicador. Sin embargo,

tambin

intervienen en el xito algunas habilidades que lo hacen tener una actuacin

ms eficaz. A ellas es que nos referiremos en el presente trabajo.

PARTE IV
HABILIDADES ESPECFICAS DE COMUNICACIN
1.1 Elaboracin de presentaciones orales y escritas
Existen cinco pasos bsicos para realizar presentaciones eficaces, que
llamaremos las cinco reglas. Estas cinco reglas son secuenciales, ya
que cada etapa se construye sobre la anterior.
1.1.1 Formulacin de estrategias
1.1.1.1. Identifique su estrategia
Es importante consultor de comunicaciones y cuyos clientes
incluyen a los directores ejecutivos de grandes empresas y a
3

candidatos presidenciales, dice que su regla principal para una

comunicacin efectiva es la siguiente: Conozca su objetivo,
conozca a su audiencia. Parece fcil, pero en realidad se trata
del arte ms difcil de la comunicacin (Reingold, 2004). Con
base en esta recomendacin, antes de reunir informacin o
escribir notas, debe aclarar cul es su objetivo general para
hablar o escribir. Est tratando de motivar, informar, persuadir,
demostrar o ensear? Si est dando informacin, demostrando
una tcnica o rindiendo un informe, su propsito general es
comunicar. Cuando su propsito es informar, le interesa la
transmisin y retencin de ideas y hechos. Por otro lado, cuando
intenta motivar a los empleados para lograr una mayor
produccin, convencer a los dems de adoptar sus ideas o
estimular un sentimiento de orgullo en la empresa, su objetivo
general es persuadir. La persuasin requiere del uso de un
lenguaje motivador y argumentos convincentes, as como de
adaptarse a la audiencia. Su objetivo general afectar la forma
en que estructura su mensaje y cmo complementa sus ideas y
su estilo de presentacin.

1.1.1.2.
Adapte el mensaje a la audiencia especfica
El xito de su comunicacin depende, en parte, del
entendimiento y la receptividad de su audiencia.
La clave para desarrollar un mensaje adecuado para la
audiencia consiste en saber cul es el conocimiento de sus
receptores sobre el tema, su actitud hacia su mensaje y las
expectativas ante su presentacin. Si los receptores ya
saben lo que usted est tratando de ensearles, se
aburrirn y quiz se vuelvan hostiles. Comience con lo que
ellos ya saben, luego extindase sobre eso. Si est
enseando un nuevo procedimiento contable, comience
con el que su auditorio utiliza actualmente y luego agregue
pasos nuevos. Recuerde que la gente retiene mucha ms
informacin si el material se relaciona con algo que ya
4

sabe, si se replantea y repite, si se refuerza con auxiliares

visuales y si se limita a tres o cinco ideas nuevas. Una
audiencia motivada retiene ms, as que al inicio de su
1.1.1.3

mensaje explique el uso que podran dar a la informacin.

Satisfaga las demandas de la situacin
Las expectativas de los receptores acerca de su
presentacin tambin son relevantes. La situacin con
frecuencia determina expectativas, como el nivel de
formalidad. Algunas situaciones claramente demandan
presentaciones ms formales. Si se espera que usted se
dirija a un consejo directivo, debe prepararse con sumo
cuidado. Por otro lado, si se le piden comentarios en el
momento, no es adecuado ni prctico llevar un discurso
preparado. En este caso, est permitido presentar ms
comentarios

espontneos.

La

comunicacin

escrita

tambin implica ciertas expectativas. La invitacin a un da

de campo de la empresa se podra publicar en tableros de
avisos, pero las invitaciones a una junta del consejo
directivo

se

envan

de

forma

individual.

