CONTABILIDAD

Qu es la contabilidad administrativa?

Contabilidad administrativa es la divisin de la contabilidad que, a partir de informes internos

acertados tcnicamente, entrega informacin a la administracin para que sta, a travs de sus
funciones de planeacin, direccin, organizacin y control, tome las decisiones estratgicas que la
organizacin requiere para alcanzar sus objetivos. Esta contabilidad tiene una sola base: la utilidad
de su informacin. Tambin es llamada contabilidad gerencial o contabilidad de gestin y, junto a la
contabilidad financiera y a la contabilidad de costos, conforma lo que se conoce como la estructura
contable de la organizacin

Concepto de contabilidad administrativa

La contabilidad administrativa es la rama de la contabilidad que genera informacin para los

directivos de una organizacin. Consiste en el proceso de identificar, medir, acumular, analizar,
preparar, interpretar y comunicar la informacin que los ayude a cumplir los objetivos
organizacionales. (Horngren, Sundem, y Stratton, p.5).

Caractersticas

De acuerdo con Warren, Reeve, y Fess (p.2) la informacin de la contabilidad administrativa incluye
datos histricos y estimados que son utilizados por la gerencia para llevar a cabo operaciones
cotidianas, planear operaciones futuras y desarrollar estrategias generales de negocios. Las
caractersticas de la contabilidad administrativa se ven influenciadas por las necesidades variables
de la gerencia:
o

En primer lugar, los reportes que genera la contabilidad administrativa suministran tanto
medidas objetivas de operaciones pasadas como estimados subjetivos sobre decisiones
futuras. El uso de estimados subjetivos en los reportes de contabilidad administrativa
ayuda a la gerencia a responder a las oportunidades comerciales.
En segundo lugar, los reportes administrativos no necesitan ser preparados de acuerdo
con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Como slo la gerencia
emplea la informacin de la contabilidad administrativa, el contador puede suministrar
la informacin segn las necesidades de la gerencia.
Tercero, los reportes de la contabilidad administrativa pueden ser suministrados
peridicamente, como ocurre con la contabilidad financiera, o en cualquier momento
en que la gerencia necesite informacin. Por ejemplo, si la gerencia directiva desea
tomar una decisin sobre una expansin geogrfica se puede desarrollar un reporte de
contabilidad administrativa, en cierto formato y dentro de cierto marco de tiempo, para
ayudar a la gerencia en esa decisin.
Por ltimo, los reportes de la contabilidad administrativa pueden prepararse para
reportar informacin para toda la entidad econmica o un segmento de la misma,
como una divisin, producto, proyecto o territorio.

Objetivos

Ramrez (p.18) sugiere los siguientes:

o
o

o
o

o
o

Proveer informacin para costeo de servicios, productos y otros aspectos de inters para
la administracin.
Alentar a los administradores para llevar a cabo la planeacin tanto tctica o a corto
plazo, como a largo plazo o estratgica, que ante este entorno de competitividad es
cada da ms compleja.
Facilitar el proceso de toma de decisiones al generar reportes con informacin
relevante.
Permitir llevar a cabo el control administrativo como una excelente herramienta de
retroalimentacin para los diferentes responsables de las reas de una empresa. Esto
implica que los reportes no deben limitarse a sealar errores.
Ayudar a evaluar el desempeo de los diferentes responsables de la empresa.
Motivar a los administradores para lograr los objetivos de la empresa.

Principios generales

Se detallan a continuacin aquellos principios generales propuestos que hacen a la estructura

