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Diez recomendaciones para la planificacin, organizacin y celebracin de un evento:

1.

Innova, s creativo, piensa de forma diferente. Puesto que la mayora de tu pblico ya


habr asistido a docenas de conferencias y eventos, procura que el tuyo sea memorable.

2.

Asegrate de que los participantes socialicen y participen en el networking, ya que uno de


los principales objetivos es ayudarles a interactuar y conocerse. Y, puesto que siempre es difcil
"romper el hielo" y conocer a nuevas personas, considera la posibilidad de organizar sesiones
dinmicas y/o aprovecha el poder de la "gamification" (La integracin de la mecnica de
juegos en una reunin o un evento, a fin de pasarlo realmente bien, puede aportarle fuerza,
impacto y enfoque).

3.

Conoce a tu pblico y adapta el mensaje y los contenidos del evento a l. Las personas
que asisten a tu evento son tus clientes, as que debes esforzarte por conocerles bien a fin de
poder ofrecerles una experiencia que satisfaga sus expectativas. Adems, siempre debes incluir
un turno de preguntas despus de cada presentacin o sesin.

4.

Si tienes poca o ninguna experiencia en la planificacin de eventos, asciate con un


profesional cualificado con un largo historial de xitos en el sector; y si tienes experiencia pero no
quieres gastar dinero en contratar a un profesional, hay literalmente miles de herramientas
alojadas en la Web diseadas para ayudarte a planificar todos los aspectos de tu evento.

5.

Establece metas y mtodos claros para medir el xito y el retorno sobre la


inversin(ROI) .

6.

A la hora de elegir un lugar de celebracin, comprueba su red Wi-Fi. Disponer de Wi-Fi


no quiere decir que sea un red robusta y fiable. Y hablando de Internet, si no puedes ofrecerlo
gratis a los asistentes, considera a posibilidad de proporcionarles sin coste un ancho de banda
bsico y, para los que lo necesitan, un servicio "premium" de pago.

7.

Incluye iniciativas sostenibles o de RSC en el programa del evento: a pesar del coste
adicional, te sorprender lo importante que es para un creciente nmero de personas.

8.

En cuanto haya una decisin en firme para celebrar el evento, asegrate de que se lance
un sitio web atractivo e informativo sobre el evento en el menor tiempo posible (incluyendo
versiones para PC, mviles y tabletas) y que se actualice a menudo; Internet es la herramienta
de marketing ms poderosa que tienes a tu disposicin.

9.

Aprovecha el poder de los medios sociales a fin de promocionar el evento antes de su


celebracin y para prolongar su vida despus.

10.

Graba vdeos de la zona de exposicin, con entrevistas a expositores y visitantes, que


luego se podrn colgar en el sitio web oficial del evento, as como en sus perfiles en los medios
sociales, a fin de ensear a aquellas personas que no pudieron asistir lo que se han perdido.

Las 10 cosas que no se deben hacer a la hora de organizar un evento

Diez errores que no deben cometerse en la planificacin, organizacin y celebracin


de un evento:

1.

No cobres por el acceso a Internet, el parking o el almuerzo, ya que estas cargas


adicionales son muy irritantes. Los participantes odian tener que pagar por separado por tener
acceso a Internet, aparcar su coche, tomarse un caf, etc., as que procura que la cuota de
inscripcin lo cubra todo.

2.

No slo hables de ti mismo y/o lo maravilloso que es tu evento, porque su xito


depender en gran parte de los delegados/asistentes/invitados y, por lo tanto, debes hacer
hincapi en ello.

3.

No vayas demasiado lejos con la mxima de "hacer ms con menos". Si no hay


presupuesto para organizar una evento presencial, organiza uno virtual; siempre es mejor que
dar una mala impresin; y no siempre aceptes el presupuesto ms barato para el alquiler del
espacio o la contratacin de servicios. Al igual que con los coches de segunda mano, lo ms
barato casi nunca es lo mejor.

4.

No olvides de informar a los participantes si decides implementar iniciativas sostenibles;


su participacin activa es muy importante.

5.

No olvides de preguntar a los participantes sobre sus necesidades alimentarias; en los


grandes eventos internacionales habr seguramente vegetarianos, gente con restricciones
alimenticias por motivos religiosos o de salud, etc.