Algunas

situaciones son engaosas. Por ejemplo, la televisin a

menudo parece informal; sin embargo, debe pensar con
detenimiento sus comentarios cuando se incluyan en este
medio. Los banquetes y las ceremonias podran alentar
una atmsfera informal y amistosa, pero no se deje
engaar. No se trata de situaciones similares a las
reuniones de dos personas o de un grupo pequeo.
Los escenarios de las presentaciones de negocios podran
crear diversas restricciones que debe anticipar.
El lenguaje tambin se ve afectado por la situacin.
Las situaciones formales demandan enunciados con una
estructura ms correcta y un lenguaje ms formal. Las
expresiones coloquiales y una gramtica menos rgida
pueden agregar soltura al entorno informal. Determine las
expectativas de su audiencia y adapte su lenguaje a ellas.

La mayora de los expertos coinciden en que su lenguaje

debe ser un poco ms intenso que el de su audiencia.
1.1.2. Desarrolle su estructura
1.1.2.1. Comience con un pronostico
En general, una introduccin eficaz logra tres cosas.
Primero, capta la atencin de los que escuchan y
establece un tono para el mensaje. Segundo, ofrece a
la audiencia una razn para escuchar o leer.
Finalmente, les da un mapa del camino o un rpido
esbozo del mensaje.
En una reunin de supervisores, podra iniciar su
pltica sobre un nuevo plan para lograr cambios en la
produccin de la siguiente manera: Se dan cuenta
de que no hemos cambiado nuestro proceso bsico
de produccin en cuatro aos? Durante ese tiempo,
siete nuevos competidores han entrado al mercado y
hemos perdido 9 por ciento de nuestra participacin
de mercado.
Esta introduccin capta la atencin de su audiencia
porque plantea la inmediatez del problema y muestra
por qu estn tan implicados en lo que usted tiene
que decirles. Al establecer el contexto ms general de
mayor competencia, usted intensifica las razones para
que lo escuchen y contrarresta alguna posible
resistencia al cambio, lo que es comn en las
1.1.2.2.

organizaciones.
Elija un patrn de organizacin adecuado
La organizacin de un mensaje es un aspecto
fundamental porque influye en la comprensin del
receptor. Los aprendices retienen ms cuando los
mensajes

estn

organizados.

La

organizacin

tambin afecta su credibilidad como orador o escritor.

Una persona organizada tiene una imagen ms
positiva que una que no lo es, y la organizacin afecta
el cambio de actitud. Es ms probable que su
6

audiencia se vea influida por su punto de vista si ste

se encuentra organizado. Por ltimo, un mensaje
organizado

tiene

ms

probabilidades

de

ser

recordado por quien lo escucha y, por lo tanto, de

influir en el receptor.
En general, usted debe ordenar sus pensamientos
con base en procesos continuos, como tiempo,
direccin,

relaciones

entre

causa

efecto,

secuencia de solucin de problemas, complejidad,

1.1.2.3.

espacio o familiaridad.
Utilice transiciones o seales para indicar su
progreso
Es importante que entregue a su audiencia un mapa
del camino al inicio de su mensaje. No se detenga
ah.
Contine ayudndolos a seguirlo a travs de su
exposicin. Para hacer esto, seale cuando est
cambiando de una idea a otra resumiendo la primera
y

luego

anunciando

la

siguiente.

Esto

es

especialmente importante en la comunicacin oral, ya

que la audiencia slo escuchar su mensaje una vez;
es fundamental que incluya seales durante su
discurso. Deber indicar las principales transiciones
entre las ideas, como: Acabamos de ver cmo
operan los dos tipos estndar de almacenamiento de
datos; ahora veamos las ventajas y desventajas de
cada

sistema

de

almacenamiento.

En

la

comunicacin escrita, las transiciones se sealan al

separar, numerar o utilizar vietas para resaltar la
informacin. Puede dirigir la atencin de sus lectores
1.1.2.4.

hacia las palabras clave mediante itlicas o negritas.

