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Higiene y Seguridad

Ambiental
SISTEMAS INTEGRADOS
2016

DE
Ciclo: VIII
GESTION

Yusseika Delgado-Nicole Neri-Kimiko Hatakeda-Gustavo Chipana

SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION

SISTEMAS INTEGRADOS DE

Contenido
I.

TITULO............................................................................................................. 3

II.

INTRODUCCION................................................................................................ 3
DESARROLLO................................................................................................ 4

III.

SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIN.................................................................4


ENFOQUES DE IMPLANTACIN Y DE INTEGRACIN.............................................5
INTEGRACIN POR PROCESOS............................................................................7
RELACIN ENTRE LOS SISTEMAS DE GESTIN...................................................9
DISEO DE UN SISTEMA INTEGRADO................................................................10
IMPLANTACIN DE UN SISTEMA INTEGRADO....................................................10
a)

Formacin y sensibilizacin:....................................................................10

Formacin previa..................................................................................... 10

Formacin durante el proceso de documentacin...................................11

Formacin durante el proceso de implantacin.......................................11

Formacin para la auditora....................................................................11

b) Implantacin:.......................................................................................... 11
AUDITORA DEL SISTEMA INTEGRADO..............................................................12
VENTAJAS DE LA INTEGRACIN DE SISTEMAS...................................................14
Alineamiento de las diferentes polticas y objetivos de la organizacin........14
Armonizacin de los diferentes criterios de gestin......................................14
Simplificacin de la estructura documental del sistema...............................14
Menor esfuerzo global de formacin del personal e implantacin del sistema.
...................................................................................................................... 14
Menor esfuerzo de mantenimiento del sistema.............................................14
Integracin de la informacin y el control de gestin....................................14
Relacionabilidad de las diferentes tareas en un nico puesto de trabajo......15
Reduccin del tiempo y coste de mantenimiento del sistema.......................15
LA INTEGRACIN DE SISTEMAS DE GESTIN: DIFICULTADES............................15
IV.

CONCLUSION............................................................................................... 15

Higiene y Seguridad Ambiental Autor: Yusseika Delgado-Nicole Neri-Kimiko


Hatakeda-Gustavo Chipana

SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION


V.
VI.

BIBLOGRAFIA................................................................................................. 16
ANEXOS...................................................................................................... 17

Higiene y Seguridad Ambiental Autor: Yusseika Delgado-Nicole Neri-Kimiko


Hatakeda-Gustavo Chipana

SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION


I.

TITULO

Sistema Integrado de Gestin


II.

INTRODUCCION

Higiene y Seguridad Ambiental Autor: Yusseika Delgado-Nicole Neri-Kimiko


Hatakeda-Gustavo Chipana

SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION


III.

DESARROLLO

SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIN


En el mbito actual de las organizaciones, es indudable que los aspectos
vinculados a la Calidad, el Medio Ambiente y la Salud y Seguridad
Ocupacional se encuentran relacionados e interdependientes, de modo que
desatender uno, repercute forzosamente en los otros.
Esta circunstancia encuentra una explicacin al advertirse el origen comn de
estos tres aspectos, ya que tanto cumplir con los requisitos del cliente, mantener
un desempeo sustentable respecto del Medio Ambiente y asegurar la Salud y la
Seguridad Ocupacional del personal son el resultado de un trabajo bien hecho,
de forma tal que los defectos, impactos ambientales y los accidentes y
enfermedades laborales significan que las cosas no se estn haciendo bien.

ENFOQUES DE IMPLANTACIN Y DE INTEGRACIN


El objetivo
PRL es la
disciplinas
gestionan,
procesos.

de un sistema de gestin integrada de la calidad, medio ambiente y


obtencin de un mejor resultado empresarial gestionando las tres
de forma integrada, es decir, integrando los sistemas que las
los procesos que los soportan y las actividades que componen los

Estas disciplinas se pueden gestionar de manera independiente, en cuyo caso:


-

Existen 3 manuales, 3 conjuntos de procedimientos y, si es el caso, 3


conjuntos de instrucciones.
La implantacin se hace de forma secuencial (3 periodos de implantacin) y
atendiendo a prioridades.
Se aslan conceptos.

