MANUAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS

SABI S.A.S

Alba luz Ocaa

Ederleth Del Pilar Molina vila

Sandra Milena vila Rodrguez

Corporacin Universitaria Minuto de dios

UNIMINUTO
COMPRAS Y SUMINISTROS
NEIVA - HUILA
2016

MANUAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS

NOMBRE: EDERLTH DEL PILAR MOLINA

CARGO: JEFE DE COMPRAS Y SUMINISTROS
FECHA: 13/10/2016

ELABOR

NOMBRE: SANDRA MILENA VILA

CARGO: CAJERA GENERAL
FECHA: 13/10/2016

REVIS

NOMBRE: FABIN BRAVO

CARGO: GERENTE
FECHA: 13/10/2016

APROB

Introduccin
El Departamento de Compras y suministros tiene como funcin principal, realizar la
adquisicin de bienes y servicios de acuerdo con las necesidades de la empresa SABI
S.A.S de manera, gil, oportuna y eficaz, con el fin de brindar un buen servicio a los
clientes.

Objetivo del manual

Establecer y definir los procesos y procedimientos que realiza la empresa SABI SAS para
sus Compras y para la adquisicin de bienes y/o servicios requeridos por las diferentes
unidades, mediante un esquema que asegure la calidad, eficiencia y oportunidad de la
empresa.

Alcance del manual

Los procesos y procedimientos que se encuentran a continuacin para la adquisicin de
bienes y servicios aplican para nuestra miscelnea.

Procedimiento de compras y suministros

A continuacin se describen los procesos y procedimientos que se tienen dentro de la
gestin de compras, los actores involucrados en los mismos y los pasos a seguir para
asegurar la efectividad del mismo.

Aprobaciones de gasto
Toda compra de bien o servicio ser verificada por el gerente de SABI S.A.S, quien
emitir su concepto y entregar a la autorizadora de gasto para la respectiva aprobacin
acorde al presupuesto establecido por la miscelnea.

Compras de caja menor

Todas aquellas compras ocasionales hasta $150.000 se tramitan a travs de la persona
designada por el Jefe de Compras y Suministros. Los criterios para realizar estas compras
son los siguientes:
1. Las facturas deben tener los requisitos mnimos legales exigidos: Estatuto
Tributario Art 617 o se debe presentar el documento equivalente.
2. Deben ser consultadas y autorizadas por el Jefe de Compras y Suministros.
3. No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores.

GESTIN DE COMPRAS PARA LA ADQUISICIN DE BIENES O

SERVICIOS:
Tiene por objeto describir las actividades que se llevan a cabo para realizar los procesos
de adquisicin de acuerdo al tipo de bien o servicio, para ello se han definido los
procedimientos necesarios de acuerdo al tipo de solicitud.

Procedimiento de adquisicin de compras en general:

Este procedimiento aplica para las compras de bienes y/o servicios que por su objeto no
requieren tratamiento especial, como son la adquisicin de, Papelera, Aseo, Cafetera,
Medios Audiovisuales, Equipos de Cmputo, Redes, Dotaciones, ,

Elementos de

Seguridad Industrial y Publicidad Impresa entre otros.

Desarrollo de actividades:
En caso de requerir citacin a proveedores, con el fin de definir especificaciones tcnicas
del bien o servicio para la presentacin de ofertas econmicas en igualdad de condiciones,
el proceso inicia con la solicitud de citacin a proveedores. De lo contrario, inicia con la
generacin del suministro (pedido) en el sistema de informacin Iceberg.

N RESPONSABLES

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

USUARIO

solicitud de citacin a proveedores:

SOLICITANTE

1. enva correo electrnico a compras@sabisas.com, solicitando

citacin a proveedores especificando lugar, fecha, hora,
objetivo y persona que atiende la visita. se deber realizar con
mnimo 24 horas de anticipacin.
nota: cuando el usuario solicitante cuente con la informacin
suficiente y clara del material que requiere, iniciar su proceso

de adquisicin con la actividad no. 5: generacin de suministro

(pedido).
2

PERSONAL DE

CITACIN A PROVEEDORES:

COMPRAS

1. Enva correo a los proveedores realizando la correspondiente

citacin.

