Diseño Porceso Evaluación Proveedores Duquesa - EspTh EAN2012 PDF

INFORME FINAL DE INVESTIGACION
DISEO DE LA PLANIFICACIN, EJECUCIN Y CONTROL DEL

PROCESO DE SELECCIN, EVALUACIN Y RE EVALUACIN DE
PROVEEDORES PARA LA EMPRESA DUQUESA S.A
ESPECIALIZACION GERENCIA DE PROCESOS DE CALIDAD E

INNOVACION
BOGOT D.C , DICIEMBRE
DE 2.011
DISEO DE LA PLANIFICACIN, EJECUCIN Y CONTROL DEL

PROCESO DE SELECCIN, EVALUACIN Y RE EVALUACIN DE
PROVEEDORES PARA LA EMPRESA DUQUESA S.A
JENNY CASTIBLANCO RUBIO

Ingeniera de Alimentos
PILAR ANDREA MARTINEZ MANRIQUE

Ingeniera Agroindustrial
ASESOR
JUAN CARLOS ALDANA BERNAL
INGENIERO INDUSTRIAL
INFORME FINAL DE INVESTIGACION PARA OPTAR AL TITULO DE
ESPECIALISTA EN GERENCIA DE PROCESOS DE CALIDAD E

INNOVACION
UNIVERSIDAD EAN
FACULTAD DE POSTGRADOS
BOGOTA 2011.
NOTA DE ACEPTACION
_________________________________________
_________________________________________
________________________________________
DIRECTOR DEL PROGRAMA
_________________________________________
_________________________________________
________________________________________
ASESOR INFORME FINAL
DE
INVESTIGACION
AGRADECIMIENTOS
A Dios por permitir esta gran bendicin y tener la dicha de culminar

meta profesional satisfactoriamente.
A la gerencia general y dems colaboradores de la empresa Duquesa

S.A. por facilitar la informacin y el espacio para el desarrollo del informe
final de investigacin.
otra
TABLA DE CONTENIDO.
1. INTRODUCCION .................................................................................. 13
2. RESUMEN ............................................................................................ 15
3. ABSTRACT ........................................................................................... 17
4. PRESENTACIN .................................................................................. 19
4. 1 OBJETIVO GENERAL ......................................................................... 19
4.2
OBJETIVOS ESPECFICOS ............................................................. 19
5. FORMULACION O PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................... 20

6. JUSTIFICACION ................................................................................... 22
7. MARCO DE REFERENCIA ................................................................... 23
7.1 PRESENTACION Y RESEA HISTORICA DE LA ORGANIZACIN 23
7.2 MISIN .................................................................................................. 23
7.3 VISIN ................................................................................................... 24
7.4 POLTICA DE CALIDAD ...................................................................... 24
7.5
POLTICA INTEGRAL ........................................................................ 24
7.6 PRODUCTOS ....................................................................................... 25

Fuente Pagina web Duquesa S.A; www.duquesa.com.co ..................... 26
7.7 RESEA HISTRICA DE LA COMPAA: ........................................... 27
7.8 LA GESTIN DE COMPRAS, CONSIDERACIONES GENERALES Y
TENDENCIAS ACTUALES. ......................................................................... 28
7.8.1 PROCEDIMIENTOS Y MTODOS PARA LA CLASIFICACIN Y
SELECCIN DE PROVEEDORES. ............................................................ 30
7.8.1.1 Mtodos para clasificar los proveedores.......................................... 30
7.8.1.2 Procedimientos para la seleccin de proveedores........................... 31
5
7.8.2.2 CONCEPTOS BSICOS EN EL PROCESO DE TOMA DE

DECISIONES. .............................................................................................. 34
7.8.2.2.1 QUE ES LA TOMA DE DECISIONES ? ....................................... 34
7.8.2.2.2 CMO TOMAR UNA DECISIN? .............................................. 34
7.8.2.2.4 QU ES UN PROBLEMA DE DECISIN MULTICRITERIO? .... 37
7.8.2.3 PROCEDIMIENTO MULTICRITERIO PARA LA SELECCIN DE
PROVEEDORES EN EL PROCESO DE GESTIN DE COMPRAS. .......... 37
7.8.2.4 FASES DEL PROCEDIMIENTO PROMUSEP. ................................ 38
7.9 IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS Y RECEPCION ......................... 40
7.10 LA FUNCION COMPRAS /SUMINISTROS Y SUS
RESPONSABILIDADES .............................................................................. 41
7.11 IMPORTANCIA DEL PERFIL DE COMPETENCIAS EN UNA
COMPAA CERTIFICADA BAJO LA NORMA ISO 9001 2008. ................ 42
7.12 OBJETIVO PRINCIPAL DEL ANALISTA DE COMPRAS DENTRO DEL
PROCESO DE GESTION DE COMPRAS. .................................................. 44
7.13 DESARROLLO DE PROVEEDORES ................................................. 45
7.14 MODELO PARA LA GESTIN DE PROVEEDORES UTILIZANDO EL
CICLO PHVA O AHP DIFUSO ................................................................... 47
7.15 NORMA ISO 22000: 2005. SISTEMA DE GESTIN DE INOCUIDAD
ALIMENTARIA. ............................................................................................ 50
7.16 GESTIN DE LA INOCUIDAD DE LOS ALIMENTOS: ISO 22000 ..... 52
7.17 VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
GESTIN DE INOCUIDAD ALIMENTARIA. ................................................ 53
8. METODOLOGIA ..................................................................................... 54
8.1 DIAGNOSTICO INCIAL DEL PROCESO DE COMPRAS ...................... 54
8.1.1 DETERMINACION DEL ESTADO ACTUAL DE LOS PROCESOS
DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DE DUQUESA S.A .......... 55
8.1.4 INDICADORES DE GESTION DEL PROCESO DE GESTION DE
COMPRAS ................................................................................................... 65
6
..................................................................................................................... 66
8.2 PROCESO DE SELECICION DE PROVEEDORES ............................. 67
8.3 EVALUACION A PROVEEDORES ...................................................... 72
8.4. CLASIFICACION DE LOS PROVEEDORES ....................................... 73
8.5 PROCESO ACTUAL DE REALIZACION DE LA EVALUACION DE
PROVEEDORES EN DUQUESA S.A .......................................................... 80
8.6 MATRIZ DE EVALUACION: ESTADO ACTUAL DEL PROCESO DE
GESTION DE COMPRAS DE DUQUESA S.A ............................................ 89
8.7 PROPUESTA DE LA PLANEACION DE LA SELECCIN,
EVALUACION Y RE EVALUACION DE PROVEEDORES DE PRODUCTOS
COMPRADOS PARA DUQUESA S.A. ....................................................... 91
8.7.1 PROPUESTA METODOLOGICA PARA EL DESARROLLO DEL
TRABAJO DE INVESTIGACION ................................................................. 91
8.7.2 PROPUESTA PARA LA SELECCIN DE PROVEEDORES ........... 92
8.7.2.1 Procedimiento de seleccin de proveedores. ................................ 93
8.7.2.2. Comercial ...................................................................................... 93
8.72.3 Inocuidad alimentaria ....................................................................... 93
8.7.2.3.1 DETERMINACIN DEL SEGUIMIENTO SEGN EL RESULTADO
OBTENIDO EN LA VISITA........................................................................... 98
8.7.2.3.2 PROVEEDORES APROBADOS .................................................. 98
8.7.2.4 PROCESO DE APLICACIN DE LA AUDITORIA DE INSPECCION
DE A LOS PROVEEDORE ACTUALES DE LA COMPAA: ..................... 98
8.7.2.5 REQUISITOS PARA LA SELECCIN DE PROVEEDORES DE
INSUMOS, INGREDIENTES Y ADITIVOS. ................................................. 99
8.7.2.6 PROPUESTA DE EVALUACIN DE PROVEEDORES ............. 100
8.7.2.7 PROPUESTA DE EVALUACIN DE PROVEEDORES DE
PRODUCTOS ............................................................................................ 101
SERVICIOS ............................................................................................... 101
7
8.7.2.11 COMUNICACIN DE LA EVALUACIN A LOS PROVEEDORES

................................................................................................................... 104
8.7.2.12
PROVEEDORES DE SERVICIOS: ........................................... 105
8.7.2.14 CANAL DE COMUNICACIN DE LA EVALUACIN DE LOS

PROVEEDORES: ...................................................................................... 105
8.8
REEVALUACIN DE PROVEEDORES .......................................... 105
8.8.1 OPERACIN Y GESTIN DEL PROCESO .................................... 109

8.8.1.1 Seguimiento a los parmetros de calidad e inocuidad en la recepcin
de productos. ............................................................................................. 109
8.9 MODELO DE DESARROLLO DE PROVEEDORES DE PRODUCTOS
COMPRADOS EN DUQUESA S.A. ........................................................... 118
8.9.1
ACUERDOS DE CALIDAD CON LOS PROVEEDORES............... 118
8.9.4 CONDICIONES DE PRODUCTO ..................................................... 119

8.9.5 MANEJO DE RECLAMOS ............................................................... 124
8.9.6 CONDICIONES COMERCIALES .................................................... 126
8.9.6.1 ORDEN DE COMPRA ................................................................... 126
8.9.6.2
8.10
LOGSTICA DE LA ENTREGA. .................................................. 126

DETERMINACION DEL TIPO Y GRADO DE CONTROL DE LOS
PROVEEDORES QUE ACTUALMENTE SUMINISTRAN A DUQUESA S.A.

................................................................................................................... 126
9 . PLAN DE IMPLEMENTACIN DE LA PROPUESTA DE EJECUCIN Y
CONTROL DEL PROCESO DE SELECCIN, EVALUACIN Y RE
EVALUACIN DE PROVEEDORES. ........................................................ 131
10.
EXPERIENCIAS POSITIVAS .......................................................... 137
11. EXPERIENCIAS NEGATIVAS ............................................................. 138

13.
BIBLIOGRAFIA ............................................................................... 140
INDICE DE TABLAS
Tabla No. 1. Determinacin de la estructura de los procesos dentro del sistema de
gestin de calidad de Duquesa S.A ....................................................................... 56
Tabla No. 2 Interaccin entre los diferentes procesos............................................ 58
Tabla No.3 Estructura segn el ciclo PHVA del proceso de gestin de compras de
Duquesa S.A. ........................................................................................................ 64
Tabla No. 4 Criterios generales de Seleccin de proveedores actuales de Duquesa
S.A......................................................................................................................... 70
Tabla No. 5 Proveedores de productos comprados de Duquesa S.A................... 75
Tabla No.6 Clasificacin actual por tipo y grado de control de los proveedores de
Duquesa S.A ......................................................................................................... 78
Tabla No. 7 Criterios actuales para la evaluacin de proveedores de ingredientes y
aditivos. ................................................................................................................. 80
Tabla No. 8 Criterios actuales para la evaluacin de proveedores de ingredientes y
aditivos. ................................................................................................................. 81
Tabla No. 9 Criterios actuales para la evaluacin de proveedores de insumos. ..... 82
Tabla No.10 Criterios actuales para la evaluacin de proveedores de servicios (
anlisis microbiolgico) . ........................................................................................ 83
Servicio de maquila de extraccin de aceite de palma crudo) . .............................. 84
Servicio de transporte de materias primas ) .......................................................... 85
Servicio de mantenimiento).................................................................................... 86
Servicio de metrologia) .......................................................................................... 87
Servicio de transporte de producto terminado)....................................................... 88
Tabla No. 16. Formato modelo para la auditoria de seleccin de proveedores
enfocado en inocuidad alimentaria......................................................................... 94
9
Tabla No. 17 Caracterizacin del proceso de auditorias a proveedores................. 97

Tabla No. 18 Criterios para la realizacin de la evaluacin de proveedores. .......100
Tabla No. 19 Actividades a aplicar segn el resultado de la evaluacin de
proveedores. .........................................................................................................103
Tabla No. 20 Periodicidad propuesta en la realizacin de la evaluacin de
proveedores. .........................................................................................................104
Tabla no.21 propuesta de criterios para realizar la evaluacin y reevaluacin de los
proveedores de productos y servicios en duquesa s.a ..........................................106
Tabla No. 22 Propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de
materias primas. ...................................................................................................110
ingredientes y aditivos ..........................................................................................111
Tabla No.24 Propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de
mantenimiento elctrico. .......................................................................................112
mantenimiento mecnico. .....................................................................................113
mantenimiento de redes y equipos de computo. ..................................................114
Tabla no.27 propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de
metrologa ............................................................................................................115
mantenimiento locativo y obras ............................................................................116
transporte de carga seca (producto terminado).....................................................117
Tabla No. 30 Propuesta de la aplicacin de tipo y grado de control a los
proveedores. .........................................................................................................127
Tabla No. 31 clasificacin de los proveedores de productos ................................128
Tabla No. 32 Clasificacin de los proveedores de servicios. ................................128
Tabla No. 33 Plan de implementacin del la propuesta de seleccin, evaluacin y
re evaluacin de proveedores para Duquesa S.A. ................................................131
10
INDICE DE FIGURAS
Figura No. 1 Productos fabricados en duquesa S.A ............................................... 26