En el caso de una gestin integrada:


-

Existe un nico manual de gestin. Los procedimientos e instrucciones


generales no se duplican y, habitualmente, se elaboran por separado los
procedimientos e instrucciones especficas de cada uno de los sistemas.

La implantacin es simultnea, por lo que el periodo de implantacin total es


ms corto que si se implantaran los sistemas por separado.

Se distribuyen esfuerzos y el sistema en su conjunto se disea e implanta


ms rpido.

Requiere una cuidadosa implantacin. Teniendo en cuenta la situacin de


partida de la organizacin, en cuanto a la existencia o no de algn sistema

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de gestin implantado, pueden darse dos situaciones bien distintas en
relacin con la implantacin:
a) Organizacin con ISO 9001 implantada. Cuando la organizacin ya
tiene un sistema implantado (es habitual que sea un sistema basado en
ISO 9002:1994 ISO 9001:2000) y quiere implantar otro de los sistemas,
es aconsejable seguir una de las siguientes alternativas:
Disear todo el sistema en paralelo, aprovechando del existente
todo aquello que sea utilizable y dejando slo comn, en esta
primera fase, las instrucciones operativas (o de detalle). En una
segunda fase se abordara la integracin entre los dos sistemas.
Desarrollar desde el principio el proyecto integrado. Esta
estrategia es algo ms arriesgada, puesto que introduce
cambios en todo lo ya existente, pero permite llegar al punto
final ms rpido. Las razones para elegir una estrategia u otra
dependen de la resistencia al cambio en la organizacin, grado
de implicacin de la Direccin en el proyecto, recursos puestos
en juego y plazo para lograr el objetivo final.
b) Organizacin sin sistema ISO 9001 implantado. En el caso de que la
organizacin no tenga ningn sistema de gestin implantado, se deber
disear la estructura del sistema integrado y desarrollar de forma
integrada todas las partes comunes desde el principio. En cuanto a las
partes especficas para cada uno de los sistemas existen otras dos
posibilidades.
Desarrollar, en una primera fase, todo lo concerniente a uno de los
sistemas (calidad o medio ambiente), segn las prioridades de la
organizacin. Una vez implantada esta parte se continuara con la
siguiente. Esta opcin tiene la ventaja de que permite obtener
antes la certificacin de uno de los sistemas (no olvidemos que, de
momento, las certificaciones son independientes para cada uno de
los sistemas).
Abordar el desarrollo de todas las partes especficas por procesos.
De esta forma, con la lista de todos los procesos principales de la
organizacin, se priorizan y se van desarrollando paulatinamente.
Para asegurar el xito, es importante que los primeros procesos a
acometer (considerados piloto) no sean los de reto ms difcil, tanto
sea por la complejidad tcnica como por la resistencia organizativa.
Recomendamos especialmente esta ltima estrategia, puesto que es ms
pedaggica para la organizacin, por el enfoque integrado dentro de la gestin
de cada proceso. La gestin por procesos dentro de las organizaciones, como
sabemos, es la base de la mayora de las teoras de gestin ms en boga
(calidad total, reingeniera, modelo de excelencia de la EFQM, etc.).

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INTEGRACIN POR PROCESOS


El nuevo enfoque de trabajo de la ISO 9001 obliga a trabajar por procesos
(entendemos por proceso la actividad que transforma elementos de entrada en
elementos de salida con un valor aadido). Este enfoque ya lo realizaba la ISO
14001, por lo que la nueva metodologa de calidad facilita la integracin de
ambos sistemas. El siguiente grfico muestra la relacin entre los modelos de
gestin ISO 9001 e ISO 14001

Cmo se integran los tres sistemas de gestin?

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Los sistemas de calidad, medio ambiente y PRL deben integrarse a travs de la
gestin por procesos. Para llevar a cabo la integracin por procesos de una
manera ordenada y coherente se han de seguir una serie de pasos en los que se
combinarn los recursos (tanto materiales como humanos), el mtodo o la
sistemtica a seguir, el medio ambiente y el entorno laboral.

