Mu Presupuestación BPC Descentralizado v3

Elaboracin del Presupuesto en BPC
Junta Castilla y Len:

USUARIO DESCENTRALIZADO
FECHA: 28/01/2013
VERSIN: V 3.0
Manual Usuario Descentralizado

Elaboracin del Presupuesto con BPC
HISTORIA DEL DOCUMENTO
Versin
Fecha
Comentarios
0.0
17.06.2010
Versin inicial
1.0
30.11.2010
Primera versin: versin 7.5. NW
2.0
02.06.2011
Segunda versin.
3.0
28.01.2013
Tercera versin.
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MU_Presupuestacin_BPC_DESCENTRALIZADO_V3.DOC

NDICE
1. INTRODUCCIN .............................................................................................................4
1.1.
Conexin a SAP BPC para Excel .................................................................................4
1.2.
Conexin a SAP BPC para WEB ................................................................................11
2. FORMULARIOS DE ENTRADA DE DATOS .................................................................14
2.1.
Acceso a los formularios ............................................................................................15
2.2.
Panel de Acciones ......................................................................................................19
2.3.
Mens propios de SAP BPC en Excel ........................................................................22
2.4.
Estructura de los formularios de entrada ....................................................................31
2.4.1.
Seleccin de parmetros, parmetros de configuracin y acciones ................33
2.4.2.
Periodo de referencia ......................................................................................49
2.4.3.
Periodo a cumplimentar ..................................................................................51
2.4.4.
Panel de Acciones propio de los formularios...................................................54
2.5.
Tipos de formularios de entrada .................................................................................65
2.5.1.
Presupuestacin Bottom-Up ...........................................................................66
2.5.1.1.
Bottom Up de Gastos ..................................................................................67
2.5.1.2.
Informe Bottom Up de Ingresos...................................................................78
2.5.1.2.1. Informe Fuentes de Financiacin-Partidas Ingreso ...............................81

2.5.2.
Presupuestacin Top-Down ............................................................................84
2.5.2.1.
Informe Top 1er nivel por Seccin Captulo ................................................86
2.5.2.2.
Top 2 nivel por Servicio y captulo .............................................................92
2.5.2.3. Down (3er y ltimo nivel) .............................................................................97

2.5.3.
Consolidacin del Presupuesto ..................................................................... 109
2.5.3.1.
Informe de Presupuesto Consolidado ....................................................... 109
3. COPIA Y BORRADO DE DATOS TRANSACCIONALES ........................................... 112

3.1.
Borrado de Datos Transaccionales ........................................................................... 112
3.2.
Copia de Datos Transaccionales .............................................................................. 118
4.
INFORMES DE SISTEMA BPC ................................................................................... 123
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1.
INTRODUCCIN
Este manual est dirigido a los usuarios de Consejeras de la Junta de Castilla y Len
(de ahora en adelante JCYL) de SAP BPC. Tiene como principal objetivo formar a estos
usuarios descentralizados de tal forma que sean capaces de mantener, de forma
independiente, las aplicaciones relevantes bajo su responsabilidad.
En este apartado se explicar en detalle el acceso a los diferentes entornos de trabajo
dentro de SAP BPC, en concreto a SAP BPC para Excel y a la Web de BPC.
1.1. Conexin a SAP BPC para Excel

El proceso de conexin a SAP BPC para Excel consta de los siguientes pasos:
A. El acceso al sistema se realizar a travs de icono del escritorio
B. Se seleccionar el Asistente de Conexin:
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C. En la ventana emergente ser necesario introducir el nombre del servidor y se

selecciona el idioma, servidor de Produccin Netbwp.jcyl.es, y a continuacin pulsar
:
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D. En la nueva ventana se especificar el nombre de usuario, contrasea y dominio

(JCYL):
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E. A continuacin, se seleccionar en el desplegable el Conjunto de Aplicaciones

disponible para trabajar, es nuestro caso, Pres:
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F. Para finalizar ser recomendable verificar en la pantalla Resumen que el Conjunto

de Aplicaciones y el servidor seleccionados sean los correctos:
G. Una vez hecho lo anterior, debern seleccionarse el Conjunto de Aplicaciones y la

Aplicacin deseados.
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El Asistente de conexin
permitir, en caso necesario, modificar el nombre del servidor o
del usuario inicindose la conexin.

El Resumen de conexin
nos dar informacin del servidor y la aplicacin a la que nos
vamos a conectar:
El Trabajar fuera de lnea
no tiene utilidad actualmente.
H. La siguiente pantalla aparecer en caso de que la conexin se haya realizado con

xito:
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Una vez el usuario se haya conectado a SAP BPC para Excel se abrir un libro de
Excel en el que aparece el logo de la herramienta.
Se puede observar que la configuracin del libro de Excel cambia. Aparecen unos
mens y una barra de herramientas nuevos, as como un Panel de Acciones a la derecha.
Todos ellos sern explicados en el apartado 2, Formularios de entrada de datos, del presente
manual.
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1.2. Conexin a SAP BPC para WEB

La conexin a SAP BPC para WEB se realizar desde SAP BPC para Excel,
seleccionando, dentro del Panel de Acciones y, en concreto, en la parte de Interfaces
disponibles, la opcin Web de BPC, tal y como figura a continuacin:
Se introducir el usuario y la contrasea (siempre por delante del usuario el dominio

jcyl y una barra invertida (\) entre ambos, es decir, jcyl\usuario):
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Y se pulsar
. Se habr accedido de esta forma a SAP BPC para Web:
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Principales funcionalidades del Panel de Acciones:

Informacin de la Sesin:
o
La seccin Iniciar sesin presentar el usuario

activo y el Conjunto de Aplicaciones
seleccionado.
La seccin VC (siglas de Current View o Vista

Actual) indicar el punto de la BBDD en el que
estamos situados. A diferencia de lo que ocurre
en otros entornos, en la Web de BPC no tiene
utilidad.
Tareas BPC: mostrar la lista de Tareas

permite realizar la herramienta:
que
Iniciar informes de sistema BPC: informes de

seguridad y auditora para el usuario admin.
Mis ajustes: se utilizar para modificar el idioma

establecido
Opciones Web:
o
Biblioteca de Contenidos: para la publicacin de

todo tipo de documentos
Informes en tiempo real o live reporting
Interfaces disponibles:
o
Esta seccin contendr links a otros

componentes de la herramienta: BPC para
Excel, BPC para Word, BPC para PowerPoint y
Centro de software cliente.
Con independencia de la tarea en la que nos encontremos, se podr navegar hasta la

pgina principal de la Web pulsando
, incluso avanzar o retroceder en las tareas utilizando
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2.
FORMULARIOS DE ENTRADA DE DATOS

Los formularios de entrada de datos en SAP BPC han sido desarrollados a partir de
libros de Microsoft Excel y estn protegidos contra escritura para garantizar que los datos se
enven de forma correcta a la Base de Datos. Adems, los formularios de entrada se
almacenan vacos en el servidor, siendo el administrador funcional el nico capacitado para
su modificacin. No obstante, al ser libros de Excel es posible hacer copias y grabarlos en los
equipos locales de los usuarios.
En definitiva, un formulario de entrada de datos es un libro de Excel con frmulas
propias de SAP BPC para Excel, que permite enviar y extraer datos de la Base de Datos.
Existen tres clasificaciones posibles en relacin a los formularios:
Formularios de entrada de datos Informes de datos: mientras que en los primeros se

permite la introduccin de datos, los informes tienen como fin visualizar los datos
introducidos previamente, pero nunca modificarlos.
Segn el acceso de usuarios: formularios/informes a los que acceden usuarios de tipo

centralizado o formularios/informes de usuarios de Consejeras o descentralizados. En
este manual nos centraremos en los segundos.
Formularios/informes de partida y formularios/informes a los que se accede

navegando desde los primeros.
El acceso a los formularios se realizar desde la aplicacin SAP BPC para Excel, a la
que se acceder de la forma detallada en el apartado 1.1, Conexin a SAP BPC para Excel.
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2.1. Acceso a los formularios