Figura No. 2 Determinacin de las competencias, autoridades y responsabilidades
segn la Norma ISO 9001..................................................................................... 43
Figura No. 3. Ciclo PHVA para el aseguramiento y desarrollo de proveedores.
Resultados esperados en cada una de las etapas. ................................................ 48
Figura No. 4 Criterios para la utilizacin del modelo. ............................................. 49
Figura No. 5 Mapa de procesos de Duquesa S.A ................................................ 62
Figura No.6 Caracterizacin del proceso de gestin de compras. ........................ 63
Figura No. 7 Objetivo de cumplimiento de acuerdos de participacin ................... 65
Figura No.8 Objetivo de cumplimiento de acuerdos de participacin enfocado a
los proveedores de insumos. ................................................................................. 66
Figura No. 9 Procedimiento actual para la seleccin de proveedores. ................. 67
Figura No. 10 Procedimiento actual de evaluacin de proveedores. .................... 72
Figura No. 11 Formato de actualizacin de proveedores vigente......................... 79
Figura No.11 Diagnostico realizado al proceso de compras de Duquesa S.A ...... 90
Figura No. 12 Procedimiento para la aplicacin de la tcnica multicriterio. ........... 91
Figura No. 13 Modelo de ficha tcnica para contar con la informacin unificada de
los productos comprados ......................................................................................121
Figura No.14 Continuacin del formato de ficha tcnica para contar con la
informacin unificada de los productos comprados. ..............................................122
Figura No.15 Continuacin del formato de ficha tcnica para contar con la
Figura No. 16 Continuacin del formato de ficha tcnica para contar con la
Figura No. 17 Formato de actualizacin de informacin de proveedores. ............130
11
INDICE
1. PROCEDIMIENTO
ANEXOS
DE SELECCIN, EVALUACION Y
REEVALUACION DE PROVEEDORES, COMPRA-SD-07 P
2. INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIN DE PROVEEDORES

COMPRA-SD-05-I
3. INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACION DE PROVEEDORES
COMPRA-SD-06-I
4. MODELO DE FICHA TECNICA DE MATERIA PRIMA.
5. MODELO DE ESPECIFICACION Y ARTES DE INSUMOS
COMPRADOS.
6. MODELO
DE
CRONOGRAMA
DE
REALIZACION
DE
DE
RESULTADO
DE
AUDITORIAS A PROVEEDORES.
7. MODELO
DE
COMUNICADO
EVALUACION A PROVEEDORES.
8. MODELO DE ARTE DE CAJAS DE CARTON CORRUGADO.

9. MODELO
DE
REALIZACION
DE
PROVEEDORES DE MATERIAS PRIMAS
12
EVALUACION
1. INTRODUCCION
El entorno globalizado ha hecho imprescindible que las organizaciones

desarrollen
mecanismos
competitivos
que
permitan
satisfacer
las
cambiantes necesidades de los clientes y en consecuencia conserven un

lugar privilegiado en el mercado. Uno de estos mecanismos es la
certificacin en calidad de las empresas, convirtindose en un aspecto de
gran importancia que les ha permitido ganar reconocimiento.
Es as como la norma ISO 9001, dentro de sus requisitos recalca la
importancia de la calidad de las compras, como factor que incide en el
producto final y en la satisfaccin del cliente. La Norma destaca que se debe
diferenciar al proveedor segn el impacto que su servicio genera en el
cliente, aunque la intensidad de los controles a los proveedores son
proporcionales a la importancia que ste tiene sobre la calidad.
Aunque la Evaluacin de proveedores es un proceso que no siempre se
ejecuta en todas las organizaciones y Duquesa S.A. no es la excepcin, pero
debido a la importancia que sta tiene en la norma ISO 9001 es necesario
que se incorpor al procedimiento de compras.
En el presente trabajo de investigacin, se establecer un diseo de la
planificacin, ejecucin y control a los procesos de seleccin y las
consecuentes evaluaciones a las que debe someterse un proveedor de
Duquesa S.A. Inicialmente se deben identificar los requisitos de los
productos a comprar, seguidamente seleccionar a los proveedores de
acuerdo a su capacidad de proporcionar productos que satisfagan los
requisitos de la organizacin, en donde el proceso evaluacin de
proveedores provee informacin para realizar la Seleccin de proveedor y
efectuar las compras. Asimismo Duquesa S.A. debe asegurar que los
productos comprados cumplan con los requisitos a travs de una exhaustiva
13
inspeccin; aunque las evaluaciones deben ser continuas las cuales deben
incluir evaluaciones iniciales y re-evaluaciones.
La seleccin de proveedores competitivos implica la aplicacin de un modelo
gerencial para la toma de decisiones. Para el caso del presente estudio, se
implementar una metodologa que incluye tcnicas
multicriterio que
permita detectar a los proveedores crticos del proceso de produccin y de

esta manera promover la efectiva integracin de la organizacin en una
cadena de abastecimiento.
14
2. RESUMEN
El presente estudio permitir recopilar toda la informacin necesaria para

dar soporte y documentacin al tipo y grado de control a los proveedores
alinendolos a la necesidad de crecimiento de la empresa productora de
aceites y grasas Duquesa S.A.
La
decisin de tomar como caso de estudio el proceso de
seleccin,
evaluacin y reevaluacin de proveedores, surge de las diferentes

debilidades identificadas en el proceso de compras de Duquesa S.A.
Como propsito principal de
la realizacin de este
Informe final de
investigacin es identificar, documentar y establecer criterios para

desarrollo de los proveedores que abastecen
el
productos y servicios para
permitir alinearla a las exigencias establecidas como empresa productora

de alimentos certificada bajo la norma de calidad ISO 9001 : 2008 donde
se debe asegurar los controles realizados sobre los productos comprados,
as como determinar el impacto que generan ciertos productos sobre la
cadena
productiva al interior de la compaa, el tipo y grado de control y
factores (ICONTEC, 2008)1 tales como el impacto potencial que genera un

determinado producto y proveedor sobre la capacidad de la organizacin
para proporcionar productos conformes con sus requisitos, el grado en el
que se comparte el control sobre el proceso
conseguir el control
necesario
y la capacidad de
para
dentro del proceso de compras de la
organizacin.
El planteamiento del problema surge de la necesidad de la empresa en
establecer en todos los proveedores crticos, los controles encaminados a
garantizar la conformidad del producto desde el punto de vista de calidad y
satisfaccin al cliente, y
adems de ser un complemento para uno de los
Tomado de la norma ISO 9001 Versin 2008.
15
programas pre-requisito en la implementacin del sistema de gestin de la

inocuidad ISO 22000 2005; que va enfocado en garantizar controles en
toda la cadena de produccin alimentaria
16
3. ABSTRACT
The globalised environment has become imperative that organizations

develop competitive mechanisms to meet the changing needs of customers
and consequently retain a privileged place in the market. One of these
mechanisms is certified as a business, becoming an aspect of great
importance which has allowed them to gain recognition.
This is how the ISO 9001 standard, within its requirements stresses the
importance of the quality of procurement, as a factor that affects the final
product and customer satisfaction. Standard stands out that it should
differentiate the supplier according to the impact that the service generates
on the client, although the intensity of controls suppliers are proportional to
the importance that this has on the quality.
Although the "assessment of suppliers" is a process that is not always runs in
all organizations and Duquesa S.A. is the exception, but due to the
importance of this in the standard ISO 9001 need that I joined the purchasing
procedure.
In this research work, there shall be a design for planning, implementing and
monitoring the processes of selection and consistent assessments which
must be a supplier of Duquesa S.A. initially must identify the requirements for
products to buy, then select providers according to their ability to provide
products that meet the requirements of the Organization where the
"assessment of suppliers" process provides information to carry out the
"supplier selection" and make purchases. Duquesa
S.A. must also ensure
that purchased products meet the requirements through a comprehensive

inspection; Although assessments must be continuous which should include
initial assessments and re-evaluations.
17
The selection of competitive suppliers involves the application of a

management model for decision making. in the case of the present study, a
methodology that includes technical multicriteria to detect critical providers of
the production process and in this way to promote the effective integration of
the organization in a supply chain will be implemented.
18
4. PRESENTACIN
4. 1 OBJETIVO GENERAL
Realizar un estudio de la
planificacin, ejecucin y control del
proceso de compras donde se establezcan criterios de seleccin,

evaluacin y
reevaluacin de los proveedores de los productos y
servicios involucrados en la cadena
productiva de
Duquesa S.A
determinando el aporte a la cadena de valor de la compaa.
4.2 OBJETIVOS ESPECFICOS
Diagnosticar
el estado actual de los procesos que involucran la
compra de materias primas para Duquesa S.A
Establecer e identificar los productos y servicios
que afecten
directamente el proceso de produccin de Duquesa S.A
Determinar
criterios pare la seleccin, evaluacin y reevaluacin de
proveedores.
Establecer
un canal de comunicacin entre los proveedores y
Duquesa S.A. que permita crear vnculos y alianzas estratgicas entre

las dos partes.
Determinar los parmetros de control segn el grado de criticidad e

impacto al proceso
Documentar las polticas y procedimientos asociados dentro del

proceso de compras de la compaa relacionados con el tipo y grado
de control a los proveedores.
19
5. FORMULACION O PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Segn los principios y
lineamientos establecidos en la Norma ISO
9001:2008, y como empresa certificada bajo este Sistema de Gestin de

Calidad, Duquesa S.A. requiere que todos sus proveedores de productos y
servicios estn alineados en el cumplimiento de esta norma.
En la actualidad un gran porcentaje de proveedores no se encuentran
contemplados dentro del proceso de seleccin, evaluacin y reevaluacin
incluido en la
Norma ISO 9001:2008, lo cual constituye el principal
problema.
Asimismo los proveedores tienen algunos problemas a resolver tales como:
Falta de Manuales de Procedimientos.
Inexistencia de Documentacin de las operaciones realizadas.
Desconocimiento de la Norma ISO 9001:2008.
Inexistencia de controles de Calidad.
Falta de capacitacin en actividades especificas.
Falta de especializacin en un rea especifica de servicios.
Contratos de servicios relativamente cortos, donde por el tiempo de

ejecucin de los mismos, los costos se elevan.
Duquesa S.A., empresa dedicada a la produccin y comercializacin de

aceites, grasas y margarinas de origen vegetal, cuenta actualmente con
proveedores de:
Materias Primas (Compra De Fruto De Palma)
Insumos
Ingredientes
Aditivos
20
Compras generales
Procesos subcontratados (servicios de transporte de carga liquida y

producto terminado)
Mantenimiento y calibracin de equipos
Servicio de extraccin de aceite
Agenciamiento comercial
Empresas de servicios temporales (personal)
Duquesa S.A. cuenta con la certificacin en el Sistema de Gestin de

Calidad ISO 9001:2008, lo cual hace necesario que se definan parmetros
enfocados al tipo y grado de control para aquellos proveedores que inciden
en el desarrollo del negocio, as como tambin se determine el impacto que
genera el insumo adquirido en la realizacin del producto final; esto debido a
que el estado actual del proceso de compras cuenta nicamente con la
evaluacin a proveedores de
insumos, ingredientes y aditivos, siendo
necesario contar con parmetros de control para los dems proveedores que
de alguna manera generan un impacto en la cadena productiva de la
compaa.
El establecimiento de parmetros de seleccin, evaluacin y re-evaluacin
ayudar a garantizar el ingreso de productos y servicios que cumplan con las
especificaciones que la compaa requiere, enfocndose en la identificacin
del grado de criticidad, determinacin de parmetros de ingreso, acuerdos y
compromisos de calidad que agregaran valor al proceso de produccin de
aceites y margarinas, el cual se reflejar en la reduccin de tiempos de
espera de recepcin de productos, quejas, re-proceso y producto no
conforme;
cubrir esta necesidad, se considera el punto de partida y
herramienta principal para iniciar el camino hacia la implementacin del