Concluya con un comentario
La gente tiende a recordar lo primero y lo ltimo que
lee o escucha en los mensajes. Es fcil entender por
qu

las

partes

ms

importantes

de

cualquier

presentacin son la primera y la ltima impresin que

7

crean. En su introduccin, usted establece un

sentimiento

inicial

que

matiza

el

resto

de

la

presentacin, y la impresin creada durante la

conclusin influye en la evaluacin general que hace
la audiencia de su mensaje. Como stos son los
segmentos ms importantes de su presentacin,
requieren de mayor preparacin. Debe planear su
mensaje con el comienzo y el fin en mente, es decir,
hay que considerar la declaracin de su objetivo
especfico mientras desarrolla su introduccin y
conclusin. Algunas personas escriben la conclusin
primero, porque esto les permite organizar el resto de
su material para que fluya en forma natural hacia la
conclusin.
Llegue al cierre al final de su discurso o mensaje
escrito resumiendo sus ideas.
1.1.3. Sustente sus ideas
1.1.3.1. Elija diversos apoyos
Existen muchas razones para utilizar materiales de
apoyo, o evidencia, conforme desarrolla su mensaje.
La mayora de las investigaciones concluyen que el
material de apoyo hace una gran diferencia en el
efecto que provocan las ideas. Esto es verdad incluso
si sus receptores no lo conocen bien o si consideran
1.1.3.2.

que su credibilidad es de moderada a baja.

Considere a su audiencia
Los tipos de materiales de apoyo que elija dependen
en parte de su audiencia. Si la evidencia es nueva
para ellos, tendr mayor efecto. Las cintas de video,
las grabaciones o las fotografas tambin tienen un
efecto importante. La gente tiende a creer en
evidencias que coinciden con su propia postura ms
que con las que no concuerdan. As que su postura
inicial determina qu tanto considerarn crebles las
evidencias. Si sus receptores consideran que la
8

fuente o el tipo de informacin son crebles, su

1.1.3.3.

presentacin ser ms eficaz.

Utilice auxiliares visuales
Existen tantas razones para utilizar auxiliares visuales
como tipos de ellos. Los auxiliares visuales sirven
para que los individuos procesen y recuerden datos.
Adems de mejorar la comprensin y la memoria, los
auxiliares visuales pueden incrementar el efecto de
persuasin de sus ideas si comprometen a los
receptores

activamente

en

el

intercambio

de

comunicacin.
1.1.4. Utilice estilo mejorado
1.1.4.1. Estilo oral
Algunos oradores tienen tal dominio de su material
que parece que estn improvisando. Casi todos
preferimos ese estilo de conversacin, pero no se
deje

engaar

por

las

apariencias.

Horas

de

preparacin y prctica preceden al desempeo real.

Para que el orador realice una buena presentacin
deber tener en cuenta lo siguiente:
Deber preparar notas, es decir estas notas lo
ayudaran a entender mejor sobre el tema a
exponerse.
El orador deber de practicar su presentacin, al
momento que este se presente frente al pblico o
grupo de personas a dirigirse, es decir demostrar
dominio sobre el tema.
Al momento de practicar su presentacin deber
utilizar auxiliares visuales que por consiguiente lo
ayudaran a recordar algunas partes especficas que
se puedan olvidar sobre el tema
El presentador deber transmitir

entusiasmo

controlado por su tema, ya que influye del estado de

nimo que este se encuentre, es decir si el
presentador se encuentra aburrido y enojado pues
este transmitir su presentacin de una manera

inadecuada, si lo hace una manera entusiasta y

1.1.4.2.

conforme transmitir lo mismo al pblico.

Estilo escrito
Esta mantiene una cierta ventaja frente a la estilo oral
ya que ofrece una mayor informacin y de manera
adecuada sin embargo este estilo deber contar con
las siguientes caractersticas:
Deber de desarrollar una precisin mecnica en su
escritura, es decir no debern de existir errores
ortogrficos, borrones dentro dicha presentacin.
El escritor deber ser preciso al describir los hechos
en sus escritos, es decir deber de ser breve y
conciso respecto a su tema fundamental.
El escritor deber de prestar atencin al tono con el
cual describe situaciones, es decir el tono est de
acuerdo al tipo de exclamacin o interrogacin que
quiera dar a entender.
El escritor deber utilizar un formato adecuado para la
presentacin

