PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL

DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Fecha:
Versin:
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1 OBJETIVO
Establecer la metodologa para el control de los documentos internos y
externos que conforman el Sistema de Gestin de la Calidad,
garantizando su adecuacin, revisin, aprobacin, actualizacin,
legibilidad e identificacin y prevencin de obsolescencia.

2 ALCANCE
Aplica a todos los documentos del SGC, incluyendo en los casos que
aplique, documentos de origen externo que se relacionen directamente
con la prestacin del servicio

3 PROCEDIMIENTO
3.1 CONTROL DE DOCUMENTOS
El Manual de Calidad est a disposicin de todos los empleados de la
organizacin con acceso solo a lectura a travs de una carpeta pblica
titulada SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD, creada en la red del sistema
de informacin.

Los cambios son autorizados y aprobados por el representante de direccin

y/o el gerente; el Representante de la Direccin es responsable de control de
los mismos.

El Manual esta estructurado por secciones, cada una de las cuales se puede
actualizar y aprobar de manera independiente. Cada vez que se autorice
cambios de una o mas secciones, se actualiza la versin de la tabla de
contenido, definida en el contenido de este manual, y esta tabla se controla en
el listado maestro de documentos como la versin del Manual.

Para las copias impresas de algunas secciones o de todo el manual o

secciones, se controla su distribucin en el listado maestro de documentos.

No se conservan copias de las versiones obsoletas, y los cambios se registran

en la tabla de control de cambios definida en el final de este manual.
La Poltica y los objetivos de Calidad son controlados a travs del Listado
Maestro de Documentos.

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL

DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
ETAPA

DESCRIPCIN
Desarrollar el contenido del
documento siguiendo el
esquema de este procedimiento
o el que se adapte al tipo de
documento

Elaboracin

RESPONSABLE

Fecha:
Versin:
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EVIDENCIA

Jefe de rea o
Proceso

Establecer si el documento es o
no confidencial al momento de
enviarlo

Estado de la
revisin

Cada vez que se genere o

modifique el documento se debe
actualizar en el listado general
de documentos

Representante de
la Direccin

Aprobacin

Se debe asegurar que el

contenido del documento sea
coherente y consistente con la
realidad y sea adecuado a las
necesidades de la empresa
antes de su emisin

Representante de Documento en la red

la Direccin y/o
interna de la
Gerente.
empresa.

Los documentos aprobados son

colocados en la red pblica con
Asegurar
acceso a lectura para consulta
Disponibilida de los beneficiario
d en los
El control de distribucin se
puntos de uso
realiza a travs del listado
maestro de documentos

Listado maestro de
documentos.

Archivos de SGC en
red interna en
carpeta Sistema de
Representante de Gestin de Calidad
la Direccin
listado maestro de
documentos

ETAPA

Divulgacin

DESCRIPCIN
Los jefes de investigacin y
desarrollo comunican por va
telefnica, mail o acta a los
responsables de los procesos a
los cuales aplica el documento
sobre la inclusin en la red del
documento aprobado

RESPONSABLE

EVIDENCIA

Representante de
la Direccin y/o El
responsable del
proceso o su
delegado

Actas mensuales

Evaluar si el contenido del

documento continua siendo
adecuado y consistente con la
realidad y las necesidades de la
organizacin cuando:

Revisin

Solicitud de personal
involucrado

Jefe de rea o
Proceso

Se planeen cambios en
las actividades que estn
en el procedimiento
Resultados de auditorias

Adicionar una tabla al final de

cada procedimiento con una
tabla de este formato:
7

Identificacin -No. De versin

de los
cambios
-fecha

Tabla de control de
cambios
Jefe de rea o
Proceso
Tabla de control de
cambios en formatos

-descripcin de los cambios

Se ajusta el contenido del

documento dependiendo los
resultados de la revisin, cuando
Actualizacin
esta se determine la necesidad
de actualizacin, y repetir los
pasos 2,3,4,6,7
Asegurarse
que los
documentos
permanezcan
legibles y
fcilmente

Jefe de rea o
Proceso

Se mantiene el listado general o Representante de

maestro, donde se van a
la Direccin
relacionar todos los documentos
del sistema de calidad y tal como
se identifican

ETAPA

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

EVIDENCIA

listado maestro de
documentos
Externos

identificables

10

11

Asegurarse
que se
identifiquen
los
documentos
de origen
externo y se
controla la
distribucin

Los documentos de origen

externo de cada uno de los
procesos, son controlados por
medio de un listado general o
maestro e documentos externo

Jefe de rea o
Proceso

Control de
obsoletos

Se identifica con sello de

obsoleto cuando el documento
es externo y el responsable del
proceso donde aplica el
documento desea conservar la
versin anterior

Representante de
la Direccin

3.2. CONTROL DE REGISTROS

ETAPA

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

Se debe mantener actualizada

la matriz de control de registros
coordinando con los
Representante de
responsables de los procesos
la Direccin
como se controla cada registro
cuando se introducen al sgc