Sistema de Gestin de la Inocuidad ISO 22000 : 2005., que permita
garantizar controles en toda la cadena de produccin alimentaria.2 (Luis,
2008)
2 Cuoto Lorenzo Luis. Auditoria del sistema APPCC, como verificar los sistemas de gestin de inocuidad
alimentaria HACCP, Ediciones Das de Santos. Barcelona Espaa. 2008
21
6. JUSTIFICACION
Actualmente, la industria de alimentos colombiana, dando cumplimento a

los requisitos legales establecidos y en aperturas de nuevos mercados, se
ha establecido la implementacin de nuevos sistemas de gestin
encaminados a cumplir con las exigencias de los clientes y atender las
necesidades actuales como es la proteccin al consumidor final; Duquesa
S.A. en su proceso de mejoramiento continuo y como empresa certificada
bajo el sistema de gestin de calidad ISO 9001 2008; Se ha comprometido
a realizar un diagnostico y un anlisis minucioso
cada uno de los
procesos de la compaa, con fines de realizar una integracin a otros

sistemas de gestin como son inocuidad alimentaria, ISO 22000, Gestin
ambiental (ISO 14001) y seguridad y salud ocupacional OSHAS 18001.
El propsito de este Informe final de investigacin es realizar un diagnostico

al proceso actual de compras y realizar un
diseo de la planificacin,
ejecucin y control del proceso de seleccin, evaluacin y re evaluacin de

proveedores con el fin de realizar un control estricto a los proveedores que
inciden directamente en la produccin de aceites y margarinas al interior de
la compaa para poder contar con un proceso de compras eficiente que
realice aportes positivos ante el sistema de gestin de calidad e inocuidad
de la compaa.
22
7. MARCO DE REFERENCIA
7.1 PRESENTACION Y RESEA HISTORICA DE LA ORGANIZACIN
Duquesa S.A es una empresa lder en la produccin y comercializacin de

aceites comestibles a nivel nacional e internacional, comprometida con sus
clientes, con los mejores estndares de calidad, precio y servicio,
fundamentada en sus recursos humanos y tcnicos. Promoviendo el
desarrollo del trabajo en equipo, generando bienestar a sus accionistas,
colaboradores y al medio ambiente, contribuyendo al desarrollo del pas.
7.2 MISIN3
DUQUESA S.A., es una empresa de produccin y comercializacin a nivel
nacional, de productos alimenticios, en las lneas de aceites, margarinas y
subproductos de origen vegetal, comprometida con sus clientes y
consumidores, con los mejores estndares de calidad, precio y servicio ; con
base en alianzas estratgicas en todos sus negocios, como pilar del
desarrollo y crecimiento sostenido a mediano y largo plazo, propiciador de
espacios para el desarrollo personal y profesional de sus empleados,
rentable justamente, que motive a sus accionistas a invertir y reinvertir en su
proceso de modernizacin, comprometida con el desarrollo de sus
proveedores en la consecucin de la competitividad necesaria para las
partes ; motivada al desarrollo e innovacin como estrategia diferenciadora,
generando bienestar a la comunidad y al medio ambiente, contribuyendo as
al desarrollo del pas.
Fuente: Manual de calidad Duquesa S.A Version 8 2011
23
7.3 VISIN4
En el 2015 Duquesa S.A., consolidar su objetivo de continuar siendo una

empresa dedicada a la produccin y comercializacin de productos
alimenticios, en las lneas de Aceites, Margarinas y Subproductos de origen
vegetal, con un crecimiento sostenido en sus tres unidades de negocio:
consumo masivo, productos de panadera, industria y exportaciones; con
altos niveles de competitividad, integrando tecnologa de punta para la
automatizacin de los procesos.
7.4 POLTICA DE CALIDAD5

Es poltica de calidad de DUQUESA S.A., Trabajar continuamente con miras
a satisfacer y cumplir las necesidades especficas de todos nuestros
clientes, la reglamentacin legal y contribuir con la conservacin del medio
ambiente, con el objeto de ofrecer excelentes productos alimenticios en las
lneas de Margarinas, Aceites y Subproductos de origen vegetal, que busque
el mejoramiento continuo en todos sus procesos, para garantizar la
permanencia y competitividad de la organizacin.
7.5
POLTICA INTEGRAL6
Es poltica integral de Duquesa S.A.

Trabajar continuamente con miras a satisfacer y cumplir las necesidades
especficas de todos nuestros clientes, la reglamentacin legal aplicable al
producto y a la organizacin, contribuyendo con la conservacin del medio
ambiente, con el objeto de ofrecer excelentes productos alimenticios, en las
lneas de margarinas, aceites y subproductos de origen vegetal, que brinden
seguridad alimentara al consumidor final, que busque el mejoramiento
continuo en todos sus procesos, con una adecuada comunicacin tanto
4
5
6

24
interna como externa, para garantizar la permanencia y competitividad de la

organizacin.
7.6 PRODUCTOS
Duquesa cuenta actualmente con un portafolio de productos elaborados
con aceites vegetales
productos
grasos
derivados de la palma de aceite, soya, girasol y
dirigidos
a consumo
institucional
(servicios de
alimentacin, restaurantes, cocinas industriales) como industria panificadora

y pastelera y productos dirigidos al consumo en el hogar como son:
7.6.1 Margarinas:
-Margarinas industriales para panadera y aliados
-Margarinas para mesa y cocina (barra)
- Margarinas para mesa (esparcibles)
7.6.2 Aceites
-Aceites para consumo en el hogar
-Aceites para uso industrial
25
Figura No. 1 Productos fabricados en duquesa S.A

Fuente Pagina web Duquesa S.A; www.duquesa.com.co
El mercado objetivo de la empresa esta dirigido en un alto porcentaje al

consumo industrial siendo un 70% aproximadamente la finalidad de la
compaa, el producir margarinas industriales dirigidas al mercado de la
industria panificadora, y el resto del porcentaje se encuentra repartido en
aceites y margarina de mesa y cocina.
26
7.7 RESEA HISTRICA DE LA COMPAA7:
DUQUESA S.A., cuenta con su memoria histrica con la cual puede

evidenciar los grandes logros que ao tras ao y desde sus comienzos ha
alcanzado.
A finales de los setentas (70) inicia sus actividades como OLEICAS, el 24
de marzo de 1981 se cre la sociedad limitada con el nombre
INVERSIONES DUQUESA LIMITADA, cuyo objeto principal fue la inversin
con bienes muebles e inmuebles, siendo los socios principales varios
miembros de la familia Duque Correa. El 10 de agosto de 1982 cambia el
objeto social por la transformacin y el procesamiento de materias primas
relacionadas con la industria de grasas, aceites y sus derivados, mantecas,
margarinas, jabones, detergentes y sus derivados y la compra y venta de
toda clase de mercancas comerciales e industriales relacionadas con esta
actividad.
El 13 de junio de 1985 se transform la sociedad
Inversiones
Duquesa
Limitada en sociedad annima denominada DUQUESA S.A. ingresando

como socios la familia Riveros Pez y el Palmar del Llano, con una nueva
visin y dinamismo propio de una familia de empresarios vinculados al sector
del cultivo y comercializacin de palma.
Desde esa poca y en los ltimos aos su desarrollo y crecimiento ha sido
notable, al punto de que ha hecho presencia en nuevos mercados como
almacenes de cadena e hipermercados codificando sus marcas y fabricando
marcas propias. Igualmente est en capacidad de desarrollar productos
especializados para las industrias de alimentos, entrando a formar parte del
selecto grupo de empresas que llega a esos canales.
DUQUESA S.A. consciente de la permanente evolucin de la industria de
aceites, grasas y margarinas de origen vegetal comestibles, ha mantenido
dentro de su mejoramiento continuo, la renovacin permanente, de su
27
tecnologa, generando una evolucin peridica en cada una de sus reas

productivas y administrativas, que le permiten producir aceites de ptima
calidad y permanecer en el mercado como una de las principales empresas
en esta lnea, adems cuenta hoy con su certificado al Sistema de Gestin
de la Calidad, basado en la Norma ISO9001:2008, otorgado por el
ICONTEC, el cual ha sabido mantener hasta la fecha.
El prestigio y buen nombre de DUQUESA S.A. no es gratuito. Se ha ganado
con el trabajo y dedicacin constante de sus empleados y la disciplina y
esfuerzo de sus directivos, que contribuyen con el desarrollo personal y
laboral.8
7.8 LA GESTIN DE COMPRAS, CONSIDERACIONES GENERALES Y

TENDENCIAS ACTUALES.9
La relacin entre compras y aprovisionamiento es ntima, razn por la cual
se considera a las compras como una de las actividades propias de la
funcin logstica de aprovisionamiento. La seleccin de los proveedores es la
responsabilidad ms importante del departamento de compras. Estos
trminos
son
empleados
con
frecuencia
para
describir
funciones
empresariales similares, aunque debe sealarse que la funcin de

aprovisionamiento tiene un carcter ms amplio que la de compras.
(proveedores., 2005)
La gestin de compras es el conjunto de acciones que realizan los miembros
de una organizacin con el fin de obtener del exterior los bienes y servicios
necesarios, en el momento oportuno y que garantice los mejores resultados
posible para la organizacin
Fuente: Manual de calidad Duquesa S.A Version 8 2011.
Fuente: Evans J. Administracin y control de calidad Cenage Learning.
Curso de Gestin de Calidad para Laboratorios. Modulo 5: Gestin de los proveedores. Organizacin
Panamericana de la Salud. Washington D.C. (2005). Disponible en: www.ops-oms.org/Spanish/AD/THS/EV/labsCGC-MOD5.pdf. Consultado: diciembre del 2006.
28
Como funcin empresarial compras presenta un carcter ms restringido y

tiene por objeto adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita del
exterior, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en
trminos de tiempo, calidad y precio. Aunque esta funcin es de vital
importancia para la empresa, como puede verse solo es una parte de todas
las operaciones que esta debe realizar para aprovisionarse.
Algunos de los objetivos de la funcin de Compras son:
Mantener una continuidad en los suministros de acuerdo con los
planes de produccin.
Proporcionar los productos, materiales y servicios de acuerdo con las
especificaciones de calidad requeridas.
Obtener los productos necesarios, al costo ms bajo posible dentro de
las necesidades de calidad y plazos de entrega requeridos.
Prevenir al departamento comercial y a la gerencia general de las
variaciones de precios, coyunturas, tendencias, existiendo cuatro
indicadores que resultan bsicos, los cuales son: precio, calidad,
condiciones de pago y plazos de entrega
Establecer relaciones
mutuas que favorezcan el
proveedor favoreciendo el desarrollo
vnculo cliente-
que permita obtener
un
abastecimiento de productos que cumpla con las caractersticas

deseadas. (proveedores., 2005) 10.
Las tendencias estratgicas de la gestin de compras estn orientadas a
establecer, mantener y desarrollar relaciones a largo plazo con proveedores
que ofrezcan insumos de calidad. En este contexto la tendencia
predominante consiste en reducir el nmero de proveedores, con el fin de
delegar en ellos labores como el control de calidad, almacenamiento,
10
29
transporte. Aunque no es un factor crtico, el precio sigue siendo un aspecto

relevante en la seleccin de los proveedores.
7.8.1 PROCEDIMIENTOS Y MTODOS PARA LA CLASIFICACIN Y

SELECCIN DE PROVEEDORES.
7.8.1.1 Mtodos para clasificar los proveedores.

Cuando el nmero de productos o proveedores a clasificar es grande y su
incidencia con base en cierta caracterstica es bastante dispar, resulta
conveniente clasificarlos utilizando determinados criterios. Algunas tcnicas
cuantitativas sencillas y ampliamente utilizadas para realizar clasificaciones
son: el Mtodo ABC o tambin llamado anlisis ABC, la Ley de Pareto o
Regla 20/80 y la Matriz de Impacto en el Beneficio Riesgo en el suministro
(IB/RS).
Utilizando ests tcnicas y sus criterios, la empresa puede clasificar los
productos que compra en las siguientes categoras:
Productos estratgicos: Alto impacto y alto riesgo
Productos bsicos: Alto impacto y bajo riesgo
Productos no crticos: Bajo impacto y bajo riesgo
Productos cuello de botella: Bajo impacto y alto riesgo.
Con estos mtodos se pueden establecer mltiples clasificaciones que
promuevan su posterior evaluacin, en donde los criterios clasifican a (1) Los
Productos en costo, beneficio, volumen de ventas/compras, entre otros. (2)
Los Proveedores en volumen de compras, calidad, condiciones de pago,
retrasos en los plazos de entrega, entre otros.
30
7.8.1.2 Procedimientos para la seleccin de proveedores.11

