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INSTRUES DE PREENCHIMENTO
Esta planilha tem como finalidade auxiliar as instituies interessadas no processo de aquisio de um software para apoio s
atividades da Procuradoria Geral do Municpio de Belo Horizonte.
Mais informaes sobre os requisitos aqui detalhados esto localizadas nos documentos:
- Termo de Referncia
- Especificao de Requisitos
- Especificaes de Casos de Uso
IMPORTANTE
obrigatrio o preenchidamento dessa planilha, e anex-la na proposta comercial.
NECESSRIO PREENCHER APENAS A COLUNA DE DISPONIBILIDADE,CONFORME OPES DE RESPOSTAS NO QUADRO ABAIXO
ID
ID do Requisito
Descrio
Descrio do Requisito
Classificao
Disponibilidade
Pontuao
Disponibilidade do requisito:
- Nativo
- Curto Prazo
- Mdio Prazo
- Longo Prazo
- No Disponvel
TOTAL
Pontuao
ID
RFC2001W
Descrio
Classificao
RFC2002W
Essencial
RFC2003W
Encaminhamento de processos e documentos entre gerncias tais como ofcio, petio, designao especial,
expediente, parecer, etc.
Essencial
RFC2004W
Essencial
RFC2005W
Essencial
RFC2006
Cadastro de Procurador
Essencial
RFC2007W
Essencial
RFC2008W
Essencial
RFC2009W
Essencial
RFC2010W
Essencial
RFC2011W
Essencial
RFC2012
Possibilitar integrao com rgos externos (Tribunais, Receita Federal, Secretarias Municipais, Cartrios).
Desejvel
RFC2013W
- petio;
- embargo;
- mandado;
- pea recursal;
- designao especial;
- documento para acerto de crdito;
- ofcio com informao do dbito para habilitao de falncia;
- ofcio com informao de designao de qual procurador da GAEF dever acompanhar o processo;
- petio para solicitar ao Frum a Certido de Fatos;
- petio de extino sem nus para cada processo judicial.
Essencial
3 de 48
RFC2014
RFC2015W
RFC2016
RFC2017W
Desejvel
Desejvel
Essencial
Essencial
Analisar e distribuir de forma automtica o processo judicial para as gerncias de acordo com a matria,
possibilitando tratamento de excees.
RFC2018W
Essencial
O que consiste a anlise? A partir dos parmetros do processo o sistema deve conseguir decidir para onde
distribuir, seno a distribuio deve ser feita manualmente pelo usurio (exceo).
RFC2019W
Essencial
4 de 48
ID
Descrio
Classificao
RFC1001
Essencial
RFC1002
Essencial
RFC1003
Essencial
RFC1004
Cadastrar Gerncia.
Essencial
RFC1005
Essencial
RFC1006
Essencial
RFC1007
Cadastrar publicao.
Essencial
RFC1008W
Essencial
RFC1009W
Essencial
RFC1010W
Enviar aos procuradores alerta de digitalizao de partes faltantes do processo (autos) obtidas nos
Essencial
fruns.
RFC1011W
RFC1012W
Enviar aos procuradores alerta de digitalizao de Documentos obtidos nas secretarias municipais
Essencial
a partir de ofcios e notificao ao gerente GEAC correspondente.
RFC1013W
Possibilitar trmite de ofcios e demais documentos entre as secretarias municipais com a GEAC.
Desejvel
RFC1014
Essencial
RFC1015W
RFC1016
RFC1017W
RFC1018W
RFC1019W
RFC1020W
RFC1021W
RFC1022W
RFC1023W
RFC1024W
RFC1025W
Essencial
Essencial
Essencial
Essencial
Essencial
Essencial
Essencial
Essencial
Essencial
Essencial
Importante
Essencial
5 de 48
RFC1026W
RFC1027W
RFC1028
Essencial
Essencial
Importante
Essencial
Nota: o enviar neste contexto o registro do envio e no o envio propriamente dito. Esse requisito
no envolve integrao com TCE-TJMG-MP.
RFC1030W
Essencial
RFC1031
Essencial
RFC1032W
Incluir ofcio para obter informaes das secretarias municipais sobre expedientes, com envio de
alerta.
Essencial
RFC1033
Integrao com a ASCOM, secretaria responsvel pelo DOM, para envio automtico das
publicaes.
Desejvel
RFC1034W
Receber da GEPEX ofcio e expedientes para obter informaes das secretarias municipais sobre
expedientes.
Essencial
RFC1035W
Possibilitar controle de trmite de ofcio e expediente para obter informaes das secretarias
municipais sobre expedientes entre GEAC e secretarias municipais.
Essencial
RFC1036W
Incluir documento recebido das secretarias municipais e enviar alerta para a GEPEX informando
digitalizao dos documentos recebidos .
Essencial
RFC1037W
Essencial
RFC1038
Emisso de etiqueta para substituir o carimbo de registro, para que seja colada no contrato, no
dispensando a assinatura do documento fsico.
Importante
RFC1039W
RFC1040W
RFC1041W
RFC1042
Essencial
Essencial
O sistema dever possibilitar que seja elaborado um ofcio com informao de designao de qual
Essencial
procurador da GAEF dever acompanhar o processo.
O sistema dever possibilitar a importao de processos cadastrados no sistema SF 34.
Essencial
6 de 48
RFC1043W
O sistema dever possibilitar que o usurio saiba se a informao de rgo de fora da PGM foi
fornecida em tempo hbil.
Essencial
RFC1044W
O sistema dever possibilitar que seja informado pela GEPJ se os clculos de um determinado
processo esto adequados.
Essencial
RFC1045W
O sistema dever possibilitar a assinatura de uma designao especial por parte do Procurador
Geral.
Essencial
RFC1046W
RFC1047
Essencial
Essencial
Essencial
Essencial
Cadastrar Parte 1
RFC1050
Essencial
7 de 48
ID
Descrio
Classificao
Consulta base de conhecimento utilizando como argumento dados da folha de indexao de documentos.
