Manual Excel 2010 (Intermedio)

Excel 2010
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Intermedio
2010
Hurfanos 863 Piso 2, Santiago.

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Disposiciones generales
I.- Con la finalidad de optimizar el aprendizaje de nuestros estudiantes y prestar un mejor
atencin, Edutecno dispuso de una serie de normas que todos los participantes deben respetar.
Esto asegurar una mejora continua tanto del desarrollo de nuestras clases como una optimizacin
de los conocimientos entregados a los alumnos.
Apagar o poner en silencio el celular al momento de entrar a clases

No se deben entrar lquidos ni comida al saln.
Las clases comienzan puntualmente segn el horario establecido entre la Empresa y
Edutecno.
Las personas que lleguen despus de los 10 primeros minutos de comenzada la clase,
sern considerados como atrasados.
Ante cualquier reclamo se debe pedir el libro de sugerencias en recepcin.
Si el curso se realiza fuera de las oficinas de Edutecno, enviar sus sugerencias al mail
info@edutecno.cl
II.- Adems ponemos en conocimiento de nuestros alumnos y encargados de capacitacin

los requisitos que deben cumplir los estudiantes para aprobar un curso.
La asistencia mnima para aprobar es de un 75 %.

La nota final del alumno se obtendr de un 80 % examen prctico, 10 % participacin en
clases y 10 % asistencia.
Una vez finalizada la capacitacin, Edutecno enviar a la empresa un certificado con la
nota final de la persona y porcentaje de asistencia.
Los alumnos que falten a la evaluacin final, debern comunicarse directamente con el
encargado de capacitacin de su empresa para justificar su inasistencia y a travs de l
coordinar la rendicin de la prueba pendiente. Este proceso debe realizarse en un plazo no
posterior a 1 semana despus de finalizado el curso, pasado este tiempo, el alumno ser
reprobado por nota.

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Contenido
DISPOSICIONES GENERALES ........................................................................................ 2
CONTENIDO ..................................................................................................................... 3
INICIAR MICROSOFT EXCEL ........................................................................................... 6
LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO Y LA CINTA DE OPCIONES .... 8
TRABAJANDO CON CELDAS ........................................................................................... 9
DAR NOMBRE A CELDAS Y RANGOS .......................................................................... 11
SELECCIONAR CELDAS ................................................................................................ 12
TRABAJANDO CON HOJAS ........................................................................................... 13
FORMATO DE CELDAS .................................................................................................. 17
TIPOS DE DATOS ........................................................................................................... 22
TIPOS DE DATOS EN CELDAS ...................................................................................... 22
FRMULAS ..................................................................................................................... 23
OPERADORES ............................................................................................................... 24
EDITAR CELDAS ............................................................................................................ 25
ELIMINAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS .................................................................... 26
PEGADO ESPECIAL ....................................................................................................... 27
AUTORRELLENADO....................................................................................................... 28
AUTOSUMA .................................................................................................................... 28
VALIDAR DATOS ............................................................................................................ 28
ORDENAR CELDAS........................................................................................................ 29
COMBINAR Y CENTRAR ................................................................................................ 29
COMENTARIOS .............................................................................................................. 30
FILTROS Y SUBTOTALES .............................................................................................. 30
FILTROS ......................................................................................................................... 30
FILTROS AVANZADOS................................................................................................... 31
SUBTOTALES ................................................................................................................. 34
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FORMULARIOS .............................................................................................................. 36
CREAR FORMULARIOS DE ENTRADA DE DATOS ...................................................... 39
FUNCIONES ................................................................................................................... 42
INSERTAR FUNCIONES MANUALMENTE ..................................................................... 42
INSERTAR FUNCIONES DESDE EL ASISTENTE .......................................................... 42
REFERENCIAS ............................................................................................................... 44
REFERENCIAS ABSOLUTAS ......................................................................................... 45
OTRAS HERRAMIENTAS ............................................................................................... 46
FORMATO CONDICIONAL ............................................................................................. 49
GRFICOS ...................................................................................................................... 50
CREAR GRFICOS......................................................................................................... 50
MINIGRFICOS .............................................................................................................. 53
IMGENES ...................................................................................................................... 53
IMGENES PREDISEADAS ......................................................................................... 53
INSERTAR IMAGEN DESDE ARCHIVO ......................................................................... 54
FORMAS ......................................................................................................................... 54
ORGANIGRAMAS ........................................................................................................... 55
MODIFICAR IMGENES ................................................................................................. 56
CAMBIAR EL ORDEN DE APILAMIENTO DE LOS OBJETOS ....................................... 56
ESQUEMAS .................................................................................................................... 57
CREAR UN ESQUEMA DE FORMA AUTOMTICA........................................................ 57
CREAR UN ESQUEMA DE FORMA MANUAL ................................................................ 58
VINCULAR Y CONSOLIDAR ........................................................................................... 58
VINCULAR DE FORMA MANUAL ................................................................................... 59
CONSOLIDAR HOJAS .................................................................................................... 60
FRMULAS ..................................................................................................................... 60
FRMULAS MATRICIALES Y MATRICES ...................................................................... 60
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INSERTAR FRMULAS MATRICIALES ......................................................................... 61

MATRICES ...................................................................................................................... 61
INTEGRAR EXCEL Y WORD .......................................................................................... 61
IMPRIMIR UNA HOJA DE CLCULO .............................................................................. 63
CONFIGURAR PGINA PARA IMPRIMIR ...................................................................... 63

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Iniciar Microsoft Excel

Alternativas de ingreso al programa
Por el icono: Ejecute un doble Clic sobre el siguiente icono,
Versin 2010
Ilustracin 1 Icono Excel

Desde la Barra Inicio: Active MS EXCEL desde el Men Inicio/Programas.
Ilustracin 2 Acceso desde Inicio

Cualquiera de estas acciones abre en forma automtica la planilla de clculo MS EXCEL.

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En la siguiente imagen vemos las partes en que se divide la ventana de Microsoft Excel 2010:
Identificar celdas
Las columnas se nombran por letras (A, B, C...) y las filas se numeran desde el 1 hasta 65536.
Para identificar una celda se cruzan la letra de columna y el nmero de fila. As, segn la imagen
anterior la celda activa sera D6.
Movimiento en las hojas
Para cambiar de hoja de trabajo activa, haremos click con el botn izquierdo del ratn sobre las
pestaas de la parte inferior izquierda.
Nos lleva al primer registro de la tabla
Nos lleva al registro anterior de la tabla
Nos lleva al registro posterior de la tabla
Nos lleva al ltimo registro de la tabla
Para movernos dentro de la hoja, adems de poder usar las barras de desplazamiento
podremos usar tambin combinaciones de teclas:
Celda abajo

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Celda arriba
Celda derecha
Celda izquierda
Pgina abajo
Pgina arriba
La barra de herramientas de Acceso Rpido y la Cinta de

Opciones
En Microsoft Excel 2010 existe una sola barra de herramientas denominada barra de
herramientas de acceso rpido situada en la parte superior de la ventana, bajo la cinta de
opciones.
Podemos aadirle o quitarle rpidamente iconos de algunas de las funciones ms habituales
(Nuevo, Abrir, Impresin rpida...) desde el cuadro de dilogo Opciones de Excel haciendo click
en el icono , as como situarla encima o debajo de la cinta de opciones.
Si seleccionamos Ms comandos se nos abrir una ventana en la que podremos configurar la
cinta de opciones haciendo click en Personalizar cinta de opciones.
Seleccionando Barra de herramientas de acceso rpido podremos aadir o quitar muchas otras
funciones en la misma.

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Abrir y guardar libros de trabajo

Para abrir un documento hemos de hacer click en el icono
de la barra de herramientas de
acceso rpido, o bien desde la pestaa Archivo de la cinta de opciones haremos click en Abrir.
En la ventana que se muestre navegaremos hasta la carpeta en la que se halla el documento, lo
seleccionaremos haciendo click sobre l y pulsaremos en Abrir.
Para guardar un libro de trabajo hemos de hacer click en la pestaa Archivo de la cinta de
opciones y seleccionar Guardar, o bien en el icono
de la barra de herramientas de acceso
rpido: se nos mostrar un cuadra de dilogo en el que daremos un nombre al libro de trabajo.
Si queremos guardar el libro de trabajo con otro nombre haremos click en la pestaa Archivo y
seleccionaremos Guardar como, para posteriormente indicar en qu carpeta deseamos guardarlo.
TRABAJANDO CON CELDAS

Establecer alto de fila y ancho de columna
Hemos de hacer click con el botn izquierdo del ratn en la lnea de separacin entre los
encabezados de filas o columna (justo en el mismo borde) hasta que el cursor del ratn cambie a
la forma de una flecha apuntando en dos direcciones, para despus arrastrar hacia la posicin
deseada y all soltar el botn del ratn.
Tambin podremos modificar los tamaos de filas y columnas (entre otras configuraciones) desde
el icono Formato de la cinta de opciones correspondiente a la pestaa Inicio.

