INSTITUTO BOLIVIANO DE NORMALIZACIN Y

CALIDAD

DOCUMENTACION DE
SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD
SEGN LA NORMA NB ISO 9001:2008

SERIE DE NORMAS 30300: SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

ISO (Organismo Internacional de Normalizacin), es una federacin de
organismos nacionales de normalizacin (miembros ISO).
El trabajo de elaboracin se lo realiza a travs de Comits ISO.
El Comit que ha desarrollado esta serie de normas es el ISO/TC 46
Informacin y Documentacin. Subcomit 11 de documentos.
La publicacin de una norma internacional (ISO) requiere la aprobacin
de al menos 75% de votos de miembros votantes.

Requisito ISO 9001- Req. 4.2.3 f)

Asegurar que la documentacin de origen externo que la
organizacin determina necesarios para la planificacin y la
operacin del Sistema de Gestin de la Calidad, se identifican y se
controla su distribucin.

Definiciones Asociadas

identificacin

Control
distribucin

planificacin

Seguridad
informacin

operacin

Documento

procedimiento

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

OBJETIVOS
Normalizar la produccin de los documentos
Implementar el control de registro, clasificacin, derivaciones,
seguimiento y archivo de la documentacin que se produce, entra y
sale de la empresa.
Implementar las polticas de seguridad de la informacin, ajustado a
los estndares internacionales y a los procedimientos de la
empresa.

PROBLEMAS POR FALTA DE CONTROL DE

DOCUMENTOS

Taller

CONTROL DE DOCUMENTOS

BENEFICIOS DEL SGD

Menor tiempo y costo.

Ms transparencia.
Mayor certidumbre jurdica.
Mejora la seguridad de la informacin.

CONTROL DE DOCUMENTOS
RESULTADOS ESPERADOS

Normalizacin y estandarizacin
Manuales de Procedimientos para el control de los documentos
Minimizar los riesgos asociados al manejo documental
Cumplimento de requisitos
Reduccin de costos

Cumplimiento de requisitos legales

Una organizacin debera
tomar en cuenta cuando
implementa las normas
SGD, los requisitos y la
orientacin de la
legislacin nacional, las
reglamentaciones y las
normas aplicables a la
jurisdiccin pertinente.

Cumplimiento de requisitos legales

La organizacin debe identificar los requisitos legales asociados a:
La legislacin y la jurisprudencia: del sector y del entorno de
actividad
Las leyes y reglamentaciones relacionadas especficamente con
la evidencia, los documentos y los archivos, el acceso, la
privacidad, la proteccin de datos y de la informacin, y el
comercio electrnico

Cumplimiento de requisitos legales

La organizacin debe identificar los requisitos legales asociados a:
Los estatutos constitutivos de las organizaciones y los acuerdos y
reglamentaciones de los que la organizacin es parte
Los tratados y otros instrumentos que la organizacin est
legalmente obligada a acatar.
Los requisitos de otra ndole incluyen compromisos voluntarios
de carcter no legislativo hechos por la organizacin: cdigos de
conducta y tica

FASES DE FORMACION DEL ARCHIVO

ACTIVO

SEMIACTIVO

ARCHIVO DE
GESTION

ARCHIVO
CENTRAL

INACTIVO
ARCHIVO
HISTORICO

VALORES SECUNDARIOS
VALORES PRIMARIOS

Administrativo
Legal
Fiscal
Contable
Tcnico

Cultural
Histrico
Cientfico

ALCANCE DE UN SGD

Produccin
o recepcin

Preservacin Temporal

Disposicin
final

Trmite

Distribucin

Consultas

Eliminacin

Retencin

Conservacin
Permanente

Almacenamiento

Proteccin

Recuperacin

ESTRUCTURA DEL SGD

Utilidad: puede ser implementada con otras normas de Sistemas de

Gestin, para demostrar la conformidad con los requisitos de control de
documentos y registros.

Definiciones del SGD

3.1.3 documento, sustantivo (document):
Informacin u objeto registrado que puede ser tratado como una
unidad.
[ISO 15489-1:2001, definicin 3.10]
3.1.4 documentacin (documentation):
Conjunto de documentos que describe operaciones, instrucciones,
decisiones, normas y procedimientos organizativos referidos a una
determinada funcin, proceso o transaccin.
3.1.7 documentos (records):
Informacin creada, recibida y conservada como evidencia y como
activo por una organizacin o individuo, en el desarrollo de sus
actividades o en virtud de sus obligaciones legales2

Definiciones del SGD

TERMINOS RELACIONADOS CON LA GESTION
responsabilidad; rendicin de cuentas (accountability):
Principio por el que los individuos, las organizaciones y la sociedad son
responsables de sus acciones y se les puede solicitar una explicacin al
respecto.
[ISO 15489-1:2001, definicin 3.2]
3.2.2 no conformidad (nonconformity):
Incumplimiento de un requisito.
3.3.2 clasificacin (classification):
Identificacin y estructuracin sistemtica de las actividades de las
organizaciones o de los documentos generados por stas en categoras, de
acuerdo con convenciones, mtodos y normas de procedimiento,
lgicamente estructurados y representados en un sistema de clasificacin.

Definiciones del SGD

3.3.4 destruccin (destruction):
Proceso de eliminacin o borrado de un documento, sin posibilidad de
reconstruccin.
NOTA Adaptacin de UNE-ISO 15489-1:2001, definicin 3.8.)
3.3.5 disposicin (disposition):
Serie de procesos asociados con la aplicacin de decisiones de transferencia,
destruccin o conservacin de documentos, que se documentan en los
calendarios de conservacin u otros instrumentos.
[ISO 15489-1:2001, definicin 3.9]
3.3.6 documentar, verbo (document):
Registrar, sustanciar o anotar para una recuperacin posterior.

Definiciones del SGD

3.3.9 conservacin (preservation):
Procesos y operaciones realizados para garantizar el mantenimiento de los
documentos a lo largo del tiempo.
NOTA Adaptacin de ISO 15489-1:2001, definicin 3.14.
3.3.10 registro (registration):
Acto por el que se adjudica a un documento un identificador nico en el
momento de su entrada al sistema.
[ISO 15489-1:2001, definicin 3.18]
3.3.12 transferencia (transfer):
Cambio de la custodia o propiedad de los documentos.
NOTA 1 La transferencia puede incluir el traslado de los documentos desde
una localizacin a otra.
NOTA 2 Adaptacin de ISO 15489-1:2001, definicin 3.20, 3.21.

Definiciones del SGD

Trminos relacionados con el SGD
3.4.1 sistema de gestin (management system):
Conjunto de elementos interrelacionados o que interactan en una
organizacin con el fin de establecer polticas y objetivos, y los procesos para
alcanzarlos.
3.4.2 sistema de gestin para los documentos (management systems for
records): Sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin en lo
relativo a los documentos.
3.4.3 gestin de documentos (records management):
rea de gestin responsable de un control eficaz y sistemtico de la creacin,
la recepcin, el mantenimiento, el uso y la disposicin de los documentos,
incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos,
la informacin y prueba de las actividades y operaciones de la organizacin.

ISO 30300 (2.3.2)

Cada organizacin que implementa un SGD establece su
propia poltica y objetivos adaptados a su contexto.
La implementacin de un SGD asegura la creacin y
control de los documentos que responden a las
necesidades de la organizacin y la sociedad durante el
tiempo que sea necesario
Alcanzar los objetivos supone la creacin y control de
documentos fiables, autnticos, ntegros y usables

Documentos Fiables

Un documento fiable es aqul cuyo contenido puede ser

considerado una representacin completa y precisa de
las operaciones, las actividades o los hechos de los que
da testimonio.
Los documentos deberan ser creados en el momento, o
poco despus, en que tiene lugar la operacin o
actividad, por individuos que dispongan de un
conocimiento directo de los hechos.

Documentos Autnticos
Es aquel del que se puede probar:
a) Que es lo que afirma ser
b) Que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se
afirma que lo ha creado o enviado.
c) Que ha sido creado o enviado en el momento en que se
afirma.

Para garantizar la autenticidad de los documentos, las

organizaciones deberan implantar y documentar polticas y
procedimientos para:
El control de la creacin
Recepcin
Transmisin
Mantenimiento
Disposicin de los documentos

Se asegura que los creadores de los documentos, estn

autorizados e identificados y que los documentos estn
protegidos frente a cualquier adicin, supresin,
modificacin, utilizacin u ocultacin no autorizadas.

Integridad
La integridad de un documento hace referencia a su
carcter completo e inalterado.
Es necesario que un documento est protegido contra
modificaciones no autorizadas.

Las polticas y los procedimientos de gestin de

documentos deberan especificar:

Qu adiciones o anotaciones pueden realizarse en un

documento despus de su creacin.
En qu circunstancias pueden autorizarse dichas
adiciones o anotaciones.
Quin est autorizado para llevarlas a cabo. Cualquier
anotacin, adicin o supresin autorizada que se
realice en un documento debera indicarse de forma
explcita y dejar traza.

Documento Usable
Es aqul que puede ser localizado, recuperado, presentado e
interpretado
Su presentacin debera mostrar la actividad u operacin que
lo produjo.
Las indicaciones sobre el contexto de los documentos
deberan contener la informacin necesaria para la
comprensin de las operaciones que los crearon y usaron.

 Debera ser posible identificar un documento en el contexto

amplio de las actividades y las funciones de la organizacin.
Se deberan mantener los vnculos existentes entre los
documentos que reflejan una secuencia de actividades.

REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN

Enfoque de las normas ISO y su relacin con la

gestin documental
Todas las organizaciones crean y controlan documentos como
resultado de las actividades realizadas para alcanzar sus objetivos
organizativos.
Dentro del marco de la gestin de los documentos, los proceso y
controles documentales se disean, implementan y supervisan para
cumplir con los requisitos.
Los sistemas de gestin, crean documentos, estos se gestionan y
retroalimentan a la vez.

REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN

Requisitos de la documentacin. Generalidades

La documentacin del sistema de gestin de la calidad debe incluir:
a)
b)
c)

Declaracin documentada de la poltica y objetivos

Un manual
Los procedimientos documentados y los registros que la organizacin
determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz
planificacin, operacin y control de los procesos.

NOTA 1: Cuando aparece el trmino procedimiento documentado dentro de esta

Norma Internacional, significa que el procedimiento sea establecido, documentado,
implementado y mantenido.
Un solo documento puede incluir los requisitos para uno o ms procedimientos.
Un requisito relativo a un procedimiento documentado puede cubrirse con ms de
un documento.

REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN

Requisitos de la documentacin. Generalidades

NOTA 2: La extensin de la documentacin del sistema de gestin de la calidad

puede diferir de una organizacin a otra debido a:
a) el tamao de la organizacin y el tipo de actividades,
b) la complejidad de los procesos y sus interacciones, y
c) la competencia del personal.
NOTA 3: La documentacin puede estar en cualquier formato o tipo de medio.

REQUISITOS Y DIRECTRICES DE LA
DOCUMENTACIN

Determinacin de la estructura documental

MANUAL
DE LA
CALIDAD
PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTADOS EXIGIDOS POR
LA NORMA

OTROS DOCUMENTOS DE LA CALIDAD

(INSTRUCCIONES DE TRABAJO, FORMULARIOS,
ESPECIFICACIONES Y OTROS)

REGISTROS

Describe el SGC de acuerdo con

la poltica y los objetivos de la
calidad establecidos.
Describe
los
procesos
y
actividades
interrelacionados
requeridos para implementar el
SGC
Consiste en documentos de
trabajo detallados

Son evidencias objetivas de la

ejecucin
de
procesos,
actividades o tareas

El nmero de niveles puede ajustarse a las necesidades.

Los formatos pueden ser aplicables a todos los niveles.