RFC3001W
Essencial
Por exemplo: Tipo de Documento, Natureza de Ao, Nmero do Processo Judicial, Nmero do Processo Administrativo, Tipo
de Ao, Matria ou Assunto) e parte do texto que se encontram nos documentos digitalizados.
RFC3002W
Importante
RFC3003
Importante
RFC3004
Importante
RFC3005
Importante
RFC3006
Importante
RFC3007
Relatrio grfico sobre porcentagens de aes vencidas e perdidas por procurador, em um determinado intervalo de tempo.
Importante
RFC3008
Relatrio grfico sobre porcentagens de aes vencidas e perdidas por gerncia, em um determinado intervalo de tempo.
Importante
RFC3009W
Importante
Exemplo: na folha de indexao temos um campo de tipo de documento. Uma consulta a quantitativo por esse campo vai
informar quantos documentos de cada tipo existem.
Importante
RFC3011W
Consultar andamento dos processos e poder visualizar os seguintes campos do processo: origem (pessoa e rea), situao,
destino, responsvel e prazo.
Importante
RFC3012W
Importante
8 de 48
RFC3013
Importante
RFC3014
Pesquisar contratos por parmetros variados para fornecer informaes referentes a contratos.
Importante
RFC3015
Importante
Forma de clculo:
(Data de entrada das CDAs e peties iniciais) menos (Data de retorno dos comprovantes de ajuizamento)
Importante
Indicador de desempenho de tempo de recebimento do(s) documento(s) e repasse ao procurador ou gerncia de destino.
RFC3017
Forma de clculo:
(Data da chegada do(s) documento(s) na GEAC) menos (data repasse ao procurador ou gerncia responsvel)
Importante
Indicador de desempenho de tempo de solicitao de processo(s), para os casos de documento(s) no digitalizados que
esto dentro da PGM.
RFC3018
Importante
Forma de clculo:
(Data da chegada do documento na GEAC) menos (Data de solicitao do processo gerncia detentora do processo)
Indicador de desempenho de tempo despendido na obteno do(s) documento(s) em rgos externos, conforme solicitao.
RFC3019
Forma de clculo:
(Data da solicitao de busca do(s) documento(s)) menos (data de entrega ao procurador ou gerncia solicitante).
Importante
Indicador de desempenho de tempo de digitalizao dos documentos emitidos pela PGM e repassados ao destinatrio.
RFC3020
Forma de clculo:
(Data de recebimento do(s) documento(s) de outra(s) gerncia(s) da PGM) menos (data de sada atestada pelo comprovante
emitido pelo rgo de destino)
Importante
9 de 48
Forma de clculo:
(Volume de retorno da reviso de qualidade) proporcional ao (volume total de documentos digitalizados)
Importante
Forma de clculo:
(Data de entrada do documento na PGM) menos (a data de resposta pelo procurador ou gerncia responsvel.)
Importante
Forma de clculo:
(Data de envio do(s) documento pela GEAC) menos a (data do recebimento formal da gerncia receptora no sistema)
Importante
Forma de clculo:
(Data de envio do(s) documento pela GEAC) menos (a data de resposta pelo procurador ou gerncia)
Importante
Frmula de clculo:
(Data de solicitao da reviso dos clculos) menos a (data de entrega pela GEPJ)
Importante
Forma de clculo:
(Data de recebimento da reviso dos clculos) menos a (data de concluso da elaborao do embargo de contestao).
Importante
Forma de clculo:
(Data de recebimento da publicao) menos (data de concluso da petio).
Importante
10 de 48
Forma de clculo:
(Data da entrada do mandado na GEAC) menos (a data de sada da PGM para pagamento).
Importante
Importante
(Data de recebimento do RPV ou Precatrio pela gerncia responsvel) menos (a data de repasse da documentao a GEAC).
Forma de clculo:
(Data de solicitao da reviso do valor do RPV na GEPREC) menos (a data de retorno gerncia solicitante).
Importante
Forma de clculo:
(Volume de causas com resultado favorvel a PGM) proporcional ao (volume de processos concludos)
Importante
Forma de clculo:
(Volume dos dbitos recebido) proporcional ao (montante total a receber dos processos concludos)
Importante
Forma de clculo:
(Data de solicitao da elaborao de ofcio pelo procurador) menos (a data de envio do ofcio a GEAC)
Importante
Forma de clculo:
Nmero de processos atribudo por procurador.
Importante
11 de 48
ID
Descrio
Classificao
RFC4001E
Essencial
RFC4002E
Essencial
RFC4003E
Importante
Importante
Dossis/processos encerrados devero ser reabertos para receber novos documentos.
Possibilitar registro de mltiplas entradas para um documento digital (objeto digital) em mais de
um dossi/processo ou pasta, sem duplicao fsica desse documento.
RFC4005E
Importante
RFC4006E
Essencial
RFC4007E
Importante
RFC4008E
Prever que os documentos integrantes do processo digital recebam numerao seqencial sem
falhas, no se admitindo que documentos diferentes recebam a mesma numerao.
Essencial
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Este requisito tem por objetivo impedir a excluso no autorizada de documentos de um processo.
Importante
Casos especiais que autorizem a renumerao devem obedecer legislao especfica na devida
esfera e mbito de competncia.
RFC4010E
Essencial
RFC4011E
Essencial
RFC4012E
Essencial
RFC4013E
Essencial
Essencial
Prever o desarquivamento para reativao dos processos por usurio autorizado obedecendo
procedimentos legais e administrativos.
RFC4015E
Essencial
Para manter a integridade do processo somente o ltimo volume receber novos documentos ou
peas.
RFC4016E
Desejvel
13 de 48
RFC4017E
Permitir a associao de dados aos volumes e deve restringir a incluso e a alterao desses
mesmos dados somente a usurios autorizados.
Essencial
RFC4018E
Essencial
RFC4019E
RFC4020E
Essencial
RFC4021E
Permitir que um volume seja encerrado atravs de procedimentos regulamentares e somente por
usurios autorizados.
Importante
Assegurar que, ao abrir um novo volume, o volume precedente seja automaticamente encerrado.
RFC4022E
Apenas o volume produzido mais recentemente pode estar aberto, todos os outros volumes
existentes nesse dossi/processo tm que estar fechados.