PROVEEDOR

VISITA A PROVEEDORES
Realizar las visitas a proveedores y tener registro de ello.
GENERACIN DE SUMINISTRO (PEDIDO):

Genera el suministro (pedido) a travs del sistema de

informacin de suministros indicando las especificaciones
tcnicas o caractersticas propias del bien y/o servicio, luego
USUARIO

procede a radicarlo fsicamente en el Departamento de Compras

SOLICITANTE

en estado confirmado, con sello presupuestal y debidamente

firmado por parte la gerente de la miscelnea.
Todas las solicitudes se deben radicar directamente en el
almacn o enviar al correo electrnico.

REVISIN DEL SUMINISTRO (PEDIDO):

1. Revisa que la solicitud de suministro se encuentre en estado
confirmado.
2. Compara y verifica que el suministro contenga sello

presupuestal y la firma del director, jefe o decano registrada en

PERSONAL DE

el listado de firmas.

COMPRAS

3. Si la solicitud de suministro cuenta con las condiciones

anteriormente mencionadas:
3.1Informa al personal de almacn a travs de correo
electrnico el nmero de suministro (pedido)
4. Si la solicitud de suministro no cuenta con las condiciones
anteriormente mencionadas es rechazada y devuelta al usuario
solicitante.

GENERACIN DE REQUISICIN
1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las
especificaciones completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente funcin, fondo, destino,

responsable y centro de costos sean los correctos. Adems, que

en el campo de observaciones contenga la justificacin de la
solicitud.
3. Si todos los datos son correctos, realiza alguno de los
siguientes trmites:
3.1. Si se cuenta con stock del material realiza la entrega de
PERSONAL DE

producto y genera la salida de almacn, la cual debe ser firmada

ALMACN

a satisfaccin de quien recibe. Para ello el usuario deber

presentar El documento que lo acredite como comprador de la
empresa SABI S.A.S adems de estar registrado en el
formulario de entregas almacn.
3.2 Si no se cuenta con stock del material procede a generar un
nmero de requisicin de compra, el cual es informado por
correo electrnico al usuario solicitante y al personal de
compras; posteriormente es incluido en el formulario Registro
de pedidos
4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en fsico o
informando por correo electrnico al usuario solicitante y al
personal de compras las inconsistencias evidenciadas.
Nota: En caso de que el usuario no firme el documento de
salida como soporte de recibido, ser vlida la firma en la
solicitud de suministro (pedido).
SOLICITUD DE COTIZACIN*:
1. Consulta el formulario Registro de pedidos o el correo
electrnico para verificar el nmero de requisicin generado

para el suministro radicado por el rea solicitante.

PERSONAL DE

2. Enva a los proveedores las necesidades a cotizar, mediante

COMPRAS

correo electrnico indicando el nmero de la requisicin que

puede ser consultada a travs del Portal de Proveedores, o enva
el registro cotizacin de productos CDIGO: M-07-13CP.
Nota:* La solicitud de cotizacin es enviada inicialmente a los
proveedores que se encuentran registrados, sin embargo, en
caso de no contar con suficientes proveedores del producto y/o
servicio solicitado se buscan nuevos proveedores a travs de
distintos medios tales como internet, directorio telefnico, y
ofertas enviadas al correo institucional, con el fin de invitarlos a
cotizar.
PRESENTACIN DE COTIZACIN:
1. Consulta la requisicin en el Portal de Proveedores o revisa
la informacin contenida en el Registro Cotizacin de

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PROVEEDOR

Productos Cdigo: M-07-13CP enviado por correo electrnico.

2. Realiza la cotizacin dentro de los tiempos establecidos a
travs del Portal de Proveedores o la enva por correo
electrnico segn corresponda.

PERSONAL DE

REVISIN Y ANLISIS DE COTIZACIONES:

COMPRAS

1. Revisa las cotizaciones que fueron enviadas por el proveedor

ya sea por el Portal de Proveedores o por correo electrnico.

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2. Elabora el cuadro de adjudicacin de acuerdo a las

cotizaciones recibidas y condiciones propuestas por los
proveedores con el fin de elegir el proveedor para la compra.

PERSONAL DE
11 COMPRAS

GENERACIN ORDEN DE COMPRA:

1. Genera la orden de compra en el sistema de informacin para
el proveedor que cumpli con las condiciones requeridas y deja
el documento en estado grabado.

JEFE DPTO. DE

APROBACIN CUADRO DE ADJUDICACIN O

COMPRAS

DOCUMENTO SOPORTE:

1. Revisa el documento soporte verificando que la informacin

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este completa y correcta.