Se realiza bsicamente:
-

A nivel operacional, es decir, integracin en la base operativa, con el


objetivo de que todas las personas, tanto los directivos como los tcnicos y
los operarios perciban y gestionen la calidad, el medio ambiente y la
prevencin de riesgos laborales como algo inseparable.
A nivel de funcionamiento del sistema: direccin nica del sistema, edicin y
control de la documentacin comn, sistemas de verificacin y control
comunes en la medida de lo posible, tratamiento comn de las noconformidades y acciones correctoras y preventivas.

El diseo del sistema de gestin integrada se lleva a cabo en cuatro etapas.


Estas cuatro etapas consisten en la identificacin de los procesos y de los
requisitos (de calidad, medioambientales y de PRL), su despliegue (asignndolos
a un mtodo o sistemtica), la integracin de los mtodos y, por ltimo, la
integracin de la documentacin (documentos y manual).
Finalizadas estas etapas, se ha de proceder a la implantacin del sistema de
gestin integrada, en la que se pondrn en marcha ciertas actividades, se
comprobar el funcionamiento de ciertos cambios y el de todos los procesos que
puedan haber resultado afectados de una u otra forma por la integracin.
Para concluir con el proceso de la integracin, es conveniente realizar una
auditora interna de todo el sistema integrado, por personal propio o contratado,
en la que se verificarn de una manera objetiva e imparcial los procedimientos
documentados y lo que se hace realmente en la organizacin.
El comportamiento de cualquier proceso viene determinado por una serie de
variables que, habitualmente, se conocen como las 5M:
-

Los materiales tienen que cumplir las especificaciones o requisitos de


calidad, medio ambiente y seguridad que se requieran.
De la misma manera, las mquinas que participan en el proceso habrn de
atender a estos requisitos.
La mano de obra o los recursos humanos tienen que estar formados en
dichas disciplinas.
Los mtodos con los que se vaya a trabajar tienen que respetar las
exigencias que el sistema integrado determine.
Y el medio o entorno ha de facilitar el cumplimiento de estos requisitos.

La integracin de los sistemas de gestin de calidad, del medio ambiente y de la


PRL ser ms sencilla cuanto ms estructurada est la organizacin. La

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integracin ideal de los tres sistemas de gestin debera presentar las siguientes
caractersticas:
-

Responsable nico de los tres sistemas y funciones de direccin tcnica


corporativa diferenciadas.
Sistemas de gestin totalmente incorporados en las actividades operativas.
Los requisitos de calidad, medio ambiente y PRL se entienden como una
parte ms de la tarea.
Documentos y registros mnimos.
Polticas, objetivos y metas coherentes.

RELACIN ENTRE LOS SISTEMAS DE GESTIN

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DISEO DE UN SISTEMA INTEGRADO

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Una vez definida la situacin de partida, las etapas a seguir son:
Identificacin de los requisitos.
La identificacin de requisitos hace necesaria la realizacin de una evaluacin o
toma de datos, tanto de los requisitos de calidad como de los aspectos/impactos
medioambientales y de los riesgos laborales, para sealar los que afectan a la
actividad de la organizacin. Tambin obliga a repasar los requisitos legales.
La identificacin de los requisitos debe concluir con el mapa y flujogramas de los
procesos.
Despliegue de los requisitos.
Una vez identificados los procesos y los requisitos hay que circunscribirlos o
asignarlos a un mtodo (procedimiento). Se pueden integrar los requisitos en un
mismo procedimiento o no.
Un procedimiento refleja las acciones operativas, de supervisin, de
comunicacin y de registro de datos de un proceso. Los responsables de cada
accin deben ser identificados y los lmites tienen que estar establecidos desde
el principio.
Integracin de mtodos y documentos
Una vez escogido un estilo de procedimientos e instrucciones, la mayora de
documentos desarrollados tienen una estructura totalmente integrable (con
alguna excepcin: procedimiento o instruccin en forma de vdeo o fotografa).
En el caso de procedimientos o instrucciones comunes la integracin consiste en
preparar el documento comn y eliminar los particulares de cada sistema de
gestin. Sin embargo, cuando los mtodos slo son aplicables a un sistema, no
se pueden integrar.
Un solo Manual tiene que integrar los elementos comunes e incorporar los
elementos diferenciados.