Importante
RFC4023E
RFC4024E
RFC4025E
Importante
RFC4026E
Importante
RFC4027E
Essencial
Importante
14 de 48
RFC4028E
RFC4029E
Essencial
Desejvel
RFC4030E
RFC4031E
RFC4032E
Registrar na trilha de auditoria todas as alteraes efetuadas nos dados dos documentos ou
dossis/processos convencionais e hbridos.
Importante
Essencial
Importante
Exemplo 1: verses diferentes de um documento podem pertencer a processos diferentes.
RFC4034E
Manter o identificador nico do documento e o controle de verses deve ser registrado em campos
Importante
especficos no banco de dados.
A soluo tem que oferecer meios para a execuo da captura de documentos. A captura tem que
garantir a execuo das seguintes funes:
RFC4035E
Essencial
15 de 48
RFC4037E
Essencial
Essencial
O formato do nmero identificador atribudo pelo sistema deve ser definido no momento da
configurao do sistema.
RFC4038E
Importante
O identificador pode ser numrico ou alfanumrico, ou pode incluir os identificadores encadeados
das entidades superiores no ramo apropriado da hierarquia.
- ser atribudo pelo usurio e validado pelo sistema antes de ser aceito.
Importante
Uma opo seria gerar o nmero identificador automaticamente, mas nesse caso, ocult-lo do
usurio, permitindo a este introduzir uma seqncia no necessariamente nica como um
identificador. O usurio empregaria essa seqncia como um identificador, mas o sistema a
consideraria como dado pesquisvel, definido pelo usurio.
RFC4040E
Tem que prever a adoo da numerao nica de processo e/ou documentos oficiais de acordo
com a legislao especfica a fim de garantir a integridade do nmero atribudo ao processo e/ou
documento na unidade protocolizadora de origem.
Essencial
16 de 48
Deve ser capaz de relacionar o mesmo documento digital (objeto digital) a mais de um dossi ou
processo, sem duplicao fsica do mesmo.
RFC4041E
Por exemplo, uma lista de alunos aprovados em concurso de doutorado de uma determinada
universidade estar associada ao dossi Concurso doutorado 2005 e aos diferentes dossis de
cada aluno aprovado.
Importante
Quando um documento digital estiver associado a mais de um dossi, o sistema dever criar um
registro para cada referncia desse documento. Cada registro estar vinculado ao mesmo objeto
digital.
Sempre que um documento tiver mais de uma verso, o sistema tem que permitir que os usurios
selecionem pelo menos uma das seguintes aes:
- registrar todas as verses do documento como um s documento; (Exemplo: um documento final
com histrico de mudanas)
RFC4042E
Importante
- registrar uma nica verso do documento como um documento;
(Exemplo: uma nica verso pertencer a um processo/dossi)
- registrar cada uma das verses do documento, separadamente, como um documento.
(Exemplo: verses diferentes do documento pertencerem a processos diferentes)
- tratar o documento como uma unidade indivisvel, assegurando a relao entre os objetos
digitais;
- preservar a integridade do documento, mantendo a relao entre os objetos digitais;
- garantir a integridade do documento quando da recuperao, visualizao e gesto posteriores;
- gerenciar a destinao de todos os objetos digitais que compem o documento como uma
unidade indivisvel.
Essencial
17 de 48
Um sistema tem que proporcionar a captura em lote de documentos gerados por outros sistemas.
Esse procedimento tem que:
RFC4044E
Desejvel
RFC4045E
Essencial
RFC4046E
Essencial
RFC4047E
- calendrios eletrnicos;
- informaes de outros aplicativos: contabilidade, folha de pagamento, desenho assistido por
computador (CAD);
- documentos em papel digitalizados por meio de escner;
- documentos sonoros;
- videoclipes;
- diagramas e mapas digitais;
- dados estruturados (EDI);
- bases de dados;
- documentos multimdia.
Essencial
A lista de documentos, que um sistema tem que suportar, ir variar de rgo para rgo.
Essencial
18 de 48
Permitir que um documento composto seja capturado de qualquer uma das duas formas
seguintes:
RFC4049E
RFC4050E
Importante
Ser capaz de incluir novos formatos e arquivos medida que forem sendo adotados pelo rgo ou
Essencial
entidade.
RFC4051E
- abertura do dossi;
- arquivamento do dossi/processo;
- desarquivamento de dossi/processo;
- incluso de documento em um dossi/processo.
Importante
Importante
RFC4053E
Permitir que um usurio autorizado altere o prazo ou destinao prevista em um item da tabela de
temporalidade e destinao de documentos e garantir que a alterao tenha efeito em todos os
Importante
documentos ou dossis/processos associados quele item.
RFC4054E
Importante
19 de 48
A soluo tem que prover funcionalidades para elaborao de relatrios que apiem a gesto da
tabela de temporalidade e destinao, incluindo a capacidade de:
RFC4055E
Desejvel
Quando um documento digital (objeto digital) estiver associado a mais de um dossi ou processo,
e tiver prazos de guarda diferentes associados a ele, o sistema tem que automaticamente verificar
todos os prazos de guarda e destinaes previstas para esse documento e garantir que o mesmo
seja mantido em cada dossi/processo pelo tempo definido na tabela de temporalidade e
destinao de documentos, de forma que:
RFC4056E
Desejvel
Nesse caso o registro do documento com prazo mais curto tem que ser removido, mas o
documento mantido no sistema. Quando um documento digital estiver associado a mais de um
dossi ou processo, o sistema dever criar um registro para cada referncia desse documento.
Cada registro estar vinculado ao mesmo objeto digital.
No momento da eliminao, o objeto digital no poder ser eliminado sem antes se verificar a
temporalidade de todas as referncias associadas a ele. O objeto digital s poder ser eliminado
quando os prazos de guarda de todas as referncias tiverem sido cumpridos. Antes disso, s se
pode fazer a eliminao de cada registro individualmente.
RFC4057E
Exportar documentos e dossis/processos digitais e seus dados para outro sistema dentro ou fora
Desejvel
do rgo ou entidade.