6.

No dependas slo de voluntarios para las necesidades de personal para tu evento.


Aunque suelen estar muy dispuestos a ayudar, tambin necesitars un equipo de profesionales
curtidos y de confianza.

7.

No siempre elijas un espacio de moda pero ruidoso para tus eventos de networking;
muchas personas quieren de veras hacerse or por encima del fragor; y no organices programas
sociales sin opciones, porque no le gusta a todo el mundo el paintball o el yoga.

8.

No improvises el da del evento; casi nadie te lo agradecer.

9.

No lastres a los participantes con mucho material impreso. En la era de Internet, la


informacin basada en el papel ya es obsoleta y, de todos modos, terminar seguramente en la
papelera.

10.

No olvides de realizar un seguimiento despus del eventos; la retroalimentacin es vital


para poder subsanar errores y planificar futuros eventos.

Por qu organizar el evento?


Sea para 50 participantes o ms de 500, la planificacin, organizacin y celebracin de
un congreso o unas jornadas puede ser una experiencia desalentadora, incluso para los ms
sensatos. Huelga decir que un congreso o reunin mal organizado desacreditar a todos los
implicados. Por esta razn, hay que formular varias preguntas importantes antes de emprender su
planificacin, incluso si es realmente necesario celebrarlo.
Antes que nada, has de preguntarte si lo que quieres organizar es la forma ms rpida, fcil y
barata de transmitir al pblico objetivo tu mensaje de la manera ms eficiente y personal posible.
Actualmente, existen formas mucho menos complicadas y caras de obtener los mismos
resultados, tales como realizar una videoconferencia o un evento hbrido, combinando elementos
tanto presenciales como virtuales. A pesar de la rpida consolidacin del fenmeno de los
eventos virtuales, hay varios formatos en los que el contacto entre los participantes es esencial

por razones profesionales, educacionales o de networking, tales como los viajes de incentivos,
las actividades dirigidas a fomentar el espritu de equipo (conocidas internacionalmente como
"team building"), o los eventos organizados por motivos puramente ldicos.

Planificacin y organizacin del evento


Si has tomado la decisin de seguir adelante, el siguiente paso ser plantearte si lo vas organizar
t mismo, sea en solitario o como coordinador de un comit de planificacin, o si sera mejor
contratar a una agencia de organizacin o a un experto externo.
Si tienes la experiencia y los recursos humanos y materiales para organizarlo t mismo, hay
literalmente miles de herramientas alojadas en la Web y aplicaciones mvilesdisponibles
actualmente y muchas ms en vas de desarrollo para facilitarte el trabajo.
Si eliges la segunda opcin, puede que el experto en cuestin sea una persona con los
conocimientos prcticos necesarios, "prestada" por una entidad ajena, o cualquiera de las muchas
agencias, empresas o profesionales que trabajan en el sector organizadores profesionales de
congresos, convenciones y/o exposiciones (OPC), empresas de gestin de
destinos (DMC), agencias de eventos, organizadores de ferias y exposiciones, convenciones
y reuniones, agencias de incentivos, agencias de viajes tradicionales, servicios
tcnicos, servicios audiovisuales, servicios profesionales, etc.. Sea cual sea tu eleccin, es
siempre una buena solucin si los empleados de la empresa "propietaria" del evento no estn
familiarizados con la tarea; de lo contrario tendrs que asumir t mismo todas las tareas, lo que por
muy econmico que parezca puede tener consecuencias drsticas.
Lo que has de tener en cuenta cuando externalizas la organizacin de un evento es que sigue
habiendo bastante intrusismo profesional en el sector. Por lo tanto, procura elegir bien. Las
agencias y profesionales cualificados suelen ser socios de asociaciones profesionales, tales
como MPI (Meeting Professionals International), SITE (Society of Incentive Travel
Executives), SpainDMCs (Asociacin Espaola de Destination Management
Companies), SIMA (Spanish Incentives and Meeting Association), OPC Andaluca, OPC
Spain, UNAV (Unin Nacional de Agencias de Viajes) o la ICCA(Asociacin Internacionales de
Congresos y Convenciones).
Una forma de abordar este problema es restringir el proceso de seleccin a aquellos profesionales
o empresas asociados que puedan proporcionarte cartas de recomendacin o que te hayan sido
recomendados expresamente. Para evitar sorpresas desagradables, sobre todo cuando organizas
el evento en el extranjero, es aconsejable usar proveedores muy recomendados, con un historial
intachable. Con esta finalidad, los convention bureaus pueden proporcionarte informacin til
sobre lugares de celebracin y proveedores, as como una serie de servicios de cortesa, como
traslados y vistas tursticas guiadas.
Tanto si confas en tus propios recursos (organizacin interna) como si prefieres contratar a
una agencia o a un experto externo, debers constituir un comit. El perfil que buscas es de una
persona fiable, responsable y flexible que est acostumbrada al trabajo en equipo y autorizada
para tomar decisiones. Por lo tanto, es imprescindible que el coordinador est implicado en el
proceso de seleccin, con el derecho de vetar el nombramiento de miembros improductivos,
incompetentes o conflictivos. Adems, aunque no se debe dejar fuera a ninguna persona
importante, es aconsejable limitar el nmero de integrantes del comit a lo estrictamente
necesario.
Una de las primeras decisiones que debe tomar el comit de planificacin es si se va a organizar el
evento con recursos propios o ajenos, parcial o totalmente. Si eliges la primera opcin, debes
identificar a los miembros del equipo encargado de la organizacin (desde una sola persona hasta

