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ETAPAS EVENTO
Pre-evento
Evento
Direccin
Ejecucin
Post-evento
Evaluacin
PRE-EVENTO
En esta etapa se llevan a cabo 3 fases: Anlisis, planeacin y organizacin o coordinacin
de las actividades.
Para llevar a cabo un excelente proceso de la Organizacin de Eventos es importante
conocer a fondo los siguientes aspectos vitales para el xito del mismo:
Los objetivos
Pueden ser tan variados como dueos existan. Algunos de ellos son:
Capacitar
Informar
Educar
Explorar conceptos
Presentar alguien a otra persona
Tomar una decisin
Motivar
Desarrollar
Ensear
Ayudar
Mejorar
Resolver problemas
Aprender a generar ganancias
Obtener ganancias
Conocer el objetivo del dueo del evento ayudar al organizador a ofrecerle las alternativas
que harn que su evento se desarrolle no slo ms eficientemente sino hasta puede ayudar
a controlar los costos. Inicialmente, ser primordial considerar el tipo de evento y el pblico
objetivo, luego podr as seleccionar el tema (un ttulo o nombre imaginario con el cual usted
podr jugar).
Tiempo
El tiempo, es otro recurso que debe planificarse con sumo cuidado, pues el evento debe
estar listo para la fecha prevista. El tiempo dedicado a la organizacin del evento es muy
importante para un excelente desarrollo. Ejemplos muy comunes como un matrimonio, que
para la organizacin se tomara mnimo 6 meses previos al gran da. Otros ejemplos como la
realizacin de una competicin de nivel nacional, un concierto, una feria de exposicin y
otros grandes eventos de la misma envergadura tomar un tiempo de 8 meses a 1 ao
como mnimo. Al igual que eventos como conferencias, foros, lanzamiento de productos, el
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tiempo de organizacin ser de 6 meses como mnimo. En esto influye al igual el nmero de
personas con las cuales se cuenta para la organizacin de evento.
La fecha
Antes de escoger la fecha, debemos tener en cuenta ciertos aspectos en el calendario que
podrn hacer fracasar su evento.
- Verifique si hay otro evento similar que se lleve a cabo durante el periodo de realizacin
de su evento en el cual pueda incluir a sus propios invitados. Como lo son aquellos eventos
deportivos de gran envergadura a nivel internacional.
- Para los eventos profesionales ciertos das de la semana son importantes para tenerlos
en cuenta puesto que habr ms disponibilidad o menos dependiendo del da. En este caso
el lunes viernes y vacaciones escolares, son los das y fechas menos indicadas.
- Para los eventos privados como matrimonios, recepciones, fiestas etc., el mejor da para
realizarlo ser durante el fin de semana, sea un viernes o un sbado.
- Tendremos que observar si hay das feriados alrededor de la fecha del evento, puesto que
sus invitados tendrn posibles planes anticipados para aquellos das lo cual, podra impedir
su asistencia.
- En la fecha que usted habr ya escogido, seguramente que otros eventos se realizaran el
mismo da, as pues ser mejor efectuar las reservaciones pertinentes para el alquiler, sea
de un auto, un saln, o ciertos muebles que necesitar para complementar la decoracin.
Ahorrndose posibles sorpresas e inconvenientes que seguro sern un gran dolor de
cabeza de ltimo minuto, adems de tener que pagar un suplemento por un servicio..
Horario
En cuestin de horario, es muy importante tener en cuenta el tipo de evento, sobre todo
aquellos eventos empresariales donde la hora prima sobre cualquier otra cosa. La noche por
ejemplo, es una de las mejores opciones para eventos privados, el da lo ser para eventos
empresariales.
Determinacin del mercado: clientes externos e internos.
Los invitados, el dueo y/o anfitrin, los proveedores.
Es una de las cuestiones que debe determinarse luego de elegir el tipo de evento que se
realizar. Tenga en cuenta a quien ser dirigido el evento, si es de tipo general, juvenil,
infantil o profesional.
