CAPTULO 1: Lo bsico.

En busca de un uso ms efectivo de recursos y cuidar el

patrimonio.
Procedimiento administrativo: secuencia ordenada de actividades que componen un proceso.
Poseen una entrada (input) y una salida (output), utilizan recursos, tienen controles y limites
internos y poseen un objetivo comn relacionado con la satisfaccin del cliente de salida. El fin
ltimo es contentar clientes externos. Un procedimiento correcto: timming correcto, no
derrochar, evaluacin continua y correccin de desvos, da informacin confiable y segura al
sistema contable. Si los procedimientos son pertinentes, no es necesario que exista un
departamento de control de calidad.
Relevamiento previo de tareas. El anlisis de los procedimientos administrativos y resolucin
de errores requiere un relevamiento previo de tareas, responsables y controles.
Mtodos de relevamiento y anlisis: pueden ser descriptivos (narraciones) o grficos. Dentro
de los grficos: GANTT (permite programar tareas y controlar su ejecucin), PERT (grafica la
interconexin y dependencia entre actividades), en bloque (brinda informacin sinttica de un
procedimiento), interdependencia sectorial, y por ltimo CURSOGRAMA o Diagrama de Flujo o
FLUJOGRAMA (permite analizar procesos o procedimientos mediante el grfico de operaciones
que lo componen).
Cursogramas: son utilizados para representar mediante una simbologa preestablecida las
operaciones, registraciones y controles, una secuencia de actividades y describir sus
caractersticas particulares. Se grafican todas las operaciones que componen un mismo
procedimiento, se establece la secuencia cronolgica y se determinan los responsables de las
mismas. Permite ver las actividades al pedo y verifica si el trabajo est bien distribuido, y como
lo podemos mejorar. Comprende, analiza, verifica y controla los procedimientos.
Informacin necesaria para el cursograma: sectores que participan, tareas en las que se
descompone el procedimiento, responsables de cada tarea, controles para cada tarea,
responsables de cada control.
Ventajas de usar esto: visualizar rpido los problemas, registrar tareas y funciones de los
sectores, describir los sistemas de una manera lgica, ver el flujo, estudiar cmo funcionan los
componentes, reducir espacio necesario, normalizar, localizar cosas al pedo, comparar con otros
sistemas. // Lmites: no permite detectar problemas estructurales, posee limitada
representacin de diferentes situaciones posibles en la realidad.
Errores en los procedimientos administrativos
Errores de procedimiento: se pueden detectar en el anlisis de procesos, hacen que los mismos
sean mas lentos, burocrticos o costosos (tareas duplicadas, mucha documentacin, demoras,
inexistencia de colaboracin entre partes, traslados innecesarios, etc).
Errores de control interno: ponen en juego el patrimonio de la empresa, mas alla de los costos
causados por la redundancia.
Documentacin: debe ser la justa y necesaria. Se deben evitar a toda costa los excesos.
El cursograma representa al procedimiento tal cual es, no como debera ser.
Hay cursogramas de:
VENTAS
COBRANZAS
COMPRAS

CUENTAS A PAGAR

CAPTULO 2: Cursograma de VENTAS

Posee los siguientes sectores:
-

Depsito o Almacenes: es el lugar fsico donde se almacena la mercadera.

Expedicin: representa el lugar donde se almacena la Merca y se la enva al cliente.
Facturacin: emite facturas y, si se puede, imprime los remitos.
Cuentas corrientes: se registra y se mantienen actualizadas las situaciones crediticias
de los clientes.
Vendedor: representa la persona fsica que se ocupa de tomar los pedidos, vender o
documentar.
Administracin de ventas: sector que agiliza y hace ms eficientes y veloces los
procedimientos de concrecin y de terminacin de una venta, soluciona eventuales
problemas o conflictos que se creen durante el proceso, mejora el servicio prestado al
cliente. Coordina la actividad de los vendedores, es el nexo con el rea de crditos para
agilizar el curso a los pedidos.
Crditos: a cargo de las tareas crediticias, incorporando a veces tareas de cobranzas
Contabilidad: se encarga de las registraciones contables, tambin tiene a cargo
auditorias y otras tareas de control interno.
Fletero: es el sector que entrega la mercadera fsicamente (logstica de salida), si el
cliente no la retira de la fbrica o punto de venta.

