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PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

Falta de seguimiento y control por parte de las


dependencias para dar cumplimiento a los
trminos de Ley

R1

Incumplimiento en los
trminos legales para la
respuesta a las PQRSD de
los ciudadanos, radicadas
ante el Ministerio de
cultura

CONTROL

Generacin de alertas automaticas de las


solicitudes prximas a vencer

ZONA RIESGO
RESIDUAL

R1

ID_RIESGO

Incumplimiento en los
trminos legales para la
respuesta a las PQRSD de
los ciudadanos, radicadas
ante el Ministerio de
cultura
RIESGO

PLAN DE MANEJO

CAUSAS

Asignacin errnea del rea que debe resolver la


solicitud

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Verificacin de PQRS radicados

Generacin de correos electronicos tres das antes


No lectura de las alertas automticas enviadas por
de vencer la solicitud y semanalmente a los
correo electrnico, por parte del servidor pblico
responsables del PQRSD y los Jefes y secretarios
asignado.
con las solicitudes prximas a vencer
Intermitencia en la disponibilidad de la plataforma
No existe
(conexin y aplicativo)
EXTREMA 76%

R2

Lineamientos para la aplicacin de la poltica de


tratamiento de datos personales no documentados No existe
Uso indebido de los datos y socializados
sensibles suministrados
por el ciudadano con
intencin de beneficiar a
un particular

ID_RIESGO
R2

Lineamientos para la aplicacin de la poltica de


tratamiento de datos personales no documentados No existe
Uso indebido de los datos y socializados
sensibles suministrados
RIESGO
CAUSAS
por el ciudadano
con
intencin de beneficiar a
un particular

PLAN DE MANEJO

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

No identificacin de mecanismos de recoleccin de


No existe
datos sensibles
ALTO 64%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

Falta de capacitacin sobre servicio al ciudadano

R3

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Capacitaciones peridicas

Insatisfaccin del
ciudadano o usuario que
solicita informacin en el
Debilidad en las competencias relacionadas con el
punto de atencin e
servicio al usuario, del personal que atiende
No existe
instalaciones de Ministerio
beneficiarios.
Falta lineamientos y protocolos documentados

No existe

Falta de incentivos para los servidores que


atienden pblico.

No existe
ALTO 60%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

CONTROL

Identificacin y marcado de material audiovisual


Falta de infraestructura tecnolgica para realizar el
producido por el Grupo de Divulgacin y Prensa, e
almacenamiento, proteccin y catalogacin de
incluir en un disco duro provisional en los
archivo audiovisual.
computadores de la oficina de audiovisuales.

R1

Daos en los Discos duros extrables

Almacenamiento adecuado de discos duros donde


se archiva el material.

Daos en los Discos duros extraibles

Garantizar el buen almacenamiento de discos


duros-

Prdida de archivo digital:


Audiovisual y fotogrfico
del Ministerio de Cultura

ZONA RIESGO
RESIDUAL

R1

Prdida de archivo digital:


Audiovisual y fotogrfico
del Ministerio de Cultura
PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

Daos en los Discos duros extraibles

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Garantizar el buen almacenamiento de discos


duros-

EXTREMA 80%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

Envo de informacin incompleta o errnea por


parte del rea a la oficina de prensa.

R2

Publicacin de
Envo de informacin incompleta o errnea por
informacin errnea e parte del rea a la oficina de prensa.
incompleta en medios de
comunicacin externos y
en los canales de
informacin del Ministerio
de Cultura
Publicacin de informacin en medios sin previa
autorizacin de la oficina de prensa del Ministerio
del Cultura.

CONTROL

Reuniones peridicas con los responsables y


enlaces de prensa de las reas y entidades
adscritas.

Reuniones editoriales con el equipo de prensa.

Socializar el procedimiento de la oficina de prensa


al igual que el manual de comunicaciones y el de
identificacin visual

ZONA RIESGO
RESIDUAL

R2

ID_RIESGO

Publicacin de
informacin errnea e
incompleta en medios de
comunicacin externos y
en los canales de
informacin del Ministerio
de Cultura
RIESGO

PLAN DE MANEJO

CAUSAS

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Envo de un mensaje de prueba de cmo queda el


Falta de revisin por parte del jefe de redaccin de contenido del boletn de prensa antes de salir a
la oficina de prensa de las publicaciones del
medios. Se enviar al editor, al periodista
Ministerio.
encargado y a la coordinadora del grupo de
prensa.
ALTO 56%

Fallas en el funcionamiento de la plataforma web


del Ministerio.

R3

Fallas en la oportunidad
de divulgacin de
informacin del Ministerio
de Cultura a travs de la
pgina web del ministerio

Reporte de fallas formales de la pgina Web


(Magic).

Fallas en la oportunidad
de divulgacin de
R3
informacin del Ministerio
de Cultura a travs de la
ID_RIESGO pgina web
RIESGO
del ministerio

PLAN DE MANEJO

CAUSAS

Fallas en el funcionamiento de la plataforma de


envos dentro y fuera del Ministerio.

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

No existe control

EXTREMA 72%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

No pertinencia de los objetivos y alcance de las


auditorias.

CONTROL

Procedimiento y Manual de auditoria interna

Destinacin escasa de tiempo para la preparacin


Programa Anual de auditorias
de la auditora.

ZONA RIESGO
RESIDUAL

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

Baja competencia tcnica de los auditores.

R1

CONTROL

Actualizacin anual de los conocimientos de los


auditores internos de calidad.

Inadecuada identificacin
y reporte de riesgos
detectados, en el ejercicio
de la auditoria, que
afecten el desarrollo de la
gestin en el Ministerio

Evidencias presentadas en los informes de


auditoria no sustentables.

Reuniones periodicas con el grupo de auditores,


validacin y aprobacin de planes de auditoria y
listas de chequeo por parte del auditor lider,
antes de realizar la auditoria.

ZONA RIESGO
RESIDUAL

R1

Inadecuada identificacin
y reporte de riesgos
detectados, en el ejercicio
de la auditoria, que
afecten el desarrollo de la
gestin en el Ministerio
PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

Evidencias presentadas en los informes de


auditoria no sustentables.

Falta de conocimiento del hacer de los procesos


por parte los auditores

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Reuniones periodicas con el grupo de auditores,


validacin y aprobacin de planes de auditoria y
listas de chequeo por parte del auditor lider,
antes de realizar la auditoria.

Evaluacin de los auditores luego de cada


auditoria interna

BAJO 16%

Falta de conocimiento del hacer de los procesos


por parte los auditores
ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

Evaluacin de los auditores luego de cada


auditoria interna
CONTROL

PLAN DE MANEJO
ZONA RIESGO
RESIDUAL

BAJO 16%

R2

Incumplir con los trminos


y la integridad de la
informacin reportada a
los entes de control

Desconocimiento de las normas y de los trminos.

Seguimiento a la paginas web de los organismos


de control, DAFP y CGN

Falta de controles y seguimiento

Seguimiento al cronograma de presentacin de


informes.

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

R2

Incumplir con los trminos


y la integridad de la
informacin reportada a
los entes de control

Falta de controles y seguimiento

CONTROL
Seguimiento al cronograma
de presentacin de
informes.

Retrazos en el reporte de la Informacin por parte


de las reas.

Procedimiento plan de mejoramiento

CAUSAS

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Alto volumen de informes requeridos a la oficina de


Distribucin de responsables de la elaboracin de
control interno por parte de los entes de control y
los informes establecidos.
del gobierno nacional .

Constantes requerimientos por parte de los


organismos de control y el gobierno nacional.

0
MODERADO 32%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

Participar de manera activa en la toma de


decisiones administrativas.

CONTROL

Responsabilidades y autoridades definidas para el


equipo de la Oficina de Control Interno

Ejecucin de actividades administrativas que sean Responsabilidades y autoridades definidas para el


evaluadas por la OCI .
equipo de la Oficina de Control Interno

R3

Incurrir en actividades que


obstaculicen la
objetividad, neutralidad e
independencia de la OCI
en la evaluacin de la Falta de claridad en la asignacin de funciones a la Contar con la normatividad actualizada en lo
Oficina de Control Interno establecidas en las
referente a las funciones de la Oficina de Control
gestin.
normas.
Interno.

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Incurrir en actividades que


obstaculicen la
objetividad, neutralidad e
R3
independencia de la OCI
ID_RIESGO
RIESGO
CONTROL
asignacin de funciones a la Contar con la normatividad
actualizada en lo
en la evaluacin
de la Falta de claridad en la CAUSAS
Oficina
de
Control
Interno
establecidas
en
las
referente
a
las
funciones
de
la Oficina de Control
gestin.
normas.
Interno.

Evaluacin del desempeo y de conocimientos


realizada por el DAFP al Jefe de la Oficina de
Control Interno.

Autocapacitacin entre los profesionales de la


Oficina de Control Interno.

PLAN DE MANEJO
ZONA RIESGO
RESIDUAL

BAJO 16%

Falta de elaboracin de Instrumentos archivisticos


No existe
(Decreto 1080)
Perdida de la informacin
institucional en el
Ministerio de Cultura

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

CONTROL

Falta de elaboracin de Instrumentos archivisticos


No existe
(Decreto 1080)

R1

Perdida de la informacin
institucional en el
Ministerio de Cultura
debido a falta de
implementacin de los
procesos de Gestion
Documental
Falta de aplicacin de la TRD

Verificion de aplicacin de la TRD una vez al ao

Falta de Cultura en el manejo de las buenas


practicas de la Gestin Documental en las
dependencias del Ministerio

No existe

La apertura de sobres recibidos en la ventanilla


nica para su radicacion.

R2

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Ocultar o desaparecer
informacin/ y/o
documentacin en el
momento de la radicacion
de las comunicaciones Permitir acceso de personal no autorizado al rea
oficiales de entrada
de gestin documental.

ALTO 64%
Vigilancia por medio de las camaras ubicadas en
ventanilla. Los sobres provenientes de Control
Interno Disciplinario o Confidenciales no se abren

Mantener el pasador en la puerta de entrada y


letrero de "Prohibido el ingreso a personal no
autorizado"
EXTREMA 80%

Ocultar o desaparecer
informacin/ y/o
documentacin en el
R2
momento de la radicacion
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
de las comunicaciones
Permitir acceso de personal no autorizado al rea
oficiales de entrada
de gestin documental.

PLAN DE MANEJO

Mantener el pasador CONTROL


en la puerta de entrada y
letrero de "Prohibido el ingreso a personal no
autorizado"

ZONA RIESGO
RESIDUAL

EXTREMA 80%

R3

Perdida y deterioro de los


documentos que hacen
Falta de presupuesto la elaboracion de TVD e
parte de la memoria
intervencin del fondo acumulado de Colcultura
institucional del
Ministerio.

Interrupciones en el Gestor Documental

R4

Entrega tardia de la
distribucion de las
comunicaciones oficiales Falta de recurso humano para la distribucion de la
de entrada a los
correspondencia
destinatarios del
Ministerio de Cultura
Traspapeleo o confusion de entrega del documento

No existe
EXTREMA 76%

Acudir a la Mesa de ayuda interna y dependiendo


el caso acudir a la empresa Contratista

Comunicar a las dependencias el retraso

Verificar destinatario al momento de imprimir


rotulo

R4
ID_RIESGO

Entrega tardia de la
distribucion de las
comunicaciones oficiales
de entrada a los
destinatarios
RIESGO del
Ministerio de Cultura

PLAN DE MANEJO

CAUSAS

CONTROL

Traspapeleo o confusion de entrega del documento

Verificar destinatario al momento de imprimir


rotulo

Error en el direccionamiento del destinatario

Verificar con la Planilla de mensajeria

ZONA RIESGO
RESIDUAL

ALTO 52%
Retraso de la Implementacion de la Hoja de Control
No existe
por difusin tarda
R5

Incumplimiento de las
reas en el Cronograma
Rotacin de personal encargado del archivo
de transferencias
Falta de aplicacin de la TRD

No existe

Verificion de aplicacin de la TRD una vez al ao


BAJO 20%

Reduccin del Presupuesto Anual para la Ejecucin Revisin y ajuste de ficha de proyecto para
de los Proyectos
priorizando las necesidades de en regin.
R1

Disminucin de proyectos
que aporten a la creacin
de contenidos culturales

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Reduccin del Presupuesto Anual para la Ejecucin Revisin y ajuste de ficha de proyecto para
de los Proyectos
priorizando las necesidades de en regin.
R1

Disminucin de proyectos
que aporten a la creacin
de contenidos culturales
mediticos, pertinentes,
incluyentes y de calidad
Baja participacin de los colectivos de
comunicacin en los proyectos que promueven la Definir estrategas de trabajo basados en los
creacin de contenidos comunicativos con enfoque diagnsticos de Comunicacin
cultural
BAJO 8%

R2

Deterioro o prdida del


acervo audiovisual y
sonoro a cargo de la
direccin de
comunicaciones

Almacenamiento inadecuado del acervo


audiovisual y sonoro.

Verificacin del Estado de los contenidos


mediticos culturales para garantizar su
conservacin

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

R2

RIESGO

Deterioro o prdida del


acervo audiovisual y
sonoro a cargo de la
direccin de
comunicaciones

CAUSAS

Almacenamiento inadecuado del acervo


audiovisual y sonoro.

CONTROL

Verificacin del Estado de los contenidos


mediticos culturales para garantizar su
conservacin

Contratar con entidades que dispongan de


Falta de infraestructura tecnolgica que permita la espacios adecuados para la conservacin y
preservacin y conservacin de los archivos.
preservacin de los archivos Audiovisuales y
Sonoros

El espacio limitado destinado al almacenamiento


de las colecciones en el edificio, sumado al
incremento en el volumen de materiales recibidos
por depsito legal, donaciones y compras
patrimoniales, ha alcanzado el lmite para
organizar correctamente las colecciones
bibliogrficas y documentales

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Control de Inventario
Informe Tcnico de Espacios
Convenio AGN

BAJO 8%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

El espacio limitado destinado al almacenamiento


de las colecciones en el edificio, sumado al
incremento en el volumen de materiales recibidos
por depsito legal, donaciones y compras
patrimoniales, ha alcanzado el lmite para
organizar correctamente las colecciones
bibliogrficas y documentales

CONTROL

Control de Inventario
Informe Tcnico de Espacios
Convenio AGN

No se cuenta con un protocolo de gestin y


Seguimiento y control a minutas de vigilancia
seguridad actualizado para garantizar la proteccin
Seguimiento a correos electrnicos
de las colecciones de la Biblioteca Nacional
dispuestas al servicio del pblico.

ZONA RIESGO
RESIDUAL

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

CONTROL

No se cuenta con un protocolo de gestin y


Seguimiento y control a minutas de vigilancia
seguridad actualizado para garantizar la proteccin
Seguimiento a correos electrnicos
de las colecciones de la Biblioteca Nacional
dispuestas al servicio del pblico.

R1

Prdida del control sobre


mecanismos de
recuparacin,
almacenamiento,
conservacin y bsqueda Las publicaciones Bibligraficas y documetales que
se producen en el pas no llegan en su totalidad a
del patrimonio
bibliogrfico y documental la Biblioteca Nacional
del pas.

Realizar seguimiento al cumplimiento de depsito


legal de obras monogrficas y seriadas

ZONA RIESGO
RESIDUAL

R1

ID_RIESGO

Prdida del control sobre


mecanismos de
recuparacin,
almacenamiento,
conservacin y bsqueda
del patrimonio
bibliogrfico y documental
del pas.

RIESGO

PLAN DE MANEJO

CAUSAS

CONTROL

La reduccin presupuestal en el rea puede


impactar el cumplimiento de la Ley de Depsito
Legal y la catalogacin de obras adquiridas por
conceptos de compra, canje, donacin y depsito
digital voluntario para el pas frente a la
recuperacin del patrimonio colombiano.

Realizar la acciones necesarias que garanticen el


cumplimiento de la Ley de Depsito Legal
optimizando los recursos necesarios

Patologias del edifico que impactan microclima en


reservas tcnicas y la conservacin de sus
colecciones, y dems espacios administrativos y
tcnicos del mismo.

Realizar acciones de monitoreo ambiental y


biocontaminacin,de inspeccin y diagnstico en
espacios fsicos; desodorizacin, limpieza y
saneamiento en colecciones y espacios fsicos; y
desarrollar campaas de sensibilizacin y
formacin acerca de la importancia de la calidad
del Aire en el edificio.

ZONA RIESGO
RESIDUAL

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS
Patologias del edifico que
impactan microclima en
reservas tcnicas y la conservacin de sus
colecciones, y dems espacios administrativos y
tcnicos del mismo.

Realizar acciones de monitoreo ambiental y


biocontaminacin,de CONTROL
inspeccin y diagnstico en
espacios fsicos; desodorizacin, limpieza y
saneamiento en colecciones y espacios fsicos; y
desarrollar campaas de sensibilizacin y
formacin acerca de la importancia de la calidad
del Aire en el edificio.

ZONA RIESGO
RESIDUAL

ALTO 64%

Debilidad en la capacidad operativa para hacer


seguimiento al cumplimiento de los compromisos
adquiridos por los municipios y departamentos con
el Plan Nacional de Lectura y Biblioteca - PNLB, as
como el cumplimiento de los trminos

Seguimiento y control de la informacin de


validacin de condiciones y compromisos locales
a travs del SIISE (Sistema Integrado de
Informacin de seguimiento y evaluacin).

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

Debilidad en la capacidad operativa para hacer


seguimiento al cumplimiento de los compromisos
adquiridos por los municipios y departamentos con
el Plan Nacional de Lectura y Biblioteca - PNLB, as
como el cumplimiento de los trminos
contemplados en la Ley.

R2

Insuficiente cobertura en
el seguimiento al uso de
las dotaciones entregadas
por la Biblioteca Nacional,
en la totalidad de
Bibliotecas Publicas
adscritas a la Red
Nacional

CONTROL

Seguimiento y control de la informacin de


validacin de condiciones y compromisos locales
a travs del SIISE (Sistema Integrado de
Informacin de seguimiento y evaluacin).

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Insuficiente cobertura en
el seguimiento al uso de
ID_RIESGO las dotaciones
RIESGO
entregadas
por la Biblioteca Nacional,
R2
en la totalidad de
Bibliotecas Publicas
adscritas a la Red
Nacional

PLAN DE MANEJO

CAUSAS

Dificultades en la actualizacin de la informacin


de las Bibliotecas Pblicas - BP, adscritas a la Red

CONTROL

Seguimiento y control del Formulario nico de


Registro a travs del SIISE (Sistema Integrado de
Informacin de seguimiento y evaluacin).

ZONA RIESGO
RESIDUAL

ID_RIESGO

RIESGO

Dificultades en la actualizacin de la informacin


de las Bibliotecas Pblicas - BP, adscritas a la Red
CAUSAS

PLAN DE MANEJO

Seguimiento y control del Formulario nico de


Registro a travs del CONTROL
SIISE (Sistema Integrado de
Informacin de seguimiento y evaluacin).

ZONA RIESGO
RESIDUAL

ALTO 64%
Desarticulacin entre las reas involucradas en las
estrategias para aumentar el indicador de lectura
dentro del Ministerio de Cultura y sus entidades
adscritas

Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos


al interior del Ministerio de Cultura, involucrando
las entidades adscritas de tal forma que se
garantice el cumplimiento de las estrategias
encaminadas a aumentar el ndice de lectura.

Incapacidad para desarrollar un nuevo sistema de Gestionar alianzas a nivel nacional y regional que
medicin que refleje los comportamientos lectores permita la definicion y aplicacion de un
de los colombianos.
instrumento para medir comportamiento lector.
Baja competitividad del

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Incapacidad para desarrollar un nuevo sistema de Gestionar alianzas a nivel nacional y regional que
medicin que refleje los comportamientos lectores permita la definicion y aplicacion de un
de los colombianos.
instrumento para medir comportamiento lector.

R3

Baja competitividad del


pais en el proceso de
acceso al conocimiento y
participacion a nivel
internacional.

Desarticulacin en el accionar con las entidades


involucradas en el aumento del Indice de Lectura

Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos


al interior de la mesa de trabajo con el Ministerio
de Educacion de tal forma que se garantice el
cumplimiento de las estrategias encaminadas a
aumentar el ndice de lectura.

La encuesta de consumo cultural realizada por el


Hacer seguimiento a la implementacion del nuevo
DANE no refleja las acciones desarrolladas por el
sistema de medicin del comportamiento lector.
Ministerio de Cultura para el aumento del ndice de
lectura de los Colombianos.
ALTO 64%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

R1

RIESGO

CAUSAS

CONTROL

Falta de seguimiento a compromisos de AIC.

Seguimiento a las relaciones de cooperacin por


parte de los profesionales.

Falta de personal a fines y principios de ao para


continuar con el desarrollo y seguimiento de los
compromisos del rea y reduccin de los tiempos
para ejecutar las actividades.

Contratacin oportuna de profesionales


competentes, con experiencia.

Reduccin del presupuesto

No existe

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Interrupcin de las
relaciones de
cooperacincon
organismos bilaterales,
multilaterales y privadas.

MODERADO 28%

R1

Interrupcin de las
relaciones de
cooperacincon
organismos bilaterales,
multilaterales y privadas.

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

Reduccin del presupuesto

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

No existe
MODERADO 28%

R2

Prdida de la trazabilidad
Alimentacin inoportuna del Sistema de
de los proyectos y de los
Informacin.
temas internacionales

Registro en el Sistema de la informacin de


cooperacin, para lo cual se contrata a un
profesional con funcion especficas

MODERADO 28%

Desconocimiento de las actividades que desarrolla


Cronograma de seguimiento de actividades y
AIC por parte de algunas reas del Ministerio y de
proyectos de cooperacin
las entidades adscritas

R3

Falta de articulacin
interna para abordar los
tema internacionales y
deinterlocucin con los
cooperantes

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Desconocimiento de las actividades que desarrolla


Cronograma de seguimiento de actividades y
AIC por parte de algunas reas del Ministerio y de
proyectos de cooperacin
las entidades adscritas

R3

Falta de articulacin
interna para abordar los
tema internacionales y
deinterlocucin con los
cooperantes
Falta de conocimiento en AIC sobre las actividades Elaboracin de Actas de Articulacin de oferta y
que desarrollan las reas y entidades adscritas
demanda de cooperacin en los comits de AIC.

Registro incompleto o

Los cooperantes en ocasiones realizan el contacto


directo con las reas, sin la asesora y
acompaamiento de AIC

Ausencia de soporte para el mantenimiento y los


desarrollos requeridos

Contratacin personal capacitado en el manejo


del SIREC.

BAJO 8%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

R1

RIESGO

CAUSAS
Ausencia de soporte para
el mantenimiento y los
desarrollos requeridos

CONTROL
Contratacin personal
capacitado en el manejo
del SIREC.

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Registro incompleto o
deficiente del Sistema de
Informacin
Cinematogrfico SIREC Desactualizacin de la informacin registrada en el Contratacin personal capacitado para cargar la
SIREC
informacin en el SIREC.

Errores de digitacin

Revisin en el uso del aplicativo.


MODERADO 32%

R2

Vulneracin a la
integridad de los menores
Inoperancia del Comit de Clasificacin de
de edad que acceden a
pelculas
una pelcula mal
clasificada

Comit de Clasificacin de Pelculas.


Procedimiento de Clasificacin de Pelculas
Resolucin 1021 de 2016

Contar con el examen mdico ocupacional y


Tener un estado fsico no adecuado para practicar
peridico que autoriza al participante a practicar
deportes de contacto)
un deporte

ALTO 52%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

CONTROL
Contar con el examen
mdico ocupacional y
Tener un estado fsico no adecuado para practicar
peridico que autoriza al participante a practicar
deportes de contacto)
un deporte

No contar con jueces idoneos que impartan


oportunamente la norma del cuidado corporal en
los deportes de contacto
R1

Exigir un colegiado arbitral registrado y


capacitado tcnicamente

Ambiente propicio para la


Acatar las indicaciones de los veedores deportivos
Practicas de entrenaminento calixtenia no acatadas
ocurrencia de accidentes
y practicar el autocuidado antes, durante y
por los participantes
en torneos deportivos
despues de la actividad deportiva
institucionales del Plan de
Bienestar
No contar con jueces idoneos que impartan
Exigir un colegiado arbitral registrado y
oportunamente la norma del cuidado corporal en
capacitado tcnicamente
los deportes de contacto

MODERADO 32%

Errores en el pago de
nmina

R2

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Demoras en el reporte de novedades por parte de


las reas.

Circular polticas de gestin para liquidacin


novedades de nomina.

MODERADO 32%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

Demoras en el reporte de novedades por parte de


las reas.

R2

CONTROL

Circular polticas de gestin para liquidacin


novedades de nomina.

ZONA RIESGO
RESIDUAL

MODERADO 32%

R3

Vacantes sin cubrir


oportunamente

Vacantes abiertas y sin ser cubiertas dentro de la


planta de personal.

Seguimiento permanente a las vacantes (archivo


en Excel)

ALTO 60%

R5

NO Incluir el Sistema de
Gestin de Seguridad y
Salud en el Trabajo SGSST dentro del Sistema
Integrado de Gestin del
Ministerio

Desconocimiento de la legislacin actual en riesgos Presentacin de los contenidos del decreto 1072
laborales
de 2015 en SG-SST

Los nuevos requerimientos legislativos y


normativos.

Actualizar matriz de requisitos legales o


Normograma.

ID_RIESGO

R5

NO Incluir el Sistema de
Gestin de Seguridad y
Salud enRIESGO
el Trabajo SGSST dentro del Sistema
Integrado de Gestin del
Ministerio

PLAN DE MANEJO

CAUSAS

Los nuevos requerimientos legislativos y


normativos.
Falta institucionalizacin del SG-SST.

R1

CONTROL

Actualizar matriz de requisitos legales o


Normograma.
Divulgacin de la politica de SG-SST.

ZONA RIESGO
RESIDUAL

EXTREMA 76%

Revisar el diligenciamiento del Registro


Generado por error en el numero del CDp sealado
Presupuestal y en caso de no contar con la
en los documentos que solicitan el registro
informacin o estar errada, solicitar aclaracin
presupuestal.
respectiva.

Inadecuada imputacin
presupuestal en el
momento de elaborar el
compromiso
Deficiente revisin en el momento de la
elaboracin por el alto volumen de informacin.

Efectuar una doble verificacin en el documento


elaborado.
BAJO 4%

R2

Deficiente revisin en el momento de la


Inadecuada elaboracin elaboracion de la resolucin.
del acto administrativo de
modificaciones
presupuestales en los
rubros de funcionamiento. Tramite dispendioso por la complejidad de la
informacion .

Efectuar una doble verificacin en el documento


elaborado

Efectuar una doble verificacin en el documento


elaborado
BAJO 16%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Falta de documentacin soporte (no existen, no son


Elaborar lista de chequeo y contar con Personal
adecuados, no estn completos y/o no son
Capacitado.
legibles).

R3

Desconocimiento de las normas presupuestales,


contractuales y tributarias por parte de los
Pago de obligaciones sin supervisores.
el cumplimiento total de
requisitos establecidos.

Solicitar capacitacin para los supervisores

Cambios constantes en la funcionalidad del SIIF

Revisar los cambios emitidos en materia de


funcionalidad y requisitos legales

Clculo errado de las deducciones tributarias

Revisar las obligaciones elaboradas


BAJO 16%

Los Supervisores de los contratos no remiten de


manera oportuna los documentos para el tramite
de pago.

R4

Incumplimiento en las
fechas de programacin
de acuerdo con el
calendario del PAC
establecido por el

Efectuar una coordinacin permanente con los


supervisores de los contratos en relacin con la
solicitud del PAC

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

R4

RIESGO

CAUSAS

Incumplimiento en las
fechas de programacin
de acuerdo con el
Fallas y/o caidas de plataforma del sistema
calendario del PAC
establecido por el
Ministerio de Hacienda
Solicitud extemporanea de los recursos para el
cumplimiento de las obligaciones a tramitar.

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Llevar registros de las fallas y/o cadas del


sistema.

Realizar seguimiento y monitoreo permanente a


la ejecucin del PAC.
MODERADO 36%

Baja participacin institucional en los mercados y


Generar una base de datos con nuevos espacios
las distintas dinmicas para orientar las estrategias
de circulacin
de circulacin.

Designar las tareas pertinentes al equipo


Falta de recurso humano disponible para participar
disponible que permita el cumplimiento de estos
en los espacios de trabajo de las redes.
objetivos

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

CONTROL

Designar las tareas pertinentes al equipo


Falta de recurso humano disponible para participar
disponible que permita el cumplimiento de estos
en los espacios de trabajo de las redes.
objetivos

R1

Disminucin en la
participacin de
Mincultura en espacios de
circulacin para los
emprendedores culturales.

Insuficiente formacin de los emprendedores que


asisten a los espacios de circulacin

Generacin de espacios de formacin previos a


los mercados que permitan una buena
participacin de los emprendedores en estos
espacios

ZONA RIESGO
RESIDUAL

R1

ID_RIESGO

Disminucin en la
participacin de
Mincultura en espacios de
circulacin para los
emprendedores culturales.

RIESGO

Insuficiente formacin de los emprendedores que


asisten a los espacios de circulacin

Generacin de espacios de formacin previos a


los mercados que permitan una buena
participacin de los emprendedores en estos
CONTROL
espacios

Insuficiente articulacin entre los encargados de


generar las estrategias de circulacin de bienes y
servicios culturales.

Creacin de una agenda que incentive el


desarrollo de espacios de encuentro y de dilogo
entre los gestores de los mercados culturales.

CAUSAS

PLAN DE MANEJO
ZONA RIESGO
RESIDUAL

BAJO 8%

Baja cobertura en la difusin de la informacin


para los emprendedores

Desconocimiento
de las lneas de

Monitorear los reportes peridicos enviados por


Bancldex y el Fondo Nacional de Garantas.

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

R2

RIESGO

CAUSAS

CONTROL

Baja cobertura en la difusin de la informacin


para los emprendedores

Monitorear los reportes peridicos enviados por


Bancldex y el Fondo Nacional de Garantas.

Falta de recurso humano para la generacin de


espacios de socializacin y divulgacin de la
informacin

Divulgacin de las lneas de financiacin


gestionadas en los territorios en los que har
presencia el Grupo de Emprendimiento.

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Desconocimiento
de las lneas de
financiacin gestionadas
por el Grupo de
Emprendimiento

Los trminos y condiciones exigidos para acceder a Lista detallada de requisitos para el acceso a las
los recursos son difciles de cumplir por parte de la lneas de financiacin desagregado por sector y
poblacin objetivo
regin.
BAJO 20%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

Falta de articulacin con otras direcciones del


Ministerio e instituciones locales que suministran
informacin para el diseo de los programas.