Generalmente en las empresas, la toma de decisiones en cuanto a la
seleccin de proveedores se basan en criterios netamente econmicos,
siendo de gran importancia el clculo del Punto de Equilibrio multiproducto,
el cual determina el tiempo que se gastara para que el total de los ingresos
aumentados y/o los gastos reducidos sea igual al costo total. Sin embargo,
no toma en cuenta el valor del dinero en el tiempo, por tanto, la utilizacin de
las tcnicas de los costos en la valoracin de alternativas mltiple, la
Ingeniera de Precios y Productos, facilitan la definicin de la mejor oferta en
la cartera de productos y/o servicios, determinando el orden de prioridad y la
situacin de cada propuesta a travs del ranking de productos, la aplicacin
de la matriz BCG ,( desarrollada por el Boston Consulting Group) donde se
evala la posicin de un negocio en el mercado
donde se tienen dos
variables, Tasa de crecimiento en el mercado y la posicin del negocio en

el mercado12 y el anlisis de los costos. (proveedores., 2005)
El anlisis Costo/Beneficio es otra tcnica de recurrente uso para la toma de
decisiones en la seleccin de proveedores, el cual consiste en fijar cifras
monetarias en los diferentes costos y beneficios de una actividad, que
permitan estimar el impacto financiero acumulado de lo que se pretende
lograr. Tambin se utiliza al comparar los costos y los beneficios de las
diferentes decisiones, solo si no es una gua clara para tomar una buena
decisin, pues existen otros puntos a tomar en cuenta tales como la mano
de obra, seguridad, horizonte de tiempo, periodo, obligaciones legales,
satisfaccin del cliente, entre otros.
Igualmente el proceso de compras requiere de objetividad en el momento de
seleccionar proveedores, en donde el decisor debe comportarse como un
11
12
Mariscal Briones Walter, Proceso de toma de decisiones gerenciales, Editorial el Cid Buenos Aires Argentina
Galindo Martn, Miguel ngel Sastre Castillo, Miguel ngel Diccionario de direccin de empresas y marketing
Editorial: Ecobook - Editorial del Economista , Espaa
31
optimizador econmico (que maximice las utilidades y minimice los costos) y

adicionalmente cumpla con los requerimientos de la ISO 9000:2000, en
donde los proveedores potenciales deben ser evaluados y seleccionados
segn el cumplimiento de los requisitos de calidad establecidos por la
organizacin, sumado esto a otras inquietudes de carcter poltico, social,
religioso o sentimental.
Generalmente en las empresas, los sistemas que comnmente se emplean
para la evaluacin de proveedores se limitan a tan solo dos criterios que son:
calidad y precio. Sin embargo, se considera significativo agregar otros
criterios tales como los descuentos, embalajes, flexibilidad, faltantes en la
entrega, transporte, experiencia anterior, tiempo de
entrega
y su
cumplimiento, capacidad de supervisin, validez de la oferta, localizacin,

calidad de la gestin, posibilidades del uso del justo a tiempo y posibilidades
de reciclaje de los envases y embalajes.
Para seleccionar13 el mejor proveedor, la presencia de mltiples atributos es
un problema de decisin, que actualmente deja de serlo con la utilizacin de
las tcnicas matemticas para la toma de decisiones considerndose como
una herramienta potente que permite lograr una gestin ms efectiva. Para
tal fin, se propone un procedimiento que permite obtener un ranking de
alternativas (proveedores) en donde se consideran un conjunto de criterios
en conflicto, facilitando la seleccin de proveedores aplicando tcnicas
multicriteriales. (Gonzlez, (2003).)Los pasos se describen a continuacin:
Paso 1. Seleccionar los criterios: Es necesario determinar los criterios que
se deseen valorar para efectuar la evaluacin de los proveedores.
Paso 2. Determinar la importancia relativa de los criterios: Este es un
paso realmente importante en el proceso de toma de decisiones, en el
mismo se pondera los criterios.
13
Gonzlez, A. y R. Garza. (2003). Aplicacin de las tcnicas multicriteriales en la evaluacin y seleccin de
proveedores. Industrial. Vol.24, No.2. Cuba. pp. 34 39.
32
Paso 3. Establecer la categora de cada proveedor: en este se establecen

cuatro categoras de proveedores Enunciadas anteriormente:
Productos estratgicos: Alto impacto y alto riesgo
Productos bsicos: Alto impacto y bajo riesgo
Productos no crticos: Bajo impacto y bajo riesgo
Productos cuello de botella: Bajo impacto y alto riesgo.
Paso 4. Obtener el ranking de los proveedores:

Para la seleccin del mejor proveedor solo se analizarn aquellos que se
encuentran en la categora 1 y 2, los que se encuentren con categora 3 y 4
no se tendrn en cuenta.
Existen otros procedimientos y mtodos que ponderando, evalan al
proveedor, pero estos carecen de una fundamentacin matemtica con
anlisis multicriterio, lo cual limita a las empresas en la toma de decisiones
efectiva para el proceso de seleccin de proveedores.
Los procedimientos analizados comparten rasgos comunes tales como
ordenamiento, clasificacin, seleccin de alternativas, necesidad de analizar
criterios no financieros pero con una escaza fundamentacin matemtica,
cuya aplicacin facilitara los problemas tpicos de decisin reconocidos en
la literatura y que estn presentes en los procesos de evaluacin y seleccin
de alternativas.
Como ya se mencion, no todos los procedimientos de seleccin de
proveedores antes referenciados se sustentan en el uso de instrumentos
matemticos, que proporcionaran al decisor herramientas efectivas para la
resolucin de un problema de decisin; en estos no se tiene en cuenta el
filtrado (reduccin) de los criterios y alternativas, antes de someterlas a la
aplicacin
de
mtodos
multicriterio
para
la
toma
de
decisiones.
Ninguno de los procedimientos antes analizados integra todos los elementos

necesarios para la eficaz seleccin de los proveedores, los que sern
33
considerados por el autor en el procedimiento que se disee para la

seleccin de proveedores. (proveedores., 2005)14
7.8.2.2 CONCEPTOS BSICOS EN EL PROCESO DE TOMA DE

DECISIONES.
7.8.2.2.1 QUE ES LA TOMA DE DECISIONES ?

La toma de decisiones consiste bsicamente en escoger entre varias
alternativas la ms conveniente, es una eleccin entre lo que probablemente
es correcto y lo que probablemente no lo es, lo cual implica correr un riesgo.
Cuanto ms importante es un trabajo, mayores son los riesgos que hay que
correr. No se trata de suprimirlos, sino asumir los que sean razonables.
(Peter Ducker)15
La toma de decisiones es un proceso de eleccin entre un conjunto de
criterios, para alcanzar uno o ms objetivos. Simn (1960) Toscano (2000)
consideran que este trmino generalmente se asocia, con las primeras cinco
etapas del proceso de resolucin de problemas. As, la toma de decisiones
se inicia al identificar y definir el problema, y termina con la eleccin de una
alternativa, que es el acto de tomar una decisin.
7.8.2.2.2 CMO TOMAR UNA DECISIN?

La toma de decisiones es aparentemente sencilla, es algo cotidiano y natural
que se hace diariamente de forma casi inconsciente. Por lo que se pude
hablar del hombre como un homo decisional, ya que el mismo toma
aproximadamente entre seis mil y ocho mil decisiones diarias (Rodrguez,
14
15
Drucker, P.E. (1967). The Effective Executive. Harper and Row, Publishers Incorporated. New York.
34
2001)16.
En la toma de decisiones estn implcitas las distintas alternativas o
acciones que pueden ser tomadas por el y que constituyen las variables
controladas en el proceso. El problema es evaluar las distintas alternativas y
seleccionar la mejor de acuerdo al objetivo trazado.
Cuando se adopta una decisin esta se basa en datos (informacin) sobre
los resultados obtenidos en el pasado y establece una lnea de accin en el
presente (decisin), que dar lugar a un resultado en el futuro (Garca y
Cutara, 1986 y Gonzlez, 2001). Tomar decisiones es tanto un arte como
una ciencia, Rodrguez (2001) precisa algunos elementos bsicos que al no
cumplirse se corre el riesgo de caer en ciertos fallos que alteran el valor, la
calidad y la credibilidad de la decisin. A continuacin se relacionan aquellos
que tienen gran valor:
Utilizacin de una informacin errnea, desactualizado o irrelevante.
Utilizacin de una muestra mal seleccionada para desarrollar el

proceso de anlisis.
Dejarse influir por prejuicios o sentimientos afectivos.
Absolutizar la importancia de los promedios, ignorando el valor de los

valores extremos.
Interpretacin y/o conclusiones equvocas.
Anlisis efectuado bajo un nico prisma en relacin con la posicin

social, econmica o administrativa.
Absolutizar la certeza cuando se est en presencia de incertidumbre.

Segn Nieto y Garca (1996) en la toma de decisiones se originan
imprecisiones, lo cual est dado entre otras causas por:
Informacin incuantificable: Cuando se trata de datos cualitativos y,

por lo tanto, sujetos a valoracin subjetiva.
16
Rodrguez, A. et al.(1986). Direccin de la Calidad. Ed. ISPJAE, C. Habana. p. 115.
35
Informacin incompleta: Cuando la informacin puede ser medida

como alrededor de un valor, pero no exactamente el valor.
Informacin imposible de obtener: Cuando la obtencin de datos
exactos se realiza a un costo elevado, pudiendo ser deseable obtener
una aproximacin a esos datos.
Informacin parcial: Cuando se desconoce parte de los hechos.
(Garca, (1996)17 el proceso de toma de decisiones se hace ms
complejo a medida que se presentan las siguientes situaciones:
Existencia de un gran nmero de opciones.
La informacin disponible es insuficiente.
El periodo de tiempo en el cual debe adoptarse la opcin es corto.
Los factores cuantitativos son menores.
Se presentan antagonismos o discrepancias.
La toma cientfica de las decisiones surgi a travs de la historia partiendo
de las experiencias prcticas (Gallagher y Watson, 2005)18. El proceso de
toma de decisiones se puede resumir en seis etapas fundamentales:
1) Definicin del problema.
2) Anlisis de la informacin.
3) Anlisis de soluciones alternativas.
4) Seleccin de la decisin.
5) Implantacin de la estrategia seleccionada.
6) Evaluacin de la decisin tomada a travs de retroalimentacin.
los requerimientos para una aplicacin exhaustiva del proceso de toma de
decisiones comprenden:
17
Garca, J.R. y L. Cutara. (1996). Mtodos para la Toma de Decisiones en la Gestin Empresarial.
Universidad Federal de Acre, Segunda Edicin. Brasil. pp. 173196.

18
Gallagher, Charles A. Watson, Hugo J. Mtodos cuantitativos para la Toma de Decisiones en Administracin
Parte I. Editorial Flix Varela. 2005.
36
Estar bien informado: Deben conocerse todos los hechos y

relaciones pertinentes.
Conocer todas las alternativas: El mtodo cientfico supone que
pueden identificarse todas las alternativas posibles de solucin al
problema.
Ser objetivo: En los negocios esto significa: ser un optimizador
econmico.
Las decisiones son el motor de los negocios y de la adecuada
seleccin de las alternativas depende en gran parte el xito de
cualquier organizacin.
7.8.2.2.4 QU ES UN PROBLEMA DE DECISIN
MULTICRITERIO?
Un problema de decisin multicriterio es cuando existen como mnimo dos
criterios en conflicto y por lo menos dos alternativas de solucin, siendo la
decisin el resultado de un compromiso entre todos ellos, que produzca el
mejor resultado (Nieto y Garca, 1996; Toscano, 2000 y Garza y Gonzlez,
2002). La evaluacin desde el punto de vista matemtico, se caracteriza por
tener mltiples criterios generalmente en conflicto con un grado desigual de
desarrollo, los cuales suelen confrontarse suscitando un problema
multicriterio
7.8.2.3 PROCEDIMIENTO MULTICRITERIO PARA LA SELECCIN DE

PROVEEDORES EN EL PROCESO DE GESTIN DE COMPRAS.
El
Procedimiento
Multicriterio
para
la
Seleccin
de
Proveedores
(PROMUSEP), es una herramienta de toma de decisiones basada en el uso

de mtodos y tcnicas multicriterios, aunque con una estructura sencilla su
robustez le permite a la empresa realizar el proceso de seleccin de
proveedores de forma rpida, la cual est compuesta por una serie de fases
que se describen a continuacin:
37
7.8.2.4 FASES DEL PROCEDIMIENTO PROMUSEP.

