Automatizacin de Procesos Administrativos,

Casos Empresariales
Licda. Beatriz Chan

Proyect
o:
Corporacin Hotelera
Nacional

Integrantes:
Mischelle Alvarado 1233012
Jimena Barrientos -14009305
Fernando Bendfeldt - 0812137
Carlos Castejn 0313369

Mischelle Alvarado
1233012
Jimena Barrientos
-14009305
Fernando Bendfeldt 0812137

...

Automatizacin de Procesos Administrativos,

Casos Empresariales
Licda.RuizBeatriz
Chan
Aroldo
14007151

Mischelle Alvarado
1233012
Jimena Barrientos
-14009305
Fernando Bendfeldt 0812137

ndic
e
ndice.............................................................................................................................
................................ 2
Proyecto CHN
......................................................................................................................................
.......... 4
Misin .........................................................................................................................
.............................. 4
Visin..........................................................................................................................
............................... 4
Parte 1:
......................................................................................................................................
.................... 5
FODA & Determinacin del problema
...................................................................................................... 5
Anlisis FODA
.................................................................................................................................
....... 5
Matriz
FODA...........................................................................................................................
................... 6
Determinacin del problema
.................................................................................................................... 7
Organigrama Actual
..................................................................................................................................
7
Propuesta de nueva estructura (Pirmide
Pearson)................................................................................. 8
Tipo de organigrama (alcance, contenido y
presentacin) ...................................................................... 9
Nueva Propuesta Organizacional
.............................................................................................................. 9
Justificacin de propuesta
...................................................................................................................... 10

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS (Gane & Sarson)

................................................................................. 11
Diagrama
Tabular........................................................................................................................
............ 12
Manual de procesos diagrama tabular
....................................................................................................... 12
Tipos de Sistema y Tipos de salida de informacin
................................................................................ 13
Flujo grama administrativo (ASME, ANSI, ISO)
....................................................................................... 13
Identificar el tipo de Sistema
Propuesto................................................................................................. 16
Tipos de Salida
.................................................................................................................................
... 17
Tipos de entrada
.................................................................................................................................
18
Tipos de entradas y Salidas
................................................................................................................. 19
Entradas: ....................................................................................................................
............................. 19
Tipo de Salida
......................................................................................................................................
........ 20
Parte 4 - Creacin de tabla de actividades (cronograma de actividades)
................................................ 21
Creacin de diagrama de GANTT
............................................................................................................ 21

Clculo de ocurrencias tempranas y tardas, Ruta Crtica y Clculo de Holguras

................................... 21
Diagrama de Gantt basado en el Diagrama de red de CPM/PERT
......................................................... 22
Parte 5 - Estudio de factibilidades
............................................................................................................. 22
Presupuesto ...............................................................................................................
............................. 22
Retorno de Inversin
.............................................................................................................................. 23
Flujo de
Efectivo.......................................................................................................................
............... 23
Conclusin..................................................................................................................
............................. 23
Parte 6 - DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS
..................................................................................... 24
Instaurar los mecanismos de Control
..................................................................................................... 25
Indicar tcnicamente porque dejo puntos de riesgo sin
control............................................................ 25
Elaborar el rastreo de los puntos de Control.
......................................................................................... 26
Parte 7 - EN EL ANLISIS DE LA CONTINGENCIA
......................................................................................... 27
Elaborar la tabla de anlisis de Contingencia
......................................................................................... 27
El Diagrama de Contingencia
.................................................................................................................. 27
Tablas de Llamada e
Instructivo............................................................................................................. 28
Informe de cada punto de control
.......................................................................................................... 28
Anexos...........................................................................................................................
.............................. 30
1.
Requisitos de primera entrega (4ta Semana):
................................................................................ 30

2.
Requisitos para la segunda entrega (sexta Semana)
...................................................................... 31
3.
Requisitos para la tercer entrega (8va semana)
............................................................................. 31

Proyecto
CHN

Misin

Satisfacer a los usuarios del turismo al ofrecerles asesora en la planificacin de

experiencias innovadoras de viaje, superar sus expectativas, negociar las mejores
tarifas, mantener procesos eficientes a travs de la mejora continua y el compromiso
de los colaboradores.
Beneficiar adems, a las empresas de servicios tursticos miembro, al
proporcionarles informacin relevante acerca de las tendencias y gustos de los
usuarios frecuentes.