Insuficiente recurso humano disponible para


disear los programas de formacin en
emprendimiento cultural

R3

CONTROL

Generacin y seguimiento de una agenda


interna que permita articular las estrategias de
formacin con otras direcciones del Ministerio y
entidades de los territorios atendidos.

Articulacin con instituciones locales y con


capacidad de atender diferentes segementos
culturales.

Los programas de
formacin en
emprendimiento cultural
no responden a las
dinmicas y contenidos
que requiere el sector
cultural.

Falta de articulacin con instituciones aliadas para


Creacin y divulgacin de herramientas y
generar contenidos y procesos de formacin que
metodologas de emprendimiento cultural a
sean coherentes con los lineamientos del Grupo de
instituciones locales
Emprendimiento.

ZONA RIESGO
RESIDUAL

R3

ID_RIESGO

Los programas de
formacin en
emprendimiento cultural
no responden a las
dinmicas y contenidos
que requiere el sector
cultural.
RIESGO

PLAN DE MANEJO

CAUSAS

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Falta de articulacin con instituciones aliadas para


Creacin y divulgacin de herramientas y
generar contenidos y procesos de formacin que
metodologas de emprendimiento cultural a
sean coherentes con los lineamientos del Grupo de
instituciones locales
Emprendimiento.

BAJO 16%

insuficiente presupuesto para generar


investigacin y sistematizacin de las mismas

Compilacin de investigaciones adelantadas


alrededor de temas de emprendimiento e
industrias culturales para ser difundidas en las
regiones.

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

Poco uso de los resultados de las investigaciones


para la formulacin y evaluacin de polticas
pblicas.

R4

CONTROL

socializacin de los resultados de las


investigaciones realizadas.

Bajo crecimiento de las


industrias culturales y
creativas del pais
Insuficiente recurso humano disponible para
Designar las tareas pertinentes al equipo
participar en los espacios de trabajo de las redes y disponible que permita el cumplimiento de estos
elaboracin de investigaciones.
objetivos

ZONA RIESGO
RESIDUAL

R4

Bajo crecimiento de las


industrias culturales y
creativas del pais

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

Dificultades para acceder a la informacin.

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Recopilacin y consecusin de informacin


pertinente a temas de emprendimiento

BAJO 8%

(I) Incumplimiento de ciclo completo del proceso de Revisar en la base de control de proyectos, el
viabilizacion.
estado de avance de los mismos.

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

R1

RIESGO

Insuficientes proyectos
habilitados para priorizar
en el plan de accion

CAUSAS

CONTROL

( E ) Incumplimiento en la entrega del listado de


requerimientos de acuerdo al procedimiento de
viabilizacion.

Realizar la correcta socializacion y asesoria a las


Entidades Territoriales sobre el diligenciamiento y
consecusin de los formatos

( E ) Doble postulacion de los predios aportados y


comprometidos para la ejecucion de los proyectos
en diferentes Entidades.

Estudio de Titulos

(I) Bajo compromiso en el cumplimiento de los


indicadores de la meta.

Realizar comites de control de avance y


actualizacion de la base de control de proyectos

ZONA RIESGO
RESIDUAL

BAJO 20%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

CONTROL

(I) Inexistencia del control de tiempos minimos


Disear el instrucmento para controlar los
establecidos internos para cumplir con los procesos
tiempos internos
dentro de los procedimientos

(E )Demora en la obtencin oportuna de licencias,


Seguimiento a la ejecucion del procedimiento con
permisos y/o certifiacines necesarias para el inicio
las entidades territoriales
de los procesos de contratacion

R2

Incumplimiento en la
ejecucion de los proyectos (I) Procesos contractuales declarados desiertos y/o
priorizados a intervenirse variacion en la modalidad de los procesos de
dentro del plan de accin. contratacion y/o modificaciones dentro del proceso
de contratacion (adendas).

Solicitar apoyo para la elaboracion de los pliegos


de condiciones de acuerdo a la naturaleza y
objeto del proyecto y Realizar verificacion previa
del proceso, hacer seguimiento y apoyo tecnico al
proceso

ZONA RIESGO
RESIDUAL

R2

Incumplimiento en la
ejecucion de los proyectos
priorizados a intervenirse
dentro del plan de accin.

ID_RIESGO

RIESGO

R3

Insuficiente cobertura del


territorio

PLAN DE MANEJO

CAUSAS

CONTROL

(E) Demora en la ejecucin de los contratos, por


incumplimiento de compromisos previos y finales
del municipio y/o de las obligaciones del
contratista

Requerir apoyo al grupo de contratos y convenios


de la entidad para imponer las medidas jurdicas
para el cumplimiento de las garantias propias de
los contratos y Solicitud de apoyo en la
elaboracin de los pliegos de condiciones en
cuanto a determinacion de garantias y posibles
obligaciones.

(I)Incumplimiento u omision de las obligaciones


como supervisor

Seguimiento por parte de la Coordinacion del


Grupo al cumplimiento de las obligaciones de los
profesionales designados a la funcion de
supervison

(I) Cambio de variables para la priorizacion de


proyectos dentro de las politicas de estado.

Apoyo para la gestion del recurso ante otras


entidades

(E ) Desinteres en la ampliacion de la
infraestructura cultural en los territorios

Apoyo en asesoria, socializacion y formulacion de


los proyectos

ZONA RIESGO
RESIDUAL

BAJO 16%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

R3

RIESGO

CAUSAS

CONTROL

(E ) Desinteres en la ampliacion de la
infraestructura cultural en los territorios

Apoyo en asesoria, socializacion y formulacion de


los proyectos

(I) Recorte presupuestal proyectado a la Entidad

Seguimiento al plan de accion

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Insuficiente cobertura del


territorio

BAJO 16%
(I)Desconocimiento de la normatividad vigente
aplicable

R4

(I) Equipo poco calficado para desarrollar la


Errores u omisiones en la supervision de los proyectos
seguimiento y supervision
de los contratos

Capacitacion y Actualizacion del personal


designado para la funcion de supervision

Disear el instrumento de evaluacion de


conocimientos y medir su efectividad

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

R4

RIESGO

CAUSAS

(I) Equipo poco calficado para desarrollar la


Errores u omisiones en la supervision de los proyectos
seguimiento y supervision
de los contratos

(I) Desequilibrio de cargas laborales

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Disear el instrumento de evaluacion de


conocimientos y medir su efectividad

Comites tecnico y de seguimiento en el avance de


proyectos .
BAJO 20%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

CONTROL

Los proyectos de intervencin a bienes de inters


Comit de coordinacin de la direccin de
cultural de la nacin, autorizados por el Ministerio
patrimonio para seguimiento a ejecucin
de Cultura, no cuentan con un plan de seguimiento
contractual y presupuesta
en su fase de ejecucin, ni posterior a ella.

R1

Desaparicin y/o deterioro


de los valores de los
bienes de inters cultural
del mbito nacional
mueble e inmueble y/o de
las manifestaciones del

ZONA RIESGO
RESIDUAL

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

R1

Desaparicin y/o deterioro


de los valores de los
bienes de inters cultural
del mbito nacional
mueble e inmueble y/o de
las manifestaciones del
patrimonio cultural
inmaterial

CAUSAS

CONTROL

El Plan de seguimiento al estado de conservacin


de los BICNAL, no se ha consolidado como una
herramienta de anlisis para la toma de decisiones
en la administracin del Patrimonio cultural de la
nacin.

Revisin jurdica de la Oficina Asesora Jurdica a


las resoluciones de declaratoria de BIC Nal,
aprobacin de planes especiales de manejo y
proteccin, aprobacin de inclusiones de las
manifestaciones a la lista representativa del
patrimonio cultural inmaterial y aprobacin de los
proyectos de intervencin en BIC Nal.

ZONA RIESGO
RESIDUAL

R1

bienes de inters cultural


del mbito nacional
mueble e inmueble y/o de
las manifestaciones del
patrimonio cultural
inmaterial

El Plan de seguimiento al estado de conservacin


de los BICNAL, no se ha consolidado como una
herramienta de anlisis para la toma de decisiones
en la administracin del Patrimonio cultural de la
nacin.
ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

Revisin jurdica de la Oficina Asesora Jurdica a


las resoluciones de declaratoria de BIC Nal,
aprobacin de planes especiales de manejo y
proteccin, aprobacin de inclusiones de las
manifestaciones a la lista representativa del
patrimonio cultural inmaterial y aprobacin de los
proyectos de intervencin
en BIC Nal.
CONTROL

PLAN DE MANEJO
ZONA RIESGO
RESIDUAL

Comits tcnicos de presentacin de planes


Los inventarios de los bienes de inters cultural del
especiales de manejo y proteccin, planes
mbito nacional y de las manifestaciones del
especiales de salvaguardia y algunos proyectos
patrimonio cultural inmaterial se encuentran
de intervencin a presentar ante el Consejo
conformados parcialmente
Nacional de Patrimonio.

ALTO 64%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

R2

Atencin inoportuna de
las demandas y
solicitudes sobre
patrimonio a nivel pas.

CAUSAS

CONTROL

Los procedimientos de la Direccin de Patrimonio,


no detallan las actividades y responsables respecto Monitoreo a los procedimientos de la direccin de
a las tareas administrativas, jurdicas y
patrimonio
contractuales.

ZONA RIESGO
RESIDUAL

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO
R2

Atencin inoportuna de
las demandas
y
RIESGO
solicitudes sobre
patrimonio a nivel pas.

Los procedimientos de la Direccin de Patrimonio,


no detallan las actividades
y responsables respecto Monitoreo a los procedimientos
de la direccin de
CAUSAS
CONTROL
a las tareas administrativas, jurdicas y
patrimonio
contractuales.

ZONA RIESGO
RESIDUAL

MODERADO 36%

Falta seguimiento permanente al trmite de los


procedimientos

Documentacin formal de fichas de etapas


procesales.

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

R1

RIESGO

CAUSAS

CONTROL

Falta seguimiento permanente al trmite de los


procedimientos

Documentacin formal de fichas de etapas


procesales.

Cambios Normativos

Monitoreo de la normatividad vigente

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Incumplimiento de
trminos en el trmite de
los procesos disciplinarios

BAJO 16%

R1

Incumplimiento de
trminos en el trmite de
los procesos disciplinarios

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

Cambios Normativos CAUSAS

CONTROL vigente
Monitoreo de la normatividad

ZONA RIESGO
RESIDUAL

BAJO 16%

R2

Violacin de la reserva
legal de los procesos
disciplinarios

Confusin al incorporar documentacin en los


expedientes o destinario de la misma.

Contar con personal idoneo para la incorporacin


de la documentacin en el expediente
disciplinario

Apertura de sobres por parte de los responsables


de la administracin de la correspondencia.

Garantizar la privacidad en la prctica de las


diligencias.

Bajo nivel de confidencialidad en el uso de los


medios electrnicos dispuestos en el Ministerio.
Fallas en la Gestin de accesos en el computador.

Establer clave de seguridad de acceso a medios


electrnicos (correo electrnico) para asegurar la
confidencialidad de la informacin.
Asegurar la privacidad en el manejo de la
informacin contenida en el equipos de computo
del Grupo de Control Interno Discipinario.

R2

Violacin de la reserva
legal de los procesos
disciplinarios
PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

Fallas en la seguridad en el acceso a los


expedientes fsicos de los procesos disciplinarios.

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Asegurar el manejo de expedientes fsicos.


ALTO 52%

Recorte del Presupuesto para el PNE y para las


diferentes direcciones del Ministerio

Informacin en el Sistema de Informacin de


Gestin

Disminucin de socios vinculados a la convocatoria Convenios firmados y vigentes


R1

Bajar la oferta
institucional de entrega
de estmulos

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

R1

Bajar
la oferta
RIESGO
institucional de entrega
de estmulos

CAUSAS

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Desinformacin y comunicacin inadecuada entre Realizacin de reuniones peridicas con los


los lderes de los procesos
encargados de cada convocatoria

Modificacin en la Ley General de Cultura (artculo


0
18)

Disminucin del presupuesto por parte del


Ministerio de Hacienda

0
BAJO 20%

Falta de publicaciones impresas de la convocatoria Informacin en el Sistema de Informacin de


de estmulos
Gestin

Restriccin del acceso a la


participacin en el

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

R2

RIESGO

CAUSAS

Restriccin del acceso a la


Falta de divulgacin de la convocatoria en lugares
participacin en el
Programa Nacional de apartados del territorio Colombiano
Estmulos

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Comisin de socializacin de la convocatoria en


todo el territorio

Residir en lugares apartados del territorio


colombiano

Acceso ilimitado a servicios tecnolgicos, para


acceeder a la informacin en tiempo real

Errores en la radicacin y cargue de la informacin


Revisin del sistema de radicacin
en el aplicativo

BAJO 4%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

R6

RIESGO

Apoyar proyectos que no


cumplan con la totalidad
de los requisitos
establecidos en la
convocatoria

CAUSAS
CONTROL
Errores en la radicacin
y cargue de la informacin
Revisin del sistema de radicacin
en el aplicativo

Apoyar ms de dos proyectos cuando la


convocatoria lo prohibe

Revisin de inhabilidades

Falta de revisin adecuada de documentos


administrativos y para el jurado

Listas de chequeo

ZONA RIESGO
RESIDUAL

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

R6

Apoyar proyectos que no


cumplan con la totalidad
de los requisitos
establecidos en la
convocatoria

CAUSAS
Falta de revisin adecuada
de documentos
administrativos y para el jurado

Listas de chequeo

CONTROL

Incumplimiento de las condiciones establecidas en


Revisin de requisitos
las convocatorias

Adjuntar documentos que no respaldan la


trayectoria presentada por el participante

Cumplimiento de deberes del ganador

ZONA RIESGO
RESIDUAL

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

Adjuntar documentos que no respaldan la


trayectoria presentada por el participante

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Cumplimiento de deberes del ganador

BAJO 4%
Dificultades para encontrar la informacin de los
Correos electronicos y oficios solicitando
conceptos en las condiciones de calidad y tiempo
informacin a las reas.
que se requiere, por parte de las reas.

Existe una planilla de radicados (cuadro de


La respuesta a las solicitudes son priorizadas
juridica de solicitudes), que permite clasificar la
dependiendo de la importancia de los temas, lo
naturaleza de la consulta y los tiempos de
que conduce a que algunas solicitudes se dejen en
respuesta y alertas tempranas de vencimiento en
un segundo plano
cabeza de la secretaria de la oficina.

R1

respuestas
extemporneas de
consultas, derechos de
peticin, quejas y
reclamos

Existe una planilla de radicados (cuadro de


La respuesta a las solicitudes son priorizadas
juridica de solicitudes), que permite clasificar la
dependiendo de la importancia de los temas, lo
naturaleza de la consulta y los tiempos de
que conduce a que algunas solicitudes se dejen en
respuesta y alertas tempranas de vencimiento en
un segundo plano
cabeza de la secretaria de la oficina.
ID_RIESGO

R1

respuestas
RIESGO
extemporneas de
consultas, derechos de
peticin, quejas y
reclamos

CAUSAS

Atencin de consultas verbales y correos


electrnicos sin utilizar el conducto oficial (jefe
Oficina)

CONTROL

PLAN DE MANEJO
ZONA RIESGO
RESIDUAL

Seguimiento constante del Coordinador del Grupo


de Asesoria legal, derechos de peticion y consulta
de la Oficina juridica del cumplimiento de los
tiempos de respuesta a travs de la planilla de
radicados.

Requerimiento de conceptos que necesitan mayor


estudio y anlisis por la complejidad del asunto y Reparto de los temas por abogado segn su
las implicaciones que pueda tener la respuesta
especialidad
emitida.

R2

Proferir actos
administrativos con
violacin de las
disposiciones
constitucionales o legales

Incremento de solicitudes de la ciudadana con el


fin de conocer los planes , programas y proyectos
del Ministerio de Cultura dado por el
fortalecimiento institucional del sector

Planilla de reparto de las solicitudes

revisin del proyecto de acto administrativo con


respecto a las disposiciones de la ley

Designar como responsable a un abogado de la


revision del acto administrativo

BAJO 4%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

revisin del proyecto de acto administrativo con


respecto a las disposiciones de la ley

R2

Proferir actos
administrativos con
violacin de las
disposiciones
constitucionales o legales
referentes a las funciones
del Ministerio de Cultura

Vencimiento de trminos
establecidos en la ley
para contestarlas
demandas

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Designar como responsable a un abogado de la


revision del acto administrativo

seguimiento a la firma, numeracion y publicacion

archivo digial de los actos adminisstrativos


revisados o proyectados por la oficina juridica

Falta de apoyo de las areas en la justificacion


tecnica del proyecto de acto administrativo

Correos electronicos y oficios solicitando


informacin a las reas.

seguimiento en el Suministro de informacin la


cual llega incompleta, deficiente, falsa o tarda
sobre los hechos objeto de las demandas.

Requerir mediante oficio a las reas, estipulando


el tiempo mximo de respuesta para cada caso.

ID_RIESGO

R3

RIESGO

seguimiento en el Suministro de informacin la


cual llega incompleta, deficiente, falsa o tarda
sobre los hechos objeto
de las demandas.
CAUSAS

Vencimiento de trminos
establecidos en la ley
para contestarlas
Falta de diligencia del profesional encargado para
demandas
atender los asuntos asociados con el proceso
y dems actuaciones en
los procesos que se
tramitan ante la justicia Dificultad para tener acceso a la informacin de los
ordinaria, o contenciosa BICNal por temas presupuestales, de
en contra del Ministerio de desplazamiento peridico.
Cultura

Falta de accin oportuna

PLAN DE MANEJO

Requerir mediante oficio a las reas, estipulando


el tiempo mximo de respuesta para cada caso.
CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

hacer seguimiento de las actuaciones del


abogado responsable

Solicitar informacion mediante correos


electronicos y oficios al area responsable

Imposibilidad de atender en forma directa los


procesos en todo territorio nacional

Mantener vigilancia judicial permanente

directorio de los despachos judiciales actualizado


con los telefonos, numeros de fax y correos
electronicos -

Mantener actualizado un directorio de despachos


judiciales

Falta de Gestin por parte del Ministerio en el


desarrollo de los proyectos de ley que vinculan al
sector cultura.

cuadro de seguimiento a los proyectos de ley

BAJO 16%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

R4

RIESGO

Falta de Gestin por parte


del Ministerio en el
CAUSAS
desarrollo de los proyectos de ley que vinculan al
sector cultura.

Falta de accin oportuna


del Ministerio frente a
Proyectos de Ley que
contengan medidas
inconvenientes para el Falta de respuesta oportuna y suficiente de las
reas tcnicas a la solicitud de informacin sobre
sector cultural.
los proyectos de ley que afectan al Ministerio.

personal dedicado al seguimiento de la agenda


legislativa en el Ministerio de Cultura

R5

desconocimiento de la normatividad procesal


Realizar una inadecuada vigente
defensa, afectando los
intereses de la entidad,
con fallos condenatorios.

CONTROL

cuadro de seguimiento a los proyectos de ley

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Oficios o correos electronicos a las areas


solicitando informacion

Mantener a una persona responsable de la


agenda legislativa

BAJO 4%

Capacitacion del personal de la oficina Juridica

BAJO 16%

R5

ID_RIESGO

Realizar una inadecuada


defensa, afectando los
interesesRIESGO
de la entidad,
con fallos condenatorios.

PLAN DE MANEJO

CAUSAS

Desconocimiento del marco normativo del Sector


Cultura

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Capacitacion del personal de la oficina Juridica


BAJO 16%

Enviar correos electronicos a los responsables de


Desinteres de las areas del Ministerio de Cultura en
las areas solicitando la actualizacion del
la actualizacion del normograma
normograma

R6

Desactualizacin del
normograma

0
publicacion en la pagina web del Ministerio del
normograma desactualizado

Solicitar mediante correo electronico la


publicacion del normograma actualizado

Falta d mecanismos externos para alimentar la


informacion sobre las nuevas normas

Mantener vigente el contrato de noticias


normativas y juridicas

R6

Desactualizacin del
normograma

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS para alimentar la


Falta d mecanismos externos
informacion sobre las nuevas normas

CONTROL de noticias
Mantener vigente el contrato
normativas y juridicas

Designar abogado por area para el


Falta de acompaamiento y asesoria en las areas
acompaamiento de la revision y actualizacion
en la conformacion y actualizacion del normograma
del normograma

R1

Fallas, daos y deterioro


en equipos de
iluminacin, sonido y
dems requeridos en
escenario y
presentaciones.

Falta de mantenimientos correctivos

Aplicacin de mantenimiento correctivo

Falta de definicin de criterios y especificaciones


tcnicas y de calidad en procesos de contratacin
para compraventas.

Definicin de especificaciones tcnicas dentro de


estudios previos de elementos a adquirir por
parte del rea tcnica del teatro.

Daos ocasionados por terceros a quienes se les


alquilaron las instalaciones del teatro.

Aplicacin de formato de entrega y recibo del


teatro y establecimiento de condiciones
contractuales

ZONA RIESGO
RESIDUAL

R1

Fallas, daos y deterioro


en equipos de
iluminacin, sonido y
dems requeridos en
escenario y
presentaciones.

ID_RIESGO

RIESGO

PLAN DE MANEJO

CAUSAS

Daos ocasionados por terceros a quienes se les


alquilaron las instalaciones del teatro.

Aplicacin de formatoCONTROL
de entrega y recibo del
teatro y establecimiento de condiciones
contractuales

Falta de mantenimientos preventivos

ZONA RIESGO
RESIDUAL

MODERADO 28%
Falla en la estandarizacin de especificaciones
tcnicas con que cuenta el teatro.

Establecimiento de un Rider tcnico del teatro


permanente actualizado

Falta de comunicacin de especificaciones desde y Remisin y validacin de rider tcnico en


hacia el teatro.
actividades de negociacin de la contratacin.

R2

No disponibilidad de
especificaciones tcnicas Permitir que personal no autorizado o idneo valide Determinacin de canales de comunicacin y
(Iluminacin, sonido,
requerimientos tcnicos necesarios.
definicin de roles
vestuarios, escenografas,
etc) por parte del Teatro o
el cliente, arrendatario,
productor, coproductor.
Desconocimiento de programaciones de
actividades dentro de los espacios del Teatro.

Comunicacin del cronograma general de


actividades del teatro

R2

ID_RIESGO

No disponibilidad de
especificaciones tcnicas
(Iluminacin, sonido,
vestuarios, escenografas,
etc) por parte del Teatro o
el cliente, arrendatario,
productor, coproductor.
RIESGO

PLAN DE MANEJO

CAUSAS

Desconocimiento de programaciones de
actividades dentro de los espacios del Teatro.

CONTROL

Comunicacin del cronograma general de


actividades del teatro

ZONA RIESGO
RESIDUAL

BAJO 16%

No comunicacin de necesidad a proveedor del


servicio

R3

Demoras en la emisin y
venta de boletera
Inexistencia y/o vencimiento de un contrato de
operacin de boletera

Envo de formato de lanzamiento boletera

Realizacin de la supervisin del contrato de


operacin de boletera

MODERADO 28%

R3

Demoras en la emisin y
venta de boletera

ID_RIESGO

RIESGO

PLAN DE MANEJO

CAUSAS

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Errores en la activacin de venta de boletera en la Verficacin de la informacin cargada en


plataforma del operador segn informacin
plataforma de venta de boletera de acuerdo con
comunicada por el teatro.
informacin comunicada en formato definido
MODERADO 28%

R4

No realizacin de procesos
pedaggicos a los
asistentes al teatro

Desconocimiento de trminos propios del tipo de


espectculo en idiomas extranjeros.

Aplicacin de formulario de propuesta artstica

No establecer obligaciones contractuales para


realizar actividades pedaggicas los artistas,
compaias, productores, coproductores

Aplicacin de formulario de propuesta artstica

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO
R4

No realizacin de procesos
RIESGO a los
pedaggicos
asistentes al teatro

CAUSAS

CONTROL

No establecer obligaciones contractuales para


realizar actividades pedaggicas los artistas,
compaias, productores, coproductores

Aplicacin de formulario de propuesta artstica

No disponibilidad de espacios para realizar visitas


guiadas por deficiente comunicacin de todas las
actividades del teatro.

Comunicacin del cronograma general de


actividades del teatro

ZONA RIESGO
RESIDUAL

MODERADO 28%

R5

No obtencin de permisos Desconocimiento de la normatividad aplicable.


para aglomeraciones de
pblico en espectculos a
presentar en el Teatro
Coln

Actualizacin y comunicacin del normograma

No obtencin de permisos Desconocimiento de la normatividad aplicable.


para aglomeraciones de
R5
pblico en espectculos a
ID_RIESGO
RIESGO
CAUSAS
presentar en el Teatro
Coln

No suministro de recursos requeridos por las


entidades tcnicas que otorgan concepto tcnico.

Actualizacin y comunicacin del normograma


CONTROL

PLAN DE MANEJO
ZONA RIESGO
RESIDUAL

0
MODERADO 28%

Sobre oferta de programacin en actividades del


teatro.

R6

Falta de verificacin de formulario de propuesta


Deficiencias en la
artstica previo a la entrega al rea de
divulgacin y/o
comunicaciones.
comunicacin de las
acciones, actividades y
programaciones del Teatro
Coln.
Fallas en la comunicacin interna entre
responsables de programacin y definicin de
actividades y el equipo de comunicaciones

Realizacin de programacin estructurada y


peridica del Teatro Coln.

Aplicacin de formulario de propuesta artstica

0
BAJO 16%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Desarticulacin de la planeacin y coordinacin de Participacin en la reuniones en el Plan de Manejo


las necesidades de contratacin de todas las reas Presupuestal lideradas por la Secretaria General
en diferentes momentos
(Plan Anual de Adquisiciones y Contratacin).

R1

Incurrir en
fraccionamiento de
contratos
Desconocimiento de la Normatividad vigente

Contar con el personal con perfiles y


competencias adecuadas. Realizacin de
capacitaciones y/o actualizaciones peridicas.

Falta de Planeacin en las necesidades de


contratacin de la Entidad.

Verificacin de que la contratacin planeada se


ejecute de acuerdo con lo visto en PAA. Bitcora
de Procesos de Contratacin

Inoportunidad y/o entrega incompleta de la


documentacin soporte necesaria para la
suscripcin de contratos y legalizacin de
liquidaciones.

Incumplimiento de los
tiempos establecidos para

Planilla de reparto de procesos, firmada por el


abogado responsable del proceso.

ALTO 68%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Envo de Correos electrnicos a las reas, son


Altos volmenes de solicitudes de contratacin en
solicitud de documentacin e informacin
algunos periodos del ao
necesaria para realizar los trmites.

R2

Incumplimiento de los
tiempos establecidos para
adelantar las diferentes
modalidades de
0
contratacin y
liquidaciones, de acuerdo
con lo establecido en el
Plan Anual de
Adquisiciones.
0

Revisin por parte del abogado liquidador de la


completitud de los documentos requeridos. (Visto
Bueno)
Contar con el personal con perfiles y
competencias adecuadas. Realizacin de
capacitaciones y/o actualizaciones peridicas.
Verificacin de la lista de chequeo de los
documentos que hacen parte del proceso de
contratacin respectivo

ALTO 60%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

No realizar revisiones durante el proceso


precontractual y contractual de los documentos a
publicar

R3

Incumplimiento de los
plazos establecidos para
la publicacin de actos o
documentos (etapa
precontractual o
contractual)

Intermitencia de los sistemas de Informacin


internos y externos

CONTROL

Verificacin de pantallazos en el SECOP de la


publicacin

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Verificacin de pantallazos en el SECOP de la


publicacin

R3

ID_RIESGO

Incumplimiento de los
plazos establecidos para
la publicacin de actos o
documentos (etapa
precontractual o
contractual)

PLAN DE MANEJO

RIESGO

CAUSAS

CONTROL

Intermitencia de los sistemas de Informacin


internos y externos

Certificados de indisponibilidad - Colombia


Compra Eficiente

Seguimiento al cumplimiento del cronograma de


los procesos contractuales

ZONA RIESGO
RESIDUAL

ALTO 60%

R4

Prstamo de expedientes sin registro (No


diligenciamiento del formato de control de
prstamo)

Diligenciamiento del formato de control de


prestamos controlando la cantidad de folios que
contiene el expediente

Alto nivel de rotacin de cada uno de los


expedientes contractuales.

Seguimiento a los tiempo de devolucin de


expedientes

Prdida de la
No contar con las condiciones para la custodia y
disponibilidad o la
conservacin de expedientes.
integridad de los
expedientes contractuales

Realizar peridicamente las Transferencias al


Archivo Central

Prdida de la
disponibilidad o la
R4
ID_RIESGO
RIESGO
integridad
de los
expedientes contractuales

PLAN DE MANEJO

CAUSAS

No actualizacin peridica del inventario


documental

Actualizacin permanente del inventario


documental

No realizacin de las transferencias documentales


en los periodos establecidos en la TRD

Realizacin de las transferencias documentales en


los periodos establecidos en la TRD

Falta de pluralidad de cotizaciones .

R5

CONTROL

Aprobacin estudios
previos que no obedezcan
Cotizaciones incompletas
a estudios de mercado
comparables
Productos cotizados diferentes a las necesidades
identificadas.

Amiguismo / Clientelismo

Verificacin de los Estudios de Mercado


comparables antes de la expedicin del
Certificado de Disponibilidad Presupuestal por
cada uno de los responsables en las diferentes
modalidades del proceso contractual
Verificacin de los Estudios de Mercado
comparables antes de la expedicin del
Certificado de Disponibilidad Presupuestal por
cada uno de los responsables en las diferentes
modalidades del proceso contractual
Verificacin de los Estudios de Mercado
comparables antes de la expedicin del
Certificado de Disponibilidad Presupuestal por
cada uno de los responsables en las diferentes
modalidades del proceso contractual
Elaboracin de pliegos de condiciones que
garanticen la pluralidad de ofertas

ZONA RIESGO
RESIDUAL

ALTO 60%

BAJO 16%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

Amiguismo / Clientelismo

R6

CONTROL

Elaboracin de pliegos de condiciones que


garanticen la pluralidad de ofertas

Pliego de Condiciones
manipulados o
direccionados a favor de 0
un proponente o un
tercero

Elaboracin de modelos de pliegos de acuerdo a


cada modalidad de contratacin

Revisin y acompaamiento de los abogados del


Grupo de Contratos y Convenios, para que los
Pliegos de Condiciones se ajusten a los modelos
establecidos.