de

cualquier

informe,

carta,

memorndum.
1.1.5. Complementar su presentacin
El escritor u orador deber de prepararse cuidadosamente
para enfrentar las preguntas que por consiguiente se podran
presentar, para ello deber de responder de una manera
objetiva, precisa y concisa posible. En todo momento el
escritor u orador deber de mantener el control de la
situacin, es decir mantener el equilibrio de emociones frente
a preguntas y respuestas.
1.2.
Realizacin de entrevistas
1.2.1. Planeacin de la entrevista
1.2.1.1. Establecer el objetivo y la agenda
Como cualquier proceso de comunicacin tiene que
ser planeado, es decir al momento de realizar una
entrevista se debe tener en cuenta que es lo que sea
obtener con la misma, cual es el objetivo de esta
entrevista, para que realizarla y al mismo tiempo

10

cuando se realizara la entrevista es decir fijar fecha

1.2.1.2.

exacta de la entrevista
Formular buenas preguntas

que

faciliten

la

revelacin de informacin
Las preguntas surgen del objetivo y de su agenda,
son medios fundamentales por los que se obtiene
informacin en una entrevista. Se debe asegurar que
las preguntas sean claras y soliciten informacin que
usted desea. Plantee sus preguntas en un lenguaje
que el entrevistado pueda entender y en formas que
1.2.1.3.

mejoren su relacin con esa persona

Estructurar la entrevista utilizando auxiliares de
entrevista
Despus de determinar el objetivo y la agenda, y
luego de formular sus preguntas, el siguiente paso en
la preparacin de una entrevista es desarrollar su
estructura. Para hacer esto necesita: la gua de
entrevista, es decir los temas y subtemas que desea
cubrir, luego la secuencia de preguntas, como es que

1.2.1.4.

las preguntas se interrelacionan.

Planeacin del entorno ara mejorar la relacin
La ubicacin de la entrevista puede tener un efecto
importante sobre la atmsfera y el resultado. Si realiza
la entrevista en su oficina o en la sala de juntas de
una empresa, crear una atmsfera formal. Por otro
lado, si realiza la entrevista en un lugar ms neutral,
como un restaurante, el clima ser ms relajado. La
eleccin del entorno depende de sus metas para la
entrevista. Lo ms importante que hay que recordar
acerca del entorno es que, de ser posible, debe tratar
de realizar la entrevista en un entorno que fomente el

tipo de comunicacin que usted busca.

1.2.2. Realizacin de la entrevista
1.2.2.1. Establecer y mantener una atmosfera

de

comunicacin de apoyo
La atmsfera de la entrevista se refiere al tono y a la
atmsfera general en que ocurre la entrevista. Una
11

entrevista, como cualquier otro acto de comunicacin

interpersonal, debera ser una interaccin de apoyo
en la que los participantes se sientan libres de
comunicarse con precisin. Como entrevistador, usted
establece la atmsfera de la entrevista en la
introduccin, cuando empieza a entablar una buena
relacin con el entrevistado. En general, debe tratar
de establecer una atmsfera de comodidad y
1.2.2.2.

apertura, libre de incongruencias.

Introduccin de la entrevista
La comunicacin de apoyo comienza de manera
inmediata en la introduccin, donde usted establece el
tono y la atmsfera de la entrevista. Debe saludar al
entrevistado en una forma que ayude a establecer
una buena relacin. Las impresiones creadas en los
minutos iniciales de una entrevista son cruciales para

1.2.2.3.

su xito.
Desarrollo del cuerpo de la entrevista
El cuerpo de la entrevista seguir la gua de la
entrevista, que es una secuencia predeterminada de
preguntas. Existen tres tipos de guas: estructuradas,
semiestructuradas y no estructuradas. Si la gua de la
entrevista es estructurada, usted simplemente leer
las preguntas de la gua y registrar las respuestas
del entrevistado. Una gua semiestructurada incluye
diversas preguntas recomendadas para cada tema. Si
la gua de entrevista es no estructurada, entonces

1.2.2.4.

utilizar la gua slo como una agenda.

Conclusin de la entrevista
La tercera etapa de la entrevista es la conclusin.
Para concluir una entrevista, asegrese de indicar
explcitamente que la entrevista est a punto de
terminar. Diga algo como: Bien, sas son todas las
preguntas que tengo o usted ha sido de gran
ayuda. Trate de resumir la informacin que obtuvo,
permita que el entrevistado sepa lo que va a suceder
12

despus:

Necesitarn

reunirse

de

nuevo?