un grupo de personas, dependiendo del tamao del evento), incluyendo a los intermediarios, junto
con las diferentes fases del proceso de planificacin en las que estar implicado cada uno de ellos.
En caso de elegir la segunda opcin, se suele preparar una peticin de presupuesto (en ingls,
Request for Proposal), que debe incluir tanta informacin como sea posible, como el pblico
objetivo, la asistencia prevista, las necesidades de Internet/Wi-Fi, las estadsticas de experiencias
anteriores, de ser posible, etc.

Formato del evento


Antes de empezar a organizar el evento, hay varias cuestiones, todas interrelacionadas, que han
de estar muy claras para todos los implicados: por ejemplo, el formato.
Los eventos empresariales, congresos de asociaciones, retiros
profesionales, cursos,jornadas de formacin o talleres, viajes de
incentivos, conferencias cientficas o mdicas, reuniones de golf, actividades de team
building, lanzamientos de productos, campaas de publicidad, ferias de muestras: la lista es
inagotable. Adems, no van en contra de las reglas los eventos multidisciplinarios o hbridos,
mezcla de dos o ms actividades con la intencin de llegar a un pblico ms amplio, ahorrar dinero
y/o generar ingresos adicionales.
Al igual que en otros sectores, la sostenibilidad es una de las tendencias actuales ms importantes
en el sector de congresos y reuniones. Aunque su adopcin est siendo lenta, cada vez ms
empresas implementan iniciativas sostenibles en su gestin diaria y en sus reuniones y eventos a
fin de intentar reducir su huella de carbono. Las iniciativas sostenibles y compensaciones de
carbono tienen un precio, pero tambin son un factor de diferenciacin que ser muy aplaudido
por un creciente nmero de asistentes/delegados. Puesto que existe una amplia gama de
iniciativas que se pueden implementar el uso de fuentes de agua en lugar de agua embotellada,
las aplicaciones mviles y las herramientas alojadas en la Web para ahorrar papel, los cordones
y credenciales reciclables, el uso de productos locales en el servicio de catering, etc., por muy
pequeo que sea, siempre hay algo que se puede hacer.
Otra tendencias que se consolida en el sector MICE es la responsabilidad social
corporativa (RSC), que es cmo las empresas gestionan sus procesos de negocio para tener un
impacto global positivo en la sociedad, o el firme compromiso de la comunidad empresarial de
comportarse de forma tica y de contribuir al desarrollo econmico y, al mismo tiempo, mejorar la
calidad de vida de los empleados y sus familias, adems de la de la comunidad local y la sociedad
de su conjunto, entre otra definiciones. Y al igual que con las iniciativas sostenibles, la RSC es
ahora tambin un factor de diferenciacin muy importante con una gran aceptacin entre los
asistentes/delegados, sobre todo de las generaciones ms jvenes. Como antes, la eleccin de
iniciativa desde la donacin de un pequeo porcentaje de las cuotas de inscripcin a una
organizacin benfica local hasta una tarde trabajando en proyectos varios (la reforestacin o la
restauracin de edificios), pasando por un incentivo de cuatro o cinco das de duracin dedicado a
un solo proyecto en casa o en el extranjero depender del presupuesto y del tiempo disponibles.
Marcar la diferencia ya forma parte de la filosofa empresarial de un creciente nmero de empresas
y, huelga decir, las iniciativas de RSC son excelentes para impulsar su visibilidad y reputacin.