Como ya se ha adelantado en la introduccin de este apartado, las plantillas de
trabajo se pueden clasificar segn los siguientes criterios:
Por el tipo de plantilla formularios de entrada de datos o informes. Mientras que el

fin de los primeros es la introduccin y posterior grabacin de datos, los segundos
nicamente permiten visualizar datos.
Por el acceso Formulario/informe de partida o formulario/informe al que se accede

navegando desde otro formulario/informe. Mientras que el Top 1er nivel (tanto en
modo formulario como en modo informe, lo veremos ms adelante) es una plantilla de
partida y se accede a la misma directamente, al Top 2 nivel se accede navegando
desde el Top 1er nivel.
Por el tipo de usuario Formularios/informes de usuario centralizado y

formularios/informes de usuario descentralizado. Dependiendo del tipo de usuario,
se acceder a unos u otros formularios/informes. En este manual nos centraremos en
los segundos.
La ubicacin exacta de las plantillas depender de la combinacin de los anteriores
criterios. Como regla general, el acceso a los formularios de entrada de datos se har desde
el men eSolicitar, seleccionando la opcin Abrir Biblioteca de Planificaciones. El acceso
a los informes se realizar, en cambio, desde el men eAnalizar y, dentro de ste, desde la
opcin Abrir Biblioteca de Informes. Veremos las excepciones a esta regla ms adelante.
Acceso a Formularios: eSOLICITAR Abrir Biblioteca de Planificaciones:
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Acceso a Informes: eANALIZAR Abrir Biblioteca de Informes:
Tanto los formularios como los informes (de partida o no) sern guardados en la
carpeta ZFOR_DESCEN, tal y como se muestra a continuacin:
A continuacin, los siguientes esquemas mostrarn la estructura de Plantillas creada

para los usuarios de tipo descentralizado, y su correspondiente ubicacin:
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1. Usuario Descentralizado: eSOLICITAR Abrir Biblioteca de Planificaciones

ZFOR_DESCEN INPUT SCHEDULES:
-
EJER_CORRIENTE
o
BOTTOM UP,
Bottom Up Gastos
GASTOS:
o
BOTTOM UP,
Bottom Up Gastos
Borrado Descentralizados
Copia Descentralizado
TOP DOWN:
Informe Top 1er nivel*
* La ubicacin de este informe supone una excepcin a la regla general. Puesto que a travs del
mismo se inicia la presupuestacin Top Down, se ha considerado conveniente ubicarlo en la Biblioteca
de Planificaciones. A partir de l, se navegar al Top de 2 nivel.
2.
Usuario
Descentralizado:
Abrir Biblioteca de Informes
eANALIZAR
ZFOR_DESCEN REPORTS:
-
CONSO:
Informe Presupuesto consolidado
INFORMES:
ALV_Plurianuales_Subtotales
ALV_Plurianuales_Conso_Subtotales
Comparativas por Entidad_Subtotales
Comparativas por Entidad_Conso_Subtotales
FTES_FIN_PART_INGRES_FTE
Listado DM
PARTIDAS_ING_FTES_FIN
EJER_CORRIENTE:
ALV_Plurianuales_Subtotales
ALV_Plurianuales_Conso_Subtotales
Comparativas por Entidad_Subtotales
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Comparativas por Entidad_Conso_Subtotales
Bottom_up_gastos
Bottom_up_ingresos
GASTOS:
o
BOTTOM UP:
Informe Bottom Up Gastos
INGRESOS:
o
BOTTOM UP:
Informe Bottom Up Ingresos
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2.2. Panel de Acciones

Una vez dentro de la aplicacin, se mostrar el siguiente Panel de Acciones:
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A travs del mismo se tendr acceso a las siguientes tareas:
Informes y Anlisis:
Como ya se ha adelantado, la apertura de informes se

har a partir de men eAnalizar.
Mediante esta opcin del Panel de Acciones, Abrir un
informe existente desde la carpeta Mis Informes, se
abrirn las versiones de informes guardadas por los
usuarios en sus directorios locales. Ahora bien, tambin
se podrn acceder a ellos desde el mismo men
eAnalizar.
En cuanto a las tareas de la parte de Creacin de
nuevos informes, le corresponden al equipo de
desarrollo.
Entrada de Datos:
La creacin de planificaciones no le
corresponde al usuario luego no seleccionar
tampoco nunca estas opciones.
La apertura de planificaciones, como ya se ha
explicado, se har desde el men eSolicitar.
Esta opcin del Panel de Acciones, Abrir una
planificacin existente desde la carpeta Mis
Planificaciones, hace referencia a las
versiones de planificaciones guardadas por
los usuarios en sus directorios locales. Ahora
bien, podr accederse a los mismos tambin
desde el men eSolicitar.
Abrir informes del Sistema: finalmente, a los Informes del Sistema BPC se acceder
desde la Web de BPC, detallado en el apartado 4, Informes de Sistema BPC, del
presente manual.
Seleccionada cualquier tarea dentro del Panel de Acciones, para volver a la pgina
principal se pulsar
. A travs de las flechas
se retroceder o avanzar en las
tareas a realizar.
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Finalmente, desde la pgina principal de BPC para Excel se podr navegar hasta el
resto de interfaces, pulsando cualquiera de las siguientes opciones:
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2.3. Mens propios de SAP BPC en Excel
Los nuevos mens aadidos por SAP BPC a Microsoft Excel son cinco:
eAnalizar
eSolicitar
ePublicar
eHerramientas
eDato
A continuacin se explicarn las diferentes tareas que permite cada uno de ellos:
eANALIZAR: opciones relacionadas con el anlisis de los datos recogidos en la Base

de Datos. El usuario podr seleccionar las siguientes opciones dentro de este men:
1. La opcin Abrir biblioteca de informes

permitir acceder
a los informes
almacenados en el servidor.
2. Abrir mis informes permitir acceder a
los informes grabados en el directorio local
por el usuario.
3. Guardar mis informes permitir grabar
en el directorio local los informes.
eSOLICITAR: opciones relacionadas con el envo de datos a la Base de datos.

Contiene los distintos formularios de presupuestacin a los que tendr que acceder el
usuario para su cumplimentacin. Las opciones utilizadas por el usuario sern las
siguientes:
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Enviar y actualizar planificaciones: esta funcin permite enviar los datos

introducidos a la Base de Datos de SAP BPC.
Abrir mi planificacin: abrir los formularios guardados por los usuarios en el

directorio local.
Guardar mi planificacin: guardar en el directorio local los formularios.
Abrir biblioteca de planificaciones: se acceder a los formularios a cumplimentar.
Publicar a biblioteca de contenidos: insertar en la Biblioteca de Contenidos las

distintas planificaciones.
Modificar status de trabajo: a esta funcionalidad el usuario descentralizado no

tiene autorizacin, por perfil.
eHERRAMIENTAS: recoge opciones relacionadas con la funcionalidad del cliente de

SAP BPC en Excel.
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Park N Go: explicado ms adelante
Seleccionar miembros: esta funcionalidad no ser utilizada por el usuario
Desplegar todos: expandir (devolver todos los niveles de desglose) y refrescar

las planificaciones
Actualizar libro de trabajo
Actualizar miembros de dimensin
Opciones
de
libro
de
trabajo:
el
usuario
no
podr
modificar
estas
parametrizaciones, cuya modificacin corresponder al equipo de desarrollo
Cambiar grupo de aplicaciones
Opciones del cliente: se explicar en detalle esta funcionalidad
Visualizar Panel de Acciones BPC
Acerca de Planning & Consolidation
ePublicar: recoge opciones relacionadas con la funcionalidad del cliente de SAP BPC
en WEB (no se utiliza).
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Abrir fichero listo para Web desde Web de BPC y Guardar como fichero listo para
Web: guardar ficheros en el Portal y acceder a los mismos.
Asistente para distribucin offline y Administrar lista de distribucin: el distribuidor

offline crear listas de usuarios sin conexin a BPC a los que enviar plantillas
configuradas teniendo en cuenta parametrizaciones previas (miembros de
dimensiones concretos) para su cumplimentacin. Una vez hayan sido
presupuestadas, el usuario de BPC podr capturarlas y grabar los datos en el
sistema.
Visualizar Interfase para Web: se acceder a la Web de BPC
eDato: contiene funciones relacionadas con la ejecucin de paquetes (p.e. copia y

borrado de versiones), actualmente slo habilitado para el usuario centralizado.
Ejecutar paquete permitir al
usuario
ejecutar
un
determinado paquete.
Visualizar status de paquete
permitir al usuario ver el
estado en el que se encuentran
los paquetes en ejecucin, ver
los paquetes ya ejecutados y
abrir los log de errores.
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Opciones del cliente:
Borrar vista actual: reinicializar los

miembros seleccionados en el
current view del usuario.
Borrar informacin de aplicacin
local: borrar todos los archivos
temporales
de
SAP
BPC
guardados en el equipo del usuario
(formularios de entrada de datos,
informes, nombre del servidor,
nombre de usuario, password, etc).
Actualizar miembros de dimensin:
actualizar los elementos de las
dimensiones del CV (almacenados
en el equipo del usuario) con los
miembros existentes en la Base de
Datos (esta tarea se realizar de
forma automtica al iniciar la
sesin).
Actualizar plantillas dinmicas: actualizar los formularios de entrada de datos e informes

almacenados en el equipo del usuario.
Opciones de bsqueda de miembros: al pulsar sobre esta opcin se acceder a la

siguiente ventana:
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- Opciones de doble clic: permitir seleccionar un miembro haciendo doble clic sobre el
mismo en la lista desplegable del CV.
- Seleccionar slo secundarios directos: esta opcin no deber ser modificada por los
usuarios.
Barra de herramientas de SAP BPC para Excel
En cuanto a la barra de herramientas propia de SAP BPC para Excel, consta de las
siguientes funcionalidades:
, enviar y actualizar planificaciones
, expandir (devolver todos los niveles de desglose) y refrescar las planificaciones
, actualizar el libro de trabajo

