LA GESTION ORGANIQUE DUNE ASSOCIATION

Clymats dEntreprises 9, rue Tronchet 69006 Lyon

Tl. 04 72 85 63 45 fax 04 72 85 63 49 email contact@clymats.com
www.clymats.com

SOMMAIRE

1.

INTRODUCTION............................................................................................................................................................................................. 4
1.1.

2.

LES FONDEMENTS DE LA LOI 1901 .............................................................................................................................................................. 4

LES ACTEURS DE LASSOCIATION ......................................................................................................................................................... 5

2.1.
LES ADHERENTS ......................................................................................................................................................................................... 5
2.2.
LE BENEVOLE ............................................................................................................................................................................................. 5
2.2.1.
Les caractristiques dun bnvole .................................................................................................................................................. 5
2.2.2.
Les obligations dun bnvole .......................................................................................................................................................... 5
2.3.
LE SALARIE ................................................................................................................................................................................................. 5
2.3.1.
Les caractristiques du salari ........................................................................................................................................................ 5
2.3.2.
Les obligations de salari ................................................................................................................................................................ 5

3.

REDACTION ET CONFORMITE DES STATUTS ..................................................................................................................................... 5

3.1.
3.2.

4.

LE REGLEMENT INTERIEUR..................................................................................................................................................................... 7
4.1.

5.

CONTENU DU REGLEMENT INTERIEUR ......................................................................................................................................................... 7

LES ORGANES DE DIRECTION DUNE ASSOCIATION ....................................................................................................................... 8

5.1.
5.2.
5.3.
5.4.

6.

CONTENU DES STATUTS .............................................................................................................................................................................. 5

LA MODIFICATION DES STATUTS ................................................................................................................................................................. 6

LASSEMBLEE GENERALE ........................................................................................................................................................................... 8

LE CONSEIL DADMINISTRATION ................................................................................................................................................................. 9
LE BUREAU ................................................................................................................................................................................................. 9
LA SECTION ............................................................................................................................................................................................... 10

CONDUIRE ET ADMINISTRER UNE ASSEMBLEE GENERALE ...................................................................................................... 10

6.1.
6.2.
6.3.
6.4.

LES FORMALITES PRECEDANT LASSEMBLEE GENERALE : ......................................................................................................................... 10

LA TENUE DE LASSEMBLEE GENERALE ................................................................................................................................................... 11
LE DEROULEMENT DE LASSEMBLEE GENERALE ....................................................................................................................................... 12
LE PROCES VERBAL................................................................................................................................................................................... 14

www.clymats.com

7.

LES REGISTRES OBLIGATOIRES ........................................................................................................................................................... 14

7.1.
DROIT DU TRAVAIL ................................................................................................................................................................................... 14
7.1.1.
Registre unique du personnel ......................................................................................................................................................... 14
7.1.2.
Document unique dvaluation des risques professionnels ........................................................................................................... 14
7.2.
COMPTABILITE ......................................................................................................................................................................................... 15
7.2.1.
Livre Journal .................................................................................................................................................................................. 15
7.2.2.
Grand Livre .................................................................................................................................................................................... 15
7.2.3.
Livre dinventaire ........................................................................................................................................................................... 15
7.2.4.
Le Plan Comptable Associatif ........................................................................................................................................................ 15
7.3.
JURIDIQUE ................................................................................................................................................................................................ 16
7.3.1.
Registre Spcial .............................................................................................................................................................................. 16
7.3.2.
Registre des dlibrations .............................................................................................................................................................. 17
7.4.
FICHIER DES ADHERENTS .......................................................................................................................................................................... 18
7.4.1.
Informatique ou papier ?................................................................................................................................................................ 19
7.4.2.
Fichiers informatiss : la dclaration simpose ............................................................................................................................. 19
7.4.3.
Prsentation du fichier ................................................................................................................................................................... 21
7.4.4.
La collecte des informations .......................................................................................................................................................... 22

8.

QUESTIONS DIVERSES .............................................................................................................................................................................. 23

8.1.
8.2.

ADHESIONS / COTISATIONS, QUELLE DISTINCTION .................................................................................................................................... 23

TOUT LE MONDE PEUT-IL ADHERER ET COMMENT ? .................................................................................................................................. 24

www.clymats.com

1.

Les diffrents types dassociations

INTRODUCTION

La loi de 1901 en donne trois :

1.1.

LES FONDEMENTS DE LA LOI 1901

Les associations non dclares

La Loi de 1901 dfinit lassociation comme "la convention par laquelle deux ou

plusieurs personnes mettent en commun, dune faon permanente, leurs

connaissances ou leur activit dans un but autre que de partager des
bnfices".

La formation dune association est, donc, domine par un principe de libert.

Chacun peut, librement, avec un tiers consentant, constituer une association. En
outre, une grande libert est laisse lassociation pour rdiger ses statuts.
Les caractristiques principales sont :
lassociation est une convention, un contrat de droit priv entre
adhrents.
Le texte de rfrence, ce sont les statuts ;

Rien noblige les dirigeants dune association procder aux formalits de dclaration
la prfecture. Des associations non dclares peuvent exister. Cependant,
lassociation na pas de capacit juridique et agit sous la responsabilit personnelle
de chacun de ses membres.
Les associations dclares
Cest la structure la plus courante. Plus de un million six cent mille associations ont
t dclares en France depuis 1901. Le simple fait de dclarer une association cre
une personnalit morale et permet dacqurir une capacit juridique. Elle peut alors :
-

pas dobligation de dclarer lassociation, mais dans ce cas, pas de

capacit juridique ;
lassociation est un groupement permanent, cest dire que mme si les
membres changent, lassociation poursuit son fonctionnement (les contrats
restent valides, on ne rcrit pas tous les contrats) ;
non lucrativit : lobjet principal de lassociation nest pas la recherche du
profit ;
non partage des bnfices : les gains que lassociation ralise ne doivent
pas permettre lenrichissement personnel de ses membres, ni pendant la
vie de lassociation, ni la dissolution ;

Exercer une action en justice, tant en demande quen dfense,

Recevoir des cotisations, des dons, des subventions,
Acheter, possder, administrer des biens, ds lors que ces biens servent
directement lobjet social de lassociation,
Sengager par contrat : convention, affiliation, contrat de travail pour le
personnel, ouverture dun compte en banque, emprunt, contrat
dassurance...
les associations reconnues dutilit publique

Lagrment de reconnaissance dutilit publique sobtient aprs une procdure assez

longue et ne concerne que quelques "grandes associations" qui doivent faire preuve
de leur capacit remplir une mission dintrt gnral. On en dnombre un peu plus
de deux mille en France actuellement. Il faut quelles appliquent des statuts types et
les conditions remplir sont trs strictes. Leur principal avantage, outre la notorit,
sont de pouvoir recevoir des legs.

lobjet est sans limite : libert totale de lobjet associatif, sauf porter
atteinte lordre public et tre contraire aux bonnes murs ;
lassociation dclare obtient le statut de personne morale lors de la parution
au Journal Officiel.

www.clymats.com

2.

2.3.

LES ACTEURS DE LASSOCIATION

Il exerce son activit dans les conditions gnrales de larticle L.311-2 du code de la
Scurit Sociale. Le salari est soumis un lien de subordination, il ne supporte
aucune forme de risque conomique, il bnficie dune convention sociale et
peroit un salaire en lien avec les conventions collectives.

Les acteurs dune association sont au nombre de trois :

Les adhrents,
Les bnvoles,
Les salaris.

2.1.

2.3.1.

LES ADHERENTS

Un adhrent adhre la vocation de lassociation ainsi il paye sa cotisation

chaque anne. Il a un devoir moral auprs de lassociation, il se doit de participer
la vie associative. Il a le droit sil le souhaite de devenir administrateur.

2.2.

Le bnvole est une personne qui adhre la vocation de lassociation ainsi il

sengage librement pour mener bien une action non salariale en direction
dautrui. Le bnvole ralise ses actions en dehors de son temps professionnel et
familial. Le bnvole agit sans obligation et titre gracieux.