20 de 48
RFC4058E
Quando a soluo exportar os documentos e dossis/processos de uma classe para executar uma
ao de transferncia ou recolhimento, tem que ser capaz de exportar todos os documentos e
Desejvel
dossis/processos da classe includos na ao de destinao, com seus respectivos volumes,
documentos e dados associados.
Desejvel
Desejvel
RFC4061E
Ser capaz de exportar dados nos formatos previstos pelo padro de interoperabilidade do governo
Desejvel
eletrnico (e-Ping).
RFC4062E
Ser capaz de exportar todos os tipos de documentos que est apto a capturar.
Desejvel
RFC4063E
Produzir um relatrio detalhando sobre qualquer falha que ocorra durante uma exportao. O
relatrio tem que identificar os documentos e dossis/processos que tenham originado erros de
processamento ou cuja exportao no tenha sido bem sucedida.
Desejvel
RFC4064E
Conservar todos os documentos e dossis/processos digitais que tiverem sido exportados, pelo
menos at que tenham sido importados no sistema destinatrio com xito.
Desejvel
Desejvel
O Administrador deve indicar o subconjunto de dados que dever ser mantido.
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Este requisito se aplica principalmente nos casos em que feita exportao para transferncia ou
recolhimento para instituio arquivstica pblica. Nesse caso, a listagem dever ser produzida no
formato estabelecido pela instituio arquivstica recebedora.
Desejvel
RFC4067E
Desejvel
RFC4068E
Desejvel
RFC4069E
Desejvel
RFC4070E
Desejvel
RFC4071E
Importante
RFC4073E
RFC4074E
Essencial
Essencial
Essencial
22 de 48
RFC4075E
Ser capaz de exibir / reproduzir o contedo de documentos que incluam imagem fixa, imagem em
movimento e som.
Essencial
RFC4076E
Proporcionar ao usurio formas flexveis de impresso de documentos com seus dados, incluindo
a possibilidade de definio dos dados a serem impressos.
Desejvel
RFC4077E
Essencial
Essencial
RFC4079E
Garantir que os documentos sem atribuio de grau de sigilo, importados a partir de fontes
externas ao sistema, estejam sujeitos s polticas de controle de acesso e de sigilo.
RFC4080E
Ser capaz de manter a marcao de sigilo original durante a importao de documentos marcados
Desejvel
com graus de sigilo, a partir de fontes externas ao sistema.
RFC4081E
Essencial
RFC4082E
Em caso de erro ou reavaliao, o administrador tem que ser capaz de alterar o grau de sigilo de
todos os documentos de um dossi/processo, numa nica operao.
Essencial
Essencial
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ID
Descrio
Classificao
RFC7001E
Fornecer os passos necessrios para o cumprimento de trmites preestabelecidos ou ad hoc. Nesse caso, cada passo significa o
deslocamento de um documento ou dossi/processo, de um participante para outro, a fim de serem objeto de aes.
Essencial
RFC7002E
Ter capacidade, sem limitaes, de estabelecer o nmero necessrio de trmites nos fluxos de trabalho.
Importante
RFC7003E
Disponibilizar uma funo para avisar a um participante do fluxo que um documento lhe foi enviado, especificando a ao necessria.
Essencial
RFC7004E
Permitir que fluxos de trabalho pr-programados sejam definidos, alterados e mantidos exclusivamente por usurio autorizado.
Essencial
Autorizar usurios individuais a redistribuir tarefas ou aes presentes em um fluxo de trabalho a um usurio ou grupo diferentes daquele
previsto.
RFC7005E
Essencial
Um usurio pode precisar enviar um documento a outro usurio, devido ao seu contedo ou no caso do usurio responsvel se encontrar em
licena.
RFC7006E
Essencial
RFC7007E
Registrar a tramitao de um documento a fim de que os usurios possam conhecer a situao de cada um no processo.
Essencial
RFC7008E
Gerir os documentos em filas de espera que possam ser examinadas e controladas pelo Administrador.
Essencial
RFC7009E
Ter a capacidade de deixar que os usurios visualizem a fila de espera de trabalho a eles destinado e que selecionem os itens a trabalhar.
Essencial
Um recurso de fluxo de trabalho deve fornecer fluxos condicionais de acordo com os dados de entrada do usurio ou os dados do sistema.
RFC7010E
Os fluxos que remetem o documento a um dos participantes dependem de uma condio determinada por um deles.
Essencial
Por exemplo, um fluxo pode levar um documento a um participante ou a um outro, conforme os dados de entrada do participante anterior; ou
a definio do fluxo pode depender de um valor calculado pelo sistema.
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O histrico de movimentao corresponde a um conjunto de dados de datas de entrada e sada; nomes de responsveis; titulo do
documento, providncias etc.
Essencial
RFC7012E
Permitir que usurios autorizados interrompam ou suspendam temporariamente um fluxo com o objetivo de executar outro trabalho. O fluxo
s prosseguir com a autorizao do usurio.
Importante
RFC7013E
Incluir processamento condicional, isto , permitir que um fluxo de trabalho seja suspenso para aguardar a chegada de um documento e
prossiga automaticamente quando este recebido.
Importante
RFC7014E
Poder associar limites de tempo a trmites e/ou procedimentos individuais em cada fluxo e comunicar os itens que expiraram de acordo com
tais limites.
Essencial
RFC7015E
Importante
Sempre que o participante for um grupo de trabalho, a soluo deve prever a forma de distribuio dos documentos entre os membros do
grupo.
RFC7016E
Importante
RFC7017E
Importante
RFC7018E
Fornecer meios de elaborao de relatrios completos para permitir que gestores monitorem a tramitao dos documentos e o desempenho
dos participantes.
Desejvel
RFC7019E
Um recurso de fluxo de trabalho tem que registrar a tramitao de um documento em seus dados. Os dados referentes tramitao devem
registrar data e hora de envio e de recebimento e identificao do usurio.
Essencial
RFC7020E
Manter verses dos fluxos alterados e estabelecer vnculos entre os documentos j processados ou em processamento nos fluxos alterados.