, se utilizar para obtener los diferentes niveles de desglose de las lneas del periodo de
referencia, de forma gradual.
, retroceder hasta la accin inmediatamente anterior
, avanzar hasta la accin inmediatamente posterior
, opciones de Park N Go, explicadas a continuacin
Los formularios podrn grabarse en local para as facilitar al usuario el trabajo con los
mismos crendose sus propias variantes y, una vez introducidos los datos oportunos,
conectarse con el servidor para la subida a la Base de Datos. Para grabar un formulario en
local se tendr que seleccionar la opcin Guardar Planificacin del men eSolicitar:
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Se abrir la siguiente ventana en la que se le preguntar al usuario si desea bloquear

los datos o no; en caso de que responda negativamente, tendr que seleccionar la ruta donde
desee ubicar la plantilla:
Ahora bien, en caso de seleccionar Bloqueo de plantilla, se abrir el siguiente cuadro

de dilogo que ofrecer cuatro opciones de bloqueo de la variante que se pretende grabar en
el directorio local:
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Estas cuatro opciones de grabacin de variante (opciones Park N Go) determinan

qu se va a guardar a la hora de grabar la plantilla en local:
-
el estado de navegacin de la plantilla (columnas ocultas, por ejemplo)
aplicacin de otras restricciones, en concreto, restricciones sobre la vista actual o current

view, y restricciones sobre el tratamiento de los datos.
Estas restricciones sern de cara a la visualizacin, opcin de refrescar, siempre que se est
conectado a BPC se podrn grabar datos aunque segn los casos no se podr modificar la
vista actual.
A continuacin se explicarn una a una estas cuatro opciones:
En tiempo real (Set to live): se permitir modificar tanto la vista actual como los datos
introducidos en la variante grabada. Esto significa que en la variante grabada, el usuario

puede modificar los criterios de seleccin del bloque de cabecera, y que puede refrescar y
enviar datos desde esa variante. La variante as creada tiene toda la funcionalidad de la
plantilla original.
Datos en tiempo real y vista actual esttica (Set to live data and static current view):
se permitir modificar los datos introducidos pero no la vista actual. Esto significa que en la
variante grabada, el usuario NO puede modificar los criterios de seleccin del bloque de
cabecera, pero s que puede refrescar y enviar datos nuevos para esa seleccin. La variante
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grabada con esta opcin solo permite tratar el presupuesto de la seleccin de cabecera con
la que se grab dicha variante.
Datos estticos y vista actual esttica (Set to static data and static current view): no
se permitir modificar ni la vista actual ni los datos introducidos. Esto significa que en la
variante grabada, el usuario no puede modificar los criterios de seleccin del bloque de
cabecera, y tampoco puede refrescar datos para esa seleccin.
Offline (sin conectividad): Convierte el informe o la plantilla en esttico, es decir, se
puede acceder a l sin que se est conectado. Esto permite mandar el informe a usuarios
que no sean del sistema. Si queremos volver de un informe o plantilla de modo Offline al
sistema, lo normal sera pasar al estado CV y datos estticos.
Finalmente se pone a disposicin del usuario, en cada plantilla, una hoja de clculo
independiente llamada precisamente Hoja de Clculos para la realizacin de todo tipo de
operaciones, aquellas que el usuario considere pertinentes. Estas operaciones no se
enviarn a la Base de Datos aunque s se guardarn en local, en caso de que el usuario se
descargue el formulario en su directorio local.
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2.4. Estructura de los formularios de entrada

El acceso a los distintos formularios de entrada, como se acaba de explicar, se har a
travs del men eSOLICITAR Abrir biblioteca de planificaciones.
Los distintos formularios estarn guardados en la carpeta ZFOR_DESCEN. Se
acceder seleccionando el formulario correspondiente y pulsando
o haciendo
doble clic directamente sobre el nombre del formulario:
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En todos los formularios de entrada de datos se pueden diferenciar tres grandes

bloques:
I.
Seleccin de parmetros y controles del formulario
II.
Periodo de referencia
III.
Periodo a cumplimentar
Se explicar, a continuacin, uno a uno en detalle.
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2.4.1.
Seleccin de parmetros, parmetros de configuracin y acciones
En cuanto a la Seleccin de parmetros, estos sern diferentes para cada plantilla.

Adems, en las plantillas Top 2 nivel, Down y Fuentes de Financiacin no se seleccionar
ningn parmetro sino que arrastrarn los de la plantilla desde la que se acceda a los
mismos.
La forma a travs de la cual se seleccionarn los parmetros es similar en todos ellos.
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Se pulsar sobre el icono
situado a la izquierda del nombre del parmetro en
cuestin y se abrir la siguiente ventana:
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La seleccin de miembros de dimensiones ofrece las siguientes posibilidades:

-
La visualizacin de los miembros podr hacerse por ID, por Descripcin o por ID y
Descripcin:
El orden de presentacin de los mismos tambin podr seleccionarse pulsando sobre el

encabezado de los miembros visualizables:
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Pulsando
se realizar una bsqueda rpida de miembros:
Para mostrar u ocultar la ventana de filtro se pulsar
Se utilizar para hacer bsquedas filtradas de miembros. Por ejemplo, supongamos que
estamos seleccionando el parmetro de seleccin Clasificacin Econmica y queremos
visualizar nicamente los miembros de captulo 2. En este caso, filtraramos por la propiedad
(atributo) Captulo = EG2,, del siguiente modo:
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Una vez introducido el nuevo filtro, se pulsar
y la lista de miembros
visualizables se habr actualizado segn los nuevos filtros establecidos.

Para la desactivacin del filtro introducido bastar con eliminar la lnea. En cuanto a
los filtros que aparecen por defecto, se recomienda no eliminarlos para el buen
funcionamiento del formulario. Se trata de filtros introducidos por el equipo de desarrollo para
dicho fin.
-
A la visualizacin de las propiedades de cada miembro se acceder, despus de

seleccionado dicho miembro, pulsando
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Finalmente, estarn disponibles las siguientes opciones de bsqueda de miembro
Para seleccionar directamente un miembro haciendo doble clic sobre el mismo se

marcar el flag Opciones de doble clic.
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En cuanto a la seleccin para el Selector de miembros, podr hacerse seleccionando

slo secundarios directos o bien todos los descendientes, aunque esta segunda opcin afecta
negativamente sobre rendimiento del sistema, de ah que se recomiende tener marcada la
primera de ellas.
Una vez localizado el miembro, para seleccionarlo se marcar y se pulsar
o se har doble clic directamente sobre el mismo (en caso de haberse
marcado el flag Opciones de doble clic, en las Opciones de bsqueda de miembros).
Idntico ser el proceso para la seleccin del resto de parmetros de seleccin.
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En cuanto a los Parmetros de configuracin de la plantilla, el usuario

podr decidir entre:
- Ver cdigos/Ver descripciones: mientras que el primero mostrar, segn la seleccin de

parmetros, nicamente el cdigo de los registros recuperados, seleccionada la opcin Ver
descripciones se mostrarn, adems, las descripciones de las dimensiones CLAS_FUN,
CLAS_ECO y PEP.
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Seleccionada la opcin Ver descripciones, se visualizar la descripcin de la

Clasificacin Funcional, Clasificacin Econmica y del Elemento Pep:
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- Estructura completa/Niveles de entrada: se podr decidir entre mostrar la estructura

completa o los registros de ltimo nivel. Por defecto se visualizan los niveles de entrada,
mientras que para ver la estructura completa la plantilla tendr que ser actualizada pulsando
(se explicar a continuacin) despus de seleccionada dicha opcin. Esta
posibilidad nicamente la ofrece las plantillas de Bottom-up y Down.
En cambio, si seleccionamos la Estructura completa, el sistema presentara no slo

los registros de ltimo nivel sino toda la estructura.
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El primero de los bloques de la plantilla lo completaran las llamadas Acciones del

formulario. Se trata de tres tipos de acciones a realizar por parte del usuario: grabar,
refrescar o cerrar:
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, esta funcin permite enviar los datos introducidos a la Base de Datos de