Falta de control sobre la calidad de los documentos Verificacin de la claridad en los pliegos de
previos.
Condiciones .

R7

Adendas manipuladas o
direccionadas a favor de
un proponente o un
Amiguismo / Clientelismo
tercero

Elaboracin de pliegos de condiciones que


garanticen la pluralidad de ofertas

ZONA RIESGO
RESIDUAL

ALTO 68%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO
R7

Adendas manipuladas o
direccionadas
a favor de
RIESGO
CAUSAS
un proponente o un
Amiguismo / Clientelismo
tercero

CONTROL
Elaboracin de pliegos
de condiciones que
garanticen la pluralidad de ofertas

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Desconocimiento de las caractersticas del bien y/o


Verificacin de los Estudios de Mercado
servicio que se pretende contratar.
ALTO 68%

Revisar y verificar el cumplimiento de los


Interpretacin erronea de la informacin registrada
requisitos segn los criterios establecidos en las
en los proyectos presentados.
covocatorias de la Direccin de Artes.
R1

Inadecuada verificacin
de los requisitos para la
participacin en las
convocatorias de la
Direccin de Artes.

Subsanar las fallas presentadas por errores en la


aplicacin de los lineamientos de las
convocatorias de la Direccin de Artes.

BAJO 20%

R1

Inadecuada verificacin
de los requisitos para la
participacin en las
convocatorias de la
Direccin de Artes.
PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

Recargo de funciones y responsabilidades

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

N.A.
BAJO 20%

Fallas en la edicin y produccin de publicaciones y Verificar el contenido, el diseo y la produccin de


material audiovisual de la Direccin de Artes.
las publicaciones programadas.

R2

Errores en la elaboracin y
distribucin de
publicaciones y material
audiovisual de la
Direccin de Artes.

Realizar seguimiento a los envios de las


publicaciones programadas.
Fallas en la distribucin de publicaciones y material
Corregir o negociar subsanaciones con los
audiovisual de la Direccin de Artes.
proveedores encargados de producir las
BAJO 16%

R2

Errores en la elaboracin y
distribucin de
publicaciones y material
audiovisual de la
Direccin de Artes.
PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

R3

RIESGO

Atencin inoportuna de
tramites de registro de
productores y/o
autorizacin de
operadores de boletera
en lnea para
espectaculos publicos de
las artes escnicas

CAUSAS
Fallas en la distribucin
de publicaciones y material
audiovisual de la Direccin de Artes.

Atencin de solicitudes sin parmetros de


priorizacin de orden de atencin definidos.

CONTROL

proveedores encargados de producir las


publicaciones y envios, ante imprecisiones en el
cumplimiento de los terminos de referencia
establecidos.

ZONA RIESGO
RESIDUAL

BAJO 16%

Priorizar la atencin de tramites a partir del


reporte de tiempos extraido del PULEP

MODERADO 32%

R1

Incumplimiento de la
atencin oportuna de
sentencias a nivel
nacional y/u otras
ordenes judiciales, por

Realizacin de reuniones periodicas en las que se


Inconsistencia en el anlisis de los riesgos para la
haga seguimiento oportuno a las sentencias con
atencin de las sentencias
la participacion de la Oficina Asesora Juridica

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

R1

Incumplimiento de la
atencin oportuna de
sentencias a nivel
nacional y/u otras
ordenes judiciales, por
falta de recursos.

CAUSAS

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Realizacin de reuniones periodicas en las que se


Inconsistencia en el anlisis de los riesgos para la
haga seguimiento oportuno a las sentencias con
atencin de las sentencias
la participacion de la Oficina Asesora Juridica

Aumento del nmero de sentencias que se ha


planificado atender en un mismo periodo

Realizacin del Comit de Conciliacin


(coordinado por la Oficina Asesora Jurdica del
Ministerio, en el cual participa la Direccin de
Poblaciones) para anlisis de los riesgos de las
sentencias.

ALTO 64%

Mantener actualizados los inventarios asignados a


Falta de responsabilidad y cuidado de los
los funcionarios e informar a estos de su
funcionarios sobre los bienes que tienen a su cargo
responsabilidad con ellos.
Fallas en el control de acceso del personal
(visitantes, contratistas y funcionarios).

R1

Sustraccin y /o extravo
de los bienes del
Ministerio de Cultura
Fallas en la identificacin de los funcionarios del
Ministerio de Cultura

Fallas en el monitoreo de las sedes para evitar


situacione adversas

Realizar reuniones peridicas con vigilancia,


verificando los controles en el ingreso y salida de
funcionarios, contratistas y visitantes
Expedir oportunamente los carns por parte del
Grupo de Sistemas.

Realizar rondas de vigilancia.


BAJO 20%

R1

Sustraccin y /o extravo
de los bienes del
Ministerio de Cultura

ID_RIESGO

RIESGO

PLAN DE MANEJO

CAUSAS

Fallas en el monitoreo de las sedes para evitar


situacione adversas

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Realizar rondas de vigilancia.


BAJO 20%

R2

Retrasos o
incumplimientos en la
entrega de los insumos
que requieren los
procesos para el
cumplimiento de su
gestin.

Deficiente identificacin y planeacin de los


insumos requeridos para el funcionamiento de las
dependencias

Anlisis de Histrico de consumo de las reas


Plan de Necesidades y verificaciones de este
Programacin de entrega de insumos en
diferentes fechas del ao

Falta de poltica de ahorro de insumos.

Dar cumplimiento a lo establecido en la


Resolucin No 004 de 2015 de Austeridad del
Gasto.

Inoportunidad en la entrega de los insumos a la


entidad

Falta de acceso a los medios informticos por parte


0
de los usuarios del Ministerio
BAJO 8%
Falta de reporte de las reas de los elementos
descontinuados

Diligenciar con el formato de Reintegro de Bienes


Devolutivos.

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

R3

RIESGO

Falta de reporte de lasCAUSAS


reas de los elementos
descontinuados

CONTROL
Diligenciar con el formato
de Reintegro de Bienes
Devolutivos.

Falta de depuracin de Inventarios

Registrar las novedades en el aplicativo destinado


para el control de inventarios.

Desactualizacin de
inventarios de bienes e Desconocimiento del estado y ubicacin de los
inmuebles propiedad del elementos del inventario
Ministerio de Cultura

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Convocar a sesiones del Comit de Desarrollo


Administrativo para toma de decisiones frente al
manejo de inventarios

Falta de unificacin de inventario reportado en


Conceptos tcnicos para dar de baja elementos
Colecciones Colombianas con el Aplicativo Sapiens de los inventarios

Falta de personal para hacer inspeccin fsica a


todo el inventario de bienes devolutivos

0
BAJO 20%

R4

Deterioro de la
Infraestructura del
Ministerio de Cultura

Falta de Mantenimientos correctivo y preventivo.

Contrato de aseo y mantenimiento en todas la


sedes.Reporte por solicitud de reparaciones
utilizando la herramienta - Magic

Falta de recursos presupuestales para las


adecuaciones necesarias de todas las sedes.

0
ALTO 44%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

R4

Deterioro
de la
RIESGO
Infraestructura del
Ministerio de Cultura

CAUSAS

Falta de recursos presupuestales para las


adecuaciones necesarias de todas las sedes.

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

0
ALTO 44%

Revisar y verificar el cumplimiento de los


Interpretacin erronea de la informacin registrada
requisitos segn listas de chequeo especficas
en los proyectos presentados
para cada tipo de entidad participante.

R1

Inadecuada verificacin
de los requisitos para la
Aplicacin inadecuada de los Manuales para la
participacin en el
presentacin de proyectos al Programa
Programa Nacional de
Concertacin

Disear y aplicar estrategias de verificacin a los


proyectos revisados

Interpretacin errnea por parte de los


proponentes de los trminos de cada una de las
convocatorias

Manuales para la presentacin de proyectos a las


convocatorias del Programa Nacional de
Concertacin Cultural incluyendo condiciones
generales de participacin, requisitos y formulario

Indebida utilizacin de las herramientas


informticas disponibles.

Socializacin sobre el uso de la herramientas


informticas disponibles

Tecnologa obsoleta hardware y software


(cumplimiento de vida til, perdida de garanta)

Diagnstico Infraestructura Tecnolgica

BAJO 16%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

R1

RIESGO

Dao y prdida de los


recursos tecnolgicos

CAUSAS

CONTROL

Tecnologa obsoleta hardware y software


(cumplimiento de vida til, perdida de garanta)

Diagnstico Infraestructura Tecnolgica

Fallas en la administracin de las instalaciones


fsicas (elctricas - hidrulicas)

Compra de equipos con garanta. - Inclusin de


los elementos tecnolgico en la pliza global de
los seguros

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Deficiencias econmicas para el cubrimiento de los


costos requeridos para el mantenimiento y nuevos Priorizacin y optimizacin de recursos
proyectos

Fallas en la continuidad y cumplimiento de los


contratos de mantenimiento y soporte tcnico

Planes de Mantenimiento
MODERADO 28%

Alteracin, perdida y fuga


de informacin en los

Peligros de seguridad por el acceso fsico y lgico


no autorizado a terceros

Las aplicaciones cuentan con usuario de conexin


a la base de datos

Fallas en la ejecucin de la poltica de backups

Estrategia de Backup implementada

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

Fallas en la ejecucin de la poltica de backups

R2

Alteracin, perdida y fuga


de informacin en los
Ausencia en el Ministerio de lineamientos y
sitemas de informacin
polticas sobre la seguridad de la informacin
internos que afecten las
operaciones.
Seleccin de proveedores no adecuados, como
resultados de los procesos contractuales

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Estrategia de Backup implementada

Definicin e implementacin de equipos y


polticas informticas de seguridad

Definicin de trminos de referencia especficos

Errores en el cargue y validacin de la informacin Lineamientos de estandarizacin en el desarrollo


por base de datos.
de software
BAJO 20%

R3

Incumplimiento en
oportunidad y calidad de
los requerimientos de
desarrollo de software y

Incumplimiento de proveedores externos de


desarrollo de software

Seguimiento a la ejecucin de contratos

Personal escaso para atender las necesidades del


Ministerio

Definicin de roles y planeacin del personal


requerido equipo de trabajo PETIC

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

R3

RIESGO

CAUSAS

Incumplimiento en
oportunidad y calidad de Incumplimiento de los lineamientos del
los requerimientos de procedimiento de desarrollo de software
desarrollo de software y establecido
soporte.

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

El Procedimiento de desarrollo, adquisiscin y


mantenimiento de Software detalla en sus
artefactos los requisitos de documentacin y
cumplimiento

Deficiencia en la documentacin sobre los sistemas


Inventario de sistemas de informacin
de informacin.

Seleccin de proveedores no adecuados, como


resultados de los procesos contractuales

Definicin de trminos de referencia especficos


BAJO 8%

R1

R2

Dao, deterioro, o
Fallas en los factores antropognicos
alteracion de las
colecciones de los Museos
del Ministerio de Cultura
durante la exhibicin o Fallas en los factores medioambientales y
dentro de las reservas biolgicos

Aplicacin y ejecucin de las instrucciones del


manual de conservacin preventiva.

Verificacin de las mediciones de los factores


medioambientales de forma peridica para
determinar acciones de conservacin.

Debilidad en la planeacin articulada e integral de


Desarrollo de comits interdisciplinarios.
Dificultades y retrasos en los proyectos.
la ejecucin de proyectos
estructurales de gran
impacto.

BAJO 16%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

CONTROL

R2

Debilidad en la planeacin articulada e integral de


Desarrollo de comits interdisciplinarios.
Dificultades y retrasos en los proyectos.
la ejecucin de proyectos
estructurales de gran
impacto.
Proyeccin a los contratistas de tiempos de
Incumplimiento por parte de terceros.
entrega anteriores al momento real requerido.

R3

solicitudes de servicios
de asesoras sobre temas
Disponibilidad limitada de recurso humano y
Ejecucin del presupuesto asignado a garantizar
museolgicos que
logstico para atender las asesoras oportunamente el recurso para los contratistas
demanden
desplazamientos fuera de

R4

Extravio (ubicacin
errada) de las colecciones
durante la exhibicin o en
las reservas.

Fallas en el registro

Seguimiento estricto a los procedimientos de


registro, conservacin y protocolos para el
movimiento de obras

Fallas en el almacenamiento en reservas

Ejecucin revisin mensual del inventario de


obras.

ZONA RIESGO
RESIDUAL

BAJO 8%

BAJO 12%

BAJO 16%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

Insuficiencia de vigilancia y tecnologa

R5

Incumplimiento del procedimiento de registro de


Robo, prdida o hurto de colecciones
las colecciones exhibidas
o en las reservas.
Fallas en el montaje de obras

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Contratacin de recursos de seguridad suficiente


y actualizacin tecnolgica

Manejo de consignas, protocolos de ingreso /


salida de obras, niveles de autorizacin
Seguimiento estricto al cumplimiento del
procedimiento de montaje y desmontaje
museografico y al protocolo de anclajes.

Delincuencia

Orden pblico

Control de ingreso y aprovechamiento de la


relacin con la Asociacin San Diego
MODERADO 32%

R6

Compra de obras para las


colecciones de los Museo
del Ministerio con precios
por fuera del mercado.

Corrupcin al interior de la entidad

A travs de la determinacin del precio de


mercado para las obras a adquirir.

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

R6

RIESGO

Compra de obras para las


colecciones de los Museo
del Ministerio con precios
por fuera del mercado.

CAUSAS

CONTROL

Corrupcin al interior de la entidad

A travs de la determinacin del precio de


mercado para las obras a adquirir.

Decisin de compra por una sola persona.

Mediante el desarrollo del comit de


adquisiciones

ZONA RIESGO
RESIDUAL

MODERADO 32%
R7

Presentacin inadecuada
de los contenidos de las
Errores en la etapa de correccin de estilo
exposiciones durante las
exhibiciones.

Retrasos en la entrega de la informacin

R8

Divulgacin insuficiente o
imprecisa de los servicios
Errores en los detalles de las programaciones
que presta el Museo en la
programacin mensual

Verificacin de los textos recibidos antes de su


disposicin para el pblico.
BAJO 12%
Establecer fechas lmite para la entrega de la
programacin cultural por parte de los
responsables.

Revisin previa a la impresin o publicacin

Ausencia de recurso humano en pocas puntuales Proceso de contratacin que garantice personal
del ao
en enero.
BAJO 8%

R8

ID_RIESGO

Divulgacin insuficiente o
imprecisa de los servicios
que presta el Museo en la
programacin mensual
RIESGO

PLAN DE MANEJO

CAUSASen pocas puntuales Proceso de contratacin


CONTROL
Ausencia de recurso humano
que garantice personal
del ao
en enero.

ZONA RIESGO
RESIDUAL

BAJO 8%
Falta de una poltica integral de colecciones para
todos los museos del Ministerio.

R9

Falta de espacios adecuados para el


Limitaciones para adquirir almacenamiento de obras
nuevas piezas para las
colecciones de los museos
por medio de compras,
legados, o donaciones Carencia de recursos econmicos para la
adquisicin de nuevas piezas.

Carencia de incentivos legales que beneficien el


mecenazgo, con miras a aumentar el incremento
de las colecciones.

R10

Robo, prdida o hurto del Establecimiento de un procedimiento que considere la


necesidad de mover efectivo por el recaudo en taquilla hasta
dinero recaudado por las los bancos.
taquillas o tiendas de los Seguimiento estricto al procedimiento establecido para el
Museos
manejo de dinero

Implementacin de una poltica integral de


colecciones para los museo del Ministerio de
Cultura

Contrato de arrendamiento de espacios con


control medioambiental

BAJO 4%
Aplicar el procedimiento de traslado de efectivo
recaudado en las taquillas o tiendas de los
Museos hasta los bancos autorizados

MODERADO 28%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

R1

RIESGO

CAUSAS

CONTROL

Falta de directrices claras y oportunas e


instrucciones erradas (interna)

Aplicacin del Protocolo de asesora en las


entidades territoriales.

Desconocimiento de la oferta institucional y de la


normativa del Sector en el desarrollo de las
asesoras (interna)

Desarrollo de reuniones de actualizacin y/o


capacitacin sobre las directrices de las asesorias
territoriales.

Bajo inters de la institucionalidad cultural


territorial, para atender las asesoras y/o brindar
informacin a los asesores departamentales y
municipales (externa)

La alta rotacin de los responsables de cultura en


las entidades territoriales (externa)

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Inapropiado desarrollo de
las asesoras tcnicas en
las entidades territoriales Desconocimiento del contexto y operacin del
Conocimiento del contexto a travs de la revisin
Sistema Nacional de Cultura (SNCu) en el territorio de informacin primaria y secundaria sobre las
(interna)
entidades territoriales.

BAJO 4%

R1

Inapropiado desarrollo de
las asesoras tcnicas en
las entidades territoriales

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

La alta rotacin de los responsables de cultura en


las entidades territoriales (externa)

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

0
BAJO 4%

R2

Brindar informacin
imprecisa sobre los
procesos culturales en las
entidades territoriales

Errores en la recoleccin y sistematizacin de la


informacin recopilada en las entidades
territoriales (interna)

Implementacin de la Gua de diligenciamiento de


la ficha municipal y el estado situacional

Falta de verificacin de la informacin registrada


en el sistema de informacin de la Direccin de
Fomento Regional (interna)

Revisin y validacin de las fichas municipales y


de los estados situacionales departamentales.

Imprecisiones en la informacin entregada por


parte de la entidad territorial (externa)

0
BAJO 4%

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

Falta de pertinencia de los contenidos de la oferta


de formacin, respecto a la Gestin Cultural
(interna)

R3

Alta desercin (igual o


superior al 20% de los
participantes) en los
procesos de formacin en
Gestin Cultural.

CONTROL

Revisar y seleccionar la propuesta ms idnea


para satisfacer las necesidades de formacin en
gestin cultural en las entidades territoriales

ZONA RIESGO
RESIDUAL

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

R3

RIESGO

CAUSAS

Alta desercin (igual o


superior al 20% de los
participantes) en los
Falta de acompaamiento y seguimiento a los
procesos de formacin en participantes de los procesos de formacin por
Gestin Cultural.
parte del socio estratgico (interna)

Inadecuada seleccin de los participantes de la


oferta en gestin cultural por parte del Ministerio
de Cultura y/o su socio estratgico (interna)

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

Acciones de seguimiento y control al desarrollo de


las actividades acadmicas

Verificacin de requisitos mnimos de los


aspirantes a la oferta de formacin en gestin
cultural.

Desinteres y falta de compromiso de los asistentes


0
(externa)
BAJO 8%

R3

participantes) en los
procesos de formacin en
Gestin Cultural.

PLAN DE MANEJO

ID_RIESGO

RIESGO

CAUSAS

Desinteres y falta de compromiso de los asistentes


0
(externa)

CONTROL

ZONA RIESGO
RESIDUAL

BAJO 8%

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

Actualizar documentacin
ISOlucin

TAREAS

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

Actualizacin procedimiento P-GAC-008


ATENCIN DE PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS, SUGERENCIAS Y DENUNCIAS
agregando correos semanal y memorando
interno

20%

1/1/2016

12/30/2016

ISOlucin

Envo de correo por parte del responsable del


aplicativo PQRSD de la Oficina de Atencin al
Ciudadano, 3 das antes del vencimiento de
la solicitud.

15%

1/1/2016

12/30/2016

Correo electrnico

Realizar llamadas al rea responsable de dar


respuesta.

15%

1/1/2016

12/30/2016

Reporte de
llamadas

Realizar desplazamiento al rea responsable


de dar respuesta en caso de ser necesario.

10%

1/1/2016

12/30/2016

Registro de
Cmaras

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Coordinador Grupo
de Atencin al
Ciudadano

MAPA DE RIESGOS
Coordinador Grupo
de Atencin al
Ciudadano

DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

Estrategias para disminuir


asignacin erronea

Estrategia de prevencin

Actualizar documentacin
ISOlucin

TAREAS

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

Consultar telefonicamente con las reas


involucradas en la peticin

5%

1/1/2016

12/30/2016

Reporte de
llamadas

Consultar por correo electrnico con las reas


involucradas en la peticin

5%

1/1/2016

12/30/2016

Correo electrnico

Devolver en el menor tiempo posible la


solicitud y asignarla a la dependencia que
corresponde

5%

1/1/2016

12/30/2016

Aplicativo PQRSD

10%

1/1/2016

12/30/2016

5%

1/1/2016

12/30/2016

Reporte de
llamadas
Correo electrnico

Envio de la respuesta al correo electronico


del peticionario

10%

1/1/2016

12/30/2016

Correo electrnico

Actualizacin M-GAC-001 MANUAL PARA


TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN
PERSONAL LEY DE HABEAS DATA

20%

5/1/2016

12/30/2016

ISOlucin

Realizar capacitaciones con las personas


responsables del manejo de datos

20%

5/1/2016

12/30/2016

listado de
asistencia

Campaa divulgacin e instrumentos de


socializacin:Publicacin de artculo en
ENLACE para conocer ms de Poltica

20%

5/1/2016

12/30/2016

ENLACE

Realizar llamadas recordando el vencimiento


Envio de correo a la Oficina de sistemas
reportando fallas

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Coordinador Grupo
de Atencin al
Ciudadano

MAPA DE RIESGOS
Actualizar documentacin
ISOlucin

DE MANEJO

EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

Correo masivo al Ministerio

10%

5/1/2016

12/30/2016

Correo electrnico

Identificacin de reas y formatos

10%

5/1/2016

12/30/2016

Inventario de
formatos de
recolecin

20%

5/1/2016

12/30/2016

ISOlucin

Diagnstico de que reas


manejan informacin sensible
con algn fin
Actualizacin de formatos de acuerdo con
plan de trabajo SIGI

Coordinador Grupo
RESPONSABLE
de
Atencin al
SEGUIMIENTO
Ciudadano

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Documentar protocolo de atencin al


ciudadano

Implementar Protocolo de
atencin al ciudadano
Realizar capacitaciones con las personas
incluyendo los aspectos
responsables de atencin al pblico
relacionados con la poblacin
con discapacidad
Campaa divulgacin e instrumentos de
socializacin:Publicacin de artculo en
ENLACE para conocer ms del Manual de
Atencin al Ciudadano
Correo masivo al Ministerio
Recomendar a la Alta Direccin
realizar un plan de incentivos Diseo y propuesta de incentivos presentar a
para las personas que atienden Secretaria General
pblico

MEDIO DE
VERIFICACION

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

30%

5/1/2016

12/30/2016

ISOlucin

20%

5/1/2016

12/30/2016

Listado de
asistencia

20%

5/1/2016

12/30/2016

ENLACE, Intranet

20%

5/1/2016

12/30/2016

Correo electrnico

10%

5/1/2016

12/30/2016

Acta de reunin

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Coordinador Grupo
de Atencin al
Ciudadano

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Disposicin del lugar para


almacenamiento de los discos

MEDIO DE
VERIFICACION

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

10%

8/1/2016

8/31/2016

10%
10%
10%

8/1/2016
8/1/2016
8/1/2016

9/30/2016
12/31/2016
12/31/2016

Creacin del instructivo Identificacin y


marcado de material audiovisual producido
por el Grupo de Divulgacin y Prensa

10%

8/1/2016

8/31/2016

Instructivo

Aprobacin del instructivo de Identificacin y


marcado de material audiovisual producido
por el Grupo de Divulgacin y Prensa. Jefe
Oficina de Divulgacin y Prensa

10%

8/16/2016

8/31/2016

Correo electrnico

Solicitar reunin
Generacin y coordinacin del
plan de trabajo entre las
oficinas de prensa y Sistemas. Mesa de trabajo
Establecer compromisos
Seguimientos a los compromisos

Creacin del instructivo y su


socializacin

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Correo electrnico
Acta
Acta
Acta

Socializar instructivo de Identificacin y


marcado de material audiovisual al Grupo
de Divulgacin y Prensa.

10%

9/1/2016

9/30/2016

Correo electrnico

Solicitud de nuevos estantes o mejoramiento


de los existentes al Grupo de Gestin
Administrativa y Servicios

10%

8/1/2016

8/31/2016

Correo electrnico

Coodinador Grupo
de Divulgacin y
Prensa

MAPA DE RIESGOS
Coodinador Grupo
de Divulgacin y
Prensa
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

Disposicin del lugar para


almacenamiento de los discos
duros

TAREAS

Archivo de los discos duros

Verificacin permanente del estado de los


discos

10%

10%

FECHA INICIO

1/18/2016

8/1/2016

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

11/30/2016

computadores de
la oficina de
audiovisuales.

11/30/2016

se usa un
muestreo. La
evidencia queda
registrada en el
historial de los
discos consultados.

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

MEDIO DE
VERIFICACION

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

5%

1/18/2016

12/31/2016

Agenda Outlook

Realizar la reunin por lo menos 5 veces al


ao

10%

1/18/2016

12/31/2016

Acta de
compromisos

Llevar acta de asistencia

10%

1/18/2016

12/31/2016

Acta firma de
asistencia

12/31/2016

Formato de
asistencia
diligenciado

Enviar la convocatoria para la reunin

Establecer compromisos

Realizar las reuniones por lo menos 2 en la


semana

10%

1/18/2016

socializacin de temas
internamente
programacin de acciones

Elaborar correo
Dar a conocer internamente lo
establecido
Enviar un correo a todos MinCultura con el
procedimiento actualizado.

10%

1/18/2016

12/31/2016

Estrategias de
prensa, boletines y
cubrimiento
periodstico.

10%

10/1/2016

10/31/2016

Correo electrnico

10%

10/1/2016

10/31/2016

Correo electrnico

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Coodinador Grupo
de Divulgacin y
Prensa

MAPA DE RIESGOS

Coodinador Grupo
de Divulgacin y
Prensa

DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

Documentar en el
procedimiento este control

TAREAS

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

Solicitar la viabilidad de la inclusin de una


actividad en el procedimiento a la persona
encargada en el equipo SIGI

10%

8/1/2016

8/31/2016

Aprobacin de la inclusin en el
procedimiento por parte del equipo SIGI

10%

9/1/2016

11/15/2016

Procedimiento
actualizado en
ISOlucin

Socializar el procedimiento a todos


MinCultura

15%

10/1/2016

10/31/2016

Correo electrnico

Envo de Magic al Grupo de Gestin de


Sistemas e Informtica

25%

1/18/2016

12/31/2016

Magic

Envo de Correos electrnicos al Grupo de


Gestin de Sostemas e Informatica

25%

1/18/2016

12/31/2016

Correo electrnico

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Correo electrnico

Coodinador Grupo
de Divulgacin y
Prensa

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Realizar actividades de apoyo en otros


canales de comunicacin fuera del Ministerio
de Cultura

50%

FECHA INICIO

1/18/2016

FECHA
FINALIZACION

12/31/2016

MEDIO DE
VERIFICACION

Grupos de chat y
envos de cuentas
personales o
institucionales de
los periodistas

Coodinador Grupo
de Divulgacin y
Prensa
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Modificacin del procedimiento de auditorias


internas

Seguimientos a los tiempos


establecidos en el
Procedimiento de Auditoria
Interna.

Actualizacin del manual de auditoria

Control a la ejecucin de las auditorias de


calidad de acuerdo a los planes de calidad
presentados.

Divulgacin y seguimiento a
las polticas de operacin
relacionados con el programa
anual de auditorias.

100%

75%

0%

FECHA INICIO

1/15/2016

2/15/2016

3/15/2016

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

3/15/2016

Procedimiento
actualizado en
ISOLUCION

4/8/2016

Manual de
auditoria a
ctualizado en
ISOLUCION

11/30/2016

Informes de
auditorias
realizadas

Divulgacin del programa anual de auditorias


como minimo 30 das antes de la primera
auditoria a reslizar.

100%

2/15/2016

Programa anual de
auditorias
3/30/2016 divulgado antes del
28 de febrero de
2016.

Acompaamiento a loa auditores de calidad


en la preparacin de las listas de verificacin.

75%

2/15/2016

Actas de reunion
4/15/2016 semanal de
auditores.

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Realizar terminos de referencia para


contratar capacitacin de auditores.

Realizar proceso de Minima cuantia para


contratacin de curso de actualizacin
Capacitacin a los auditores en
la version 2015 de la norma
ISO 9001

Programar fechas de curso con el ganador de


la oferta.

Realizacin de curso de actualizacin al


equipo auditor.

100%

2/15/2016

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

100%

3/1/2016

0%

4/1/2016

Programacin y
4/15/2016 citacin al curso al
equipo auditor

0%

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Terminos de
referencia
3/15/2016
cumpliendo los
requisitos
Proceso
3/30/2016 publicadoen la
pagina del SECOP II

Programar reuniones periodicas con el equipo


100%
de auditores

Capacitacin a los auditores en


aspectos relacionados con la
realizacin de la auditoria

FECHA INICIO

4/15/2016

certificados de
capacitacin
5/15/2016
expedidos al
equipo auditor.

2/15/2016

Divulgacin de la
2/28/2016 Programacin de
reuniones

JEFE DE LA OFICINA
DE CONTROL
INTERNO A LA
GESTION

JEFE DE LA OFICINA
DE CONTROL
INTERNO A LA
GESTION

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Preparar presentaciones para la reunion de


Capacitacin a los auditores en auditores
aspectos relacionados con la
realizacin de la auditoria

Realizacion de reuniones semanales para


aclarar conceptos de auditoria.

Validacin de planes de auditoria antes de


ser enviados por los auditores.
Validacin de los planes de
auditoria y las listas de
verificacin presentadas por
los auditores antes de la
realizacin de la auditoria.

Validacin de las listas de verificacin antes


de realizarse la auditoria.

100%

75%

50%

0%

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

2/20/2016

Presentaciones
presentadas al
3/15/2016
equipo auditor
como capacitacin

2/20/2016

Lista de asistencia
y comprtomisos
4/15/2016
adquiridos en cada
reunin.

3/1/2016

Aprobacin por
parte del auditor
5/30/2016
lider de los planes
de auditoria

3/15/2016

Aprobacin de las
listas de
6/30/2016 verificacin por
parte del auditor
lider

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

MAPA DE RIESGOS
Validacin de los planes de
y las listas de
verificacin presentadas por
los auditores antes de la
ACCION
realizacin
de la auditoria.

DE MANEJO
auditoria

EJECUCION TAREAS
TAREAS

FECHA INICIO

MEDIO DE
VERIFICACION

100%

Definir el responsable de realizar el


seguimiento.