REQUISITOS Y DIRECTRICES DE LA
DOCUMENTACIN

Directrices para la planificacin de la estructura

documental
Es necesario realizar un anlisis previo de los procesos para:

Identificar las tareas requeridas de cada individuo en la realizacin

de su trabajo

Mostrar donde se definen las responsabilidades y dentro de que

lmites

Definir quien es el propietario de cada proceso (los responsables

de su ejecucin diaria)

Proveer un marco para desarrollar sus documentos

Facilitar la relacin entre los documentos requeridos y las

funciones de la empresa

REQUISITOS Y DIRECTRICES DE LA
OCUMENTACIN

Requisitos de la documentacin segn la ISO

9001

La extensin de la documentacin del Sistema de la Calidad

depende de:
el tamao de la organizacin y el tipo de actividades,
la complejidad de sus procesos y sus interacciones,
la competencia del personal

REQUISITOS Y DIRECTRICES DE LA
DOCUMENTACIN

Tipos de Formatos

Copias duras
Medio electrnico
Ventajas de la documentacin electrnica

El personal apropiado tiene acceso a la misma informacin actualizada en

todo momento
El acceso y los cambios se hacen y controlan fcilmente
La distribucin es inmediata y se controla fcilmente con la opcin de
imprimir copias de papel
Existe acceso a los documentos en lugares remotos
El retiro de documentos obsoletos es fcil y eficaz

REQUISITOS Y DIRECTRICES DE LA
DOCUMENTACIN

Requisitos del control de documentos

Debe establecerse un procedimiento documentado que
defina los controles necesarios para:
a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin
antes de su emisin,
b) revisar y actualizar los documentos cuando sea
necesario y aprobarlos nuevamente,
c) asegurarse de que se identifican los cambios y el
estado de la versin vigente de los documentos,

REQUISITOS Y DIRECTRICES DE LA
DOCUMENTACIN

Metodologa para la elaboracin

Secuencia de pasos:
Poner la idea por escrito
Designar quienes prepararn los documentos
Documento consensuado por todos los actores
(aprobacin)
Mecanismo para la revisin de la documentacin
Mecanismo para mantener y actualizar los
documentos en los lugares de uso

REQUISITOS Y DIRECTRICES DE LA
DOCUMENTACIN

Responsabilidades

La documentacin
desarrollada por las personas
involucradas con los procesos
y actividades

- Mejor entendimiento de
requisitos
- Sentido de compromiso y
pertenencia por el personal

La revisin y utilizacin de los documentos existentes puede acortar el

tiempo de desarrollo de la documentacin del SG.

REQUISITOS Y DIRECTRICES DE LA
DOCUMENTACIN

Mtodo

Identificar los procesos necesarios para implementar

eficazmente el SG
Entender interacciones entre los procesos
Documentar los procesos en la extensin necesaria

Documentos Necesarios
SGC
DOCUMENTACIN
NECESARIA
Los nicos documentos mencionados especficamente en la norma
NB-ISO 9001:2008, aparte de los seis procedimientos documentados,
son:

Poltica de la calidad (apartado 4.2.1 a)

Objetivos de la calidad (apartado 4.2.1 a)
Manual de la calidad (apartado 4.2.1 b)
Pero existen varios requisitos de la norma NB-ISO
9001:2008 con los que una organizacin podra
aportar valor a su SGC mediante la preparacin de
otros documentos, incluso cuando la norma no los
exige especficamente.

Documentos Usuales del SGC

La poltica y sus objetivos

Manual de calidad
Procedimientos documentados
Instrucciones de trabajo
Formularios
Planes de calidad
Especificaciones
Documentos externos
Registros

Documentos Necesarios SGC

Algunos ejemplos de estos documentos son:

Mapas de proceso, diagramas de flujo de proceso y

descripciones de proceso
Organigramas
Especificaciones
Procedimientos
Instrucciones de trabajo y de ensayo/prueba
Documentos que contengan comunicaciones internas
Programas de produccin
Listas de proveedores aprobados
Planes de Control, ensayo/prueba e inspeccin
Planes de la calidad.