SAP BPC.
Cuando se pulsa
aparece la siguiente ventana, en la que se le pregunta al
usuario si desea enviar los datos de la hoja activa o de todas las hojas del libro.
En caso de no haber ningn dato nuevo se informar de ello:
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Sin embargo, si se ha introducido algn cambio el sistema lo detectar e informar de

los registros que va a enviar:
Se ofrece la posibilidad, adems de enviar los datos, de refrescar la plantilla. Para ello
se pulsar
, y se indicar marcando el flag que aparece junto a la opcin
Refrescar los datos despus de que se ha enviado la planificacin.
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Del resultado de la subida de datos se informar a travs del visualizador Actualizar

resultados de planificacin:
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En caso de que hayan surgido errores, el visualizador informar tambin sobre la

causa de los mismos.
, refresca los datos de la vista actual. Realiza una nueva extraccin de la

base de datos de SAP BPC segn la regin de datos definida. En caso de pulsar la
opcin
y haber introducido datos nuevos, aparecer la siguiente ventana
en la que habr que seleccionar una de las dos opciones siguientes:

o
Enviar datos y borrar datos de entrada.
Borrar datos introducidos en el formulario sin enviarlos.
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Siempre que se modifiquen los parmetros de seleccin tendr que refrescarse la

plantilla para obtener la nueva regin de datos (o periodo de referencia), resultado de los
nuevos parmetros de seleccin indicados.
, cuando se pulsa
se pregunta al usuario si desea enviar los
datos del formulario a la Base de Datos antes de cerrarlo.
Al cerrar un formulario de entrada se

perdern todos los datos que no hayan
sido enviados a la Base de Datos, de
ah que en caso de responder
afirmativamente a la pregunta de si se
quiere cerrar el documento, el sistema
pregunte inmediatamente despus si
se desea guardar el documento.
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2.4.2.
Periodo de referencia
La combinacin de los parmetros de seleccin indicados define la llamada Regin de
datos o Periodo de referencia:
Como ya se ha dicho anteriormente, es el resultado de la combinacin de los

parmetros de seleccin de forma que en caso de modificacin de estos se tendr que
refrescar la vista actual para la obtencin de la nueva regin de datos.
La regin de datos definida podr visualizarse adems, dentro del Panel de Acciones,
en la Vista Actual o Current View, pulsando sobre el icono sealado:
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2.4.3.
Periodo a cumplimentar
El Periodo a cumplimentar formara el ltimo bloque. En l se han de introducir los
datos, esto es, la presupuestacin.

Para el conjunto de todas las filas, se habilita un juego de columnas que mostrarn
por una parte datos histricos de referencia que apoyarn el proceso de elaboracin, y junto
a ellas las propias columnas para la introduccin del presupuesto y anualidades del ejercicio
correspondiente.
Se podrn introducir datos en las columnas marcadas en color sepia, y no en todas

las celdas de esta columna sino nicamente en las de color blanco:
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En caso de introduccin de datos en celdas en color azul el sistema devolver un

mensaje informando del error producido:
No se permitir presupuestar partidas de Captulo 1 y tampoco partidas cuyas

dimensiones clasificacin funcional, econmica o elemento pep NO sean presupuestables.
En caso de presupuestacin de una partida y modificacin posterior de la propiedad
presupuestable para alguna de estas dimensiones, los distintos formularios indicarn esta
situacin destacando las filas en cuestin en color azul.
Existen otra serie de validaciones, dependientes de cada formulario, que impedirn la

entrada de datos. Algunas de estas se mostrarn inmediatamente despus de la introduccin
de datos (por ejemplo, que los importes introducidos tendrn que ser nmeros enteros y
positivos); del resto, sin embargo, se informarn en el momento del envo de los datos a la
Base de Datos (incumplimiento de las reglas de inclusin/exclusin de partidas o falta de
autorizacin).
Para eliminar partidas presupuestadas se dejarn sus importes a cero.
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Con el objetivo de facilitar el manejo de la plantilla en la cumplimentacin del

formulario se pone a disposicin del usuario la posibilidad de ocultar las columnas que se
estime conveniente pulsando los iconos situados en la parte superior de las columnas
Para volver a mostrar las columnas se pulsar
Se podr minimizar el Panel de Acciones, mostrado en la parte de la derecha de la

pantalla, pulsando . Se volver a visualizar de nuevo pulsando sobre el mismo icono.
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2.4.4.
Panel de Acciones propio de los formularios

En la cumplimentacin de las plantillas, el PANEL DE ACCIONES que figura en la
parte derecha de la pantalla ofrece las siguientes acciones:

-
Informacin de Sesin
Opciones de Planificacin
o
Tareas de Celda
Tareas de Planificacin o de Informe
Tareas BPC
A continuacin se explicarn detalladamente:
Informacin de sesin:
Iniciar sesin: informa del usuario y del

Conjunto de Aplicaciones.
VC (Vista Actual): informa de la franja de

datos definida a travs de los parmetros de
seleccin. Estos podrn tambin ser
modificados desde la vista actual, pulsando
sobre el icono
.
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Pulsando sobre el icono

aparecen
nicamente
los
miembros
utilizados
recientemente. Por esta razn, para modificar
los parmetros de seleccin desde la Vista
Actual se pulsar directamente sobre las
diferentes dimensiones, tal y como se muestra a
continuacin:
Las opciones de bsqueda de

miembros en esta pantalla
han sido explicadas en el
bloque de Seleccin de
parmetros, dentro de este
mismo apartado.
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Opciones de planificacin Tareas de celda:
Desglosar y Desplegar, se trata de funciones

estndar que no aplicarn en las plantillas de
presupuesto pero s en los informes web y en
los informes que el propio usuario se construya.
.
Insertar Funcin, se utilizar para insertar en la
hoja de trabajo una funcin (de Excel o propia
de BPC).
Distribucin: se utilizar para distribuir un determinado valor en las celdas destino indicado
(no disponible para Informes):
Ser necesario indicar los siguientes valores:

-
un valor origen, puede hacerse referencia a una celda o ser insertado directamente,
un valor destino, sealando las celdas entre las que se va a distribuir ese valor origen,
un peso (aunque este dato es opcional).

Supongamos que se quieren distribuir 1000 euros en las siguientes 3 celdas:
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Se seleccionar Distribucin y el sistema devolver la siguiente ventana:
En la que se rellenarn los campos Valor de origen, Destino y Pesos (opcional),

valindose de los siguientes iconos:
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Es decir, se rellenar el valor de origen, pulsando
y seleccionando la celda en la
que consta este valor origen:
Una vez seleccionada se pulsar intro:
La celda en cuestin se habr trasladado al campo valor origen. Para rellenar el

campo destino se seguir el mismo procedimiento: se pulsar
y se seleccionarn las
celdas en las que se vaya a distribuir el valor origen:
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Una vez seleccionada se pulsar intro. Las celdas en cuestin se habrn trasladado al
campo destino.
El campo Pesos es opcional. Se utilizar para distribuir un importe teniendo en cuenta

las proporciones relativas de los importes de una columna de referencia. Por ejemplo,
supongamos que quiero distribuir 1000 euros de presupuesto en 3 partidas pero no
equitativamente sino con la misma proporcin que tiene el crdito final del 2009 para esas
partidas. La situacin anterior se indicar de la siguiente forma:
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En este ejemplo, queremos distribuir 1000 euros en las celdas correspondientes a la