100%

1/15/2016

2/15/2016

Responsable
signado

Definir la periodicidad y las fechas para


realizar el seguimiento

100%

1/15/2016

2/15/2016

cronograma de
seguyimiento
definido

30/02/2016

registro validado
por el jefe de la
Oficina

12/15/2016

Registros del
segiomiento
realizado de
acuerdo al
cronograma.

Registrar el seguimiento realizado con la


periodicidad definida.
Definir el responsable de realizar el
Definir un responsable y
seguimiento.
Realizar un cuadro de control y
seguimiento de los informes de Elaborar la matriz de control y seguimiento
ley a presentar por parte de la
Oficina.

100%

0%

2/15/2016

2/1/2016

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Lista de asistencia
3/30/2016 de la reunin
efectuada.

Reunion con planeacin equipo SIGI

Determinar Responsable y
periodicidad para realizar el Definir la manera de registrar el seguimiento
seguimiento a las paginas Web realizado.
de los organismos de control

3/1/2016

FECHA
FINALIZACION

100%

1/15/2016

2/1/2016

100%

2/1/2016

2/15/2016

Responsable
asignado
Matriz elaborada y
validada
JEFE DE LA OFICINA
DE CONTROL
INTERNO A LA
GESTION

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO

Definir un responsable y
Realizar un cuadro
de control y
ACCION
TAREAS
seguimiento de los informes de
ley a presentar por parte de la
Enviar las alertas a los responsables de los
Oficina.
informes encaso de ser necesario.

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

0%

2/15/2016

100%

1/15/2016

2/15/2016

Procedimiento
aprobado

100%

1/15/2016

3/15/2015

Procedimiento
aprobado

0%

1/15/2016

3/15/2016

Procedimiento
aprobado

Divulgar e implementar el procedimiento

0%

3/15/2016

4/30/2016

Procedimiento
aprobado

listar los informes que se deben presentar

100%

1/15/2016

2/15/2016

Cuadro de informes
a presentar

De acuerdo al perfil y competencias del


equipo de la Oficina asignar la
responsabilidad de la elaboracin de los
diferentes informes

100%

2/1/2016

2/28/2016

Asignacin de
responsables

Definir las actividades a realizar


Elaborar el procedimiento de Definir los responsables y los tiempos
plan de mejhoramiento,
incluyendo controles, tiempos
Definir los controles y herramientas a utilizar
y responsables

Definir los responsables de


elaborar los diferentes
informes

EJECUCION TAREAS
%

12/15/2016 Alertas enviadas.

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

JEFE DE LA OFICINA
DE CONTROL
INTERNO A LA
GESTION

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Reuniones mensuales del equipo que incluya


Divulgar al equipo de la Oficina la revisin de las normas inherentes al
de Control Interno el alcance ejercicio del control interno.
de las actividades que tiene la
Oficina de Control Interno.
Seguimiento a las actividades realizadas por
el equipo de la Oficina
Seguimiento a las actividades realizadas por
el equipo de la Oficina

Reporte de alta direccin


cuando se consideren temas
Oficiar a la alta direccin en caso de
que no so parte de las
presentarse conflicto de intererses en las
funciones de la OCI.
actividades que realiza la Oficina de Control
Interno.

Asistir a los diferentes cursos de capacitacin


Estar en permanente contacto citados por la Funcin Pblica.
con la Funcin pblica y los
Jefes de Oficina de Control
Interno de Entidades de orden
Central

20%

MEDIO DE
VERIFICACION

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

1/15/2016

12/15/2016

Actas de reunin

20%

1/15/2016

12/15/2016

Actas de reunin /
correos
electronicos.

20%

1/15/2016

12/15/2016

Actas de reunin /
correos
electronicos.

12/15/2016

Oficio y resolucin
sobre cambio de
responsabilidades
de la Oficina

0%

20%

1/15/2016

1/15/2016

12/15/2016

Correos
electronicos de
asignacin de
asistencia a los
cursos

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

JEFE DE LA OFICINA
DE CONTROL
INTERNO A LA
GESTION

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO

Estar en permanente contacto


ACCION
TAREAS
con la Funcin
pblica y los
Jefes de Oficina de Control
Interno de Entidades de orden Establecer diferentes mecanismos de
Central
contacto y compartir experiencias con los
diferentes Jefes de Oficina de otras
entidades.
Notificar a los evaluadores
Presentar la evaluacin de
Ingresar al aplicativo y diligenciar las
conocimientos y la evaluacin
evaluaciones por parte de los evaluadores
del desempeo en el DAFP.
Presentar la prueba de conocimientos y
competencias
acordar los temas
Programacin en las reuniones establecer las fechas
mensuales
presentar la informacin
seguimiento al aprendizaje
Actualizacion de el Cuadro de Clasificacion
Documental CCD

Segn Cronograma de Plan de


trabajo 2016 Actualizacin PGD

Actualizacion de la Tabla de Retencin


Documental TRD

EJECUCION TAREAS
%

100%

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

1/15/2016

12/15/2016

MEDIO DE
VERIFICACION

Mensajes y correos
electrnicos.

100%

3/15/2016

3/23/2016 correos electrnico

100%

3/15/2016

3/23/2016

0%
40%
100%
0%
0%

30/03/206
2/20/2016
2/20/2016
2/20/2016
2/20/2016

JEFE DE LA OFICINA
DE CONTROL
INTERNO
A LA
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
GESTION

aplicativo
diligenciado

3/30/2016 prueba presentada


11/20/2016 acta de reunin
11/20/2016 acta de reunin
11/20/2016 presentacin
11/20/2016 evaluacin

13%

7/8/2016

8/31/2016

Seguimiento a la
convalidacin AGN

13%

7/8/2016

8/31/2016

Seguimiento a la
convalidacin AGN

Coordinador Grupo

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

Segn Cronograma de Plan de


trabajo 2016 Actualizacin PGD

Aplicacin de la Lista de
Chequeo

Articulacion con el PIC de


Gestion Humana

TAREAS

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

Actualizacion del Programa de Gestin


Documental PGD

13%

9/1/2016

10/28/2016

avances en las
mesas de trabajo

Actualizacion de el Inventario Documental


Fondo acumulado Colcultura

13%

9/1/2016

12/31/2016

segumiento al
contrato de
elaboracin TVD

Verificacin a la aplicacin de la TRD en las


dependencias, segn Cronograma de Plan de
trabajo actualizacin PGD

13%

11/1/2016

11/18/2016

actas y listas de
cuequeo

Informe de Verificacion

13%

11/21/2016

11/25/2016

Medicin de indicador de transferencias

13%

Programar capacitacion segn lo establecido


en Gestin Humana

13%

Solicitud
Solicitud al Grupo de
Administrativa para puerta con
mayor seguridad

30%

12/1/2016
10/19/2016

8/12/2016

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Coordinador Grupo
de Gestin
Documental

informe
analisis de
12/30/2016
indicador

10/21/2016

8/12/2016

aprobacin Gestin
Humana

Correo electronico

Coordinador Grupo
de Gestin
Documental

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
Solicitud
al Grupo de
Administrativa para puerta con
mayor seguridad
Cotizacin
Compra

Propuesta economica para


intervencion del fondo

Difusin de los 3
Procedimientos de
Comunicaciones oficiales y
Seguimiento de su aplicacin

TAREAS

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

Coordinador Grupo
de Gestin
RESPONSABLE
Documental
SEGUIMIENTO

30%
40%
Documento en
Secretaria General Coordinador Grupo
de Gestin
Documental
Contrato

Estudios previos

50%

7/1/2016

7/30/2016

Contratacion de personal profesional para la


elaboracion de la TVD (ejecucin de tres
meses)

50%

9/1/2016

11/30/2016

Difusion por Enlace

35%

8/16/2016

8/31/2016

Publicacion

Difusion por correo electronico

35%

8/16/2016

8/31/2016

Publicacion

Publicacin en Isolucin

35%

8/16/2016

8/31/2016

Publicacion

Coordinador Grupo
de Gestin
Documental

MAPA DE RIESGOS
Difusin de los 3
Procedimientos de
Comunicaciones oficiales y
Seguimiento
de su aplicacin
ACCION

DE MANEJO

EJECUCION TAREAS
TAREAS

Campaa de Divulgacion y Elaboracion del Instructivo Aplicacin TRD


publicacion en Enlace del
Instructivo de Aplicacin de la
Medicin de indicador de transferencias
TRD
Articulacion con el PIC de
Gestion Humana

Programar capacitacin relacionada con:


Organizacin de archivos y aplicacin de la
TRD

Verificacin a la aplicacin de la TRD en las


Segn Cronograma de Plan de
dependencias, segn Cronograma de Plan de
trabajo 2016 Actualizacin PGD
trabajo actualizacin PGD
Visita a territorio

MEDIO DE
VERIFICACION

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

25%

11/1/2016

11/30/2016

Publicacion

25%

12/1/2016

12/31/2016

analisis de
indicador

25%

10/19/2016

10/21/2016

25%

11/1/2016

11/18/2016

20%

2/2/2016

31/12/216

Coordinador Grupo
de Gestin
Documental
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Coordinador Grupo
de Gestin
aprobacin Gestin
Documental
Humana
actas y listas de
cuequeo
Memorias

Identificacin dela estrategia a


implementar en los proyectos
Director
Coordinadores

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

MEDIO DE
VERIFICACION

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

20%

2/28/2016

31/12/216

Ficha de Proyecto

10%

2/28/2016

31/12/216

Ficha de Proyecto
Ajustada

Reuniones periodicas con Lideres de


Proyectos

25%

4/1/2016

31/12/216

Memorias de
Reunin

Informe semestral presentado por lderes de


proyecto

25%

6/30/2016

31/12/216

Informe semestral

6/30/2016

Formato de
verificacin del
archivo audiovisual
y sonoro

Reuniones con Lideres de Proyectos para


Identificacin dela estrategia a definir los Ajustes a los Proyectos
implementar en los proyectos
Modificar Ficha de Proyecto y aprobacin de
Ajuste si hay lugar a modificaciones

Realizar seguimiento de
avances de Proyectos de
Comunicacin

Verificacin aletoria (1%) Semestral del


estado del Archivo Audiovisual y Sonoro

25%

6/29/2016

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Director
Coordinadores
y Lideres de
Proyecto

Verificacin del estado de los


contenidos .
Director de
comunicaciones

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

Verificacin del estado de los


contenidos .

Suscribir contrato y/o


Convenios

TAREAS

Revisar de acuerdo con las tcnicas y


recomendaciones dadas por el AGN

10%

Responsables de Archivo diligencia Ficha de


Verificacin

10%

Gestionar con entidades idneas los espacios


que garanticen la conservacin y
preservacin de los Archivos

55%

Se actualiza el formato de crecimiento y


control de las colecciones.

Definir Lineamientos para el


almacenamiento y seguridad
de colecciones

30%

FECHA INICIO

6/29/2016

3/2/2016

1/15/2016

FECHA
FINALIZACION

6/30/2016

MEDIO DE
VERIFICACION

Formato de
verificacin del
archivo audiovisual
y sonoro

12/31/2016 Fisico

F-BNA-168 Formato
de Planificacion
8/31/2016
anual de espacios
y colecciones

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Director de
comunicaciones

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Diligenciar formato de crecimiento de


Definir Lineamientos para el crecimiento y control de las colecciones
almacenamiento y seguridad
de colecciones

Definir lineamientos del plan


de seguridad y proteccin

30%

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

8/31/2016

F-BNA-168 Formato
de Planificacion
9/30/2016
anual de espacios
y colecciones

Planificar movimientos o ajustes segn las


necesidades de espacio o seguridad.

30%

7/4/2016

F-BNA-168 Formato
de Planificacion
11/30/2016
anual de espacios
y colecciones

Informe de ejecucin anual.

10%

9/29/2016

12/15/2016 Informe de gestin

Elaboracin de un protocolo de seguridad de


la Biblioteca Nacional.

40%

2/15/2016

Protocolo y otros
6/30/2016 documentos
relacionados

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Definir lineamientos del plan


de seguridad y proteccin
Planificacin de las colecciones dependiendo
de los nieveles de seguridad exigidos

Informe de ejecucin anual.

Iniciar el seguimiento del depsito legal de


recurso continuados a los cuales se asign
ISSN en la Biblioteca Nacional.
Fortalecimiento de acciones
para la recuperacin del
patrimonio bibliogrfico y
documental

Seguimiento personalizado a grandes


editoriales que tiene envos pendientes por
depsito legal.

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

40%

4/4/2016

F-BNA-168 Formato
de Planificacion
11/30/2016
anual de espacios
y colecciones

10%

9/29/2016

12/15/2016 Informe de gestin

40%

60%

3/1/2016

1/4/2016

12/31/2016

12/31/2016

Cartas de
reclamacin a
proveedores y de
seguimiento.

Cartas de
reclamacin a
proveedores y de
seguimiento FBNC075

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Director Biblioteca
Nacional

MAPA DE RIESGOS

Director Biblioteca
Nacional

DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Seguimiento a los indicadores del rea

Seguimiento mensual a los


indicadores de ingreso de
colecciones

Prcticas de sanemiento
documental y ambiental

30%

FECHA INICIO

4/1/2016

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

Informes y
evidencias del
4/30/2016 rea.
Sistemas de
informaci SPI.
Informe trimestral
Sistema de
12/31/2016
informacin
ISOLUCIN

Control y seguimiento del indicador en


ISOLUCIN

20%

5/1/2016

Garantizar la continuidad de los minimos


requeridos de acuerdo al nmero de obras
ingresadas a la Biblioteca Nacional.

25%

5/1/2016

Desodorizacin de espacios

35%

2/15/2016

12/15/2016

Cronograma de
trabajo

Saneamiento de documentos

35%

1/1/2016

12/31/2016

Historias clnicas
de procesos de
conservacin.

7/30/2016

Ante proyecto plan


de accin

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Prcticas de sanemiento
documental y ambiental

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

Saneamiento de espacios fsicos

10%

2/15/2016

12/15/2016

Cronograma de
trabajo

Anlisis de biocontaminacin

20%

2/15/2016

12/15/2016

Informes tcnicos

Definir la priorizacin de municipios y


bibliotecas con seguimiento durante la
vigencia.

Seguimiento a muestra
representativa de las
bibliotecas adscritas a la RNBP
a travs de los funcionarios,
contratistas y las estrategias
de tutores departamentales y
promotores de lectura
regionales que permita
identificar situaciones de

FECHA INICIO

20%

2/1/2016

3/15/2016

Documento de
priorizacin de
bibliotecas
(Estrategia Tutores,
Estrategia
Promotores,
Asistencia Tcnica)

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Seguimiento a muestra
representativa de las
bibliotecas adscritas a la RNBP
a travs de los funcionarios,
contratistas y las estrategias
de tutores departamentales y
promotores de lectura
Establecer el plan de trabajo y cronograma
regionales que permita
de visitas.
identificar situaciones de
alarma sobre el uso de las
dotaciones y controlarlas.
Notificar a entes territoriales
sobre las acciones a seguir
para el adecuado uso de las
dotaciones
Realizar las visitas de seguimiento.

Elaborar los reportes de visita y


compromisos.

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

10%

2/1/2016

3/31/2016

Documento de
protocolo de visitas
y cronograma de
rutas o visitas
(Estrategia Tutores,
Estrategia
Promotores,
Asistencia Tcnica)

40%

3/1/2016

12/31/2016

Informes de visita y
de comisin

12/31/2016

Modulo de
reportes,
formulario de
verificacin en el
Sistema de
informacin SIISE

30%

3/1/2016

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Director Biblioteca
Nacional

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Definir la priorizacin de municipios y


bibliotecas con seguimiento durante la
vigencia.

Recoleccin de la informacin
por parte de personal
calificado en campo.

Establecer el plan de trabajo y cronograma


de visitas.

20%

10%

FECHA INICIO

2/1/2016

2/1/2016

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

3/15/2016

Documento de
priorizacin de
bibliotecas
(Estrategia Tutores,
Asistencia Tcnica)

3/31/2016

Documento de
protocolo de visitas
y cronograma de
rutas o visitas
(Estrategia Tutores,
Asistencia Tcnica)

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Director Biblioteca
Nacional

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO

Recoleccin de la informacin
por parte de personal
calificado enACCION
campo.

EJECUCION TAREAS
TAREAS

Recolectar la informacin en campo

Realizar una convocatoria de


los asistentes que garanticen
que los delegados de cada
entidad son personas idoneas
para la toma de decisiones que
se requiere.

Incluir en el plan de accin de


2017 el recurso

40%

FECHA INICIO

3/1/2016

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

12/15/2016

Modulo de
diligenciamiento o
actualizacin del
FUR en el sistema
de informacin
SIISE

Verificacin de la informacin

30%

3/1/2016

12/31/2016

Modulo de reportes
FUR - dentro de
sistema de
informacin SIISE

Establecer un cronograma de reuniones


Definir los asistentes a dichas reuniones y
citar a reuniones.
Realizar la reunin

10%

4/1/2016

8/30/2016

Cronograma

10%

4/1/2016

8/30/2016

Citaciones

40%

5/1/2016

8/31/2016

Hacer seguimiento a los compromisos

40%

5/1/2016

8/31/2016

Estructuracin del plan de trabajo del equipo


de sistema de Gestin de la informacin

20%

4/1/2016

8/30/2016

Acta de reunin
Reporte de
seguimiento
Plan de trabajo

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

Incluir en el plan de accin de


2017 el recurso

TAREAS

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

Seguimiento y reporte del plan de trabajo

80%

5/1/2016

8/31/2016

Reporte de
seguimiento

Establecer un cronograma de reuniones


Realizar una convocatoria de Definir los asistentes a dichas reuniones y
los asistentes que garanticen citar a reuniones.
que los delegados de cada
Realizar la reunin
entidad son personas idoneas
para la toma de decisiones que
Hacer seguimiento a los compromisos
se requiere.

20%

5/1/2016

8/1/2016

cronograma

30%

5/1/2016

8/1/2016

Citaciones

20%

7/6/2016

8/6/2016

Acta de reunin

Revisin de la actual encuesta de consumo


Realizacin de mesas
cultural
peridicas para la revisin de
las actuales preguntas que Establecer un cronograma de reuniones
hacen parte de la Encuestas de Definir los asistentes a dichas reuniones y
Consumo cultural y la creacin citar a reuniones.
de un nuevo instrumento de Realizar la reunin - Hacer seguimiento a los
medicin
compromisos

Reporte de
seguimiento
/convenio

30%

7/7/2016

12/24/2016

10%

4/1/2016

8/1/2016

10%

8/1/2016

8/31/2016

cronograma

30%

8/1/2016

8/31/2016

Citaciones

30%

10/20/2016

12/20/2016

nueva encuesta

Acta de reunin

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Director Biblioteca
Nacional

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Cumplir el plan de trabajo

50%

FECHA INICIO

3/29/2016

FECHA
FINALIZACION

12/31/2016

Actas de reuniones.
Cronograma de
actividades
Agenda de trabajo
(Outlook)

12/31/2016

Actas de reuniones.
Cronograma de
actividades
Agenda de trabajo
(Outlook)

Mantener y mejorar los


controles existentes
Hacer seguimiento a la agenda de trabajo

50%

3/29/2016

MEDIO DE
VERIFICACION

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Coordinadora de
Asuntos
Internacionales

Coordinadora de
Asuntos
Internacionales

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

Mantener y mejorar los


controles existentes

TAREAS

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Mantener actualizado el Sistema de


Informacin.

50%

3/29/2016

12/31/2016

Sistema de
informacin
actualizado

Coordinadora de
Asuntos
Internacionales

Terminar la construccin del Sistema de


Informacin

50%

3/29/2016

12/31/2016

Construccin del
Sistema de
Informacin

Coordinadora de
Asuntos
Internacionales

12/31/2016

Sistema de
informacin
actualizado

Coordinadora de
Asuntos
Internacionales

Definir prioridades anuales con las reas en


temas de cooperacin nacional e
internacional

Mantener y mejorar los


controles existentes

50%

3/29/2016

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

Mantener y mejorar los


controles existentes

TAREAS

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Coordinadora de
Asuntos
Internacionales

Desarrollar y hacer seguimiento al


cumplimiento de las actividades
programadas

50%

3/29/2016

12/31/2016

Actas de reuniones.
Cronograma de
actividades
Agenda de trabajo
(Outlook)

Acordar desarrollos

10%

1/1/2016

12/31/2016

Team foundation

40%

1/1/2016

12/31/2016

Team foundation

Realizar Plan de Desarrollo Ejecutar desarrollos y mantenimientos


coordinado con Sistemas para
el mantenimiento del SIREC.

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO

Realizar Plan
de Desarrollo
ACCION
coordinado con Sistemas para
el mantenimiento del SIREC.

EJECUCION TAREAS
TAREAS

Hacer seguimiento a los desarrollos y


mantenimientos

Cargue de la informacin en los mdulos del


Actualizacin permanente de la sistema
informacin en la medida en
que se vaya generando.
Incluir hallazgos en el informe y corregirlos.

FECHA
FINALIZACION

20%

1/1/2016

12/31/2016

Team foundation

20%

1/1/2016

12/31/2016

Mdulos Sirec

10%

1/1/2016

12/31/2016

Informe de
hallazgos

100%

1/14/2016

12/22/2016

SIREC

Reportar hallazgos y darles


correccin

Coordinar sesiones ordinarias


del Comit de Clasificacin de
Pelculas

Realizar sesiones del Comit

MEDIO DE
VERIFICACION

FECHA INICIO

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Director de
cinematografa

Director de
cinematografa

Elaboracin, implementacin y seguimiento


al plan de mejoramiento para el clima

Cronograma con
porcentajes de

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

Ejecutar el plan de Bienestar,


Capacitacin y seguridad y
salud en el trabajo

TAREAS

Elaboracin, implementacin y seguimiento


al plan de mejoramiento para el clima
laboral a travs de los planes de
capacitacin, bienestar, SST de 2016

70%

FECHA INICIO

30/06/2016

FECHA
FINALIZACION

6/30/2016

6/27/2016
Aplicar la encuesta de satisfaccin

30%

MEDIO DE
VERIFICACION

Cronograma con
porcentajes de
avance con aval de
Coordinador de
Gestin Humana

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Coordinador(a)
Grupo Gestion
Humana y
Profesional de
Bienestar.

CORREO
ELECTRONICO

01/01/2016
6/30/2016

Verificar y validar la informacin en la


prenmina
Producir una prenmina

80%

01/01/2016

12/31/2016

APLICATIVO
HUMANO

Coordinador(a)
Grupo Gestion
Humana y
Profesional
Especializado

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

Producir una prenmina

MEDIO DE
VERIFICACION

Recordarle a las dependencias los plazos


establecidos para el reporte de novedades

20%

01/01/2016

12/31/2016

CORREO
ELECTRONICO

Seguimiento permanente a las vacantes que


presenta la planta de personal

20%

01/01/2016

12/31/2016

Planta de personal

Realizar requerimientos a las


reas que presenten los
respectivos candidatos y
efectuar con las reas la
gestin del cubrimiento de la Realizar el proceso para cubrir la vacante
vacante.

1. Convocar a reunin a la
oficina de planeacin y grupo
de servicios y atencin para
socializar contenidos del
decreto 1072 de 2015.

1.Capacitacin decreto 1072 de 2015.

2. actualizar Normograma

2. Incluir las nuenvas normas en materia de


seguridad y Salud en el Trabajo en la matriz
de requsitos legales .

80%

01/01/2016

12/31/2016

Resolucin de
nombramiento y
acta de posesin,
notificaciones de
derecho
prefenrencial ,
correos
electronicos.

40%

19/07/2016

7/19/2016

Registro de
asistencia

30%

06/06/2016

6/6/2016

RESPONSABLE
Coordinador(a)
SEGUIMIENTO
Grupo
Gestion
Humana y
Profesional
Especializado

Coordinador(a)
Grupo Gestion
Humana y
Profesional
Especializado

Coordinador(a)
Grupo Gestion
Matriz de requisitos Humana y Lider de
SG-SST.
legales

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

Coordinador(a)
RESPONSABLE
Grupo
Gestion
SEGUIMIENTO
Matriz de requisitos Humana y Lider de
SG-SST.
legales
MEDIO DE
VERIFICACION

2. actualizar Normograma

2. Incluir las nuenvas normas en materia de


seguridad y Salud en el Trabajo en la matriz
de requsitos legales .

30%

06/06/2016

3. Socializar Politica del SGSST.

Socializar Politica de SG-SST.

30%

01/11/2016

12/1/2016

Registro de
asistencia

50%

4/1/2016

12/31/2016

Correo y
documento
subsanado.

50%

4/1/2016

12/31/2016

Actas de reunin

50%

4/1/2016

12/31/2016

Actas de reunin

50%

4/1/2016

12/31/2016

Revisar que las causas de devolucin fueron


subsanadas.
Enviar correo con la novedad al
solicitante
Definir los responsables de la
verificacin

Definir los responsables de la


verificacin

Socializar con el grupo el impacto y la


importancia del riesgo y actualizar a nuevos
integrantes

Socializar con el grupo el impacto y la


importancia del riesgo y actualizar a nuevos
integrantes

Definir los responsables de la Socializar con el grupo el impacto y la


verificacin
importancia del riesgo y actualizar a nuevos
integrantes

6/6/2016

Actas de reunin

Coordinador(a)
Grupo Gestin
Financiera y
Contable y
Asesores.

Coordinador(a)
Grupo Gestin
Financiera y
Contable y
Asesores.

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Seleccionar muestra de obligaciones


Verificar la aplicacin de la lista
elaboradas y determinar si cumplen con los
de chequeo
requisitos de la lista de chequeo

Programar capacitaciones

25%

FECHA INICIO

4/1/2016

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

12/31/2016

100% de la
muestra
cumpliendo con los
requisitos
Formato de
asistencia a
capacitaciones
programadas
cuando se
requiere.

25%

4/1/2016

12/31/2016

25%

4/1/2016

12/31/2016

Ejecutar capacitacin
Mantener actualizado al grupo
de Gestin Financiera en los Compartir las novedades al grupo de
cambios y novedades surgidas Financiera
Verificar la correcta aplicacin
de las deducciones y de los
anexos que determinan el
perfil tributario
Informar a los supervisores y
personal que desempean
temas administrativos en cada
rea a cerca del
incumplimiento.

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Coordinador(a)
Grupo de Gestin
Financiera y
Contable.

Correos
electrnicos

Conservar las obligaciones objeto de


correccin y determinar si cumplen con el
calculo de base gravable y la practica de
deducciones.

25%

4/1/2016

12/31/2016

100% de la
muestra
cumpliendo con los
requisitos

Enviar correos electronicos a las areas


competentes.

35%

4/1/2016

12/31/2016

Correos enviados a
la areas
competentes
Coordinador(a)
Grupo de Gestin
Financiera y
Contable.

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Informar al area competente


Enviar correos electronicos a las areas
de la entidad las fallas y/o
competentes.
caidas del sistema

30%

FECHA INICIO

4/1/2016

MEDIO DE
VERIFICACION

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

12/31/2016

Correos enviados a
la areas
competentes

Coordinador(a)
Grupo de Gestin
Financiera y
Contable.

FECHA
FINALIZACION

Informar cuando se considere Enviar correos electronicos a las areas


la ejecucin del PAC
competentes.

35%

4/1/2016

12/31/2016

Correos enviados a
la areas
competentes

Reuniones estrategicas entre las reas

25%

3/1/2016

11/1/2016

Agenda de
reuniones

50%

3/1/2016

11/1/2016

Bases de datos

25%

3/1/2016

11/1/2016

Plan de accin

50%

3/1/2016

11/1/2016

Generar articulacin
institucional entre las reas del
ministerio para identificar sus Levantamiento de una base de datos con la
necesidades y alcances en informacin de los mercados culturales del
pas.
espacios de circulacin.
Revisin de asignacin de recursos en el
diseo del plan de accin.
Hacer los reportes de seguimiento y pago con
los mercados que se tiene convenio
actualmente.
Desginar un asesor del Grupo
de Emprendimiento para que
acompae los mercados con
los que se tiene convenio
actualmente, as como otros
espacios de circulacin con los
que se acuerden espacios de

Informes de
convenios

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Desginar un asesor del Grupo


de Emprendimiento para que
acompae los mercados con
los que se tiene convenio
actualmente, as como otros
espacios de circulacin con los Divulgar las convocatorias y fechas de los
que se acuerden espacios de mercados en las redes sociales del grupo.
acercamiento.

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

25%

3/1/2016

11/1/2016

Asistir a los espacios acadmicos, reuniones,


ruedas de negocios y dems franjas de la
programacin de los mercados.

25%

3/1/2016

11/1/2016

Participar con charlas sobre el trabajo de las


lneas de accin del GEC en la programacin
acadmica de los mercados.

20%

3/1/2016

11/1/2016

40%

3/1/2016

11/1/2016

Participar en la planeacin
Asesorar los contenidos de las franjas
previa de los mercados,
asesorando los contenidos de acadmicas, proponiendo invitados que
la programacin acadmica. puedan fortalecer el proceso de aprendizaje y
desarrollo de los emprendedores.

MEDIO DE
VERIFICACION

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Contenido
difundido en redes
socilaes del grupo
y de los mercaos,
comunicados de
prensa

Informes de
comisiones

Informes de
comisiones

Actas de reuniones

Coordinador (a)
Grupo
Emprendimiento
Cultural y
Profesionales del
Grupo.

Coordinador (a)
Grupo
Emprendimiento
Cultural y
Profesionales del
Grupo.

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
Participar

en la planeacin
previa de los mercados,
asesorando los contenidos de
ACCION
la programacin
acadmica.

EJECUCION TAREAS
TAREAS

Promover e incentivar que los mercados


desarrollen estrategias de formacin entorno
al emprendimiento cultural a lo largo del ao.
Promover e incentivar reuniones de
encuentro durante el desarrollo de los
mercados culturales.

Generar un espacio fsico o


vitual que permita la discusin
y articulacin entre los
Asesorar unas lneas de accin de
gestores de los mercados
articulacin nacional que promuevan la
culturales del pas
creacin de espacios de intercambio de
bienes y servicios culturales, para diversos
sectores de este campo.

Coordinar estrategias de difusin en redes


sociales.

