PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN

PROPOSAL SEKETARIAT DAERAH PROVINSI JAWA

BARAT

Oleh :
Egie Sugiyanto

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG

2016
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN
PROPOSAL SEKETARIAT DAERAH PROVINSI JAWA BARAT
Egie Sugianto
Fakultas Tekhnik Dan Ilmu Komputer
Universitas Komputer Indonesia
ABSTRAK
Pemerintah Provinsi Jawa Barat sebagai pelaku utama yang
bertugas mengatur,membina dan melaksanakan semua kegiatan yang ada
di lingkup provinsi Jawa Barat. Salah satunya adalah pengelolaan
proposal. Dengan adanya aplikasi proposal berbasis website, diharapkan
dapat memudahkan pengelolaan proposal dan mempermudah untuk
mendapatkan informasi mengenai proposal yang sudah di setujui.
Penulis menggunakan metode penelitian pengumpulan data,
termasuk penggunaan observasi,dan wawancara untuk mengumpulkan
data primer, dan data sekunder yang diperoleh dari jurnal, buku-buku,
dan artikel. Metode pendekatan sistem yang digunakan dalam
perancangan sistem informasi pengelolaan proposal menggunakan
metode terstruktur.dengan alat bantu ,aliran dokumen diagram alir
dokumen (flowmap), diagram konteks, diagram alir data (DFD), kamus
data dan tabel relasi. Sedangkan metode yang digunakan untuk
pengembangan sistem proposal ini menggunakan metode sekuensial
liner(Waterfall).
Dengan adanya sistem informasi pengajuan proposal berbasis
website, proses pengajuan proposal di pemprov jabar dapat dipermudah
dengan tingkat kesalahan yang sangat kecil, dibanding dengan pengajuan
proposal dengan cara manual
Kata Kunci : Pengolahan Proposal , Aplikasi Proposal , Website

I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Pemerintah Provinsi Jawa Barat sebagai pelaku utama yang
bertugasmengatur,membina,melaksanakan,mengawasi,menyelenggarakan,
menempatkan dan memberi perlindungan semua kegiatan yang ada di
lingkup provinsi Jawa Barat memiliki tujuan seperti yang tercantum dalam
visi misi Pemerintah Provinsi Jawa Barat.Visi Pemerintah Provinsi Jawa
Barat adalah tercapainya masyarakat Jawa Barat yang mandiri,dinamis,dan
sejahtera sedangkan misi provinsi Jawa Barat adalah mewujudkan sumber
daya manusia Jawa Barat yang produktif danberdaya saing.Meningkatkan
ketersedian dan kualitas infrastruktur wilayah,meningkatkan daya dukung
dan daya tampung lingkungan untuk pembangunan yang
berkelanjutan,meningkatkan efektivitas pemerintahan daerah dan kualitas
demokrasi
Dengan semakin berkembangnya aktifitas manusia yang saat ini
bisa dikatakan sudah beralih pada aktifitas dunia maya yang menuntut
suatu inovasi dan kreatifitas dalam pengembangan diri maka berdampak
pula pada proses bisnis perusahaan yang menuntut untuk lebih bisa
bersaing pada jaman modern sekarang ini, sehingga perlu adanya
dukungan atau tindakan dalam membuat perusahaan lebih kompetitif di
bidangnya masing-masing
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah
A.Identifikasi Masalah
Berdasarakan latar belakang masalah, maka dapat diidentifikasikan
beberapa permasalahan sebagai berikut :
1. Proses pengajuan proposal yang terlalu lama