PROCEDIMIENTOS
Sistema de Gestin de la Calidad
La norma NB-ISO 9001:2008 requiere especficamente que la
organizacin tenga procedimientos documentados para los
seis requisitos siguientes:

4.2.3
4.2.4
8.2.2
8.3
8.5.2
8.5.3

Control de los documentos

Control de los registros
Auditoria interna
Control del producto no conforme
Accin correctiva
Accin preventiva

Diferentes niveles de diseo de procesos

Paso 4: DOCUMENTAR CADA UNO DE LOS PROCESOS (DESCRIBIR) DIAGRAMA DE FLUJO O
PROCESO.
Inicio

Actividad
1

Proceso Inscripcin
de Alumnos

- PROCEDIMIENTOS
- INSTRUCTIVOS DE TRABAJO
- PLANES
- PROGRAMAS
- LISTADOS
- ESPECIFICACIONES
- REGISTROS

Actividad
2

NO
SI

Actividad
3

Fin

GENERALIDADES
Un SGC documentado puede requerir procedimientos
compatibles con los requisitos establecidos.
De acuerdo a la organizacin se podra combinar
procedimientos para varias actividades en un nico
procedimiento documentado o se puede documentar
una actividad utilizando ms de un procedimiento
documentado.

Se
pueden
adicionar
ms
procedimientos
documentados como ser los relacionados a
los
procesos de realizacin del producto.

PROCEDIMIENTOS
OBJETIVOS
Los procedimientos deben establecer la manera de proceder.
Estos contribuyen a que el SGC se mantenga por cuanto:
Hacen que la gente trabaje de manera uniforme
Permiten que el comportamiento de los procesos sea predecible
Reducen la dependencia con respecto a determinadas personas
para realizar operaciones importantes
Clarifican las responsabilidades
Crean condiciones de autocontrol

PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
Considerar los siguientes aspectos:
Definicin de las actividades de la organizacin, sus clientes y
proveedores
Descripcin de los procesos en cuanto al texto y/o diagramas de
flujo relacionados con las actividades requeridas
Determinacin de las actividades que se deben realizar, quin o
qu funcin organizacional debe realizar, por qu, cuando, cmo
y dnde
Descripcin de los controles de proceso y de los controles de las
actividades identificadas

PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
Considerar los siguientes aspectos:
Definicin de los recursos necesarios para el cumplimiento de las
actividades (en trminos de personal, formacin, equipos y
materiales).
Definicin de la documentacin apropiada relacionada con las
actividades requeridas.
Definicin de los elementos de entrada (entradas) y resultados
(salidas) del proceso.

Definicin de las medidas por tomar

PROCEDIMIENTOS
ESTRUCTURA Y FORMATO

La organizacin podra definir la estructura y

formato en las siguientes formas: texto, diagramas
de flujo, tablas, etc.
Deben contener la informacin necesaria y deben
tener una nica identificacin.
Los procedimientos generalmente describen
actividades que competen a funciones diferentes,
mientras que las instrucciones de trabajo se
aplican a las tareas dentro de una funcin.

Qu se debe hacer?

Quin
hace?

Cundo hace?

Cmo hace?

Asistente
Tcnico

Cuando se
solicita

Cuando existe la necesidad de Asistir o

capacitar
tcnicamente
a
cualquier
persona que solicita a la empresa el
Asistente Tcnico lo realiza.

Asistente
Tcnico

Cuando se
solicita

El Asistente Tcnico verifica si la solicitud

es de Asistencia Tcnica o Capacitacin y
de
acuerdo
a
ello
planificar
sus
actividades.

Asistente
Tcnico

Al preparar
Actividades

El Asistente Tcnico cuenta con el Plan

Anual de Asistencia Tcnica PRO-PLAT05 en el cual tiene programadas las
capacitaciones y Visitas tcnicas

Asistente
Tcnico

Al preparar
Actividades

Si la visita/capacitacin no est programa

el asistente tcnico comunica al Gerente
de Comercializacin div. Lubricantes para
planificar actividades en su cuaderno de
Actividades Operativas.

Asistente
Tcnico

Al preparar
Actividades

Si la visita/capacitacin est programa el

asistente tcnico coordina actividades con
el
Gerente
de
Comercializacin
div.
Lubricantes.

