Republica Bolivariana de Venezuela

Instituto Tecnolgico de Maturn

Rodolfo Loero Arismendi
I.U.T.I.R.L.A.
Maturn - Monagas

Manuales de normas y
procedimientos

Bachilleres:
Abreu Arturo C. I. 20.915.028
Cedeo Carlos C.I. 19.038.102
Jean Mousati C.I. 17.934.246

Maturn, Junio de 2010

INTRODUCCIN

A pesar de la importancia de la salud financiera de una empresa, tambin

se le debe reconocer la gran importancia que tiene en la organizacin de
una empresa tener al da una serie de documentos que enmarcan las
actividades diarias de la compaa en sus procesos productivos. Estos
documentos tienen diferentes nombres e incluso algunos son reunidos en
uno solo. Tales documentos renen normas internas, procedimientos,
reglamentos, directrices y formatos de los que todos los empleados deben
tener conocimiento.
Estos documentos permiten que una compaa pueda evolucionar
independientemente de que sus dueos o accionistas principales estn
encima de la compaa permanentemente. Con la implementacin de unas
reglas de juego claras y conocidas por todos los empleados, solo se
requiere hacer un control de gestin bsico para hacerle el seguimiento a
una compaa e ir haciendo los correspondientes correctivos para que los
normales procesos produccin de la compaa no se detengan y toda la
empresa se mantenga en sintona.
Se debe ser consiente que lo mas difcil no solo es montar una empresa en
una franja del mercado en momento oportuno, sino tambin mantenerla
en el mercado y que trascienda en el tiempo. Esto ltimo es una ardua
tarea y que requiere el mayor de todos los esfuerzos de la organizacin.
Para mantener una empresa ya constituida en un mercado que
aparentemente puede ser a largo plazo, se debe preparar para que esta

pueda ser autnoma y que toda la organizacin se pueda acostumbrar a los

continuos cambios que se le avecinen.
Manuales de normas y procedimientos
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de
actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos mas de ellas.
El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participacin.
Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, maquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro
dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las
labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en
los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no
adecuadamente.
Los manuales Administrativos son documentos escritos que concentran en forma
sistemtica una serie de elementos administrativos con el fn de informar y orientar
la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de
desempeo y cursos de accin que debern seguirse para cumplir con los
objetivos trazados.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido
estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
Los Manuales Administrativos representan una guia prctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene

informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los

objetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean
de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin.
Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones
en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin
precisa que requiere la accin humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo
o de ejecucin, pues son una fuente de informacin que trata de orientar y mejorar
los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realizacin de las
actividades que se le han encomendado.
Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada empresa,
para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran
adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de
cualquier rea componente de la organizacin, su alcance se ve limitado
unicamente por las exigencias de la administracin.

Utilidad
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de
tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.
Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal
ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de
tiempos, delegacin de autoridad, etc.

Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteracin arbitraria.
Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su evaluacin.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y como
deben hacerlo.
Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y mtodos.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
Concepto:
Son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin
que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica, informacin
de una organizacin (antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, polticas,
sistemas, procedimientos, etc.). As como las instrucciones y lineamientos que se
consideren necesarios para el mejor desempeo de sus tareas.
OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Presentar una visin de conjunto de la organizacin (individual, grupal o
sectorial).
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Coadyuvar a la correcta realizacin de las labores encomendadas al
personal y propiciar la uniformidad del trabajo.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo, evitando la
repeticin de instrucciones y directrices.
Agilizar el estudio de la organizacin.

 Facilitar el reclutamiento, seleccin e integracin de personal.

Sistematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y aplicacin de las
modificaciones necesarias en la organizacin.
Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relacin con
el resto de la organizacin.
Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los
distintos niveles jerrquicos que lo componen.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos,
materiales, financieros y tecnolgicos disponibles.
Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones.
Servir como vehculo de orientacin e informacin a los proveedores de
bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interacta
la organizacin.
VENTAJAS Y LIMITACIONES

DE LA

UTILIZACIN DE MANUALES

Ventajas:
Son una fuente permanente de informacin sobre las prcticas generales y
sectoriales de la empresa.
Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitacin de
nuevos empleados.
Logran y mantienen un slido plan de organizacin.
Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del
plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relacin con otros
puestos de la organizacin.
Limitaciones:
Constituyen una herramienta, pero no la solucin para todos los problemas
administrativos que se puedan presentar.

 Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.

Incluyen solo los aspectos formales de la organizacin dejando de lado los
informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.
Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para
necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los
integrantes.
Algunas consideran que son demasiado

caro, limitativo y laborioso

preparar un manual y conservarlo al da.

Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y
rigidez.
IMPORTANCIA DE LOS MANUALES
La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera
detallada los procedimientos dentro de una organizacin; a travs de ellos
logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las reas
funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con
regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Adems son de gran utilidad
cuando ingresan nuevas personas a la organizacin ya que le explican todo lo
relacionado con la misma, desde su resea histrica, haciendo referencia a su
estructura organizacional, hasta

explicar los procedimientos y tareas de

determinado departamento.
TIPOS

DE

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Entre los tipos de manuales ms utilizados se encuentran:

1.- Manuales de Organizacin
2.- Manuales de Polticas
3.- Manuales de Normas y Procedimientos
4.- Manuales para Especialistas
5.- Manual del empleado
6.- Manual de contenido mltiple.

7.- Manuales de finazas

8.- Manuales del sistema

CONCLUSIN
Aunque son bien conocidas las bondades de que existan unos procesos
claros dentro de una empresa, conocidos por sus empleados a todo nivel,
tambin es muy comn conocer empresas que no los tienen o si los tienen
no le dan la importancia que merece y peor aun, no alcanzan a reconocer
que muchos de los problemas de la empresa tienen origen en la falta de
implementacin de estos procedimientos, o una mala implementacin de los
existentes.
Es ms comn de lo que se cree, en el caso de empresas relativamente
grandes y posicionadas en el mercado, que la informacin no fluye como
debiera aunque se tengan costosos software. Dichas compaas se
enorgullecen en decir que tienen los mejores software del mercado, pero sin
embargo son innumerables los casos en que en estas empresas con
costosos software, costosos sistemas de computo y veloces redes, la
velocidad de circulacin de la informacin de los procesos internos y la
calidad de la informacin recuperada no siempre es de la calidad que sus
directivos espera. No siempre lo mas costoso es lo mejor. En ocasiones es
preferible un sistema menos sofisticado pero con un grupo de empleados
que a todo nivel de la organizacin, incluyendo sus dueos, estn
convencidos de la importancia de los procesos, los mtodos y la informacin
que manejan, puede ser un sistema mucho mas gil y la calidad de la
informacin mucho mas alta, por lo tanto la capacidad de reaccin de esta
empresa ante cambios en el mercado es mejor en momentos crticos. Es as
como los peces chicos se pueden comer a los ms grandes y feroces, pues

estos suelen ser ms organizados y suelen tener la informacin adecuada

en el momento clave y mantenerse preparados para el cambio.