Le salari peroit un salaire pour son travail rendu, il peut tre sanctionn car il a
une hirarchie officielle, il bnficie dune couverture sociale et son employeur
est son conseil dadministration.

2.3.2.

3.

LES OBLIGATIONS DE SALARIE

REDACTION ET CONFORMITE DES STATUTS

LES CARACTERISTIQUES DUN BENEVOLE

Le bnvole nest pas soumis aux sanctions car il na pas de hirarchie officielle,
il ne peroit pas de salaire, ne bnficie pas de couverture, il na pas dhoraire et
ne bnficie pas dun plan de carrire.

2.2.2.

LES CARACTERISTIQUES DU SALARIE

Le salari se doit daccepter son lien de subordination avec sa hirarchie, il a des

horaires et il se doit de les respecter. Il doit excuter consciensement son travail.
Il a lobligation de loyaut et de respect envers son employeur.

LE BENEVOLE

2.2.1.

LE SALARIE

LES OBLIGATIONS DUN BENEVOLE

Le bnvole a tout de mme des obligations respecter.

Le bnvole se doit de respecter les statuts de lassociation ainsi que son
rglement intrieur. Il doit payer sa cotisation chaque anne. Le bnvole doit
respecter les normes de scurit dans son activit.

3.1.

CONTENU DES STATUTS

La premire fonction des statuts est daffirmer la raison dtre de lassociation. La

deuxime, cest de rguler le fonctionnement de lassociation : en cas de
dsaccords, voire de conflits, cest le texte de rfrence qui doit permettre de dpasser
ces difficults. Chaque association a un objet, un but qui leur sont propres. Et seuls
des statuts propres cette association peuvent fournir des rgles adquates de
fonctionnement

www.clymats.com

En principe, le contenu des statuts est totalement libre, la loi 1901 nimpose que
les articles suivants : titre, buts et sige social. Mais sur le fond ils doivent :
rappeler lobjet de lassociation,
prciser les moyens daction de lassociation,
indiquer les diffrentes catgories de ses membres,
faire tat du versement des cotisations,
respecter la libert dadhsion et de retrait,
prvoir llection des administrateurs par lassemble des membres
composant le groupement.

Les statuts-types ntant quun guide de rdaction, il est recommand de ne pas se

contenter de les reproduire, mais de les rdiger en fonction des besoins de
lassociation.
Les statuts peuvent tre courts ou longs :
trop brefs, ils risquent de laisser la porte ouverte des contestations,
trop prcis, ils obligent procder des modifications statutaires trop
frquentes.
Aussi, il est conseill de ny faire figurer que les grands traits de lassociation, et
de renvoyer pour le reste, un rglement intrieur plus aisment modifiable.

les modifications apportes aux statuts,

les nouveaux tablissements fonds,
les changements dadresse du sige social.
La dclaration est tablie par crit, sur papier libre, et signe par le Prsident et le
Secrtaire.
Doivent tre annexs la dclaration :
deux exemplaires des nouveaux statuts,
un extrait du procs-verbal.
Les associations ont trois mois pour faire connatre les modifications apportes
leurs statuts. Elles ne sont pas tenues de les insrer au Journal Officiel.
Lautorit administrative doit dlivrer un rcpiss de cette dclaration ds lors
quelle est accompagne des pices requises.
Les modifications apportes aux statuts doivent tre consignes sur un registre
spcial cot et paraph, qui doit tre tenu au sige du groupement, aussi
longtemps que lassociation existe.
Sont sanctionns dune amende de 1.500,00 au plus, les personnes charges de
ladministration ou de la direction de lassociation, pour :

Cf statuts comments en annexe

3.2.

Doivent tre dclars :

LA MODIFICATION DES STATUTS

Les statuts fixent librement les conditions dans lesquelles peuvent tre prises les
dcisions modificatives. A dfaut, cette dcision est de la comptence de
lassemble gnrale.
Les associations sont tenues de faire connatre les modifications apportes leurs
statuts.

labsence de dclaration modificative,

toute dclaration modificative irrgulire ou incomplte,
le dfaut de consignation des modifications sur le registre spcial,
toute consignation irrgulire ou incomplte sur le registre spcial,
la non-prsentation de ce registre spcial aux autorits administratives
ou judiciaires en ayant fait la demande.
Ladministration peut sanctionner labsence de dclaration, ou une dclaration
incomplte, par la suppression dune subvention.

La dclaration modificative incombe ceux qui sont chargs de

ladministration ou de la direction de lassociation, et doit tre opre auprs de la
Prfecture.

www.clymats.com

4.

LE REGLEMENT INTERIEUR

4.1.

les diffrentes catgories de membres et leurs conditions dadhsion,

le fonctionnement des assembles gnrales et des organes de direction,
les conditions dexercice de lactivit de lassociation,
la procdure disciplinaire et les sanctions possibles.

Le rglement intrieur a pour objet de complter et prciser les statuts. Il ne doit,

donc, ni les modifier, ni les contredire.
Un rglement intrieur ne fait lobjet ni de dclaration, ni de publication.
En labsence de dispositions statutaires, cest lorgane qui a labor le rglement
intrieur qui est comptent pour le modifier.

Modle type de rglement intrieur

1-

COMPOSITION DE LASSOCIATION

Quelles seront les diffrentes catgories de membres ?

Quelles sont les conditions ncessaires pour quune personne puisse tre
membre dhonneur ou bienfaiteur ?
Quelles conditions doivent tre remplies pour quun membre puisse tre
admis (souscription dun bulletin dadhsion, doit dentre, parrainage) ?

COTISATION

Comment sera tabli, chaque anne, le montant de la cotisation ?

Comment sera-t-elle calcule lorsque plusieurs membres de la mme famille
sont adhrents ?

3-

MOYEN DACTION DE LASSOCIATION

CONTENU DU REGLEMENT INTERIEUR

Les statuts peuvent tre complts par un ou plusieurs rglements intrieurs

portant sur les modalits de fonctionnement interne de lassociation, comme par
exemple :

2-

Il peut tre prvu un article pour chaque type dactivits, o le rglement se bornera
une numration des diverses activits et renvoyer, pour chacune, delles une
note de service tablie par le prsident de lassociation ou le responsable dlgu.

4-

RADIATION

Si les statuts ne prcisent pas, dans le dtail, la procdure suivre, le rglement

intrieur aura indiquer :
- comment sera avis ladhrent fautif de sa comparution devant le conseil,
- quel dlai devra lui tre laiss pour prparer sa dfense,
- sil pourra ou non se faire assister dun autre associ ou de toute autre
personne,
- la notification de la dcision,
- le dlai imparti pour former un recours devant lassemble gnrale,
- la forme de ce recours, etc.
5-

LE CONSEIL DADMINISTRATION

Il pourra tre donn des prcision de dtail concernant la priodicit des runions,
leur lieu, la fixation de lordre du jour, les discussions, le vote, la rdaction des procsverbaux, les frais de mission.

www.clymats.com

6-

ORGANISATION DU SECRETARIAT

5.

Des prcisions pourront tre apportes concernant le personnel salari employer et

les tches de chacun, les registres tenir, limputation des frais de bureau, de
correspondance de tlphone.
7-

COMPTES

Comment sera tenue la comptabilit ?

Quels registres seront ouverts, qui aura la signature des chques ?
Comment seront mandates les dpenses ?

8-

ASSEMBLEES GENERALES

LES
ORGANES
ASSOCIATION

DIRECTION

DUNE

La loi de 1901 ne donne pas dindication sur le fonctionnement et lorganisation des

associations. Elle ne prconise aucune rgle particulire concernant la
composition, le fonctionnement des pouvoirs des organes de lassociation. La
seule exigence, cest quil faut des dirigeants dont un sera le reprsentant lgal de
lassociation.

5.1.

Etc.

LASSEMBLEE GENERALE

Cest linstance souveraine de lassociation. Elle runit tous les membres dont la
prsence est prvue par les statuts. On distingue principalement deux sortes
dassembles gnrales.