Pblico objetivo y asistencia prevista

Aunque muchas de las decisiones ms importantes sern tomadas por la


direccin, debe estar muy claro para todos los implicados en la planificacin (el coordinador y el
comit de planificacin) cules van a ser el formato y la duracin del evento. Adems, deben
saber quines van a asistir y cul es el nmero previsto de asistentes.
Si no ests completamente seguro de cul es exactamente tu pblico objetivo o del nmero de
personas que van a asistir (lo que suele ser el caso cuando no hay estadsticas de experiencias
anteriores), la planificacin (y la presupuestacin) puede ser de pesadilla.
En el caso de las actividades ldicas, cursos/talleres, reuniones en el da, viajes
deincentivos y actividades de team building, esta cuestin no suele plantear problema alguno.
No obstante, los eventos de los que se espera un beneficio o al menos la recuperacin de lo
invertido son bien distintos. Por ejemplo, si implican varias pernoctaciones y coinciden con un
perodo vacacional, quiz sea necesario permitir laasistencia de cnyuges e hijos, con los
problemas adicionales de organizacin y, en su caso, un gasto extra.
A menudo es necesario contratar a conferenciantes o a lderes de taller (a veces con mucha
antelacin), que quiz cobren honorarios adems de gastos de viaje y, si son extranjeros, requiran
los servicios de un intrprete. Lo mismo se puede decir de los invitados especiales, tales
como personalidades/celebridades o representantes de los medios de comunicacin.
En el caso de eventos tales como ferias de muestra, congresos, conferencias, convenciones,
conciertos o eventos deportivos anuales o bienales, cuando las cifras de asistencia pueden fluctuar
de una edicin a otra segn el destino y el clima econmico, entre otros factores, es esencial
aprovechar, con mucha antelacin, el enorme potencial para el marketing de las nuevas
tecnologas y las redes sociales, con el desarrollo de un sitio web para el evento que se actualice
con frecuencia y que sea fcil de usar y compatible con los entornos mvil y tableta, adems de
crear perfiles en Facebook,Twitter, Google+, etc., e investigar la amplia gama de herramientas
alojadas en la Web y aplicaciones mviles ya disponibles para los organizadores. Si se aprovecha
el poder de los medios sociales, el organizador/propietario no slo podr llegar a un pblico ms
amplio antes de la celebracin del evento, sino tambin prolongar su vida despus, adems de
generar una retroalimentacin muy valiosa.
Tambin hay que abordar la cuestin de la dotacin de personal para el evento, que depender
de su envergadura. Puede que el personal trabaje para la empresa "propietaria" del evento, si es
que dispone de una plantilla lo suficientemente amplia, o quiz sea ocasional, lo que es
probablemente la alternativa ms barata cuando se organiza en el extranjero. En el caso
de eventos deportivos o torneos, nunca se debe pasar por alto la posibilidad de utilizar a
voluntarios. Asimismo, hay que tener en cuenta la seguridad, sobre todo si se trata de una feria de
muestras o un congreso internacional o cuando se espera la asistencia de
personalidades/celebridades. Por ltimo, hay que tomar las medidas adecuadas para los asistentes
con minusvalas.