2. Lleva todas las solicitudes con los respectivos soportes para
su correspondiente aprobacin por parte del autorizador del
gasto.
JEFE DPTO. DE

APROBACIN DE LA ORDEN DE COMPRA:

COMPRAS

1. Aprueba a travs del sistema de informacin la orden de

compra, que previamente estaba en estado grabado, teniendo

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como soporte la aprobacin escrita de los autorizadores del

gasto.
2. Se anula la orden de compra, cuando las solicitudes no son
aprobadas por el ordenador del gasto y se informa por correo
electrnico al usuario.
PERSONAL DE

ENVO DE ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR:

COMPRAS

1. Informa al proveedor a travs del correo electrnico el

nmero de orden de compra que le ha sido asignada para su

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consulta a travs del Portal de Proveedores o se enva

escaneada.
2. Valida la fecha de entrega con el proveedor e informa al
almacn para realizar seguimiento y asegurar cumplimiento en
las entregas.
AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL:
1. Se comunica con el personal de almacn una vez sea
notificado sobre la orden de compra, a fin de agendar cita para

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PROVEEDOR

realizar la entrega.
2. Entrega los elementos con remisin, acta de entrega o
documento soporte en el lugar, fecha y hora pactados.
REVISIN Y RECEPCIN DE MATERIAL:
1. Reciben los elementos verificando que corresponda a lo
solicitado en la orden de compra, si esta correcto procede a
firmar la remisin, acta de entrega o documento soporte de

recibido a satisfaccin. De lo contrario devuelven el producto

segn sea el caso.

16
PERSONAL DE

2. El Personal de Almacn recibe la factura o cuenta de cobro

ALMACN Y/O

emitida por el proveedor confrontando que la informacin

USUARIO

coincida con la orden de compra y que se encuentre adjunta la

SOLICITANTE

remisin, acta de entrega o documento soporte firmado a

satisfaccin por el usuario o por el almacn.
No se recibir la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno
de los siguientes casos.
2.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos
legales o con lo especificado en la orden de compra. 2.2. No se
encuentre adjunta la remisin, acta de entrega o documento
soporte firmado a satisfaccin por parte del usuario o personal
del almacn.
3. Realiza la entrada de almacn a travs del sistema de
informacin de acuerdo a la orden de compra relacionando
nmero de factura, cuenta de cobro, remisin, acta de entrega o
documento soporte.
4. Informa por correo electrnico al usuario que los productos
ya estn en disponibilidad para ser retirados del almacn en los
casos que aplica, ejemplo: toners, y elctricos, entre otros.
Nota: El usuario solicitante podr firmar el recibido a
satisfaccin si est autorizado de acuerdo al formulario
Entregas Almacn.
SALIDA DE ALMACN:
Genera la salida de almacn a travs del sistema de informacin
, anexando como soporte la remisin, acta de entrega o
documento soporte firmado a satisfaccin por parte del usuario
solicitante

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Nota: en los casos que el material es recibido en el almacn el

usuario, registrado en el formulario de entregas almacn,

PERSONAL DE

presenta el carn que lo acredita como funcionario de la

ALMACN

miscelnea para la entrega del mismo y procede a firmar la

salida. En caso de que el usuario no firme el documento de
salida como soporte de recibido, ser vlida la firma en la
solicitud de pedido.
Para el caso de la dotacin el empleado firmar el documento
soporte correspondiente
TRMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Genera a travs del Sistema de Informacin, nmero de

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radicacin de pago.
PERSONAL DE

2. Diligencia en Excel el formato listado de pagos.

ALMACN

3. Enva los documentos para el trmite de pago a compras para

su respectiva revisin. (Factura o cuenta de cobro, entrada de
almacn, orden de compra, cuadro de adjudicacin o
documento soporte con la respectiva aprobacin).
RECEPCIN DE PAGOS:
1. Revisa que la relacin de documentos concuerde con los

19 PERSONAL DE
COMPRAS

documentos fsicos recibidos del almacn, de lo contrario se

realizan las correcciones pertinentes

REVISIN DE PAGOS:
JEFE DPTO. DE
20 COMPRAS

1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato

Listado de pagos

RADICACIN DE PAGOS EN EL REA CONTABLE:

PERSONAL DE
21 COMPRAS

1. Hace entrega al rea contable de los documentos para su

respectivo trmite de pago.

SOPORTES: