Que es un congreso ?

Es una reunin o conferencia, generalmente peridica, en que los miembros de una

asociacin,se renen para debatir cuestiones previamente fijadas.
Entre las caractersticas principales podemos destacar: la exposicin y debate de mltiples
ponencias, asistencia de personas con un alto nivel profesional, intereses comunes,
presentaciones de nuevos avances o descubrimientos en determinadas materias, etc.
Otro factor determinante es la duracin del mismo. Segn los expertos debe al menos durar
de 3 a 5 das, para poderle llamar congreso.
Su finalidad pueden ser mltiples y diversas. Desde dar a conocer nuevos avances en
cualquier campo de la ciencia, la tecnologa o la medicina, hasta tener un carcter cultural,
social o poltico. Todo depende de la finalidad que los organizadores del mismo deseen
tener como objetivo.
Se celebra en un lugar que puede ser mltiple o diverso. Puede ser un lugar "tradicional" y
en el que siempre se celebra ese congreso desde su inicio.el lugar de la ciudad donde
tendra lugar, las infraestructuras disponibles en esa ciudad, la capacidad de organizacin
del equipo. Ningn congreso tiene un estndar definido, aunque basado en ideas generales
globales, cada uno tiene sus caractersticas y particularidades que se deben analizar de
forma individual.
Los Congresos, tanto los nacionales como los internacionales, son un medio para
intercambiar los conocimientos en un mundo caracterizado por el gran desarrollo tcnico,
cientfico y cultural. La necesidad de dilogo se ve cristalizada en estas reuniones cuyo
objetivo es actualizar, seleccionar y difundir el progreso humano.
organizacion tecnica de los congresos:

Establecer los objetivos del Congreso

Determinar la cantidad y calidad de invitados especiales.

Hacer un estudio previo de las necesidades.

Elaborar un programa.

Iniciar los contactos con las instituciones afines.

Obtener el material que se presentar como ponencias.

Reservar los espacios necesarios y prever todos los elementos y la infraestructura

para el desarrollo de las reuniones.

Seleccionar los hoteles.

Elaborar un programa social y uno cultural para los congresistas.

Organizar los traslados y la atencin de los congresistas.

Preparar el material que se entregar a los congresistas.

La organizacion y las comunicaciones

Las Relaciones Pblicas deben tener competencia en todos los aspectos relacionados con
las tareas de organizacin y desarrollo que involucren cuidar la imagen institucional del
congreso y de la institucin organizadora.
informacion sabre las delegaciones
Una vez conocida la fecha de iniciacin del congreso y su duracin, es necesario tener la
nmina de las delegaciones para luego preparar el plan general de accin.
Recepcion en el aeropuerto
Los invitados y congresistas seran recibidos por personal ceremonial destacado, tanto en el
aeropuerto como en el hotel.
Salas de reuniones
Todos los salones deben ofrecer todas las comodidades necesarias como cabinas de
traduccion simultanea, secretaria, oficina de prensa, periodistas, sala de reunion principal y
para pequeos, trabajos, telefono, telefax, internet, fotocopiadora, entre otras.
Las jornadas de inauguracion de la clausula
Cada uyna de ellas requiere su propia organizacion, dependiendo del tema a tratar y de las
personas que asistan, la oficina del ceremonial se encarga de esto.

Que es un congreso?
La expresin convencin denomina comnmente al acuerdo de voluntades o tratado
celebrando entre varios Estados.

Todo tratado internacional es fruto de un proceso de negociacin. En una negociacin