Presupuesto

El siguiente asunto en el orden del da es el presupuesto, que no es solamente


una hoja de clculo sino un documento que combina actividades de planificacin y de gestin,
incluyendo una lista degastos previstos, fuentes de ingresos y el beneficio previsto. En
muchos casos, los organizadores se vern obligados a trabajar con un presupuesto fijo. Por otro
lado, es posible que se espere que el evento alcance el punto de equilibrio o que arroje un
beneficio a travs de las cuotas de inscripcin, la venta de entradas, el alquiler de stands,
el patrocinio, las subvenciones, la comercializacin, la venta de productos, etc. Si ests
organizando un evento sin nimo de lucro, es esencial determinar desde el principio quines de los
implicados van a asumir cada captulo de gastos.
Hablando de gastos, a menudo se pasa por alto la necesidad de contar con un seguro. Aunque las
primas son cada vez ms altas, debes considerar todos los riesgos potenciales antes de
determinar qu tipo de cobertura requerirs, adems de responsabilidad civil, que es
imprescindible.
Puesto que es el "propietario" quien normalmente sufraga los gastos, es aconsejable hacerle
partcipe en la planificacin del presupuesto durante todo el proceso; esto posee la ventaja aadida
de mantener al coordinador y al comit de planificacin siempre al tanto de los acontecimientos. El
coordinador debe tener la responsabilidad exclusiva del presupuesto y de autorizar los pagos,
desde la planificacin preliminar hasta el cierre de cuentas; si hay demasiados implicados, ser
difcil vigilar los gastos y pedir cuentas al coordinador por el gasto total. Por regla general, el
coordinador o la persona responsable de la planificacin del presupuesto debe apartar un 20%
para imprevistos.
Una tendencia importante que ha llegado para quedarse, y que es intrnseco a la planificacin
presupuestaria, es la medicin del retorno sobre la inversin (ROI). Actualmente se suele exigir a
los organizadores, sean externos o internos, que justifiquen el presupuesto del evento hasta el
ltimo euro. Y esto tambin implica que se han de alcanzar unas metas medibles y cuantificables;
es decir, un aumento de las ventas, un mayor reconocimiento de la marca, la generacin de
contactos, etc. Por lo tanto, se deben evitar a aquellos organizadores o agencias que no puedan
garantizar una medicin efectiva del ROI.

Programacin
Por regla general, el xito depender de una buena programacin. Es imperioso establecer un
plazo realista para la planificacin y organizacin. Por desgracia, esto no se respeta la mayora de
las veces, sobre todo en el sector empresarial. En general, se necesita un ao de plazo para
planificar y organizar un evento de envergadura.
Cuando es necesario trabajar con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener unas fechas
alternativas para obtener las mejores tarifas para el alojamiento, los servicios de restauracin,
el lugar de celebracin y/o las actividades ldicas. La flexibilidad es, adems, una excelente
herramienta de negociacin.
Existen muchos factores adicionales que hay que tener en cuenta, como las obligaciones
profesionales de todos los asistentes, sean participantes o conferenciantes, otros eventosde
naturaleza similar que se organizan en las mismas fechas o justo antes o despus, das festivos,
perodos vacacionales, condiciones meteorolgicas previstas, etc. En suma, no es sencillo elegir

unas fechas que agraden a 100 personas, y mucho menos a 500, sobre todo cuando trabajas con
un presupuesto fijo.