general de los estados financieros.
o Ente
Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento subjetivo o propietario es
considerado como tercero. El concepto de "ente" es distinto del de "persona" ya que una misma
persona puede producir estados financieros de varios "entes" de su propiedad.
o Bienes Econmicos
Los estados financieros se refieren siempre a bienes econmicos, es decir bienes materiales e
inmateriales que poseen valor econmico y, por ende, susceptible de ser evaluado en trminos
monetarios.
o Moneda de Cuenta
Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir
todos sus componentes heterogneos a una expresin que permita agruparlos y compararlos
fcilmente. Este recurso consiste en elegir una moneda de cuenta y valorizar los elementos
patrimoniales aplicando un "precio" a cada unidad.
Generalmente se utiliza como moneda de cuenta el dinero que tiene curso legal en el pas dentro
del cual funciona el "ente" y en este caso el "precio" esta dado en unidades de dinero de curso
legal.
En aquellos casos donde la moneda utilizada no constituye un patrn estable de valor, en razn
de las fluctuaciones que experimente, no se altera la validez del principio que se sustenta, por
cuanto es factible la correccin mediante la aplicacin de mecanismos apropiados de ajuste.
o Empresa en Marcha
Salvo indicacin en contrario, se entiende que los estados financieros pertenecen a una "empresa
en marcha" considerndose que el concepto que informa la mencionada expresin, se refiere a
todo organismo econmico cuya existencia temporal tiene plena vigencia y proyeccin futura.

o Valuacin al Costo
El valor del costo - adquisicin o produccin constituye el criterio principal y bsico de valuacin
que condiciona a la formulacin de los estados financieros llamados "de situacin" en
correspondencia tambin con el concepto de "empresa en marcha", razn por la cual esta norma
adquiere el carcter de principio.
o Ejercicio
En las empresas en marcha es necesario medir los resultados de la gestin de tiempo en tiempo,
ya sea para satisfacer razones de administracin, legales, fiscales o para cumplir con compromisos
financieros, etc.
o Devengado
Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado econmico
son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se ha cobrado o pagado.
o Objetividad
Los cambios en los activos, pasivos y en la expresin contable del patrimonio neto, deben
reconocerse formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible medirlos
objetivamente y expresar esa medida en moneda de cuenta.
o Realizacin
Los resultados econmicos slo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la
operacin que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislacin o
prcticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos
inherentes a tal operacin.
Debe establecerse con carcter general que el concepto "realizado" participa del concepto de
devengado.
o Prudencia
Significa que cuando se deba elegir entre dos valores para un elemento del activo, normalmente
se debe optar por el ms bajo, o bien que una operacin se contabilice de tal modo que la
alcuota del propietario sea menor. Este principio general se puede expresar tambin diciendo:
"contabilizar todas las prdidas cuando se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan
realizado".
o Uniformidad
Los principios generales, cuando fueren aplicables, y las normas particulares utilizadas para
preparar los estados financieros de un determinado ente deben ser aplicados uniformemente de
un ejercicio a otro. Debe sealarse por medio de una nota aclaratoria, el efecto en los estados
financieros de cualquier cambio de importancia en la aplicacin de los principios generales y de
las normas particulares.
o Materialidad
Al ponderar la correcta aplicacin de los principios generales y normas particulares debe
necesariamente actuarse con sentido prctico.
o Exposicin
Los estados financieros deben contener toda la informacin y discriminacin bsica y adiciona
que sea necesaria para una adecuada interpretacin de la situacin financiera y de los resultados
econmicos del ente a que se refieren.