Realizar usted un informe? Por ltimo, asegrese

de seguir reforzando la relacin al expresarle su
1.2.2.5.

aprecio por el tiempo y por sus juiciosas respuestas.

Registro de la informacin
Una mejor forma de recordar la informacin es tomar
notas durante la entrevista. Asegrese de avisar al
entrevistado que lo har. Tome las notas con la mayor
discrecin posible, para no hacer sentir incmodo al

entrevistado.
1.2.3. Tipos de entrevista
1.2.3.1. Entrevistas para obtener informacin
Este tipo de entrevista cuando necesite reunir
informacin sobre diversos hechos relacionados con
un asunto o ayudar a solucionar un problema.
La naturaleza de una entrevista para recabar
informacin es tal que el entrevistado quiz no se
percate de que est siendo entrevistado. Por lo tanto,
es ms difcil mantener al entrevistado concentrado
1.2.3.2.

en el tema y atento a sus preguntas.

Entrevistas de seleccin de personal
La entrevista de empleo se utiliza para ayudar a que
los miembros actuales de la empresa elijan a los
nuevos miembros. Durante la entrevista de seleccin,
el entrevistador trata de evaluar si los candidatos a un
puesto se adaptarn a la organizacin y si cuentan
con las habilidades necesarias para el puesto. Las
preguntas que se hacen durante la entrevista de
seleccin se refieren a cuatro temas generales:
experiencia laboral previa, escolaridad y capacitacin,
caractersticas de personalidad, y actividades e

1.2.3.3.

intereses relacionados.
Entrevistas de evaluacin del desempeo
La meta de este sistema es evaluar a un miembro de
una organizacin y a menudo dar retroalimentacin a
un

subalterno

sobre

formas

desempeo en un puesto.
13

para

mejorar

su

1.3.

Conduccin de reuniones de trabajo

1.3.1. Propsito
El propsito se refiere a la razn por la que se realiza una
reunin. Una reunin se debe realizar cuando se apliquen una
o ms de las siguientes condiciones: Compartir informacin,
construccin de compromiso, difusin de informacin y
solucin de problemas.
1.3.2. Participantes
Se refiere a los individuos invitados a asistir a una reunin.
Para organizar una reunin eficaz, es importante determinar
el tamao, la composicin y las habilidades de los
participantes. Las reuniones pueden fracasar por la asistencia
de demasiados o muy pocos participantes.
1.3.3. Planeacin
Se refiere a la preparacin de la agenda para la reunin. Con
frecuencia, la justificacin para una reunin es clara, quienes
sern los que estarn presentes de que se tratara.
1.3.4. Participacin
Se refiere al proceso real de las reuniones y los mtodos
utilizados para asegurar que se incluya a todos los presentes.
1.3.5. Perspectiva
La perspectiva nos hace ver las reuniones desde la distancia.
Significa evaluar cada junta de trabajo y, cada cierto tiempo,
valorar las decisiones y el proceso de las series de reuniones.

14

CONCLUSIN

Las habilidades especficas de comunicacin permiten tanto al individuo como

a la organizacin comunicarse adecuadamente de tal manera que puedan
expresar, comunicar, solucionar algn tipo de conflictos que se presente dentro
de la organizacin. La comunicacin se caracteriza, ya sea de manera oral u
escrita, en utilizar un lenguaje adecuado y basado en tcnicas para su
desarrollo y as evitar errores durante esta.
La comunicacin debe ser buena para el individuo tanto de manera interna
como externa ya que esto influye tanto de manera positiva como negativa
dentro de su centro de labores. En una reunin de trabajo los participantes de
esta debern de colaborar de manera equitativa, prudente y concisa ya que ello
permitir la solucin a los problemas que se puedan presentar y a una buena
toma de decisiones.

15

BIBLIOGRAFIA

Libro DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS autor DAVID

WHETTEN

16