Destino y lugar de celebracin

Tanto para la planificacin presupuestaria como para otras


consideraciones, debes tomar la decisin, al principio del proceso de planificacin, de dnde
celebrar el evento. Es posible que sta la tome unilateralmente la direccin o el"propietario" del
evento, que puede ser preciso (un hotel con encanto en la Sierra de Madrid, por ejemplo), o no
tan conciso (cualquier lugar de celebracin dentro de un radio de 35km de Mlaga), o bastante
impreciso: "Cualquier sitio sirve, siempre y cuando sea original y tenga buenos precios".
A no ser que el evento requiera un lugar de celebracin ms aislado, ste debe ser fcilmente
accesible: cerca de una autopista, una estacin de trenes o un aeropuerto internacional. Si vienen
en vuelos intercontinentales, los participantes llegarn con jetlag y la ltima cosa que les apetecer
hacer es emprender un largo viaje en coche, autocar o tren. Ha de ser razonable la distancia entre
el aeropuerto y el lugar de celebracin, es decir,a no ms de dos horas en cualquier modo de
transporte.
Ni que decir tiene que el lugar de celebracin debe ser cmodo y adecuarse tanto al tipo de evento
que se est organizando como al perfil medio de los participantes. Es crucial conocer los gustos
del pblico objetivo antes de decidir dnde se va a organizar y qu tipo de lugar de celebracin se
debe elegir. Debido a la actual tendencia hacia lugares de celebracin ms innovadores, hay
cada vez ms margen para la originalidad (sin exagerar). Incluso si a los organizadores se les ha
impuesto un destino, esto no quiere decir que el lugar de celebracin tenga que ser poco
imaginativo. Como lugares de celebracin alternativos, son cada vez ms populares
los museos, edificios histricos,jardines botnicas, haciendas, teatros, yates o bodegas por
enumerar slo unos pocos.
Para ayudar a la direccin a tomar la decisin adecuada, resulta til hacer una seleccin de lugares
de celebracin, incluyendo las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. Con el auge del
Internet, las visitas de inspeccin ya no son tan necesarias como antes; no obstante, es
aconsejable hacer al menos una en el caso de eventos de envergadura o resonancia.
Y hablando de Internet, la red inalmbrica de un lugar de celebracin puede significar el xito o el
fracaso de un evento. Hoy en da, sea un evento de alta o baja tecnologa, es esencial que
disponga de una red fiable. Hay una serie de preguntas clave que los organizadores deben hacer
a la direccin del lugar de celebracin a fin de evitar cualquier sorpresa desagradable. Tambin
debe haber un equipo de tcnicos disponible in situ durante todo el evento.

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Organizar un evento no es una tarea fcil, pero teniendo en


cuenta algunas cuestiones esenciales podes llevarlo a cabo
sin riesgos, reduciendo imprevistos y rentabilizando tu
inversin al mximo.

Cuando decids que el mejor modo de conectarte con tu comunidad, es organizando un evento, la ilusin y el
estrs porque salga todo bien, estn a flor de piel. Y es lgico, ya sea que quieras comunicar una novedad o
simplemente celebrar y conectarte con quienes son clave y contribuyen al xito de tu empresa, un evento te
permitir entre otras cosas, tener un contacto directo con tus pblicos, llegando ms fcilmente a tocar sus
emociones y a conocerlos, como tambin generar un material de comunicacin para la marca, con
componentes ms humanos y cercanos.
Pero, ya sea que el evento est dirigido principalmente a tus colaboradores, tus clientes, u otros
influenciadores, repasemos algunos detalles que, de no tenerlos en cuenta, pueden hacerlo fracasar:
Objetivos:
Para organizar un evento es fundamental establecer las necesidades que tienen las distintas reas
participantes de la organizacin. Y tener en claro los siguientes lineamientos: Qu se busca lograr en el
evento? Qu objetivos se persiguen al organizarlo: promocionar, entretener, sorprender, capacitar? A
grandes rasgos, los objetivos ms habituales son: imagen de marca, fidelizacin de clientes principales,
atraccin de nuevos posibles clientes, motivacin de colaboradores, networking con proveedores y aliados.
Conociendo el objetivo central, el mensaje y la experiencia que queremos que se lleve el pblico y los valores
de nuestra marca, nos ser ms fcil tomar las decisiones de planificacin, y tambin las decisiones durante
el evento, ya que siempre sabremos qu priorizar, en cuanto a presupuesto, tiempos, actividades, etc. Y otro
punto fundamental: dentro de los organizadores y participantes, hay objetivos particulares? Hay gerentes o
clientes que invitaron a su vez a otros participantes? Que tienen que mostrarse o cuidar un pblico especial?
Conocer esos intereses nos puede salvar de tomar una mala decisin o de perder aliados claves en la
organizacin y el esfuerzo para que todo salga bien.
Diseo:
La planificacin o diseo de un evento no solo tiene que ver con lo visual, el material de marca y la temtica