Il pourra tre apport des prcisions concernant :

-

DE

la fixation de lordre du jour,

les modalits de convocations,
les votes par correspondance,
le dlai denvoi des convocations,
la forme des pouvoirs,
la computation des voix,
la reprsentation possible,
la rdaction des procs-verbaux, le tout condition de ne pas se mettre en
contradiction avec les statuts.

A noter que, outre le rglement intrieur, qui a une porte gnrale et sapplique
tous les membres, le bureau ou son prsident peut rdiger des notes de service
applicables des questions nettement dtermines et nintressant quun secteur de
lactivit de lassociation.

Lassemble gnrale ordinaire

Elle se runit habituellement une fois par an. Elle fait le bilan de lanne coule et
se prononce sur les projets.
Les points abords le plus souvent sont :
-

lapprobation (ou la dsapprobation) de la gestion de lanne coule

sur prsentation dun rapport moral (relatif la vocation de lassociation),
dun rapport dactivit (ensemble des activits ralises) et dun rapport
financier (rsultat financier et patrimoine) ;

le vote dun rapport dorientation contenant les projets de lassociation

pour la nouvelle anne et les directives suivre par toutes les instances de
lassociation,

le vote du budget de lanne venir quand ce pouvoir nest pas attribu au

conseil dadministration, ce qui est gnralement le cas ;

le renouvellement ventuel, par lection, des membres du conseil

dadministration ;

parfois lassemble gnrale ordinaire lit directement le prsident de

lassociation ;

le montant des cotisations.

www.clymats.com

mais aussi dans la limite des missions que lui a confi lassemble gnrale et
dans le respect du budget adopt par celle-ci.

Lassemble gnrale extraordinaire

Une assemble gnrale extraordinaire peut tre convoque par le conseil
dadministration ou exceptionnellement la demande dun certain nombre
dadhrents dtermin par les statuts, nimporte quel moment de lanne.
Elle peut dailleurs tre runie en mme temps que lassemble ordinaire. Le plus
souvent, il sagit de dcider de modifications dans les statuts, voire de se prononcer
sur la dissolution de lassociation. Cependant, certaines associations convoquent des
assembles gnrales extraordinaires pour des situations exceptionnelles. En absence
de dispositions statutaires spcifiques, elles fonctionnent comme des assembles
gnrales ordinaires.

5.2.

LE CONSEIL DADMINISTRATION

Cest linstance dirigeante de lassociation. Cest un lieu de rflexion, de

proposition, de dcision. Les membres du conseil dadministration reoivent une
dlgation de lassemble gnrale pour grer les affaires courantes et le bon
fonctionnement de lassociation. Le conseil dadministration rend compte de son
mandat lors de lassemble gnrale suivante.
Il est compos de membres de lassociation, gnralement lus par
lassemble gnrale. Tout membre du conseil dadministration est considr
comme dirigeant de lassociation et peut voir sa responsabilit personnelle
mise en cause.
Des salaris de lassociation peuvent faire partie du conseil dadministration.
Toutefois, le caractre non lucratif exige, sur le plan du droit, que les salaris ne
puissent avoir une part prpondrante (exclure les postes cls et une reprsentation
majoritaire) la direction de lassociation. Lusage le plus courant est leur
prsence titre consultatif.
Le nombre des administrateurs est variable. Le conseil dadministration se runit
plusieurs fois par an. Son bureau prpare lordre du jour de la runion. Ce sont
gnralement les statuts qui fixent ltendue des pouvoirs des administrateurs.
Le rle du conseil dadministration est avant tout dorganiser et de veiller
lanimation des activits de lassociation. Il prend toutes les dcisions utiles la bonne
marche de lassociation, dans le cadre des statuts et de lobjet de lassociation,

Les comptences habituelles du conseil dadministration sont les suivantes :

- Programmation et suivi des activits ;
- Prparation de lassemble gnrale, du budget annuel ;
- Embauche et licenciement des salaris ;
- Avis sur les admissions et les exclusions des membres.

5.3.

LE BUREAU

Le bureau est lorgane permanent de lassociation. Il peut se composer dun

prsident, dun secrtaire, dun trsorier, ventuellement dadjoints, lus parmi les
membres du conseil dadministration. Ces postes ne sont toutefois pas
obligatoires, la loi nexigeant quun reprsentant lgal.
Le rle du prsident ou de la prsidente
o animer lassociation, coordonner les activits ;
o assurer les relations publiques, internes et externes ;
o reprsenter de plein droit lassociation devant la justice ;
o diriger ladministration de lassociation : signature des contrats, embauche
du personnel, reprsentation de lassociation pour tous les actes engageant
lassociation lgard des tiers ;
o faire le rapport moral annuel lassemble gnrale.
Le rle du vice-prsident ou de la vice-prsidente Il ou elle supple au
prsident ou la prsidente en cas dabsence de celui-ci ou de celle-ci.
Le rle du trsorier ou de la trsorire Le trsorier a la responsabilit de grer le
patrimoine financier de lassociation. Il effectue les paiements, peroit les
sommes dues lassociation, encaisse les cotisations, prpare le compte de
rsultat et le bilan prsents lassemble gnrale annuelle o il rendra compte
de sa mission.
Le rle du secrtaire ou de la secrtaire Le secrtaire tient la correspondance
de lassociation. Il est responsable des archives, tablit les procs-verbaux des
runions, tient le registre rglementaire (modification des statuts et changement
de composition du conseil dadministration). Il peut jouer un rle cl dans la

www.clymats.com

communication interne et externe de lassociation, par exemple en tenant jour

les fichiers des adhrents, des partenaires, des mdias, des fournisseurs...

5.4.

Par exemple les membres honoraires, les membres ayant adhr depuis trop
peu de temps lassociation, les membres qui ne sont pas jour de leurs
cotisations,
Si les statuts ne prcisent rien, les assembles gnrales doivent tre composes
de tous les membres de lassociation, cest dire ;

LA SECTION

La section est un mode dorganisation interne lassociation. La section nexiste

pas juridiquement : on ne dpose pas de statuts de la section la prfecture, il ny a
pas de publication au Journal officiel. Elle na donc aucune capacit en son nom
propre, sinon celle que lui accorde lassociation "mre".

Ainsi, toute dcision prise lintrieur de la section engage lassociation, et

celle-ci doit tre informe de ces dcisions. Dans certains cas, cest lassociation ellemme qui approuvera les dcisions de la section et qui les mettra en uvre : signature
de contrat, ouverture de compte en banque.

Fixation de lordre du jour ?

6.

CONDUIRE ET ADMINISTRER UNE ASSEMBLEE

GENERALE

les membres jour de leurs cotisations,

les membres dispenss den verser (membres honoraires),
les membres nayant pas encore vers leur cotisation et nayant pas
encore dmissionn.

La convocation doit indiquer lordre du jour de la runion.

Lordre du jour = ce dont il sera dbattu.

La fixation de lordre du jour est primordiale, car le dbat ne portera que sur ces
seules questions lors de lassemble gnrale.

6.1.

LES FORMALITES PRECEDANT LASSEMBLEE

GENERALE :

Modalits de la convocation ?
dlai

Qui peut convoquer une Assemble Gnrale ?

En principe, les statuts ou le rglement intrieur prcisent qui a le pouvoir de
prendre linitiative de convoquer une assemble.

par exemple, le conseil dadministration, un certain nombre de membres,

Le dlai minimum lgal de convocation est de 15 jours francs : on ne compte pas

le jour de la prsentation de la lettre de convocation et le jour de lassemble
gnrale, sinon, la convocation serait nulle.

Ex : une assemble gnrale, se tenant le 30 septembre, doit tre convoque

au plus tard le 14 septembre, les 15 jours scoulant du 15 au 29 septembre.

