ACTIVIDAD 2: INVESTIGACION SOBRE LOS TIPOS DE SISTEMAS DE

INFORMACION QUE SOPORTAN LOS PROCESOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA

JOHN FITZGERALD KENNEDY DE FACATATIVA

Realizado por: JAIRO WILLIAM SANTOS GACHANCIPA

Docente: ASTRID VICTORIA CARDENAS CHICANGANA

Facatativ Cundinamarca

Agosto de 2016

Siempre he encontrado los planes intiles, pero la planificacin es indispensable

-- Dwight Eisenhower

Para nadie es hoy da inevitable reconocer que vivimos en una sociedad que est inmersa en
el desarrollo tecnolgico, donde el avance de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin
(TIC) han cambiado nuestra forma de vida, impactando en muchas reas del conocimiento. En el
rea educativa, las TICs han demostrado que pueden ser de gran apoyo tanto para los docentes,
como para los estudiantes. La implementacin de la tecnologa en la educacin puede verse slo
como una herramienta de apoyo, no viene a sustituir al maestro, sino pretende ayudarlo para que el
estudiante tenga ms elementos (visuales y auditivos) para enriquecer el proceso de enseanza
aprendizaje. Ahora ya no es suficiente adquirir un conocimiento o dominar una tcnica sino es
necesario que el alumno sea capaz cognitivamente y sobre todo, en las otras capacidades: motrices,
de equilibrio, de autonoma personal y de insercin social.

Vamos a partir de los temas a que hace referencia el Ministerio de Educacin Nacional MEN
(2008), Las instituciones educativas tienen que enfrentar enormes desafos que estn relacionados
con los nuevos requerimientos y las exigencias que implica la modernizacin para brindar una
atencin pertinente a toda la poblacin, que garantice la participacin de toda la comunidad
educativa en cada uno de sus procesos, en donde los estudiantes, los padres de familia y la
comunidad cada vez adquieren mayor protagonismo.

Por esa razn las instituciones deben garantizar las herramientas que permitan hacer uso de
las nuevas tecnologas y maneras de comunicacin oral y escrita; en la recopilacin, uso y

anlisis de una gran cantidad de informacin que debe estar almacenada como fuente de consulta
y de datos para los diferentes usuarios. Por ello, en los procesos de mejoramiento institucionales
se tienen que considerar, estos elementos para fortalecer las instituciones.
Las principales transformaciones que se deben dar en una Institucin Educativa se deben
centrar en las gestiones institucionales, que se expresan en sus distintas dimensiones directiva, de
comunidad, pedaggica, administrativa y financiera en donde se llevan a cabo todos los procesos
con el fin de fortalecer la institucin para lograr altos ndices de calidad en cada una de las
gestiones y as desarrollar la capacidad para articular sus procesos internos y concentrar todos sus
esfuerzos hacia la consolidacin de un Proyecto Educativo Institucional (PEI) que posibilite
alcanzar el desempeo esperado en los estudiantes.

La investigacin de los procesos de negocio, estratgicos y misionales se hace en la Institucin

Educativa Municipal John F. Kennedy de Facatativ, que es una institucin educativa de carcter
oficial, ofrece enseanza bsica y media vocacional, tiene modalidad tcnica en las reas de
Gestin Ambiental, inicio un proceso de articulacin con el SENA en el presente ao en esta
modalidad. La Institucin Educativa cuenta con dos sedes, en la sede principal de secundaria
(Bsica y media) presta el servicio educativo con 945 estudiantes repartidos en dos jornadas
maana y tarde

Tambin en la sede principal se ofrece la formacin de jvenes y adultos en la noche.

Ninguno de los estudiantes matriculados pagan los servicios educativos gracias a la poltica de
gratuidad del gobierno.