elegida, si no que abarca otras cosas de igual importancia como la logstica, el tiempo de montaje, los
horarios de llegada, actividades, etc, Del diseo u organizacin depender el xito del evento. Te dars cuenta
que el trabajo comprende dos aspectos fundamentales. Por un lado, la eleccin, planificacin, asignacin,
ejecucin y control de las tareas previas al evento (siempre con revisiones parciales, contacto con
proveedores y responsables). Es importante incluir en este cronograma la convocatoria, ya que por usos y
costumbres, se invita con aproximadamente 20 das de anticipacin, pero luego se realiza una confirmacin.
Gran parte del xito de un evento radica en que los invitados, concurran!!!
Por otro lado, el diseo de la agenda de la jornada, con sus correspondientes tareas, alternativas y
responsables. Es muy recomendable bocetar (armar en borrador) cmo ser el evento. Ser fundamental
contar con soluciones para imprevistos de ltima hora. Siempre contar con un Plan B.
Actualmente existen algunas guas o ayudas que son el Timing y el checklist. El Timing es un cronograma
completo de todo el da del evento, una descripcin anticipada con todo el detalle de cada cosa y a qu hora,
de manera de organizar y no dejar nada al azar y el checklist o lista de chequeo es una descripcin o punteo
de cada una de las tareas a realizar detalladas en un lapso de tiempo, donde consta quin est a cargo que
se cumpla esa tarea. Son muy tiles para la etapa previa al evento.
Algunos aspectos importantes que siguen, estn directamente relacionados con la planificacin y el diseo del
evento y forman parte de estos.
Fecha:
Si no conts con un plan anual o semestral de eventos, uno de los primeros aspectos a considerar es la
fecha. Aunque parezca algo fcil, hay muchos tems a tener en cuenta cuando tenemos que seleccionar una
fecha: feriados, fechas especiales, eventos que pueda organizar la competencia o al que asistan nuestros
mismos invitados, etc. Adems, un evento organizado con tiempo nos permitir encontrar sin tanto apuro un
lugar con buena relacin precio / calidad.
El lugar:
Este tem es muy importante al momento de organizar un evento. Hay que tener en cuenta varios detalles que
pueden tomarse como menores, pero que en realidad no lo son, por ejemplo: las dimensiones del saln, los
elementos de sealizacin / branding a colocar en l, el acceso, el estacionamiento, qu hacer en caso de
lluvia, hay miles de variables que previstas son detalles, pero si no las consideramos, pueden darnos varios
dolores de cabeza, como por ejemplo los accesos, los horarios y el trnsito, la distancia en el caso en que el
men incluya bebidas alcohlicas, el espacio de servicio para el personal que va a estar trabajando, las
alternativas ante variaciones climticas, etc.
Participantes:
Hay q tener en cuenta el target al que queremos impactar, de esto va a depender el nivel de invitados que
tendremos en cuenta al momento de hacer la convocatoria. Es muy importante coordinar correctamente dos
elementos bsicos que son bien valorados: la invitacin (y la confirmacin de asistencia) y la acreditacin.Y
sobre estos dos particulares podramos ampliar mucho ms. Otros aspectos relacionados con los
participantes, refieren a tener en cuenta si todos participan de las actividades, si hay demasiada dispersin en
la edad, y tener presente siempre a las minoras y cmo les impacta el lugar (accesibilidad, clima, sonido), las
actividades y el men.