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Ocultar y mostrar filas y columnas

Para mostrar u ocultar filas y columnas, despus de haberlas seleccionado hemos de hacer
click en el icono Formato anteriormente mencionado, y seleccionar la opcin deseada dentro del
submen Visibilidad, Ocultar y mostrar.
Insertar filas y columnas

Para insertar fila o columnas en una Hoja de Excel 2010 seleccionaremos la fila o columna
desde donde queremos que se inserte la nueva y haremos click en el icono Insertar de la cinta de
opciones correspondiente a la pestaa Inicio, para despus seleccionar la opcin deseada.

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Insertar celdas
Hemos de hacer click en el icono Insertar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaa
Inicio para despus en el submen seleccionar Insertar celdas.
Si queremos aadir ms de una celda, hemos de seleccionar previamente tantas como deseemos
insertar.
Dar nombre a celdas y rangos

Para facilitar el acceso a un grupo o rango de celdas podemos darles un nombre (como por
ejemplo Nombres_articulos).
Para dar un nombre a una celda o rango hemos de hacer click en el icono Administrador de
nombres de la cinta de opciones correspondiente a la pestaa Frmulas: en el cuadro de
dilogo mostrado a la derecha haremos click en el botn Nuevo.
Tambin podemos hacerlo seleccionando el rango y haciendo con el botn derecho sobre l, para
despus en el men contextual seleccionar Definir nombre.
En el cuadro de dilogo que se nos muestra escribiremos el nombre deseado, seleccionaremos las
celdas deseadas (si no lo hemos previamente) haciendo click en
y finalmente click en Aceptar.

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Una vez asignado el nombre, cuando nos situemos en la celda o seleccionemos el rango al que se
ha asignado un nombre, veremos ste en la lista desplegable de la parte superior izquierda:
Podemos modificar o eliminar los nombres de celdas y rangos desde el cuadro de dilogo
Administrador de nombres anteriormente mostrado.
SELECCIONAR CELDAS
Seleccionar una celda
En ocasiones deberemos aplicar ciertos formatos (u otras acciones) sobre las celdas, como por
ejemplo borrar el contenido o cambiar los colores, etc., pudiendo hacerse en un slo paso cuando
han de modificarse varias a la vez.
Para seleccionar una celda nos situaremos sobre ella haciendo click con el botn izquierdo del
ratn, o desplazndonos con los cursores del teclado.
Segn la imagen de ejemplo anterior estamos situados y por tanto tenemos seleccionada la celda
B2 (vase como sta se muestra resaltada con un borde negro de ms grosor).
En la parte izquierda de la barra de frmulas de Microsoft Excel 2010 aparece el nombre de la
celda activa.
Seleccionar un rango de celdas
Para seleccionar varias celdas a la vez haremos click con el botn izquierdo del ratn en la primera
de ellas, y mantenindolo pulsado arrastraremos el ratn hasta tener cubiertas las celdas
deseadas, quedando como se indica en la imagen de ejemplo.

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Seleccionar filas y columnas completas

Para seleccionar filas completas haremos click en el nmero inicial y manteniendo pulsado el
botn izquierdo del ratn arrastraremos hasta la ltima fila deseada antes de soltarlo.
Para seleccionar columnas completas pincharemos en la letra inicial y manteniendo pulsado el

botn izquierdo del ratn arrastraremos hasta la ltima columna deseada antes de soltarlo.
Seleccionar toda una Hoja

Para seleccionar todas las celdas de una Hoja de Excel 2010, haremos click con el botn izquierdo
del ratn sobre el cuadro que est en la interseccin entre el encabezado de las filas y el de las
columnas (indicado en la imagen con un crculo rojo).
TRABAJANDO CON HOJAS

Insertar hojas
Para insertar una Hoja de clculo hemos de hacer click en el icono
pestaas en la parte inferior izquierda de la ventana de Excel 2010:
a la derecha de las
Otra forma es haciendo click con el botn derecho sobre una de las pestaas y seleccionando
Insertar, para a continuacin, en el cuadro de dilogo que se nos muestra seleccionar Hoja de
Clculo y hacer click en Aceptar:
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Cambiar el nombre de las hojas

Cuando trabajamos con varias Hojas puede ser conveniente modificarles los nombres asignados
por defectos (Hoja1, Hoja2...) por otros ms identificativos, como podra ser Facturas, Clientes,
etc.
Para renombrar una Hoja de clculo tan slo hemos de hacer doble click sobre la pestaa (o
click con el botn derecho sobre ella y seleccionando la opcin Cambiar nombre en el men
contextual), para escribir despes el nombre deseado y pulsar la tecla Enter.
Mover una Hoja
Para mover una hoja pincharemos en la pestaa con su nombre y manteniendo pulsado el botn
izquierdo del ratn arrastraremos hacia donde deseemos situarla (fijmonos en que aparece una
pequea flecha apuntando hacia abajo), para finalmente soltar el botn:
Alternativamente, podemos mover una Hoja de clculo haciendo click con el botn derecho sobre
la pestaa deseada y seleccionando Mover o copiar, para a continuacin indicar la Hoja tras la
cul deseamos situarla:

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Copiar una Hoja

Para hacer una copia de una Hoja de Excel 2010, primero hemos de seleccionarla manteniendo
presionada la tecla Control a la vez que mantenemos pulsado el botn izquierdo del ratn sobre
su etiqueta, y despus arrastraremos el botn del ratn para soltarlo en la posicin deseada.
Tambin podemos hacerlo haciendo click con el botn derecho sobre una pestaa y seleccionando
Mover o copiar: en el cuadro de dilogo que se nos muestra marcaremos la casilla Crear una
copia:
Eliminar Hojas
Para eliminar una Hoja la seleccionamos haciendo click sobre ella con el botn derecho y
seleccionando Eliminar en el men contextual.
Ocultar y mostrar hojas
Para ocultar una Hoja haremos click sobre ella con el botn derecho y seleccionamos Ocultar.

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Para mostrarla despus, tenemos que hacer click con el botn derecho sobre alguna pestaa y
seleccionar Mostrar: veremos una ventana como la de la derecha en la que seleccionaremos la
hoja que deseamos volver a mostrar y haremos click en Aceptar.
Aadir un fondo a una Hoja

En primer lugar haremos click en el icono Fondo de la cinta de opciones correspondiente a la
pestaa Diseo de pgina: en el cuadro de dilogo que se nos mostrar la seleccionamos, y
despus hacemos click en el botn Insertar.
Para eliminar el fondo de una Hoja haremos click en el icono Eliminar fondo de la cinta de
opciones correspondiente a la pestaa Diseo de pgina: en el cuadro de dilogo que se nos
mostrar la seleccionamos, y despus hacemos click en el botn Insertar.

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FORMATO DE CELDAS
Formato de celdas
Muchas veces necesitaremos que los mostrados en las celdas tengan determinado formato (por
ejemplo, podemos necesitar que un nmero de una celda se muestre en color rojo si es negativo).
Para modificar el formato de una celda o rango de ellas, tras seleccionarlas haremos click con el
botn derecho sobre ellas y seleccionaremos Formato de celdas en el men contextual, o bien
click con el botn izquierdo en el icono Formato de la cinta de opciones correspondiente a la
pestaa Inicio y seleccionando en el men la opcin Fomato de celdas: veremos la ventana
Formato de celdas que describiremos a continuacin.
Formato de celda numrico
Para configurar como
numrico el contenido de
la una celda, en la
ventana Formato de
celdas seleccionaremos
la pestaa Nmero.
En el apartado Categora
seleccionamos el tipo de
dato, y dependiendo de
cul
sea
se
nos
mostrarn a la derecha
unas u otras opciones de
configuracin.
Una vez seleccionada la
configuracin
deseada
haremos
click
en
Aceptar.
Alineacin de celdas
En la ventana Formato de celdas seleccionaremos la pestaa Alineacin.
Despus de haber seleccionado la configuracin deseada, pulsaremos en el botn Aceptar.

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Formato de fuente en celdas

Haciendo click en la pestaa Fuente podemos seleccionar varias opciones de configuracin
referentes al texto.
En Vista previa veremos una previsualizacin de lo que estemos configurando.
Podremos cambiar ms rpidamente el color de la letra desde el icono
de la cinta de opciones
correspondiente a la pestaa Inicio, as como aplicar algunos formatos de texto, como el tipo de y
tamao de letra
caractersiticas de formato
, alineacin
(izquierda, centrado, derecha) y
(negrita, cursiva, subrayada).

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Bordes en celdas
Desde la pestaa Bordes podremos definir los bordes de la celda (punteado, grueso, que se
muestre el borde slo por la parte superior de la celda, etc.).
Tambin podemos usar el icono
de la cinta de opciones correspondiente a la pestaa Inicio.
Tramas y rellenos en celdas

Si queremos configurar tanto el Color de relleno de fondo de las celdas como establecer una
Trama para las mismas, haremos click en la pestaa Relleno.
En Muestra veremos una previsualizacin de cmo lo vayamos seleccionando.
Una vez realizadas las configuraciones deseadas haremos click en Aceptar.
Tambin podremos cambiar el color de fondo de la celda desde el icono
opciones correspondiente a la pestaa Inicio.
de la cinta de

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Proteger celdas
En la ventana Formato de celdas seleccionaremos la pestaa Proteger.
Marcando la casilla Bloquear impediremos que se pueda modificar el contenido de las celdas
seleccionadas.
Marcando la casilla Oculta, impide que si en la casilla hay una frmula o funcin, stas no se
muestren en la barra de frmulas.

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Para aplicar estas configuraciones, posteriormente hemos de hacer click en el icono Formato de la
cinta de opciones correspondiente a la pestaa Inicio y seleccionar Proteger hoja.
Podremos establecer una clave que deber ser introducida cuando se desee cambiar la
configuracin de la hoja, tal y como vemos en la imagen de la derecha.
Borrar formatos en celdas

Para borrar los formatos que hayamos aplicado a las celdas, hemos de hacer click en el icono
Borrar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaa Inicio, y seleccionar la opcin
deseada.

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TIPOS DE DATOS
Tipos de datos en celdas
TIPO DE DATO
Numricos
DESCRIPCIN
Para introducir nmeros teclearemos los dgitos del 0 al 9. Tengamos en
cuenta las siguientes consideraciones:
Tambin podemos usar los siguientes operadores y smbolos
segn sea necesario: + - ( ) , / $ % . E e (notacin cientfica).
Se pueden incluir los puntos de miles en los nmeros introducidos
como constantes. Cuando un nmero tiene una sola coma se usa
como coma decimal.
Introducir nmeros negativos: delante de los nmeros negativos,
site un signo menos (-), o bien encierre los nmeros entre
parntesis ( ).
Si un nmero no cabe en su celda como primera medida se pasa
automticamente a anotacin cientfica.
Introducir nmeros como texto: Microsoft Excel 2010 almacena
los nmeros como datos numricos. Para que Excel 2010 interprete
los nmeros como parte de un texto, primero debe aplicarse el
formato Texto a las celdas vacas y, a continuacin, introducir los
nmeros.
Introducir fracciones: para evitar introducir una fraccin como
fecha, coloque un cero (0) delante de cada fraccin. Por ejemplo,
escriba 0 1/2.
Lmite de 15 dgitos: Independientemente del nmero de dgitos
presentados, Microsoft Excel 2010 guarda nmeros con una
precisin de hasta 15 dgitos. Si un nmero contiene ms de 15
dgitos significativos, Excel 2010 convertir los dgitos adicionales en
ceros (0).
Fecha/hora
Para introducir una fecha u hora, hemos de escribirla normalmente, como

por ejemplo 10/05/2010 y 22:33:55.
Algunas consideraciones a tener en cuenta a la hora de introducir
fechas y horas son:
Introducir de fechas y horas a un tiempo: para escribir una fecha
y hora en la misma celda, seprelas con un espacio.
Reloj de 12 y 24 horas: para introducir una hora basada en el reloj
de 12 horas, detrs de la hora inserte un espacio seguido de a.m. o
p.m. (o bien a o p). De lo contrario, Microsoft Excel 2010
interpretar la hora basndose en el reloj de 24 horas. Por ejemplo,
si se escribe 3:00 en lugar de 3:00 p.m., la hora se almacenar
como 3:00 a.m..
Clculos con fechas y horas: las horas y las fechas pueden
sumarse, restarse e incluirse en otros clculos Para utilizar una
fecha u hora en una frmula, introduzca la fecha o la hora como

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texto entre comillas. Por ejemplo, la frmula ="03/09/2010""28/08/2010" dar como resultado 6.
Texto
Para introducir
normalmente.
texto
seleccionamos
una
celda
lo
escribimos
Algunas consideraciones a tener en cuenta a la hora de introducir texto

son:
En Microsoft Excel 2010, texto es cualquier combinacin de
nmeros, espacios y caracteres no numricos. Por ejemplo se
tratar como texto las siguientes entradas: 10AA109, 127AXY, 12976 y 208 4675.
Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las
adyacentes que estn en blanco a su derecha para visualizarlo, no
obstante el texto se almacena nicamente en la primera celda.
Para ver todo el texto en mltiples lnea de una celda hay que
activar la casilla de verificacin Ajustar texto de la ficha Alineacin.
Para introducir un retorno de carro en una celda se debe
presionar a la vez la combinacin de teclas Alt + Enter
FRMULAS
Las frmulas en Excel 2010 se usan para calcular resultados a partir de los datos de la Hoja. A la
hora de construirlas se pueden usar valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores.
En ocasiones las frmulas no se pueden ejecutar de forma correcta, a continuacin se describen
algunos mensajes de error:
MENSAJE
DESCRIPCIN
###
La celda tiene mucho contenido y no puede ser mostrado en la celda (hay que
aumentar el ancho de la misma)
#DIV/0!
#NOMBRE?
#N/A
Se intenta dividir entre cero acceder a una celda vaca.

No se encuentra un nombre.
Se hace referencia a celdas que no contienen datos que se necesitan para
devolver un resultado.
#NUM!
Hay algn tipo de problema con un nmero.
#REF!
Se ha hecho una referencia a una celda no vlida por alguna circunstancia.
#VALOR!
Se ha usado un parmetro u operando incorrecto.

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En otras ocasiones y sin ser un error podremos ver en una celda el smbolo # (almohadilla)
repetido varias veces: informa de que el ancho de la columna no es suficiente para mostrar el
resultado.
Operadores
En la tabla de al lado se muestran los principales tipos de operadores.
Cuando hay varias operaciones en una misma expresin, stas tienen un orden de preferencia
para su resolucin dependiendo del tipo de operador usado, que es el indicado en la tabla.
TIPO
OPERADORES
ARITMTICOS
+, -, *, /, %, ^
TEXTO
&
RELACIONALES / COMPARACIN < , > , = , <= , >= , <>

Como es normal en matemticas, los parntesis se usan para calcular primero las expresiones
que hay entre ellos, como por ejemplo:
2 + 3 * 5 = 17
(2+3) * 5 = 25
As pues, procederemos tambin en Excel 2010.
En cuanto a la prioridad de los diferentes tipos de operadores: cuando hay expresiones que
contienen operadores de ms de una categora, se resuelven primeramente los aritmticos, luego
los de comparacin y por ltimo los operadores lgicos.
La prioridad de los operadores aritmticos es la mostrada a continuacin:
^ (exponenciacin)
- (negacin)
+ y (suma y resta)
La prioridad de los operadores lgicos es la mostrada a continuacin:
Not
And
Or
Los operadores de comparacin se evalan segn el orden en el que aparecen:
= (igual)
<> (diferente de)
< (menor que)
> (mayor que)
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<= (menor o igual que)

>= (mayor o igual que)
EDITAR CELDAS
Editar celdas
Para introducir un valor en una celda nos situaremos en la misma y escribiremos lo deseado,
para a continuacin pulsar la tecla Enter (para situarnos en la celda debajo la que estemos
editando) o los cursores (para situarnos en una de las celdas junto a la que estamos editando).
Si no queremos que se efecten los cambios pulsaremos la tecla Escape.
En las celdas, aparte de nmeros, textos, frmulas, etc., podemos introducir referencias a los
valores contenidos en otras celdas (como por ejemplo B2 o A3). Ms adelante en el presente
curso de Excel 2010 explicaremos las referencias.
Si ya las hemos pulsado podemos Deshacer la ltima accin haciendo click en el icono
de la
barra de herramientas de acceso rpido. Posteriormente tambin ser posible Rehacer el
cambio pinchando en el icono
.
Para insertar una frmula procederemos del mismo modo situndonos en la celda en la que
deseamos introducirla para a continuacin escribirla (o en la misma barra de frmulas).
Modificar el contenido de una celda