participan los representantes de las partes, presentando propuestas y contrapropuestas con
el objetivo de poder arribar a un entendimiento. Una vez alcanzado un acuerdo, este es
redactado, y as el texto queda adoptado por las partes.
Pero para que un Estado pueda invocar los acuerdos alcanzados en un tratado internacional
es preciso que ese Estado preste su consentimiento. Una vez mnifestado el consentimiento,
el Estado pasa a ser un Estado parte; es decir, un Estado que se rige por las disposiciones de
ese tratado.
Planificacin de, los congresos
Cuando no contamos con la experiencia suficiente para organizar un congreso lo mejor es
requerir la ayuda de un OPC (organizador profesional de congresos) ellos elaboraran todas
las fases desde su planificacin hasta su puesta en marcha.
El tiempo previo para la planeacin de un congreso o convencin puede ser de meses o
aos dependiendo el tipo de congreso que deseamos organizar.
En primer lugar se debe definir de forma clara los objetivos que queremos cumplir con
dicho congreso y tambin conocer los sectores que pueden estar implicados en tal evento.
Adems de los objetivos tambin se establecen otros puntos como las intenciones del
congreso, la definicin de los miembros que estarn en el desarrollo del congreso, las ideas
sobre publicidad, cuotas de inscripcin, marketing del congreso, ponentes a invitar,
eleccin de fechas y lugar del encuentro, organizacin del comit etc.
Una vez conocidos los elementos humanos y materiales se har una seleccin de lo que
estar involucrado directamente en la organizacin del evento para que ede esta forma
poder evaluar tanto el costo humano como el econmico.
Como organizar el congreso
Se hace una eleccin del tema, que pretenda dar a conocer desde la perspectiva de sus
ponencias, conferencistas y debates una serie de datos que faciliten no solo la informacin
sino un contenido real sobre el tema central del congreso.
Hay que tener en cuenta el nmero de personas a las cuales el congreso pretende convocar
o tener una idea globalizada del sitio que se va a utilizar y tambin teniendo en cuenta el
tema que Vamos a abordar.
Debemos pensar en la fecha y lugar con mucho tiempo de anticipacin, para poder preparar
todo el material como es el cronograma de actividades y la planilla de inscripcin entre
otras. A la hora de escoger la fecha se recomienda tener dos o tres posibilidades por si
alguna no sirve con el horario o tiempo de los ponentes que tenemos en mente para invitar.
Para escoger el sitio se debe tener en cuenta algunas caractersticas como:

La concurrencia
Debemos prever la cantidad de personas que podran llegar al evento de manera que se
pueda calcular la capacidad del auditorio.
Mobiliario
Se debe tener en cuenta que los asientos sean los adecuados, si se dispone de un atril o una
mesa de presidencia y comprobar la decoracin adecuada del lugar.
Servicios tcnicos
Para las conferencias es necesario pasar diapositivas, videos o proyeccin de datos por lo
cual es importante saber si la sala cuenta o no con estos dispositivos. Tambin
necesitaremos una buena iluminacin en el lugar y excelentes efectos de sonido.
Salas anexas
Es necesario garantizar la preparacin y recibimiento de algunos conferenciastas y
ponentes y para tal efecto se deben disponer algunas salas adicionales para este propsito.
Adems es indispensable contar con estas salas para la realizacin de ruedas de prensa o
coffe breaks o brinfdis.
ACCESOS Y COMPLEMENTOS
ES NECESARIO CONTAR CON UN RECINTO que sea cntrico o de fcil acceso el cual
disponga de estacionameintro propio o cercano.
Preparacin de invitados y cionvocatoriaContactar a los diferentes disertantes que
deseamos asistan al congreso.
Hacer un listado en el que incluiremos a todas las personas que podran estar interesadas
en la convocatoria.
Hacer la convocatoria, comentando las fechas aproximadas y el tema de la conferencia.
Confeccione una segunda lista, detallando las fechas, los horarios y los diferentes
ponentes y temas del acto.
Cuando ya se tiene establecido todo el organigrama de conferencias o debates se debe
pasar por escrito y comenzar a preparar un programa, mientras paralelamente se confirma a
todos y cada uno de los ponentes por telfono o e-mail, el da y la hora de su conferencia.
Al mrgen de estas conversaciones se le debe enviar por correo a los conferencistas las

