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%20de%20Procedimientos%2024012013/Manual%20integrado%20UDAF
%202012.pdf
El Departamento de Desarrollo Institucional de la Oficina Nacional de Servicio
Civil,
en cumplimiento a sus funciones y en aras de fortalecer el rol de la Institucin
a travs
de la correcta administracin de los recursos humanos ha actualizado el
Manual de
Procedimientos de la Unidad de Administracin Financiera, el cual es un
documento
tcnico que contiene la secuencia lgica del que hacer dentro de la referida
Unidad y la
descripcin de las actividades que realiza el personal que la integra.
El Manual de Procedimientos, constituye un instrumento de suma utilidad para
el
personal de la Oficina, ya que contiene informacin real y objetiva sobre el
accionar del
personal en la Institucin.
Este es un marco administrativo que detalla las actividades que de manera
sistemtica realiza el personal de los Departamentos y/o Unidades, de la
Oficina.
Facilita el proceso de induccin al personal de nuevo ingreso a la Institucin; ya
que
describe en forma detallada las funciones que se desarrollan en cada puesto de
trabajo.
Permite la evaluacin y el control interno, as mismo facilita los procesos de
auditora
interna y externa de los puestos de trabajo.
El Manual incluye la definicin de cada procedimiento, los objetivos, puesto
funcional,
descripcin de actividades, el flujograma, asimismo se detallan en los anexos
los
documentos y normas especificas de la Unidad.

Dada la importancia del Manual de Procedimientos, se recomienda al personal


de la
Unidad la utilizacin del mismo, as como la revisin peridica de los
procedimientos,
para fomentar la mejora continua de las funciones de la Unidad, de la Oficina y
de la
Administracin Pblica en general.
. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA OFICINA
NACIONAL DE SERVICIO CIVIL
Por medio del Acuerdo Gubernativo No. 691-95 de fecha 12 de diciembre de
1995, se
aprob la reestructuracin de la Oficina Nacional de Servicio Civil.
En el Acuerdo Gubernativo No.217-95 de fecha 17 de mayo de 1995, se
instituyeron las
unidades de Administracin Financiera -UDAF- y Auditora Interna -UDAI- en las
entidades del Sector Pblico no Financiero y para atender los trminos del
mismo, se
emitieron los Acuerdos de Direccin nmeros D-97-0047 y D-98-006 con la
finalidad de
establecer dentro de la estructura administrativa de la ONSEC, las unidades
mencionadas.
A travs del Acuerdo de Direccin No. D-2005-016 del 12 de mayo de 2005, la
Unidad de Cmputo fue trasladada del Departamento de Desarrollo
Institucional, a
la Direccin de ONSEC, como una dependencia adscrita a la misma.
Cabe mencionar que de conformidad con lo establecido en el Decreto 57-2008,
de fecha
23 de septiembre de 2008, se establecen las Unidades de Informacin Pblica
en las
Entidades del Sector Pblico, por lo que hace necesario crear la Unidad de
Informacin
Pblica de la Oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC, accin que se realizo
mediante
el Acuerdo de Direccin nmero D-2009-0018 de fecha 7 de abril de 2009.

Direccin:
Direccin
Subdireccin
Departamentos:
Asuntos Jurdico Laborales
Administracin de Puestos, Remuneraciones y Auditoras Administrativas
Registros y Verificacin de Acciones de Recursos Humanos
Normas y Seleccin de Recursos Humanos
Previsin Civil
Desarrollo Institucional
Administracin Interna
Unidades:
Administracin Financiera
Auditora Interna
Cmputo
Informacin Pblica
BASE LEGAL DE LA UNIDAD
Esta Unidad fundamenta su gestin en las leyes y disposiciones siguientes:
Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala del 3 de junio de 1985.
Decreto No. 1748 del Congreso de la Repblica, Ley de Servicio Civil,
publicado el
23 de mayo de 1968.
Acuerdo Gubernativo No.811-94 del 17 de diciembre de 1994.
Acuerdo Gubernativo No. 18-98, Reglamento de la Ley de Servicio Civil y sus
reformas.
Decreto No. 101-97 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica del
Presupuesto.
Acuerdo Gubernativo No. 217-95 de fecha 17 de mayo de 1995, Artculo No. 12,
se
constituyen las Unidades de Administracin Financiera, en las entidades del
Sector