Asistente
Tcnico

Antes de realizar
la
visita/capacitacin

Antes de realizar la visita/capacitacin el

Asistente Tcnico comunica al cliente la
visita y coordina con l la hora y el lugar
de la Asistencia Tcnica.

Asistente
Tcnico

Va a realizar la
visita/capacitacin

Se verifica si la asistencia Tcnica se

realizar dentro del bloque central o no
para planificar el viaje.

Asistente
Tcnico

Va a realizar la
visita/capacitacin

Se verifica si el existe el un viaje largo

para elaborar presupuesto o no.

Asistente
Tcnico

Cuando el viaje
es corto

Se solicita al Encargado de Compras el

monto que tiene fijado de acuerdo al lugar
que se dirige.

Inicio

Documentos
Emitidos

Necesidad de Visita

Requiere
Capaci-tacin?

S
Capaci-tacin
Programada?

Comunicar al Gerente
de Comercializacin
div. Lubricantes

Coordinar la
Capacitacin con el
GCL

Comunica y coordina
actividades con el
Cliente

AT. Fuera
del Bloque
Central

S
N
Viaje
Largo?

S
Solicita
Viticos

Form. 94
Cuaderno de
Actividades
Operativas

GESTIN DE LOS PROCESOS

DIAGRAMA DE FLUJO
Permite:

Ver un proceso o parte de l

Detectar cuellos de botella
Detectar ausencia o duplicacin de controles
Racionalizar la documentacin
Simplificar actividades
Ordenar el flujo de materiales, de productos y de
informacin
Determinar la secuencia de los procesos de
realizacin
Facilitar la elaboracin de la documentacin
Identificar los lugares en los cuales es necesario
generar informacin
Facilitar la auditora de procesos y de productos

Inicio

Actividad

NO

SI

Fin

ANLISIS DE PROCESO
SIRVE PARA LOS SIGUIENTES PROPSITOS:

IDENTIFICAR LAS TAREAS REQUERIDAS DE CADA INDIVIDUO EN LA

REALIZACIN DE SU TRABAJO
MOSTRAR DONDE SE DEFINEN LAS RESPONSABILIDADES Y DENTRO DE

QUE LMITES
DEFINIR QUIEN ES EL PROPIETARIO DE CADA PROCESO (LOS
RESPONSABLES DE SU EJECUCIN DIARIA)
PROVEER UN MARCO PARA DESARROLLAR SUS DOCUMENTOS
FACILITAR LA RELACIN ENTRE LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS Y LAS
FUNCIONES DE LA EMPRESA

PROCEDIMIENTOS
PRESENTACIN E IDENTIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos del SG, cuentan con dos caractersticas importantes:
1 FORMATO documento

(forma) Presentacin uniforme para cada tipo de

2 CONTENIDO - (fondo) Contenido uniforme en para cada tipo de

documento

PROCEDIMIENTOS
Sistema de Gestin de la Calidad
1 FORMATO
El tipo de documento
El ttulo
La codificacin
El paginado (ej. x de y)
El nmero de revisin o edicin
La persona o sector que emite (opcional)
La persona o sector que revisa
La persona o sector que aprueba y libera para su distribucin

PROCEDIMIENTOS
2 CONTENIDO

Ttulo
Objeto
Alcance
Documentos de referencia
Definiciones, smbolos y abreviaturas (opcional)
Responsabilidad y autoridad
Descripcin de actividades
Registros que se derivan de la ejecucin de las actividades
del procedimiento
Referencias a planes o instrucciones aplicables
Revisin, aprobacin y actualizacin
Identificacin de los cambios

4. PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Emisin: 2000-10-13

PD 4.2.2 Rev. 1

PROCEDIMIENTO PARA LA REDACCIN DE PROCEDIMIENTOS

1.OBJETO
2.ALCANCE
3.REFERENCIAS
4.DESCRIPCIN
5.REGISTROS

Nombre
Cargo
Fecha
Firma

Elabor
Daniel Castro
Gerente Administrativo
2000-08-21

Pgina 1 de 5

6.MODIFICACIONES
7.ANEXOS

Revis
Esther Fuentes
Gerente de Calidad
2000-09-26

Aprob
Gabriel Arteaga
Gerente General
2000-10-13

INSTRUCCIONES DE TRABAJO
GENERALIDADES
Tambin denominadas instructivos, son documentos que
indican la forma especfica en que se ejecuta una tarea y que
se podra afectar por la falta de estas instrucciones.
Las instrucciones deben:
describir la forma en la cual se debe ejecutar una tarea
particular
ser completas
estar suficientemente detalladas
ser claras
ser comprensibles para quienes la utilizan
estar redactadas en el lenguaje ms apropiado para el
nivel educativo de los usuarios

INSTRUCCIONES DE TRABAJO
ESTRUCTURA Y FORMATO
La estructura, formato y nivel de detalle utilizados se deberan adaptar a
las necesidades del personal de la organizacin y dependen de la
complejidad del trabajo, de los mtodos utilizados, la formacin y las
habilidades y calificaciones del personal.
Deben contener el ttulo y una nica identificacin. Pueden estar includas
o referenciadas en los procedimientos.
No existe un formato establecido, puede definirse
el ms conveniente para una situacin particular,
siempre que este se mantenga en las instrucciones
empleadas por la misma organizacin. Puede
asemejarse al formato de los procedimientos.

INSTRUCCIONES DE TRABAJO
CONTENIDO

Deberan describir las actividades crticas y el grado de detalle podra

reducirse por la formacin del personal y cuando se cuente con la
informacin necesaria para hacer el trabajo correctamente.

TIPOS DE INSTRUCCIONES
Para ejecucin de tareas de carcter operativo
Para ejecucin de tareas de inspeccin
Para ejecucin de tareas posventa, en especial
cuando son realizadas por subcontratistas

OTROS DOCUMENTOS
Formatos
Se elaboran y mantienen para registrar los datos que
demuestran conformidad con los requisitos del SGC.
Deberan llevar:
ttulo,
nmero de identificacin,
estado de actualizacin.

Se deberan referenciar en la documentacin del SGC.

OTROS DOCUMENTOS
Planes y programas de la Calidad
Plan de la Calidad
Documento que especifica que procedimientos y recursos
asociados deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando
deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato
especifico.DOCUMENTOS
MODELO\PLAN
DE
AUDITORIA_MODELO.docx
Programa.
Documento que especifica un conjunto de una o mas
actividades o planes para un periodo de tiempo determinado y
con un propsito especifico.DOCUMENTOS MODELO\Copia de
PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS_MODELO1.xls

OTROS DOCUMENTOS
Planes y programas de la Calidad
La planificacin de la calidad puede abarcar:
La planificacin de los procesos
La planificacin de los productos
La planificacin estratgica
La planificacin de los ensayos/prueba e inspeccin
OBJETIVO
Contribuir a una mejor gestin de la calidad de la
organizacin

OTROS DOCUMENTOS
Planes y programas de la Calidad
TIPOS
plan de gestin de la calidad
plan de ensayo/prueba e inspeccin
plan para las auditorias internas.
plan para un proceso, producto, proyecto o contrato
FORMATO
Los planes de la calidad deben definir:
Las estructuras organizativas y funcionales involucradas
Las actividades y acciones necesarias para alcanzar las actividades
previstas
Los documentos adicionales relacionados
La asignacin de responsabilidades, autoridad y recursos
Cundo deben aplicarse
Qu recursos deben emplearse

OTROS DOCUMENTOS
Especificaciones
CONCEPTO
Las especificaciones establecen, en forma escrita, los requisitos que
deben reunir los productos o procesos. Son nicas al producto y a la
organizacin.
OBJETIVO
Son establecidas para dejar constancia de acuerdos con respecto a ciertos
requisitos que deben satisfacer los productos o procesos.
TIPOS

de productos
de procesos
de ensayos
de lmites permisibles

OTROS DOCUMENTOS
Especificaciones
FORMATO
Una especificacin puede contener o hacer referencia a:

valores nominales y tolerancias

esquemas
dibujos
planos
fotografas
modelos
prototipos
clasificacin por seriedad de los defectos o de las no conformidades
planes de muestreo para efectuar las inspecciones
metodologas de inspeccin
lmites permisibles de acuerdo a legislacin, normas