Para modificar el contenido de una celda tenemos de hacer doble click sobre ella y cuando
veamos el cursor parpadeante podremos modificar su contenido.
Una vez editada confirmaremos los cambios con la tecla Enter y los Cursores, tal y como hemos
explicado anteriormente.
Tambin es posible modificar su contenido desde la barra de frmulas.
Eliminar el contenido de una celda
Para borrar el contenido de una celda nos situamos en ella y pulsamos la tecla Suprimir (se
borrar nicamente el contenido, pero no los formatos, comentarios, etc.).
Tambin podemos eliminar el contenido haciendo click con el botn derecho en la celda y
seleccionando Borrar contenido.
Si aparte del contenido necesitamos borrar tambin los formatos, comentarios, etc.,
seleccionaremos la opcin deseada tras hacer click en el icono Borrar de la cinta de opciones
correspondiente a la pestaa Inicio:
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Eliminar celdas, filas y columnas

Para eliminar celdas primeramente las seleccionamos y despus hacemos click en el icono
Eliminar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaa Inicio, y luego elegiremos de qu
modo deben ser eliminadas:
Tambin podemos eliminarlas haciendo click con el botn derecho sobre una de las celdas
seleccionadas y seleccionando eliminar celdas.
Para eliminar filas o columnas, tras seleccionalas procederemos del mismo modo que acabamos
de comentar:

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Copiar celdas
Para copiar una celda o rango de ellas, la forma ms sencilla es seleccionndolas para despus
hacer click en el icono
de la cinta de opciones perteneciente a la pestaa Inicio, y en
la celda de destino hacer click en el icono
, para finalmente pulsar la tecla Enter.
Otra forma de hacerlo es: manteniendo presionada la tecla Control haremos click con el botn
izquierdo del ratn en el borde negro de la seleccin (el cursor cambiar a la forma de una flecha
blanca con un pequeo signo + a su lado) y despus arrastraremos el ratn hasta la posicin
deseada para una vez all soltarlo.
Pegado especial
Una forma ms avanzada de copiar el contenido de una celda es, despus de haberla copiado,
hacer click en el icono
para a continuacin pegarla haciendo click en la parte inferior del
icono
: en el men desplegable seleccionaremos la opcin deseada.
Mover celdas
La forma ms sencilla es seleccionndolas y hacer click en el icono
de la cinta de
opciones correspondiente a la pestaa Inicio para despus en la celda de destino hacer click en
.
Otra forma de hacerlo es situando el cursor del ratn justo en el borde negro de la seleccin (el
cursor del ratn cambiar a la forma de cuatro pequeas flechas apuntando a direcciones
diferentes): despus haremos click con el botn izquierdo y arrastraremos el ratn hasta la
posicin deseada para all soltarlo.

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Autorrellenado
El autorrellenado hace que Excel 2010 escriba automticamente valores en otras celdas,
dependiendo de su contenido.
Para verlo con un ejemplo, escriba lunes en una celda. Despus pinche con el cursor del ratn en
el cuadradito pequeo de la parte inferior derecha de la misma y arrastre unas celdas hacia abajo
para finalmente soltarlo:
Veremos cmo las celdas adyacentes se habrn autorrellenado con los nombres de los das
consecutivos.
Esto funciona para das de la semana, nombres de los meses, fechas, nmeros, etc.
Autosuma
Podemos calcular fcilmente la suma de los valores de una columna, seleccionando el rango de
valores (sin incluir el encabezado) y haciendo click en el icono
de la barra de
herramientas.
Haciendo click en la flechita hacia abajo de dicho icono se pueden acceder a otros clculos
(promedio, contar nmeros, etc.).
Validar datos
En muchas ocasiones necesitaremos que el usuario introduzca unos determinados valores en una
celda.
Para validar una celda, despus de haberla seleccionado haremos click en el icono Validacin de
datos de la pestaa Datos.
Dentro de la pestaa Configuracin indicaremos el criterio deseado.

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En el ejemplo slo se podrn introducir nmeros decimales entre 1 y 5.

Si marcamos la opcin Omitir blancos, no se mostrar mensaje de error cuando una celda
restringida o dependiente de referencias o frmulas estn en blanco.
En la pestaa Mensaje de entrada podremos definir un mensaje que se ver cuando tengamos
seleccionada la celda, y en Mensaje de error el que se mostrar cuando el usuario introduzca un
valor incorrecto.
Ordenar celdas
Para ordenar celdas segn su contenido, despus de seleccionarlas haremos click en los iconos
Orden ascendente
(los ordenar de menor a mayor) u Orden descendente
(de mayor a
menor) de la cinta de opciones correspondiente a la pestaa Datos.
Tambin podemos acceder a dichas opciones desde el icono Ordenar y filtrar de la cinta de
opciones correspondiente a la pestaa Inicio.
Tambin encontraremos estos iconos en el men Datos.
Combinar y centrar
En ocasiones necesitaremos combinar celdas, por ejemplo para mostrar centrada una frase larga.
Para ello, seleccionaremos las celdas y haremos click en el icono Combinar y centrar
de la barra de herramientas.

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Para volver a separar las celdas, despus de seleccionar la celda combinada iremos al men
Edicin, Borrar y seleccionaremos Formatos (esto borrar tambin todos los otros formatos que
tenga la celda).
Comentarios
Podemos insertar un comentario nos situaremos en la celda deseada y hacremos click en el
icono Nuevo comentario de la cinta de opciones correspondiente a la pestaa Revisar.
Las celdas que contengan un comentario las diferenciaremos porque tendrn una pequea marca
roja en su esquina superior derecha.
Pinchando y arrastrando el ratn en los cuadraditos blancos de las esquinas y laterales podemos
cambiar su tamao.
Para mover un comentario de lugar haremos click con el ratn en el borde negro sombreado,
para despus arrastrar hasta la posicin deseada, en la que lo soltaremos.
Para que un comentario permanezca siempre visible hemos de hacer click con el botn derecho
sobre la celda y seleccionar Mostrar u ocultar comentarios en el men contextual .
Para borrar un comentario seleccionaramos Eliminar comentario en dicho men contextual.
FILTROS Y SUBTOTALES
Filtros
Los filtros de Microsoft Excel 2010 podemos son usados para mostrar nicamente los que
contengan los valores elegidos.
El filtro se puede crear seleccionando un rango de celdas o seleccionando una de las que
componen la tabla de datos (el encabezado, por
ejemplo), y haciendo despus click en el icono Filtro de
la pestaa Datos: veremos una
en cada columna de
la fila de encabezado.

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Posteriormente, para establecer una condicin tenemos que hacer click en la flecha para que se
muestren los valores que podemos elegir (que sern los que haya en toda esa columna) y
seleccionar uno de ellos.
Tambin podemos realizar el filtrado por ms de una

condicin, seleccionando la opcion Filtro personalizado
que se halla dentro del men Filtros de texto.
En este ejemplo se mostraran slo las filas cuyo nombre

de vendedor comience por J o M.
Para eliminar el filtro volveremos a hacer click click en el
icono Filtro de la pestaa Datos.
Filtros avanzados
Podemos configurar otros filtros ms avanzados, con los que podremos tanto definir varias
condiciones para una columna, como varias condiciones para varias columnas, y tambin
condiciones creadas como resultado de una frmula.

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Para crear un filtro avanzado la hoja de clculo debe disponer al menos de tres filas vacas
sobre la lista (aparte de la fila que contiene los encabezados de cada columna en la lista de datos
a filtrar) que pueden utilizarse como rango de criterios (formado por una fila de encabezados de
columna, y como mnimo una fila con las condiciones de bsqueda).
Los pasos a seguir son sencillos:
1. Una vez tengamos los datos organizados en filas y columnas con sus correspondientes
encabezados (ver imgenes un poco ms abajo) hemos de crear un rea para las
condiciones de filtrado: para ello en las celdas que contendrn los encabezados de las
condiciones del filtrado escribiremos el mismo texto de los encabezados de la tabla de
datos.
2. Bajo los encabezados de las condiciones de filtrado que acabamos de pegar, escribimos
los valores que se usarn como condicin del filtrado.
3. Hacer click en el icono
de la pestaa Datos.
En el cuadro de dilogo hacemos click en

tabla de datos junto con los encabezados.
Despus hacemos click en
junto con sus encabezados.
a la derecha de Rango de la lista y seleccionamos la
a la derecha de Rango de criterios y seleccionamos los criterios
Podremos seleccionar varios elementos de una misma columna, de una misma fila, celdas no
adyacentes de diferentes columnas, etc... segn el caso.
Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios haga clic en Filtrar la lista
sin moverla a otro lugar.
Para filtrarla copiando las filas que cumplen los criterios a otra rea de la hoja de clculo
haga clic en Copiar a otro lugar, despus en la casilla Copiar a y, por ltimo, en la esquina
superior izquierda del rea donde desea pegar las filas.
1. Marcando la casilla Slo registros nicos se presentarn o copiarn slo las filas que
renan las condiciones, excluyendo las filas duplicadas. Si no se selecciona un rango,
ocultar todas las filas duplicadas.
Si utilizamos como criterio el resultado de una frmula no utilizaremos el encabezado
de columna (lo dejaremos en blanco o usaremos otro diferente, que no se corresponda
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con el de la lista), y la frmula debe utilizar una referencia relativa, y todas las dems
referencias debern ser referencias absolutas. Asimismo la frmula debe devolver un
valor lgico (Verdadero o Falso).
Para aplicar el filtro haremos click en Aceptar.
Aqu puede ver algunos ejemplos que le sern muy ilustrativos:
* Varias condiciones en una sola columna:
Se muestran slo las ventas de Aday Perera y
Alejandro Martin.
Una condicin en dos o ms columnas:

Se muestran slo las ventas de Alejandro Martin cuyo
importe sea menor de 250.000
* Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas (para buscar filas que cumplan una
de dos condiciones, donde cada una de ellas incluye condiciones para ms de una columna):

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Se mostrarn slo las ventas de Alejandro Martin con

importe menor de 250.000 y las de Martina Marrero
cuyo importes sea mayor de 520.000.
* Una condicin en una columna u otra (para buscar datos que cumplan una condicin de una
columna, o una condicin de otra):
Se muestran slo las ventas de Aday Perera, y aquellas
cuyo importe sea menor de 250.000
Para eliminar el filtro haremos click en el icono
de la pestaa Datos.
Subtotales
Con Excel 2010 podemos hacer que se muestren los subtotales de una columna, para ello
ordenaremos la lista por la columna cuyos subtotales desee calcular.
Por ejemplo, para resumir las unidades vendidas por cada vendedor y el importe de las ventas,
ordenaremos la lista por la columna Vendedor, como vemos en la imagen.

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Despus situaremos el cursor en una celda de la tabla de datos y haremos click en el icono
Subtotal de la pestaa Datos.
En Para cada cambio en seleccionaremos la columna que contenga los grupos cuyos subtotales
deseemos calcular (la misma columna por la que ordenamos la lista).
En Usar funcin seleccionaremos la funcin que deseemos usar para calcular los subtotales
(Suma, Promedio, etc.).
En Agregar subtotal a activaremos las casillas de verificacin correspondientes a las columnas
que contengan los valores cuyos subtotales queramos extraer.
Con los iconos

y
podremos ampliar y contraer la lista, haciendo que se muestren o no cada
una de las filas, adems de los subtotales.

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Tambin es posible anidar o insertar subtotales de grupos ms pequeos dentro de los grupos de
subtotales existentes.
Para eliminar los subtotales tenemos que hacer click con el botn derecho en una celda de la
tabla de datos y nuevamente en el icono Subtotal: en el cuadro de dilogo pincharemos en el
botn Quitar todos.
FORMULARIOS
Formularios
Dentro de una Hoja de Excel 2010 podemos usar controles de formulario que nos permitan una
gestin ms sencilla y organizada de nuestros datos.
Asimismo Excel 2010 proporciona formularios para entrada de datos que se generan
automticamente, y son una manera rpida y sencilla forma de gestionar los datos.
La barra de herramientas Formulario
Una forma ms organizada de gestionar los datos es usando controles de formulario.
Para crear un formulario en Microsoft Excel 2010, antes de poder insertar controles
deberemos mostrar la pestaa Programador que por defecto no es visible. Para ello tenemos que
hacer click en la pestaa Archivo y seleccionar Opciones: a continuacin, en el cuadro de dilogo
seleccionamos Personalizar cinta de opciones y en la parte derecha marcamos la casilla
Programador, para finalmente hacer click en Aceptar.

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Haciendo click en la pestaa Programador veremos:
Para insertar un control hemos de hacer click en el icono Insertar de la cinta de opciones
correspondiente a la pestaa Programador y seleccionar el deseado, para despus hacer click en
la Hoja de clculo. Para usar los controles ActiveX son necesarios conocimientos de
programacin en Visual Basic for Applications (VBA):
Pinchando y arrastrando en los crculos que de las esquinas y lados del control podremos cambiar
su tamao, y si nos situamos sobre l hasta que el cursor del ratn cambie a la forma de
podremos moverlo a otro lugar de la Hoja.
Si mientras arrastramos mantenemos pulsada la tecla Alt, el control se ir alineando a los bordes
de las celdas.

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Si mantenemos pulsada la tecla Maysculas mientras arrastramos, se mantendr la proporcin

largo/ancho del control.
Para volver a seleccionar un control hemos de hacer click sobre l mientras tenemos pulsada la
tecla Control: pasaremos a Modo Diseo quedando activado el icono

Haciendo click con el botn derecho sobre un control y seleccionando Formato de control se nos
mostrar una ventana en la que podremos modificar sus propiedades (en caso hacerlo con un
control ActiveX no se mostrar la pestaa Control).
Por ejemplo, insertaremos un control de formulario de tipo cuadro de lista, y en la pestaa
Control dentro de Rango de entrada seleccionaremos el rango en el que se hallan los valores que
contendr el control:
Como puedes observar, usando el cuadro de lista realizamos la validacin de los valores
introducidos de forma ms grfica.
Marcando la casilla Sombreado 3D, se dibujar el control sombreado.
En la pestaa Proteger podremos indicar si el control podr o no modificarse, moverse, cambiar de
tamao o eliminarse (la hoja deber estar protegida para ello).

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Cuando tenemos seleccionado un control se mostrar tambin la pestaa Formato, en la que

disponemos de varias opciones de configuracin.
En la imagen de abajo podemos ver una sencilla descripcin de algunos de los controles ms
usados:
Crear formularios de entrada de datos

En primer lugar deberemos (si no lo hemos hecho ya) agregar el icono Formularios a la Barra de
herramientas de acceso rpido haciendo click en la pestaa Archivo y seleccionando a la
izquierda del cuadro de dilogo que se nos muestra, la opcin Barra de herramientas de acceso
rpido.
A continuacin, en Comandos disponibles en seleccionaremos Todos los comandos y en el
cuadro de lista de debajo el elemento Formulario.... Despus haremos click en el botn Agregar
>> y pincharemos en el botn Aceptar: veremos el icono
en la Barra de herramientas de
acceso rpido.

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Partiendo de la siguiente lista de ejemplo:
Pincharemos en cualquier celda de la tabla de datos y haremos click en el icono Formulario que
acabamos de aadir.
Veremos la siguiente ventana en la que gestionaremos los datos de forma sencilla.
Pinchando en los botones Buscar anterior y Buscar siguiente nos moveremos por cada registro
(fila de datos).
Si pulsamos en Nuevo podremos crear un registro nuevo. Tambin podemos crearlo llevando
hacia abajo la barra de desplazamiento.
Para modificar un registro tan slo hemos de situarnos en l y editarlo. Si pulsamos en Eliminar se
borrar de la lista, sin posibilidad de recuperarlo.

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Crear un formulario desde una tabla de datos vaca

Crearemos los encabezados de cada columna, como vemos en la imagen de la derecha, para
despus seleccionar cualquier nombre de campo y hacer click en el icono Formulario de la Barra
de herramientas de acceso rpido.
Nos aparecer una ventana como la de abajo en la que seleccionaremos Aceptar, ya que hemos
escrito los nombres de los campos.
Filtros en formularios de entrada de datos

Adems de introducir, editar y borrar registros, se pueden establecer unas condiciones o criterios
para el formulario de entrada de datos, lo cual es muy til en caso de que la tabla de datos sea
extensa.
Para crear el filtro tenemos que hacer click en el botn Criterios del formulario: se desplegar un
registro en blanco en el que escribiremos las condiciones deseadas, pudiendo as introducir varios
criterios a la vez.