Visin

Ser el punto de encuentro preferido en la regin centroamericana, entre las

empresas de servicios tursticos y usuarios del turismo.
Se apoya en la planificacin de experiencias de viaje, y es reconocido a nivel nacional
e internacional por proveer un servicio seguro, personalizado y con las mejores
tarifas.

Parte 1:
FODA & Determinacin del problema
La corporacin CHN son pioneros en la industria, alta calidad en servicio y
capacidad tecnolgica alta, sin embargo, actualmente presentan una
disminucin de miembros, y reduccin en servicios ofrecidos, compiten en
sector retador y se han perdido oportunidades en destinos no explorados.

Anlisis FODA

Automatizacin de Procesos Administrativos, Casos Empresariales

Licda
. Beatriz Chan

Matriz FODA

Mischelle Alvarado
1233012
Jimena Barrientos
-14009305
Fernando Bendfeldt 0812137

Automatizacin de Procesos Administrativos,

Casos Empresariales
Licda. Beatriz Chan

Determinacin del problema

Como resultado de anlisis y matriz Fodal, se recomienda una estrategia

Intensiva tambin conocida como Concentracin, particularmente de
penetracin de mercado, por medio de ofrecer compensaciones econmicas
(comisiones) a los colaboradores.

Organigrama Actual

Propuesta de nueva estructura (Pirmide Pearson)

Tipo de organigrama (alcance, contenido y presentacin)

Nueva Propuesta Organizacional
Gerente
general

Jefe
atencin
al cliente

Jefe depto.
Administraci
n
Diseadores

operadores

Operadores
diurnos
(40)

Operadores
nocturnos( 20)

Tcnicos diurnos
(3)

Nuevos
segmentos:
Promociones.
Nuevos sitios
tursticos diferentes
medios de pago
2)
Redes
1)
Software
Hardware

(2
)

1) Software

Tcnicos (2)

Staf
f

Justificacin de propuesta
El nuevo organigrama que estoy proponiendo para la corporacin hotelera CHN, es por
su presentacin Vertical, la jerarqua es presentada de mayor a menor grado y de
arriba hacia abajo. Tiene un alcance General, muestra la estructura por su contenido
Integral total de la organizacin, muestra una lnea continua en el Staff porque nuestra
asesora y capacitaciones son externas.

La modificacin que he realizado es aumentar los operadores en turno diurno, ac es

dnde tenemos ms demanda de los clientes, en rea tcnica estamos manejando de
igual forma una cantidad ms en el turno diurno, esto nos ayudar a mantener un
sistema activo y actualizado y equipos en buen estado.
En rea de automatizacin contamos con dos diseadores de la WEB, estamos
innovando l pgina y queremos resultados positivos y efectivos.
Como podemos verificar, no se increment nuevos puestos, nicamente reorganizamos
al personal, de esta forma esperamos aumentar nuestros ingresos, atrayendo nuevos
clientes por medio de implementacin de nuevos segmentos en la pgina web y la
capacitacin impartida a todos los operarios y tcnicos.

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS (Gane & Sarson)

PROCESOS

P1. Ingresa y Procesa informacin pgina web

P2. Operador Registra datos de reservacin
P3. Operador Genera datos para el cobro
P4. Operador Registra datos de facturacin
P5. Enva factura electrnica

ALMACENAMIENTO A.

Base de datos. B.Base

de datos cobros C.Base
de datos cobros.

FLUJO DE DATOS

F1.Ingresa a pgina web el cliente

F2. Ingresa datos personales
F3. Datos guardados en la base.
F4. Confirma lugares a visitar
F5. Genera datos para cobro.
F6. Genera datos de F5
F7.Guarda datos para facturar.
F8. Genera factura.

Diagrama
Tabular

Manual de procesos diagrama tabular

1.
Se solicita material a la fabrica
2.
Se surte material
3.
Se confirma la existencia de
materiales
4.
Se hace la cotizacin al cliente
5.
Se realiza la orden de compra
6.
Se pide material mediante la orden
de compra
7.
Se entrega material solicitado.

Tipos de Sistema y Tipos de salida de informacin

Flujo grama administrativo (ASME, ANSI, ISO)
ASME:

ANSI:

ISO:

Identificar el tipo de Sistema Propuesto

Las metodologas que existen para el diseo general del sistema son:

1. Diseo estructurado; esta metodologa es clasificada y a veces orientada a

procesos y a datos.
2. Prototipo

3. Desarrollo rpido de aplicaciones

4.