OTROS DOCUMENTOS
Listados
DATOS

INFORMACIN

LISTADOS

Listado de proveedores aprobados:

Listados de clientes (Estado, sociedad)
Listados de las existencias (stocks)
Listados de procedimientos e instrucciones
de trabajo
Listado de equipamiento

OTROS DOCUMENTOS
Documentos Externos
Se debe tener en cuenta los documentos externos y su
control.
Los documentos externos pueden incluir:
Dibujos del cliente
Especificaciones
Requisitos estatutarios y reglamentarios
Normas internacionales, nacionales, sectoriales, etc
Cdigos
Manuales de equipamiento, de mantenimiento
Legislacin vigente

REGISTROS
REGISTROS DE LA CALIDAD
Los registros del SGC muestran los resultados logrados
o brindan evidencia que las actividades descritas en
procedimientos e instrucciones se desarrollaron.
Los registros de la calidad constituyen la principal
fuente de informacin para demostrar la conformidad
de los procesos, productos y del SGC.

21 registros requeridos por la norma

NB ISO 9001:2008

REGISTROS
REGISTROS DE LA CALIDAD
REQUISITOS
Las organizaciones son libres de desarrollar otros registros que
puedan necesitarse para demostrar la conformidad de sus
procesos, productos y del SG.
CARACTERSTICAS
Los registros deben:
Ser legibles
Identificables
Fcilmente recuperables
Estar disponibles

DORA

CONTROL DE LA DOCUMENTACIN
Sistema de Gestin de la Calidad
Procedimiento documentado (4.2.3 NB ISO
9001:2008) que defina, entre otros, los controles
para:
Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de
su emisin
Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y
aprobarlos nuevamente
Asegurarse que se identifican los cambios y el estado de
revisin actual de los documentos
Asegurarse de que las versiones pertinentes de los
documentos aplicables se encuentran disponibles en los
puntos de uso

CONTROL DE LA DOCUMENTACIN
Sistema de Gestin de la Calidad
Asegurarse de que los documentos permanecen
legibles y fcilmente identificables
Asegurarse que se identifican los documentos de
origen externo y se controla su distribucin
Prevenir el uso no intencionado de documentos
obsoletos e identificarlos adecuadamente en el caso
de que se mantengan por cualquier razn

CONTROL DE LOS REGISTROS

Los registros deben establecerse y mantenerse para
proporcionar evidencia de la conformidad con los
requisitos.
Establecer un procedimiento documentado para
definir los controles necesarios para: la identificacin,
el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el
tiempo de retencin y la disposicin de los registros
Se aplica de la misma forma al requisito 4.2.4 de la NBISO 9001

LA DOCUMENTACIN EN ORGANIZACIONES
QUE ESTAN IMPLEMENTANDO UN SGC
La documentacin de los procesos debe ser en la extensin necesaria y
debe ser un instrumento para asegurar la operacin y control eficaz de
estos procesos.
El anlisis de los procesos debera ser la fuerza impulsora para definir la
cantidad de documentacin necesaria para el SGC, teniendo en cuenta
los requisitos de la NB - ISO 9001:2008
Estos conceptos se aplican tambin a los requisitos de la NB-ISO 14001,
NB OHSAS 18001

LA DOCUMENTACIN EN
ORGANIZACIONES QUE DESEAN
ADECUAR UN SGC EXISTENTE
Una organizacin con un SGC existente no debe volver a escribir la
documentacin con el fin de cumplir con los requisitos de la norma NB-ISO
9001:2008, si la organizacin estructur su SGC basado en la manera en
que realmente opera, empleando un enfoque basado en procesos. En este
caso, la documentacin existente puede ser adecuada.
Una organizacin que no ha empleado un enfoque
basado en procesos, necesitar poner especial
atencin a la definicin de sus procesos, secuencia e
interaccin para poder implementar su
documentacin independientemente del Sistema de
Gestin que pretende implantar.

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