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Despus pincharemos en el botn Formulario, y usando los botones Buscar anterior y Buscar
siguiente nos moveremos entre los registros que cumplen la condicin establecida (si usamos la
barra de desplazamiento nos desplazaremos entre todos los registros).
Funciones
Funciones
Podramos decir que las funciones son frmulas que vienen ya incorporadas en Microsoft Excel
2010. Su sintaxis es:
=nombre_funcin(parmetro_1; parmetro _2; ... )
Vemos cmo constan de un nombre y dentro de los parntesis unos parmetros separados con
punto y coma.
Los parmetros pueden ser nmeros, textos, referencias a una celda o rango de ellas, otras
funciones, etc.
Insertar funciones manualmente

Podemos insertar una funcin escribindola directamente en la celda o en la barra de frmulas,
y han de ir precedidas del signo = (igual), del mismo modo que las frmulas.
Ejemplo (SUMA() es una funcin de Microsoft Excel 2010):
TABLA
FUNCIN DE EXCEL 2010
=2+3+5
= SUMA(2; 3; 5)
Insertar funciones desde el asistente

Podemos insertar funciones usando un asistente incorporado en Microsoft Excel 2010, para
ello, despus de habernos situado en la celda deseada haremos click en el icono Insertar funcin
de la cinta de opciones correspondiente a la pestaa Frmulas:
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En el cuadro de dilogo de la derecha escribiremos el nombre de una funcin o parte de ella en

Buscar una funcin y pulsaremos la tecla Enter, o bien seleccionaremos una categora en el
cuadro de lista O seleccionar una categora y seleccionaremos la funcin deseada en
Seleccionar una funcin.
Una vez elegida una, pinchemos en Aceptar.
A continuacin, en el cuadro de dilogo de la izquierda escribiremos las referencias a las celdas

que contienen los valores a sumar, o bien haremos click en
y las seleccionaremos.
En la parte inferior izquierda se ir mostrando el resultado actual de la misma.

Cuando hayamos definido los parmetros a usar haremos click en Aceptar para insertar la
funcin.

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Podemos acceder rpidamente a las funciones usando los iconos de la cinta de opciones
correspondiente a la pestaa Frmulas:
En dicha cinta de opciones disponemos de varias opciones ms para el tratamiento de

funciones:
Referencias
En Excel 2010, las referencias nos permiten acceder al contenido de una celda, y pueden ser
Relativas, Absolutas o Mixtas.
Referencias relativas
Si copiamos una frmula con referencias relativas, la frmula cambiar dependiendo de dnde
vayamos a copiarla. Por ejemplo:
A
15
20
=A1+2
30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y en una
fila hacia abajo, la frmula cambiar por =B2+2: lo que variar es la referencia a celda A1

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Al copiarla una columna hacia la derecha se incrementar el nombre de la columna en uno, es

decir, en vez de A pondr B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondr 2, resultado
=B2+2.
Para mantener en la frmula sumar 2 al contenido de la celda superior.
Referencias absolutas
Si copiamos una frmula con referencias absolutas, la frmula no variar. Supongamos el ejemplo.
A
15
20
=$A$1+2
30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, aunque la copiemos una columna hacia la derecha y en una
fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra en signo $ (dlar) no
variar la frmula y en B3 pondr =$A$1+2.
Referencias mixtas
Si copiamos una frmula con referencias mixtas, la frmula cambiar la columna o la fila que no
tiene el signo $ delante dependiendo de donde vamos a copiarla y no variar la que s tiene el
signo $ delante. Supongamos el ejemplo:
A
15
20
=$A1+2
30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como hay un signo $ delante de la columna aunque se copie
una columna ms a la derecha sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al
copiarla una fila hacia abajo la fila cambiar por 2 en vez de 1 y el resultado ser =$A2+2.
A
15
20
=A$1+2
30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como hay un signo $ delante de la fila aunque se copie una
fila hacia abajo sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la columna, al copiarla una
columna ms a la derecha la columna cambiar por B en vez de A y el resultado ser =B$1+2.
Referencias a celdas de otra hoja
En los casos en que necesitemos hacer referencias a celdas de otras hojas usaremos la siguiente
sintaxis:

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SNTAXIS
EJEMPLO
Nombre_Hoja!Celda =1000+Hoja2!A1
Si el nombre de la Hoja de Excel 2010 a la que pertenece la celda contiene espacios, el nombre
tendr que ir entre comillas:
=A1*Mes de abril!A5
Referencias otros libros
En los casos en que necesitemos hacer referencias a celdas de otros libros de trabajo de
Microsoft Excel 2010 usaremos la siguiente sintaxis:
SNTAXIS
EJEMPLO
=[Nombre_Libro]Nombre_Hoja!Celda =[Compras]Hoja3!A1
Si el nombre del libro al que pertenece la referencia contiene espacios, ste tendr que ir entre
comillas, tal y como se indic en el punto anterior.
OTRAS HERRAMIENTAS
Autocorreccin
Normalmente, cuando escribimos texto en las celdas, Excel 2010 intenta corregir automticamente
posibles errores.
Para configurar autocorreccin en Microsoft Excel 2010 iremos al men Herramientas,
Autocorreccin.

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Haciendo click en el botn Opciones de Autocorreccin veremos el cuadro de dilogo de la

derecha, en el que podremos configurar diversas opciones de autocorreccin.
Podemos aadir ms palabras escribiendo en Reemplazar el texto incorrecto y en Con el correcto,
y haremos click en el icono Agregar (se activar al editar dichos cuadros de texto).
Si queremos desactivar la autocorreccin desmarcaremos la casilla Reemplazar texto mientras
se escribe en la pestaa Haciendo click en el icono Autocorreccin.
Verificar ortografa
Para iniciar una correccin
ortogrfica en una Hoja de
Excel 2010 haremos click en
el icono
de la cinta
de
opciones
correspondiente a la pestaa
Revisar.
En la ventana que se nos
muestra podremos elegir la
palabra
escrita
correctamente, agregarla al
diccionario interno de Excel
2010 si est escrita de forma
correcta y ste no la ha
reconocido, etc.

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Estilos
Si solemos usar los mismos tipos de letra, sombreados, etc., el uso de estilos nos permitir
ahorrar tiempo, ya que cuando modificamos un estilo, todas las celdas que lo usan se actualizarn
automticamente.
Para aplicar un estilo, tras seleccionar las celdas deseadas seleccionaremos alguno de entre los
disponibles en la cinta de opciones Inicio:
Haciendo clic en el icono
podremos ver ms estilos disponibles:
Para crear un estilo, despus de haber dado el formato deseado a una celda haremos click en la
opcin Nuevo estilo de celda.
Para modificar o eliminar un estilo, haremos click con el botn derecho sobre l y
seleccionaremos la opcin correspondiente:

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Formato condicional
Excel 2010 pone a nuestra disposicin la herramienta formato condicional que no permite
configurar el formato con el que deseamos que se muestren las celdas dependiendo de su
contenido (por ejemplo, podemos querer que si una celda contiene un nmero negativo se muestre
resaltada en rojo).
Para aplicar un formato condicional, tras situarnos en la celda deseada seleccionaremos la
opcin adecuada en el men que se muestra al hacer click en el icono de la cinta de opciones
correspondiente a la pestaa Inicio:
Para crear una regla de formato condicional hemos de hacer click en Nueva regla veremos el
cuadro de dilogo de la derecha y seleccionando las opciones deseadas.
Asimismo podremos modificar y eliminar las reglas desde la opcin Administrar reglas del men
anteriormente mostrado.

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GRFICOS
Crear grficos
Para representar datos usando un grfico, despus de seleccionar el rango de celdas que
contiene los datos y en la cinta de opciones de la pestaa Insertar seleccionar el tipo de grfico
deseado:

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Haciendo click en el icono a la derecha de Grficos se mostrar el cuadro de dilogo de la

derecha, en el que seleccionaremos el tipo de grafico deseado y haremos click en Aceptar.
Una vez creado un grfico, para definir el rea de datos que usar hemos de hacer click con el
botn derecho sobre l y seleccionar Seleccionar datos en el men contextual.
A continuacin, en el cuadro de dilogo de la derecha tenemos que hacer click en
y seleccionar
el rango que contiene los datos a representar (despus haremos click de nuevo en dicho icono
para volver a ampliar el cuadro de dilogo) y pincharemos en el botn Aceptar.

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Cuando tengamos seleccionado un grfico se mostrarn las pestaas Diseo, Presentacin y

Formato en la cinta de opciones, desde las cuales podremos configurar diversos aspectos del
mismo.
Tambin podemos realizar algunas configuraciones en el grfico desde el men contextual que se
muestra al hacer click con el botn derecho sobre el mismo.
Para redimensionar un grfico tenemos que hacer click con el botn izquierdo en las esquinas
del mismo o en la parte punteada de los laterales, para despus arrastrar el ratn hasta darle el
tamao deseado y finalmente soltar el botn.
Para mover un grfico haremos click en su borde: cuando el cursor cambie a la forma de una
flecha apuntando en cuatro direcciones diferentes arrastraremos con el ratn hacia la posicin
deseada, para una vez all soltar el botn.
Los grficos estn compuestos de varios elementos dentro de un marco: haciendo doble click
sobre ellos podremos modificar sus propiedades (tambin podemos mover y eliminar dichos
elementos).
Para eliminar un grfico tan slo hemos de hacer click en el borde del mismo y pulsar la tecla
Suprimir.