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

40%

3/1/2016

11/1/2016

40%

3/1/2016

11/1/2016

MEDIO DE
VERIFICACION

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Programacin
acadmica
mercados

Actas de reuniones

60%

3/1/2016

11/1/2016
Actas de reuniones

60%

2/1/2016

12/1/2016

Contenidos
difundidos en las
redes sociales y
medios de
comunicacin

Realizar estrategia de
comunicacin a travs de los
diferentes medios de
comunicacin.
Coordinador (a)
Grupo
Emprendimiento

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Realizar estrategia de
comunicacin a travs de los
diferentes medios de
Coordinar con oficinas de prensa de FNG y
comunicacin.
Bancldex estrategias de difusin de las
lneas a travs de las pginas web

20%

FECHA INICIO

2/1/2016

FECHA
FINALIZACION

12/1/2016

Aprovechar todos los espacios de


participacin del grupo para socializar las
fuentes de financiacin

20%

2/1/2016

12/1/2016

Visitas a 7 nodos a nivel


nacional de Emprendimiento
Cultural para difundir las lneas
de financiacin con entes
gubernamentales y
emprendedores.

Desarrollar una presentacin detallada de los


mecanismos para acceder a las lneas de
crdito.

10%

2/1/2016

12/1/2016

Realizar una convocatoria local de la mano


de las secretaras de cultura
correspondientes.

90%

A partir de la informacin
obtenida en los informes llevar
a cabo reuniones con los
directivos del FNG y Bancldex
para mejorar las condiciones
de las lneas de crdito.

Preparar un informe que justifique la


necesidad de mejorar las condiciones de las
lneas.

40%

2/1/2016

12/1/2016

60%

2/1/2016

12/1/2016

Llevar a cabo las reuniones correspondientes


para monitorear la accin.

MEDIO DE
VERIFICACION

Contenidos
difundidos en las
redes sociales y
medios de
comunicacin
Informe de
comisiones

N/A
2/1/2016

12/1/2016
N/A
Informe de
comisiones

Actas de reuniones

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Coordinador (a)
Grupo
Emprendimiento
Cultural y
Profesionales del
Grupo.

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

Socializacin

Metas tcnicas de trabajo

TAREAS

Programar una reunin semestral para


segumiento de avances.

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

100%

3/1/2016

11/1/2016

20%

3/1/2016

11/1/2016

Particiapacin en las reuniones de las


entidades.

Talleres de identificacin de necesidades.

MEDIO DE
VERIFICACION

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Acta de reuniones

Informe de
comisiones

Convocatorias
Talleres

Diseo de herramientas
particulares para las regiones.

50%

3/1/2016

11/1/2016

30%

3/1/2016

11/1/2016

50%

3/1/2016

11/1/2016

Informe de
comisiones
Actas de reuniones

Actas de reuniones

Coordinador (a)
Grupo
Emprendimiento
Cultural y
Profesionales del
Grupo.

MAPA DE RIESGOS

Coordinador (a)
Grupo
Emprendimiento
Cultural y
Profesionales del
Grupo.

DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Implementacin de la herramienta.

MEDIO DE
VERIFICACION

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

50%

3/1/2016

11/1/2016

Informe de
comisiones

50%

2/1/2016

12/1/2016

Bases de datos y
documento de
diagnostico

12/1/2016

Documentos que
reposan en la
pgina del
Observatorio

Diseo de herramientas
particulares para las regiones.

Rastreo de investigaciones
Publicacin y socializacin de
investigaciones.
Divulgacin de las investigaciones

50%

2/1/2016

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

50%
Dar a conocer los resultados de
las investigaciones

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

2/1/2016

12/1/2016

Convocar a reuniones.

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Actas de reuniones

50%

2/1/2016

12/1/2016

Difundir a travs de la web.

50%

2/1/2016

12/1/2016

50%

2/1/2016

12/1/2016

Gestionar alizanzas estrategias Convocar a reuniones con universidades y


para el apoyo de las
agentes del sector.
investigaciones.

Socializacin de los proyectos.

MEDIO DE
VERIFICACION

Contenidos
difundidos en las
redes sociales y
medios de
comunicacin

Actas de reuniones
e informes de
comisin

Informes de
comisin

Coordinador (a)
Grupo
Emprendimiento
Cultural y
Profesionales del
Grupo.

Coordinador (a)
Grupo
Emprendimiento
Cultural y
Profesionales del
Grupo.

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

50%

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

2/1/2016

12/1/2016

Sensibilizar al sector pblico y


Visitar a la institucionalidad poseedora de la
privado sobre la importancia
informacin
de compartir informacin
relevante

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Actas de reuniones
Contenidos
difundidos en las
redes sociales y
medios de
comunicacin

50%

2/1/2016

12/1/2016

33%

1/1/2016

12/31/2016

Base de proyectos

Revisar y determinar calificacin del estado


de los proyectos y elaborar plan de
contingencia.

33%

1/1/2016

12/31/2016

Semforo de alerta

Solicitar a las dependencias del Ministerio el


concepto de prefactibilidad del Proyecto.

33%

1/1/2016

12/31/2016

Respuesta del rea


correspondiente

Adelantar reuniones de sensibilizacin


Mantener actualizada semanalmente la base
de control de proyectos.
Revisar semanalmente el
estado de avance de las
solicitudes de los proyectos

MEDIO DE
VERIFICACION

Coordinador(a)
Grupo

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Verificacin de la documentacion por fases en


las carpetas

33%

Verificacion de cumplimiento y Revision con el profesional designado a la


calidad de los requisitos el
viabilizacion del cumplimiento del
procedimiento de viabilizacion procedimiento
Elaboracion y aprobacion del acta de
Verificacion de Estudios y Diseos

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

1/1/2016

12/31/2016

1/1/2016

12/31/2016

33%

1/1/2016

12/31/2016

Carpeta de
viabiliacion del
proyecto

12/31/2016

Procedimiento
ISOLUCION Carpetas de
Viabilizacion

1/1/2016

12/31/2016

Procedimiento
ISOLUCION Carpetas de
Viabilizacion

1/1/2016

12/31/2016

1/1/2016

Incluir dentro del listado de Elaborar formato de estudio de titulos


requisitos el Formato para
Estudio de Titulos de propiedad

Seguimiento y control a las


alertas determinadas para
cada uno de los proyectos

50%

Verificacion de cumplimiento de los planes de 100%


contingencia

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Carpeta de
Viabilizacin

33%

50%

Actualizar el procedimiento y el listado


maestro de registros

MEDIO DE
VERIFICACION

Acta de reunin

Acta de reunin

Coordinador(a)
Grupo
Infraestructura
Cultual y
Profesional
designado del
proyecto.

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Seguimiento al cumplimiento
de los tiempos para cada
Elaborar matriz para el control de tiempos de
proceso dentro del
acuerdo a la naturaleza y objeto del proyecto
procedimiento
Revisar y determinar calificacion del estado
de los proyectos y elaborar plan de
contingencia
Verificar el estado de avance
de elaboracion y consecucin Realizar recordatorios (comunicaciones
fisicas, telefonicas y via mail) a las entidades
de documentos del
para la entrega oportuna de los documentos
procedimiento
Solicitar apoyo a las dependencias del
Ministerio para la consecucion del
cumplimiento de los requisitos
Elaboracion de los
requerimientos tecnicos
En conjunto con el abogado asignado, revisar
habilitantes y criterios de
y ajustar los requerimientos tecnicos
escogencia de los proponentes habilitantes y criterios de escogencia de los
proponentes

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

100%

MEDIO DE
VERIFICACION

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Matriz de tiempos
1/1/2016

12/31/2016

1/1/2016

12/31/2016 Semaforo de alerta

1/1/2016

12/31/2016 Base de proyectos

1/1/2016

Respuesta del area


12/31/2016 correspondiente

1/1/2016

Proyecto de pliego
de condiciones y
pliego de
condiciones
12/31/2016 definitivo

33%

33%

33%

100%

Coordinador(a)
Grupo de
Infraestructura
Cultural Profesional
designado para el
desarrollo del
procedimiento de
viabilizacion y
construccion .

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Revisin y evaluacin de
mejoras en los pliegos

Requerir al profesional
designado a la funcin de
supervisin informacin al
cumplimiento de sus
obligaciones

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

1/1/2016

Proyecto de pliego
de condiciones y
pliego de
condiciones
12/31/2016 definitivo

1/1/2016
1/1/2016

Informe de
12/31/2016 actividades
12/31/2016
Actas de reunin

100%
Coordinar con el grupo de contratos revisin
de los pliegos de condiciones

100%

Solicitud de informes y Verificacin de


informacin
Identificar las posibles fuentes
Gestin ante posibles entidades
de financiacin

Acompaamiento a los entes y


entidades territoriales,
privados, de cooperacin y
organizaciones no
gubernamentales para la
formulacin de proyectos

FECHA INICIO

Coordinador(a)
Grupo de
Infraestructura
Cultural Profesional
designado para el
desarrollo del
RESPONSABLEde
procedimiento
SEGUIMIENTOy
viabilizacion
construccion .

Mantener actualizados los formatos para la


presentacin y formulacin de proyectos

100%
50%

1/1/2016

12/31/2016 ISOLUCION
Coordinador(a)
Grupo de
Infraestructura
Cultural Profesional
designado para el
desarrollo del
procedimiento de
viabilizacin y
construccin .

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Acompaamiento a los entes y


entidades territoriales,
privados, de cooperacin y
organizaciones no
gubernamentales para la
formulacin de proyectos

FECHA INICIO

50%

Entregar informacin a los entes


Modificacin del plan de accin
Revisin de los proyectos
priorizados y su asignacin de
recurso
Actualizacin de cuadro de ejecucin del plan
de accin
Asistencia obligatoria a las capacitaciones
Solicitar a quien corresponda la programadas
actualizacin y capacitacin de
Aplicacin de la informacin a la ejecucin de
los profesionales
los proyectos
Elaboracin de Evaluacin de Realizar evaluacin de desempeo
Desempeo de acuerdo a los
criterios y obligaciones del
profesional

1/1/2016
50%

1/1/2016

50%
1/1/2016
50%

1/1/2016

50%

1/1/2016

50%

1/1/2016

MEDIO DE
VERIFICACION

FECHA
FINALIZACION

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Coordinador(a)
Grupo de
Acta de reunin y/o
Infraestructura
comunicaciones de
Cultural respuesta y/o
Profesional
formato de
designado para el
encuesta de
desarrollo del
satisfaccin al
procedimiento de
12/31/2016 cliente
viabilizacin y
construccin .
12/31/2016 SIG
Cuadro de
seguimiento
12/31/2016 interno
Control de
12/31/2016
Asistencia
12/31/2016

Plan de
mejoramiento

Formato de
12/31/2016 evaluacin
Coordinador(a)
Grupo de
Infraestructura
Cultural

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Elaboracin de Evaluacin de
Desempeo de acuerdo a los
criterios y obligaciones del
profesional

50%
Elaborar plan de mejoramiento continuo

Revisin de asignacin de
proyectos y verificar el
cumplimiento del avance en
los mismos

Evaluacin de cargas laborales por


profesional

33%

Identificacin de tipologa de proyectos, zona


de intervencin y avance de proyecto en
ejecucin

33%

Asignacin de proyectos
Evaluar la viabilidad de incluir en el Decreto
1080 de 2015, un paragrafo donde se
establezca que en el acto administrativo por
medio del cual se autoricen las
intervenciones se deber contener la
obligacin que tiene el autorizado junto con
el encargado del proyecto de informar al
ministerio la fecha de inicio de obras, el
cronograma de ejecucin y la entrega de un
Actualizar el procedimiento de informe final
"Autorizacin de intervencin
en bienes de inters cultural
del mbito nacional"
En 2015 se entrego a Sistemas

FECHA INICIO

33%

20%

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

1/1/2016

Formato de
12/31/2016 evaluacin

1/1/2016

Matriz de
12/31/2016 profesionales

1/1/2016

Matriz de
12/31/2016 profesionales

1/1/2016

Matriz de
12/31/2016 profesionales

3/1/2016

12/16/2016

Decreto 1080
actualizado

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Coordinador(a)
Grupo de
Infraestructura
Cultural

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS

elACCION
procedimiento

Actualizar
de
"Autorizacin de intervencin
en bienes de inters cultural
del mbito nacional"

TAREAS

En 2015 se entrego a Sistemas


el requerimiento para el diseo Incluir dentro del procedimiento de
de un aplicativo Web para la "Autorizacin de intervencin en bienes de
autorizacin de proyectos de inters cultural del mbito nacional" la
intervencin,donde el trmite obligacin de establecer en la resolucin de
se realiza en lnea y se registre autorizacin del proyecto de intervencin, la
el seguimiento a los proyectos presentacin de un informe final al Ministerio
a 2016 Sistemas se encuentra de Cultura, de la ejecucin del proyecto
en fase de diseo y
aprobado por parte del solicitante una vez
construccin on un avance del desarrollado el proyecto
40%

Realizar seguimiento (tcnico)a la


implementacin del aplicativo Web para la
autorizacin de proyectos de intervencin,
donde el trmite se realiza en lnea y se
registre el seguimiento a los proyectos.

MEDIO DE
VERIFICACION

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

40%

3/1/2016

12/16/2016

Procedimiento
actualizado en el
apllicativo

40%

3/1/2016

12/16/2016

Actas de reunin

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Direccin de
Patrimonio
Coordinadores de
Grupo
Profesionales y/o

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Desarrollar herramientas para la ejecucin


del programa (instructivos, fichas y
aplicativos)

25%

MEDIO DE
VERIFICACION

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

3/1/2016

12/16/2016

Matriz de BIC

Realizar un documento que de lineamientos


para realizar seguimiento al estado de
Formular un Plan de gestin conservacin de BIC.
de riesgo y seguimiento de BIC

25%

3/1/2016

12/16/2016

Documento "Plan
de gestin de
riesgo y
seguimiento de
BIC"

Revisar la gereferenciacin de los Bienes de


Inters Cutural del mbito nacional.

30%

3/1/2016

12/16/2016

Mapa Cultural del


ministerio

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Direccin de
Patrimonio
Coordinadores de
Grupo
Profesionales y/o
Contratistas segn
los temas

Coordinadores de
Grupo
Profesionales y/o
Contratistas segn
los temas

MAPA DE RIESGOS
Formular un Plan de gestin
y seguimiento de BIC

de riesgo
DE MANEJO

EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

Actas de reunin
Participacin en comites sectoriales
encaminados la prevencin del la posible
afectacin del fenomeno la nia en
infraestructura patimonial y cultural

Disear un documento de requerimientos


para el ingreso de informacin de inventario
de reas afectadas y zonas de influencia en
Actualizar el procedimiento de centros urbanos
Declaratoria de bienes de
inters cultural del mbito
Nacional
Actualizar el procedimiento de Declaratoria
de bienes de inters cultural del mbito
Nacional

Cartas enviadas a
los municipios
donde hay
inversin de
Ministerio

20%

3/1/2016

12/16/2016

40%

3/1/2016

12/16/2016

Documento
elaborado

60%

3/1/2016

12/16/2016

Procedimiento
actualizado en el
apllicativo

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Realizar mesas de trabajo para actualizacion


de los procedimientos de la Direccin

Documentar los
procedimientos de la Direccin
de Patrimonio asociados al
subproceso de gestin del
patrimonio.

50%

FECHA INICIO

3/1/2016

FECHA
FINALIZACION

12/16/2016

MEDIO DE
VERIFICACION

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Procedimientos
documentos
publicados en
ISOLUCION

Direccin de
Patrimonio
Coordinadores de
Grupo
Profesionales y/o
Contratistas segn
los temas

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO

Documentar los
procedimientos de la Direccin
ACCION
de Patrimonio
asociados al
subproceso de gestin del
patrimonio.

Dilegenciar las fichas de las


etapas procesales.

EJECUCION TAREAS
TAREAS

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

Direccin de
Patrimonio
Coordinadores de
RESPONSABLE
Grupo
SEGUIMIENTO

Profesionales y/o
Contratistas segn
los temas

Subir los procedimientos en el aplicativo


Isolucion

40%

3/1/2016

12/16/2016

Procedimientos
documentos
publicados en
ISOLUCION

Divulgar la actualizacin de los


procedimientos

10%

3/1/2016

12/16/2016

Procedimientos
divulgados

Verificar que se diligencien cronologicamente


las fichas de acuerdo con la apertura de
expedientes.

50%

3/31/2016

12/31/2016

Ficha diligenciada

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Dilegenciar las fichas de las


etapas procesales.

Realizar las actividades de


actualizacin requeridas de
acuerdo con la normtividad
vigente.

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

Determinar la etapa procesal en la que se


encuentra el proceso

50%

3/31/2016

12/31/2016

Verificar la informacin que esta en la


documentacin antes de incorporarla al
expediente

50%

1/1/2016

12/31/2016

Hoja de Control
expedientes
Diligenciada

Relacionar la documentacin que compone el


expediente

50%

1/1/2016

12/31/2016

Hoja de Control de
expedientes
diligenciada

Participar en actividades de actualizacin en


las normas.

40%

1/1/2016

12/31/2016

25%

1/1/2016

12/31/2016

Replicar al interior del proceso los cambios


normativos y jurisprudenciales.

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Ficha diligenciada

Certificado de
asistencia
Informe de
retroalimentacin
de las actividades
de actualizacin.

Coordinador (a)
Grupo Control
Interno Disciplinario

Coordinador (a)
Grupo Control
Interno Disciplinario

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO

Realizar las actividades de


actualizacin
requeridas de
ACCION
acuerdo con la normtividad
vigente.

EJECUCION TAREAS
TAREAS

FECHA
FINALIZACION

35%

1/1/2016

12/31/2016

Definir el perfil del personal a contratar

50%

1/1/2016

12/31/2016

Contrato prestacin
de servicios

Solicitar el proceso de contratacin


correspondiente

50%

1/1/2016

12/31/2016

Contrato prestacin
de servicios

50%

1/1/2016

12/31/2016

50%

1/1/2016

12/31/2016

100%

1/1/2016

12/31/2016

Replicar a la Secretara General los cambios


normativos y jurisprudenciales.

Contratar personal idneo para


el manejo de la informacin.

MEDIO DE
VERIFICACION

FECHA INICIO

Informar respecto de la importancia de la


Adelantar la diligencia
reserva legal.
cumpliento con las normas de
reserva legal.
Solicitar el diligenciamiento del formato de
reserva. Legal.
Asegurar la confidencialidad de
la informacin de medios
Disponer de back up de la informacin
electrnicos.
contenida en medios electrnicos
Asegurar la privacidad en el
ingreso a los equipos de
Cambio de contrasea periodicamente
computo.

Informe de
retroalimentacin
de las actividades
de actualizacin.

Formato de reserva
legal diligenciado.
Coordinador (a)
Grupo Control
Formato de reserva
legal diligenciado. Interno Disciplinario

Disco local privado


100%

1/1/2016

6/30/2016

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

No aplica.

MAPA DE RIESGOS

Coordinador (a)
Grupo Control
Interno Disciplinario

DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

Disponer de elementos de
seguridad para garantizar la
privacidad del manejo de los
expedientes.

Ajuste al plan de accin

TAREAS

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

Disponer de gavetas con llave para la


proteccin de expedientes.

50%

1/1/2016

6/30/2016

Disponer de guardas de seguridad en las


instalaciones de las oficinas.

50%

1/1/2016

6/30/2016

MEDIO DE
VERIFICACION

Gavetas dispuestas
No aplica.

Revisin de las convocatorias a ofertar

35%

10/1/2016

12/30/2016

aprobacin de las
reas de las
convocatorias a
ofertar

revisin del nmero de estmulos por


convocatoria

35%

11/1/2016

12/30/2016

ajuste en el
nmero de
estmulos

revisin de gastos de logstica y tiquetes

30%

11/1/2016

12/30/2016

ajuste en los costos


de logstica y
tiquetes

reunin de seguimiento a cada convenio


vigente

50%

seguimiento a los convenios y


relacionamiento con nuevos Liquidacin de los convenios que no
participen en la convocatoria 2016
socios
firma de convenios con nuevos socios que
participan en la convocatoria 2016

25%
25%

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

10/1/2016

Acta de
10/31/2016 seguimineto

10/1/2016

10/31/2016 Acta de liquidacin

10/1/2016

12/30/2016 Convenio nuevo

Coordinador(a)
Grupo Programa
Nacional de
Estmulos

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

consolidacin y entrega de informe a cada


Reunin de entrega de balance rea de las convocatorias ofertadas
de convocatorias 2015 y
convocatorias propuestas por retroalimentacin con el rea de los
resultados de cada convocatoria
las reas para el 2016
propuesta de convocatorias para la siguiente
vigencia

imprimir la convocatoria en papel y en cds

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

50%
20%
30%

20%

MEDIO DE
VERIFICACION

informe de cada
convocatoria

9/1/2016

9/30/2016

10/1/2016

10/30/2016

11/1/2016

textos de
12/30/2016 convocatorias

1/1/2016

1/31/2016

Coordinador(a)
RESPONSABLE
Grupo
Programa
SEGUIMIENTO
Nacional de
Estmulos

acta de reunin

contrato de
imprenta nacional

Coordinador(a)
Grupo Programa
Nacional de
Estmulos

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

realizar en el mes de febrero la presentacin


de la convocatoria en todos los
departamentos

entregar a los asistentes en CD la


convocatoria

asistir a eventos en donde requieran de


informacin sobre la convocatoria

8%

Aumenta el nmero de bibliotecas que


cuentan con TIC
Seleccin de digitadores
capacitacin de digitadores

10%

MEDIO DE
VERIFICACION

2/1/2016

2/1/2016

Listado de
asistentes a la
jornada de
2/28/2016 socializacin

5%

5%

FECHA
FINALIZACION

comisiones de los
asesores y
coordinadora del
2/28/2016 programa

40%

participar en emisoras locales y nacionales


promocionando la convocatoria

Envo a bibliotecas, y casas de cultura de la


convocatoria

FECHA INICIO

registro en prensa
o emisoras locales

2/1/2016

3/30/2016

2/1/2016

invitaciones al
6/30/2016 programa

2/1/2016

2/28/2016 Relacin de envios

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Coordinador(a)
Grupo Programa
Nacional de
Estmulos

Informe de geston
MINTIC

2%
10%

2/1/2016

2/15/2016

5%

2/15/2016

2/28/2016

contrato de
prestacin de
servicios

Coordinador(a)
Grupo Programa
Nacional de
Estmulos

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Supervisin en la cantidad y la informacin


cargada

solicitud de certificacin de inhabilidades a


las entidades adscritas y vinculadas del
Ministerio
revisin de las bases de datos de
funcionarios y contratistas del Ministerio
revisin de la base de datos de los
ganadores de los dos aos anteriores de
convocatorias
Diligenciar la formato de revisin de
documentos administrativos
Diligenciar formato de requisitos para jurado

5%

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

2/1/2016

8/30/2016

MEDIO DE
VERIFICACION

4/1/2016

comunicacin
escrita remitida a
las entidades
adscritas y
vinculadas del
10/31/2016 Mincultura

4/1/2016

10/31/2016

20%

10%

bases de datos

10%

Coordinador(a)
RESPONSABLE
Grupo
Programa
SEGUIMIENTO
Nacional de
Estmulos

Coordinador(a)
Grupo Programa
Nacional de
Estmulos

bases de datos
4/1/2016

10/31/2016

4/1/2016

formato de
documentos
10/31/2016 administrativos

4/1/2016

formato de
documentos para
10/31/2016 jurados

8%

8%

Coordinador(a)
Grupo Programa
Nacional de
Estmulos

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

si no cumple revisa la jurdica para rechazar y


actualizar en el aplicativo de participantes.
Los encargados en cada rea de
convocatorias revisan los documentos que
entregan los ganadores terminada la
ejecucin del estmulo

FECHA INICIO

4/1/2016

Aplicativo de
estado de
proyectos
10/31/2016 participantes

6/1/2016

remisin al rea de
informes y
documentos de
12/30/2016 ganadores

6/1/2016

Concepto del rea


de la cumplimiento
de deberes del
12/30/2016 ganador

4%

3%

los encargados del rea por convocatoria


elaboran concepto de cumplimiento
2%

En caso de incumplimiento se inicia el


trmite con oficina jurdica para su
declaratoria

2%

Oficina jurdica emite la resolucin de


incumplimiento

3%

El encargado del rea revisa los requisitos


para jurado que estn completos

8%

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

6/1/2016

12/30/2016

6/1/2016

12/30/2016

6/1/2016

12/30/2016

Coordinador(a)
RESPONSABLE
Grupo
Programa
SEGUIMIENTO
Nacional de
Estmulos

Coordinador(a)
Grupo Programa
Nacional de
Estmulos

concepto de
incumplimiento
resolucin
formato
diligenciado
Coordinador(a)
Grupo Programa
Nacional de
Estmulos

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Si el programa recibe de un ciudadano una


denuncia sobre los documentos presentados
por un participante, el programa con el apoyo
de la oficina jurdica inicia el trmite de
comprobacin o veracidad de documento
denunciado
enviar comunicacin a todas Proyectar la comunicacin
revisar la comunciacion por parte del Jefe de
las dependencias, para
recordarles el manejo de la la Oficina Juridica
entrega de informacin y los Firma y envio de la comunicacin
tiempo de respuesta.

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

denuncia de
ciudadano

2%

25%

6/1/2016
4/15/2016

12/30/2016
4/20/2016

comunicacin

25%

4/21/2016

4/26/2016

comunicacin

50%

4/29/2016

5/2/2016

comunicacin

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Coordinador(a)
Grupo Programa
Nacional de
Estmulos

25%
Radicar la solicitud en la planilla de reparto
Realizar seguimiento a la
respuesta oportuna de los
derechos de peticin

entregar al abogado responsable de darle


tramite

Revisar la planilla verificando la salida de las


solicitudes

1/1/2016

12/31/2016 planilla de reparto

1/1/2016

12/31/2016 planilla de reparto

1/1/2016

12/31/2016 planilla de reparto

25%

50%

Coordinador Grupo
de Asesoria Legal,
Consultas, Derechos
de Peticion

MAPA DE RIESGOS
Realizar seguimiento a la
respuesta oportuna de los
DE MANEJO
derechos de peticin
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

realizar charlas de capacitacion programar las charlas de capacitacion


del marco normativo de los
derechos de peticion

25%
5/5/2016
75%

relizar las capacitaciones

Hacer reuniones de trabajo para la revision


del acto administrativo
Solicitar mediante correo
electronico el acompaamiento
del area tecnica en la revision
del acto administrativo

FECHA INICIO

6/5/2016

25%

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

Cuadro de
programacion de
5/20/2106 charlas

RESPONSABLE

Coordinador
Grupo
SEGUIMIENTO
de Asesoria Legal,
Consultas, Derechos
de Peticion

registro de
asistentes a la
11/15/2016 charla

registro de
asistentes a la
reunion

Coordinador del
Grupo de Asesoria
Legal, Conceptos,
derechos de

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Solicitar mediante correo


electronico el acompaamiento
del area tecnica en la revision
proyectar el acto administrativo
del acto administrativo

solicitar el visto bueno del area responsable

mantener una base de datos


con la inforamcion de los actos
administrativo apoyados por la
Oficina juridica

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

30%

acto administrativo

45%

Coordinador del
Grupo de Asesoria
acto administrativo Legal, Conceptos,
derechos de
peticion

50%

cuadro en excel de los actos administrativos

correos electronicos
Enviar correos electronicos a
las areas solicitando la
informacion para sustentar las
actuaciones judiciales
requerimiento del correo

cuadro

25%

correo electronico

25%

correo electronico

Coordinador del

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
Enviar

correos electronicos a
las areas solicitando la
informacion para sustentar las
ACCION
actuaciones
judiciales

EJECUCION TAREAS
TAREAS

respuestas a los correos


Mantener cuadro actualizado
de los procesos judiciales

50%

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

contrato vigente

Correo electonico
Correros electronicos a las
requerimiento del correo
areas solicitando informacion

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

correo electronico

100%
Cuadro actualziado de procesos

procurar mantener vigente el


contrato de vigilancia judicial

FECHA INICIO

cuadro

100%

contrato

25%

correo electronico

25%

correo electronico

Coordinador del
Grupo de Defensa
Juridica de la Oficina
Juridica

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION
electronicos

Correros
a las
areas solicitando informacion

TAREAS

correo de respuesta

50%

solicitar mediante correos electonicos la


respuesta a los requerimientos

25%

Enviar mediante oficios la solicitud de


Dar respuesta oportuna a los informacion solicitada
requerimientos del Congreso
mantener el az de respuestas actualziado

Cuadro actualziado de la
Agenda Legislativa

FECHA INICIO

MEDIO DE
VERIFICACION

FECHA
FINALIZACION

correo electronico

correo electronico
50%
25%

50%
50%

hacer plan de capacitacion

25%

plan de
capacitacion

25%

comunicacin de
envio del plan

50%

certificaciones

Certificado de asistencia a las capacitaciones

Asesor de Agenda
Legislativa

az

Elaborar un cuadro de seguimiento


mantener el cuadro actualizado

Solicitar a Gestion del Talento


Humano capacitacion del
enviar el plan al grupo de gestion del talento
personal de la oficina juridica humano

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

cuadro
cuadro

Coordinador del
Grupo de Defensa
Juridica de la Oficina
Juridica

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

Mantener vigente el contrato


de vigilancia judicial

TAREAS

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

100%
contrato vigente
Envio del correo electronio

contrato
20%

correo electronico

10%

correo electronico

requerimiento del correo

20%

correo electronico

normograma actualziado

50%

elaboracion del cuadro de responsables

30%

Correo electronico del Jefe de


la Oficina a los responsables
verificacion de lectura del correo
solicitando la actualizacion del
normograma

Cuadro de designacion de
correo electronio a cada abogado
abogado por area para el
responsable del normograma
acompaamiento de la
actualziacion del normogrma verificacion de la concertacion del abogado
con el area

Contrato vigente de
actualizacion normativa

Coordinador del
Grupo de Defensa
RESPONSABLE
Juridica
de la Oficina
SEGUIMIENTO
Juridica

copia contrato

30%
40%

100%

cuadro del
normograma
cuadro
correo electronico
correo electronico

contrato

abogado
responsable del
normograma

MAPA DE RIESGOS

abogado
responsable del
normograma

DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Contrato vigente de
actualizacion normativa

copia contrato

100%

Documentacin, aprobacin,
codificacin y comunicacin Documentar del procedimiento
del procedimiento de
mantenimientos preventivos y Diseo de formatos para programacin y
control de mantenimientos.
correctivos.
Fortalecer mediante
socializaciones las condiciones
generales y responsabilidades Socializar procedimiento de contratacin y
para definir especificaciones elaboracin de estudios previos
tcnicas dentro de procesos de
contratacin

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

contrato

50%

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

50%

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

12/29/2016

Correo electrnico,
listado de
asistencia o el que
se defina segn
conveniencia
identificada

100%

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

8/22/2016

Director Teatro
Coln
Documentacin, aprobacin, Documentar el procedimiento
codificacin y comunicacin
del procedimiento de de
alquiler del Teatro Coln

50%

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

MAPA DE RIESGOS
Director Teatro
Coln

DE MANEJO

Documentacin,
ACCIONaprobacin,
TAREAS
codificacin y comunicacin
del procedimiento de de
alquiler del Teatro Coln
Disear formato(s) para entrega y recibo de
espacios del Teatro Coln
Documentacin, aprobacin,
codificacin y comunicacin
del procedimiento de
mantenimientos preventivos y
correctivos.
codificacin y comunicacin de
los procedimientos de alquiler,
producciones y coproducciones
del Teatro Coln que incluya
codificacin y comunicacin de
los procedimientos de alquiler,
producciones y coproducciones
del Teatro Coln que incluya
Documentacin, aprobacin,
codificacin y comunicacin de
los procedimientos de alquiler,
producciones y coproducciones
del Teatro Coln que incluya
punto de control

Creacin de un calendario
general de actividades de
todos los espacios del teatro

EJECUCION TAREAS
%

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

50%

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

Documentar el procedimiento

50%

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

Disear formatos para programacin y


control de mantenimientos.