PROCESOS INSTITUCION EDUCATIVA JOHN F. KENNEDY FACATATIVA

PROCESOS DE NEGOCIO

En la actualidad los principales procesos de negocio de una Institucin Educativa se centran en

los procesos sistemticos que se llevan a cabo al interior de los Establecimientos y que tienen
como fin fortalecer la Institucin y sus proyectos para enriquecer los procesos acadmicos,
directivos, comunitarios y administrativos. La Gestin escolar se lleva a cabo en cuatro reas de
gestin: rea directiva, rea de gestin pedaggica o acadmica, rea de gestin de la comunidad
y el rea de gestin administrativa y financiera. La importancia que tiene cada una de estas
gestiones en el mejoramiento de la calidad educativa es de gran envergadura, ya que es la nica
manera de encaminar cada centro educativo hacia el desarrollo social, centrado en los alumnos
como seres humanos que deben adquirir las competencias bsicas para las nuevas demandas
laborales, tcnicas, tecnolgicas y profesionales en los diferentes sectores de la sociedad.
DIAGRAMA DE CASO DE USO DE LA GESTION ESCOLAR

PROCEDIMIENTO DE
Objetivo: Establecer los parmetros a seguir para la
realizacin de las compras en la I.E.M. John F.
Kennedy, optimizando los recursos disponibles.
Responsables: Rector

COMPRAS
Alcance: Aplica desde la determinacin de necesidades de recursos
hasta la verificacin de su pertinencia que permitan satisfacer las
necesidades de la comunidad educativa.
Participantes: Secretaria de Educacin Rector, Tesorero, Contador,
Consejo Directivo, Proveedores.

PROVEEDORES

ENTRADAS

ACTIVIDADES

SALIDAS

CLIENTES

MEN
Secretara de
Educacin de
Facatativ

leyes, decretos,
circulares, Gua
ministeriales
recursos
financieros, talento
humano,
infraestructura,
servicios,
Capacitaciones.

P: Elaborar presupuesto
Diagnosticar de necesidades de
infraestructura
Definir los recursos para los
procesos y la prestacin del
servicio.

Presupuesto
Suministro de
recursos
(humano,
infraestructura,
ambiente de
trabajo)
rdenes de
compra

SEB, Consejo
directivo,
Procesos,
servicio
educativo y
Comunidad
educativa en
general.
Procesos,
servicio
educativo y
Comunidad
educativa en
general
Proveedores
de recursos y
Servicios.

H: Ejecutar el presupuesto
Solicitud y recibir recursos
provenientes de la secretaria de
educacin
Hacer Seguimiento a la
competencia y al desempeo del
personal.
Actualizacin de inventario e
identificacin de bienes muebles
Adquirir los insumos necesarios
para el funcionamiento de la
institucin.
Hacer mantenimientos de la
infraestructura

V: Evaluar y hacer seguimiento a

la ejecucin presupuestal
Evaluar el suministro y
proveedores segn requisitos
Seguimiento a la presentacin,
prstamo y estado de los
recursos.
A: Adiciones presupuestales
Cumplimiento y mejoramiento
continuo de los objetivos y metas
del proceso
Implementar acciones
correctivas, preventivas y de
mejora

Diagrama de Caso de Uso I.E.M.

Remitirse a entidades
oficiales y privadas

Gestin de recursos

Convocar al consejo directivo

Elaboracin del presupuesto

Comprar

Diagnstico de
necesidades
Institucionales

Priorizacin de
necesidades

Solicitud de
cotizaciones

Estudio y
seleccin
del
proveedor

Asignacin
de recursos

El rector va a realizar el proceso de compras, para esto debe hacer dos actividades distintas,
pero relacionadas. La primera consiste en gestionar recursos, para lo cual necesita remitirse ante
entidades oficiales y privadas. Una vez gestionados los recursos, se puede elaborar el presupuesto
Institucional, para lo cual es necesario convocar al consejo directivo. La segunda consiste en comprar,
para lo cual necesita diagnosticar las necesidades Institucionales, priorizar las necesidades, solicitar
cotizaciones, hacer un estudio detallado y seleccin del proveedor y asignar los recursos necesarios para
esto. Terminadas estas dos actividades el rector puede proceder a comprar. Es necesario que la primera
actividad se desarrolle primero que la segunda.

