Programa

Escuelas de Tiempo
Completo

Gua para la integracin del expediente digital
Ciclo escolar 2016-2017

Amapolas No. 621, Colonia Reforma, C.P. 68050, Oaxaca de Jurez, Oaxaca.
Telfonos: (951) 1325313, 5026791, 2053368 y 2053377
Correo electrnico: u.programas.etc@gmail.com
u.programas.ieepo@gmail.com

Estimado(a) director(a):

Con la finalidad de implementar la estrategia digital de la Unidad de Programas y fortalecer
las habilidades en el uso de las Tecnologas de la Informacin y Comunicacin, durante este
ciclo escolar el expediente de su escuela se encontrar en una carpeta digital. Esta accin
nos permitir, tanto a nosotros como a usted, llevar un control de la operacin del Programa
Escuelas de Tiempo Completo (PETC) en su centro de trabajo y facilitar la administracin de
la informacin, evitando traslados innecesarios. Por tal motivo, le solicitamos leer con
mucha atencin las indicaciones puestas en esta gua.

Para tener acceso a la carpeta digital correspondiente a la clave de su centro de trabajo
(CCT) y poder subir los archivos requeridos por el PETC, deber en primer lugar,
proporcionar una cuenta de Gmail a sus asesores, de uso exclusivo de la escuela (no
personal). Preferentemente cree una cuenta que lleve la clave de la escuela, por ejemplo:
20DPB0000M@gmail.com


Se solicita que el correo electrnico sea de uso de la Institucin, ya que en caso de haber
cambio de director, esta cuenta deber ser entregada a quin desempee sus funciones
directivas.

Una vez proporcionada la cuenta de correo, la Unidad de Programas le dar acceso a una
carpeta digital, donde usted administrar su expediente. La notificacin le llegar va correo
electrnico.

Cmo puede accesar a la carpeta digital?

1. Inicie sesin en Gmail o Google.

En este ejemplo se ha iniciado sesin desde www.google.com

2. Coloque su nombre de usuario o correo

electrnico y haga clic en Siguiente.

3. Escriba su contrasea y haga clic en

Iniciar sesin.

4. Seleccione el men de Google y haga clic en el cono de Drive.

5. Aparecer la siguiente ventana. Observe que se encuentra en Mi unidad y estar vaca

si la cuenta es nueva o no ha utilizado Drive anteriormente.

Aqu podr visualizar la ruta o lugar

donde se encuentra en Drive.

6. Para ingresar a su expediente digital del PETC, siempre debe seleccionar la opcin
Compartido conmigo del men izquierdo.

En Compartido conmigo
encontrar dos carpetas:

PETC Archivos generales

FOLIO + PETC + CCT

Ejemplo: 1211 PETC 20DPB0000M

7. Si abre la carpeta PETC Archivos generales encontrar la Gua para integrar el

expediente digital, una carpeta de formatos, otra con la Capacitacin para elaborar la Ruta
de Mejora Escolar, entre otros archivos de inters que podr descargar cuando los necesite.













De PETC Archivos generales podr descargar los

formatos, guas, videos, etc. que le sern tiles para
la operatividad del Programa.







8. La carpeta FOLIO + PETC + CCT es el lugar donde deber subir todos los documentos
que le sean solicitados por el Programa. En esta carpeta encontrar las subcarpetas
Documentos generales, Financieros, Ruta de Mejora Escolar y Alimentacin (en caso de
contar con este Componente).

Carpeta Documentos generales

Dentro de la carpeta Documentos generales usted crear las siguientes subcarpetas,
incluyendo en cada una los documentos que se enlistan:

Escuela
Solicitud de continuidad o incorporacin.
Carta compromiso .
Directorio escolar.
Plantilla oficializada.
Estadstica de alumnos.
Acta del Consejo Escolar de Participacin Social en Educacin (CEPSE),
anexando la constancia expedida por el Director indicando que el Presidente
del Consejo es un padre de un alumno inscrito.
Acta del Comit de Contralora Social (CCS).
Croquis de localizacin (nivel micro y macro).

Director
Orden de comisin.
Credencial de elector INE (actualizada).
ltimo taln de pago (debe coincidir con su Centro de trabajo).

Carpeta por grado escolar 1, 2, 3, 4, 5 y 6 para primarias; o 1, 2 y 3 para
preescolares y secundarias. En los casos donde hay ms de un grupo por grado,
deber crear dentro de la carpeta del grado escolar subcarpetas para cada grupo
(1A, 1B, 1C). Dentro de cada carpeta colocar los documentos de cada docente:
Orden de comisin.
Credencial de elector INE (actualizada).
ltimo taln de pago.

Intendente
Orden de comisin.
Credencial de elector INE (actualizada).
ltimo taln de pago.

Cmo crear carpetas?

Para crear una carpeta asegrese que est dentro de la carpeta adecuada. En este caso
ubquese dentro de la carpeta Documentos generales. Haga clic en Nuevo y luego en
Carpeta.
















Escriba el nombre correspondiente y haga clic en Crear.



















Para crear una carpeta tambin podemos hacer
Si su navegador de Internet es Google

clic derecho dentro del espacio
Chrome puede subir carpetas que ya tenga

correspondiente y clic en Crear carpeta.
organizadas en su computadora o USB.

Cmo subir archivos?

1. Ubquese en la carpeta que corresponde.

2. Haga clic en Nuevo y en Subir archivo.

3. Aparecer la ventana de exploracin.

4. Ubique sus archivos, seleccinelos y haga clic en Elegir.

5. Sabr que sus archivos se subieron correctamente cuando los observe enlistados
con la fecha y tamao de los mismos.





IMPORTANTE:

Observe que los archivos tienen un
nombre que los identifica claramente.