Les personnes convoquer ?

priodicit
Les statuts fixent la composition des assembles. Ils peuvent exclurent certaines
catgories de socitaires :

Lassemble gnrale doit se runir au moins une fois par an, dans les six mois
de la clture de lexercice en vue, notamment de lapprobation des comptes
annuels et du vote du budget.
Cest ce que lon appelle une assemble gnrale ordinaire.

www.clymats.com

10

Lieu de la runion

Pralable la tenue de lassemble

Les statuts ou un rglement intrieur fixent le lieu de la runion.

En gnral, il sagit du sige de lassociation.

signature de la feuille de prsence

pouvoirs

Modes de convocation

6.2.

Les statuts ou un rglement intrieur fixent le mode de convocation de lassemble,

en stipulant par exemple :
-

Une convocation individuelle, formule verbalement ou par crit (lettre

simple ou recommande)
Une convocation collective par annonce dans la presse, ou par affichage dans
les locaux du groupement, la mairie, etc

Pour viter toute contestation, nous conseillons donc :

-

LA TENUE DE LASSEMBLEE GENERALE

le bureau

Les statuts ou un rglement intrieur dterminent la personne charge

dassurer la Prsidence de lAssemble.
En pratique, il sagit le plus souvent du prsident de lassociation.
Ils peuvent lui adjoindre un secrtaire de sance.

de prciser dans les statuts ou un rglement intrieur le ou les modes de

convocation des assembles ;
de ne pas retenir la convocation verbale (ne permet pas dapporter la
preuve irrfutable que tous les membres ont bien t convoqus) ;
dutiliser un procd permettant dtre sr de respecter un dlai raisonnable
entre la convocation et la tenue de lassemble.

Il est dusage que le bureau de lassemble soit celui du conseil.

A dfaut de prcisions, toute assemble doit lire son Prsident et son bureau : cest
un moment cl de lassemble, on donne le ton de ce qui va se passer par la
suite.
Fonctions du prsident, du secrtaire :

Contenu de la convocation

Le prsident a un rle primordial :

La convocation doit indiquer :

- le jour,
- lheure,
- le lieu de lassemble,
- les questions inscrites lordre du jour,
- les conditions dans lesquelles les membres peuvent se faire
reprsenter(si prvu dans les statuts),
- les conditions dans lesquelles le rapport sur la situation financire, de
lexercice en cours peut tre consult au sige de lassociation jusqu la
tenue de lassemble gnrale

il vrifie les pouvoirs qui ont t donns,

il certifie la feuille de prsence,
il fait procder la nomination du secrtaire,
il ouvre la sance et prsente les points inscrits lordre du jour,
il dirige la discussion avant le vote dune dcision,
il soumet les rsolutions au vote,
il proclame les rsultats,
il authentifie le Procs-Verbal en le signant.

www.clymats.com

11

Le prsident doit tre organisateur, agent de cohsion.

Il devra, en rsum, essayer de dvelopper les changes en vitant les
digressions.
Le secrtaire a galement un rle important, puisquil est en charge de rdiger le
Procs-Verbal.

6.3. LE DEROULEMENT DE LASSEMBLEE

GENERALE

LE RAPPORT MORAL
Ce rapport fait le bilan des objectifs passs et introduit le dbat des adhrents
sur les orientations futures. Cest un bilan politique qui exprime les diffrentes
orientations proposes par les dirigeants de lassociation et soumises aux adhrents.
Le prsident prsente souvent ce rapport qui sattache plus la vie de lassociation
dans ses objectifs gnraux, passs et venir, quaux activits ralises. Synthtique,
il doit aller lessentiel et dgager les ides fortes de lanne coule.
Plusieurs questions peuvent tre voques :
-

la poursuite du projet associatif dans le contexte local : un bref aperu

conomique et social pour resituer le projet (besoin de la population,
mise en place dun nouveau service par la mairie, nouveaux
financements du dpartement, etc.) ;

le climat social et la culture associative : lambiance au sein de

lassociation, les relations avec les ventuels salaris, le nombre de
bnvoles, leurs remarques et demandes, etc. ;

lvocation des nouveaux projets ;

le choix et lvolution des partenaires, institutionnels, privs ou

associatifs,

les difficults apparues ;

les dparts, les arrives.

Lassemble gnrale se droule gnralement en plusieurs tapes :

Prsentation de lordre du jour
Lassemble doit statuer sur toutes les questions portes lordre du jour.
Elle ne peut pas prendre une dcision sur une question qui ny figurerait pas.
Il convient, donc, lors de louverture de lassemble gnrale, de prsenter
lordre du jour dfinitif, qui est en fait lordre du jour initial ainsi que les questions
complmentaires ventuellement apportes.

LE RAPPORT DACTIVITE

Rapports moraux et financiers

Les dirigeants prsentent devant lassemble un compte rendu de la gestion
de lanne coule en sappuyant sur le rapport dactivits, le rapport financier,
ainsi que les projets de budget pour lanne venir.
Il nexiste aucune obligation lgale quant la forme ou au fond de ces
rapports. Mais trs souvent les statuts prcisent que lassemble gnrale les
approuve et les valide par un vote dont le rsultat est mentionn dans le procsverbal de la sance. Et mme si vos statuts ne le prvoient pas, il est toujours
intressant de prsenter aux adhrents le bilan de lanne de cette faon et ainsi de
leur donner loccasion de sexprimer.

Ce rapport ne doit pas tre long. Il sagit de dcrire les projets, les actions
menes tout au long de lanne coule. Celles qui ont bien march, celles qui ont
d tre abandonnes. Au-del de la simple description des activits ralises, qui reste
nanmoins un bon indicateur, il faut aussi analyser leur impact. Cette valuation doit
tre faite aussi bien en termes concrets (financiers, nombre de participants, etc.) que
symboliques (articles de journaux, soutiens exprims).
-

www.clymats.com

Lanalyse permettra aux adhrents de mieux ragir aux projets.

Par ailleurs, elle montrera aux financeurs comment ont t utiliss les fonds
reus et ce que la structure a produit au cours de lanne.

12

Les supports explicatifs doivent tre adapts au public et aux diffrentes

actions menes.
Une petite prsentation synthtique est ncessaire mais ne ngligez pas
dautres modes de prsentation complmentaires : transparents projets avec
tableaux et graphiques - expositions photos pour donner un aperu plus vivant
des activits tmoignages

Dans tous les cas, pensez vos supports pour quils soient le plus informatifs possible
et quils suscitent le dbat.

A dfaut de prcision dans les statuts, chaque membre de lassociation

dispose dune voix.
Le mode de scrutin :
-

vote main leve (cas le plus frquent),

vote par appel nominal, bulletins de vote, etc.

A dfaut de prcision dans les statuts, lassemble doit dcider du mode de

scrutin.

RAPPORT FINANCIER
Noubliez pas que linformation comptable est illisible pour la majorit des
participants. Aussi pensez commenter le bilan ou le budget, en insistant sur les
grands quilibres, lordre de grandeur des chiffres tant plus important ici que
lexactitude comptable.

Mandats et mandataires
Quand un membre ne peut lui-mme se rendre une assemble gnrale, il peut
donner un pouvoir ou un mandat une personne de son choix mme trangre
lassociation.
Le mandat peut tre crit ou verbal.

Dlibration
Le prsident donne la parole aux diffrents membres de lassemble qui
dsirent exprimer leur opinion sur la question dbattue.

Toutefois, en cas de ncessit de prouver son existence, il convient dtablir un

document crit et sign du mandant indiquant lassociation concerne, le lieu et la
date de la runion.

Quand il estime que la discussion napporte plus dlment nouveau, il dcide de

passer au vote sur chaque question.
Qui peut voter ? Comment voter ?
les modalits du vote.
1- la loi du 1er juillet 1901 nimpose aucun quorum (cest dire aucun nombre
minimum de membres prsents ou reprsents) pour que lassemble puisse
dlibrer.

Les rgles de majorit

Elles sont au nombre de 4 :
- la majorit simple (ou relative). Les votes favorables devant tre plus
nombreux que les votes dfavorables ;
- la majorit absolue (la moiti des voix plus une) ;
- une majorit qualifie (2/3, 3/4, etc.) ;
- lunanimit.