50%

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

Documentar responsabilidad y periodicidad


en la actualizacin de rider tcnico
Definir responsable de comunicar interna y
externamente el rider tcnico

100%

8/22/2016

12/29/2016

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Publicacin en
Isolucion
Publicacin en
Isolucion

100%

8/22/2016

12/29/2016

Comunicar a todos los servidores del teatro


los roles de cada uno dentro de los procesos

50%

8/22/2016

12/29/2016 Correo electrnico

Comunicar los procedimientos que se


documenten.

50%

8/22/2016

12/29/2016 Correo electrnico

Definir y documentar responsables de


actualizacin de programaciones

33%

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

Director Teatro
Coln

MAPA DE RIESGOS
Director Teatro
Coln
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Creacin de un calendario
general de actividades de
todos los espacios del teatro Cargar la informacin

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

En herramienta
creada

33%

8/22/2016

12/29/2016

Comunicar a todos los servidores el lugar y


disponibilidad del calendario

34%

8/22/2016

12/29/2016 Correo electrnico

Incluir el formato de lanzamiento de boletera


como registro externo.

25%

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

25%

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

25%

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

25%

8/22/2016

Documentacin, aprobacin, Caracterizar el procedimiento


codificacin y comunicacin
del procedimiento de de
Cargar en isolucion
alquiler del Teatro Coln
Comunicar procedimiento a servidores
pblicos del subproceso

Remitir va correo electrnico a los servidores


Comunicar el procedimiento. pblicos del suproceso, la documentacin
referente al procedimiento P-GCC-004

100%

8/22/2016

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

12/29/2016 Correo electrnico

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

Director Teatro
Coln

MAPA DE RIESGOS
Director Teatro
Coln

DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Documentacin, aprobacin,
codificacin y comunicacin de
los procedimientos de alquiler, Incluir actividad de verificacin de activacin
producciones y coproducciones de boletera en procedimiento documentado
del Teatro Coln que incluya la
actividad de verificacin
Revisar, ajustar, codificar, aprobar, cargar
formato de propuesta artstica

100%

FECHA INICIO

8/22/2016

FECHA
FINALIZACION

12/29/2016

MEDIO DE
VERIFICACION

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

25%

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

25%

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

Comunicar documentacin vinculada a


procedimiento a servidores pblicos del
subproceso

25%

8/22/2016

12/29/2016

Correo electrnico

Revisar y ajustar formato de propuesta


artstica

25%

8/22/2016

12/29/2016

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Publicacin en
Isolucion

25%

Revisin, ajuste, aprobacin,


Elaboracin de gua para presentacin de
codificacin y cargue de
Formato de propuesta artstica, propuesta artstica
gua y lista de chequeo
Elaboracin de lista de chequeo de
asociados.
verificacin de propuesta artstica

Revisin, ajuste, aprobacin,


codificacin y cargue de
Formato de propuesta artstica,
gua y lista de chequeo
asociados.

Publicacin en
Isolucion

Director Teatro
Coln

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Revisin, ajuste, aprobacin,


codificacin y cargue de
Elaborar gua para presentacin de propuesta
Formato de propuesta artstica,
artstica
gua y lista de chequeo
Elaborar lista de chequeo de verificacin de
asociados.
propuesta artstica

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

25%

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

25%

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

Comunicar documentacin a servidores


pblicos del subproceso

25%

8/22/2016

12/29/2016 Correo electrnico

Definir y documentar responsables de


actualizacin de programaciones

33%

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

33%

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

34%

8/22/2016

12/29/2016 Correo electrnico

Creacin de un calendario
Cargar la informacin
general de actividades de
todos los espacios del teatro
Comunicar a todos los servidores el lugar y
disponibilidad del calendario
Comunicar procedimiento a servidores
pblicos del subproceso
Comunicar procedimiento,
verificar versin actual de
normograma, realizar
seguimiento a la actualizacin Verficar y actualizar la versin vigente del
normograma para el subproceso
del normograma

33%

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

33%

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

Director
RESPONSABLE
Teatro
SEGUIMIENTO
Coln

Director Teatro
Coln

MAPA DE RIESGOS
Comunicar procedimiento,
verificar versin actual de
normograma, realizar
DE MANEJO
seguimiento a la actualizacin
del normograma
ACCION

EJECUCION TAREAS
TAREAS

Comunicar programacin mensual de


actualizacin del normograma
Remitir va correo electrnico a los servidores
pblicos del suproceso, la documentacin
Comunicar el procedimiento.
referente a los procedimientos P-GCC-014 y
P-GCC-015
codificacin y comunicacin
del procedimiento de
Caracterizar el procedimiento
programacin de espectculos
Definir y documentar responsables de
actualizacin de programaciones
Creacin de un calendario
general de actividades de
Cargar la informacin
todos los espacios del teatro
Comunicar a todos los servidores el lugar y
disponibilidad del calendario
Revisin, ajuste, aprobacin,
codificacin y cargue de
Formato de propuesta
acadmica, gua y lista de
chequeo asociados.

34%

100%

100%

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

8/22/2016

12/29/2016

8/22/2016

8/22/2016

MEDIO DE
VERIFICACION

Director Teatro
RESPONSABLE
Coln
SEGUIMIENTO

Correo electrnico

12/29/2016 Correo electrnico

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

33%

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

33%

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

33%

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

Revisar y ajustar formato de propuesta


artstica

33%

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

Elaborar gua para presentacin de propuesta


artstica

33%

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

Elaborar lista de chequeo de verificacin de


propuesta artstica

33%

8/22/2016

12/29/2016

Publicacin en
Isolucion

Director Teatro
Coln

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Participacin en la reuniones en el Plan de


Manejo Presupuestal lideradas por la
Mantener el control existente
Secretaria General (Plan Anual de
Adquisiciones y Contratacin).

Realizar capacitaciones
trimestrales al equipo de
trabajo

67%

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

1/4/2016

12/30/2016

MEDIO DE
VERIFICACION

Actas de Reuniones
y/o Control de
Asistencia

Programar capacitacin SECOP II

5%

1/4/2016

12/30/2016

Agenda Outlook

Gestionar logistica sesiones de capacitacin

5%

1/4/2016

12/30/2016

Agenda Outlook

23%

1/4/2016

12/30/2016

Listados de
Asistencia

67%

1/4/2016

12/30/2016

Actas de Reuniones
y/o Control de
Asistencia

50%

1/4/2016

12/30/2016

Cuadro de Control

Realizar Capacitacin

proceso de convocatoria
pblica verificar en la base de Documentar en el procedimiento la
procesos (Bitcora) que no se asignacin de nmero de proceso de
haya adelantado uno
seleccin.
anteriormente con el mismo
Revisin sobre el nmero de contratos,
Disponer de un archivo fsico
convenios y contratos producto de los
donde se evidencia la
diferentes procesos de contratacin, se
recepcin de cada solicitud.
liquiden en los tiempos definidos.

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Coordinador
Contratos y
Convenios

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

profesionales de otras reas


para que apoyen el proceso
contractual en los ciclos de
contratacin que presentan

Generar reunines con jefes y cordinadores


de rea
Establecer flujo de trabajo

Mantener aplicacin del control

N.A.

50%
Mantener aplicacin del control

N.A.

Mantener aplicacin del control

N.A.

FECHA INICIO

4/1/2016

FECHA
FINALIZACION

12/30/2016

MEDIO DE
VERIFICACION

Cuadro control en
excel

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Coordinador
Contratos y
Convenios

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

Establecer puntos de control


para evidenciar la publicacin
oportuna en el SECOP

TAREAS

Enviar el enlace de SECOP cada vez que se


registre el proceso de contratacin
respectivo,al abogado responsable para su
verificacin

Publicacin de Adendas dentro del trmino


establecido por Colombia Compra Eficiente y
remitir al responsable el enlace e imprimir el
pantallazo como evidencia de su publicacion

Disponer del archivo de indisponibilidad del


Sistema Electrnico de Contratacin Pblica
SECOP I Y II

Seguimiento al cronograma de cada proceso

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

25%

1/4/2016

12/30/2016

25%

1/4/2016

12/30/2016

25%

1/4/2016

12/30/2016

MEDIO DE
VERIFICACION

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Correos enviados

Pantallazo de
publicacion en el
SECOP

Certificado
de
Indisponibilidad

Bitcora

Coordinador
Contratos y
Convenios

MAPA DE RIESGOS
Establecer puntos de control
para evidenciar la publicacin
oportuna en el SECOP

Coordinador
Contratos y
Convenios

DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Seguimiento al cronograma de cada proceso


(Bitacora)

MEDIO DE
VERIFICACION

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

25%

1/4/2016

12/30/2016

Bitcora
actualizada

Generar un control de alertas para llevar a


cabo el control de prestamo de los
expedientes fisicos contractuales

20%

4/1/2016

12/30/2016

Matriz

Correos mensuales enviados para recordar la


entrega de expedientes

20%

4/1/2016

12/30/2016

Correos

12/30/2016

Tranferencias con
el Formato nico
de gestin
documental

Implementar la propuesta y las


polticas de operacin al
interior del grupo de convenios Realizar las transferencias programadas en el
ao por el Grupo de Archivo y
y contratos de acuerdo con el
Correspondencia
alcance y los recursos
disponibles del grupo. *
Depuracin ao 2013 - 2014

20%

4/1/2016

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Coordinador
Contratos y
Convenios

MAPA DE RIESGOS
Implementar la propuesta y las
de operacin al
interior del grupo de convenios
y contratos de acuerdo con el
ACCION
alcance y los recursos
disponibles del grupo. *
Depuracin ao 2013 - 2014

DE MANEJO
polticas

EJECUCION TAREAS
TAREAS

Actualizacin diaria del inventario


documental

Realizar las transferencias programadas en el


ao por el Grupo de Archivo y
Correspondencia

20%

20%

Verificar los estudos del mercado que hayan


sido radicados por el (SIG)
Asignar a los profesionales del
Grupo la revisin de cada una
de las solicitudes de EP para
Verificar los estudos del mercado que hayan
que se verifique los estudios
sido radicados por el (SIG)
de mercado realizado por las
dependendencias del
Ministerio.
Verificar los estudos del mercado que hayan
sido radicados por el (SIG)
condiciones, requisitos tcnicos
y financieros proporcionales al
objeto a contratar, as como

cada uno de los responsables del proceso,


solicita y/o recuerda a las diferentes
dependencias (Solicitante) del Ministerio,

100%

100%

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

12/30/2016

Inventario
documental
actualizado

4/1/2016

12/30/2016

Transferencias en
los tiempos
establecidos por el
Grupo de Archivo y
Correspondencia.

4/1/2016

12/30/2016

4/1/2016

12/30/2016

4/1/2016

12/30/2016

4/1/2016

12/30/2016

4/1/2016

Alertas del SIG a


traves de correos
electrnicos.

Pliegos de
Condiciones

Coordinador
Contratos y
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Convenios

Coordinador
Contratos y
Convenios

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

objeto a contratar, as como


pluralidad de metodologias
para la escogencias y

dependencias (Solicitante) del Ministerio,


para que se adelanten los ajustes
correspondientes, dentro de trminos
Gestionar por parte del responsable de cada
proceso ante la respectiva dependencia, para
Elaborar los modelos de pliego que se realicen los ajustes tanto sobre
de condiciones por cada
especificaciones tcnicas de bien y/o servicio
modalidad de seleccin
a adquirir.
(Licitacin, seleccin
Abreviada, Concurso de
mritos, Contratacin Directa y
Mnima cuanta) observando lo Todos las aprobaciones de pliegos, incluir el
exigido en las normas que
con el Vo.Bo. Del Coordinador del Grupo de
regulan la materia as como la
Contratos y Convenios
plataforma SECOP II.

Solicitar al rea la informacin de la persona


Alertas SIG a traves de correo el
encargada de realizar la supervisin

Inclusin del Visto Bueno del


Coordinador del Grupo de
Contratos y Convenios en
todas Adendas que afecten los
diferentes procesos de
contratacin

Incluir en los pliegos de condiciones,


requisitos tcnicos y financieros
proporcionales al objeto a contratar, as como
pluralidad de metodologias para la
escogencias y calificacin de las ofertas.

100%

MEDIO DE
VERIFICACION

12/30/2016

Pliegos de
Condiciones

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Coordinador
Contratos y
Convenios

4/1/2016

12/30/2016

Pliego de
Condiciones
ajustados a cada
uno de los
procesos de
contratacin
existentes

4/1/2016

12/30/2016

Alertas del SIG a


traves de correos
electrnicos.

FECHA INICIO

4/1/2016

FECHA
FINALIZACION

50%

50%

50%

50%

4/1/2016

12/30/2016

Adendas con Vo.Bo.


Por el Coordinador
de Contratos y
Convenios

Coordinador
Contratos y
Convenios

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO

ACCION

Incluir en los pliegos de condiciones,


requisitos tcnicos
y financieros
TAREAS
proporcionales al objeto a contratar, as como
pluralidad de metodologias para la
escogencias y calificacin de las ofertas.

Inclusin del Visto Bueno del


Coordinador del Grupo de
Contratos y Convenios en
todas Adendas que afecten los
diferentes procesos de
Verificar los estudos del mercado que hayan
contratacin
sido radicados por el (SIG)

Implementar los controles identificados

EJECUCION TAREAS
%

50%

40%

Documentar/estandarizar los controles para


las convocatorias para la entrega del material
Fortalece el control de impacto.
bibliogrfico y audiovisual a tiempo; y demas
convocatorias de la Direccin de Artes.

40%

20%

Coordinador

RESPONSABLE
Contratos y
SEGUIMIENTO

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

4/1/2016

12/30/2016

Adendas con Vo.Bo.


Por el Coordinador
de Contratos y
Convenios

12/31/2016

Registros definidos
en los
procedimientos
mencionados

12/31/2016

Resultados de
auditorias internas
o seguimientro
directo registrado
en este documento Directora de Artes

12/31/2016

Registros definidos
en los
procedimientos
existentes

3/29/2016

Mantener y monitorear la
ejecucin de los controles
identificados
Monitorear el cumplimiento de la
implementacin

MEDIO DE
VERIFICACION

3/29/2016

3/29/2016

Convenios

MAPA DE RIESGOS
Directora de Artes

DE MANEJO

Documentar/estandarizar los controles para


TAREAS
las convocatorias para
la entrega del material
Fortalece el control de impacto.
bibliogrfico y audiovisual a tiempo; y demas
convocatorias de la Direccin de Artes.
ACCION

Implementar los controles identificados

EJECUCION TAREAS
%

20%

33%

FECHA
INICIO
3/29/2016

3/29/2016

FECHA
12/31/2016
FINALIZACION

Registros
definidos
MEDIO DE
en
los
VERIFICACION
procedimientos
existentes

12/31/2016

Registros definidos
en los
procedimientos
mencionados

12/31/2016

Resultados de
auditorias internas
o seguimientro
directo registrado Directora de Artes
en este documento

12/31/2016

Registros definidos
en los
procedimientos
existentes

Mantener y monitorear la
ejecucin de los controles
identificados
Monitorear el cumplimiento de la
implementacin

Documentar/estandarizar los controles para


Fortalece el control de impacto.
producciones o envios con fallas menores.

33%

33%

3/29/2016

9/29/2016

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

MAPA DE RIESGOS

Directora de Artes

DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

Fortalece el control de impacto.

TAREAS los
Documentar/estandarizar

controles para
producciones o envios con fallas menores.

Implementar los controles identificados

33%

50%

FECHA
INICIO
9/29/2016

3/29/2016

FECHA
12/31/2016
FINALIZACION

Registros
definidos
MEDIO DE
en
los
VERIFICACION
procedimientos
existentes

12/31/2016

Registros definidos
en los
procedimientos
mencionados

Mantener y monitorear la
ejecucin de los controles
identificados

Directora de Artes
Monitorear el cumplimiento de la
implementacin

Participar en los Comites de Conciliacin


programados.
Mantener la implementacin
del control vigente

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

50%

3/29/2016

12/31/2016

Resultados de
auditorias internas
o seguimientro
directo registrado
en este documento

25

6/1/2016

12/31/2016

Actas del Comit


archivadas por
Jurdica

Director de
Poblaciones

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

Mantener la implementacin
del control vigente

Fortalecer el control vigente

Revisar protocolo de vigilancia


de cada una de las sedes con
el fin de realizar mejoras en el
acceso.

TAREAS

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

6/1/2016

12/31/2016

MEDIO DE
VERIFICACION

Hacer seguimiento a la programacin


acordada con la Oficina Jurdica.

25

Generar una mesa de trabajo periodica para


documentar actividades y responsables del
Comit.

25

9/5/2016

12/31/2016

Solicitud a Juridica

Hacer seguimiento a la publicacin de los


estndares acordados en la mesa de trabajo
periodica, si aplica.

25

11/1/2016

12/31/2016

Segn aplique
registro del
documento.

Revisar protocolo de vigilancia

Bloqueo de agenda
Director de
Poblaciones

50%

1/1/2016

12/30/2016

Actas de reunin

Priorizar ubicacin de las


cmaras en las sedes del
Ministerio de Cultura.
Mantener las acciones
adelantadas con la empresa de
vigilancia, tanto en el control
de acceso como en los
elementos dejados en el
Centro de Monitoreo.

Monitoreo de camaras permanentes

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

50%

1/1/2016

12/30/2016

Registro camaras

Coordinador Grupo
de Gestin
Administratriva y de
Servicios

MAPA DE RIESGOS
Priorizar ubicacin de las
cmaras en las sedes del
Ministerio de Cultura.

DE MANEJO

Mantener las acciones


adelantadas con la empresa de
ACCION
vigilancia, tanto
en el control
de acceso como en los
elementos dejados en el
Centro de Monitoreo.

Monitoreo de camaras permanentes

50%

TAREAS

Seguimiento de entrega de
insumos segn planes de
necesidades

Soporte de entregas de Sapiens

Revisin y actualizacin de
procedimientos de manejo de
inventarios.

Aplicar procedimientos de manejo de


invetarios

100%

33%

EJECUCION TAREAS
1/1/2016
12/30/2016
FECHA INICIO

1/1/2016

1/1/2016

FECHA
FINALIZACION

12/30/2016

12/30/2016

Registro camaras
MEDIO DE
VERIFICACION

Coordinador Grupo
de Gestin
Administratriva y de
Servicios
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Coordinador Grupo
Planillas de entrega
de Gestin
firmadas
Administratriva y de
Servicios

Procedimiento
actualizado en
Isolucion

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS

MEDIO DE
VERIFICACION

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

ACCION

TAREAS

Revisin y actualizacin de
procedimientos de manejo de
inventarios.

Aplicar procedimientos de manejo de


invetarios

33%

Replicar ejercicio realizado en


museos de Bogot para los
Museos fuera de Bogot.

Plan de actualizacin de inventario de


museos

33%

6/1/2016

12/30/2016

Coordinador Grupo
de Gestin
Correo electrnico
Administratriva y de
Servicios

Plan de actualizacin de inventario de


museos

33%

6/1/2016

12/30/2016

Correo electrnico

12/30/2016

Coordinador Grupo
Certificaciones de
de Gestin
cumplimiento
Administratriva y de
Servicios

Replicar ejercicio realizado en


museos de Bogot para los
Museos fuera de Bogot.

Supervisin y Seguimiento al
Seguimiento al cumplimiento de los contratos
cumplimiento de los contratos
de mantenimiento
de mantenimiento

36%

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

1/1/2016

12/30/2016

1/1/2016

Procedimiento
actualizado en
Isolucion

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO

SupervisinACCION
y Seguimiento al
TAREAS
Seguimiento al cumplimiento
de los contratos
cumplimiento de los contratos
de mantenimiento
de mantenimiento

Capacitar a las personas que


laboran en el Programa
Nacional de Concertacin en
Realizar dos talleres de capacitacin para
cada una de las etapas del
todas las personas que laboran en el PNCC
proceso segn las
convocatorias.
Realizar segunda revisin a la Verificar, por un evaluador diferente al inicial,
totalidad de los proyectos
la revisin adelantada a los proyectos
recibidos en las convocatorias
presentados
participacin, tablas de
Elaborar cronograma general
requisitos de acuerdo con la
Analizar y actualizar el marco legal
naturaleza jurdica del
Revisar insumos de otras reas del Ministerio
proponente y formulario con
de Cultura y del Programa Nacional de
orientaciones para el
Concertacin
diligenciamiento de cada uno
Definir el indicador de disponibilidad
Implementar un indicador de
Medir peridicamente el indicador de
disponibilidad de los servicios
disponibilidad
tecnolgicos del Ministerio
Evaluar los resultados de las mediciones del
indicador
Identificar las funciones del comit

Implementar un comit interno

EJECUCION TAREAS
%

Coordinador
Grupo
MEDIO DE
RESPONSABLE
Certificaciones
de
de
Gestin
VERIFICACION
SEGUIMIENTO
cumplimiento
Administratriva y de
Servicios

36%

FECHA
INICIO
1/1/2016

FECHA
12/30/2016
FINALIZACION

35%

7/1/2016

8/30/2016

Listados de
asistencia

40%

10/1/2016

12/30/2016

Formatos de
verificacin de
documentos

25%

5/15/2106

9/30/2016

Cronograma
Cuadro de anlisis
Cuadro de insumos

40%

4/1/2016

4/29/2016

Hoja de Vida del


Indicador

30%

4/1/2016

12/30/2016

Informe

30%

4/1/2016

12/30/2016

Acta de Reunin

40%

4/1/2016

4/15/2016

Acta de Reunin

Coordinadora del
Grupo Programa
Nacional de
Concertacin

Coordinador Grupo

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Definir la periodicidad
Socializar

20%
20%

FECHA
FINALIZACION

4/18/2016
5/10/2016

5/6/2016
5/20/2016

Acta de Reunin
Acta de Reunin

Implementar un comit interno


tecnolgico
20%

5/23/2016

5/31/2016

Documento
implementado en
Isolucin

40%

4/4/2016

4/15/2016

Acta de Reunin

20%
20%

4/4/2016
4/18/2016

4/15/2016
12/30/2016

Acta de Reunin
Informe

Evaluar los resultados

20%

4/18/2016

12/30/2016

Acta de Reunin

Revisar la efectividad de los controles


implementados.

30%

4/1/2016

12/30/2016

Informe

Revisar periodicidad de ejecucin

30%

4/1/2016

12/30/2016

Informe

Implementar en Isolucin

Revisar la mejora de los


controles existentes

MEDIO DE
VERIFICACION

FECHA INICIO

Identificar que controles pueden


Automatizarse
Revisar la periodicidad de ejecucin.
Medir la efectividad de los cambios

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Coordinador Grupo
de Gestin de
Sistemas e
Informtica

Coordinador Grupo

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Coordinador Grupo
de Gestin de
Sistemas e
Informtica

Revisar periodicidad de ejecucin

30%

4/1/2016

12/30/2016

Informe

Evaluar los resultados

40%

4/1/2016

12/30/2016

Acta de Reunin

Revisar la efectividad de los controles


implementados.

30%

4/1/2016

12/30/2016

Informe

Monitoreo de Controles

Monitoreo de Controles

Revisar periodicidad de ejecucin

30%

4/1/2016

12/30/2016

Informe

Coordinador Grupo
de Gestin de
Sistemas e
Informtica

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

Monitoreo de Controles

Mantener la implementacin
de los controles actuales

Mantener la implementacin
de los controles actuales

TAREAS

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Coordinador Grupo
de Gestin de
Sistemas e
Informtica

Revisar periodicidad de ejecucin

30%

4/1/2016

12/30/2016

Informe

Evaluar los resultados

40%

4/1/2016

12/30/2016

Acta de Reunin

Implementar el manual de conservacin


preventiva

50%

1/1/2016

12/30/2016

Planillas de
conservacin
preventiva

Ejecutar las actividades medioambientales


del SIC

Continuar desarrollando comits


interdisciplinarios para controlar la
desarticulacin de las reas.

50%

1/1/2016

12/30/2016

Directores Museos /
Informes de
Delegados
condiciones
medioambientales
en Colecciones
Colombianas.

50%

1/1/2016

12/30/2016

Actas de comit en
direccin
Directores Museos /
Delegados

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

Mantener la implementacin
de los controles actuales

TAREAS

Continuar desarrollando comits


interdisciplinarios para controlar la
desarticulacin de las reas.
Continuar solicitando a los supervisores de
apoyo la exigencia de entregas previas a la
fecha de necesidad real.

Mantener la implementacin Garantizar la contratacin de los asesores en


de los controles actuales
la vigencia.

Implementar el procedimiento de registro

50%

FECHA INICIO

1/1/2016

FECHA
FINALIZACION

12/30/2016

Actas de comit en
direccin

50%

1/1/2016

12/30/2016

Actas de comit de
exposiciones
temporales.

100%

1/1/2016

12/30/2016

Cumplidos de los
contratos

50%

1/1/2016

12/30/2016

Registro en
Colecciones
colombianas

Mantener la implementacin
de los controles actuales
Seguir supervisando los resultados a travs
de a revisin independiente mensualmente.

MEDIO DE
VERIFICACION

50%

1/1/2016

12/30/2016

Informe de
verificacin
mensual de piezas
inventario

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Directores Museos /
Delegados

Directores Museos /
Delegados

Directores Museos /
Delegados

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Garantizar la contratacin del equipo de


vigilancia

25%

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

1/1/2016

12/30/2016

Mantener la implementacin
de los controles actuales
Supervisar la implementacin de
procedimientos, protocolos y consignas

Fortalecer las acciones


correctivas ante una
materializacin, que puedan
disminuir el impacto para
identificar controles que
reduzcan la zona de riesgo
residual.

Mantener la implementacin
de los controles actuales

25%

1/1/2016

12/30/2016

MEDIO DE
VERIFICACION

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Cumplidos de los
contratos

Actas de reunin
donde
retraolimentamos
al personal de
vigilancia

Convocar a una mesa de trabajo para


determinar actividades a desarrollar.

25%

1/1/2016

8/30/2016

Cronograma de
actividades

Desarrollar las actividades planificadas

25%

9/1/2016

12/30/2016

Por definir

Continuar con la determinacin justa del


precio de las obras a adquirir

25%

1/1/2016

12/30/2016

Actas de comit de
adquisiciones

Directores Museos /
Delegados

Directores Museos /
Delegados

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Mantener la implementacin
de los controles actuales

Tomar las decisiones de compra a travs del


comit de adquisiciones.
Validar la aplicacin de los controles
existentes en los museos del Ministerio de
Deteminar posibles acciones
Culturalas actividades que
para mitigar la probabilidad de Determinar y documentar
ocurrencia del riesgo
se evaluen como viables para reducir la
probabilidad de materializacin del riesgo.
Implementar las verificaciones establecidas
Mantener la implementacin
en el procedimiento de investigacin y
de los controles actuales
curaduria de las colecciones.

Validar el cumplimiento de los tiempos lmite


para publicacin

Mantener la implementacin
de los controles actuales

MEDIO DE
VERIFICACION

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

25%

1/1/2016

12/30/2016

25%

1/1/2016

8/30/2016

25%

9/1/2016

12/30/2016

Documentos del
proceso ajustados

100%

1/1/2016

12/30/2016

Colecciones
colombianas

12/30/2016

Correo electrnico
determinando
fechas lmite para
la entrega

30%

1/1/2016

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Actas de comit de
adquisiciones
Directores Museos /
Delegados
Acta reunin
museos

Directores Museos /
Delegados

Continuar con las revisiones por parte del


responsable en el rea de comunicaciones.

30%

1/1/2016

12/30/2016

Soportes de la
revisin de la
Directores Museos /
programacin
Delegados
antes de imprimir.

Garantizar la contratacin de personal de


comunicaciones que garantice la divulgacin
de los servicios de los museos.

40%

1/1/2016

12/30/2016

Cumplidos de los
contratos

MAPA DE RIESGOS
Mantener la implementacin
de los controles actuales

Directores Museos /
Delegados

DE MANEJO

ACCION

EJECUCION TAREAS

Garantizar la contratacin
TAREAS de personal de
comunicaciones que garantice la divulgacin
de los servicios de los museos.

40%

FECHA
INICIO
1/1/2016

12/30/2016
FINALIZACION

FECHA

Cumplidos
de los
VERIFICACION
contratos

Generar mesas de trabajo para la articulacin


de una poltica integral de colecciones.

25%

8/1/2016

8/30/2016

Actas de reunin

Consolidar una poltica integral y publicarla.

25%

9/1/2016

9/30/2016

Poltica integral
publicada

MEDIO DE

Mantener la implementacin
de los controles actuales

Mantener la implementacin
de los controles propuestos

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Directores Museos /
Delegados
Implementar la poltica y hacerle
seguimiento.