- Cuantos personas asistirn? Elabore una lista de invitados y enve las invitaciones
seguido de confirmacin.
- Si ha pensado incluir un cocktail, cena o aperitivo, tenga presente la ubicacin de las
mesas o el buffet.
- Prevea las personas o empresa encargada de la preparacin de alimentos y bebidas sin
olvidar el personal para este servicio.
- Escoja el tipo de plato conforme al tipo de evento.
Adems del pblico destinatario del evento, podemos considerar la invitacin de los medios
de prensa, de invitados especiales (conferencistas, personalidades famosas, etc.),
cnyuges. Tambin es necesario tener en cuenta la asistencia de pblico con minusvalas,
para contemplar los accesos, ubicaciones especiales en la planificacin de eventos.
La seleccin del lugar
El lugar de realizacin del evento, es una de las claves del xito de estos emprendimientos.
Todo evento necesita de un espacio fsico donde llevarse a cabo. Dependiendo de muchos
factores, como el tamao del grupo, si el evento dura varios das, la calidad de la comida y
muchos ms. El Organizador tiene la obligacin de asistir en la seleccin del lugar ms
adecuado a las necesidades de los asistentes (sobre todo la comodidad y la seguridad), as
como en la satisfaccin de los objetivos del dueo.
Los lugares innovadores estn de moda, pero concierta mesura, algunas de las alternativas
son: Hoteles, Salones para eventos, Instalaciones Universitarias, Centro de Convenciones,
Centro de Conferencias, Clubes, Entidades gubernamentales, lugar campestre, un centro
histrico, castillo, teatro, restaurante, etc. De ser posible, el sitio debe ser de fcil acceso,
para evitar las complicaciones, ya que pueden atentar contra la concurrencia exitosa.
Cada uno de los lugares listados arriba ofrece muchas variantes, por lo que podemos decir
que las alternativas para el organizador son casi infinitas. Es por ello que debemos dedicar
un tiempo y esfuerzo especiales para escoger la variante que represente el mejor
compromiso entre las necesidades del dueo del evento y los asistentes.
Con respecto a los lugares para conferencias, hay requisitos que nosotros consideramos
esenciales:
El sitio debe ser cmodo, adecuarse al tipo de evento, y de preferencia, que sea del gusto
del pblico invitado.
Los salones de reuniones deben estar disponibles las 24 horas, independientemente si se
usan o no.
El diseo de las sillas y el espacio disponible para sentarse debe ser cmodo para ser
usado por no menos de 6 horas.
La acstica y la iluminacin no deben interferir con el propsito del evento.
La separacin debe ser de paredes duras (no divisoras abatibles) para evitar que el ruido
de sesiones vecinas distraigan la que se lleva a cabo.
Las habitaciones deben contar con los medios para que se pueda trabajar en forma
individual (tareas).
El Presupuesto
El tema del presupuesto es bastante complicado y depende de la clase de fondos con que
se cuente, y de la clase de evento que se desea organizar. Es conveniente solicitar varios
presupuestos, para elegir el ms conveniente. El presupuesto, que no es solamente una
simple hoja de clculo sino un documento que combina actividades de planificacin y de
gestin, incluyendo una lista de gastos previstos, fuentes de ingresos y el beneficio previsto.
En muchos casos, los organizadores se vern obligados a trabajar con un presupuesto fijo.
Por otro lado, es posible que se espere que el evento alcance el punto de equilibrio o que
arroje un beneficio a travs de cuotas de inscripcin, venta de entradas, alquiler de stands,
patrocinio, subvenciones, comercializacin, venta de productos, etc. Si ests organizando
un evento sin fines de lucro, es esencial determinar desde el principio quines, entre el
patrocinador y los participantes, van a asumir cada captulo de gastos.