2. Masih banyak terjadi kesalahan dalam pengecekan proposal

3. Belum maksimalnya pengarsipan dan pembuatan laporan yang
masih dilakukan secara manual.
B.Rumusan Masalah
Seperti yang terdapat pada identifikasi masalah yang ada maka rumusan
masalahnya adalah :
a. Bagaimana perancangan sistem informasi pengolahan proposal
berbasis website
b. Bagaimana membuat pengelolaan proposal berbasis website?
c. Bagaimana cara pengimplementasian website yang sudah penulis
buat.
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian
Dalam pembuatan aplikasi pengajuan proposal berbasis website
dipemprov jabar ini penulis mempunyai maksud dan tujuan
tertentu,adapun maksud dan tujuan tersebut adalah sebagai berikut :
a.Maksud penelitian
Memudahkan para pekerja yang ada di pemerintah provinsi jawa
barat terutama pada saat mengelola proposal dengan menggunakan
website.sehingga dengan mudah mendapatkan informasi mengenai
proposal yang sudah di setujui.
b.Tujuan penelitian
a. Tujuan yang ingin dicapai dari pelaksanaan kerja praktek ini
adalah sebagai berikut:
b. Untuk mengetahui sistem yang berjalan pada pemprov jabar
c. Untuk membuat perancangan sistem di pemprov jabar
d. Untuk mempermudah pendataan dan pengecekan proposal

e. Untuk memberikan kemudahan kepada bagian tata usaha,asisten

terkait dan bagian terkait dalam proses pengajuan proposal
f. Bisa lebih cepat dalam memberikan informasi mengenai proposal
1.4 Batasan Masalah
Agar perancangan dapat mencapai sasaran dan tujuan, maka permasalahan
yang ada dibatasi sebagai berikut :
a. Rancangan yang dibuat hanya membantu dalam pengecekan
proposal yang di ajukan
b. Sistem pengeloaan proposal berbasi website ini juga bisa meliah
dan memberikan informasi disetujui apa tidaknya proposal yang
diajukan tersebut
II.KAJIAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang
dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam
organisasi untuk mencapai tujuan dan menyajikan informasi.
2.2 Flow Map (Diagram Alir Dokumen)
Menurut Al Bahra Bin Ladjamudin (2006 : 265) [1] Flow map adalah
bagan- bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkahlangkah penyelesaian suatu masalah. Flow map merupakan cara penyajian
dari suatu algoritma.
2.3 Diagram Kontek
Menurut Al Bahra Bin Ladjamudin (2006 : 170)[2] Definisi dari
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan
menggambarkan ruang lingkup suatu sistem, diagram konteks merupakan

level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem

atau output dari sistem.
2.4 Data Diagram Aliran (Data Flow Diagram)
Menurut Al Bahra Bin Ladjamudin (2006 : 170)[2] DFD adalah
merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke
modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan diagram
aliran data adalah memudahkan pemakaian atau user yang kurang
menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan.
III.OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1 Objek Penelitian
Objek penelitian merupakan sesuatu hal yang akanditeliti dengan
tujuan mendapatkan data untuk suatu tujuan tertentu. Objek penelitian
yang diambil oleh peneliti pada Pemprov Jabar.
3.1.1 Sejarah Singkat Pemerintah Provinsi Jawa Barat
Pada 17 Agustus 1945, Jawa Barat bergabung menjadi bagian dari
Republik Indonesia.Pada tanggal 27 Desember 1949 Jawa Barat menjadi
Negara Pasundan yang merupakan salah satu negara bagian dari Republik
Indonesia Serikat sebagai hasil kesepakatan tiga pihak dalam Konferensi
Meja Bundar: Republik Indonesia, Bijeenkomst voor Federaal Overleg
(BFO), dan Belanda. Kesepakatan ini disaksikan juga oleh United Nations
Commission for Indonesia (UNCI) sebagai perwakilan PBB.Jawa Barat
kembali bergabung dengan Republik Indonesia pada tahun 1950.
3.1.2 Visi dan Misi
Ada pun visi dan misi dari Pemerintah Provinsi Jawa Barat adalah
sebagai berikut.