Anualidad N+1 con el peso de la columna Crdito Final.
Cuando el resultado del clculo de la distribucin se quiera aadir a los valores ya

existentes se marcar el flag
Una vez rellenados los campos obligatorios, se pulsar
y el resultado del
clculo de la distribucin se habr trasladado al formulario, como se observa a continuacin

en el ejemplo de distribucin con los parmetros de origen y destino nicamente:
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Tendencia: consiste en la aplicacin de un determinado porcentaje sobre determinados

valores especificados. El aumento tambin podr deberse a la aplicacin de un determinado
valor (no disponible para Informes):
Se trata, en este caso, de rellenar el valor origen y el valor destino, adems del
incremento, que podr ser indicado en porcentaje o en valor. El modo en que se rellenan
estos campos es similar al explicado para el caso de la Distribucin:
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Se aplicar la funcin Tendencia, partiendo del valor origen, sobre las 3 celdas
indicadas como valor destino. En este caso, se aplicar un incremento de 10 sobre 1000 a la
primera celda de las indicadas en el valor destino; el segundo valor se obtendr de la
aplicacin de ese mismo incremento sobre el dato obtenido previamente, y as
sucesivamente:
El clculo de porcentajes funciona del mismo modo:
En este caso el incremento aplicado ser porcentual:
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Al igual que para el clculo de la distribucin, cabe la posibilidad de aadir a los

valores ya existentes, los nuevos valores calculados, marcando el flag
Peso: sobre un determinado rango de celdas se aplicar un porcentaje (o valor) especificado

mediante la siguiente frmula teniendo en cuenta el peso de cada uno de los valores de las
celdas iniciales (no disponible para Informes):
Se trata, en este caso, de rellenar el destino ponderado y el tipo de incremento. El

campo suma a distribuir vendr prederminado por la suma del rango de destino. El modo en
que se rellenan estos campos es similar al explicado para el caso de la Distribucin o la
Tendencia:
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El resultado de la aplicacin de la frmula ser el siguiente:
El incremento podr calcularse por valores absolutos o por porcentajes.
No se permitir el envo de decimales a la Base de Datos; si del resultado de la

aplicacin de alguna de estas frmulas resultan decimales, se truncar automticamente para
su grabacin.
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2.5. Tipos de formularios de entrada

Existen dos filosofas distintas a la hora de elaborar el presupuesto: filosofa
BOTTOM-UP y filosofa TOP-DOWN.
Presupuestacin BOTTOM-UP La elaboracin BOTTOM-UP (de abajo hacia arriba)
consiste en dotar de presupuesto todas y cada una de las partidas presupuestarias al
mximo nivel de detalle (nivel
DOWN), y construir el presupuesto de los niveles
superiores como mera agregacin de las partidas individuales.

Presupuestacin TOP-DOWN La elaboracin TOP-DOWN se basa en fijar un tope
(nivel TOP) del presupuesto a determinado nivel agregado, e ir desglosando este
importe general en sus eventuales niveles inferiores sin rebasar el lmite impuesto.
Como ejemplo el caso en el que la DGPE desee fijar, para un ejercicio y versin
determinados, el importe mximo del presupuesto de cada seccin y cada captulo; y
que, en un paso posterior, sean las propias secciones las que desglosen ese
presupuesto tope en servicios, subprogramas, subconceptos, territorios, PEPs, hasta
llegar al mximo nivel de detalle, al que llamamos DOWN.
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2.5.1.
Presupuestacin Bottom-Up
Habr dos plantillas, una para partidas de gastos y otra para partidas de ingresos,
aunque el usuario de tipo descentralizado nicamente podr cumplimentar la primera de

ellas, pudiendo acceder al segundo en modo visualizacin segn los permisos otorgados a
travs de perfiles, dicho con otras palabras, el usuario descentralizado acceder al
formulario Bottom-Up de Gastos y podr acceder al informe Bottom-Up de Ingresos (en
ste ltimo caso no grabar en la Base de Datos sino que esta responsabilidad le
corresponder al usuario de tipo centralizado).
Los datos de cabecera Ejercicio y Versin sern comunes a ambas plantillas
(formulario e informe). En cuanto al resto de parmetros de seleccin variarn dependiendo
de si nos encontramos ante el formulario de Bottom-up de Gastos o el informe de Bottom-up
de Ingresos. En este sentido, en la primera los parmetros de seleccin, adems de los ya
mencionados Ejercicio y Versin, sern los siguientes:
o
Entidad CP
Clas. Orgnica
Clas. Funcional
Clas. Econmica
Clas. Territorial
Elemento PEP
Sin embargo, en el informe de Bottom-up de Ingresos tendremos los siguientes:

o
Entidad CP
Clas. Orgnica
Clas. Econmica
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2.5.1.1.
Bottom Up de Gastos
El acceso al formulario Bottom-Up de Gastos se llevar a cabo desde el men

eSolicitar Abrir Biblioteca de Planificaciones (el acceso al informe Bottom-Up de
Ingresos, desde eAnalizar Abrir Biblioteca de Informes, pero ste se explicar en el
siguiente apartado).
Y se acceder al mismo a travs de la siguiente ruta:

ZFOR_DESCEN
Input
Schedules
GASTOS
BOTTOM-UP
BOTTOM_UP_GASTOS_3COL
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O tambin en la ruta:
ZFOR_DESCEN Input Schedules EJER_CORRIENTE BOTTOM-UP
BOTTOM_UP_GASTOS_P01
La diferencia entre estas 2 plantillas est en el modo de visualizacin de la

informacin de las columnas de datos histricos.
La primera tarea consiste en seleccionar los parmetros de entrada, siguiendo el
procedimiento explicado en el apartado 2.3.1, Seleccin de parmetros, parmetros de
configuracin y acciones.
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Una vez seleccionados todos los parmetros, se pulsar
para realizar una
extraccin de la base de datos de SAP BPC segn la regin de datos definida.
Informados los parmetros de seleccin para la definicin de la regin de datos y

refrescada la vista actual, se podr proceder a la introduccin de los diferentes importes
sobre las celdas oportunas (recordemos que se podrn introducir datos en el periodo de
cumplimentacin, que coincide con las celdas de color blanco de las columnas de color
sepia):
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La insercin de nuevos miembros se har desde la regin de datos o periodo de

referencia, haciendo clic derecho con el ratn y seleccionando la accin Insertar miembro.
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Los registros seleccionados cumplirn siempre los parmetros de seleccin y

nicamente se permitir insertar miembros a ltimo nivel de desglose. Para seleccionar el
miembro a insertar se pulsar
y se seleccionar el miembro correspondiente. La bsqueda
del miembro podr hacerse tambin tecleando sus caracteres; adems, tecleando los
primeros caracteres el sistema har una prebsqueda del miembro.
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La visualizacin de los miembros, en la pantalla de insercin de miembro, podr

realizarse por id, por descripcin o por ambos, seleccionando la opcin que corresponda:
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El miembro insertado se habr trasladado al periodo de referencia, tal y como se

muestra a continuacin:
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Se pasar a continuacin, a rellenar el periodo de cumplimentacin, introduciendo los

importes que corresponda:
En cuanto a las validaciones de los datos introducidos, adems de lo explicado en

el apartado 2.3.3, Periodo a cumplimentar, se tendr en cuenta las siguientes:
1. Validacin TERRITORIAL:
i. La Clasificacin Territorial tendr que corresponderse con alguna de las provincias
del elemento pep indicado.
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2. Validacin ELEMENTO PEP:

i. El captulo de la Clasificacin Econmica tendr que poder presupuestarse con el
Elemento Pep seleccionado.
3. Validacin ENTIDAD CP:

i. La Entidad CP tendr que corresponderse con la Entidad CP de la Clasificacin
Orgnica.
4. Validacin SECCIN:
i. La seccin de la Clasificacin Orgnica tendr que coincidir con la seccin del
Elemento Pep.
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5. Validacin CAPTULO 1:
i. No podrn grabarse importes para partidas presupuestarias de Captulo 1, estas
celdas aparecern en azul.
6. Validacin REGLAS INCLUSIN/EXCLUSIN PARTIDAS:

i. No podrn grabarse importes para partidas presupuestarias que no cumplan las
Reglas de Inclusin y Exclusin de Partidas.
7. El importe introducido tiene que ser mayor que 0:
8. El importe introducido tendr que ser entero, el sistema truncar en caso contrario.
9. No se podr introducir presupuesto en las celdas en color azul:
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En caso de incumplimiento de alguna de estas validaciones el sistema no permitir la

captura del dato introducido.
Introducidos los importes y para finalizar con la cumplimentacin de la plantilla, se
enviarn los datos introducidos a la Base de Datos pulsando
. De forma previa a la
grabacin de datos se realizarn las validaciones anteriormente comentadas.