La herramienta PROMUSEP sigue un procedimiento de seis fases
interrelacionadas, en la cual se incluye una preliminar tal como se describe:
Fase Preliminar: El objetivo de fase es evaluar el cumplimiento de los
principios de pertinencia, suficiencia, pro-actividad y creatividad que se
establecen como concepcin general y que son condiciones necesarias para
la aplicacin del PROMUSEP19. (proveedores., 2005) Es una etapa en
donde se determina la factibilidad de su aplicacin.
a) Primera Fase Identificacin y definicin:
Identificacin de posibles expertos.
Seleccin del equipo de expertos, a los que tambin se les llamar
decisores (DM). Utilizar algn mtodo conocido y que garantice la
fiabilidad.
Diagnstico y determinacin de las necesidades de recursos para
solicitar los proveedores. En este punto se evalan: (a) las
necesidades de compra con su respectiva elaboracin del plan de
compra; (b) identificacin de los proveedores potenciales; (c)
actualizacin de una base de datos con todos los proveedores (reales
y potenciales) que posee la empresa.
Establecer los criterios de decisin.
Reduccin del listado de criterios.
Clasificacin
reduccin
del
listado
de
alternativas
(proveedores/productos), en donde se realiza: (a) estudio de los

mercados de compras; (b) peticin de ofertas a los proveedores; (c)
anlisis y clasificacin de los proveedores. En este punto es viable
19
38
utilizar el mtodo ABC u otro; (d) eliminar las ofertas que no cumplan
las especificaciones.
b) Segunda Fase Aprobacin:
Emisin de solicitud de aprobacin.
Presentar la lista reducida de proveedores (preseleccin) con la
informacin requerida de los clientes para que den su
aprobacin tcnica.
Emisin de certificacin.
c) Tercera Fase Recopilacin de la informacin general:
Diagnstico a los proveedores.
Documentos a emitir por las unidades.
Disear jerarquas.
Informacin sobre los proveedores.
Verificacin de la informacin.
d) Cuarta Fase Carga del sistema y evaluacin:
Carga del sistema informtico (el que se decida usar).
Evaluar cada alternativa en cada uno de los criterios. Aqu se
utilizar un procedimiento matemtico de toma de decisiones
(AHP, ELECTRE o el que se adecue).
Obtencin de consenso entre los resultados de los expertos.
Reportes de salida.
Hacer anlisis manuales.
e) Quinta Fase Procesamiento de los resultados presentados y toma
de decisin:
Presentar propuestas.
Revisin por el Comit.
Revisin por el Director.

39
Negociar con el proveedor.
Licitacin.
Seguimiento y control.
Evaluacin del resultado.
f) Sexta Fase Mejoramiento del procedimiento:

El mejoramiento se concibe en dos sentidos el Interno del Procedimiento y
en el Direccionamiento de las Mejoras atendiendo a los resultados
obtenidos en la seleccin de proveedores.
7.9 IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS Y RECEPCION

La calidad de las partes y servicios adquiridos, as como la prontitud en la
entrega son cruciales, el departamento de compras puede ayudar a una
empresa a lograr la calidad si lleva a cabo lo siguiente:
Elegir proveedores conscientes de la calidad
Asegurar que las rdenes de compra definan con claridad los requisitos
de calidad que especifican la ingeniera y el diseo de productos.
Vincular al personal tcnico del comprador y el proveedor para disear

productos y resolver problemas tcnicos
Establecer relaciones de largo plazo basadas en la confianza
Proporcionar a los proveedores capacitacin para el mejoramiento de la

calidad
Informar a los proveedores cualquier problema que se presente con sus

productos
Mantener una comunicacin adecuada con los proveedores en relacin

con los requisitos de calidad y los cambios en el diseo
40
Un comprador no solo debe ser responsable de la adquisicin a bajo

costo, sino que debe enfocarse en la calidad de los productos y materias
que compre.
7.10 LA FUNCION COMPRAS /SUMINISTROS Y SUS

RESPONSABILIDADES20
La Funcin compras y suministros interviene en la elaboracin de la poltica
general y en la ejecucin de las estrategias de la empresa, al asegurar una
administracin eficaz de los recursos externos, esta funcin contribuye al
mejoramiento de la competitividad de la empresa y se halla en el campo
obligatorio de las relaciones contractuales que involucran la adquisicin de
los productos y servicios de la organizacin. (ICONTEC, 1995)
Para los solicitantes o clientes internos, esta funcin permite ejecutar las
estrategias de la empresa mediante la aplicacin de tcnicas apropiadas,
con relacin a los proveedores, la funcin compras/ suministros se apoya
sobre el respeto al cdigo de tica definido con base en las polticas de la
empresa.
Las responsabilidades del comprador consisten principalmente en asegurar
que el producto o servicio comprado cumpla con las exigencias
especificadas, lo cual conlleva a las siguientes acciones:
Participar en la expresin de la necesidad
Identificar y controlar los riesgos de las normas y suministros
Negociar con los proveedores
Redactar los acuerdos en trminos nicos
Establecer relaciones con los proveedores: comunes (corto, mediano)

de sociedad (mediano, largo plazo)
20
Fuente: GTC 14 Administracin de la calidad y elementos del sistema de calidad, directrices para las compras
y aprovisionamientos. Pgina 4 ICONTEC 1995.
41
Desarrollar las fuentes de compras/suministros mediante la bsqueda

y seleccin de los proveedores y de los productos y en la calificacin
de los mismos.
Promover entre los proveedores un espritu de competitividad
creativa.
7.11 IMPORTANCIA DEL PERFIL DE COMPETENCIAS EN UNA

COMPAA CERTIFICADA BAJO LA NORMA ISO 9001 2008.
7.1.1.1 Que son las competencias21:

El anlisis de puestos de trabajo basado en las competencias
bsicamente la redaccin de descripciones
implica
de puestos a partir de
competencias en lugar de obligaciones. Se considera
que es lo que el
empleado debe ser capaz de hacer en lugar de una lista de obligaciones

que debe desempear.
De manera sencilla las competencias se definen como las caractersticas
demostrables de una persona que permiten el desempeo las competencias
de puestos siempre son conductas observables y medibles que forman
parte de un trabajo. (Gary, 2009)
7.1.1.2 Anlisis de puestos de trabajo basado en competencias
Significa describir el puesto en trminos de competencias conductuales
medibles y observables (conocimientos, habilidades y/o conductas) que el
empleado que ocupa el puesto debe mostrar
trabajo.
Esto difiere de la forma tradicional
para desempear bien el

que describe el puesto en
trminos de obligaciones y responsabilidades; el anlisis basado en

competencias
se enfoca mas en como el trabajador cumple con los
objetivos o desempea en la realidad el trabajo.
21
Dessler Gary Administracin de recursos Humanos 2009.
42
Figura No. 2 Determinacin de las competencias, autoridades y responsabilidades segn la Norma ISO 9001.
Fuente: Pereiro J. La gestin de los Recursos Humanos En ISO 9001.
La Direccin de la organizacin tiene la responsabilidad de definir la

estructura de personas. Esta definicin establece qu actividades deber
poder realizar con suficiencia cada persona segn los puestos de trabajo
que haya diseado la Direccin. Aunque ISO 9001 no lo enuncia
explcitamente, esta definicin es la entrada que debe utilizar el proceso que
se muestra en el esquema ordenado en 3 subprocesos secuenciales.
Con la definicin de las tareas encomendadas a cada puesto de trabajo

creado, la primera actividad que debe realizarse es determinar la
competencia necesaria para cada puesto de trabajo. Es decir, qu
formacin, qu experiencia, qu educacin, y qu habilidades debe poseer
la persona o personas que ocupen cada puesto de trabajo.
43
7.12 OBJETIVO PRINCIPAL DEL ANALISTA DE COMPRAS DENTRO

DEL PROCESO DE GESTION DE COMPRAS.
Dentro del proceso de gestin de compras, es importante contar con

competencias claras y establecidas que definen el puesto de trabajo y las
labores de la persona que esta desempeando la funcin, ya que el contar
con un perfil adecuado, puede garantizar el completo desarrollo del proceso
dentro de una empresa; a continuacin se presenta las competencias y
objetivos generales del cargo de un analista de compras que debe cumplir
como requisito mnimo:
Realizar22 los trmites para la adquisicin de insumos, materia prima y
equipos
requeridos
por
la
empresa,
analizando cotizaciones y presupuestos y
cumpliendo
estudiando
con
y
los
procedimientos establecidos; a fin de obtener los bienes en las mejores

condiciones de precios, calidad y oportunidad.
Objetivos del Cargo
Asegurar la compra de los insumos, materias primas y equipos en las

mejores condiciones de precios, calidad y oportunidad.
Cumplir con el presupuesto para compras.
Funciones realizadas
Recibe, estudia y analiza cotizaciones y presupuestos de acuerdo a

las requisiciones.
Verifica la disponibilidad de presupuesto para la realizacin de

las compras.
22
Manual de funciones y procedimientos Duquesa S.A Perfil de competencias Analista de compras, proceso de
gestin humana, Versin 2009.
44
- Tramita rdenes de compra, pago a proveedores y reclamos ante

las compaas.
Lleva
control
de archivo de
los
proveedores,
rdenes
de compra y cotizaciones recibidas.
Chequea y verifica materiales y equipos adquiridos.
Elabora informes de compras a la administracin.
Otras relacionadas con su cargo y que le sean asignadas por la

administracin.
7.13 DESARROLLO DE PROVEEDORES23
La norma ISO 9000 ha venido teniendo gran aceptacin en Europa y

Norteamrica. Los gobiernos la han adoptado en su normatividad nacional
y los grandes compradores la usan para garantizar los resultados de sus
relaciones comerciales con los proveedores, pues se considera que un
proveedor que se encuentra certificado con la norma es un proveedor que
puede garantizar la entrega de productos y servicios de calidad; o bien, si
resulta muy sencilla por su trayectoria previa, la toman como base,
agregando sus requerimientos especficos como en el caso de QS 9000 o
del Sistema de Calidad de Coca-Cola. (HERRERA UMAA, 2006)
Aunque un proveedor con un sistema de gestin de calidad implementado

puede brindar mayor confiabilidad de los productos y servicios que presta,
una empresa compradora no debe quedarse slo con este criterio para
seleccionar, evaluar y tomar decisiones acerca de sus proveedores; se
hace necesario que las empresas implementen
23
todo un programa de
HERRERA UMAA, Mara Fernanda y OSORIO GMEZ, Juan Carlos. Modelo para la gestin de proveedores
utilizando AHP difuso. Santiago de Cali: Universidad Icesi, 2006. p. 69-88.
45
desarrollo de proveedores, que incluya procesos de seleccin, evaluacin

de desempeo peridico, evaluacin del sistema de gestin de calidad,
seguimiento, acompaamiento y certificacin de proveedores, que le
aseguren
en cada uno de
los
procesos
anteriores, proveedores
comprometidos a brindar productos y servicios de calidad, con mejoras en

sus procesos internos reflejados en sus productos vendidos, entre otros
aspectos que contribuyan a generar relaciones gana-gana entre la empresa
y sus proveedores.
Para el desarrollo de los procesos de un programa de este tipo, las

empresas deben encontrar la metodologa que mejor se adapte a sus
ambientes. La seleccin de proveedores puede verse como una toma de
decisin multicriterio, en donde se necesitan herramientas que provean una
mejor visualizacin de los factores que influyen en la decisin, as como de
las preferencias existentes. La evaluacin de desempeo del proveedor
debe ser un proceso flexible, que permita evaluar las diferentes
caractersticas de calidad y oportunidad de un producto o servicio prestado
y la gestin de un proveedor.
La evaluacin del sistema de gestin de calidad del proveedor, debe hacerse

mediante la verificacin del cumplimiento de los requisitos bsicos del mismo
sistema y que oriente al proveedor a generar planes de accin que
incentiven
su
mejora.
La
empresa
debe
hacer
seguimiento
acompaamiento a los planes de mejora que se generen de las

evaluaciones hechas al proveedor y llevar control sobre toda la informacin
generada por estos procesos, que sean insumo para la toma decisiones de
futuras negociaciones.
46
7.14 MODELO PARA LA GESTIN DE PROVEEDORES UTILIZANDO EL

CICLO PHVA O AHP DIFUSO
24
Este modelo puede aplicarse a proveedores que implementen o no el

sistema de gestin de calidad, el cual permite obtener un comparativo de las
oportunidades de mejora que se evidencian en el anlisis de la estructura
interna de la organizacin con el propsito de identificar las debilidades que
tienen los proveedores en miras de coadyuvar en su desarrollo.
A continuacin se presentan las fases del PHVA con las correspondientes
actividades de seleccin (HERRERA UMAA, 2006)25:
Planear
Seleccin de proveedores
Definicin de caractersticas a medir de los productos ofrecidos por el
proveedor
Hacer
Evaluacin del sistema de gestin de calidad del proveedor
Evaluacin del desempeo del proveedor
Verificar
Seguimiento a los planes de accin derivados de las evaluaciones
Actuar
Administracin de la informacin del proveedor y toma de decisiones.
Estas etapas se han definido con el objetivo de lograr las siguientes metas
en el desarrollo del sistema de gestin:
24
Herrera Umaa M, Osorio Guzmn J, modelo para la gestin de proveedores utilizando AHP Difuso.
25
Herrera Umaa M, Osorio Guzman J, modelo para la gestin de proveedores utilizando AHP Difuso
47
Figura No. 3. Ciclo PHVA para el aseguramiento y desarrollo de proveedores. Resultados esperados en cada una
de las etapas.
Fuente: Modelo para la gestin de proveedores utilizando AHP Difuso (Herrera Umaa)
Este modelo26 (HERRERA UMAA, 2006) permite realizar un comparativo

entre niveles de jerarquizacin
donde se tiene en cuenta criterios,
subcriterio y alternativas de seleccin con las cuales se construye un rbol

de decisiones, permitiendo definir niveles de comparacin por cada grado de
jerarqua.
26
Herrera Umaa M, Osorio Guzman J, modelo para la gestin de proveedores utilizando AHP Difuso
48
Figura No. 4 Criterios para la utilizacin del modelo.