Identificacin

Cuando el registro se genera

por la aplicacin de un
software, se hace referencia a
Almacenamient este, sin embargo si dicho
o
elemento permite
modificaciones a los registros
se conserva una copia impresa
del registro original

El asignado en El
Listado Maestro
de Registros

EVIDENCIA

Listado Maestro de
Registros

Listado Maestro de
Registros

ETAPA

Proteccin

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

La proteccin de los registros

asociados a un software se
garantizan con actividades de
mantenimiento del sistema y
los que estn impresos se
almacenan en lugares secos y
protegido del polvo o
condiciones no adecuadas que
lo deterioren en el tiempo de
retencin

Lo realiza el responsable
asignado en la matriz de
control de registros teniendo en
cuenta las siguientes
restricciones de la columna
Recuperacin y acceso
Acceso
-confidencial: personal directivo

EVIDENCIA

Listado Maestro de
Registros

El Responsable
asignado en El
Listado Maestro
de Registros.

Listado Maestro de
Registros

-restringido: quien autorice el

jefe del proceso
-general: todo el personal

Tiempo de
retencin

En la matriz de control de
registros se define el tiempo en
El asignado en El
que el registro debe
Listado Maestro
permanecer disponible en las
de Registros
diferentes formas de
almacenamiento

Listado Maestro de
Registros

Disposicin

En la matriz de control de
registros se establece lo que
El asignado en El
se debe hacer con los registros Listado Maestro
cuando ya no es necesaria su
de Registros
conservacin

Listado Maestro de
Registros

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1 2 [Prximo>>]
Fecha
Revisin /
Aprobacin

Area

de

15-10-2010

SGC

PO1-SGC

Procedimiento de Auditoria
Interna de la Calidad

10-11-2010

SGC

Tratamiento de Producto No
Conforme

10-11-2010

Procedimiento de Auditorias
Internas

Titulo

Versin

Archivos

Procedimiento

PO4-SGC

Procedimiento

SGC

PO3-SGC

Procedimiento

22-03-2010

DAIN

P1-DAIN

Procedimiento

Elaboracin del Plan Anual

de Capacitacin

12-10-2010

SDCA

P1-SDCA

Procedimiento

Ejecucin de las Actividades

de Capacitacin

12-10-2010

SDCA

P2-SDCA

Procedimiento

Evaluacin
de
las
Actividades de Capacitacion

12-10-2010

SDCA

P3-SDCA

Procedimiento

Control
de
Capacitacin

de

03-08-2010

SDCA

IT1-SDCA

Instructivo

Instructivo Comit Bipartito

de Capacitacin

10-10-2008

SDCA

IT2-SDCA

Instructivo

Procedimiento de Higiene,
Seguridad y Mejoramiento
Ambientes de trabajo

20-10-2010

SHyS

P1-SHyS

Procedimiento

Instructivo
Constitucin
Paritario

20-10-2010

SHyS

IT1-P1-SHyS

Instructivo

10-11-2010

SGC

PO2-SGC

Procedimiento

Instructivo de Trabajo Plan

Anual
del
Sistema
de
Higiene-Seguridad
y
Mejoramiento de Ambientes
de Trabajo

20-10-2010

SHyS

IT2-P1-SHyS

Instructivo

Instructivo
de
Trabajo
Programa de Trabajo del
Plan
Anual
de
HigieneSeguridad y Mejoramiento
de Ambientes de Trabajo

20-10-2010

SHyS

IT3-P1-SHyS

Instructivo

Instructivo
de
Trabajo
Informe de Seguimiento del
Plan
Anual
de
HigieneSeguridad y Mejoramiento
de Ambientes de Trabajo

20-10-2010

SHyS

IT4-P1-SHyS

Instructivo

Instructivo
de
Trabajo
Informe de Evaluacin de
Resultado del Plan Anual de
HigieneSeguridad
y
Mejoramiento de Ambientes
de Trabajo

20-10-2010

SHyS

IT5-P1-SHyS

Instructivo

Procedimiento del Sistema

Integral de Informacin y
Atencin Ciudadana

21-12-2010

SIAC

P1-SIAC

Procedimiento

Procedimiento del Sistema

de
Evaluacin
del
Desempeo

15-10-2010

SED

P1-SED

Procedimiento

Instructivo
de
Trabajo
Preservacin de Existencias

19-10-2010

SCCP

IT1-P1-SCCP

Instructivo

Carta Derechos Ciudadanos

07-10-2010

SIAC

D1-SIAC

Procedimiento

Elaboracin y Control
Documentos y Registros

Gestin

de
del

Trabajo
Comit

Acciones
Correctivas
Preventivas

Codigo

Imprimir

Tipo

Fecha
Revisin /
Aprobacin

Area

Objetivos de la Calidad

18-03-2010

SGC

D2-SGC

Procedimiento Accidentes de
trabajo
y
Enfermedades
Profesionales

20-10-2010

SHyS

Instructivo de Accidentes de
Trabajo
y
Enfermedades
Profesionales

20-10-2010

Manual de Procedimientos de
Adquisiciones del Sistema de
Compras y Contrataciones
Pblicas INE