El sistema solicitar confirmacin del usuario para el envo de los datos e informar
del nmero de registros aceptados y rechazados (en este ltimo caso, informar tambin de
la causa del error).
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2.5.1.2.
Informe Bottom Up de Ingresos
Para acceder al Informe de Bottom Up de Ingresos, desde el men eAnalizar, se

seleccionar la opcin Abrir biblioteca de informes:
Y se acceder al mismo a travs de la siguiente ruta: ZFOR_DESCEN Reports

INGRESOS BOTTOM-UP BOTTOM_UP_INGRESOS_3COL_REPORT:
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La primera tarea consiste en seleccionar los parmetros de entrada, siguiendo el

procedimiento detallado en el apartado 2.3.1, Seleccin de parmetros, parmetros de
para realizar una
extraccin de la base de datos de SAP BPC segn la regin de datos definida:
Se visualizarn, de esta forma, las partidas de ingreso as como los importes

presupuestados.
El informe contempla tambin 3 columnas de datos histricos en las que el usuario
tendr que seleccionar el tipo de dato que desea visualizar:
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2.5.1.2.1.
Informe Fuentes de Financiacin-Partidas Ingreso
Desde el informe Bottom-Up de Ingresos (men eAnalizar Abrir Biblioteca de

Informes) explicado en el apartado anterior, se acceder al Informe de Fuentes de
Financiacin:
Una vez dentro del Informe de Bottom-Up de Ingresos, y habiendo seleccionado los
parmetros de seleccin que corresponda y la opcin de configuracin Niveles de Entrada, se
pulsar
para realizar una extraccin de la base de datos de SAP BPC segn la
regin de datos definida, y de esta forma poder acceder al informe de Fuentes de

Financiacin de las Partidas de Ingreso presupuestadas:
A partir del icono sealado,
, se navegar desde el informe Bottom Up de Ingresos
al de Fuentes de Financiacin, haciendo doble clic:
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Y se visualizar la siguiente informacin:

- En el periodo de referencia, las fuentes de financiacin asociadas a las partidas de ingreso
presupuestadas:
- En los datos de cabecera del informe, los importes correspondientes a las partidas de de
ingreso presupuestadas.
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- En el periodo de cumplimentacin, los datos introducidos en la cumplimentacin del

formulario de Fuentes de Financiacin por parte del usuario de tipo centralizado.
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2.5.2.
Presupuestacin Top-Down
La filosofa TOP-DOWN a la hora de elaborar el presupuesto se basa en introducir
unos valores para el presupuesto agregado e ir desglosando las cantidades agregadas en su

detalle correspondiente.
Solo existir presupuesto TOP-DOWN para gastos.
Se establecen 3 escenarios de presupuestacin TOP-DOWN. Los 3 difieren en los
diferentes niveles de agregacin definidos en cada escenario, por los que habrn de pasar
los usuarios para rellenar los datos correspondientes en cada caso.
Cada escenario TOP-DOWN es independiente de los dems y se definen para
determinadas secciones y versiones. Una vez definido un escenario TOP-DOWN para una
combinacin seccin-versin, no podr ser modificado por otro escenario diferente. S podr
cambiarse el escenario de una misma seccin, en versiones diferentes.
Esta filosofa de presupuestacin parte de una plantilla de introduccin de datos a
nivel de Seccin (Clasificacin Orgnica) y Captulo (Clasificacin Econmica) denominada
1er nivel de Top, desde la que el usuario descentralizado acceder a otra plantilla de 2
nivel de Top y, finalmente y a partir de esta otra, a una tercera, Down (al Down tambin
podr accederse directamente desde el 1er nivel de Top, en caso de seleccionarse como 2
nivel de Top el Down, pero esto se explicar ms adelante).
1er nivel de TOP por Seccin y captulo. El primer nivel al que se introducir el
presupuesto ser a nivel de seccin y captulo. En un escenario tpico, la DGPE
introducir el presupuesto de la Junta desglosado para cada seccin y captulo. El
usuario de tipo descentralizado acceder al mismo en modo visualizacin.
2 nivel de TOP: este segundo nivel ser informado de una manera u otra
dependiendo de qu seccin y qu captulo estemos desglosando. Una vez decidido
el top de 2 nivel para una seccin y captulo, no se podr cambiar dentro de la
misma
versin
del
presupuesto.
Una
misma
seccin
captulo
podr
presupuestarse con un nivel 2 en una versin, y con otra plantilla de nivel 2 en otra
versin diferente. Las plantillas de nivel 2 son las siguientes:
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DOWN directo. Un posible desglose de segundo nivel podr ser llegar hasta la
partida presupuestaria a ltimo nivel, esto es el DOWN.
TOP por servicio, captulo y entidad CP. En esta plantilla se desglosa el TOP
seccin-captulo en sus diferentes servicios.
TOP por seccin, capitulo, y subprograma. En esta plantilla se desglosa el

TOP seccin-captulo en sus subprogramas correspondientes.
TOP por seccin, capitulo, entidad CP y PEP. En esta plantilla se desglosa el

TOP seccin-captulo en sus PEPs correspondientes.
TOP por seccin, capitulo y territorio. En esta plantilla se desglosa el TOP

seccin-captulo en sus territorios correspondientes.
TOP por servicio, capitulo, entidad CP y subprograma. En esta plantilla se

desglosa el TOP seccin-captulo en sus servicios y subprogramas
correspondientes.
TOP por seccin, capitulo, subprograma, entidad CP y PEP. En esta plantilla

se desglosa el TOP seccin-captulo en sus PEPs y subprogramas
correspondientes.
3er y ltimo nivel, o nivel DOWN. Este tercer nivel de presupuestacin es comn para
todos los 2s niveles diferentes del propio down. Sea cual sea el desglose del TOP de
segundo nivel elegido, el desglose siguiente ser el de la partida presupuestaria a
ltimo nivel, o DOWN.
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2.5.2.1.
Informe Top 1er nivel por Seccin Captulo
Como se ha dicho anteriormente, el usuario descentralizado acceder al Informe Top

1er nivel a travs del men eSolicitar (en realidad y como se acaba de decir, se trata de un
informe pero por iniciar la presupuestacin Top Down se ha considerado oportuno guardarlo
en la Biblioteca de Planificaciones, como el resto de los formularios):
Y se acceder al mismo a travs de la siguiente ruta: ZFOR_DESCEN Input

Schedules GASTOS TOP-DOWN TOPSECCAP_VIS:
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En primer lugar se seleccionarn los parmetros de entrada:
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Para seleccionar stos se seguir el procedimiento indicado en el apartado 2.3.1,

Seleccin de parmetros, parmetros de configuracin y acciones; bsicamente, se pulsar
sobre el icono
, situado justo a la derecha del nombre del parmetro a rellenar, para que se
despliegue una lista con todos los valores posibles a seleccionar.
Se seleccionar el miembro deseado y se pulsar
(o se har doble clic
directamente sobre el miembro en cuestin en caso de tener activada esta seleccin en el

cuadro de dilogo de opciones). El mismo proceso se seguir para seleccionar los miembros
del resto de parmetros.
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Inmediatamente despus de informados los parmetros de seleccin se pulsar

para que se actualice la vista actual en virtud de los mismos:

refrescada la vista actual, se visualizarn las partidas, a nivel de seccin y captulo,
presupuestadas, el Top 2 nivel seleccionado por la DGPE y los importes presupuestados
(as como a los datos histricos seleccionados).
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Finalmente, para navegar a la plantilla 2 nivel de Top se pulsar
, situado a la
izquierda de la descripcin de la plantilla de 2 nivel de Top seleccionado por la DGPE (para

el caso anterior, Servicio, Captulo y Entidad CP):
Como se puede observar ninguna celda est habilitada para escritura as como
tampoco existe, como acciones del formulario, la de
datos introducidos.
Para movernos por la plantilla horizontalmente sin perder de vista los datos de
seleccin (zona izquierda de la plantilla) pulsaremos el check de
con lo
que tendremos fija esa zona de datos y podremos movernos por las distintas columnas de
dotacin.
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2.5.2.2.
Top 2 nivel por Servicio y captulo
Desde el informe de 1er nivel de Top y a partir del icono
se navegar, haciendo
doble clic, hasta la plantilla de 2 nivel de TOP por Seccin y captulo que se haya indicado
en la introduccin de datos en la plantilla de 1er nivel de Top:
En este nivel de Top no se introducirn parmetros de entrada puesto que se

arrastrarn estos del 1er nivel de Top.
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Se mostrar el desglose por Servicio-Captulo-Entidad CP que se haya seleccionado

para el 2 nivel de Top y se introducirn importes en las celdas habilitadas:
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Los importes presupuestados en el Top de 1er nivel se habrn arrastrado hasta las
celdas correspondientes de esta plantilla de Top de 2 nivel:
TOP 1er Nivel
TOP 2 Nivel
El dato de esta celda, como es evidente, no podr modificarse desde este nivel de top,
servir de umbral en la introduccin de los diferentes importes para cada uno de los servicios.
No podrn grabarse importes que superen el importe umbral fijado en la plantilla Top
de 1er nivel; en caso contrario, un mensaje de error informar del importe mximo a
presupuestar.
Una vez introducidos los importes (o modificados los ya existentes), se pulsar
para la subida de los importes presupuestados a la base de datos:
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En la plantilla de 1er nivel de TOP no se habrn producido cambios de momento