2- les statuts ou un rglement intrieur fixent le nombre de voix reconnues

chaque membre ; ils peuvent ainsi accorder des voix supplmentaires certaines
catgories dadhrents.

www.clymats.com

13

La clture de lassemble gnrale

Une fois tous les points de lordre du jour puis, le prsident de lassemble
lve la sance.

6.4.

Pour servir pleinement de preuve, le procs-verbal doit tre tabli avec une
grande rigueur formelle, sans blancs ni ratures, sur des feuillets ou un registre
numrots et conservs au sige de lassociation.
CONTENU CF ANNEXE

LE PROCES VERBAL

la fin de lassemble gnrale, ltablissement dun procs-verbal est vivement

conseill, mme sil nest pas obligatoire (sauf pour les associations soumises des
conditions particulires) de le rdiger et de le conserver. Mais cela apparatrait fort
utile pour viter toute contestation par la suite. Ce compte rendu de la runion sera
dautant plus facile rdiger que des notes auront t prises au cours de la runion.
partir de cette prise de note, le secrtaire labore un procs-verbal quil soumet au
prsident. Tous deux doivent le signer conjointement.

Ils doivent prciser :

-

FORME

Nous conseillons dtablir un procs-verbal et de la conserver de faon

systmatique pour pouvoir apporter la preuve de la rgularit des dlibrations de
lassemble et de ladoption des rsolutions qui seraient ventuellement contestes.

7.

la dnomination de lassociation,
la date et le lieu de lassemble,
le mode de convocation et son auteur,
les membres prsents et reprsents,
les autres personnes assistant ventuellement la runion,
lventuel quorum,
les documents et rapports ventuellement mis la disposition des
membres,
lordre du jour de la runion,
le texte des dlibrations mises aux voix,
le rsultat des votes dlibration par dlibration.

Ce registre est tenu au sige de lassociation (si lassociation a des tablissements,

chacun dentre eux doit tenir un registre du personnel).

LES REGISTRES OBLIGATOIRES

Il est conserv pendant cinq ans compter de la date de dpart des salaris.

7.1.

DROIT DU TRAVAIL

7.1.2. DOCUMENT UNIQUE DEVALUATION DES RISQUES

PROFESSIONNELS

7.1.1.

REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL

Il doit tre tenu par les associations qui emploient du personnel salari.
Sont ports de manire indlbile dans ce registre tous les salaris dans lordre
chronologique de leur embauche. Pour chaque salari sont consignes,
notamment, les informations suivantes : la nationalit, la date de naissance, le sexe,
lemploi, la qualification, la date dentre (et, le cas chant, de sortie), la date
dautorisation dembauche ou de licenciement (ou dautorisation de licenciement).

Issue du dcret de novembre 2001, applicable depuis novembre 2002, le Document

unique constitue un inventaire dtaill des risques lis chaque poste de travail
de ltablissement : choix des procds de fabrication, des matriels et quipements
de travail, produits, amnagement des locaux, etc

www.clymats.com

14

Ce document doit :

7.2.1.

LIVRE JOURNAL

tre mis jour au moins une fois par an et systmatiquement rvis

loccasion de chaque vnement modifiant les conditions dhygine et de
scurit ou les conditions de travail.
tre tenu la disposition du CHSCT, des dlgus du personnel ou,
dfaut, des personnes soumises un risque pour leur scurit ou leur sant.
Il doit galement tre tenu la disposition des inspecteurs du travail ou
des agents des services de prvention des organismes de scurit
sociale.

Il enregistre chronologiquement pour chaque recette et chaque dpense, sa

date, son libell, son montant et la rfrence de la pice justificative qui sy rattache.
Pour les associations qui tiennent une comptabilit en partie double (par opposition
la comptabilit en partie simple ou recette - dpense), plusieurs types de journaux
sont tenus : journal des achats, journal des ventes, journal de banque, journal de
caisse, journal des oprations diverses (OD).

Il sagit ainsi dassurer la traabilit des rsultats de lvaluation des risques que
lemployeur est dans lobligation de mener, sous peine de sanctions pnales.

Il centralise les oprations du livre-journal (ou des diffrents journaux) par

oprations de mme nature dans chacun des comptes prvus par le plan comptable
des associations et fondations.

Il nexiste pas de format impos pour sa ralisation. Vous trouverez en annexe

un modle.

7.2.3.

SANCTIONS
-

Contravention de 1500 pour labsence de ralisation du Document

Unique.

Dlit dentrave laction de linspecteur du travail, puni dune amende

de 450 .
La responsabilit du prsident en cas daccident du travail et la faute
inexcusable peuvent tre retenues. Les peines demprisonnement et les
consquences financires (responsabilit sur les biens propres du chef
dentreprise) risquent alors dtre extrmement importantes.

7.2.

7.2.2.

COMPTABILITE

Toute association soumise au plan comptable doit obligatoirement tenir un

livre-journal, un grand livre et un livre inventaire. Pour les autres associations, la
tenue de ces documents est donc facultative, bien que fortement recommande.

GRAND LIVRE

LIVRE DINVENTAIRE

Il regroupe les comptes annuels cest--dire le compte de rsultat, le bilan et

lannexe ainsi que les donnes dinventaire.

7.2.4.

LE PLAN COMPTABLE ASSOCIATIF

Depuis 2000, la tenue des comptes dune association selon le Plan Comptable
Associatif est Obligatoire. Cette dmarche a la particularit, dimposer :
- la valorisation financire du bnvolat
- la valorisation des dons et mises disposition en nature.
La tenue dun registre du bnvolat est donc conseille.

www.clymats.com

15

7.3.

CONTENU

JURIDIQUE
7.3.1.

REGISTRE SPECIAL

Toute association simplement dclare ou reconnue dutilit publique, quelle que soit
son objet ou sa activit, a lobligation de tenir un registre spcial .

FORME
Le lgislateur emploie lexpression registre : on peut en conclure quil sagit bien
dun registre au sens matriel du terme, cest--dire dun document contenant des
feuillets blancs relis de faon indissociable. Idalement, le registre comporte une
pagination. Comme lcrit M. Robert Brichet, ce registre peut tre un simple
cahier . En tout cas, il ne semble pas possible une association dutiliser comme
registre spcial des feuilles mobiles et indpendantes mme enliasses par la suite
dans un classeur ou dans tout autre systme de reliure mcanique.
Ce registre spcial doit tre cot et paraph sur chaque feuille par la personne
habilite reprsenter lassociation. Cest donc gnralement au prsident de
lassociation quincombe cette formalit.

TENUE
Le registre spcial doit tre tenu au sige de lassociation. Les mentions qui y sont
portes doivent ltre de faon chronologique et sans aucun blanc. Il faut ajouter
que pour conserver ce registre sa valeur probante, il convient dviter toute rature
et toute surcharge. La tenue dun vritable registre rend impossible lutilisation de
linformatique ; cette consquence rsulte galement de lemploi du terme
inscription qui laisse penser qu les mentions doivent tre manuscrites.
La pratique utilise parfois le procd qui consiste saisir dabord le texte sur
informatique puis coller ldition papier sur le registre lui-mme. Aucun
texte, aucune rponse ministrielle ni aucune dcision judiciaire na, notre
connaissance, interdit ce procd. Signalons toutefois quen matire de
socits ce procd (en fait son quivalent dactylographi de lpoque) a t
condamn. Il convient donc de se mfier dune telle pratique dautant que le
contenu de ce registre la rend le plus souvent inutile.