Puesto que es el patrocinador quien normalmente sufraga los gastos, es aconsejable
hacerle partcipe en la planificacin del presupuesto durante todo el proceso; esto posee la
ventaja aadida de mantener al coordinador y al comit de planificacin siempre al tanto de
los acontecimientos. El coordinador debe tener la responsabilidad exclusiva del
presupuesto y de autorizar los pagos, desde la planificacin preliminar hasta el cierre de
cuentas; si hay demasiados implicados, ser difcil vigilar los gastos y pedir cuentas al
coordinador por el gasto total. Por regla general, el coordinador o la persona responsable
de la planificacin del presupuesto deben apartar un 20% para imprevistos.
Por ltimo ciertos detalles que tambin son muy importantes y que no pueden faltar: un
fotgrafo para guardar aquellos momentos nicos, un espacio organizado especialmente
para los nio, que sea de esparcimiento llegado el caso de ser necesario, entretenimiento
(grupos musicales, artistas, efectos especiales) ligado al tema de evento, parqueadero para
los invitados, un vestier, recordatorios, un animador, personal staff, transporte, difusin en
los medios de comunicacin sea prensa, radio, TV o Internet, en este caso dependiendo del
tipo de evento, publicidad impresa (flyers, pendones, pasacalles, catlogos, etc.), logstica
(sonido, luces, efectos especiales, equipo audio-visual etc.), alojamiento de algunos
2.1 Cotizaciones
Es un listado claro y valorizado de los servicios y productos que pueden satisfacer las
necesidades del cliente.
Debe ser la respuesta escrita a las conversaciones que se han tenido previamente con
los clientes.
Una cotizacin bien elaborada es aquella que cubre todos los servicios y productos que
el cliente puede requerir durante el desarrollo del evento, para que l pueda calcular casi
exactamente el costo total de este.
No solo debe valorizar los servicios comunes, saln, equipos, alimentos, bebidas,
decoracin, ambientacin, entre otros, sino tambin costos de servicios, impuestos,
recargos, etc.
Estas cotizaciones deben tener una caducidad en tiempo y en caso de que se pidan para
un perodo largo (ejemplo: una Convencin o un Congreso Internacional), se debe
buscar un mtodo que nos permita actualizar estos precios.
La cotizacin debe indicar los precios al cliente, para que si est interesado, oficialice la
realizacin del evento. Es lgico entender que los precios de la cotizacin son los fijados
ms los recargos previamente establecidos y los descuentos acordados.
1.1.2 Contrato de Eventos (La parte legal)
Si la cotizacin ha sido aceptada por el cliente o dueo del evento, se debe realizar el
contrato. El Organizador debe saber que en el mundo de los negocios no debe dejarse nada
en el aire. Puede decirse que los contratos son vlidos aun cuando han sido hechos de
palabra, pero es mucho mejor contar con un documento que llene todos los requisitos de
ley. Este contrato puede ser:
Qu es un contrato?
Es simplemente una oferta que especifica la naturaleza de los servicios, la calidad y
cantidad de los mismos, los costos asociados y los trminos bajo los cuales se acepta la
oferta hecha por una de las partes, el proveedor. Estos trminos incluyen el tiempo y las
condiciones de pago, las situaciones bajo las cuales se puede cancelar un evento, etc. Su
objetivo es proteger al Organizador, al dueo y a la organizacin proveedora de los servicios
ante cambios en las condiciones de contratacin que pueden ser fortuitas, inesperadas o
algunas veces hasta catastrficas.
Los contratos pueden ser sencillos (una o dos hoja), o complejos (no hay lmite al nmero de
hojas); debe ser firmado por las dos partes y refrendados por una notara.
Se recomienda que el contrato, antes de ser firmado por las partes, sea revisado y avalado
por un abogado.
Todos los detalles que las dos partes acordaron deben ir escritos en el contrato. El cliente
debe garantizar un nmero mnimo de invitados, sin embargo, habr eventos especiales,
que su planificacin se hace con mucho tiempo de anticipacin (quizs aos), se puede
firmar el contrato pero ste estar sujeto a cambios durante todo ese tiempo antes de su
ejecucin, por lo tanto, el organizador de eventos, no puede exigir que el cliente tenga un
nmero exacto en ese momento.