Orientada a Objetos; su objetivo es disear y construir sistemas a travs de

la construccin de objetos de software en lugar de escribir mdulos de
software desde el inicio.

Tipos de Salida
Tipos de salida que se utilizaron en el CHN:

1. Salidas Internas; en el CHN los reportes de servicios en un periodo dado

estn destinados para uso interno.
2. Salidas Externas; en el CHN los reportes de estado de cuenta de los hoteles
miembros estn destinados para uso de los miembros, con el objetivo de que
se revisen los cargos y abonos hechos a su cuenta.
3. Salidas detalladas; en el caso de CHN son reportes de servicios prestados
del tipo seleccionado por el usuario atendido durante un periodo.

Tipos de entrada

Los tipos de entrada que existen son:

Formas que sirven de base para ingresar los datos al sistema; son los
formularios que nos sirven para la captura de datos, generalmente son llenados a
mano, en el caso del CHN no hay muchas formas para la captura de datos, ya que
los operadores atienden las llamadas telefnicas y al mismo tiempo se ingresan los
datos al sistema.
Formas para captura de datos; hay una forma impresa que puede servir de
base para la captura de datos, deben ser similares.

Interfaz del usuario; por este medio el usuario le comunica al sistema lo que
desea realizar.

Mens; ayudan al usuario en la seleccin de opciones que se desea ejecutar.

Tipos de entradas y Salidas

Entradas:
Tipo de
Entrada
Corporacin
Hotelera
Nacional
DATOS DEL
Cdigo del
Hotel: Nombre
del Hotel:
Direccin:
Nit:

Correo electrnico:

Telfono:

Fax:

Calificacin:
Excelente

Muy bueno

Bueno

Tipo de Salida

Corporacin Hotelera Nacional

No. Pagina
CHN1309
Fecha
Estado de
cuenta
Del: 01-10-15
Cdigo:
Direccin:
Telfono:
Fecha
01/10/201
5
03/10/201
5
04/10/201
5
07/10/201
5
09/10/201
5
15/10/201
5
16/10/201
5
17/10/201
5
23/10/201
5
27/10/201
5

Al: 31-10-15
Nombre:

Descripcin de
Pago de Factura 456
Cargo por servicios
Cargo por servicios
Pago de Factura 459
Cargo por servicios
Cargo por servicios
Cargo por servicios
Cargo por servicios
Cargo por servicios
Cargo por servicios

Q
Q
Q
Q
Q
Q
Q
Q
Q
Q

Crdito
230.00
534.00
8,726.00
456.00
189.00
988.00
475.00
650.00
770.00
350.00

Dbito
Q 2,300.0
0
Q 1,800.0
Q 0 954.00
Q 350.00
Q 259.00
Q 3,000.0
0
Q 6,500.0
Q 0
1,200.0
Q 0
2,500.0
0
Q 3,000.0
0

Parte 4 - Creacin de tabla de actividades (cronograma de

actividades)
Creacin de diagrama de GANTT

Clculo de ocurrencias tempranas y tardas, Ruta Crtica y Clculo de

Holguras

NO.

DESCRIPCI

TIEMPOS, HOLGURA Y RUTA

ANTECEDECRITICA
CONCECUE T OP T

N
NTE
NTE
A
CREACION
PAGINA WEB.
BE G
B
REQUISITOS PAGINA WEB
A
CD
C
DEFINIR LOGICA OPERACIONAL
B
K
D
COMPRA LICENCIAS PROCTECCION
B
K
SOFTWARE
E
DEFINIR UBICACIN SERVIDORES
A
F
F
COMPRA SOFTWARE Y SERVIDORES
E
K
G
ADQUISICIN HADWARE
A
H
H
CONECCION SERVIDOR WEB
G
I
I
IMPLEMENTAR WEB
H
J
J IMPLEMENTAR INTERACCION ENTRE
I
K
SERVIDOR
Y
WEB
K CAPACITACION DEL PERSONAL PARA USO J, C, D, F
DE WEB