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Minigrficos
Los minigrficos de Excel 2010 son pequeos grficos que se crean en una celda. Para crearlos
usaremos los iconos correspondientes en la cinta de opciones correspondiente a la pestaa
Insertar:
Tras seleccionar el tipo de grfico deseado, en el cuadro de dilogo que se muestra usaremos el
icono
de Rango de datos para seleccionar el rango de celdas que contiene los datos a
representar, y el de Ubicacin para indicar la celda en que se crear el minigrfico, para despus
hacer click en el botn Aceptar.
Cuando tengamos seleccionado un minigrfico se mostrar la pestaa Diseo, desde cuya cinta
de opciones podremos configurar diversos aspectos del mismo.
Imgenes
Imgenes prediseadas
Para ver las imgenes prediseadas disponibles haremos click en el icono Imgenes
prediseadas de la cinta de opciones correspondiente a la pestaa Insertar: en la parte derecha
seleccionaremos las categoras deseadas y haremos click en Buscar, y en la parte inferior
veremos las encontradas.
Para insertar una imagen simplemente hemos de hacer click sobre ella.

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Al situar el cursor encima de la previsualizacin de una imagen se mostrar una flecha hacia abajo
a un lado de la misma: haciendo click en la misma se mostrar un men contextual con otras
opciones.
Insertar imagen desde archivo

Para insertar una imagen hemos de hacer click en el icono Imagen de la cinta de opciones
perteneciente a la pestaa Insertar.
Al seleccionar una imagen veremos la barra de herramientas Formato, con la que podremos
realizar varias acciones sobre la misma (como redimensionarla, aplicarle un efecto, girarla...):
Formas
Para insertar una Forma de Excel 2010 debemos hacer click en el icono Formas de la cinta de
opciones perteneciente a la pestaa Insertar, y tras seleccionar la deseada hacer click en la hoja
de clculo para despus, manteniendo presionado el botn izquierdo del ratn arrastrar hasta
darle el tamao deseado, y finalmente soltarlo.

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Al hacer hacer click en una Forma que hayamos introducido se mostrar la barra de herramientas
Formato, desde la que podremos modificar su estilo, relleno, contorno, etc.:
Organigramas
Si necesitamos insertar un organigrama tenemos que hacer click en el icono SmartArt de la
cinta de opciones perteneciente a la pestaa Insertar, y en el siguiente cuadro de dilogo
seleccionaremos el deseado para despus hacer click en Aceptar:
Para modificar sus textos haremos click en cada elemento y escribiremos el deseado.

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Cuando tengamos un SmartArt seleccionado se mostrarn las pestaas Diseo y Formato, desde
las que podremos configurarlos.
Modificar imgenes
Podremos modificar una imagen aplicndole efectos, definindole una sombra, etc. usando los
iconos de la barra de herramientas Formato.
Cambiar el orden de apilamiento de los objetos

Cuando tenemos varios objetos unos pueden quedar sobre o debajo de otros. Para configurar
dicho orden, tras seleccionar una imagen haremos click en el icono
de la barra de
herramientas Formato.
Alinear imgenes
Para alinear imgenes, tras seleccionarlas haremos click en el icono
herramientas Formato.
de la barra de

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Espacio entre objetos

Es posible distribuir tres o ms objetos de forma que estn igualmente espaciados horizontal o
verticalmente haciendo click en el icono
de la barra de herramientas Formato, y
seleccionando Distribuir horizontalmente o Distribuir verticalmente.
Esquemas
Los esquemas de Excel 2010 son muy tiles visualizar la informacin a modo de resumen,
apareciendo slo los datos de forma agrupada.
Para crear un esquema en Microsoft Excel 2010 los datos deben estar organizados
jerrquicamente en categoras y subcategoras, como se muestra en la siguiente imagen:
Para crear correctamente el esquema, en los pasos siguientes los totales han de ser devueltos por
frmulas o funciones, as que es conveniente comprobar que estn bien definidas y se
encuentren en los lugares adecuados.
Crear un esquema de forma automtica

Para crear un esquema en Excel 2010 primero situaremos el cursor en alguna celda del rango a
partir del cual se desea crear el esquema, para a continuacin hacer click en el icono Agrupar de
la cinta de opciones correspondiente a la pestaa Datos y seleccionar Autoesquema:

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Dependiendo de las frmulas definidas en el rango, se crea un esquema horizontal, vertical o

ambos.
Si no hay frmulas no se podr crear de forma automtica.
Haciendo click sobre los iconos
expandiremos y contraeremos el esquema.
Crear un esquema de forma manual

Para crear un esquema manualmente tenemos que hacer click en el icono Agrupar y seleccionar
Agrupar, y despus indicar si debe crearse por filas o columnas.
Al crear un esquema vertical, las filas resumen deben estar situadas debajo o encima de los datos
(no mezcladas con ellos).
Por ejemplo, para crear las filas del anterior esquema de forma manual, seleccionaremos las filas
de Gran Canaria, Fuerteventura y Lanzarote y agruparemos por filas. Los mismos pasos se
harn seleccionando Tenerife, Gomera, Hierro y La Palma.
Para crear las columnas seleccionaramos los datos de las columnas enero, febrero y marzo (sin
los ttulos) y agrupamos por columnas, para luego hacer lo mismo con los datos contenidos en las
columnas abril, mayo y junio.
Agregar datos a un esquema
En caso de que agreguemos filas o columnas a un esquema de Microsoft Excel 2010 y veamos
que no se actualiza, repetiremos los pasos para crearlo en cada caso.
Eliminar un esquema
Para eliminar un esquema haremos click en el icono Desagrupar de la cinta de opciones
correspondiente a la pestaa Datos y seleccionaremos Borrar esquema.
Crear grficos desde un esquema

Es posible insertar un grfico a partir de un esquema, con la particularidad de que si expandimos
un nivel del mismo se actualizar el grfico para mostrar los nuevos datos.
VINCULAR Y CONSOLIDAR
Vincular es el proceso de usar referencias a celdas de otros libros de trabajo de Excel 2010, de
cara a obtener informacin para nuestra hoja de trabajo.
Consolidar es combinar o resumir informacin de varias hojas de trabajo (que pueden estar
situadas en distintos libros)
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El vincular es til cuando necesitamos que si cambia la informacin del libro de origen tambin se
modifique automticamente el libro destino.
Tambin es til cuando hay que consolidar varios archivos. Por ejemplo, una empresa que
guarda las ventas de cada vendedor: puede crear un libro resumen que contenga informacin del
libro de cada vendedor y calcule el total de las ventas.
Vincular de forma manual

Para vincular libros seleccionamos la celda que queremos vincular en el libro origen y la
copiamos al portapapeles haciendo click en el icono
.
Despus en el libro de destino nos situaremos en la celda que contendr el resultado de la
vinculacin, hacemos click en el icono
y en el men seleccionamos Pegado especial.
Por ltimo, en el cuadro de dilogo que se nos muestra en la seccin Pegar marcamos Todo y
hacemos click en el botn Pegar vnculos:
En la barra de frmulas veremos la formular resultante.

La sintaxis para crear un vnculo manualmente es:
=[NombreLibro]Nombrehoja!Celda
En caso de que los nombres contengan espacios, se pondrn entre comillas, por ejemplo:
=[ventas de enero]Pedro!$A$1
Para editar los vnculos que usados, en Microsoft Excel 2010 haremos click en el icono
de la cinta de opciones correspondiente a la pestaa Datos.