PROCESOS ESTRATEGICOS Y MISIONALES

Teniendo en cuenta las propuestas de cifras de orden nacional presentadas por el Ministro de
Hacienda y Crdito pblico, se puede pensar por los procesos que se han experimentado, que se
han venido implementando algunos desarrollos de los procesos de sistematizacin en las
Secretarias de Educacin municipales de la regin central colombiana. Al parecer la Secretaria
de Educacin del Municipio de Facatativ est integrada en este proceso; se conoce que se
fortalecen, se implementan y se promueven los mtodos de sistematizacin al interior de esta,
con los sistemas de Informacin de SIGMA, SIMAT, SIGA, entre otros.

PROCESOS
ESTRATGICOS

REVISION POR
LA DIRECCIN

EVALUACION
ANLISIS Y
MEJORA

PLANEACIN
ESTRATGICA

PROCESOS
MISIONALES

ACOMPAAMIENT
O Y BIENESTAR
ESTUDIANTIL

ADMISIONES Y
MATRCULAS

GESTIN
CALIDAD

PRACTICAS
PEDAGOGICAS

GESTIN
COMUNITARI
A

DISEO
CURRICULAR

PRINCIPALES TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN QUE

PRINCIPALES TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN QUE SOPORTA LA
INSTITUCIN EDUCATIVA JOHN F. KENNEDY

CONCLUSIONES
Los sistemas de gestin educativa son necesarios porque permiten aprovechar y desarrollar el
potencial que poseen dentro de las Instituciones Educativas, el recurso humano, el recurso
econmico, el recurso fsico, con miras a renovar las estrategias y las proyecciones que permitan

tomar decisiones gerenciales para optimizacin de los diferentes recursos y para el mejoramiento
de la calidad.
Las instituciones educativas actuales tienen claro que pueden ser ms flexibles y productivas si
coordinan sus procesos de negocios ms estrechamente e integran, en algunos casos, estos
procesos de manera que se enfoquen ms en la administracin eficiente de sus recursos y
servicios a todo el personal que concierne a su entorno.
Los sistemas de informacin, proporcionan escenarios tecnolgicos que las instituciones pueden
integrar y coordinar para sus principales procesos internos de negocios. Abordan el problema de
la ineficiencia organizacional creando por los sectores aislados de informacin, procesos de
negocios y tecnologa.
La informacin educativa permite realizar los anlisis y diagnsticos para la toma de decisiones
de poltica educativa tanto macro como especficas en diversos aspectos de una institucin
Educativa.
Los sistemas de informacin son una herramienta fundamental y de apoyo en la automatizacin y
la organizacin de la informacin, dentro de las Instituciones Educativas.
Los diagramas de casos nos permiten esquematizar lo que pasa en la interaccin con el sistema y
evidenciar su funcionalidad.
El Ministerio de Educacin Nacional ha venido enseando a las instituciones educativas del pas
la importancia de tener y mantener una estructura de gestin de la informacin, que parta de las
polticas pblicas de organizacin, mejoramiento y calidad. Las mejores empresas funcionan
porque hacen un debido trabajo en equipo y porque funcionan con los ms rigurosos principios
de calidad y la empresa educativa no puede quedarse aislada de esta modernizacin sistemtica.

REFERENCIAS
CV-UDES. (2014). Sistemas de Gestin para Educacin, Mediados por TIC. Libro Electrnico
multimedial. Cap 3. Recuperado el 20 de Febrero de 2014, de
http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Documentos/cap3/Capitulo_Co
mpleto.pdf

CV-UDES. (2014). Sistemas de Gestin para Educacin, Mediados por

TIC. Libro
Electrnico multimedial. Cap 3. Documentos anexos. Recuperado el 20 de Febrero de 2014, de
http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Documentos/Anexos/Cap3/2.p
df
Ministerio de Educacin Nacional (2014) sistemas de informacin. Recuperado 22 de Febrero de
2014, de http://www.mineducacion.gov.co/1621/w3-propertyvalue-44150.html
Ministerio de Educacin de Colombia. Sistemas de Informacin del Sector Educativo. Tomado
de: http://www.mineducacion.gov.co. Parra, C. (2013). Sistemas de gestin para educacin
mediados por TIC. Universidad de Santander. Colombia. Recuperado
de:http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Multimedia/Libro_Complet
o.html