Importante
25 de 48
RFC7021E
RFC7022E
Assegurar que qualquer modificao nos atributos dos fluxos, como extino ou ampliao do nmero de pessoas ou extino de
autorizao, leve em conta os documentos vinculados.
Um recurso de fluxo de trabalho deve ser capaz de registrar o status de transmisso do documento, ou seja, se minuta, original ou cpia.
Essencial
Essencial
RFC7023E
Ser capaz de controlar as diversas verses de um documento que est sendo tramitado.
Importante
RFC7024E
Automatizar a produo de documentos por meio da exibio de formulrios e modelos pr-definidos pelo programa de gesto de
documentos.
Essencial
RFC7025E
Aceitar o contedo do documento, bem como as informaes que definem sua aparncia, mantendo as associaes entre os vrios objetos
digitais que compem o documento, isto , anexos e links de hipertexto.
Essencial
Permitir a insero de todos os dados, obrigatrios e optativos, definidos na configurao da soluo e garantir que se mantenham
associados ao documento. Os dados so:
RFC7026E
RFC7027E
Prever a insero dos dados obrigatrios, previstos em legislao especfica na devida esfera e mbito de competncia, no momento da
captura de processos.
Essencial
Importante
26 de 48
Deve utilizar tesauro ou vocabulrio controlado para apoiar a atribuio do dado assunto/descritor.
RFC7028E
RFC7029E
No caso da Administrao Pblica Federal, deve ser utilizada a Lista de Assuntos de Governo, conforme orientao dos Padres de
interoperabilidade do governo eletrnico (e-Ping).
Tem que garantir que os dados associados a um documento sejam alterados somente por administradores e usurios autorizados e
devidamente registrados em trilhas de auditoria.
Importante
Essencial
Deve ser capaz de inserir automaticamente os dados previstos no sistema para o maior nmero possvel de documentos, pois isso diminui as
tarefas do usurio do sistema e garante maior rigor na insero dos dados.
RFC7030E
Importante
Por exemplo, no caso de documentos com forma padronizada (formulrios, modelos de requerimentos, de memorandos etc) alguns dados
podem ser inseridos automaticamente, tais como: nmero identificador, ttulo, classificao, prazo de guarda.
Garantir a visualizao do registro de entrada do documento dentro do sistema com todos os dados inseridos automaticamente e os demais
a serem atribudos pelo usurio.
RFC7031E
Importante
Por exemplo, o sistema pode atribuir automaticamente o nmero identificador, a data de captura, o ttulo, o originador e requerer que o
usurio preencha os demais dados.
RFC7032E
Tem que garantir a insero de outros dados aps a captura. Por exemplo, data e hora de alterao e mudana de suporte.
Essencial
Deve prestar assistncia aos usurios no que diz respeito classificao dos documentos, por meio de algumas ou de todas as aes que se
seguem:
RFC7033E
- tornar acessvel ao usurio somente o subconjunto do plano de classificao que diz respeito sua atividade;
- indicar as ltimas classificaes feitas pelo usurio;
- indicar dossis que contenham documentos de arquivo relacionados;
- indicar classificaes possveis a partir dos dados j inseridos, como, por exemplo, o ttulo;
- indicar classificaes possveis a partir do contedo do documento.
Importante
RFC7034E
Deve permitir que um usurio transmita documentos a outro usurio para completar o processo de captura, no caso dos procedimentos
dessa captura serem distribudos entre vrios usurios.
Importante
RFC7035E
Emitir um aviso caso o usurio tente registrar um documento que j tenha sido registrado no mesmo dossi/processo.
Essencial
27 de 48
Permitir que, na fase de configurao, se opte por uma das seguintes operaes:
RFC7036E
- capturar mensagens de correio eletrnico aps selecionar quais sero objeto de registro;
- ou capturar automaticamente todas as mensagens de correio eletrnico.
Desejvel
RFC7039E
Acrescentar aos dados dos documentos convencionais informaes sobre a sua localizao. Essa informao s ser acessada por usurios
Essencial
autorizados.
RFC7040E
Ser capaz de reconhecer trs domnios para o controle dos procedimentos de gesto: espao individual, espao de grupo e espao geral.
Exemplos: espao individual: um determinado assessor, espao de grupo: uma determinada gerncia, espao geral: PGM.
Essencial
RFC7041E
Ser capaz de operacionalizar as regras estabelecidas pelo sistema de gesto de documentos nos espaos individual, de grupo e geral.
Essencial
RFC7042E
Impedir que o contedo de um documento seja alterado por usurios e Administradores, exceto nos casos em que a alterao fizer parte do
processo documental.
Essencial
RFC7043E
Deve poder emitir um aviso, no caso de se tentar capturar um documento incompleto ou inconsistente de uma forma que venha a
comprometer sua futura autenticidade.
Desejvel
RFC7044E
Deve poder emitir um aviso, no caso de se tentar capturar um documento em que a futura verificao de sua autenticidade no for vivel.
Desejvel
RFC7045E
Prover funcionalidades para definio e manuteno de tabela de temporalidade e destinao de documentos, associada ao plano de
classificao do rgo ou entidade.
Essencial
RFC7046E
Associar, automaticamente, ao dossi/processo o prazo e a destinao previstos para o documento foi inserido.
Importante
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RFC7047E
Essencial
RFC7048E
Importante
RFC7049E
Prover funcionalidades para informar ao usurio autorizado sobre os documentos ou dossis/processos que j cumpriram ou esto para
cumprir o prazo de guarda previsto.
Importante
Prover funcionalidades para gerenciar o processo de destinao, que deve ser iniciado por usurio autorizado e cumprir os seguintes passos:
RFC7050E
Importante
RFC7051E
Importante
RFC7052E
Prever, em determinados casos, dispositivo de aviso antes do incio da execuo de uma ao de destinao. Por exemplo, aviso ao
administrador caso um documento possua um determinado nvel de segurana.
Desejvel
RFC7053E
Pedir confirmao da eliminao a um usurio autorizado antes que qualquer ao seja tomada com relao ao documento e
dossi/processo e cancelar o processo de eliminao se a confirmao no for dada.