En effet, et contrairement ce que croient et font de nombreux dirigeants

dassociations, il nest aucunement obligatoire de transcrire sur le registre spcial les
dlibrations intgrales des organes de direction (bureau, comit, conseil
dadministration) et des assembles gnrales, ni systmatiquement toutes les
dlibrations. Seuls sont transcrire les changements survenus dans
ladministration ou la direction de lassociation et les modifications apportes
aux statuts. Concrtement, il suffit donc de porter dans le registre spcial la mention
selon laquelle, aux termes de la runion du conseil dadministration en date du
Monsieur X a t nomm prsident en remplacement de Monsieur Y, ou celle
indiquent qua la suite du vote de lassemble gnrale du , la rdaction de larticle
ndes statut t modifie. Ces mentions tiennent en quelques lignes seulement.
Doivent galement tre ports sur le registre spcial : la fondation de nouveaux
tablissements, le changement dadresse du sige social, lachat et la vente
dimmeubles de lassociation, ladhsion de nouvelles associations au sein
dune union dassociations.
Outre le fait que la reproduction de lintgralit des procs-verbaux nest pas
obligatoire, celle-ci ne nous parat pas opportune. En effet, ce registre peut faire
lobjet dun contrle de la part de lautorit administrative ou judiciaire.
Ds lors, mme si lassociation na rien cacher, pourquoi soumettre un contrle ventuel des
informations et des dcisions qui nont pas ltre et qui peuvent tre compltement trangres au
changement de dirigeants ou la modification des statuts (approbation des comptes par exemple).
Contrle et libert dassociation ne font pas bon mnage : pourquoi tendre volontairement le premier
au dtriment de la seconde ?
Notons enfin que doivent tre mentionnes obligatoirement dans ce registre
spcial, au regard des modifications transcrites, les dates des rcpisss
dlivrs par les prfectures ou sous-prfectures la suite des dclarations
desdites modifications. Rappelons cet gard que le lgislateur impose aux
associations de dclarer la prfecture ou sous-prfecture, dans les trois mois, tous
les changements survenus dans leur administration ou direction ainsi que toutes les
modifications apportes leurs statuts.

www.clymats.com

16

RLE

administratives et judiciaires. Linfraction tant une contravention de police, la bonne

foi de lauteur est indiffrente.

Ce registre spcial a essentiellement pour rle de permettre un contrle des

autorits administratives ou judiciaires sur les principales modifications
concernant le fonctionnement de lassociation. Il doit tre prsent aux autorits
administratives ou judiciaires chaque fois quelles en font la demande, et cette
prsentation seffectue sans dplacement, au sige social.
On remarquera que la tenue du registre spcial fait double emploi avec les
dclarations modificatives la prfecture ou sous-prfecture puisque les mentions
transcrites et les mentions dclares sont les mmes. Le contrle pourrait donc
sexercer uniquement sur les dclarations modificatives. Deux prcautions valent
mieux quune mais les contrles de registres sont, pour linstant, relativement rares.
Par ailleurs, la tenue du registre spcial peut constituer une mesure de publicit
interne. Le socitaire fera ainsi lconomie dune dmarche la prfecture ou sousprfecture en consultant le registre spcial de son association. Encore faudra-t-il que
les dirigeants veuillent bien lui en donner une copie.

Sanctions administratives :
Le non - -respect des obligations relatives au registre spcial peut justifier la
suppression de la subvention accorde par les pouvoirs publics ou son non
renouvellement. La tenue du registre spcial permet dexercer un contrle sur le bon
fonctionnement de lassociation, contrle dautant plus important lorsque celle-ci
reoit des fonds publics. Si ce contrle ne peut plus sexercer, les pouvoirs publics
peuvent alors retirer leur appui financier.

7.3.2.

REGISTRE DES DELIBERATIONS

Ce document, linstar des registres uniques du personnel et du registre

spcial nest pas obligatoire.
Nanmoins, il est recommand aux associations de tenir un registre sur lequel
elles consigneront les dlibrations de leurs divers organes collgiaux. Mais
mme si la tenue de cet outil nest pas encadre lgalement, elle garantit une
gestion saine et transparente de lassociation.

SANCTIONS
Linobservation des obligations concernant le registre spcial peut donner lieu a trois
types de sanctions : civiles, pnales et administratives.
Sanctions civiles :
La dissolution peut tre prononce le requte de tout intress ou du ministre
public pour dfaut de consignation des changements et modifications sur le
registre spcial. Il sagit ici dune dissolution judiciaire facultative. Cest l la seule
sanction civile prvue par les textes.
En consquence, labsence de registre, labsence de cotation ou de paraphe ou la
non-reproduction dun procs verbal sur le registre ne saurait entraner la nullit de la
dlibration prise par un conseil dadministration ou par une assemble.

FORME
Comme il nexiste aucune obligation lgale, les associations peuvent donc utiliser
le support matriel de leur choix : vritable registre mais aussi, de faon plus pratique,
un classeur feuilles mobiles dans lequel sont insres et numrotes les ditions
informatiques des procs-verbaux. Il est possible galement de reproduire par
photocopie sur les feuilles mobiles dj pagines du registre les procs-verbaux saisis
sur informatique. Pour confrer ce registre une valeur probante, il convient
quil soit cot et paraph, comme le registre spcial, par la personne habilite
reprsenter lassociation, le plus souvent son prsident.

Sanctions pnales :
Sont punies dune amende de 1500 , double en cas de rcidive, labsence de registre
spcial, sa tenue irrgulire ou incomplte et sa non-production aux autorits

www.clymats.com

17

TENUE

RLE

On ne saurait trop conseiller aux dirigeants dassociations dadopter, pour la tenue

du registre des dlibrations, les mmes rgles que celles imposes par la
tenue du registre spcial : la valeur probante de ce registre en sera renforce.
A quoi servirait-il de tenir un registre facultatif ne pouvant jouer aucun rle en cas de
contestation interne ou judiciaire ?
Ce registre doit donc tre tenu au sige de lassociation. Les dlibrations qui y
sont reproduites doivent ltre de faon chronologique, sans aucun blanc, sans
rature ni surcharge.

Le registre des dlibrations est certes facultatif mais il rend de tels services et
peut tre amen jouer un rle si dterminant en cas de litige quil est
indispensable.
Ce registre constitue dune part la mmoire de lassociation ; cest son
fonctionnement, son volution, sa vie qui sont ainsi retracs page par page. Les
socitaires peuvent ventuellement en prendre communication et mme copie, leurs
frais : il est souhaitable que ce droit leur soit reconnu dans les statuts ou dans le
rglement intrieur.

CONTENU
Seront consignes sur ce registre, sous forme de procs verbaux, toutes les
dlibrations des assembles gnrales et il sera prudent dy mentionner le jour,
lheure et le lieu de la runion, les noms et prnoms des membres du bureau de
lassemble, les questions soumises au vote et le rsultat obtenu pour chacune delles.
Le procs-verbal sera sign par le prsident et un membre du bureau faisant
office de secrtaire pour attester de lexactitude des mentions portes.
Si les socitaires sont peu nombreux, il conviendra dnumrer directement sur le
procs-verbal les prsents, les reprsents et absents, avec le nombre de voix possd
par chacun deux. Dans le cas contraire, il est souhaitable dutiliser une feuille de
prsence qui sera annexe au procs-verbal.
Il faut conseiller aux associations de faire mme pour les comptes rendus des
runions de leurs organes de direction : bureau, comit, conseil
dadministration. Elles peuvent le faire sur le mme registre ds lors que ce
dernier est tenu jour de faon chronologique. Il nest ni utile ni souhaitable
douvrir par exemple un registre des dlibrations pour le conseil
dadministration et un autre pour les assembles gnrales : temps et argent
sont ainsi conomiss sans dommage juridique.

Ce registre constitue dautre part un moyen de preuve fondamental. Un socitaire

conteste-t-il le rgularit formelle de telle ou telle dcision de lassemble ou du
conseil ? Le registre peut lui tre oppos et fera foi jusqu preuve du contraire. Il
arrive de plus en plus frquemment que les dcisions des assembles gnrales ou des
organes de direction soient attaques en justice. Comment lassociation pourra-t-elle
se dfendre si elle ne prsente pas aux juges la preuve matrielle de la ralit de la
runion litigieuse et de sa rgularit formelle ?