Fuente: Modelo para la gestin de proveedores Utilizando AHP difuso.
Asimismo el modelo AHP difuso permite gestionar las relaciones entre la

organizacin y los proveedores de manera efectiva; su xito radica en la
cultura organizacional y en las condiciones de negociacin que puedan
incidir en el resultado positivo de la gestin. Generalmente se aplica en los
proveedores ms estratgicos de la organizacin.
49
7.15 NORMA ISO 22000: 2005. SISTEMA DE GESTIN DE INOCUIDAD

ALIMENTARIA.
La Norma ISO 22000 es una norma internacional, voluntaria y certificable,
aplicable a todos los sectores de la cadena alimentaria. Armoniza la
normatividad alimentaria con los principales estndares del Sistema de Gestin
de Calidad, proporcionando garantas de seguridad y control alimentario frente a
los requerimientos normativos de la legislacin colombiana y de los clientes.
La primera versin de la ISO 22000, fue publicada en 2005 y los sectores a los
que va dirigido son:
Productores primarios.
Fabricantes de productos alimentarios.
Transportistas.
Almacenamiento.
Fabricantes de equipamientos, embalajes y envases.
Limpieza y desinfeccin.
Restaurantes.
Piensos compuestos.
Aditivos e ingredientes.
Las ventajas de contar con un SGIA segn la Norma ISO 22000 son:
Aumentar la satisfaccin del cliente al contar con un Sistema de

Gestin capaz de controlar eficazmente los riesgos para la salud.
27
Cumplimiento de requisitos legales.
Reconocimiento a nivel mundial.
Armonizacin con otros estndares de calidad.
Mejora la comunicacin en la cadena de suministro.
Integra principios del APPCC y del Codex Alimentarius.27
Control/reduccin de riesgos de seguridad alimentaria.
Mejora de la organizacin interna.
http://www.gestion-calidad.com Implementacin de un Sistema de gestin de inocuidad alimentaria.
50
Mejora de la imagen de la empresa.
Apertura a nuevos mercados.
Aplicable a empresas de todos los tamaos.
Sistema de administracin de la seguridad del alimento:
Requisitos generales.
Requerimientos de documentacin.
Responsabilidad de la direccin:
Compromiso de la direccin.
Poltica del alimento seguro.
Planteamiento del sistema de administracin de la seguridad del

alimento.
Responsabilidad y autoridad.
Lder del equipo de la seguridad alimentaria.
Comunicacin (interna o externa)
Respuesta ante emergencias.

Revisin por la Direccin
Gestin de recursos:
Provisin de recursos:
Recursos humanos.
Infraestructura.
Ambiente de trabajo.
Planificacin y realizacin del producto inocuo:
Generalidades.
Programa de prerrequisitos.
Pasos previos para un anlisis de peligros.
Anlisis de peligros.
Diseo y reajuste de Prerrequisitos operacionales.

51
Diseo y reajuste del Plan APPCC.
Puesta al da de la informacin y los documentos de prerrequisitos y

Plan APPCC.
Planificacin de la verificacin.
Operacin del Sistema de Gestin de la Trazabilidad Alimentaria.
Control de no conformidades.
Validacin, verificacin y mejora del SGIA:
Generalidades.
Validacin de las combinaciones de medidas de control.
Control del seguimiento y medicin.
Verificacin del Sistema de Gestin de la Inocuidad de Alimentos.
Mejoras.
7.16 GESTIN DE LA INOCUIDAD DE LOS ALIMENTOS: ISO 22000

La preocupacin creciente de los consumidores por la inocuidad de los
alimentos as como las constantes exigencias de los comercializadores por
distribuir productos alimenticios seguros, ha generado que las empresas
productoras de alimentos implementen el Sistema de Gestin de Inocuidad
Alimentaria; su aplicacin se realiza a travs de la aplicacin de la norma
ISO 22000 que no solo le permite a las empresas producir alimentos
inocuos, mejorar la calidad del producto, la eficiencia de la produccin,
reducir el desperdicio y ahorrar dinero sino que tambin la har ms
competitiva posicionndola en el mercado internacional.
En este contexto, adecuar los procesos de produccin de alimentos,
identificar y controlar los riesgos que afectan su seguridad, demostrar una
comunicacin efectiva con clientes y alcanzar la satisfaccin de los mismos,
conlleva a las empresas a brindar alimentos seguros y les permitir obtener
ventajas econmicas y competitivas, simplemente por haber organizado
sistemticamente la gestin de sus procesos y por la mejora de los controles
de riesgos durante la produccin de los alimentos.
52
Esta norma puede ser implementada por todas las empresas presentes en la
cadena de alimentos, incluso las que prestan servicios al rubro tales como
transporte, operadores de almacenaje, fabricantes de productos de embalaje
y limpieza, entre otros.
La Norma Internacional ISO 22000 rene los requisitos especficos para
alcanzar la inocuidad de los alimentos a partir de los principios de HACCP
(sigla en ingls que significa Anlisis de Peligros y Puntos Crticos de
Control), y propone aplicar este proceso a travs de los conceptos de
gestin de la calidad, basados en la Norma Internacional ISO 9001. Ambas
Normas pueden ser certificadas en forma individual, no obstante pueden
implementarse en forma integrada a travs de la aplicacin de ISO 22000.
7.17 VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE

GESTIN DE INOCUIDAD ALIMENTARIA.
Un Sistema de Gestin de la Inocuidad Alimentaria efectivo permite controlar
especficamente los procesos de la empresa y aplicar las buenas prcticas a
fin de lograr la inocuidad de los alimentos, para lo que se requiere definir los
puntos crticos de control, los mtodos y los responsables.
El certificado ISO 22000 legtima el cumplimiento de la norma en la que se
sustenta el Sistema de Gestin de Inocuidad de los Alimentos, el cual es
emitido por un organismo de certificacin independiente, dndole garantas
al cliente
de que su empresa ha implementado los procesos internos
necesarios para controlar y mantener la inocuidad de los alimentos y por otra

parte, asegurar el cumplimiento de sus obligaciones contractuales.28
28
NTC ISO 22000 2005. Sistemas de gestin de inocuidad de los Alimentos. Requisitos
para cualquier organizacin En la cadena alimentaria
53
8. METODOLOGIA
8.1 DIAGNOSTICO INCIAL DEL PROCESO DE COMPRAS
Con base en la necesidad actual de la compaa, se realizo un diagnostico

inicial del proceso de compras teniendo en cuenta el grado de aporte al
sistema de gestin de la calidad de la compaa y los criterios que se
describen a continuacin:
Determinacin del estado actual de los procesos del sistema de gestin

de calidad de la empresa.
Interaccin entre los procesos
Caracterizacin del proceso de gestin de compras.
Estado actual del proceso interno.
Estado actual de proceso de evaluacin de proveedores.
Eficacia en el canal de comunicacin entre la empresa y el proveedor
Aporte al sistema de gestin de calidad de la compaa
54
8.1.1 DETERMINACION DEL ESTADO ACTUAL DE LOS PROCESOS

DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DE DUQUESA S.A 29
Para conseguir el cumplimiento de la Poltica de Calidad, los Objetivos de

Calidad y los requisitos especficos, Duquesa determino su estructura de
procesos de acuerdo a la siguiente valoracin teniendo en cuenta
una
escala de valor determinada por el representante por la direccin ante el

sistema de gestin de calidad y la junta directiva de la compaa:
29
55
Tabla No. 1. Determinacin de la estructura de los procesos dentro del sistema de gestin de calidad de Duquesa
Clasificacin
50
Gerencial
Gestin de calidad
45
Gerencial
Gestin de ventas
39
Misional
Gestin de produccin
33
Misional
Gestin de distribucin
35
Misional
Gestin de inventarios
29
Apoyo
Gestin de compras
24
Apoyo
Control y aseguramiento de la
calidad
28
Apoyo
Gestin de mantenimiento
25
Apoyo
Gestin Humana
26
Apoyo
Gestin ambiental
27
Apoyo
Gestin de seguridad industrial y

salud ocupacional
22
Apoyo
Gestin de tecnologas de
informacin y comunicacin
23
Apoyo
Liderazgo
Objetivos
Poltica
Visin
Planeacin y revisin del sistema de

gestin de calidad
Proceso
Misin
Total
Documentos y Registros
Competencias del personal
Realizacin de los Productos
Requisitos de los productos
Requisitos de los clientes
S.A
Fuente: Manual de calidad Duquesa S.A Versin 8 2011.
Para determinar la participacin de los procesos dentro del sistema de

gestin de calidad la compaa determino la siguiente escala segn el
resultado obtenido
Proceso Gerencial Entre 40 y 50 Puntos
Proceso Misional
Entre 30 y 40 Puntos
Proceso de Apoyo Menor 30
56
PROCESOS GERENCIALES
Proceso de Planeacin y Revisin del Sistema de Gestin de la Calidad
Proceso de Gestin de la Calidad
PROCESOS MISIONALES
Proceso de Gestin de Ventas
Proceso de Gestin de Produccin
Proceso de Gestin de Distribucin
PROCESOS DE APOYO
Proceso de Gestin de inventarios
Proceso Gestin de Compras
Proceso de Control y Aseguramiento de la Calidad
Proceso de Gestin de Mantenimiento y Calibracin
Proceso de Gestin Humana
Proceso de Gestin Ambiental
Proceso de Gestin S&SO
Proceso Gestin TICs
8.1.2 INTERACCION DEL PROCESO DE GESTION COMPRAS ENTRE

LOS DEMAS PROCESOS DE LA COMPAA
A continuacin se describen las interacciones entre cada uno de los
procesos, teniendo en cuenta las salidas generadas y su respectivas
entradas.
57
Tabla No. 2 Interaccin entre los diferentes procesos.
58
59
60
Fuente: Manual de calidad Duquesa S.A Version 8
61
Figura No. 5 Mapa de procesos de Duquesa S.A

Fuente: Manual de calidad Duquesa S.A versin 8
62
Figura No.6 Caracterizacin del proceso de gestin de compras. .

Fuente: Fuente: Manual de calidad Duquesa S.A versin 8
63
8.1.3 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTION DE COMPRAS

DENTRO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
Dentro de la compaa, el proceso de gestin de compras se encuentra
catalogado como proceso de apoyo, ya que suministra productos y servicios
tanto a los procesos misionales de la compaa (gestin de ventas, gestin
de distribucin y gestin de produccin) como a los dems que requieran en
algn momento productos y servicios, adems es el canal de comunicacin
principal entre los proveedores y los diferentes procesos de la empresa.
El proceso de gestin de compras de Duquesa S.A. tiene como objetivo
asegurar
el
suministro
oportuno
de
las
requisiciones
solicitadas,
garantizando el cumplimiento de los requisitos de los productos. Dentro del

ciclo PHVA actualmente el proceso realiza las siguientes actividades, las
cuales fueron identificadas en el diagnstico:
Tabla No.3 Estructura segn el ciclo PHVA del proceso de gestin de compras de Duquesa S.A.
Planear
Hacer
Asegura los requisitos de compra de los productos y/o
Recibe requisiciones.
servicios.
Cotiza, negocia y cierra la compra con la expedicin de la
Determina los criterios de seleccin, evaluacin y
orden de compra y/o servicio.
reevaluacin de proveedores.
Selecciona, evala y reevala proveedores.
Determina la metodologa para la reposicin oportuna
Desarrolla nuevos proveedores.
de productos
Efecta la oportuna compra de reposicin de los mnimos.
Evala la capacidad de los proveedores para
Tramita las reclam aciones a proveedores por productos o
suministrar productos y/o servicios.
servicios no conformes.
Determina con los proveedores los tiempos de

respuesta e inventarios de seguridad.
Verificar
Actuar
Verifica el nivel de respuesta oportuna a las

requisiciones de los usuarios.
Verifica el cumplimiento de los compromisos

generados en la evaluacin y reevaluacin a
proveedores.
Realiza el seguimiento respectivo a los proyectos de

inversin y/o grandes mantenimientos.
Verifica el cumplimiento de los compromisos

generados en los contratos de servicios y/o
suministros
Fuente: Los autores.
64
Tomar acciones correctivas, preventivas o de mejora.
8.1.4 INDICADORES DE GESTION DEL PROCESO DE GESTION DE

COMPRAS
Dentro del sistema de gestin de calidad de Duquesa S.A, el proceso cuenta

actualmente con dos objetivos que estn enfocados especficamente a
presentar el cumplimiento de los acuerdos con los proveedores crticos (
que impactan directamente el proceso), el cual se encuentra enfocado a la
aprobacin de la gerencia general de la compaa para el desempeo y
cumplimiento de
la meta establecida, el otro indicador que lleva este
proceso esta enfocado al cumplimiento en un tiempo establecido para la

entrega de los materiales a los usuarios de los diferentes procesos de la
compaa; A continuacin se presenta el comportamiento del ao 2011 para
los objetivos antes descritos:
enfocado a los proveedores de insumos.
Figura No. 7 Objetivo de cumplimiento de acuerdos de participacin

Fu ent e: Pr oc es o D e gest i n d e c om pr as Duq u es a S . A
65
El planteamiento principal de este indicador propuesto por la gerencia

general de Duquesa S.A hacia el proceso de gestin de compras, es
garantizar que todos los proveedores aprobados de insumos (empaques
para los productos)
por la gerencia en la cotizacin de costos d
cumplimiento segn las condiciones pactadas en la negociacin inicial, ya

que en la actualidad por poltica general de la empresa, es indispensable
contar con dos proveedores aprobados para cada insumo, esto con el fin de
evitar el desabastecimiento y contar con alternativas de suministro del
producto.
Figura No.8 Objetivo de cumplimiento de acuerdos de participacin enfocado a los proveedores de insumos.
Fuente: Proceso De gestin de compras Duquesa S.A
66
8.2 PROCESO DE SELECICION DE PROVEEDORES

A continuacin se presenta el estado inicial del proceso de compras frente a
la seleccin de proveedores.
Figura No. 9 Procedimiento actual para la seleccin de proveedores.