Essencial
RFC7054E
Avisar o usurio autorizado quando um documento ou dossi/processo que estiver sendo eliminado se encontrar relacionado a outro; os
sistemas tambm tm de suspender o processo at que seja tomada uma das medidas abaixo:
confirmao pelo usurio autorizado para prosseguir ou cancelar o processo;
produo de um relatrio especificando os documentos ou dossis/processos envolvidos e todas as ligaes com outros
documentos ou dossis/processos.
Essencial
RFC7055E
Quando um documento tem vrias referncias armazenadas no sistema, garantir que todas essas referncias sejam verificadas antes de
eliminar o objeto digital.
Essencial
29 de 48
RFC7056E
Produzir um relatrio detalhando qualquer falha que ocorra durante uma eliminao. O relatrio tem que identificar os documentos cuja
eliminao no tenha sido bem sucedida.
Desejvel
RFC7057E
Quando eliminar documentos ou dossis/processos hbridos, exigir do usurio autorizado a confirmao de que a parte sob forma
convencional dos mesmos seja eliminada tambm antes de confirmar a eliminao da parte sob forma digital.
Essencial
RFC7058E
Desejvel
Essencial
RFC7060E
Aplicar a mesma tabela de temporalidade e destinao de documentos para os documentos convencionais, digitais ou hbridos.
Desejvel
RFC7061E
Alertar o administrador sobre existncia e localizao de uma parte convencional associada a um documento hbrido que esteja destinado a
ser exportado, transferido ou eliminado.
Desejvel
RFC7062E
Desejvel
RFC7063E
Essencial
RFC7064E
Essencial
RFC7065E
Fornecer uma srie flexvel de funes que atuem sobre os dados relacionados com os diversos nveis de agregao (documento, unidade
de arquivamento e classe) e sobre os contedos dos documentos por meio de parmetros definidos pelo usurio, com o objetivo de localizar
e acessar os documentos e/ou dados, quer individualmente quer reunidos em grupo.
Essencial
RFC7066E
Executar pesquisa de forma integrada, isto , apresentar todos os documentos e dossis/processos, sejam eles digitais, hbridos ou
convencionais, que satisfaam aos parmetros da pesquisa.
Essencial
RFC7067E
Permitir que todos os dados de gesto de um documento ou dossi/processo possam ser pesquisados.
Importante
RFC7068E
Permitir que os contedos sob a forma de texto dos documentos possam ser pesquisados.
Essencial
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RFC7069E
Permitir que um documento ou dossi/processo possa ser recuperado por meio de um nmero identificador .
Essencial
Permitir que um documento ou dossi/processo possa ser recuperado por meio de todas as formas de identificao implementadas, incluindo
no mnimo:
RFC7070E
identificador;
ttulo;
assunto
datas
procedncia/interessado
autor/escritor/originador
classificao de acordo com o plano ou cdigo de classificao.
Importante
RFC7071E
Fornecer uma interface que possibilite a pesquisa combinada de dados e de contedo do documento por meio dos operadores booleanos:
E, OU e NO.
Essencial
RFC7072E
Permitir que os termos utilizados na pesquisa possam ser qualificados, especificando-se um dado ou o contedo do documento como fonte
de busca.
Importante
RFC7073E
Permitir o uso de perodos tpicos nos pedidos de pesquisa nos campos de data, como por exemplo: semana anterior, ms corrente etc.
Importante
Importante
O argumento de pesquisa Bra*il pode recuperar Brasil e Brazil.
O argumento de pesquisa Arq* pode recuperar Arquivo, Arquivstica etc.
RFC7075E
Permitir a utilizao de caracteres coringa e de truncamento direita para a pesquisa no contedo do documento.
Importante
RFC7076E
Proporcionar a pesquisa por proximidade, isto , que uma palavra aparea no contedo do documento a uma distncia mxima de outra.
Desejvel
RFC7077E
Desejvel
RFC7078E
Importante
31 de 48
RFC7079E
RFC7080E
Permitir que usurios autorizados configurem e alterem os campos default de pesquisa de forma a definir dados como campos de pesquisa.
Apresentar o resultado da pesquisa como uma lista de documentos e dossis/processos digitais, convencionais ou hbridos que cumpram os
parmetros da mesma e deve notificar quando o resultado for nulo.
Desejvel
Desejvel
Apresentar o resultado da pesquisa, um sistema tem que permitir ao usurio as seguintes opes:
RFC7081E
RFC7082E
Permitir que os documentos e dossis/processos apresentados em uma lista de resultados sejam selecionados e, em seguida, abertos por
meio de um clique ou toque de tela ou acionamento de tecla.
Essencial
Importante
Permitir a configurao do formato da lista de resultados de pesquisa pelo usurio ou administrador, incluindo recursos e funes tais como:
RFC7083E
Desejvel
Fornecer recursos que permitam a um usurio navegar para o nvel de agregao imediatamente superior ou inferior, como por exemplo:
RFC7084E
Desejvel
RFC7085E
Ser capaz de exibir em tela e de imprimir todos os dados associados aos documentos e dossis/processos resultantes de uma pesquisa.
Essencial
RFC7086E
Permitir a impresso de uma lista dos documentos e dossis/processos resultantes de uma pesquisa.
Essencial
RFC7087E
Essencial
RFC7088E
Permitir que todos os documentos de um dossi/processo sejam impressos em uma nica operao, na seqncia determinada pelo usurio. Desejvel
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Ser capaz de apresentar os documentos em outros formatos alm do nativo, tais como:
RFC7089E
Desejvel
RFC7090E
Ser capaz de realizar pesquisa e exibio de documentos e dossis/processos simultaneamente para diversos usurios.
Essencial
RFC7092E
Permitir que, sob controle do seu administrador, mecanismos de backup criem cpias de todas as informaes nele contidas (documentos
arquivsticos, dados e parmetros do sistema).
Desejvel
RFC7093E
Desejvel
RFC7096E
Ser capaz de agendar automaticamente os backups com periodicidade estipulada pelo administrador. Deve permitir cpias incrementais ou
completas.
Desejvel
Dispor mecanismos de assinatura digital das cpias de segurana assegurando a integridade dos dados e a identificao do responsvel
pelo procedimento.