Pblico no financiero.
Acuerdo Gubernativo No. 691-95, Reestructuracin de la Oficina Nacional de
Servicio Civil, publicado el 21 de diciembre de 1995.
Acuerdo Ministerial No. 233-2000, Ejecucin de los Gastos Presupuestarios.
Presupuesto General de Ingresos y Egresos, Decreto que emite el Congreso de
la
Repblica cada ao.
Acuerdo Ministerial No. 06-98 del 04 de marzo de 1998 del Ministerio de
Finanzas
Pblicas, Instituye el rgimen de fondos rotativos para las Instituciones del
Estado
dependientes del Organismo Ejecutivo.
Acuerdo Gubernativo No. 217-94, publicado el 11 de mayo de 1994,
Reglamento de
Inventarios de los Bienes Muebles de la Administracin Pblica, ampliado
segn
Acuerdo Ministerial 108-2004 del 31 de diciembre del 2004; gua uso de
clasificadores de Unidades Administrativas, proyecto SIAF-SAG, SICOIN WEB.
Convenio de desconcentracin de la Nmina de Sueldos y Salarios entre ONSEC
y
la Direccin de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas Pblicas a partir
del
14 de febrero del 2003.

. MISIN Y VISIN DE LA UNIDAD


4.1. MISIN
Somos la Unidad de Administracin Financiera, que velamos por el
cumplimiento de
polticas, normas, dictadas y emitidas por el Ministerio de Finanzas Pblicas,
con el
propsito de dirigir coordinar y controlar la ejecucin del presupuesto asignado
a la
Oficina, apegndonos a los principios de eficiencia, responsabilidad y
transparencia.

4.2. VISIN
Ser la Unidad Financiera que administre y vele, para que se cumpla de forma
adecuada
con la planificacin de los montos programados por los Departamentos y/o
Unidades de
la Oficina, garantizando su ejecucin.
Unidad de Administracin Financiera
Manual de Procedimientos
Proceso: Administracin financiera
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5. OBJETIVOS DE LA UNIDAD
5.1. GENERAL
Velar por el cumplimiento de las polticas y normas definidas por los rganos
rectores del Sistema Integrado de Administracin Financiera -SIAF-, del
Ministerio de
Finanzas Pblicas y administrar tcnicamente sus diferentes elementos, en el
uso
correcto y transparente de los recursos pblicos asignados al presupuesto de la
Oficina.
5.2. ESPECFICOS
Proporcionar a la Direccin la informacin requerida, en relacin al gasto y todo
lo
concerniente a los movimientos presupuestarios, que se ejecutan en la Unidad
de
Administracin Financiera, garantizando su transparencia.
Cumplir con las normas legales establecidas en el Manual de Administracin y
Control de Inventarios de la Administracin Pblica, para el control, registro y
administracin de todos los bienes de la Institucin, que garanticen el
resguardo de

los mismos.
Llevar un registro adecuado y el control pertinente de las actividades que
generen
informacin contable, la cual redundar en informes que permitirn a la
Direccin de
la Oficina tomar decisiones, as como, el resguardo de los documentos de
legtimo
abono, que comprueben la ejecucin presupuestaria de la Institucin,
atendiendo las
instrucciones del Sistema Integrado de Administracin Financiera -SIAF- del
Ministerio de Finanzas Pblicas, para cuando sean solicitados.
Garantizar el resguardo de la propiedad, planta y equipo, a travs del
cumplimiento
de las polticas y normas de control interno, implementadas por la Oficina, en
coherencia con las polticas y normas dictadas por la Direccin de
Adquisiciones y
de Bienes del Estado, del Ministerio de Finanzas Pblicas.
Unidad de Administracin Financiera
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Proceso: Administracin financiera
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6. FUNCIONES DE LA UNIDAD
Efectuar la apertura programtica del presupuesto, en el SICOIN, para llevar el
control de gastos a travs de las tarjetas de control presupuestario, que
autoriza la
Contralora General de Cuentas de la Nacin, en las cuales se registran los
movimientos financieros que opera la Oficina.
Registrar y tramitar la ejecucin del presupuesto en las etapas de compromiso,
devengado, consumido y pagado.

Pagar a proveedores y otras erogaciones, la elaboracin de los listados


generales de
gastos para el reintegro al fondo rotativo y rendir cuentas por medio del
Formulario
200-A en el cual se registran los ingresos y egresos realizados por la Oficina
durante
el ao.
Realizar el recuento fsico de la propiedad de planta y equipo que pertenece a
la
Oficina y registrar y actualizar los bienes asignados a cada colaborador en la
tarjeta
de responsabilidad para poder realizar un informe sistematizado del mobiliario
y
equipo de cada uno as como registrar en egreso del mismo de la Oficina.
Administrar el fondo de la caja chica, el fondo rotativo Institucional, tambin
debe
registrar los fondos privativos provenientes de la extensin de certificaciones
de
tiempo de servicio.