IMPLANTACIN DE UN SISTEMA INTEGRADO


a) Formacin y sensibilizacin:
La formacin mnima necesaria para el diseo e implantacin de un sistema de
gestin integrada se debe impartir en cuatro etapas diferentes.

Formacin previa.

Esta formacin persigue que determinadas personas en la organizacin conozcan


de forma exhaustiva cules son las herramientas y el tipo de gestin que se va a
implantar (los conocimientos adquiridos se desplegarn ms adelante en la
organizacin). Tiene que haber un referente claro de quines son los expertos de
cada tema, que adems sern los encargados de disear o retocar el sistema.

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Formacin durante el proceso de documentacin.

Una vez que ha sido diseado el sistema de gestin integrada, se han


identificado los requisitos y se han integrado los mtodos y la organizacin,
comienza el proceso de elaboracin de la documentacin. Para ello se
proporciona formacin a los equipos de trabajo dentro de las diferentes reas en
que se divide la organizacin. El objetivo es conseguir que las personas que
elaboren la documentacin lo hagan con criterio y mtodo.

Formacin durante el proceso de implantacin

Previamente a la implantacin se debe formar a toda la plantilla en los distintos


niveles: Direccin, gestin y operacin. El motivo es que la totalidad de la
plantilla debe actuar conforme a los procedimientos que se han elaborado.
Formacin para la auditora
Una vez que el sistema ha sido diseado, se han elaborado los procedimientos,
toda la organizacin ha sido informada, formado el personal y el sistema est
implantado, es necesario que se audite. La auditora consiste en comprobar que
efectivamente las personas de la organizacin actan conforme al sistema y que
ste es adecuado y eficaz. La auditora debe llevarse a cabo por personas
independientes de la actividad auditada, por lo que puede tratarse de personas
ajenas a la organizacin o bien de personas que pertenecen a la organizacin
pero que se inscriben en reas o departamentos diferentes al auditado.

b) Implantacin:
Para abordar la implantacin del sistema de gestin integrada hay que tener
presente que las actividades que se citan a continuacin sirven para el inicio de
la implantacin o puesta en marcha del sistema pero que, realmente, la
implantacin no termina con la realizacin de estas actividades, sino que el
sistema debe ser objeto de un mantenimiento y mejora constante.
En primer lugar se debe elaborar el orden o calendario del desarrollo y/o
modificacin de los procedimientos y de su implantacin, es decir, la
planificacin. En concreto deben quedar claros
La documentacin que define el proceso o actividad y los objetivos finales y
parciales de la implantacin.
-

Los responsables de documentacin, aprobacin e implantacin.


Los plazos para la realizacin de actividades.
Los medios necesarios para su implantacin (estos medios pueden ser
humanos, metodolgicos, formativos, de equipamiento, materiales, etc.).
Los registros de datos a generar.

La implantacin del sistema se tiene que realizar conforme a los planes


establecidos y bajo la responsabilidad de las personas designadas. Dicha

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actividad consiste, fundamentalmente, en aplicar lo definido, en comprobar su
cumplimiento y en evaluar su eficacia. Previamente se habr distribuido la
documentacin correspondiente a cada puesto de trabajo y se habrn dado
todas las explicaciones pertinentes al personal. El siguiente grfico ilustra las
etapas de la integracin.

AUDITORA DEL SISTEMA INTEGRADO


En trminos genricos la auditora puede ser entendida como una herramienta al
servicio de la gestin de la organizacin, consistente en la evaluacin
sistemtica, documentada, peridica y objetiva del funcionamiento adecuado de
una actividad. Dicha evaluacin puede realizarse desde diferentes pticas:
econmica, de la calidad, de la seguridad, del medio ambiente, de la higiene y
salud, etc.
En el caso que nos ocupa, entenderemos por auditora conjunta del sistema
integrado de la calidad, del medio ambiente y de la PRL, a la auditora o
sucesivas auditoras parciales que permiten comprobar si se cumplen en la
organizacin las prcticas establecidas relativas a la calidad, al medio ambiente
y a la prevencin de riesgos laborales.
En la auditora no slo se ha de revisar del cumplimiento de procedimientos e
instrucciones relativos a cada una de estas disciplinas. Tambin se ha de verificar
o determinar el grado de eficacia a la hora de alcanzar los objetivos propuestos
en cada una de las tres materias que componen el sistema integrado.
Otras lneas de investigacin en la auditora podran ser las relativas a los costes
internos de funcionamiento del sistema, por ejemplo, los costes asociados a no