RFC7097E
Desejvel
As assinaturas digitais possibilitam verificao de integridade inclusive em mdias que estejam off-site. Tais verificaes podem ser realizadas
sem o auxlio do sistema.
RFC7098E
Incluir funes para restituir os documentos de arquivo e dados a um estado conhecido, utilizando uma combinao de cpias restauradas e
rotinas de auditoria.
RFC7101E
Oferecer ferramentas de aumento de produtividade ao administrador, tais como, realizao de operaes sobre lotes ou grupos de usurios e
Desejvel
lotes de documentos digitais, agenda de tarefas, anlises de trilhas e gerao de alarmes.
Desejvel
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REQUISITOS DE SEGURANA
ID
Descrio
Classificao
RFC9001
Cadastro de Usurio
Essencial
RFC9002
Essencial
RFC9003
Essencial
RFC9004
Cadastro de Funcionalidades
RFC9005
RFC9006
RFC9007
RFC9008
Cadastro de Identificador de Usurio: Dever ser um identificador nico por usurio. Deve identificar
claramente o usurio.
RFC9009
RFC9010
Alterao de senha: Permitir a troca voluntria de senha. Inserir a senha antiga, antes de efetuar a
troca. Deve exigir pelo menos os seguintes campos:
- Senha anterior
- Nova senha
- Confirme a nova senha
RFC9011
Essencial
Essencial
RFC9012
Manter perfil de acesso: controle de grupos que detm os mesmos direitos de acesso. Controle de
cada funo da aplicao at o nvel de boto. Visualizao de todas as possveis aes dentro da
aplicao. Concesso de mais de um perfil a um usurio. Criar excees dentro do perfil.
Essencial
RFC9013
Bloqueio de acesso:
- Possibilidade de bloquear o acesso ao sistema a um nico usurio.
- Possibilidade de bloquear o acesso ao sistema a um grupo.
- Possibilidade de bloquear o acesso parcial ao sistema, apenas alguns mdulos ou funes para um
nico usurio, ou funes para um grupo.
Desbloqueio de acesso:
- Possibilidade de desbloquear o acesso de um nico usurio.
- Possibilidade de desbloquear o acesso de um grupo.
Essencial
RFC9014
RFC9015
Controle de Inatividade:
- Bloquear automaticamente aps X dias sem utilizao. N de dias definido via Parmetro.
Importante
Log de acesso:
- Dever conter as tentativas no sucedidas.
- Dever detalhar qual alterao foi efetuada, quando houve tentativa, se a tentativa teve sucesso,
quem tentou logar no sistema, quantas tentativas houve, se possvel qual terminal foi feita a tentativa.
Importante
Log de incluso, alterao e deleo de usurios / grupos: Detalhar qual alterao foi efetuada.
Importante
Essencial
Essencial
Essencial
Essencial
Essencial
RFC9016
RFC9017
RFC9018
Log de alterao dos itens da "Administrao de senhas": Detalhar qual alterao foi efetuada, quando Importante
houve tentativa, se a tentativa teve sucesso, quem tentou logar no sistema, quantas tentativas houve,
se possvel qual terminal foi feita a tentativa.
RFC9019
Importante
RFC9020E
Essencial
RFC9021
Importante
RFC9022E
Importante
RFC9023
Importante
RFC9024E
Essencial
RFC9025
Importante
RFC9026E
Restringir o acesso a qualquer informao (dado ou contedo do documento arquivstico) nos casos
em que restries de acesso e questes de segurana assim determinarem.
Essencial
RFC9027E
Importante
Essencial
RFC9028E
Para implementar o controle de acesso, um sistema tem que manter pelo menos os seguintes
atributos dos usurios, de acordo com a poltica de segurana:
- Identificador do usurio;
- Autorizaes de acesso;
- Credenciais de autenticao.
Senha, crach, chave criptogrfica, token USB, smartcard, biometria (de impresso digital, de retina,
etc.) so exemplos de credenciais de autenticao.
RFC9029E
Importante
RFC9030E
Exigir que o usurio esteja devidamente identificado e autenticado antes que este inicie qualquer
operao no sistema.
Essencial
RFC9031
Importante
RFC9032E
Garantir que os valores dos atributos de segurana e controle de acesso, associados ao usurio
estejam dentro de conjuntos de valores vlidos.
Essencial
RFC9033
Importante
Importante
RFC9034E
Essencial
RFC9035E
RFC9036E
Somente administradores autorizados tm que ser capazes de criar, alterar, remover ou revogar as
permisses associadas a papis de usurios, grupos de usurios ou usurios individuais.
Essencial
RFC9038E
Essencial
RFC9039E
Controlar o acesso por grupos de usurios, papis de usurios e usurios individuais, deve obedecer
a uma hierarquia de permisses preestabelecida na poltica de segurana.
Essencial
RFC9037E
Essencial
RFC9040E
Implementar a poltica de controle de acesso por grupos de usurios sobre documentos baseado no
seguinte:
- A identidade do usurio e sua participao em grupos;
- Os atributos de segurana, associados ao documento digital, s classes e/ou aos
dossis/processos.
O acesso a documentos, a dossis/processos ou classes, tem que ser concedido se a permisso
requerida para a operao estiver associada a pelo menos um dos grupos aos quais o usurio
pertena.
Essencial
RFC9041E
RFC9042E
Essencial
Essencial
RFC9043E
Permitir que alguns usurios estipulem que outros usurios, papis ou grupos de usurios podem ter
acesso aos documentos sob sua responsabilidade. Essa permisso deve ser atribuda pelo
Administrador, de acordo com a poltica de segurana do rgo ou entidade.
Essencial
RFC9044E
Usar os seguintes atributos do usurio ao implementar a poltica de controle de acesso por papis de
usurios sobre documentos digitais:
- identificao do usurio;
- papis associados ao usurio.
Essencial
RFC9045E
Usar os seguintes atributos dos documentos digitais ao implementar a poltica de controle de acesso
por papis:
- identificao do documento digital;
- operaes permitidas para os vrios papis de usurios, sobre as unidades de arquivamento a que
o documento pertence.