Fuente: Duquesa S.A
67
Tal como se observa en la figura anterior, la seleccin actual de proveedores

no contempla criterios que permitan verificar las condiciones seguras de los
productos comprados con base en los requisitos legales establecidos en la
industria de alimentos, evidenciando un alto nmero de reclamos e
inconformidades por parte de los procesos usuarios (cliente interno) de los
productos suministrados. Actualmente Duquesa para la seleccin de
proveedores contempla los siguientes criterios:
a) Precio: En este criterio se establece cules son los valores esperados de
acuerdo a las polticas de la empresa, definiendo como ideal el precio
deseado, que es el lmite mximo superior definido por la empresa, como
optimo si el precio se encuentra por debajo del ideal, y como psimo el
precio que esta por fuera de la poltica de precios para el bien o servicio
demandado. En el formato de compras, en las casillas destinadas para el
proveedor se escribe el nombre de ste con su correspondiente precio
cotizado.
b) Tiempo de entrega: Con este criterio se realiza la medicin del tiempo
(en das) de respuesta, con el cual el proveedor atiende la solicitud de la
compra. Este tiempo debe ser calculado desde el momento en que se
elabora la orden de compra y/o servicios hasta el momento que se
entrega la mercanca o el servicio. En la casilla de tiempo de entrega
deseado se indican los tiempos ideales para que el proveedor atienda el
requerimiento, y frente a la casilla proveedor el tiempo en el cual este
se compromete a atender el requerimiento.
c) Experiencia del proveedor: Con este tem se evala la imagen y la
trayectoria del proveedor en el sector de desempeo. Los criterios de
evaluacin son: baja, normal, buena y gran imagen.
Gran Imagen: Ms de 10 aos de experiencia, y ms de 50 clientes

atendidos.
68
Buena Imagen: Entre 5 y 8 aos de experiencia, y entre 30 y 50

clientes atendidos.
Imagen normal: Entre 3 y 5 aos de experiencia, y entre 10 y 30

clientes atendidos.
Imagen baja: Menos de 3 aos de experiencia, y menos de 10

clientes atendidos.
Se definen estos criterios con el requisito que en el momento de la

entrega de la oferta, es necesario entregar la documentacin que permita
corroborar la experiencia y el nmero de clientes.
d) Certificacin en sistema de gestin de calidad del proveedor: Este
criterio se evala de acuerdo a las pruebas efectuadas a las muestras y a
la disponibilidad del Sistema de Gestin de Calidad.
Se definen los
siguientes criterios de evaluacin:

Gran Calidad: Alcanza el nivel optimo en las pruebas de calidad y se
encuentra certificado hace ms de tres aos.
Buena Calidad: Alcanza el nivel promedio en las pruebas de calidad

y se encuentra certificado hace menos de tres aos.
Calidad Normal: Alcanza el nivel mnimo en las pruebas de calidad y
se encuentra en proceso de certificacin.
Baja Calidad: No cumple con las pruebas de calidad y no se
encuentre certificado, ni en proceso de certificacin.
e) Referenciacin: con este se evala el cumplimiento, teniendo en cuenta
los plazos fijados en el momento de la negociacin y los trabajos
efectuados en otras empresas. En este punto se solicita al proveedor tres
cartas de referencia, tipo de contrato y la evaluacin de cumplimiento
obtenida en cada empresa.
69
f) Plazo de pago: Con este criterio se pretende medir la conveniencia del

plazo de pago para DUQUESA, de acuerdo a las polticas definidas para
tal fin por la Gerencia.
g) Garanta: Con este factor se pretende medir la garanta ofrecida por el
proveedor en cuanto al bien o servicio ofrecido.
Gran: Ms de 1 Ao
Buena: Entre 6 Meses y un Ao
Mxima: Garanta menos de 6 meses
Crtica: Sin Garanta
Tabla No. 4 Criterios generales de Seleccin de proveedores actuales de Duquesa S.A
Fuente: Duquesa S.A Proceso de gestin de compras
70
El proceso de seleccin de proveedores actualmente se lleva a cabo

teniendo en cuenta los tems descritos anteriormente, no se tiene en cuenta
las caractersticas del producto o servicio comprado ni se cuenta con una
clasificacin segn la criticidad que tenga hacia el proceso de produccin de
la compaa.
71
8.3 EVALUACION A PROVEEDORES

A continuacin se presenta el estado inicial del proceso de compras con
relacin a la evaluacin de proveedores.
Figura No. 10 Procedimiento actual de evaluacin de proveedores.

Fuente: Duquesa S.A proceso de gestin de compras
72
El actual proceso de evaluacin de proveedores, se enfoca en evaluar el

precio frente a la competencia y cumplimientos en las entregas segn lo
especificado en la orden de compra; para esta no se tiene en cuenta el
cumplimiento en
parmetros de calidad, ni el impacto que generan los
incumplimientos ya sea en la entrega o en las especificaciones en el proceso

de fabricacin al interior de la empresa.
8.4. CLASIFICACION DE LOS PROVEEDORES

La clasificacin de los proveedores est dada segn el impacto que tengan
sobre el proceso de produccin; Los proveedores que suministran servicios,
materias primas, insumos, ingredientes y aditivos
proveedores de alto impacto
ya que
se consideran
se encuentran directamente
relacionados con el proceso de produccin de slidos
y lquidos, esta
clasificacin junto con el tipo y grado de control esta relacionada en el

formato listado general de proveedores.
Aditivo alimentario: Un aditivo alimentario es toda sustancia que no es
considerada un alimento ni poseen valor nutritivo Y
intencionalmente
se agrega
a los alimentos y bebidas en cantidades mnimas con
objeto de modificar sus caractersticas organolpticas, facilitar y mejorar su

proceso de elaboracin.
Insumo: Todo material necesario para el empaque primario y secundario y
elementos asociados para la fabricacin de aceites y margarinas dentro los
insumos se encuentran los envases y empaques.
Ingrediente: Sustancias que se emplean en la fabricacin o preparacin de
un alimento presente en el producto final.
Materia prima: Sustancia natural o artificial, empleada por la industria de
alimentos para su
utilizacin directa, fraccionamiento o conversin en
alimentos para consumo humano, para duquesa se considera materia prima:
73
Aceite crudo de palma
Sebo
Estearina
Aceite de Palma Hidrogenado
Aceite de Palmiste
Aceite de Girasol refinado
Aceite crudo de soya
74
Tabla No. 5 Proveedores de productos comprados de Duquesa S.A
PROVEEDORES DE PRODUCTOS COMPRADOS
LINEA
PROVEEDOR
PRODUCTO SUMINISTRADO
MATERIA PRIMA
ADM SAO S.A.
MATERIA PRIMA
AGROGRAIN LTDA
SOYA-GIRASOL
MATERIA PRIMA
EXTRACTORA CUSIANA
ACEITE CRUDO DE PALMA
MATERIA PRIMA
GRASAS Y DERIVADOS S.A.
MATERIA PRIMA
OLEAGINOSAS SANTANA
MATERIA PRIMA
EL PALMAR DEL LLANO
MATERIA PRIMA
HACIENDA LA CABAA
ACEITE DE PALMISTE
MATERIA PRIMA
CONCENTRADOS
SOYA
ACEITE HIDROGENADO
PROCESADORA DE MATERIAS
SEBO CRUDO
MATERIA PRIMA
PRIMAS
INSUMOS
ARGOS
CAJAS DE CARTON CORRUGADO
INSUMOS
CARTONES AMERICA
INSUMOS
CARPACK
INSUMOS
CINTAADINA
INSUMOS
COENPLAS S.A.
INSUMOS
COLPRINTER
INSUMOS
CORRUGADOS ANDINA
INSUMOS
ECSI S.A.
INSUMOS
FERMOPLAST
TAPAS 38 mm
INSUMOS
EMPAQUES INDUSTRIALES
INSUMOS
FLEXO SPRING
ENVOLTURAS PARA MARGARINAS
INSUMOS
LAMIFLEX
ENVOLTURAS PARA MARGARINAS
INSUMOS
INDUCARTON
DISPLAYS
INSUMOS
LITOPAPELES OCHOA
ETIQUETAS
INSUMOS
MAKROCINTAS
CINTAS
INSUMOS
MULTIDIMENSIONALES
ENVASES PLASTICOS
INSUMOS
NUEVEPLAS
BOLSAS PLASTICAS
INSUMOS
PACKING ALLIANCE
TAPAS PLASTICAS
INSUMOS
PEGALINE
PEGANTE PARA ENVASES
INSUMOS
PLASTICOS FLEXIBLES
ROLLO EN POLIETILENO TERMOENCOGIBLE
INSUMOS
PLASTICOS TEAM
TAPAS PLASTICAS
INSUMOS
PLASTIVALLE
ENVASES PLASTICOS
INSUMOS
POLIEMPACK
BOLSAS PLASTICAS
INSUMOS
SOPLASCOL
TARRINAS PLASTICAS
INSUMOS
UNIN PLASTICA
TAPAS PLASTICAS
INGREDIENTES
CONTACTO QUIMICO
PROSORB
INGREDIENTES
DANISCO
EMULSIFICANTES
INGREDIENTES
DELTAGEN
BETACAROTENO
INGREDIENTES
DIS. DE PROD. QUIMICOS
ACIDO FOSFORICO, ACIDO CITRICO, BENZOATO DE
ENVASES PLASTICOS
CINTAS
ENVASES PLASTICOS
DISPLAYS
ENVASES PLASTICOS
75
SESAN LTDA
POTASIO, SORBATO DE POTASIO
INGREDIENTES
DISAROMAS
SABORIZANTES
INGREDIENTES
FACTORES Y MERCADEO
LECITINA DE SOYA
INGREDIENTES
FRUSABOR
SABORIZANTE MANTEQUILLA
INGREDIENTES
GRIFFITH COLOMBIA S.A
ANTIOXIDANTE THBQ
INGREDIENTES
MAKRO SUPERMAYORISTA
LECHE EN POLVO
INGREDIENTES
POLYAROMAS
COLOR CARE, MANTEQUILLA 584355
INGREDIENTES
QUIMICA DELTA LTDA
INGREDIENTES
UNIRED QUIMICAS
VITAMINA A +VITAMINA D
ADITIVOS
GRACE COLOMBIA
TRYSIL
ADITIVOS
HERGRILL
CARBON ACTIVADO,PUREFLO, SILICA SELECT
COMERCIAL CURACAO
MULTEC, METILATO DE SODIO
CONQUIMICA
SAL REFINADA, ACIDO SULFURICO, SODA CAUSTICA
PROQUIMORT
ACIDO FOSFORICO
ADITIVOS
INGREDIENTES/ADIT
IVOS
INGREDIENTES/ADIT
IVOS
INGREDIENTES/ADIT
IVOS
ACIDO CITRICO, ACIDO

INGREDIENTES/
ADITIVOS
FOSFORICO,BENZOATO DE SODIO,
TRICON ENERGY
SORBATO DE POTASIO
IVOS
TRASMERQUIM
ACIDO CITRICO
SERVICIOS
ACAGUA
TRANSPORTE DE MATERIA PRIMA
SERVICIOS
AKARGO
TRANSPORTE
SERVICIOS
ALDOS LTDA INGENIEROS
MANTENIMIENTO
SERVICIOS
ALFRIO S.A.
MANTENIMIENTO
SERVICIOS
AUTOPESAJE LTDA
CALIBRACION
SERVICIOS
BASCULAS CONTINENTAL
CALIBRACION
SERVICIOS
BOMBAS HYDRAL LTDA
MANTENIMIENTO
SERVICIOS
BRIO
INGREDIENTES/ADIT
BUITRAGO MEJIA JULIO