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conformidades (se han reducido, o por el contrario, han aumentado? a qu ha
sido debido? existen posibilidades de continuar reduciendo dichos costes?,
etc.).
La auditora no debe limitarse a una mera inspeccin documental y de registros.
En un ambiente relajado, auditor y auditado deberan analizar cada una de las
prcticas auditadas, los resultados conseguidos hasta la fecha y las posibilidades
reales de mejora. La auditora no es una inspeccin fiscal, sino que representa la
oportunidad para hablar directamente con los empleados y que ellos cuenten sus
impresiones directas sobre el procedimiento auditado (al fin y al cabo, las
personas que estn trabajando cada da en una tarea son las que poseen
elementos de juicio para concluir si el mtodo es el ideal, simplemente adecuado
para los fines que se pretenden o presenta deficiencias, por ejemplo, de recursos
materiales).
Durante la auditora se deben revisar los informes anteriores de auditora y el
estado de las acciones correctivas que se abrieron en su da como respuesta a
las no conformidades. Debe, asimismo, representar una oportunidad de informar
a la Direccin del estado del sistema y de las posibilidades de mejora del mismo.
Si el auditor es externo tambin puede aprovecharse para que, sin revelar datos
o nombres confidenciales, asesore sobre el funcionamiento de estos sistemas en
organizaciones del mismo sector o afines.
A continuacin se citan una serie de normas que pueden utilizarse a la hora de
planificar y realizar una auditora interna.
A. Normas de referencia en auditoras de gestin de la calidad y
medio ambiente
Actualmente est disponible la Norma ISO 19011 Directrices para la
auditora medioambiental y de la calidad. El objetivo de esta norma de
auditoras integradas, es dar respuesta a lo requerido por diferentes
organizaciones en cuanto a homogeneizar auditoras en materia de
gestin de la calidad y del medio ambiente, reduciendo plazos y costes,
as como evitar incongruencias entre las auditoras de ambos sistemas.
B. Normas de referencia en auditoras de prevencin de riesgos
laborales
Otra de las normas que existen en el mbito de la PRL es la OSHAS
18001, editada por el BSI (British Standards, la entidad de normalizacin
del Reino Unido).
OHSAS 18001 es una herramienta que ayuda a las organizaciones a
identificar, priorizar y gestionar la salud y los riesgos laborales como
parte de sus prcticas normales de negocio. La norma permite a la
organizacin concentrarse en los asuntos ms importantes de su negocio.
Ha sido desarrollada para ser compatible con la ISO 9001 y ISO 14001,
facilitando la integracin de calidad, salud profesional y el
medioambiente.

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VENTAJAS DE LA INTEGRACIN DE SISTEMAS


Alineamiento de
organizacin.

las

diferentes

polticas

objetivos

de

la

Si bien las materias a integrar, no son contrarias en su fondo o filosofa ni entran


en conflicto por tratarlas a un mismo tiempo, no es menos cierto que en
ocasiones los esfuerzos se concentran ms en unos aspectos que en otros, a
veces sin razn aparente, otras por caprichos o creencias errneas de la
Direccin y, en el peor de los casos, por desconocimiento de los temas tratados.
Al integrar los diferentes sistemas de gestin se asegura la distribucin
adecuada de los periodos de dedicacin a cada uno de ellos, los recursos y las
medias en cada una de las reas.

Armonizacin de los diferentes criterios de gestin.


La integracin equilibra la importancia de cada rea de gestin y evita el
planteamiento reduccionista de quienes dicen "estamos certificados en calidad
porque nos lo exige el mercado, en medioambiente para no tener problemas con
la Administracin... y lo de PRL para no tener problemas ante un caso de
accidente o una inspeccin". Se trata de homogeneizar actuaciones,
responsabilidades, terminologas y evitar duplicidades innecesarias: por qu un
determinado registro no puede servir para dar cumplimiento a un mismo
requisito que aparece en los tres modelos?