Men:
Hay distintas opciones de menues que dependern del horario en que se lleve a cabo nuestra actividad. Si la
realizamos con almuerzo o coctel, un detalle importante es tener en cuenta el alimento que se ofrecer y
prever menues vegetarianos (o aptos para celacos). Si, en cambio, realizamos un desayuno o servicio de
caf, lgicamente es mucho ms sencillo. Otro aspecto central es el momento en el que servir comida y/o
refrigerios, ya que est estrictamente relacionado con la atencin que queremos que nos presten a la hora de
llevar a cabo una actividad o dar informacin de la empresa. Est claro que en esos momentos centrales no
deben estar hambrientos, ni distrados por la comida, y mucho menos hacer un anuncio luego de que ya
hayan comido y desarrollado sus actividades, y por lo tanto muchos se estn retirando.
Coordinador del evento y ejecucin:
El coordinador es el lder y referente de todos los equipos involucrados. Es necesario contar con un buen
equipo de trabajo, muy idneo por sobre todo, donde como en un rompecabezas, las piezas se
complementen, pero tambin que est claro quin es el lder, con quines interacta de la empresa, y cmo
se toman las decisiones de ltima hora y se comunican a los equipos de trabajo. Las tareas se encuentran
relacionadas entre s, y ante modificaciones del cronograma, ya sea voluntariamente o en respuesta a algn
imprevisto, el coordinador debe evaluar cmo impacta en el resto de las actividades y tareas; y decidir.
Siempre se deben tener informados a los responsables de cualquier modificacin al plan, as como de quin
es el autorizado para solicitarlas y aprobarlas. De la misma manera, se debe contar con interlocutores
definidos por parte de la empresa y de los proveedores del evento.
Branding- Material a entregar:
Es de gran importancia tener una estrategia de comunicacin, de difusin, generar asociaciones, recordacin
y aprovechar el material generado durante el evento en comunicaciones posteriores. Este es seguramente
uno de los principales objetivos por los que realizamos el evento. Ya sea que nos encontremos ante el
lanzamiento de un producto, la necesidad de fidelizar clientes, celebrar un hito importante para la compaa,
lo importante es tenerlo presente a la hora de definir con sinergia y coherencia la ambientacin y los regalos
para los participantes.
Difusin y cobertura del evento:
Es de suma importancia prever ambas herramientas, ya que entre ambas nos permitirn cuantificar una parte
del retorno de la inversin realizada. Que las actividades sociales lleguen a los medios y se difundan cual
megfono es un tema muy importante. Es un tem que no debera obviarse en el presupuesto general.
Presupuesto:
Es primordial realizar un resumen en equipo con el rea administrativa donde consten todos los tems
previstos, una breve descripcin y los valores asignados. Es aconsejable tambin separar un 15 /20% extra
para gastos imprevistos. Aunque parezca increble, estos gastos siempre aparecen.
Tambin hay que tener presente algunos indicadores para evaluar si el evento fue exitoso.
Tener estos puntos presentes, harn que los inconvenientes se reduzcan considerablemente y por lo tanto
aumentarn las probabilidades de que tu inversin en el evento, se vea reflejada en el xito de tu empresa.
TAGS: Eventos, Comunicacin, Organizacin de eventos, Coordinacin de eventos.

POR: Patricia Ivanic.


Patricia Ivanic tiene 42 aos y naci en Lans, Provincia de Buenos Aires. Coordinadora General
de Pato Ivanic Eventos.
Es Tcnica Profesional en Consultora Psicolgica de la Universidad Maimonides, ttulo que le
permiti trabajar con distintos grupos de personas en diferentes mbitos.
Cuenta con 20 aos de experiencia en el rubro Patrocinios, Eventos y Comunicacin, fue
Coordinadora de Patrocinios y Comunicacin de Visa Argentina, especializndose en la
organizacin de eventos deportivos, de espectculos y empresariales a nivel nacional e
internacional. Amplia trayectoria del rubro de Patrocinios deportivos y de espectculos, siendo
parte del equipo organizador de los Mega Shows y Seleccionados que visitaron nuestro pas. Se
desempea como Capacitadora en la Academia BA Emprende, Programa del Gobierno de la
Ciudad de Buenos Aires.

Inicia definiendo el objetivo del evento, a quin est dirigido y su


denominacin.
Luego determina el deporte y quienes participarn.
Cuando hayas establecido Para qu? Para quin? y el deporte, busca las
instalaciones adecuadas (escenarios naturales, pista deportiva, recinto cerrado).
En base a la bsqueda elabora presupuestos, compara y elige el que mejor
se adecue a tus necesidades.
Una vez que tengas aprobado el presupuesto, asegura la infraestructura
(vestuario, oficinas, sala de primeros auxilios), el equipamiento y mantenimiento.
Comienza a tramitar las habilitaciones, los permisos, licencias y seguros
(msica, cortes de calle, uso de la va pblica, acceso a ciudades, uso de
instalaciones en la naturaleza, venta de bebidas y comestibles, fijacin de
carteles, seguro mdico, seguro de responsabilidad civil, seguros contra terceros,
estacionamientos).
Designa y da a conocer los nombres de los responsables de la coordinacin
de las distintas actividades que se desarrollaran el da del evento.