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Si queremos asegurarnos de que tras haberse modificado los datos en la hoja de origen se hayan
actualizado en la hoja de destino, en ste haremos click en el icono Actualizar todo de la cinta de
opciones perteneciente a la pestaa Datos (esto es til si no estamos seguros de que estamos
usando los valores actualizados del libro de origen).
Para eliminar los vnculos manteniendo los valores, seleccionaremos las celdas que contienen
las referencias y las copiamos al portapapeles. Despus, en la Hoja de Excel 2010 en la que se ha
creado el vnculo vamos al men Edicin, Pegado especial y seleccionamos Valores.
Podemos eliminar vnculos de forma permanente desde el cuadro de dilogo mostrado
anteriormente, que se muestra al hacer click en el icono
.
Consolidar hojas
Cuando hablamos de consolidar queremos decir resumir la informacin de varias hojas (que
pueden estar situadas en distintos libros).
Esto puede hacerse mediante frmulas, mediante el Pegado especial o desde el icono
Consolidar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaa Datos.
FRMULAS
Frmulas matriciales y matrices
Frmula matricial: una frmula matricial puede ejecutar varias operaciones y devolver un
nico resultado o varios resultados. Bsicamente se usan para sustituir un conjunto de
frmulas estndar.
Matriz: es un conjunto de celdas o valores sobre el que se trabaja como si fuera un grupo.
Una matriz puede estar almacenada en celdas o ser un nombre constante.
o Unidimensionales: puede ser un rango de celdas que ocupa una fila (matriz
horizontal) o una columna (matriz vertical).
o Bidimensionales: Ocupa celdas en una o varias filas o columnas.
Las frmulas matriciales de Microsoft Excel 2010 tienen como ventajas principales que pueden
eliminar la necesidad de usar frmulas intermedias, consumen menos memoria y permiten hacer
cosa que de otro modo seran muy difciles o imposibles.
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Por otro lado, algunas de sus desventajas son que pueden dificultar la compresin de los hojas y
que cuando son muy grandes provocan que los clculos sean ms lentos.
Insertar frmulas matriciales

Si la frmula matricial devuelve un nico resultado, hemos de seleccionar la celda en que
deseemos introducirla. Si la frmula matricial devuelve varios resultados, hemos de hacer clic en
el rango de celdas en que deseemos introducirla. Finalmente escribiremos la frmula y
presionaremos
la
combinacin
de
teclas
Control
+
Maysculas
+
Enter
Matrices
Se pueden usar matrices constantes en las frmulas, en vez de referencias a celdas o rangos, para
hacerlo introduciremos directamente el conjunto de valores en la frmula, entre llaves.
Pueden ser de dos tipos:
Unidimensionales: pueden ser a su vez horizontales (sus elementos se separan por
punto y coma ';' (por ejemplo: ={lunes;martes;mircoles;jueves}) y
verticales separados con barra invertida '\' (por ejemplo.: ={1\2\3\4}).
Bidimensionales: tambin separan los elementos de las filas con punto y coma ';' y los
de las columnas con barra invertida '\' (por ejemplo: ={1;2;3\4;5;6;\7;8;9}).
INTEGRAR EXCEL Y WORD

Copiar los datos mediante el portapapeles
La forma ms rpida y sencilla de traspasar datos de Excel 2010 a Word 2010 es seleccionando el
rango en Excel 2010 y haciendo click en el icono
, para despus en un documento de
Word 2010 hacer click en
Vincular datos con Word

El establecer un vnculo entre un documento de Word 2010 y otro de Excel 2010, permite que si
cambian los valores en Excel 2010 se actualicen tambin en Word.
Para crear un vnculo seleccionamos el rango deseado en Excel 2010 y hacemos click en
de la pestaa Inicio, y despus en Word hacemos click en la flecha bajo el icono

seleccionamos Pegado especial.

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Finalmente, en el cuadro de dilogo que se nos muestra seleccionaremos Pegar vnculo y en el

cuadro de lista a su derecha indicaremos cmo qu tipo de contenido deseamos insertarlo (texto
sin formato, imagen mapa de bits, HTML...) para despus hacer click en Aceptar.
Al guardar un archivo de Microsoft Excel 2010 con vnculo, los ltimos valores se guardan con el
documento. Al abrirlo despus se nos preguntar si queremos actualizar el vnculo.
Si cambiamos de lugar el documento de origen o lo guardamos con otro nombre, se nos abrir un
cuadro de dilogo en el que tendremos que restaurarlo manualmente.
Incrustar objetos en Word
El incrustar inserta un objeto creado con Microsoft Excel 2010 que podr ser modificado desde
Word 2010.
Tras seleccionar las celdas en Excel 2010 haremos click en el icono
, y luego en Word
pinchamos en la flecha bajo el icono

y seleccionamos Pegado especial: en el cuadro de
dilogo que se nos mostrar seleccionaremos Hoja de clculo de Microsoft Excel Objeto y
pulsaremos el botn Aceptar.
De este modo, si en Word hacemos doble click en el objeto incrustado, podremos editar el
documento incrustado desde el propio Microsoft Word como si estuvisemos en Excel 2010, pero
no podremos hacer modificaciones en dicha Hoja (digamos que estamos editando una copia de la
misma).

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IMPRIMIR UNA HOJA DE CLCULO

Configurar pgina para imprimir
Microsoft Excel 2010 nos permite configurar varios aspectos de la pgina (mrgenes, encabezado
y pie de pgina, etc.) haciendo click en el icono a la derecha de Configurar pgina, dentro de la
cinta de opciones correspondiente a la pestaa Diseo de pgina:
Vista preliminar
Para comprobar cmo quedar nuestro documento antes de imprimirlo haremos click
en el icono de la cinta de opciones correspondiente a la pestaa Vista.
Insertar saltos de pgina
Es posible que tengamos muchas filas y/o columnas en nuestra hoja y queramos configurar cmo
han de imprimirse.
Para configurar divisiones horizontales en la impresin, seleccionaremos la fila en la que
empezar la nueva hoja, y hacemos click en el icono Saltos de la cinta de opciones perteneciente
a la pestaa Diseo de pgina, y seleccionamos Insertar salto de pgina.
Para configurar una divisin vertical seleccionaremos la columna y procederemos del mismo
modo.

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Aparecer una lnea discontinua que indica la divisin:
Tambin podemos configurar los saltos de pgina desde el icono

la pestaa Vista:
de la cinta de opciones de

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Imprimir seleccin
Para imprimir slo las celdas deseadas, tras seleccionarlas haremos click en el icono en el icono
rea de impresin de la cinta de opciones correspondiente a la pestaa Diseo de pgina y
luego en Establecer rea de impresin.
Comenzar a imprimir
Una vez configuradas las opciones de impresin iremos al men Archivo y haremos click en
Imprimir.
En este punto configuraremos entre otras opciones la orientacin de la pgina, propiedades de
la impresora, nmero de copias, etc.

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Manual Excel 2010 (Intermedio)

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Hurfanos 863 Piso 2, Santiago.

Apagar o poner en silencio el celular al momento de entrar a clases

II.- Adems ponemos en conocimiento de nuestros alumnos y encargados de capacitacin

La asistencia mnima para aprobar es de un 75 %.

Hurfanos 863 Piso 2, Santiago.

INSERTAR FRMULAS MATRICIALES ......................................................................... 61

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Iniciar Microsoft Excel

Ilustracin 1 Icono Excel

Ilustracin 2 Acceso desde Inicio

Hurfanos 863 Piso 2, Santiago.

Hurfanos 863 Piso 2, Santiago.

La barra de herramientas de Acceso Rpido y la Cinta de

Hurfanos 863 Piso 2, Santiago.

Abrir y guardar libros de trabajo

TRABAJANDO CON CELDAS

Hurfanos 863 Piso 2, Santiago.

Ocultar y mostrar filas y columnas

Insertar filas y columnas

Hurfanos 863 Piso 2, Santiago.

Dar nombre a celdas y rangos

y finalmente click en Aceptar.

Hurfanos 863 Piso 2, Santiago.

Hurfanos 863 Piso 2, Santiago.

Seleccionar filas y columnas completas

Para seleccionar columnas completas pincharemos en la letra inicial y manteniendo pulsado el

Seleccionar toda una Hoja

TRABAJANDO CON HOJAS

Cambiar el nombre de las hojas

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Copiar una Hoja

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Aadir un fondo a una Hoja

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Formato de fuente en celdas

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de la cinta de opciones correspondiente a la pestaa Inicio.

Tramas y rellenos en celdas

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Hurfanos 863 Piso 2, Santiago.

Borrar formatos en celdas

Hurfanos 863 Piso 2, Santiago.

Para introducir una fecha u hora, hemos de escribirla normalmente, como

Hurfanos 863 Piso 2, Santiago.

Algunas consideraciones a tener en cuenta a la hora de introducir texto

Se intenta dividir entre cero acceder a una celda vaca.

Hay algn tipo de problema con un nmero.

Se ha hecho una referencia a una celda no vlida por alguna circunstancia.

Se ha usado un parmetro u operando incorrecto.

Hurfanos 863 Piso 2, Santiago.

RELACIONALES / COMPARACIN < , > , = , <= , >= , <>

<= (menor o igual que)

Modificar el contenido de una celda

Eliminar celdas, filas y columnas

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la celda de destino hacer click en el icono

, para finalmente pulsar la tecla Enter.

: en el men desplegable seleccionaremos la opcin deseada.

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En el ejemplo slo se podrn introducir nmeros decimales entre 1 y 5.

Tambin encontraremos estos iconos en el men Datos.