Lettres de rclamation pour le bulletinage

Les lettres de rclamation sont bases sur des modles qui doivent toujours tre enregistrs sur votre
PC dans le mme rpertoire :
C:\Program Files\Vtls\Virtua (pour lUniversit)
C:\Program Files\Vtls\Virtua 48.1.10.0 (pour la Ville et les partenaires)
Exemple :

La version actuelle de Virtua utilise quatre modles, qui correspondent aux fichiers suivants (il est
important de ne pas modifier leurs noms) :
engprintclaim.utf (modle pour langlais)
freprintclaim.utf (modle pour le franais)
gerprintclaim.utf (modle pour lallemand)
itaprintclaim.utf (modle pour litalien).
Ces fichiers vous sont normalement transmis de manire automatique lors de linstallation du client
Virtua. Si vous ne les trouvez pas dans lun des rpertoires indiqus ci-dessus, nous vous les ferons
parvenir par e-mail. Dans ce cas, il vous faudra les sauvegarder au bon endroit, sans les ouvrir.
Ces fichiers sont lis au PC et sont malheureusement "crass" lors de chaque installation dun
nouveau client Virtua. Par consquent, nous vous recommandons den faire une copie, une fois vos
options dimpression dfinies, dans un autre rpertoire pour plus de scurit. Par ailleurs, afin que
toutes les lettres de rclamation de votre institution soient identiques, il faut copier ces modles sur tous

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les postes utiliss pour le bulletinage dans le rpertoire appropri (cf. ci-dessus). Si les fichiers ne
figurent pas au bon endroit, le programme ne les trouvera pas et vous le signalera par divers messages
derreur au moment du lancement de limpression.

Modification et personnalisation des modles de lettres

Par dfaut, les fichiers qui sont distribus contiennent en guise de signature la mention "Service des
priodiques". Celle-ci a simplement pour but de vous indiquer lendroit o vous pouvez insrer vos
propres coordonnes. Voici la procdure suivre pour modifier le texte et ajouter ladresse de votre
bibliothque.
Pour ouvrir et diter ces fichiers, qui sont au format UTF-8 (texte), utilisez le Bloc-notes (ne les ouvrez
pas avec Word). Vous pouvez tout simplement double-cliquer sur le fichier dsir, ou alors effectuer un
clic droit sur le fichier puis slectionner les options "Envoyer vers" et "Bloc-notes", comme illustr cidessous :

Une fois ouvert, le fichier se prsente ainsi :

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Voici quelques explications sur ces donnes et leur structure :

Les lignes introduites par des astrisques contiennent des commentaires.

Chaque dbut de bloc commence par Begin accol au nom du bloc et se termine par End
accol au nom du bloc.
La mise en page est dfinie par LinesDown (hauteur) et PercentOver (largeur).
Certains blocs sont vides, mais peuvent tre complts si vous le dsirez (Header par ex.).
Certains blocs sont obligatoires (la zone EntityID, qui correspond au no de rclamation, ne
peut par exemple pas tre supprime).

Pour ladresse, la solution retenue est :

VendorFormat=WordWrapZipCityStateCountry
Si vous le souhaitez, vous pouvez opter pour une autre prsentation (les combinaisons possibles des
lments Zip, City, State et Country sont dcrites dans les commentaires relatifs la zone Vendor).
Attention toutefois ne pas supprimer la mention "WordWrap", qui permet limpression du nom du
fournisseur sur plusieurs lignes.

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La langue de la lettre dpend du code de langue introduit dans la notice du fournisseur (onglet
"Acquisitions"). Par consquent, si une lettre ne simprime pas dans la langue dsire, il faut corriger le
champ "Langue" de la notice du fournisseur.
Dans un premier temps, nous vous conseillons de modifier uniquement le contenu des lignes qui
correspondent la signature (il sagit des zones SignatureXX= situes la fin du document) et
ventuellement le bloc Salutation. Si vous souhaitez intervenir sur dautres paramtres (mise en page
globale par exemple), nous sommes votre disposition pour vous fournir plus dinformations. Veillez
toujours conserver lencodage (i.e. ne modifiez pas ce qui prcde les signes =) et la grandeur de la
fentre (si vous la rduisez, le programme ne lit plus les lignes correctement).
Note : le champ Header (en-tte) est dsactiv par dfaut. Si vous dsirez lutiliser, vous devez
supprimer les astrisques qui prcdent les lignes HeaderStrings et insrer votre texte aprs le signe =.
Pour sauvegarder le fichier que vous avez modifi, ouvrez le menu Fichier et slectionnez Enregistrer :

Si vous rencontrez le moindre problme lors de ldition de ces lettres, nhsitez pas nous contacter
(Tiziana.Turchi@unige.ch ou Benoit.Maurice@unige.ch).

DIS / TT janvier 2009

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