Si no les ha asignado un nombre
adecuado, haga clic derecho sobre el
archivo y en Cambiar nombre.

Para subir archivos

tambin puede

seleccionarlos desde su

explorador y arrastrarlos
a este espacio.



IMPORTANTE:

Siempre suba archivos PDF.

Si observa este
cono significa que
los archivos
cargaron
correctamente.


Carpeta Ruta de Mejora Escolar


En la carpeta Ruta de Mejora Escolar subir su Plan de mejora con las firmas y sellos
correspondientes, as como el Formato financiero.


Carpeta Financieros



En la carpeta Financieros realizar el proceso de comprobacin del recurso para el
Fortalecimiento de la Autonoma de gestin escolar y de la Nmina mensual o bimestral,
segn corresponda. Para ello, cree dos carpetas con los nombres que se indican:

Comprobacin Autonoma de gestin
Nmina



Comprobacin Autonoma de gestin

Dentro de la carpeta Comprobacin Autonoma de gestin suba los siguientes
documentos en formato PDF:

1. Formato de Relacin de documentos para comprobacin debidamente requisitado.
2. Orden de pago referenciada.
3. Facturas justificadas.
4. Formato de Resguardo debidamente requisitado.
5. Formato de Cuadro comparativo requisitado (en caso de haberlo).
6. Cotizaciones en caso de que haya Cuadro comparativo.
7. Formato financiero debidamente requisitado.

Nmina

Dentro de la carpeta Nmina realizar la comprobacin de la nmina mensual o bimestral
segn corresponda. Para ello, debe crear una carpeta por cada periodo a comprobar,
separando la comprobacin del personal de la escuela y la de la Coordinadora de
Alimentacin (en caso de contar con este servicio).

Por cada periodo cree las siguientes carpetas:

PERSONAL + mes o meses a comprobar
COORDINADORA + mes o meses a comprobar

Ejemplos:
PERSONAL Marzo abril



PERSONAL Noviembre
COORDINADORA Marzo abril


COORDINADORA Noviembre



Dentro de la carpeta PERSONAL + mes o meses a comprobar, suba los siguientes
documentos en formato PDF:

1. Formato de nmina debidamente requisitado con firmas autgrafas del personal,
firmado y sellado por el director.
2. Voucher de cobro.
3. Orden de pago referenciada firmada en original, nicamente para el director debe
venir sellada su orden.
4. ltimo taln de pago del mes pagado por el programa.

Ejemplo:
a) Si se paga nomina de un mes (enero) el taln de pago que se requiere para la
comprobacin es de la segunda quincena de enero.
b) Si se paga nomina bimestral (marzo-abril) el taln de pago que se requiere para la
comprobacin es de la segunda quincena de abril.


Dentro de la carpeta COORDINADORA + mes o meses a comprobar, suba los siguientes
documentos en formato PDF:

1. Formato de nmina debidamente requisitado con firma autgrafa de la
coordinadora de alimentacin, firmado y sellado por el director.
2. Orden de pago referenciada firmada en original.
3. Credencial de elector de la Coordinadora de Alimentacin (actualizada).

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4. Constancia expedida por el presidente del comit de padres de familia con el

Vo.Bo. del director, donde se menciona el periodo que se le esta pagando a la
coordinadora.
Una vez que haya subido su comprobacin debe notificar a su asesor financiero (va
telefnica o correo electrnico) para que pueda realizar el proceso de revisin. Una vez
validada su comprobacin, el asesor le notificar el proceso a seguir.

Es importante que al notificar a su asesor ya no le enve archivos adjuntos; nicamente
comntele que los archivos ya han sido cargados correctamente a su carpeta digital.


Carpeta Alimentacin
(Escuelas con este componente)

Para las escuelas que cuentan con el servicio de Alimentacin debern subir a esta carpeta
la informacin siguiente:

1. Acta de nombramiento de la Coordinadora del Servicio Escolar de Alimentacin.
2. Credencial de elector de la Coordinadora (actualizada).
3. CURP de la Coordinadora.
4. Acta constitutiva del Comit del Servicio Escolar de Alimentacin (firmada y sellada).
5. Carta compromiso del Servicio Escolar de Alimentacin (firmada y sellada).
6. Cartas de autorizacin del padre de familia para que su hijo reciba el Servicio Escolar
de Alimentacin (subir tres cartas).
7. Padrn de beneficiarios del Servicio Escolar de Alimentacin.
8. Base de datos del padrn de beneficiarios del Servicio Escolar de Alimentacin.
9. Seguimiento y evaluacin de peso y talla.
10. Fotografas en las que se aprecie la preparacin de alimentos, cuando se laven las
manos, alumnos comiendo y del proyecto productivo.

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RECUERDE:

Una vez cargados los archivos solicitados, notifique a su Asesor correspondiente, va
correo electrnico o telefnica, que ya ha cumplido con este proceso.

Siempre escriba al correo electrnico personal del asesor con quien desea
comunicarse; no a la cuenta de correo que le ha compartido las carpetas, pues de esa
cuenta no recibir respuestas.

No enve archivos adjuntos, pues sus asesores relizarn la revisin desde la carpeta
digital. Tampoco debe compartirles la carpeta, pues ellos ya tienen acceso a la misma.

Los asesores le harn llegar las observaciones correspondientes.



Por ningn motivo eliminar la informacin que suba a su expediente digital, aun
cuando exista cambio de director.

Por lineamientos del programa, se debe conservar el expediente impreso en la
Institucin por al menos 5 aos. Asimismo, guardar sus archivos en un dispositivo de
almacenamiento (USB, disco compacto u otros), tal y como fueron subidos al
expediente digital.

El expediente original, una vez validado por su asesor financiero, deber ser entregado
al Programa para su comprobacin ante el rea financiera del IEEPO.

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