SANCTIONS
Ce registre ntant pas impos par la loi, aucune sanction nest envisageable. Il
existe cependant une sanction importante qui rsulte de limpossibilit pour
lassociation de prouver la rgularit dune runion du conseil ou de
lassemble gnrale en cas de litige judiciaire.
Un minimum de formalisme assure donc la fois scurit juridique pour lassociation
et tranquillit desprit pour les dirigeants.

7.4.

FICHIER DES ADHERENTS

Toute association ayant un nombre quelque peu important de membres peut avoir
recours des traitements informatiss pour grer les adhsions, ses cotisations ou les
dons de ses membres. La constitution bet lutilisation dun fichier informatique
comportant des informations nominatives sont rglementes.

www.clymats.com

18

7.4.1.

INFORMATIQUE OU PAPIER ?

Un registre des adhrents sous la forme dun simple cahier peut suffire lister les
noms des adhrents. Mais il sera toujours beaucoup plus lourd utiliser quun fichier
quun fichier informatique de type tableur, base de donnes ou service Internet. En
effet, la souplesse du traitement informatique vous permettra deffectuer plus
aisment les mises jour et corrections (changements dadresse ou de tlphone)

Cest seulement partir de la rception dun rcpiss de la CNIL que vous pourrez
mettre en uvre votre fichier dadhrents. Par ailleurs, vous tes tenus dinformer les
personnes figurant dans ce fichier de leur droit consulter et corriger les
informations les concernant.
Nouveaut ! Depuis mai 2004

Cette dclaration consiste prciser les conditions dutilisation du fichier (finalit,

type dinformations, personnes y ayant accs, dure de conservation, etc.) afin dviter
les atteintes la vie prive ou aux liberts.

La loi du 6 janvier 1978 dite "informatique, fichiers et liberts" est en cours de

modification devant le Parlement.
Dans un souci de simplification administrative, ce nouveau texte permettra la CNIL
de dispenser de dclaration les fichiers les plus courants et qui ne sont pas
susceptibles de porter atteinte la vie prive ou aux liberts. Il ne fait pas de
doute que des traitements aussi courants et standardiss que ceux permettant la
gestion des oprations de paie auront vocation bnficier dune telle dispense.
Dans lattente de ladoption dfinitive de ce texte, la Commission nationale de
linformatique et des liberts a dcid, lors de sa sance plnire du 27 mai 2004, la
suspension de lobligation dadresser la CNIL une dclaration de conformit la
norme simplifie n 28 ou n 36 concernant, respectivement pour le secteur priv et
le secteur public :
- la gestion de la paie,
- la gestion des dclarations sociales et fiscales obligatoires,
- ainsi que la tenue informatise des registres obligatoires (registre
unique du personnel notamment).
Ainsi, les fichiers mis en uvre dans le respect de lune de ces deux normes ne
ncessitent plus dadresser pralablement la CNIL une dclaration (ou une
tldclaration) de conformit.
Bien entendu, la CNIL nengagera, compter de cette date, aucune action
lencontre des responsables de fichiers de paie respectant les normes n28 ou 36 du
simple fait de leur non- dclaration.

Les associations doivent donc effectuer une dclaration auprs de la CNIL pour leurs
fichiers dadhrents informatiss. Un formulaire de dclaration simplifie, CERFA
n99001, est leur disposition. Vous pouvez le retirer gratuitement auprs de la
CNIL (21 rue Saint-Guillaume 75340 Paris Cedex 07, Tl. : 01 53 73 22 22, Fax : 01
53 73 22 00) et le retourner en recommand avec accus de rception ou effectuer
une dclaration en ligne sur www.cnil.fr.

Ce premier pas vers la suppression de certaines formalits dclaratives auprs de la

CNIL ne remet nullement en cause les garanties existantes pour les salaris et les
agents publics concerns : lensemble des droits de ces employs (droit
dopposition, daccs et de rectification) et des autres obligations des responsables de
fichiers (respect de la finalit du fichier, information des employs, confidentialit des
donnes, conservation limite des donnes, etc.) restent pleinement applicables.

Surtout, elle permet dautomatiser un certain nombre doprations : tri et

classement, consultation simplifie, dition dtiquettes pour le courrier, envoi
automatis de courriers lectroniques pour certains systmes, etc. Si vous vous
limitez une ou deux convocations par an et que vous tes peu nombreux, il
peut tre prfrable dadopter une formule papier, avec inscription manuscrite
des noms, car vous naurez pas effectuer de dclaration la CNIL.

7.4.2.
FICHIERS INFORMATISES : LA DECLARATION
SIMPOSE
De manire gnrale, tout fichier informatique, contenant des informations
normatives, permettant lidentification de personnes physiques (la simple
consignation du nom, du prnom et de ladresse des personnes est considre comme
suffisante) y compris lenregistrement dun fichier dans un logiciel de messagerie
doit tre dclar auprs de la Commission nationale de linformatique et des liberts.

www.clymats.com

19

Qui gre le fichier ?

Cest la personne qui signe le formulaire de dclaration
qui est juridiquement responsable du fichier. Il sagit gnralement du prsident
de lassociation, mais il peut tout fait dsigner dautres personnes, salaris, bnvoles
ou mme une commission spciale, pour administrer concrtement le fichier. Dans ce
cas, cela doit tre notifi dans la dclaration. Prenez garde galement ce que vos
statuts autorisent bien cette dlgation de gestion des adhrents.
Le responsable doit, dans tous les cas, sassurer que le traitement informatique
respecte les dispositions lgales : le fichier ne doit pas servir autre chose qu
ladministration des membres, la collecte dinformations doit saccompagner dune
bonne information des personnes, les informations ne doivent pas tre
communiques des personnes non autorises, le dlai de conservation des donnes
doit tre respect. Par ailleurs, les diffrents responsables doivent avoir le souci
deffectuer une mise jour rgulire du fichier.
Le fichier des adhrents peut-il tre cd, lou ou chang des fins
commerciales ?
La loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative linformatique, aux fichiers et aux liberts
ninterdit pas de le faire. Mais il faut au pralable en avoir averti les adhrents qui
doivent pouvoir tre en mesure de sy opposer avant toute cession, location ou
change, par exemple au moyen dune case cocher figurant sur le bulletin
dadhsion (voir page suivante).

www.clymats.com

20

7.4.3.

PRESENTATION DU FICHIER

Ce quil faut y mettre : exemple de fichier :

Adresse

Tlphone

E-mail

Fonction

Bnvole

Prsidente

Activits

Abadia Claude

Domicile :
Mobile :

Domicile :
Professionnel :

Ski

Abadia Laurence

Domicile :
Mobile

Domicile :
Professionnel :

Bronx Valrie

Domicile :
Mobile :

Domicile :
Professionnel :

Ptris Joseph

Domicile :
Mobile :

Domicile :
Professionnel :

Trsorier

Disponible
vhicule

Razoute Maud

Domicile :
Mobile :

Domicile :
Professionnel :

Commission
communication

Disponible

Ski
Randonne

Vortek Rgis

Domicile :
Mobile :

Domicile :
Professionnel :

Responsable section Disponible

ski
vhicule

avec Ski
Randonne

Disponible
vhicule

avec Randonne

Cotisations
2004
A jour
A venir
A venir

www.clymats.com

avec Balisage sentier

A jour
A venir
A jour

21

7.4.4.

LA COLLECTE DES INFORMATIONS

ATTENTION !

Le plus souvent, la collecte des informations se fait au moment de ladhsion

ou loccasion de lenvoi dun questionnaire aux membres. Sachez que ladhrent
est en droit de demander lassociation de lui communiquer toutes les
informations du fichier le concernant. Ce droit lui permet de vrifier les
informations enregistres et, le cas chant, de faire rectifier les informations
errones. Vous devez informer les personnes dont les coordonnes vont tre
enregistres, de lexistence du fichier, de lusage qui en sera fait et du lieu o sexerce
le droit daccs et de rectification. Une mention sur le bulletin dadhsion ou le
questionnaire est alors ncessaire.