25%

10/1/2016

12/30/2016

Por definir

Mantener el contrato de arrendamiento de


las bodegas en el AGN

25%

1/1/2016

12/30/2016

Cumplidos de los
contratos

Implementar y mantener las acciones


formuladas en el procedimiento

100%

10/20/2016

12/30/2016

Por definir

Dirtectores Museos /
Delegados

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Mantener los controles


existentes

Elaborar protocolos de asesoras municipales


y departamentales

Realizar una reunin de capacitacin para


asesores territoriales

Mantener los controles


existentes

MEDIO DE
VERIFICACION

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

50%

1/1/2016

6/30/2016

Dos Protocolos de
Asesora
elaborados

20%

1/1/2016

1/31/2016

Listados de
asistencia

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Director de Fomento
Regional

Mantener los controles


existentes

Elaborar las fichas de los municipios y


estados situacionales

30%

1/1/2016

12/31/2016

1.000 Fichas
muniicpales y 63
estados
situacionales
elaborados

Director de Fomento
Regional

MAPA DE RIESGOS
Mantener los controles
existentes

Elaborar las fichas de los municipios y


estados situacionales

30%

ACCION

TAREAS

Mantener los controles


existentes

Elaborar las guas de diligenciamiento de las


fichas municipales y de los estados
situacionales

40%

DE MANEJO

1/1/2016

12/31/2016

EJECUCION TAREAS
FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

1/1/2016

6/30/2016

1.000 Fichas
muniicpales y 63
estados
situacionales
elaborados
MEDIO DE
VERIFICACION

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Dos guas
elaboradas
Director de Fomento
Regional

Mantener los controles


existentes

Revisar las fichas municipales

60%

1/1/2016

12/31/2016

1.000 fichas
municipales
elaboradas

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Mantener los controles


existentes

Fijar con el socio estratgico los contenidos,


metodologa y modalidad de la oferta de
formacin

33%

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

1/1/2016

6/30/2016

MEDIO DE
VERIFICACION

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Un Brochure de la
oferta de formacin

Director de Fomento
Regional

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO
EJECUCION TAREAS
ACCION

TAREAS

Mantener los controles


existentes

Implementar acciones de seguimiento y


acompaamiento a los participantes

33%

7/1/2016

12/31/2016

Mantener los controles


existentes

Seleccionar a los participantes de acuerdo


con las variables definidas

33%

1/1/2016

6/30/2016

FECHA INICIO

FECHA
FINALIZACION

MEDIO DE
VERIFICACION

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Un entorno virtual Director de Fomento


Regional
de desarrollo del
curso
implementado

Ficha tcnica de
seleccin de
admitidos

Regional

MAPA DE RIESGOS
DE MANEJO

Mantener los controles


ACCION
existentes

Seleccionar a los participantes de acuerdo


TAREAS definidas
con las variables

33%
%

EJECUCION TAREAS

1/1/2016

FECHA INICIO

6/30/2016

FECHA
FINALIZACION

Ficha tcnica de
seleccin
de
MEDIO DE
VERIFICACION
admitidos

RESPONSABLE
SEGUIMIENTO

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se publico en isolucion el dia 25 de julio de 2016

Se enviaron correos diariamente de acuerdo a las


alertas recibidas.
40%

SI

1,6 % de las
peticiones recibidas
1. Describa el evento
en el primer
presentado 2. Genere una accin
semestre se
correctiva en isolucion 3. Realice
resolvieron fuera del
nuevamente el proceso de
trmino legal,
analisis de riesgo
materializndose el
riesgo

Se realizaron llamadas como recordatorio de las


solicitudes prximas a vencer, cuando no fue
efectivo el correo electrnico enviado.
Se realiz visita al Despacho de la Viceministra y
la Direccin de Patrimonio como alarma de las
solicitudes prximas a vencer, por no haber sido
efectivos los correos electrnicos enviados, ni las
llamadas realizadas.

Pgina 4 de 6

SI

SE PRESENTO EL
EVENTO

Cdigo: F-OPL-026
Versin:
1,6 %3de las
Fecha:
01/Mar/2016
peticiones
recibidas
1. Describa el evento
en el primer
presentado 2. Genere una accin
semestre se
correctiva en isolucion 3. Realice
resolvieron
fuera del
SEGUIMIENTO
1
nuevamente el proceso de
trmino legal,
analisis de riesgo
MATERIALIZACIN
RIESGO
materializndose el
riesgo
AVISO ALERTA
DESCRIPCION EVENTO

PLAN MANEJO
% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se hicieron varias consultas con algunas


dependencias.
5%

Se hicieron varias consultas con algunas


dependencias.

5%

Se devolvio y se asigno a la dependencia


correspondiente en el menor tiempo posible
Se realizo comunicacin telefonica con la
Direccin de Artes, Patrimonio, Oficina Juridica y
Gestin
Humana, intermitencias durante este
No se presentaron
periodo
No se presentaron intermitencias durante este
periodo
Se publico en isolucion el dia 25 de julio de 2016

40%
NO

Se realizo la capacitacion el 16 de junio de 2016


Se envio el correo para la publicacion de la
politica para ser divulgado a travs de enlace el
dia 5 de agosto

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1

40%

MATERIALIZACIN RIESGO

NO
SE PRESENTO
EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se envio correo el dia 17 de junio de 2016

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se esta actualizando el Manual del servicio al


ciudadano con los ltimos parametros dados por
el DNP
2%

Presentacin de la Metodologia del PNSC Marzo1


2016 12 personas, Herremientas de medicin de
la percepcin, 30 personas marzo1 de 2016,
Capacitacin de centro de relevos 10 personas
20 de abril 2016

NO
0%
0%

0%

Esta en consideracin de este Grupo la propuesta


para los incentivos y presentacin al Secretario
General.

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

10%

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se envi la solicitud al Grupo de Gestin de


Sistemas e Informtica a travs de correo
electrnico el 03/08/2016

Se envo el correo 08/08/2016

10%

NO

N.A.

Se envi un magic a la seccin administrativa el


29/07/2016. Estn arreglando las chapas de los
estantes.

30%

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
N.A.

NO

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

30%

DESCRIPCION DEL AVANCE

El archivo de los discos duros se realiza


constantemente cada vez que hay registros
fotogrficos o audiovisuales

Constantemente se realiza este trabajo cada vez


que hay registros.

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se convoc a 3 reuniones: 29 de febrero; 13 de


junio y 26 de julio.
25%

Se realizaron 3 reuniones: 16 de marzo; 16 de


junio y 28 de julio.
Existen actas y registro de asistencia y se
encuentran en la carpeta de reuniones ubicada
en el escritorio de la secretraia ejecutiva de la
Oficina de prensa.
Se han realizado alrededor de 50 reuniones. La
periodicidad de estas reuniones se realizan de
acerdo con la coyuntura periodstica.

20%
Se desarrollaron estrategias y se escribieron
boletines de prensa: Dia de la Danza, Da del
Teatro, Celebra la Danza, 20 de julio,, entre otros.

NO

0%

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

NO

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

0%

Se enviaron 10 magic reportando fallas con


radicados 82.356-88.111-88.166-84.850-85.71384.013-89.044-87.53387.536-90.73550%

SI

1. Describa el evento
presentado 2. Genere una accin
Se presentaron fallas
correctiva en isolucion 3. Realice
tcnicas
nuevamente el proceso de
analisis de riesgo

Se enviaron 21 correos reportando fallas 25


enero, 28 enero, 1 febrero, 8 febrero, 9 febrero,
10 febrero, 17 febrero, 18, ferbnrero, 18 de
febrero, 19 de febrero, 3 marzo, 30 marzo, 30
marzo, 3 de mayo, 6 mayo, 6 mayo, 10 mayo, 1
junio, 11 julio, 10 agosto, 11 agosto,.

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SI
SE PRESENTO EL
EVENTO

1. Describa el evento
SEGUIMIENTO 1
presentado 2. Genere una accin
Se presentaron fallas
correctiva en isolucion 3. Realice
MATERIALIZACIN RIESGO
tcnicas
nuevamente el proceso de
analisis
riesgo
AVISO de
ALERTA
DESCRIPCION EVENTO

PLAN MANEJO
% AVANCE

50%

DESCRIPCION DEL AVANCE

Creacin Chat WhatsApp. Envos desde las


cuentas personales o institucionales de los
periodistas.

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se adelant la actualizacin del procedimiento en


el Aplicativo ISOLUCION

70%

El manual se remiti en su borrador final para la


revisin y aprobacin de Secretara General
Los informes de Auditora se vienen elaborando
de acuerdo a lo programado. Sin embargo, se
presentaron demoras en la entrega de los
informes de Contratos, Concertacin,
Emprendimiento y Fomento

El Plan Se divulg mediante correo electrnicoa


toda la Entidad.
100%
Se vienen adelantando reuniones de seguimiento
y realimentacin con el grupo auditor.

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se elaboraron los trminos de referencia para la


contratacin de una firma encargada de capacitar
y actualizar en ISO:2015 y NTCGP:1000 a los
Auditores
El proceso de Contratacin sigui la norma de
contratacin y los pliegos se publicaron en SECOP
100%

NO

La firma ganadora dentro del proceso de


contratacin para capacitar en la actualizacin de
la ISO:2015 y la NTCGP:1000 fue SGS. El curso se
program para el primer trimestre de 2016
El curso se adelant el 4 y 5 de Mayo.
Capacitacin de actualizacin en ISO.2015 y
NTCGP:1000
Se adelantan reuniones de seguimiento y
divulgacin de actividades al grupo de auditores

100%

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

NO

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

100%

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se adelant capacitacin en ISO.2015, as como


en las modificaciones y ajsutes a los
procedimeintos de mejora continua

Se adelantan seguimientos a las tareas y


compromisos

Todos los planes de auditora son revisados por el


auditor lider

100%

La revisin de listas de chequeo se adelanta


como ejercicio previo a la reunin de apertura de
las auditoras. Los soportes se encuentran en
correo electrnico del audtor lder

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1

100%

MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

PLAN MANEJO
DESCRIPCION DEL AVANCE

Se adelantan reuniones de fortalecimiento y


articulacin con el equpo SIGI.
Se realizo la designacion de la persona como
consta en el acta.
Se establecieron las fechas de seguimiento los
ultimos viernes de cada mes.
50%

hoja excell en el archivo compartido.

debido a licencia de maternidad no se siguieron


realizando los seguimientos. Pero la abogada
realizo una actualizacin normativa.
Se designo a la abogada de la oficina
100%

NO

la OCI cuenta con un cuadro al que se la hace


seguimiento mensual

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% 100%
AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

se notifican las alertas en cada reunin.


NO
se elaboro procedimiento
se elaboro procedimiento
100%
se elaboro procedimiento
Procedimiento publicado
elaborado y divulgado
100%
por cambios del personal, fue actualizado.

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

Actualizacion de la TRD en virtud de la


convalidacin con el AGN
Actualizacion de la TRD en virtud de la
convalidacin con el AGN
30%

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

30%
Ultima Acta de Comit de Desarrollo
Administrativo
Envio de Hojas de vida para contratacin de
personal

NO

Actualizacion de la TRD en virtud de la


convalidacin con el AGN
0%

5%

NO
30%

Capacitacion en Septiembre a cargo del Grupo de


Gestion Documental

Correo electonico al la Coordinacion del Grupo de


Administrativa y Servicios con fecha 17/ago/2016

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1

NO
SE PRESENTO EL
EVENTO

MATERIALIZACIN RIESGO
AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

30%

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se envio Propuesta de Estudios previos correo


electronico de 01/julio/2016
NO

50%

Correo de Solicitud a Marcela Barreto publicacion


Enlace
5%

NO

Correo electronico del Coordinador de Gestion


Documental con fecha
Aprobacion de Procedemiento de Recepcion.
Envio a flujo de aprobacion de Procedimiento de
tamite

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1

NO
SE PRESENTO EL
EVENTO

MATERIALIZACIN RIESGO
AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

Instructivo en construccion
15%
Medicion del indicador a Junio 2016
NO

5%

Capacitacion en Septiembre a cargo del Grupo de


Gestion Documental

0%

A espera de la Actualizacion de la TRD


Los lderes de cada proyecto visitaron territorio

25%

NO

N.A

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

NO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

25%

Se realiz reunin con todo el equipo de la


Direccin para socializar las Fichas de Proyectos
para identificar los ajustes requeridos
No se Requiri Ajustes a las Fichas de Proyecto
Primer Semestre

N.A

25%

Se han realizado 2 Reuniones con Lideres de


Proyecto y Coordinadores para determinar
avances y seguimiento de Proyectos

Se reaiz en las instalaciones de la Fundacin


Patrimonio Filmico la verificacin del estado y
Conservacin de los Archivos
23%
NO

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

23%
Se tomo como base el instructivo para la gestin
de los Archivos sonoros y multimediales

NO

Se registro la informacin en la Ficha de


Verificacn primer semestre
55%

Se suscribi el Contrato de Prstacin de Servicios


con la Fundacin Patrimonio Filmico

Se modific el formato de Planificacin anual de


espacios y colecciones para ajustarlo a los nuevos
espacios y movimientos realizados durante 2015.

60%

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

60%

DESCRIPCION DEL AVANCE

Periodicamente se documentaron los movimientos


establecidos para el ao 2016

Se inici la programacin de movimientos para el 2017

Se realiz la revisin y ajustes al manual de vigilancia


actual de la BNC

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se incluy en el nuevo formato un apartado que


contemple el nievle de seguridad dependiedo del tipo
de coleccin y su ubicacin en el edificio.

SI

Espacios ubicados en
stanos del edificio
presentan
1. Describa el evento
condiciones
presentado 2. Genere una accin
oscilantes de
correctiva en isolucion 3. Realice
humedad relativa y
nuevamente el proceso de
temperatura en
analisis de riesgo
especial en
temporadas de
invierno.

Se han enviado 36 cartas a editoriales y/o


autores/editores con las cuales se estn reclamando
48 ttulos de recursos continuados. Como resultado de
esta reclamacin una editorial entreg un ttulo de la
revista Makinaria Pesada del cual se recibieron 45
ediciones.
Se realiz la seleccin de las seis (6) editoriales que
ms ttulos adeudan a la Biblioteca Nacional, se
verific contra el sistema el estado del cumplimiento
del Depsito Legal y se establecieron los contactos
para enviar comunicaciones personalizadas. Las
comunicaciones an no se han generado por lo tanto
est pendiente el envo de las mismas.}

SI

Espacios ubicados en
stanos del edificio
presentan
1. Describa el evento
condiciones
presentado 2. Genere una accin Cdigo: F-OPL-026
oscilantes
de
correctiva en isolucion 3. Realice Versin: 3
humedad
relativa
y
Fecha: 01/Mar/2016
nuevamente el proceso de
temperatura en
analisis de riesgo
especial en
temporadas de
SEGUIMIENTO 1
invierno.

Pgina 4 de 6

MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se han realizado los respectivos avances


mensuales con relacin a las obras ingresadas a
la biblioteca nacional de Colombia por medio del
reposte en el SPI (indicador Cadena de valor).

30%

186 Acciones de desodorizacin en las reservas


para la limpieza de aire y olores en las mismas.

1593 Acciones de saneamiento individual y


masivo sobre documentos con indicador de vio
deterioro
50%

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

50%

DESCRIPCION DEL AVANCE

2 Acciones de saneamiento en la reas de la


Biblioteca que presentan niveles de vio
contaminacin
83 Anlisis de vio contaminacin en los espacios
y documentos para determinar su nivel de vio
contaminacin

Se realiz la regionalizacin de las Estrategias de


Tutores Departamentales y Promotores de Lectura. En
el caso de la estrategia de tutores departamentales se
consolid el documento de priorizacin donde se
determin realizar la verificacin de las condiciones de
las dotaciones entregadas a 572 bibliotecas en 529
municipios del pas. La estrategia de promotores de
lectura realiz el plan de cobertura para los 300
Municipios que seran visitados durante el 2016. En el
mes de marzo se realiz la jornada de induccin de
ambas estrategias.

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se elaboraron los cronogramas de trabajo de ambas


estrategias y se definieron las rutas para la visita a
529 municipios que cubrir la estrategia de Tutores
Departamentales, y el plan de visitas para los 300
municipios que cubrir la estrategia de promotores en
el ao 2016. Asi mismo, se elabor el protocolo de
visita de amabas estrategias y los documentos soporte
de cada intervencin.

A la fecha de corte del 30 de junio de 2016, la


estrategia de Tutores Departamentales ha realizado
visitas a 337 bibliotecas en 309 municipios

A la fecha de corte del 30 de junio de 2016, la


estrategia de Tutores Departamentales ha diligenciado
la informacin de 337 bibliotecas en el formulario de
verificacin. Adicionalmente se han firmado 337 actas
de compromiso con las administraciones municipales.

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

Las estrategias definieron la priorizacin de las


bibliotecas a visitar con base en los planes y
programas nacionales (Conpes eje cafetero, Plan
Pazifco, Resguardos indgenas y comunidades negras),
bibliotecas beneficiadas por el Proyecto de uso y
apropiacin de TIC, bibliotecas con beneficio de
conectividad a cierre de 2015, bibliotecas vinculadas
al PNFO de MINTIC, y bibliotecas priorizadas en el
marco de atencin al posconflicto.

Se defini el protocolo de visitas para las estrategias


de Tutores Departamentales y Promotores de Lectura,
de acuerdo a las prioridades de intervencin y
seguimiento para el 2016. Se elaboraron los
cronogramas se definieron las rutas para la visita a
529 municipios desde la estrategia de Tutores
Departamentales y 300 municipios para la estrategia
de Promotores de Lectura para el 2016.

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

A la fecha de corte del 30 de junio de 2016, la


estrategia de Tutores Departamentales ha actualizado
la informacin de 337 bibliotecas en el FUR, en el
modulo de diligenciamiento del SIISE

A la fecha de corte del 30 de junio de 2016, se ha


realizado la verificacicn de la informacin actualizada
en el FUR, a traves del modulo de reportes.

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

100%

Permanentemente se est monitoreando la


agenda de trabajo con las reas, se hacen
reuniones peridicas y se deja en actas

NO

100%

En el mes de enero de 2016 se contrataron los


profesionales idneos para adelantar esta
actividad

100%

A pesar de que tuvimos una reduccin


presupuestal, esta no afect la contratacin del
personal

Pgina 4 de 6

NO
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

100%

DEL AVANCE
A pesarDESCRIPCION
de que tuvimos
una reduccin
presupuestal, esta no afect la contratacin del
personal

El Sistema de Informacin est actualizado

NO

50%

La terminacin del Sistema de Informacin se ha


solicitado en varias oportunidades al Grupo de
Sistemas ( 4 de marzo, el 8 de junio y el 16 de
agosto) sin que a la fecha haya sido atendido
por falta de personal en esa rea

Se definieron las prioridades de cooperacin con


las reas

100%

NO

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Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

100%

Se hace seguimeinto al cumplimiento de las


actividades con las reas y se lleva un
cronograma al cual se le hacen ajustes
permanentemente

NO

100%

Se discuten los temas de articulacin de oferta y


demanda en reuniojes de rea y se dejan
consignados los temas en actas

100%

Se informa a las reas y a los cooperantes que


somos el punto de contacto
Se acordaron los desarrollos

60%
Se trata de errores
menores de
1. Describa el evento
digitacin (una tilde
presentado 2. Genere una accin en un ttulo, y un

Se han ejecutado los desarrollos proyectados


para el perodo y se han realizado los
mantenimientos requeridos

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Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

SI

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

Se trata de errores
menores de
1. Describa el evento
digitacin (una tilde
presentado 2. Genere una accin en un ttulo, y un
correctiva en isolucion 3. Realice
nmero en una
nuevamente el proceso de
cdula) registrados
analisis de riesgo
en el Informe de
hallazgos, as como
su tratamiento.

% AVANCE
60%

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se ha realizado el seguimiento ha desarrollos y


mantenimientos.
Se ha cargado la informacin generada.
50%

Se han registrado y corregido los errores


presentados.
50%

NO

Sesiones del Comit


de Clasificacin de
Pelculas

49%

35%

De las 96 sesiones programadas del Comit de


Clasificacin de Pelculas se realizaron a junio 30,
47

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Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

35%
Se realiza el respectivo seguimiento periodico al
plan de mejoramiento para el clima laboral a
travs de los planes de capacitacin bienestar y
SST 2016

NO

15%

40%
NO

Se han venido apicando la encuesta de


satisfaccin en las diferentes actividades de
Gestin Humana

Mensulamente se verific y valid la informacin


en la prenmina correspondiente al primer
semestre del ao.

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Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

10%

Peridicamente se enviaron un Recordatorio a las


dependencias con respecto los plazos
establecidos para el reporte de novedades

10%

Se realiz seguimiento permanente a las


vacantes que presenta la planta de personal

40%

Gestin Humana realiz el cubrimiento opertuno


de las vacantes en las diferentes dependencias
en el primer semestre del ao.

40%

Se realiz la capacitacin del decreto 1072 de


2015.

NO

NO

NO
30%

Se incluyeron las nuenvas normas en materia de


seguridad y Salud en el Trabajo en la matriz de
requsitos legales .

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Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
NO
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

30%

Se incluyeron las nuenvas normas en materia de


seguridad y Salud en el Trabajo en la matriz de
requsitos legales .

0%

Se ejecutara en el segundo semestre de 2016

15%

Se reunin el grupo de personas que laboran en


presupuesto para acordar la doble verificacin en
la elaboracin de los documentos objeto de
riesgo .

15%

Se reunin el grupo de personas que laboran en


presupuesto para acordar la doble verificacin en
la elaboracin de los documentos objeto de
riesgo

15%

Se reunin el grupo de personas que laboran en


presupuesto para acordar la doble verificacin en
la elaboracin de los documentos objeto de
riesgo

15%

Se reunin el grupo de personas que laboran en


presupuesto para acordar la doble verificacin en
la elaboracin de los documentos objeto de
riesgo

NO

NO

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

8%

Se verificaron 10 contratos/convenios en los


cuales se encontr la documentacin completa

20%

Se capacit al GFGC en temas de ICA y


Retefuente.

NO

8%

8%

11%

NO

Se envi al GGFC 20 correos de actualizacin de


novedades relacionadas con el SIIF

Se detectaron 68 obligaciones objeto de ajustes


tributarios las cuales fueron corregidas.
Se enviaron durante el primer semestre de
2016, 6 correos a las dependencias recordando
fechas y plazos.

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

NO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

9%

11%

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se evidenciaron fallas en el sistema las cuales


fueron subsanadas posteriormente.

Se envi un correo al GGFC con el animo de


informar el estado del PAC para su agotamiento.
Se han realizado reuniones con las distintas reas
con el objetivo de socializar MICSUR

30%

Se tienen identificados los distintos mercados en


el pas.
Se han realizado reuniones estrategicas de
planificacin del plan de accin.
Se ha realizado el respectivo seguimiento a los
convenios vigentes

30%

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

30%

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se ha llevado a cabo una estrategia de difusin


de los distintos mercados que se han realizado a
la fecha

Se ha hecho presencia en los distintos mercados


que se han realizado a la fecha

NO

Se ha socializado las lineass y acciones del GEC


en diferentes espacios de los mercados

30%

Se ha mantenido una comunicacin con los


distintos mercados para realizar asesorias y
propuestas de expertos

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NO
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1

30%

MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

PLAN MANEJO
DESCRIPCION DEL AVANCE

Se ha garantizado una oferta acadmica en todos


los mercados culturales
Se han promovido distintos espacios de
networking en los mercados en particular con los
asistentes del proyecto LASO
30%
La asesora est encaminada al fortalecimiento
de la lnea de ciruclacin del GEC

Se publicaron piezas informativas en todas las


redes sociales del GEC

15%

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

15%

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se llevo a cabo una reunin con las diferentes


oficinas de prensa para generar una estrategia de
difusin

En los diferentes escenarios de socializacin del


GEC se han dado a conocer las diferentes fuentes
de financiacin

NO

0%

Se planea hacer las visitas de socializacin en


noviembre
Se planea hacer las visitas de socializacin en
noviembre

100%

Se realiz informe detallado de la mano del FNG


y Bancoldex
Se han llevado a cabo ls reuniones
correspondientes con Bancoldex y FNG

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

30%

Se generan reuniones con las entidades y


agentes presentes en los Nodos de
Emprendimiento Cultural en las regiones en las
que opera la estrategia y se invitaron
instituciones acadmicas y/o encargadas de lso
procesos de formacin en los territorios.

60%

Se implementa en la actualidad la estrategia de


Nodos de Emprendimiento cultural en el que
participan diferentes instituciones y agentes que
atienden segmenos culturales en cada territorio
Se agenda reunin con las delegaciones de San
Andrs y Choco para brindar informacin
respecto a las acciones que incluyen el
componente de formacin en estos territorios

NO

Se defini en taller previo de planeacin las


necesidades y aspectos de inters para la
formacin en emprendimiento cultural en los
territorios en los que se tenia implementada la
estrategia

60%

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
NO
SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

60%

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se estructura e implementa agenda de formacin


con herramientas culturales que se llevan a los
territorios en los que esta presente la estrategia
de Nodos
Se genera un diagnstico por cada una de las
ciudades atendidas con la estrategia de nodos
En la actualidad se acompaa el diseo de un
proyecto propio en cada una de las ciudades en
los que se encuentra presente Nodo de
Emprendimiento Cultural
Se han examinado diferentes bases de datos de
universidades y sitios web especializados sobre
industrias culturales y creativas

60%

Se han publicado las investigaciones referentes a


las relaciones entre cultura y economa, a travs
de la pgina web del Oservatorio de Cultura y
Economa

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se han realizado diversas reuniones con el


Departamento Administrativo Nacional de
Estadstica con el objetivo de socializar los
avances de los resultados de las mediciones
econmicas
60%
Se han publicado las investigaciones referentes a
las relaciones entre cultura y economa, a travs
de la pgina web del Oservatorio de Cultura y
Economa
NO

60%

A travs del proyecto NODOS, se ha podido


definir agendar con las distinas instituciones
pblicas y privadas con el propsito de aunar
esfuerzos en la consecucin de informacin
secundaria
A travs del proyecto Nodos se ha realizado un
proceso de socializacin de las investigaciones
enfatizando los resultados de la Cuenta Sat lite
de Cultura.

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

NO

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

70%

Adems de las reuiniones periodicas con el DANE,


la lnea de investigacin adelanta un proceso de
articulacin con diferentes las direcciones de
MinCultura, con el fin de acceder a las fuentes de
informacin necesarias para la elaboracin de la
Cuenta Satlite de Cultura

16.5%

Nos encontramos desarrollando una estrategia de


divulgacin sobre los beneficios econmicos y
sociales de las industrias culturales y creativas.
Se actualiza la base de control de proyectos de
acuerdo a las asesoras brindadas

16.5%

No se han presentado casos que requieran


atencin inmediata

16.5%

En las carpetas de los proyectos, se encuentra el


concepto requerido a las dependencias

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

16.5%

Se ha realizado la verificacion de la
documentacion de acuerdo al procedimiento y
formatos actualizados

16.5%

Se han revisado las carpetas de viabilizacion de


acuerdo al estado. Evidenciando el uso de los
formatos

16.5%

Los profesionales han estado diligenciando el


formato enunciado, como etapa final de las
viabilizaciones

NO

10%

45%

0%

Se encuentra en revisin por parte del grupo la


elaboracion de este formato

Se encuentra en revisin y actualizacion el


procedimiento y el listado maestro
No ha sido necesaria la revisin de estos planes
por no haberse materializado un evento que lo
requiera

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

0%

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se encuentra en revisin por parte del grupo la


elaboracion de este formato
No ha sido necesaria la revisin de estos planes
0% por no haberse materializado un evento que lo
requiera
25%

En los casos que se requiera el supervisor envia


los recordatorios a las entidades.

25% Se mantiene comunicacin permanente cuando


es el caso con la Direccin de fomento, quienes
en regin tienen contacto con los municipios
NO
50%

Para cada proceso, el abogado designado revisa


en su totalidad el pliego en conjunto con el
profesional.

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
NO

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO

SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

50%

50%

0%
45%

NO

DESCRIPCION DEL AVANCE

Para cada proceso, el abogado designado revisa


en su totalidad en pliego en conjunto con el
profesional
Mensualmente los profesionales envan sus
informes con informacin detallada del avance de
sus metas. De igual forma cada vez que la
coordinadora requiera les solicita un estado de
las obras y/o proyectos
No se ha presentado el evento
Se encuentra en actualizacin el procedimiento y
los formatos para su correcto uso

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

NO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

25%
Se realiza asesora continua a los municipios para
el diligenciamiento de los formatos que se
requieren para la presentacin de proyectos
20%

Se han realizado dos solicitudes de modificacin


del plan de accin

25%

Diariamente se actualiza el cuadro de ejecucin o


de acuerdo a la necesidad
No se han programado capacitaciones para los
supervisores

0%
0%
0%

NO

Se aplica la informacin de la capacitacin


recibida
No se han adelantado actividades relacionadas.

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

NO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

50%

16.5%

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se estn actualizando: el mapa de riesgos, los


procedimientos, formatos y se actualizar el
producto y/o servicio no conforme
Se ha documentado la verificacin de cargas.

16.5%

Se cuenta con una matriz de distribucin de


proyectos por zona de intervencin.

16.5%

Se cuenta con una matriz de distribucin de


proyectos por zona de intervencin.

Se han realizado mesas de trabajo con los cinco


grupos de la Direccin de Patrimonio con el fin de
revisar el Decreto 1080 de 2015, con el fin de
armonizar el lenguaje del patrimonio cultura.
Dicho revisin esta en proceso de ajuste por
parte de los Coordinadores de cada grupo para
posterior socializacin con la Oficina Asesora
Juridica.

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

40%

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se ha realizado actualizacin al procedimiento


de "Autorizacin en intervencin en bienes de
inters cultural del mbito nacional Cdigo PDPA-004, en el cual se incluyo en la actividad 3,2
la obligacin que tiene el autorizado junto con el
encargado del proyecto de informar al ministerio
la fecha de inicio de obras, el cronograma de
ejecucin y la entrega de un informe final.
Sin embargo esta pendiente la revisin por parte
de la Oficina Asesora de Planeacin desde el 25
de mayo

Se han realizado mesas de trabajo tcnicas en


conjunto con Sistemas, con el fin de realizar
seguimiento a la implementacin del aplicativo
Web para la autorizacin de proyectos de
intervencin,

NO

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se diseo una matriz donde se cruzo informacin


de los BIC nacionales actuales con los proyectos
aprobados en el Ministerio con sus recursos y el
riesgo establecido en las consultorias contratadas
para obtener la priorizacin de intervencin

NO

50%

El documento de "Plan de gestin de riesgo y


seguimiento de BIC" se encuentra en proceso de
elaboracin.

Se ha adelantado el proceso de gereferenciacin


de los BIC.