SISTEMA CONTABLE

Podemos decir que un sistema contable comprende los mtodos, procedimientos y recursos
utilizados por una entidad para recopilar, organizar, registrar e interpretar la informacin
financiera en forma til para la toma de decisiones. Los sistemas de registro son:
o Manual
o Mecnico
o Electrnico
Las formas de recopilar y organizar la informacin son las mismas sin importar el sistema de registro
utilizado; una vez que la informacin est lista para ser procesada, podemos emplear alguno de
los sistemas de registro existentes.
o Sistema de registro manual
Es la forma de procesamiento ms simple de contabilidad, donde los registros son efectuados en
forma
manuscrita,
y
haciendo
mentalmente
los
clculos
respectivos.
Esta forma de procesamiento de datos tiene las siguientes caractersticas:
La lectura de los datos de entrada es realizada por la persona que tiene a su
cargo.
La clasificacin de los datos es manual, es decir, que si se trata de registrar
ventas, ser tarea de alguna persona ordenar previamente las facturas por
nmero correlativo.
Los registros en diarios y mayores se practican en forma manuscrita.
Los clculos se realizan manualmente o con ayuda de sumadoras y mquinas
de escribir.
Los datos almacenados como dbitos, crditos y saldos son realizados por ojo
humano.
Se lleva a cabo utilizando lpices y lapiceros, as como diversos tipos de
papeles de trabajo: formatos, libros, hojas tabulares, auxiliares, etc.
Una vez registrada la informacin original, es resumida, interpretada y
presentada en nuevos papeles de trabajo
La posibilidad de cometer errores en este sistema de registro es alta, a diferencia de otro tipo de
mtodos, sin embargo; para reducir los errores se debe revisar el trabajo detenidamente, lo que
conlleva un tiempo de trabajo adicional.
o Sistema de registro mecnico
Este sistema se apoya con el uso de calculadoras y mquinas de escribir, as como mquinas que
realizan clculos y acumulaciones automticas en las cuentas y/o registran los conceptos y
cantidades en varios documentos a la vez.
Los pasos del proceso contable en el sistema de registro mecnico son los siguientes:
Recibir los documentos fuente (facturas, recibos, pagars, cheques, etc.)
Registrar cada operacin con su documento correspondiente (por ejemplo en una pliza)
Pasar los movimientos a las mquinas que se utilizan segn el caso
Conciliar las cuentas
Cerrar las cuentas no acumulativas
Transcribir los estados financieros (para mejor presentacin).
Calcular obligaciones fiscales

Llenar formatos fiscales y de otros tipos

Sistema de registro electrnico

Se caracteriza por procesar datos mediante un sistema de cmputo, que est integrado por un
procesador central y otros cuatro dispositivos de hardware. Es el sistema de trabajo ms reciente
y se caracteriza por su rapidez y precisin. Emplea para su registro computadoras, programas
contables y administrativos, hojas de clculo electrnicas, calculadoras financieras, fiscales, etc.
En algunos trmites fiscales la informacin puede ser presentada en papel o medios magnticos,
lo que da la facilidad de hacer correcciones sin tener que volver a capturar todo de nuevo y sin
desperdiciar formas fiscales y dems papelera.
Los pasos efectuados al emplear un sistema de contabilidad computarizado se resumen en los
siguientes:

Recibir los documentos fuente (facturas, recibos, pagars, cheques, etc.).

Capturar cada operacin directamente en el programa de contabilidad, y desde ah
emitir plizas, auxiliares, concentrados y hasta estados financieros con formato sencillo.
Realizar el proceso de cierre de cuentas no acumulativas (directamente en la
computadora).
Exportar los estados financieros a un paquete procesador de textos (para mejor
presentacin).
Calcular obligaciones fiscales desde el mdulo fiscal del programa o con alguno de los
programas existentes.
Llenar formatos fiscales y de otros tipos usando el programa correspondiente.

En el registro electrnico, las operaciones que requieren tiempo para ejecutarse se reducen a
recibir los documentos y capturar los movimientos inicialmente, pues el resto del proceso puede
ser realizado automticamente con las opciones incluidas en el programa de contabilidad o con
algn complemento existente, lo que reduce significativamente el tiempo requerido para el
proceso contable y la presentacin de la informacin, as como las posibilidades de errores
aritmticos o de pase de informacin entre una etapa y otra.
Existen programas que facilitan el control de inventarios, que al elaborar una factura, permiten
registrar la entrada y salida de mercancas, llevar un adecuado control de los pedidos a
proveedores, ajustes de inventarios, todo lo ocurrido con cada producto.
Los sistemas contables electrnicos actuales pueden almacenar, manejar y proporcionar la
informacin en cuestin de segundos y sobre todo precisos. Pueden realizar en cuestin de
minutos tareas para las que una persona tardara das o semanas. La velocidad de una
computadora se relaciona ntimamente con la cantidad de datos que debe procesar,
cabe sealar que no solo es una caracterstica muy importante la velocidad, sino tambin
la precisin en los clculos. La precisin es una consideracin de gran importancia al
seleccionar computadoras: cualquier dispositivo de clculo que no sea confiable sera
intil.