(estos tendrn lugar cuando se rellena la plantilla de ltimo nivel o nivel Down).
TOP 1er NIVEL
Para acceder a la plantilla de nivel Down o ltimo nivel, se pulsar
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2.5.2.3.
Down (3er y ltimo nivel)
Este nivel de presupuestacin es comn para todos los 2s niveles de Top. Sea cual
sea el Top de 2 nivel elegido, el desglose siguiente ser el de la partida presupuestaria a
ltimo nivel o DOWN.
Desde la plantilla de 2 nivel de Top y a partir del icono
se navegar, haciendo
doble clic, hasta la plantilla de nivel Down:
Como en el Top de 2 nivel, en el Down tampoco se introducirn parmetros de

entrada puesto que se arrastrarn estos del 2 nivel de Top (y, por consiguiente, del Top de
nivel 1).
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En el periodo de referencia se reflejarn los datos resultantes de la combinacin de

los parmetros de seleccin arrastrados del Top de 2 nivel.
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Para introducir nuevos miembros, al igual que en la plantilla de Bottom-up, se har clic
con el botn derecho del ratn, desde la regin de datos o periodo de referencia, y se
seleccionar la accin Insertar miembro.
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Los registros seleccionados cumplirn siempre los parmetros de seleccin y

nicamente se permitir insertar miembros a ltimo nivel de desglose (como ya ocurra en
el Bottom-up).
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Para seleccionar el miembro a insertar se pulsar
y se seleccionar el miembro
correspondiente. La bsqueda del miembro podr hacerse tambin tecleando sus caracteres;
adems, tecleando los primeros caracteres el sistema har una prebsqueda del miembro.
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La visualizacin de los miembros, en la pantalla de insercin de miembro, podr

realizarse por id, por descripcin o por ambos, seleccionando la opcin que corresponda:
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Una vez se hayan seleccionado los valores correspondientes para cada una de las
dimensiones, se pulsar
para recuperar el miembro en la regin de datos o
periodo de referencia:
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Se mostrarn, como se puede observar, al mximo nivel de desglose.

Los importes presupuestados en el Top de 2 nivel se habrn arrastrado hasta las
celdas correspondientes de esta plantilla de Down:
TOP Nivel 2
Down
El dato de esta celda, como es evidente, no podr modificarse desde este nivel Down
sino que servir de umbral y no podr ser superado por los importes presupuestados.
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A continuacin se introducirn los importes en las celdas habilitadas:
El importe fijado en la plantilla Top de 2 nivel actuar de lmite en la introduccin de

importes en la plantilla Down:
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En cuanto a las validaciones realizadas en la introduccin de los importes, se tendr

en cuenta:
1. Que no se supere el importe umbral fijado en la plantilla Top de 2 nivel; en caso
contrario, el siguiente mensaje informar del error producido:
2. Validacin TERRITORIAL: la territorial de la Clasificacin Orgnica y el Elemento Pep

tendr que coincidir; en caso contrario, el sistema devolver el siguiente mensaje:
3. Validacin SECCIN: la Seccin de la Clasificacin Orgnica tendr que coincidir con

la seccin del Elemento Pep.
4. Validacin CAPTULO 1:
a. No podrn grabarse importes para partidas presupuestarias de Captulo 1.
5. Validacin REGLAS INCLUSIN/EXCLUSIN PARTIDAS:
a. No podrn grabarse importes para partidas presupuestarias que no cumplan
las Reglas de Inclusin y Exclusin de Partidas Presupuestarias.
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Finalmente se pulsar
para la subida de los datos introducidos:
El visualizador Actualizar resultados de planificacin informar de los registros

aceptados y rechazados y, en este ltimo caso, la causa del error.
Una vez grabados los importes introducidos en la Base de Datos, estos se habrn
arrastrado a las celdas correspondientes de la plantillas Top de 1er y 2 nivel. Para visualizar
los importes introducidos se tendrn que refrescar, previamente, estas dos plantillas.
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Down
TOP Nivel 2
TOP Nivel 1
Como se puede observar, la columna DOTADO del Top de 1er nivel se habr
actualizado con los datos introducidos en el Down.
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2.5.3.
Consolidacin del Presupuesto

En lo que respecta a la Consolidacin de Presupuesto, el usuario de tipo
descentralizado tendr acceso al Informe de Presupuesto Consolidado.

2.5.3.1.
Informe de Presupuesto Consolidado
El presupuesto consolidado podr visualizarse en un informe creado para ello y al que

el usuario de tipo descentralizado acceder mediante la biblioteca de informes:
Y en concreto, siguiendo la siguiente ruta: ZFOR_DESCEN Reports CONSO

Informe de Presupuesto Consolidado_3Col:
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Se acceder, de esta forma, al siguiente informe:
Donde se seleccionarn, en primer lugar, los parmetros de seleccin y se pulsar

para actualizar el periodo de referencia segn los parmetros introducidos.
Como se puede observar, el informe consta de tres columnas de datos histricos:
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Pulsando
se desplegar una lista donde seleccionar el tipo de
dato:
Finalmente, las cinco ltimas columnas del informe mostrarn los importes
presupuestados, los importes del presupuesto consolidado o los importes asociados a las
normas de consolidacin, segn se seleccione uno u otros tipo de dato, correspondientes con
el ejercicio a presupuestar y las cuatro anualidades. Se tendr que seleccionar uno de los
siguientes tipos de datos:
-
Presupuesto: se obtendrn los valores del presupuesto sin consolidar.
Norma de consolidacin: se obtendrn los valores correspondientes a las normas de

consolidacin.
Presupuesto consolidado: se obtendrn los valores del presupuesto consolidado.
El resto de acceso a informes de consolidado se ver en el apartado 4 INFORMES DE

SISTEMA BPC
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3.
COPIA Y BORRADO DE DATOS TRANSACCIONALES
Los procesos de copia y borrado de datos para usuarios descentralizados se realizaran

mediante plantillas creadas para tal efecto.
3.1. Borrado de Datos Transaccionales

El acceso a la plantilla Borrado Descentralizados se llevar a cabo desde el men
eSolicitar Abrir Biblioteca de planificaciones

Schedules GASTOS BOTTOM-UP BORRADO_DESCENTRALIZADOS:
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Esta plantilla BORRADO_DESCENTRALIZADOS se utilizar para borrar datos

transaccionales. El resultado de su ejecucin no ser la eliminacin de estos datos
transaccionales de la Base de Datos sino que se dejarn a 0 sus importes.
La primera tarea consiste en seleccionar los parmetros de seleccin, siguiendo el
Parmetros
seleccin
Acciones
de
Parmetros
de
configuracin
Periodo
referencia
de
Importes
borrar
En los parmetros de seleccin existe un nuevo parmetro que es el tipo de dato,

donde seleccionamos el tipo de dato correspondiente al ejercicio a borrar.
Si pulsamos sobre el icono
situado a la izquierda del parmetro Tipo Dato se
abrir la siguiente ventana con los siguientes miembros:
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Cada miembro mostrado tiene el siguiente significado. Poniendo como ejemplo

ejercicio 2011 a elaborar:
TOTAL- Ejercicio que se est elaborando, N, en el ejemplo 2011
ANUALIDAD_N+1 Primera anualidad plurianual del ejercicio 2011, N+1
(2012)
ANUALIDAD_N+2 Segunda anualidad plurianual del ejercicio 2011, N+2
(2013)
ANUALIDAD_N+3 Tercera anualidad plurianual del ejercicio 2011, N+3
(2014)
ANUALIDAD_N+4 Cuarta anualidad plurianual del ejercicio 2011, N+4 (2015)
para realizar una
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refrescada la vista actual, se mostrar las partidas con sus importes correspondientes que se
van a borrar.
Para borrar todos los importes, antes de grabar hay que pulsar el botn de
que dejar las celdas vacas.
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Por ltimo, para borrar definitivamente los datos seleccionados, hay que pulsar el
botn
.
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Pgina 117 de 130


3.2. Copia de Datos Transaccionales

El acceso a la plantilla Copia Descentralizados se llevar a cabo desde el men
eSolicitar Abrir Biblioteca de planificaciones