NO

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1

50%

MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se ha participado en el comite sectorial para


gestin del riesgo para el fenomeno "La nia"

Se elabora el documento gua Requerimientos


para el ingreso de la informacin de inventario de
reas afectadas y zonas de influencia en centros
urbanos , el cual es entregado al grupo de
proteccin para su implementacin
60%

Se ha realizado actualizacin al procedimiento


de "Autorizacin en intervencin en bienes de
inters cultural del mbito nacional Cdigo PDPA-022.
Sin embargo esta pendiente la revisin por parte
de la Oficina Asesora de Planeacin desde el 25
de mayo

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se ha realizado actualizacin al procedimiento


de los procedimientos de:
*Aprobacin de los planes especiales de manejo y
proteccin (pemp)
*Autorizacin de intervencin en bienes de
inters cultural del mbito nacional.
*Declaratoria de bienes de inters cultural del
mbito nacional
*Exportacin de bienes culturales muebles.
Dichos documentos se encuentran subidos en el
aplicativo Isolucion, en espera de revisin por
parte de la Oficina Asesora de Planeacin
NO

50%

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO

NO
SE PRESENTO
EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

50%

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se han subido los cinco procedimientos de la


direccin de patrimonio as:
*Aprobacin de los planes especiales de manejo y
proteccin (pemp)
*Autorizacin de intervencin en bienes de
inters cultural del mbito nacional.
*Declaratoria de bienes de inters cultural del
mbito nacional
*Exportacin de bienes culturales muebles.

No se ha realizado esta actividad


Se diligenciaron 9 fichas de correpondientes a la
apertura de 9 procesos disciplinarios para el
primer semestre de la vigencia.
50%

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

50%
Se diligenciaron 9 fichas de correpondientes a la
apertura de 9 procesos disciplinarios para el
primer semestre de la vigencia.

50%
NO

Se diligenciaron 35 Hojas de control


correspondientes a 35 procesos activos de
vigencias 2015-2016.
Participacin sexto congreso nacional de derecho
disciplinario.25,26 y 27 de Mayo de 2016.

50%

Se realiz retroalimentacin interna al proceso.


(Informe de retroalimentacin)

Pgina 4 de 6
NO

Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

50%

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se realiz retroalimentacin a la Secretara


General. (Informe de retroalimentacin)
Se realiz la contratacin de dos (2) personas
para el Grupo de Control Interno Disciplinario
100%
Se solicit el proceso de contatacin de personal
para el Grupo de Control Interno Disciplinario.

50%
NO

Se diligenciaron 53 Formatos de reserva Legal de


los procesos disciplinarios.
Se diligenciaron 53 Formatos de reserva Legal de
los procesos disciplinarios.

50%

Se realiz back up de informacin del Grupo y se


sugirio compra de un (1) disco duro.

100% Se realiza el cambio de contrasea


peridicamente.

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

NO

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

NO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

Para la vigencia 2016


el Ministerio de
Hacienda hace un
recorte presupuestal
al Ministerio de
Cultura del 43%; lo
que refleja una
disminucin en: la
asignacin de
recursos al Programa
Nacional de
Estmulos en un
43% y en el aporte
de las reas para la
convocatoria en un
31,4%.
Disminuyendo de
esta manera la
oferta de estmulos a
otorgar en un 20%
en relacin al ao
anterior; en
referencia a los

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

100%

Se dispone de gavetas aseguradas con llave.

0%

El avance a esta tarea se dar en el segundo


semestre, teniendo en cuenta que es el periodo
en el cual se otorgan los estmulos y se proyecta
la convocatoria de la siguiente vigencia.

0%

El avance a esta tarea se dar en el segundo


semestre, teniendo en cuenta que es el periodo
en el cual se otorgan los estmulos y se proyecta
la convocatoria de la siguiente vigencia.

MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
NO
EVENTO

AVISO ALERTA

Para la vigencia 2016


el Ministerio de
Hacienda hace un
recorte presupuestal
al Ministerio de
Pgina 4 de 6
Cultura del 43%; lo
que refleja una
disminucin en: la
Cdigo: F-OPL-026
asignacin de
Versin: 3
recursos al Programa
Fecha: 01/Mar/2016
Nacional de
Estmulos en un
43% y en el aporte
de lasSEGUIMIENTO
reas para la1
convocatoria en un
PLAN MANEJO
31,4%.
DESCRIPCION
EVENTO
% AVANCE
DESCRIPCION DEL AVANCE
Disminuyendo
de
esta manera la
oferta de estmulos a
otorgar en un 20%
en relacin al ao
anterior; en
referencia a los
socios aunque se
liquidaron 3
El avance a esta tarea se dar en el segundo
convenios, de igual
semestre, teniendo en cuenta que es el periodo
0%
forma se
en el cual se otorgan los estmulos y se proyecta
establecieron
la convocatoria de la siguiente vigencia.
relaciones con
nuevos socios
indicando una leve
disminucin del
0.7%.
increment en un
8.4% con relacin al
2015 en el nmero
de proyectos
presentados; la

30%

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

NO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

presentados; la
estrategia de
divulgacin se
mantuvo con la
socializacin de la
convocatoria en los
32 departamentos, y
en referencia al
material impreso
aunque bajo en un
36% la cantidad de
material impreso,
logr distribuirse en
las entidades
territoriales
culturales del pas, a
los participantes de
la jornada de
socializacin y a los
visitantes al
Ministerio que

% AVANCE

58%

10%
2%

20%

DESCRIPCION DEL AVANCE

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE
20%

40%

NO

Es necesario definir
el plan operativo del
Programa con la
inclusin de los
formatos revisin de
documentos
administrativos y
para el jurado, para
un mayor control en

20%

DESCRIPCION DEL AVANCE

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

NO

AVISO ALERTA

Es necesario definir
el
plan operativo del
DESCRIPCION EVENTO
Programa con la
inclusin de los
formatos revisin de
documentos
administrativos y
para el jurado, para
un mayor control en
el cumplimiento de
los requisitos.

PLAN MANEJO
% AVANCE
20%

10%

10%

DESCRIPCION DEL AVANCE

los requisitos.

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

10%

20%

Proyecto de comunicacin en revision

Las solicitudes que llegan a la oficina asesora


Juridica son radicadas a en AZ Digial

60%

NO

Las solicitudes que llegan a la oficina asesora


Juridica son repartidas a traves de AZ Digital
El Coordinador de Asesoria Legal, Derechos de
Peticion y consultas revisa que la respuesta este
dada cumpliendo los erminos legales

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1

60%

MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

NO

25%

Cuadro de charlas elaborado en donde se


especifica la Direccion, grupo u oficina a
capacitar y el abogado capacitador-

Una vez asignada la tarea de revision de la


resolucion o axto administrativo mediante AZ
Digital el Abogado programa la reunion de
revision

NO

60%

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Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

Para la elaboracin, revisin y aprobacin de las


resoluciones los abogados citan ( por telfono )
al rea tcnica para el estudio del documento
NO

60%

Resoluciones con Visto Bueno del rea tcnica

Cuadro en Excel que lleva la secretaria de la


oficina jurdica

20%

Cuando llega un proceso judicial inmediatamente


el Coordinador de Defensa o el abogado que se le
asigna el caso se pone en contacto con el rea
tcnica para que le envi informacin.
solicitudes de inofrmacion enviadas por correo
electronico si se requiere

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1

20%

MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

PLAN MANEJO
DESCRIPCION DEL AVANCE

Respuetas r recibidas oportunamente

100%

Cuadro Actualizado de procesos vigentes

100%

contrato de prestacion de servicios No. 1660 de


2016

NO

correso enviados solicitando informacion si se


requiere
60%

correos recibidos con la respuesta a la asesora


en Agenda Legislativa

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Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE
60%

DESCRIPCION DEL AVANCE

Respuestas enviadas por correo electronico o en


Fisico
Correos electronicos o via telefonica solicitando
informacion cuando se recibe una peticion de
congresistas

NO
60%

50%

60%
NO

Respuestas enviadas por correo electronico o en


Fisico
Respuestas enviadas por correo electronico o en
Fisico
Respueastas a los congresistas enviadas
oportunamente, las copias estan en el archivo de
la oficina juridica
Cuadro elaborado
cuadro actualizado a la fecha
plan de capacitacion planeado en los planes de
mejoramiento de los funcionarios
Gestion Humana envio programacion de cursos,
diplomados de la ESAP Y la agencia nacional de
defensa Juridica derl Estado esta dictando un
diplomado para los Jefes, coordinadores de
defensa sobre actualizacion en la defensa del
Estadoacitacion para los aboagdos

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1

NO

SE PRESENTO EL
EVENTO

MATERIALIZACIN RIESGO
AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

199%

contrato de prestacion de servicios vigente con la


empresa LITIGANDO .COM No. 1660 de 2016
correo electronico enviado por el jefe en donde
relaciona las reas del ministerio y designa el
abogado responsable de cada una de ellas

100%

correo electronico de los abogados enviado al


asesor responsable de la consolidacion
normgorama consolidado
normograma actualizado v8 y subido a iisolucion

NO
100%

Contarato de presatacion de servicios con la


empresa NUEVA LEGISLACION

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Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

NO

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

Contarato de presatacion de servicios con la


empresa NUEVA LEGISLACION

10%

0%

NO

NO APLICA

Conceptualizacin e identificacin de la
necesidad de crear el procedimiento
Se identificaron los formatos que se requieren
disear

No hay avance

NO APLICA

25%

Se revisan bosquejos de procedimiento, se


ajustan a guia para elaboracin de documentos,
se define documentacin inicial para comenzar
flujo en isolucion

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
NO

NO APLICA

NO APLICA

SEGUIMIENTO 1

MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

25%

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se disearon todos los formatos para vincular en


procedimiento e iniciar flujo en isolucion

10%

NO APLICA

Se identificaron los formatos que se requieren


disear

20%

Se identific la actividad en que procedmientos a


documentar es necesario documentar como
control

50%

Se idenficaron los roles de comunicar el rider


para incluir la documentacin de procedimientos

0%
NO

Conceptualizacin e identificacin de la
necesidad de crear el procedimiento

NO APLICA

10%

An no se tiene avance, dependen de etapas


previas de documentacin, aprobacin y cargue
en isolucion
Se identifican las metodologas actuales para la
comunicacin de la informacin sobre la
programacin artstica y de espacios en el Teatro
Coln

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
NO

NO APLICA

NO APLICA
SEGUIMIENTO 1

MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

10%
No hay avance, depende de actividades previas.
No hay avance, depende de actividades previas.
Se revis bosquejo previo, se verifica con
respecto a estndares de gua para la creacin de
documentacin
0%
Depende de actividades previas de validacin.
Depende de actividades previas de aprobacin y
cargue en isolucion

NO

NO APLICA

NO APLICA
50%

Se remiti solicitud a los servidores pblicos la


solicitud de identificacin de normativa conforme
est planteado en procedimiento indicando los
formatos necesarios y las indicaciones
necesarias. En espera de que stos remitan la
informacin correspondiente

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
NO

NO APLICA

NO APLICA

SEGUIMIENTO 1

MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

50%

Se identific la necesidad, en que procedimientos


se debe incluri y en que punto de desarrollo de
los procedimientos se debe documentar el punto
de control. Igualmente se identific quien es el
responsable.
Se revis propuesta previa para el diseo del
formato. Se adecu a requisitos de
documentacin, pasa a validacin con equipos de
trabajo.

33%

Se inici la elaboracin de la gua


Se dise la lista de chequeo a aplicar, se tiene
propuesta previa.
Depende de la finalizacin de actividades previas

NO

NO APLICA

Se revis propuesta previa para el diseo del


formato. Se adecu a requisitos de
documentacin, pasa a validacin con equipos de
trabajo.

NO APLICA
45%

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO

NO
SE PRESENTO
EL
EVENTO

NO APLICA

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO

NO APLICA

DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

45%

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se inici la elaboracin de la gua


Se dise la lista de chequeo a aplicar, se tiene
propuesta previa.
Depende de la finalizacin de actividades previas
Se identific el rol responsable de la actualizacin
de programacin artstica

20%

Depende de actividades previas


Depende de actividades previas
Se comunic mediante correo electrnico el
cdigo y condiciones generales del procedimiento
a los servidores pblicos dentro del Teatro Coln

0%
NO

NO APLICA

NO APLICA

Se verific e identific necesidad de actualizar la


identificacin de normativa de acuerdo con
procedimiento, y se comunic requerimiento a
servidores pblicos vinculados para en el
subproceso para el Teatro Coln

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1

NO

SE PRESENTO EL
EVENTO

MATERIALIZACIN RIESGO

NO APLICA

NO APLICA

AVISO ALERTA

DESCRIPCION EVENTO

0%
PLAN MANEJO
% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

No se ha realizado

0%

No se ha realizado

0%

0%
NO

NO APLICA

NO APLICA

No se ha realizado

0%

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

34%

Se realizaron ocho (8) reuniones de Plan de


Ejecucin y de Contratacin as: Direccin de
Artes : Grupo Musica y Danza (18/01/2016);
Grupo Teatro (20/02/2016); Direccin de Artes
(10/06/2016); Direccin de Cinematografia:
(01/06/2016); Museo Nacional: 27/0672016 y
(27/06/2016); Grupo de Estimulos: 16/0672016;
Direccin de Fomento Regional: 21/0672016.

17%

Se realizaron Once (11) Capacitaciones al total de


los abogados del Grupo de Contratos y
administrador del Sistema SECOP II.

NO

5%

25%

Se realizo el circulo de mejora del SIGI para


establecer el plan de trabajo para ajustar el
procedimiento
liquidados 126 contratos discriminados as: Un (1)
Comodato; siete (7) Compra; Un (1) Obra; cinco
(5) Prestacin de Servicios con persona Jurdica;
Nueve (9) Prestacin de Servicios Persona
Natural; Noventa y Seis (96) Convenios de apoyo
a actividades artsticas y culturales y siete (7)

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

NO
25%

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se gestion con el personal del Programa


Nacional de Concertacin y la Direccin de Artes
la suscripcin de Convenios de Apoyo a
Actividades Artsticas y Culturales y Salas
Concertadas

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

13%

Durante el primer semestre fueron enviados los


enlaces en el Secop I y creacin del equipo de
trabajos a cada uno de los abogado responsable ,
cuyo registro gener registros en Secop I y SEcop
II as: Tres (3) Licitaciones Pblicas, Diez y Ocho
(18) Selecciones Abreviadas, Cuarenta y Ocho
(48) Invitaciones de mnima cuanta y cuatro (4)
Concurso de Mritos.

13%

Dentro de los procesos publicados en el Secop I,


fueron publicadas 23 Adendas en los diez y nueve
(19) procesos de Invitacin de Minima
Cuanta; Nueve (9) Adendas publicadas en 4
procesos de Seleccin Abreviada por Subasta
Inversa;

13%

Se mantiene el Certificado de Indisponibilidad


expedido por Colombia Compra Eficiente.

NO

Se mantiene actualizada a diario la Bitacora de

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Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

NO

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

NO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

13%

Se mantiene actualizada a diario la Bitacora de


Procesos; la cual puede ser consultada por cada
uno de los integrantes del Grupo de Contratos.

10%

Se encuentra en diseo para ser elaborada e


implementada en el segundo semestre del 2016

10%

Copia de archivo de correos enviados

10%

Se realizaron gestiones para la Transferencia


documental sobre la vigencia 2013 y se
encuentra en proceso la transferencia del 2014

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1

NO

SE PRESENTO EL
EVENTO

MATERIALIZACIN RIESGO
AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

10%

Inventario actualizado diariamente

10%

Se encuentran en desarrollo las transferencias


programadas pro el Grupo de Archivo y
Correspondencia

25%

Alertas del SIG mediante correos electrnicos a


cada profesional responsable de cada uno de los
diferentes procesos

25%

Verificacin preliminar por los responsables de


cada proceso de los estudios de mercado
existentes en el SIG

50%

Pliego de condiciones ajustados

NO

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

50%

Pliego de condiciones ajustados

25%

Correos solicitando ajustes .

25%

Pliego de Condiciones se encuentran ajustados a


los procesos con el respectivo Vo.Bo. Por parte del
Coordinador de Contratos celebrados durante el
primer semestre de 2016.

25%

Se cuenta con los respectivas alertas generadas


po el SIG a travs de correos electrnicos a cada
responsable de los diferentes procesos durante el
primer semestre de 2016

NO

NO
25%

Todas las adendas publicadas en cada procesos


incluyen l Vo.Bo. Del Coordinador del Grupo de
Contratos en los procesos tramitados durante el
primer semestre de 2016, as: cuatro (4)
Licitaciones Pblicas, Diez y ocho (18)
Selecciones Abreviadas, Setenta y nueve (79)
Procesos de Invitacin de Minima Cuanta y

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO

NO
SE PRESENTO
EL
EVENTO

NO

AVISO ALERTA

NO APLICA

PLAN MANEJO

DESCRIPCION EVENTO

Todas las adendas publicadas en cada procesos


Del Coordinador
del Grupo de
% AVANCE incluyen l Vo.Bo.
DESCRIPCION
DEL AVANCE
Contratos en los procesos tramitados durante el
primer semestre de 2016, as: cuatro (4)
25%
Licitaciones Pblicas, Diez y ocho (18)
Selecciones Abreviadas, Setenta y nueve (79)
Procesos de Invitacin de Minima Cuanta y
cuatro (4) Concurso de Mritos.

25%

En los procedimietnos y manuales de cada una


de cada una de las convocatorias de la Direccin
se encuentran definidos e implementados los
controles de las mismas.

25%

Las convocatorias de la Direccin de Artes han


sido monitoriadas mediante el manual de cada
una de estas. Asi mismo en la auditoria inetrna
de gestin realizada este ao a la dirteccin no
se encontraron obesrvaciones frente a las
convocatorias.

10%

Los controles de las convocatorias de la Direccin


de Artes se encuentran estandarizados en los
manuales de las convocatorias y estos son
revisados y actualizados cada ao.

NO APLICA

Pgina 4 de 6

NO

NO APLICA

Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
NO01/Mar/2016
APLICA
Fecha:

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

NO

AVISO ALERTA

NO APLICA

DESCRIPCION EVENTO

MANEJO
Los controlesPLAN
de las
convocatorias de la Direccin
de
Artes
se
encuentran
estandarizados en los
% AVANCE
DESCRIPCION DEL AVANCE
10%
manuales de las convocatorias y estos son
revisados y actualizados cada ao.

25%

los controles de la elaboracin y distribucin de


pblicaciones y/o material audiovisual de la
Direccin de Artes se encuentran establecidos en
el procedimiento y en los terninos de referencia
del contrato o convenio.

25%

El cumplimiento de los controles para la


elaboracin y distribucin de pblicaciones y/o
material audiovisual han sido monitoriadas
mediante el manual de cada una de estas. Asi
mismo en la auditoria inetrna de gestin
realizada este ao a la dirteccin no se
encontraron obesrvaciones frente a las
convocatorias.

25%

En el procedimiento y en la minuta del contrato o


convenio se encuentran definidos y
estandarizados los controles para la elaboracin
y distribucin de pblicaciones y/o material
audiovisua

NO APLICA

Pgina 4 de 6
NO

NO APLICA

Cdigo:
F-OPL-026
NO APLICA
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1

% AVANCE
25%

En el procedimiento
y en la minuta del contrato o
PLAN MANEJO
convenio se encuentran definidos y
DESCRIPCION
DEL AVANCE
estandarizados
los controles
para la elaboracin
y distribucin de pblicaciones y/o material
audiovisua

40%

Los tramites de registro de productores y/o


autorizacin de productores de boletea en linea
solicitados, han sido tramitados de acuerdo con lo
estabelcido en la Resolucin 313 de 2016 en el
Articulo 3, numeral 4.

40%

Mediante el reporte de tiempos del PULEP, se ha


tramitado oportunamente el registro de
productores y/o autorizacin de operadores de
boletea en linea. Asi mismo en la auditoria
inetrna de gestin realizada este ao a la
dirteccin no se encontraron obesrvaciones
frente al registro de productores y/o operadores.

12.5

Se ha participado en los comits a los que la


Direccin de Poblaciones ha sido invitada por la
Oficina Asesora Juridica.

MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

NO

NO

AVISO ALERTA

NO APLICA

NO APLICA

DESCRIPCION EVENTO

NO APLICA

NO APLICA

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

12.5
NO

NO APLICA

NO APLICA

DESCRIPCION DEL AVANCE

Se informa a los funcionarios que participarn en


el comit previamente para confirmar asistencia
al espacio la Direccin de Poblaciones

Oficina Asesora jurdica, el desarrollo de


reuniones peridicas para seguimiento de las
sentencias. Se tiene previsto realizar la primer

N.A.

25%

Se realizaron 12 reuniones de seguimiento con la


empresa de vigilancia y los administrativos en las
diferentes sedes.
Se ajust el protocolo del Teatro Coln.

NO

NO APLICA

NO APLICA
25%

Esta actividad ha tenido un desarrollo normal

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
NO

NO APLICA

NO APLICA

SEGUIMIENTO 1

MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

NO

AVISO ALERTA

NO APLICA

DESCRIPCION EVENTO

NO APLICA

25%

PLANha
MANEJO
Esta actividad
tenido un desarrollo normal

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

30%

Se han entregado los elementos segn los


requerimientos a travs del magic y dando
cumplimiento a la Resolucin de Austeridad.

18%

Se ha dado cumplimiento a los procedimientos


establecidos

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

NO

AVISO ALERTA

NO APLICA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

NO APLICA

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

18%

Se ha dado cumplimiento a los procedimientos


establecidos

5%

5%

Se present el tema de aprobacin de bajas de


inventarios en Comit de Desarrollo
Administrativo del 30 de junio.
Se enviaron los inventarios para actualizacin de
la informacin por parte de los 9 museos de fuera
de Bogot.
El Museo Guillermo Len Valencia ya actualiz la
informacin del inventario y se aline con
Sapiens.
Se contrataron dos supernumerarios para apoyar
las actividades de inventarios.
Se realizaron contratos de mantenimiento para
cinco de las sedes fuera de Bogot.

NO

NO APLICA

NO APLICA

18%

Se atendieron los magic requeridos de


mantenimientos en las sedes de Bogot,
correspondientes a reparaciones locativas
cubiertas con el personal de mantenimiento y el
contrato de ferretera.

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
Se realizaron contratos de mantenimiento para
cinco de las sedes fuera de Bogot.

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
NO
EVENTO

NO

AVISO
ALERTA
NO APLICA

NO APLICA

PLAN MANEJO

DESCRIPCION
EVENTO
NO APLICA

NO APLICA

% AVANCE
18%

Se atendieron
los magic requeridos de
DESCRIPCION DEL AVANCE
mantenimientos en las sedes de Bogot,
correspondientes a reparaciones locativas
cubiertas con el personal de mantenimiento y el
contrato de ferretera.

35%

Se realizaron dos jornadas de capacitacin a las


personas que laboran en el programa.
1. Julio 1 de 2016.
2. Julio 25 de 2016

0%

Esta accin se realiza en el segundo semestre


del presente ao

25%

Se revisaron insumos de otras reas, se elabor


cronograma general convocatoria 2017, se
actualizaron y expidireon manuales para la
participacin en la convocatoria 2017.

70

Se cuenta con el indicador "Disponibilidad de la


Plataforma Tecnologica" el cual es medido y
analizado mensualmente

80

Los ajustes del Manual de TIC's incluyen la


implementacin del comit interno el cual esta

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Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

NO

AVISO ALERTA

NO APLICA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

80

Los ajustes del Manual de TIC's incluyen la


implementacin del comit interno el cual esta
pendiente de publicar.

60

Se han ido implementando algunos de los


controles definidos y se has ido evaluando los
resultados

15

Se revis la efectividad de los controles


implementados

15

Se revis la periodicidad de los controles


implementados

NO APLICA

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

NO

NO

AVISO ALERTA

NO APLICA

NO APLICA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

15

Se revis la periodicidad de los controles


implementados

20

Se evaluaron los resultados

15

Se revis la efectividad de los controles


implementados

15

Se revis la periodicidad de los controles


implementados

NO APLICA

NO APLICA

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO

PLAN MANEJO

SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

NO

NO APLICA

NO APLICA

15

Se revis la periodicidad de los controles


implementados

20

Se evaluaron los resultados

50%
NO

NO APLICA

NO APLICA
0%

50%
NO

NO APLICA

Se cuenta con las planillas de conservacin


preventIva y los informes de condicions
medioambientales

NO APLICA

No se avanza a la fecha

Se tienen las actas de los comits

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

NO

NO APLICA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

50%

NO

NO APLICA

NO APLICA

Se tienen las actas de los comits

NO APLICA
0%

NO

DESCRIPCION DEL AVANCE

NO APLICA

No se avanza a la fecha

50%

Se utiliza AZ Digital y Siempre, para llevar el


registro de los cumplidos.

50%

Se ha realizado el registro en Colecciones


Colombianas y se cumple con la verificacin
independiente de algunas piezas.

NO APLICA
0%

No se avanza a la fecha

Pgina 4 de 6
Cdigo: F-OPL-026
Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

NO

AVISO ALERTA

NO APLICA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

50%

Se llevan a cabo los controles definidos para lo


cual se tienen cumplidos de contratos en Siempre
y AZ Digital: Se tienen las actas de reunin con
seguridad; Se cumplen las consignas.

0%

No se avanza a la fecha

0%

No se avanza a la fecha

0%

No se avanza a la fecha

NO APLICA

50%

NO

NO APLICA

NO APLICA

Se cumple con los requisitos para la adquisicin


de obras de arte.

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Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO

PLAN MANEJO

SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

DESCRIPCION EVENTO

NO

NO APLICA

NO APLICA

% AVANCE

0%

NO

NO

NO APLICA

NO APLICA

NO APLICA

NO APLICA

DESCRIPCION DEL AVANCE

No se avanza a la fecha

50%

Se llevaron a cabo las investigaciones con sus


respectivos ajustes

50%

Se efectuaron las programaciones oportunamente


y el personal responsable se ecuentra contratado.

0%

No se avanza a la fecha

0%

No se avanza a la fecha

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Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016
NO

NO APLICA

NO APLICA
SEGUIMIENTO 1

MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE
0%

50%

NO

NO

NO APLICA

NO APLICA

DESCRIPCION
No se avanzaDEL
a laAVANCE
fecha

Este proceso se llevar a cabo en el segundo


semestre de 2016, de acuerdo con el plan.

0%

No se avanza a la fecha

0%

No se avanza a la fecha

0%

No se avanza a la fecha

0%

No se avanza a la fecha

NO APLICA

NO APLICA

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Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

NO

AVISO ALERTA

NO APLICA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

100%

El equipo de la Direccin de Fomento Regional


elabor los protocolos para la asesora y
asistencia tcnica a las entidades territoriales
(departamentos, ciudades capitales y
municipios). Los protocolos estn controlados
mediante los documentos F-DFR-034 y F-DFR035.

100%

Entre el 27 y el 29 de enero de 2016 se realiz el


Encuentro de Asesores Departamentales y
Municipales en el que se definieron los
lineamientos para las asesoras a las entidades
territoriales.

NO APLICA

53%

A 30 de junio de 2016, los Asesores Municipales


han elaborado 564 fichas correspondientes a los
municipios visitados a esa fecha. En el segundo
semestre se tendrn las fichas completas con la
informacin sobre los componentes del Sistema
Nacional de Cultura en las entidades territoriales
visitadas.
Adicionalmente, los estados situacionales
departamentales y de ciudades capitales se
encuentran en proceso de elaboracin. Se cierran
a 31 de diciembre de 2016.

NO

NO APLICA

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NO APLICA
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Versin: 3
Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1

53%

MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

NO

AVISO ALERTA

NO APLICA

A 30 de junio de 2016, los Asesores Municipales


han elaborado 564 fichas correspondientes a los
municipios visitados a esa fecha. En el segundo
semestre se tendrn las fichas completas con la
informacin sobre los componentes del Sistema
Nacional de Cultura en las entidades territoriales
visitadas.
PLAN MANEJO

DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

Adicionalmente, los estados situacionales


DESCRIPCION
DEL AVANCE
departamentales
y de ciudades
capitales se
encuentran en proceso de elaboracin. Se cierran
a 31 de diciembre de 2016.

100%

Como documento de orientacin para el registro


de la informacin recopilada en las asesoras a
municipios y departamentos, el equipo de la
Direccin de Fomento Regional elabor la "Gua
para el diligenciamiento de preguntas de los
formularios del Sistema" y la "Gua de
diligenciamiento Anlisis Situacional",
controladas por los cdigos G-DFR-002 y G-DFR003

53%

Luego de realizar las visitas de asesora a los


muniicpios priorizados, los asesores municipales
deben elaborar en un sistema de informacin
unas "fichas" con la informacin recolectada y
enviarla a una revisin del Asesor Departamental.
Las fichas de los municipios visitados a 30 de
junio de 2016, fueron revisadas.

NO APLICA

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Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

NO

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NO APLICA

PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

NO APLICA

% AVANCE

DESCRIPCION DEL AVANCE

100%

La Direccin de Fomento Regional recibi


propuesta de la Universidad EAN para desarrollar
el diplomado en diseo y formulacin de
proyectos para la gestin cultural. DE acuerdo
con la experiencia de la Universidad y con la
evaluacin realizada durante el ao anterior, se
definieron los contenidos, metodologa y
modalidad de la oferta de formacin, los cuales
se incluyeron en el Brochure elaborado.

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Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

NO

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PLAN MANEJO
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

NO APLICA
50%

DESCRIPCION DEL AVANCE

La Universidad EAN implement el Aula Virtual


para los inscritos al Diplomado. Desde la
Direcccin de Fomento REgional se solicitaron
usuarios para el Aula Virtual, con el propsito de
revisar los contenidos y hacer pruebas de las
actividades. El Aula permite Foros y Chats entre
los estudiantes y profesores. Se cre un usuario
para un supervisor del Ministerio de Cultura, con
el prosito de verificar su adecuado
funcionamiento.
Adicionalmente, se realizarn durante el segundo
semestre reuniones de seguimiento al desarrollo
de las clases y rendimiento de los participantes.

100%

Se elabor una ficha tcnica de seleccin que


permitiera, mediante la ponderacin de las
preguntas incluidas en el formulario de
inscripcin y la validacin de los criterios
identificados como parte del perfil de los
aspirantes, realizar la depuracin de la base e
seleccionar a los 35 aspirantes admitidos por
sede.

NO

NO APLICA

NO APLICA

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Fecha: 01/Mar/2016

SEGUIMIENTO 1
MATERIALIZACIN RIESGO
SE PRESENTO EL
EVENTO

AVISO ALERTA

100%
DESCRIPCION EVENTO

% AVANCE

Se elabor una ficha tcnica de seleccin que


permitiera, mediante la ponderacin de las
preguntas incluidas en el formulario de
PLAN
MANEJO
inscripcin
y la
validacin de los criterios
identificados como parte del perfil de los
DEL AVANCE
aspirantes,DESCRIPCION
realizar la depuracin
de la base e
seleccionar a los 35 aspirantes admitidos por
sede.