Exemple de mention dinformation

Les informations recueillies sont ncessaires pour votre adhsion. Elles font lobjet dun traitement
informatique et sont destines au secrtariat de lassociation. En application de larticle 34 de la loi
du 6 janvier 1978, vous bnficiez dun droit daccs et de rectification aux informations qui vous
concernent. Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous
concernant, veuillez vous adresser . (Indiquer le service). Vos coordonnes pourront tre cdes
des partenaires commerciaux. Si vous ne le souhaitez pas, veuillez cocher la case ci-contre .

Votre fichier dadhrent ne doit pas, en principe, comporter dinformations

sensibles, cest--dire susceptibles de faire apparatre, directement ou
indirectement, les origines raciales ou les opinions politiques, philosophiques
ou religieuses, les appartenances syndicales ou les murs des personnes
(article 31 de la loi du 6 janvier 1978). De telles donnes ne peuvent en effet tre
recueillies que si elles sont justifies au regard de lobjet statutaire de lassociation et
avec laccord exprs (cest--dire crit) des personnes concernes.
En rgle gnrale, le fichier des adhrents ne peut pas non plus contenir
dinformations concernant les infractions, condamnations ou mesures de sret
(article 30 de la loi), ni dinformations relatives la sant des personnes concernes,
ou aux difficults sociales et conomiques des personnes ni le numro de Scurit
sociale des personnes (article 18 de la loi).
Classement et archivage des documents
Pendant toute la dure de vie de lassociation

Un des atouts de linformatisation est de pouvoir crer des catgories utiles non
seulement pour contacter les membres de manire slective (on ne convoque pas les
mmes personnes une AG ou la runion dune commission spcifique) mais aussi
pour raliser des statistiques ou des listes thmatiques. Vous pouvez aussi dfinir des
catgories pour reprer par exemple les bnvoles actifs, ceux qui ont un vhicule,
etc. joindre en cas de mobilisation des bonnes volonts. Si vous avez diffrents
statuts de membres au sein de lassociation cest aussi loccasion de les lister.
Distinguer les diffrentes activits de lassociation auxquelles participe
chacun des adhrents permet aussi danalyser leur succs et denvoyer des
informations spcifiques chaque activit et aux intrts de chaque membre
ou de donner chaque responsable dactivit les contacts des personnes
intresses.

les statuts, les statuts modifis, le rglement intrieur (sil existe).

les coordonnes des membres du conseil dadministration.

lextrait du Journal Officiel dans lequel a t publi la dclaration de

constitution.

le registre spcial dont la tenue est obligatoire pour la transcription

des modifications statutaires, ainsi que les changements dans
ladministration de lassociation.

tous les rcpisss de dclaration, dlivrs par les services

prfectoraux lors de chaque dpt.

le registre des procs-verbaux des dlibrations des assembles

gnrales, du conseil dadministration ou du bureau, sil existe.

les baux, les factures de travaux ou rparations importantes.

Le paiement ou non de la cotisation est une information importante et bien

utile au moment des relances ou des problmes de trsorerie.

www.clymats.com

22

Pendant dix ans

o

Article 16 (loi n 89-353, art. 2-11) "... les documents comptables et les pices
justificatives sont conservs pendant 10 ans..."
si lassociation ralise des oprations de nature commerciale de faon
rgulire ou non, ou emploie du personnel, ladministration peut alors vrifier
sa comptabilit dans les mmes conditions que sil sagissait dune socit
commerciale.
Le droit commercial impose lobligation de conservation pendant dix ans des
livres de commerce (livre-journal, livre des inventaires), du livre du
personnel dont les tenues sont obligatoires (art. L 143-5 du code du travail),
ainsi que toutes pices justificatives.

si lassociation a effectu des travaux (gros ouvrages), par exemple, construction

dun local, quipement sportif..., elle devra conserver les factures des travaux afin
de pouvoir revendiquer la garantie dcennale auprs de larchitecte, de
lentrepreneur et de toute personne lie au matre duvre (art. 1792 et 2270 du
code civil et loi n 78-12 du 4 janvier 1978) ;

Pendant six ans

Dlai de six ans pendant lequel les services fiscaux ont un droit de communication
(art. 2002 bis du code gnral des impts et livre des procdures fiscales - LPF. art.
82) :
o

8.

Pendant trois ans

les souches de chquiers, bancaires et postaux

QUESTIONS DIVERSES

8.1.

ADHESIONS

COTISATIONS,

QUELLE

DISTINCTION
Adhsion et cotisation dsignent en gnral la mme chose. Ladhsion et la
cotisation, avec le temps, se sont fondues dans un acte unique.
Il nen a pas toujours t ainsi. Ladhsion dsignait un acte sans limitation de
dure. On adhrait, souvent par un droit dentre, une association, jusquau
moment o lon en repartait. On payait tous les ans sa cotisation pour financer
lassociation.

lassociation devra garder les quittances de gaz et dlectricit.

Pendant cinq ans

les quittances de loyer.

toutes les pices comptables et dclarations faites loccasion des activits

de lassociation soumises limpt sur les socits, les avis dimposition, les
feuilles dimpts locaux ;

Actuellement lusage est de renouveler son adhsion tous les ans, par le
paiement de la cotisation.
La cotisation constitue une source de financement pour lassociation et sert
matrialiser lacte dadhsion.
Toute association peut demander ses membres le versement dune cotisation. La
cotisation est obligatoire si cela est prcis dans les statuts.

souches de billetterie, factures de limprimerie.

A noter quen cas de crdit de TVA (TVA pouvant tre rembourse par lEtat), les
services fiscaux peuvent vrifier les exercices comptables depuis lorigine du crdit,
qui peut tre suprieure six ans.

Il existe des associations qui nexigent pas de cotiser, ce qui est tout fait possible. Il
faudra quand mme prvoir de fournir une carte dadhrent tous ceux qui sont
membres de lassociation, pour matrialiser le contrat qui les lie les uns aux autres, et
prvoir un fichier des adhrents tenu jour.

www.clymats.com

23

Le montant de la cotisation peut varier en fonction du type de membre : actif, de

droit, bienfaiteur... Son prix est gnralement fix lors de lassemble gnrale. Dans
le prix de cette cotisation sont souvent inclues les publications de lassociation ou de
la fdration sil y a lieu, et lassurance pour les activits. Il est bon den informer les
adhrents. Dans le milieu sportif, la cotisation sappelle licence et comprend
galement une affiliation la fdration ; elle permet laccs aux comptitions ( la
condition de prsenter galement un certificat mdical).

8.2.

TOUT

COMMENT

LE

MONDE PEUT-IL

ADHERER

ET

La libert dassociation est un principe constitutionnel. Cela implique

ncessairement le droit pour chacun dadhrer ou non une association. Mais en
contrepartie, cela donne la possibilit pour toute association de choisir ses
adhrents.
Libert dadhsion Chacun est libre de choisir son association et on ne peut forcer
quiconque adhrer une association. Par exemple, un lycen ne peut pas tre oblig
dadhrer au foyer socio-ducatif.
Ladhsion
Le nouveau membre peut signer une carte dadhrent ou remplir un bulletin
dadhsion, dans lequel il sollicite son admission lassociation et sengage respecter
les stipulations des statuts et du rglement intrieur, sil existe. Ces documents
doivent tre ports la connaissance de ladhrent. Il peut tout moment cesser
dtre adhrent en signifiant sa dmission, mais il devra solder sa situation vis vis de
lassociation.
Libert pour lassociation de choisir ses membres Ladmission de nouveaux
membres est habituellement prvue par les statuts. Il ny a aucune rgle prcise
dfinissant les conditions remplir pour tre admis. Par ailleurs, lassociation tant un
contrat, laccord des associs est souvent ncessaire, celui-ci est gnralement donn
par le conseil dadministration ou le bureau conformment aux dispositions
statutaires sil y en a. Les statuts peuvent prvoir plusieurs catgories de membres aux
droits et obligations diffrents.

www.clymats.com

24