Titulo

Versin

Archivos

Procedimiento

P2-SHyS

Procedimiento

SHyS

IT1-P2-SHyS

Instructivo

24-11-2010

SCCP

P1-SCCP

Procedimiento

Instructivo de Control del

Uso
y
Manejo
de
los
Documentos de Garantas en
el Sistema de Compras y
Contrataciones Pblicas

10-09-2010

SCCP

IT2-P1-SCCP

Instructivo

Instructivo de Desarrollo y
Evaluacin de Competencias
del Personal del Sistema de
Compras y Contrataciones
Pblicas

19-10-2010

SCCP

IT3-P1-SCCP

Instructivo

Manual de la Calidad

15-10-2010

SGC

MC-SGC

Manual de Calidad

Diseo y Desarrollo del SIG

13-10-2010

SPCG

P1-SPCG

Procedimiento

Control de Gestin del SIG

13-10-2010

SPCG

P2-SPCG

Procedimiento

Procedimiento Actualizacin
de la Informacin Banner
Gobierno Transparente INE

12-10-2010

SIAC

P2-SIAC

Procedimiento

Instructivo
Informacin
Activa

12-10-2010

SIAC

IT1-P2-SIAC

Instructivo

Poltica de la Calidad

11-05-2009

SGC

D1-SGC

Politicas
Calidad

Diagnstico de la Calidad de
los Ambientes y Condiciones
de Trabajo

21-10-2010

SHyS

IT6-P1-SHyS

Instructivo

Revisin
Transparencia

Codigo

Tipo

de

continuacin encontrar el listado de los documentos vigentes en nuestro Sistema de Gestin de la

alidad. Para acceder a alguno de los formatos, haga clic en el vnculo correspondiente.

PROCESO

CALIDAD

CDIGO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

P-GC-01

CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE GESTIN DE CALIDAD

PR-GC-01

PROCEDIMIENTO NORMA BASE PARA LA ELABORACIN DE

DOCUMENTOS DEL SGC

PR-GC-02

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

DEL SGC.

PR-GC-03

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE LA CALIDAD.

PR-GC-04

PROCEDIMIENTO SERVICIO NO CONFORME

PR-GC-05

PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS PREVENTIVAS O DE

MEJORA

PR-GC-06

PROCEDIMIENTO MANEJO DE QUEJAS Y RECLAMOS

P-GD-01
DIRECTIVA

EDUCATIVA

PR-GD-01

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

PR-GD-02

REVISIN POR LA DIRECCIN

M-GD-01

MANUAL DE CALIDAD

P-GE-01

CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE GESTIN EDUCATIVA

PR-GE-01

DISEO EDUCATIVO

PR-GE-02

GESTIN DE PLANES Y PROYECTOS

PR-GE-03

EVALUACIN Y PROMOCIN

PR-GE-04

ACOMPAAMIENTO Y SEGUIMIENTO

P-GF-01

FINANCIERA

CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE GESTIN DIRECTIVA

FINANCIERA COMPRAS Y SUMINISTROS

PR-GF-01

ELABORACIN Y EJECUCIN DEL PRESUPUESTO

PR-GF-02

COMPRAS

PR-GF-03

SELECCIN Y EVALUACIN DE PROVEEDORES

PR-GF-04

ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
GUIA DE LA DOCUMENTACION COMUNICATIVA DEL ISJ DE LA
SALLE.

P-GI-01
INFORMACION

PASTORAL

PR-GI-01

CONTROL DE CORRESPONDENCIA Y GESTIN DE ARCHIVO.

M-GI-01

MANUAL DE COMUNICACIN.

PR-GI-02

MATRICULAS.

I-GI-02

RETIRO DE ESTUDIANTES.

I-GI-01

MANEJO DE COPIAS DE SEGURIDAD DE ARCHIVOS

INFORMTICOS.

P-GP-01

CARACTERIZACIN DEL PROCESO DE PASTORAL

PR-GP-01
P-GT-01
TALENTO HUMANO

SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

PROCEDIMIENTO DE PASTORAL
CARACTERIZACIN DE TALENTO HUMANO

PR-GT-01

PROCEDIMIENTO DE GESTION DEL TALENTO HUMANO

PR-GT-02

PROCEDIMEITNO DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

M-GT-01

MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES

P-SC-01

CARACTERIZACIN SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

PR-SC-01
SERVICIOS GENERALES

CARACTERIZACIN DEL PROCESO GESTIN DE LA INFORMACIN

PROCEDIMIENTO SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

P-SG-01

SERVICIOS GENERALES

PR-SG-01

SERVICIOS GENERALEs