O acesso a documentos, dossis/processos ou classes tem que ser concedido somente se a
permisso requerida para a operao estiver presente em pelo menos um dos papis associados ao
usurio.
Essencial
RFC9046E
RFC9047E
Essencial
RFC9048E
Recusar o acesso de usurios a documentos que possuam um grau de sigilo superior sua credencial Essencial
de segurana.
RFC9049E
Garantir que o grau de sigilo de um documento importado esteja associado a um usurio autorizado
com a credencial de segurana pertinente para receber o documento.
Essencial
Essencial
RFC9050E
Essencial
RFC9051E
RFC9052E
Permitir somente ao usurio autorizado, mediante confirmao, a desclassificao ou reduo do grau Essencial
de sigilo de um documento
Essencial
Ser capaz de registrar na trilha de auditoria:
RFC9053E
RFC9054E
RFC9055E
RFC9056E
Assegurar que as informaes da trilha de auditoria estejam disponveis para inspeo a fim de que
Essencial
uma ocorrncia especfica possa ser identificada e que todas as respectivas informaes sejam claras
e compreensveis.
RFC9057E
Possuir mecanismos para a realizao de buscas nos eventos das trilhas de auditoria. Para facilidade Essencial
de relatrio, os resultados podem ser apresentados ordenados, mas essa ordenao no pode alterar
os dados contidos na trilha.
RFC9058E
Essencial
Somente administradores autorizados tm que ser capazes de exportar as trilhas de auditoria sem
afetar a trilha armazenada, ou transferir as trilhas de auditoria de um suporte de armazenamento para
outro.
Essencial
RFC9059E
A trilha de auditoria no pode ser excluda antes da data indicada na tabela de temporalidade. Porm,
a transferncia implica cpia da trilha para outro espao de armazenamento com a subseqente
liberao do espao original. A exportao a cpia sem a liberao do espao.
Essencial
Importante
Esse alarme deve ser usado para indicar a proximidade do esgotamento de espao reservado trilha
de auditoria.
Importante
Quando o espao de armazenamento da trilha de auditoria atingir o limite preestabelecido, permitir
somente operaes auditveis originadas por administradores.
RFC9061E
Desejvel
RFC9062E
Ser capaz de aplicar um conjunto de regras na monitorao de eventos auditados e, com base nessas
regras indicar a possvel violao da segurana.
Desejvel
Garantir pelo menos as seguintes regras para a monitorao dos eventos auditados:
RFC9063E
RFC9064E
RFC9065E
RFC9066E
Ser capaz de garantir a origem e a integridade dos documentos com assinatura digital.
RFC9067E
Somente administradores autorizados tm que ser capazes de incluir, remover, ou atualizar no sistema
os certificados digitais de computadores ou de usurios.
Essencial
Essencial
Essencial
Essencial
Essencial
RFC9068E
Desejvel
RFC9069E
No processo de verificao da assinatura digital, tem de ser capaz de registrar nos dados do
documento o seguinte:
- Validade da assinatura verificada;
- A autoridade certificadora do certificado digital;
- Data e hora em que a verificao ocorreu.
Desejvel
RFC9070E
Desejvel
RFC9071E
Ser capaz de receber atualizaes tecnolgicas quanto plataforma criptogrfica de assinatura digital.
Desejvel
RFC9072E
Deve destruir, ou tornar indisponveis, as chaves de criptografia quando estas estiverem contidas em
listas de certificados revogados (LCR).
RFC9073E
Ter acesso a relgios e carimbador de tempo confiveis para o seu prprio uso. O relgio gerador do
selo de tempo deve ser sincronizado com o Observatrio Nacional.
RFC9074E
RFC9075E
Limitar o acesso aos documentos cifrados somente queles usurios portadores da chave de
decifrao.
Desejvel
Desejvel
Desejvel
Desejvel
RFC9076E
Desejvel
RFC9077E
Assegurar a captura de documentos cifrados, diretamente de uma aplicao de software que disponha
da funcionalidade de cifrao.
Desejvel
Somente os usurios autorizados tm que ser capazes de realizar as seguintes operaes:
- Incluir, remover ou alterar parmetros dos algoritmos criptogrficos instalados no sistema;
- Incluir, remover ou substituir chaves criptogrficas de programas ou de usurios do sistema;
- Cifrar e alterar criptografia de documentos;
- Remover a criptografia de um documento.
RFC9078E
Desejvel
No caso de remoo da cifrao do documento, os seguintes dados adicionais tem que ser registrados
na trilha de auditoria:
RFC9079E
RFC9081E
RFC9082E
Garantir que as funes de controle de acesso sejam invocadas antes de qualquer operao de
acesso e retornadas.
RFC9083E
Quando no for possvel escrever na trilha de auditoria, impedir toda operao de qualquer usurio e
passar para o modo de manuteno.
RFC9084E
Desejvel
Essencial
Importante
Importante
Importante
Em casos excepcionais, o administrador tem que ser autorizado a apagar ou corrigir
dossis/processos, volumes e documentos.
RFC9085E
Importante
RFC9086E
Permitir que os administradores, de uma maneira controlada e sem esforo excessivo, recuperem,
visualizem e reconfigurem os parmetros do sistema e os atributos dos usurios.
Desejvel
RFC9087E
Fornecer relatrios flexveis para o administrador gerenciar os documentos e seu uso, que apresentem
no mnimo:
- quantidade de dossis/processos, volumes e itens a partir de parmetros ou atributos definidos
(tempo, classe, unidade administrativa etc);
- estatsticas de transaes relativas a dossis/processos, volumes e itens;
- relatrios de atividades por usurio.
Essencial
Restringir o acesso s funcionalidades administrativas impossibilitando sua visualizao ao usurio
final.
RFC9088E
Exemplos: As operaes no disponveis aparecem com fonte atenuada nos menus e possuem efeito
nulo quando acionadas.
O acesso s operaes indisponveis restrito pela configurao de menus que no as apresentam
ao usurio sem permisso para execut-las.
Resultado
Disponibilidade
Pontuao
ID
Descrio
Classificao
48 de 48