1 MED
1
1
2
1
2
3
5
1
2
1
2
3
4
1
1
2
3
1
1
3
4

T PES TIEMP Ei Ej LI LJ R. H TH L
O
C

1
2
2
5
2
2
4
1
3
1
4

1
2
2
5
2
2
4
1
3
1
4

0 1 0 1
1 3 3 5
3 5 8 10
3 8 5 10
1 3 6 8
3 5 8 10
1 5 1 5
5 6 5 6
6 9 6 9
9 10 9 10
10 14 10 14

V
F
F
F
F
F
V
V
V
V
V

0
2
5
2
5
5
0
0
0
0
0

0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0

HI

0
-2
-5
-2
-5
-5
0
0
0
0
0

Diagrama de Gantt basado en el Diagrama de red de CPM/PERT

Parte 5 - Estudio de factibilidades

Presupuesto
Presupuesto y costos
Descripci
Monto
n
Inversin inicial
Q
12,500.00
Diseo del sistema propuesto
Q
14,040.00
Base de datos
Q
10,530.00
Capacitaciones
Q
1,755.00
Equipos
Q
8,775.00

Inversin inicial de
implementacin
Gasto anual de IT trimestral
Gasto anual, soporte tcnico,
pago
semestral
Gasto
administrativo, estimacin
anual
trimestral

Q
35,100.00
Flujo de
efectivo
Q
23,760.00
Q
6,480.00
Q
30,240.00

operativos CHN
Costos operativos
Primer trimestre de la
inversin trimestre de la
Segundo
inversin
Tercer trimestre de la
inversin
Cuarto trimestre de la
inversin
Beneficios Proyectados
sobre
costos acumulados
25 % 1er trimestre
50% 2ndo trimestre
75% 3er trimestre
100% 4to trimestre

Retorno de Inversin
Period
os 0
1
2
3
4

Costos

Costos
Q 12,000.00 Acumulados
Q
12,000.00
Q
26,040.00
Q

Q 14,040.00
Q 10,530.00
Q 1,755.00 36,570.00
Q
Q 8,775.00 38,325.00
Q
47,100.00

Beneficios
Q
Q
6,510.00
Q
18,285.00
Q
28,743.75
Q
47,100.00

Beneficios
QAcumulados
Q
6,510.00
Q
24,795.00
Q
53,538.75
Q
100,638.75

Flujo de Efectivo

Conclusin
Despus de hacer la proyeccin de retorno de inversin y fujos de efectivo
proyectados para la implementacin, se concluye que el proyecto es viable,
superando el punto de equilibrio al cuarto trimestre de la implementacin y
entregando un excedente de Q5, 058.75 para el cierre anual.

Parte 6 -

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

PROCESOS

P1. Ingresa y Procesa informacin pgina web

P2. Operador Registra datos de reservacin
P3. Operador Genera datos para el cobro
P4. Operador Registra datos de facturacin
P5. Enva factura electrnica

ALMACENAMIENTO

A. Base de datos.
B. Base de datos cobros
C. Base de datos cobros.

FLUJO DE DATOS

F1.Ingresa a pgina web el cliente

F2. Ingresa datos personales
F3. Datos guardados en la base.
F4. Confirma lugares a visitar
F5. Genera datos para cobro.
F6. Genera datos de F5
F7.Guarda datos para facturar.
F8. Genera factura.

Narrativa: Un cliente desea comprar un paquete vacacional, por lo que el agente

de ventas ingresa la informacin del cliente, registra los datos del cliente en la base
de datos, en base al paquete genera los datos para los cobros, y registra los datos
de facturacin, con lo que se genera la factura, una copia de la factura es dada al
cliente y una copia es enviada al departamento de contabilidad.

Instaurar los mecanismos de Control

Indicar tcnicamente porque dejo puntos de riesgo sin control

P3: Se deja sin Control el punto P3, debido a que los registros de datos para cobros
estn contemplados para ser mitigados en el proceso P4.

Automatizacin de Procesos Administrativos,

Casos Empresariales
Licda. Beatriz Chan

Elaborar el rastreo de los puntos de Control.

Parte 7 - EN EL ANLISIS DE LA CONTINGENCIA

Elaborar la tabla de anlisis de Contingencia

El Diagrama de Contingencia

Tablas de Llamada e Instructivo

Informe de cada punto de control

Anexos
1. Requisitos de primera entrega (4ta Semana):

2. Requisitos para la segunda entrega (sexta Semana)

3. Requisitos para la tercer entrega (8va semana)