Visi :
"Jawa Barat Maju dan Sejahtera Untuk Semua"
Misi :
1. Membangun Masyarakat yang Berkualitas dan Berdaya saing.
2. Membangun Perekonomian yang Kokoh dan Berkeadilan.
3. Meningkatkan Kinerja Pemerintahan, Profesionalisme Aparatur,
dan Perluasan Partisipasi Publik.
3.2 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Metode pendekatan dan pengembangan sistem dilakukan untuk
membantu pengembangan sistem informasi pengelolaan proposal berbasis
web dengan metode pendekatan sistem.
3.2.1 Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang digunakan dalam perancangan
sistem informasi pengelolaan proposal menggunakan metode
terstruktur.dengan alat bantu ,aliran dokumen diagram alir dokumen
(flowmap), diagram konteks, diagram alir data (DFD), kamus data dan
tabel relasi.
3.2.2 Metode Pengembangan Sistem
Pengembangan Website Sistem Informasi Pengelolaan Proposal ini
menggunakan metode sekuensial liner (waterfall).
A. Analisis kebutuhan perangkat lunak
Proses pengumpulan kebutuhan diintensifkan dan difokuskan, khususnya
pada perangkat lunak.

B.

Desain

Desain perangkat lunak sebenarnya adalah proses multi langka yang

berfokus pada empat atribut sebuah program yang berbeda
C. Generasi Kode
Desain harus diterjemahkan dalam bentuk mesin yang bisa di baca.
D. Pengujian
Proses Pengujian dilakukan pada logika internal untuk memastikan
semua pernyataan sudah diuji.
E. Pemeliharaan
Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah
pengembangan, karena software yangdibuat tidak selamanya hanya seperti
itu ketika dijalankan mungkin saja masih ada error kecil yang tidak
ditemukan sebelumnya

Gambar 1 : Waterfall
Sumber : Metode Waterfall (Sommerfille, 2010)

3.3 Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem merupakan gambaran tentang sistem yang saat ini
sedang berjalan di Pemprov Jabar
3.3.1 Analisis Dokumen
Analisis dokumen dilakukan untuk mengetahui apakah data-data
yang ada pada prosedur kerja sistem sudah cukup baik dalam
menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Data yang dihasilkan dalam
suatu sistem harus jelas, konsisten dan tidak terdapat redudansi data.
3.3.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
1.
Pemohon memberikan dokumen pengajuan proposal kepada
instansi pemerintahan daerah provinsi jawa barat pada bagian seketariat
daerah .
2.
Pemohon juga wajib menyerahkan persyaratan berkas untuk
mengajukan proposal kepada pihak instansi.
3.
Seketariat akan memeriksa kelengkpan dari persayratan
pemohon ,bila persyaratan tersebut sudah terpenuhi maka bagian
seketarian akan memberikan proposal tersebut sesuai bagian yang di
butuhkan kepada Bagian
4.
Bagian Asisten akan mengecek ulang isi proposal tersebut dengan
mengechek maksud dari isi proposal tersebut jika proposal sesuai maka
Bagian Asisten Akan memberikan hasil proposal tersebut kepada bagian
biro untuk di validasi apakah bisa diterima apa tidak ?
5.
Bagian biro akan menyeleksi ulang proposal tersebut dan
mempertimbangkan hasil proposal tersebut jika diterima maka bagian biro
akan memberikan dokumen ke bagian seketariat daerah bahwa proposal
tersebut disetujui.

3.3.3 Diagram Alir Dokumen(Flow Map)

Diagram alir dokumen merupakan suatu model diagram yang
berisikan istilah atau pengertian mengenai langkah-langkah pencatatan,
penganalisisan dan pengkoordinasian informasi. Diagram ini juga
menjelaskan suatu alur dokumen dari prosedur suatu sistem.

Gambar 2 : Flowmap (yang berjalan)

IV. HASIL PENELITIAN

4.1 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan tahapan lanjutan dari analisis
prosedur sistem yang berjalan dari suatu proses bisnis di perusahaan untuk
dirancang suatu sistem yang baru yang tentunya lebih efektif dan efisien
dari sistem sebelumnya.
4.1.1 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
Pada analisis sistem yang diajukan ini bertujuan untuk
menghasilkan sistem informasi berbasis web yang dapat memudahkan
proses pengajuan proposal.