Consideraciones generales: Administracin de Ventas verifica el pedido entregado por el

Vendedor, o sea que cumpla las pautas prefijadas, siendo el responsable de firmar la Nota de
Pedido. Por dnde arrancamos? Para empresas que no suelen acumular stock, lo primero es
verificar si el producto que nos requieren puede ser entregado. En este caso, el cursograma
empezara por chequear el rea de Expedicin, y luego derivado al rea de Crditos para generar
la autorizacin crediticia. Otras empresas empiezan su recorrido por Crditos que consulta la
solvencia del cliente para evitar problemas de cobranzas, evitando entregar mercadera a
quienes no pueden pagarla o no respetan los trminos. Hay que efectuar siempre el control de
operaciones (ejemplo: la cantidad de stock que disminuye Mercadera debera coincidir con los
Remitos). El control interno se ejerce muy fuerte desde Administracin de ventas, Contabilidad y
Crditos. Se duplican o triplican documentos para archivarlos (siempre uno va a parar al cliente,
ejemplo, la Nota de Pedido tiene 3 ejemplares, dos copias y un original, el original se lo suele
quedar la empresa para disparar el procedimiento interno de venta, la copia al cliente). En el
cursograma que analizamos, se entrega una Nota de Pedido al cliente sin firmar, sino como
constancia, porque si no nos rompen el orto con impuesto al sello, dejando esa opcin para
formalizar grandes compraventas (ej, una casa).
Procedimiento General
El Vendedor emite por triplicado una Nota de Pedido (NP) al concretar una venta. Desglosa el
duplicado y se lo da al Cliente. El original y triplicado pasa a Administracin de Ventas, donde se
controlan todos los datos requeridos para poder concretar la operacin. Si el proceso es
aprobado, Administracin de Ventas registrar en la base de datos el pedido recibido para hacer
un seguimiento de cada pedido ante eventuales pedidos de informes o reclamos. De ser
rechazado, el pedido sigue su curso para el rechazo legal y proceso no relevado.
Se firman ambas copias y se enva el original al sector de Crditos y Cobranzas, y el triplicado lo
entrega al vendedor quien lo archiva para luego cobrar su comisin. Administracin de Ventas no

retiene ninguna documentacin, es un sector meramente de trnsito, si necesita informacin

hace el seguimiento por la base.
El sector de Crditos y Cobranzas una vez que se recibe el original se consulta en la base de
datos si el pedido se ajusta a la situacin crediticia del Cliente. Si esta todo OK ($) sigue a
Expedicin. Si rechazan el pedido porque el tipo no tiene guita, se va para Administracin de
Ventas y proceso no relevado.
((Tener en cuenta, las afectaciones del crdito deben tener su contrapartida en el stock, va a
disminuir el inventario ante la venta, mientras tanto sera una afectacin preventiva))
La Nota de Pedido llega a Expedicin (la original), se recibe, reserva y separa la Mercadera
segn las especificaciones de NP0. Luego se demora la Mercadera preparada y la NP0 es
firmada y sellada por Expedicin y enviada a Facturacin. En Facturacin imprimen original y dos
copias de Factura y Remito.
((Es clave ah pasar de la afectacin preventiva a la definitiva para bajar el stock))
Se procede al desglose de la documentacin. La Factura original vuelve a Expedicin, el
duplicado de la factura es enviado a Cuentas Corrientes. Ah consultan si se encuentra debitado
el importe de la Factura en la cuenta corriente del cliente. Se saca de archivo el legajo del
Cliente donde se archivar la Factura recibida, y queda pendiente de que traigan el Remito
firmado por el Cliente.
En Expedicin, se une la documentacin recibida con Mercadera preparada que estaba
demorada, se prepara la Hija de Ruta original y copia que detalla el recorrido del Fletero. Llega
el Fletero, controla la Mercadera segn el Remito, si esta todo ok firma el duplicado del remito a
Expedicin. Si hay diferencias, se ajusta todo en presencia del personal de Expedicin. El Fletero
entrega la Mercadera, la Factura original, el Remito original, y triplicado. El Cliente le devuelve el
Remito original firmado. El Fletero ella como entregado el Remito, firma las hijas de ruta y
presenta toda la documentacin en Expedicin. Expedicin sella esto y firma los comprobantes
(puede pasar que hayan quedado cosas para entregar, en este caso se queda con las hojas hasta
finalizar la tarea). Expedicin le firma las Hojas de Ruta que luego el Fletero presentar en
Cuentas a Pagar la Hoja de Ruta, para ser certificada y guardarla para cuando tenga que cobrar
por su laburo.
Los Remitos original y duplicados los presenta Expedicin en Cuentas Corrientes, se verifica la
firma del Cliente, el duplicado corroborado se lo queda Expedicin y lo archiva por siempre.
Cuentas Corrientes mete el Remito Original al Legajo y lo saca de demora para archivarlo. Al
Finalizar, Facturacin emite el Listado diario de facturacin, original y duplicado. Recupera del
archivo los originales de Nota de Pedido, triplicado de facturas, y verifica que toda hayan sido
incluida. Contadura va a trabajar con el Listado diario de Facturacin, donde va a efectuar las
registraciones contables y el control necesario.

CAPTULO 3: Cursograma de COBRANZAS

Posee los siguientes sectores:
-

Cobranzas: es el sector que controla a los cobradores.

Cobradores: los que hacen la cobranza propiamente dicha.
Tesorera: es el encargado de recibir los fondos ($$$) cobrados.
Cuentas corrientes: indica cules son las cuentas por cobrar, da informacin, etctera.
Contabilidad: se encarga del control interno contable, verifica los montos acreditados en
las cuentas corrientes de clientes, que sea el mismo que ingres a Tesorera.
Cliente: el que paga.

Banco: el destinatario final de la cobranza, emite extractos de cuenta que sirven para
conciliar.

Procedimiento General
El iniciador es el Listado de Cuentas a Cobrar (LCC), donde Cuentas Corrientes da info sobre
vencimientos en cuentas de los clientes. Este listado se entrega al Cobrador para que se
notifique sobre qu, cunto y cundo cobrarle a quin. El LCC puede ser emitido tambin por
Contadura, o Cobranzas, o bien ser el mismo Cobrador quien lo imprime (es mejor que el
Cobrador no tenga acceso a todo).
((Nota de color: el que tiene acceso al listado no implica que pueda modificarlo a su antojo, y
menos quien tenga acceso a los fondos. Por regla general, quien registra no tiene acceso a los
fondos!!))
((Ondando en LCC: en algunas empresas tienen todas las facturas que vencen en la semana, de
manera que el Cobrador cobra lo que est por vencer, en otras se hace ms seguimiento al
cliente, por eso al Cobrador se le da la totalidad de cobros para que presione ms al Cliente y
recaudar a toda costa. Se supone que el Cobrador ya tiene un talonario de recibos))
El Cheque que recibe un Cobrador de un Cliente, ser depositado en un Banco o retenido en
Tesorera hasta que se decida qu hacer con l (si darlo a un tercero, depositarlo, etc, en caso de
cheque diferido). Al ser diferido, el Cheque debe estar muy bien controlado por el Cobrador
(importe, fecha, si es un cheque de terceros que este endosado). El Cobrador emite tres recibos
un original Rb0 y un duplicado Rb2, el triplicado Rb3 queda en su poder para cobrar una cometa.
El Rb2 se utiliza para el control interno, puede quedar en Tesorera o Cuentas Corrientes o
Contadura, finalizando su recorrido cuando es archivado en el Legajo del Cliente LA
(recordamos: el legajo tiene facturas, remitos originales, etc). El legajo LA suele estar archivado
en el rea de Administracin o rea Contable, dentro de estas, en el rea de Cuentas Corrientes.
((Cuentas Corrientes debe estar bien separada de Cobranzas por el ppio de que quien cobra y
quien registra))
Polmica. Segn muchas variantes, la ms conveniente es que Cuentas Corrientes impute la
cobranza. Hay que resolver si el recibo duplicado Rb2 pasa primero por Contadura para que
controlen contrastando con Tesorera y el Banco, y luego los entrega a Cuenta Corriente, o
conviene que primero pase por Cuentas Corrientes y Contadura los desarchiva ah para
controlar. En principio parece mejor la segunda.
Otra polmica es Cobranzas, cuando no tienen tareas especficas, ni de ejecucin, ni de
supervisin, sino que es el mero lugar fsico donde los Cobradores reciben sus listados. En otras
empresas conviene que el rea este formalizada, se encargue de presionar a los clientes y
organizar el trabajo de los Cobradores. Luego de que estos terminen el laburo, emitir un Listado
de Cobranza LC con el pago recibido de todos los clientes. Dicho LC va a Tesorera con copia a
Contadura para control. A diferencia de LCC, LC detalla las cobranzas realizadas (ojo con
confundir estos listados).
Cuando el Cobrador entrega los cheques en la Tesorera, lo hace contra recibo. Este recibo ser
una copia de todos los recibos que posee el Cobrador validados (muy tediosa), o bien se acusa
recibo sobre LC directo. Lo ideal es que coincida el importe de la suma del LC con el importe de
los cheques sumados, Tesorera firme el recibido en el LC con un sello tipo recib todo OK los
valores detallados ac. Esto permite que el Cobrador vea asegurado su cometa reteniendo el
Rbo3 y con la LC firmada.
Tesorera clasifica los valores recibidos, segn los que sean de depsito inmediato, y los
diferidos. Estos ltimos se mantienen en una caja fuerte. Si la empresa dice de no usar ningn

cheque para pagar a los proveedores, se pueden sellar con el sello Para depsito nicamente.
Cuando los deposita, Tesorera los endosa colocando los datos de la cuenta corriente bancaria de
la empresa. Tesorera puede recurrir al Registro de Cheques RCH en donde se numeran y
ordenan los valores cronolgicamente.
Relevamiento alternativo: INICIO en Cuentas Corrientes analiza las cuentas de clientes,
detecta algo, manda legajos a Cobranzas. Cobranzas hace un archivo por vencimiento. Los
legajos a cobrar se los pasa a un LC por duplicado. Extrae tambin las facturas y hace un LF
(listado de facturas). Con esos dos listados, el Cobrador visita al cliente, recibe un cheque y
emite un recibo por duplicado, donde el original se lo da al cliente, el duplicado a Tesorera, el
triplicado a Cobranzas, y el cuatriplicado y LC se archiva definitivamente). Tesorera recibe y
controla la exactitud de importes entre cheques y recibos, archiva definitivamente el duplicado y
la planilla de caja la enva a Contabilidad. Cobranzas controla que las facturas y los recibos
coincidan con los totales del LC, sino hizo mal su trabajo (por ejemplo, si LC suma 100, y las
facturas 200, cobr la mitad). Las facturas cobradas con los recibos se van al legajo, y toda la
documentacin a contabilidad. El LC se archiva por siempre. Contabilidad controla la igualdad de
la planilla de caja con los formularios recibidos de Cobranzas ( o sea, lo que recibi de Cuentas
Corrientes y de Cobranzas, lo contrasta). Registra contablemente y emite el listado de cobranzas
efectuadas, archivando la planilla y el legajo, enviando el listado de cobranzas efectuadas a
Cobranzas. Cobranzas ingresa los datos de la cobranza diaria y emite el listado de deuda de los
clientes.

CAPTULO 4: Cursograma de COMPRAS