Schedules GASTOS BOTTOM-UP COPIA_DESCENTRALIZADOS:
Pgina 118 de 130


Esta plantilla COPIA_DESCENTRALIZADOS se utilizar para copiar datos de una

versin, ejercicio de elaboracin y tipo de dato origen a una versin, ejercicio de elaboracin
y tipo de dato destino. El resultado de la operacin ser la copia de los datos origen a los
datos destino.
La primera tarea consiste en seleccionar los parmetros de seleccin, siguiendo el
Parmetros de
seleccin
Acciones
Parmetros
de
configuracin
Periodo de
referencia
Importes
Origen
Importes
Destino
En los parmetros de seleccin existe un nuevo parmetro que es el tipo de dato,

donde seleccionamos el ejercicio presupuestado a copiar tanto en el origen como en el
destino, correspondiente al ejercicio de elaboracin y sus cuatro plurianualidades.
Si pulsamos sobre el icono
situado a la izquierda del parmetro Tipo de Dato se
abrir la siguiente ventana con los siguientes miembros:
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Cada miembro mostrado tiene el siguiente significado. Poniendo como ejemplo

ejercicio 2011 a elaborar:
TOTAL- Ejercicio que se est elaborando, N, en el ejemplo 2011
ANUALIDAD_N+1 Primera anualidad plurianual del ejercicio 2011, N+1
(2012)
ANUALIDAD_N+2 Segunda anualidad plurianual del ejercicio 2011, N+2
(2013)
ANUALIDAD_N+3 Tercera anualidad plurianual del ejercicio 2011, N+3
(2014)
ANUALIDAD_N+4 Cuarta anualidad plurianual del ejercicio 2011, N+4 (2015)
para realizar una
Pgina 120 de 130



refrescada la vista actual, se mostrara las partidas con sus importes correspondientes tanto
en origen como en destino.
Para realizar la copia antes de grabar hay que copiar los datos de la columna origen a
la columna destino y esto se puede realizar de dos maneras posibles:
-
Utilizando funcionalidad Excel
Pulsando el botn
, este copiar todos los valores visualizados de origen en
destino
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Por ultimo, para copiar definitivamente los datos seleccionados, hay que pulsar el
botn
.
Pgina 122 de 130


4.
INFORMES DE SISTEMA BPC

Desde el entorno SAP BPC para Excel, en concreto desde el men eAnalizar Abrir
Biblioteca de Informes, se acceder a los informes creados para el Sistema de Informacin

de BPC:
Se abrir la siguiente ventana desde la que se seleccionar el informe oportuno:
Con independencia del informe seleccionado, el funcionamiento es similar en todos

ellos.
Pgina 123 de 130


Se seleccionarn, en primer lugar los parmetros de seleccin, y se pulsar

para actualizar el periodo de referencia en virtud de los mismos.
La informacin que ofrecen unos y otros es diferente.
En todos ellos existe la posibilidad de ocultar columnas a travs de los iconos
situados en la parte superior de las columnas.
Ninguno de ellos permitir la grabacin de datos ni la modificacin de los mismos.
Los informes de nombre ALV_Plurianuales y Comparativas por Entidad posibilitan la
copia de las columnas en otra hoja para permitir al usuario el clculo de totales y subtotales a
travs de tablas dinmicas de Excel. El modo de proceder es el mismo para cualquiera de los
cuatro informes:
Una vez introducidos los parmetros de seleccin y refrescado el periodo de

referencia, se pulsar
, y en la Hoja 1 de cada informe, se copiarn todas las filas:
Pgina 124 de 130


Existen, de momento, los siguientes informes:

-
ALV_Plurianuales_Subtotales:
Los datos informados son los diferentes importes presupuestados para el ejercicio a
presupuestar y las cuatro anualidades.
Pgina 125 de 130


ALV_Plurianuales_Subtotales_Conso: mismo informe que el anterior pero con

datos consolidados:
Al igual que ocurra en el informe anterior, se muestran los datos presupuestados para
el ejercicio a presupuestar y las 4 anualidades.
Pgina 126 de 130


Comparativas de versiones:
Compara los datos presupuestados por versin y muestra los porcentajes de

evolucin, segn el tipo de dato seleccionado.
Pgina 127 de 130


Comparativas de versiones_Conso: mismo informe que el anterior pero con datos

consolidados.
Listado de Datos Maestros:
Navegando por las diferentes hojas de trabajo se acceder a toda la informacin

ofrecida por el informe, en este caso, a las propiedades de las distintas clasificaciones y la
versin.
Pgina 128 de 130


Listado de Fuentes de Financiacin asignadas a partidas de ingreso
Los datos informados son las Fuentes de Financiacin con las partidas de ingreso que
tienen asignadas para el ejercicio a presupuestar y las cuatro anualidades.
Listado de Partidas de ingreso asignadas a Fuentes de Financiacin
Los datos informados son las Partidas de ingreso con las Fuentes de Financiacin que
tienen asignadas para el ejercicio a presupuestar y las cuatro anualidades.
Pgina 129 de 130


En la carpeta de EJER_CORRIENTE tenemos los siguientes informes:
Similares a los explicados anteriormente pero con seleccin de datos histricos con otros tipo
de dato, correspondientes al ejercicio en ejecucin.
Pgina 130 de 130


Mu Presupuestación BPC Descentralizado v3

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Elaboracin del Presupuesto en BPC

Junta Castilla y Len:

Manual Usuario Descentralizado

HISTORIA DEL DOCUMENTO

Primera versin: versin 7.5. NW

Manual Usuario Descentralizado

Bottom Up de Gastos ..................................................................................67

Informe Bottom Up de Ingresos...................................................................78

2.5.1.2.1. Informe Fuentes de Financiacin-Partidas Ingreso ...............................81

Informe Top 1er nivel por Seccin Captulo ................................................86

Top 2 nivel por Servicio y captulo .............................................................92

2.5.2.3. Down (3er y ltimo nivel) .............................................................................97

Informe de Presupuesto Consolidado ....................................................... 109

3. COPIA Y BORRADO DE DATOS TRANSACCIONALES ........................................... 112

INFORMES DE SISTEMA BPC ................................................................................... 123

Manual Usuario Descentralizado

1.1. Conexin a SAP BPC para Excel

A. El acceso al sistema se realizar a travs de icono del escritorio

B. Se seleccionar el Asistente de Conexin:

Manual Usuario Descentralizado

C. En la ventana emergente ser necesario introducir el nombre del servidor y se

Manual Usuario Descentralizado

D. En la nueva ventana se especificar el nombre de usuario, contrasea y dominio

Manual Usuario Descentralizado

E. A continuacin, se seleccionar en el desplegable el Conjunto de Aplicaciones

Manual Usuario Descentralizado

F. Para finalizar ser recomendable verificar en la pantalla Resumen que el Conjunto

G. Una vez hecho lo anterior, debern seleccionarse el Conjunto de Aplicaciones y la

Manual Usuario Descentralizado

permitir, en caso necesario, modificar el nombre del servidor o

del usuario inicindose la conexin.

nos dar informacin del servidor y la aplicacin a la que nos

El Trabajar fuera de lnea

no tiene utilidad actualmente.

H. La siguiente pantalla aparecer en caso de que la conexin se haya realizado con

Manual Usuario Descentralizado

Manual Usuario Descentralizado

1.2. Conexin a SAP BPC para WEB

Se introducir el usuario y la contrasea (siempre por delante del usuario el dominio

Manual Usuario Descentralizado

. Se habr accedido de esta forma a SAP BPC para Web:

Manual Usuario Descentralizado

Principales funcionalidades del Panel de Acciones:

La seccin Iniciar sesin presentar el usuario

La seccin VC (siglas de Current View o Vista

Tareas BPC: mostrar la lista de Tareas

Iniciar informes de sistema BPC: informes de

Mis ajustes: se utilizar para modificar el idioma

Biblioteca de Contenidos: para la publicacin de

Informes en tiempo real o live reporting

Esta seccin contendr links a otros

Con independencia de la tarea en la que nos encontremos, se podr navegar hasta la

, incluso avanzar o retroceder en las tareas utilizando

Manual Usuario Descentralizado

FORMULARIOS DE ENTRADA DE DATOS

Formularios de entrada de datos Informes de datos: mientras que en los primeros se

Segn el acceso de usuarios: formularios/informes a los que acceden usuarios de tipo

Formularios/informes de partida y formularios/informes a los que se accede

Manual Usuario Descentralizado

2.1. Acceso a los formularios

Por el tipo de plantilla formularios de entrada de datos o informes. Mientras que el

Por el acceso Formulario/informe de partida o formulario/informe al que se accede

Por el tipo de usuario Formularios/informes de usuario centralizado y