credenciales del congreso que oportunamente le har llegar junto con las reservas del hotel
y los pasajes de traslado a la ciudad.
Alojamiento y entretenimiento Tanto para los disertantes como para los asistentes al
congreso, se deber tener en cuenta el hospedaje, aconsejamos que ste se encuentre cerca
del lugar donde se desarrollen las actividades, de no ser as, se deber prever los traslados
hasta el recinto.
Por lo que se refiere al entretenimiento, es recomendable que tras las conferencias, los
disertantes y asistentes al congreso sean invitados a asistir a algn espectculo o acto que
sirva para distender el ambiente y favorecer las relaciones interpersonales.
Otro punto que no se debe descuidar es la atencin de los acompaantes de disertantes y de
asistentes a los cuales se les debe hacer un programas paralelo que contemple, por ejemplo,
un Tour por la ciudad, visitas guiadas o la asistencia a museos, espectculos, etc.
Catering Generalmente los hoteles incluyen el desayuno en su tarifa. Por lo que debemos
prever el resto de las comidas ya que no todos poseen restaurante en el mismo.
A su vez los das de jornadas con gran cantidad de horas de conferencias es importante
ofrecer coffee break a los asistentes, como as tambin cena de bienvenida y final de
congreso.
En este caso ser el RRPP del evento quien se encargar de entregar las invitaciones
convocando a todos y cada uno de los invitados al acto en cuestin. O bien en el programa
podemos advertir que durante el desarrollo del congreso habr una serie de actividades
paralelas.
El Equipo Humano Todo congreso o acto necesitar de un equipo humano encargado de su
gestin. Entre stos, los ms imprescindibles son:
Director de Congreso:
Se encarga de asignar tareas a los grupos y de mantener comunicacin en reuniones
peridicas con los directores de cada subgrupo.
Jefe de Prensa:
Que segn el volumen del evento, deber contar con un gabinete de prensa.
Jefe de Relaciones Humanas:
Se encargar de la coordinacin de todas las personas que trabajarn en el evento,
manteniendo un clima de trabajo armnico.
Tambin estar a disposicin de los asistentes y acompaantes, atendiendo sus pedidos,
tanto dentro como fuera del evento.

 Presentador:
Podr ser el mismo director del congreso o una persona encargada de las presentaciones de
las conferencias as como tambin hacer de moderador en los debates o coloquios tras las
presentaciones.
Promocin:
Se encarga de afiches, cartas de invitacin, publicaciones, anuncios del evento. Adems de
conseguir auspiciantes que sostengan el evento.
Economa:
Se encarga de velar por los ingresos y los egresos del auspicio u otras entradas, as como
mantener el evento dentro del presupuesto. Tambin se encarga de la inscripcin de los
participantes.
Protocolo:
Se encarga de velar por la correcta imagen del evento, esto va desde el arreglo del local,
atender a los invitados, velar por el orden el da del evento, hasta ubicar a la gente en su
lugar. Se encargar de guiar al personal auxiliar de salas, y a la seguridad contratada.
Seguridad:
Deber velar por la seguridad de los asistentes.
Personal auxiliar de Salas:
Realizan tareas de apoyo, como por ejemplo guiar a los asistentes, hacerse cargo del
micrfono a la hora del debate, entregar y retirar diferentes materiales a los asistentes, etc.
Inauguracin y Desarrollo del Evento Comenzaremos el congreso con una rueda de prensa
o con una cena de presentacin en la que participarn todos los asistentes y los cargos
directivos del congreso.
Tras el acto anterior daremos inicio con una inauguracin donde se podr hacer la
presentacin de los directivos y dar lectura al programa del evento.
Un buen final y la despedida La finalizacin de un congreso tiene la misma trascendencia
que su inicio, por ello una de las soluciones ms adecuadas sera la de convocar a los
medios de comunicacin e invitarlos a un ccktel de despedida, donde se suele hacer un
balance del evento y si ste tiene una periodicidad establecida, hacer las invitaciones para el
prximo evento.
En este momento se recomienda hacer entrega del certificado de asistencia, tambin se

podra dar algn souvenir representativo de la Ciudad en agradecimiento de la participacin

en el acto. En la medida de lo posible sera un buen gesto entregar un pequeo detalle al
acompaante.
Un ltimo detalle formal consistira en hacer llegar por correo a cada asistente una carta
firmada por el director agradecindole nuevamente su participacin.
Resmen
Prever con antelacin las posibles fechas.
Establecer previamente la presencia de disertantes por telfono o e-mail.
Confirmar por telfono y escrito su participacin y temario.
Hacer llegar a los posibles asistentes la documentacin necesaria del congreso.
Establecer un programa paralelo para los acompaantes.
Prever los actos de presentacin a la prensa mediante una conferencia de prensa o cctel.
Concluir siempre con una cena o acto festivo.
Entregar un obsequio de participacin a los disertantes y asistentes, y en lo posible a los
acompaantes.