A. Proses Login bagian Tata Usaha ,Asisten Pembantu , dan Biro

1. Bagian Tata Usaha melakukan login dengan memasukkan username
dan password untuk masuk ke halaman utama tata usaha.
B. Proses Mengupload Proposal dan Pengecekan Proposal Oleh Tata
Usaha
1. Bagian Tata Usaha mengupload proposal berbentuk PDF
2. Lalu Bagian Tata Usaha melakukan pengecekan PDF dan membuat
form cheklist
3. Bagian Tata Usaha mengirimkan proposal beserta cheklistnya ke asisten
asisten terkait
C. Proses Validasi dan Pengecekan Form Cheklist Oleh Asisten
Terkait
1. Asisten terkait mengecek form proposal dan form cheklist yang dikirim
kan oleh bagian tata usaha.
2. Asisten terkait membuat form tanda terima proposal dan
mengirimkannya ke bagian terkait
D. Proses Validasi dan Pengecekan Form Proposal,Cheklist dan Tanda
Terima Proposal
1. Bagian terkait mengecek form proposal, form cheklist dan form tanda
terima proposal yang dikirim kan oleh bagian asisten terkait.
2. Bagian terkait menvalidasi proposal dan mengirimkannya kembali ke
tata usah

Untuk lebih jelas dari deskripsi prosedur pengajuan proposal yang

diusulkan di Pemprov Jabar ini akan digambarkan dalam bentuk
flowmap,diagram konteks dan DFD pada gambar 3, 4 dan gambar 5 :

Gambar 3 : Flowmap (yang diusulkan)

Gambar 4 : Diagram Konteks (yang diusulkan)

Gambar 5 : DFD Level 1(yan diusulkan)

4.2 Implementasi dan Pengujian Sistem
Tujuan implementasi adalah untuk menjelaskan tentang manual
modulusermerespon apa yang ditampilkan di sistem dan memberikan
masukan kepadapembuat sistem untuk dilakukan perbaikan agar sistem
menjadi lebih baik.Dalam menerapkan rancangan yang telah dibuat, ada
beberapa hal yangdibutuhkan. Perangkat keras dan peangkat lunak
merupakan dua hal yang selaludibutuhkan dalam mengimplementasikan
rancangan yang telah ada.
4.2.1 Antar Muka Aplikasi Pengajuan Proposal
1.Tampilan Login

Gambar 6 : Menu Login

2.Menu Tata Usaha

Gambar 7: Menu Tata Usaha

3.Menu Asisten

Gambar 8 : Menu Asisten

4.Menu Bagian Biro

Gambar 9 : Menu Bagian Biro

V. KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan
Dengan adanya sistem informasi pengajuan proposal berbasis
website, proses pengajuan proposal di pemprov jabar dapat dipermudah
dengan tingkat kesalahan yang sangat kecil, dibanding dengan pengajuan
proposal dengan cara manual.Dengan sistem ini juga, pengajuan proposal
dapat dilakukan secara online dimana saja dan kapan saja, sehingga
mempermudah dan mengefesienkan waktu dalam pengesahan proposal.
5.2 Saran
Dengan adanya saran yang dapat membangun suatu sistem ke arah
lebih baik lagi diantaranya :

1.
Perlu diadakannya penambahan keamanan pada website itu sendiri
guna menjaga data agar lebih aman.
2.
Perlu adanya komunikasi antara bagian bagian agar tidak terjadi
kekeliruan.
3.
Database harus selalu di backup karena data proposal yang ada
didalam sangat sensitive.
4.
Pelatihan kepada para pengguna sistem karena penggunaan sistem
pengajuan proposal secara online ini terbilang baru.

VI. DAFTAR PUSTAKA

Al Bahra Bin Ladjamudin (2006 : 265) [1]
Al Bahra Bin Ladjamudin (2006 : 170) [2]

VII. LAMPIRAN