Simplificacin de la estructura documental del sistema.


Integrar es sumar eliminando duplicidades. Los requisitos o prcticas comunes
pueden simplificarse en un nico documento, con lo que se obtiene un ahorro de
dos documentos. Esto es ms apreciable en los requisitos de gestin de los
sistemas. As, por ejemplo, un procedimiento sobre la gestin de acciones
correctivas podra ser perfectamente vlido para las tres disciplinas
contempladas.

Menor esfuerzo global de formacin del personal e implantacin


del sistema.
Gracias a la similitud en los esquemas de funcionamiento de estos sistemas, una
vez formado o explicado el funcionamiento de un sistema de gestin (por
ejemplo, el de gestin de la calidad), los otros presentan diferencias mnimas en
cuanto a su arquitectura. La formacin adecuada consistira en explicar los

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apartados comunes con el primero y resaltar los procedimientos o practicas
especficas de cada uno de ellos.

Menor esfuerzo de mantenimiento del sistema.


Al reducirse el nmero de los documentos que componen el sistema integrado
respecto de los tres sistemas por separado, la reedicin de documentos, su
distribucin y difusin, etc., resulta ms rpida y sencilla.

Integracin de la informacin y el control de gestin.


La informacin en materia de gestin de la calidad, del medio ambiente o de la
prevencin de riesgos laborales no se dispone en compartimentos estancos. La
informacin de la organizacin est interrelacionada y de lo que se trata es de
aprovechar esta circunstancia integrando toda la informacin en, por ejemplo,
una buena red informtica y de archivos.

Relacionabilidad de las diferentes tareas en un nico puesto de


trabajo.
Se trata de que distintas tareas sean ejecutadas por una nica persona, de modo
que los criterios de actuacin sean comunes en cuanto a su aplicacin. De esta
forma, encontramos hoy en da la funcin del Responsable de calidad, medio
ambiente y PRL como el responsable del control (a modo de mdico de
cabecera) y del correcto funcionamiento de los tres sistemas. Al estar
centralizado en la misma figura, dicho control aumenta en eficiencia.

Reduccin del tiempo y coste de mantenimiento del sistema.


Baste el ejemplo del coste de las auditoras de seguimiento de las entidades de
certificacin: a menor documentacin en juego menor tiempo de dedicacin a la
preparacin y ejecucin de la auditora.

LA INTEGRACIN DE SISTEMAS DE GESTIN:


DIFICULTADES
Una organizacin puede encontrarse con diversas dificultades durante el proceso
de integracin, como, por ejemplo:
-

Dificultades derivadas de la resistencia al cambio por parte de la alta


direccin y del personal de la organizacin.
Necesidad de recursos adicionales especficos para planificar y ejecutar el
plan de integracin.
Dificultad para elegir el nivel de integracin adecuado al nivel de madurez de
la organizacin.
Mayor necesidad de formacin del personal implicado en el sistema
integrado de gestin.

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IV.

CONCLUSION

V.

BIBLOGRAFIA

- http://www.fomento.es/NR/rdonlyres/d988bf2f-b615457a-80fc93f295fd2432/19444/CaptuloIIISistemaintegradodege
stin.pdf
- https://upcommons.upc.edu/bitstream/handle/2099.1/
7748/manual%20de%20gestion%20integral%20y
%20procedimientos.pdf;sequence=1
- http://www.monografias.com/trabajos38/sistemasintegrados-gestion/sistemas-integradosgestion2.shtml#ixzz4PNyb3R8X

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- http://www.monografias.com/trabajos38/sistemasintegrados-gestion/sistemas-integradosgestion2.shtml
- https://calidadgestion.wordpress.com/2012/11/13/sist
emas-integrados-de-gestion/

VI.

ANEXOS

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN: CALIDAD + MEDIO AMBIENTE + SEGURIDAD


OCUPACIONAL

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN: APORTES

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GESTION POR PROCESOS NIVEL DE MADUREZ

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SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION

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