SERVICIOS
ROBERTO
CALTERMICA INGENIEROS
SERVICIOS
LTDA.
MANTENIMIENTO
SERVICIOS
CENTROLIMA
SERVICIOS
CIT
SERVICIOS
COLTANQUES
TRANSPORTE DE PRODUCTO TERMINADO
SERVICIOS
CONALTRA
SERVICIOS
COOTRASANTANDEREANOS
SERVICIOS
COPETRAN
SERVICIOS
DISTRICARGA
SERVICIOS
DITRANSA
SERVICIOS
EDGAR MOGOLLON
SERVICIOS
GO LOGISTICS
SERVICIOS
GOMEZ ACOSTA LTDA.
SERVICIOS
GRUPO TECNICO BASSE
SERVICIOS
GUIA TRANSPORTE
76
SERVICIOS
INGEBOMBAS LTDA
MANTENIMIENTO
INGENIERIA Y MONTAJES
SERVICIOS
CASTRO LAGOS LTDA
MANTENIMIENTO
SERVICIOS
INTERTANQUES
MANTENIMIENTO
SERVICIOS
JORGE VELA
MANTENIMIENTO
SERVICIOS
L&D
MANTENIMIENTO
SERVICIOS
LIMA TRANSPORTES
MANTENIMIENTO
MECANIZADOS Y DISEOS DE
SERVICIOS
COLOMBIA LTDA
MANTENIMIENTO
MONTACARGAS NUEVAS
SERVICIOS
FONTIBON LTDA
MANTENIMIENTO
SERVICIOS
NOVATEC FLUID SYSTEM S.A.
MANTENIMIENTO
SERVICIOS
NULAB
MANTENIMIENTO
PRODUCCIONES BESS
SERVICIOS
GENERALES
MANTENIMIENTO
SERVICIOS
RICE S.A.S
MANTENIMIENTO
SERVICIOS
SANDOVAL LOPEZ JOSE ELI
MANTENIMIENTO
SERVICIOS
SARVI
MANTENIMIENTO
SERVICIOS
SETRANSCARGA
MANTENIMIENTO
SERVICIOS
SOTRANSVARGAS
MANTENIMIENTO
SERVICIOS
TAL
MANTENIMIENTO
SERVICIOS
TALLERES ELECTROSOL E.U
MANTENIMIENTO
SERVICIOS
TECNIPESAJE
SERVICIOS
TORNOMAC LTDA.
SERVICIOS
TRANREGIONAL
SERVICIOS
TRANSHUILA
SERVICIOS
TRANSLIQUIDOS
SERVICIOS
TRIAL
SERVICIOS
UNIMAQ S.A.
SERVICIOS
UNIVERSAL DE CARGA
SERVICIOS
VARIADORES S.A.
MANTENIMIENTO.
SERVICIOS
EXCEL GESTION AMBIENTAL
CALIBRACION
CONTROL DE PLAGAS
Fuente: Duquesa S.A Proceso de gestin de compras.
A continuacin se presenta la clasificacin de los proveedores que

actualmente se estn desarrollando segn el impacto generado al proceso
de fabricacin y el grado de control aplicado.
77
Tabla No.6 Clasificacin actual por tipo y grado de control de los proveedores de Duquesa S.A
Fuente: Proceso Gestin de Compras Duquesa S.A.
De acuerdo a esta clasificacin los proveedores son catalogados desde el

inicio del proceso comercial teniendo en cuenta el siguiente formato:
78
Figura No. 11 Formato de actualizacin de proveedores vigente

Fuente: Proceso de Gestin de compras Duquesa S.A
79
8.5 PROCESO ACTUAL DE REALIZACION DE LA EVALUACION DE

PROVEEDORES EN DUQUESA S.A
A continuacin se
cuenta para
presenta el estado actual de los criterios tenidos en
la realizacin de la evaluacin a los proveedores crticos,
teniendo en cuenta la clasificacin realizada en el formato de actualizacin

de proveedores.
Tabla No. 7 Criterios actuales para la evaluacin de proveedores de ingredientes y aditivos.
Fuente: Proceso de gestin de compras Duquesa S.A
80
Tabla No. 8 Criterios actuales para la evaluacin de proveedores de ingredientes y aditivos.
.
81
Tabla No. 9 Criterios actuales para la evaluacin de proveedores de insumos.
82
Tabla No.10 Criterios actuales para la evaluacin de proveedores de servicios ( anlisis microbiolgico) .
83
Tabla No.11 Criterios actuales para la evaluacin de proveedores de servicios ( Servicio de maquila de extraccin
de aceite de palma crudo) .
84
Tabla No.12 Criterios actuales para la evaluacin de proveedores de servicios ( Servicio de transporte de materias
primas )
85
Tabla No.13 Criterios actuales para la evaluacin de proveedores de servicios ( Servicio de mantenimiento)
86
Tabla No.14 Criterios actuales para la evaluacin de proveedores de servicios ( Servicio de metrologia)
87
Tabla No.15 Criterios actuales para la evaluacin de proveedores de servicios ( Servicio de transporte de producto
terminado)
88
8.6 MATRIZ DE EVALUACION: ESTADO ACTUAL DEL PROCESO DE

GESTION DE COMPRAS DE DUQUESA S.A
El anlisis realizado al proceso de compras, se realizo basado en la

realizacin de auditorias internas al proceso entre los meses de abril, mayo
y junio evaluando el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001
2008 Numeral 7.4 COMPRAS, 7.4.1 Proceso de compras, 7.4.2 Informacin
de las compras,7.4.3 Verificacin de los productos comprados
Encontrando hallazgos y no conformidades como:
Ausencia de especificaciones y fichas tcnicas para la verificacin de

las especificaciones de los productos comprados
al ingreso a la
compaa para reducir reclamos y devoluciones
No se encontr retroalimentacin de la evaluacin a los proveedores

realizada en el ao 2010, encontrando que el proveedor C.I frusabor
no recibi el comunicado acerca de su gestin en el ao anterior.
Se evidencio que no se realiza evaluacin peridica a los proveedores

de materias primas (aceite crudo de palma, palmiste, Aceite de soya
cruda, Sebo Crudo) ya que la empresa no vea la necesidad al ser la
mayora de proveedores pertenecientes al grupo de socios de la
compaa,
y se han venido presentando incumplimiento en las
especificaciones fisicoqumicas ( % de acidez, color) al momento de

recepcionar el producto que han afectado las dems etapas del
proceso.
A continuacin se presenta el diagnostico realizado teniendo en cuenta las
no conformidades evidenciadas por medio de las auditorias internas.
89
Figura No.11 Diagnostico realizado al proceso de compras de Duquesa S.A

Fuente: los autores.
90
8.7
PROPUESTA DE LA PLANEACION
DE LA SELECCIN,
EVALUACION Y RE EVALUACION DE PROVEEDORES DE PRODUCTOS

COMPRADOS PARA DUQUESA S.A.
8.7.1
PROPUESTA METODOLOGICA PARA EL DESARROLLO DEL
TRABAJO DE INVESTIGACION
Para el desarrollo del presente estudio, se implementar un modelo de
Tcnicas Multicriterio, que permita seleccionar, evaluar y reevaluar a los
proveedores crticos del proceso de produccin de Duquesa S.A. Para la
aplicacin del modelo se sigue el procedimiento descrito en la figura No 9.
Figura No. 12 Procedimiento para la aplicacin de la tcnica multicriterio.

Teniendo en cuenta el diagnostico inicial realizado al proceso a continuacin

se presenta la propuesta de planeacin de la seleccin, evaluacin y re
evaluacin de proveedores teniendo en cuenta lineamientos de la Norma
91
Internacional ISO 9001 sistema de gestin de la calidad y la integracin de

la Norma ISO 22000 sistema de gestin de la inocuidad alimentaria, esta
integracin esta determinada en contar con proveedores que suministren
productos que cumplan con caractersticas de calidad y que no sean una
fuente de riesgo de afectacin a la salud de los consumidores finales.
Esta propuesta contempla proveedores que anteriormente no se haban
tenido en cuenta dentro del proceso de compras, ya que el enfoque de la
realizacin de la
seleccin y evaluacin
se encontraban enfocados
nicamente a los productos que estaban involucrados en la fabricacin de

aceites y margarinas, pero no se estaba dando importancia a los servicios
asociados que cumplen un papel importante en el producto final.
8.7.2 PROPUESTA PARA LA SELECCIN DE PROVEEDORES

A continuacin se presenta la propuesta para realizar la seleccin de
proveedores teniendo en cuenta los criterios de :
Calidad: cumplimiento de especificaciones y atributos del producto (

color, dimensiones, tamao, peso, textos)
Inocuidad alimentaria: Que no genere ninguno de los riesgos que

afectan la inocuidad y salud al consumidor:
Fsico: presencia de elementos extraos, (piezas de

maquinaria, fragmentos de vidrio, cabellos, suciedad, material
particulado. Etc)
Qumico: Riesgo de presencia de sustancias contaminantes

en las materias primas, insumos, ingredientes,. Aditivos y
materiales que tengan contacto directo con el producto como
por ejemplo residuos de plaguicidas en el aceite de palma;
materia prima constituyente de todos los productos en
Duquesa S.A
Biolgico: Presencia de microorganismos como bacterias,

hongos, parsitos en las materias primas, insumos,
92
ingredientes,. Aditivos y materiales que tengan contacto directo

con el producto y son causantes de enfermedades transmitidas
por alimentos (ETAS)
8.7.2.1 Procedimiento de seleccin de proveedores.

El proceso de seleccin de proveedores es
la etapa previa al inicio del
proceso de compra, mediante la cual se logra la validacin o aprobacin de

proveedores, que tienen las competencias para satisfacer adecuadamente
las necesidades de sus clientes finales. Por lo tanto el proveedor que desee
trabajar con Duquesa debe
ingresar al Registro de proveedores y debe
proporcionar la informacin indicada en el formato
de actualizacin
de
proveedores. Los criterios a tener en cuenta para la seleccin son:
8.7.2.2. Comercial
- Referencias bancarias y soportes comerciales
- Diligenciamiento del formato de actualizacin de datos de proveedores.
- Cotizaciones de precios y oferta de producto a ofrecer.
8.72.3 Inocuidad alimentaria

Para los proveedores de insumos ingredientes y aditivos que
involucrados en la produccin directa de productos
estn
slidos y lquidos,
adicional a los requisitos comerciales ; se realizara una visita de inspeccin

de las condiciones de fabricacin y ser registrado en el formato visita
tcnica de calidad, para realizar la aprobacin completa y garantizar las
condiciones
higinico-sanitarias
de
inocuidad
alimentaria
del
establecimiento como se encuentra contemplado en el programa de control

de proveedores.
Para realizar el proceso de evaluacin, a los proveedores crticos que
afecten directamente el proceso
y la inocuidad del producto se realizara
una auditoria donde se evaluaran en el siguiente formato:
93
Tabla No. 16. Formato modelo para la auditoria de seleccin de proveedores enfocado en inocuidad alimentaria.
FORMATO VISITA A PROVEEDORES
ASECAL-SD-69-F VERSION 001 VIGENCIA 05/02/2011
INFORMACION GENERAL
Nombre del Proveedor:
Direccion:
Telefono:
Calidad:
Produccin:
Comercial:
Auditores:
Fecha:
Personas Auditadas:
CUADRO CALIFICACION
Aprobado: de 70 % A 100 %
Condicional a Aprobacion De 40 a 69 %
No aprobado: 0 a 39%
2/3: Cumple Completamente
1: Cumple Parcialemente
0: No cumple.
N/A: No aplica
Edad de la Empresa:
No. Empleados:
I. INSTALACIONES FISICAS - PLANTA DE PROCESO Y FABRICACION
Puntaje Puntaje
Obtenido Maximo
1. La fabrica esta ubicada en un lugar alejado de focos de contaminacion con accesos y

alrededores limpios
2. Las puertas, ventanas y claraboyas estan protegidas para evitar la entrada de polvo, lluvia
e ingreso de plagas
OBSERVACIONES
3.Existe separacion y sealizacion de areas de produccin de oficinas, recepcion y

servicios sanitarios.
4. Permiso de vertimientos por parte de autoridad competente; Adecuados contenedores de
basuras y clasificacion adecuada.
5. Lampara de proceso debidamente protegidas
2
2
6.Los equipos y superficies en contacto con el producto estan fabricados con materiales
inertes y de facil limpieza
8. Los equipos estan ubicados segun la secuencia logica del proceso tecnologico y evitan
la contaminacion cruzada. (Flujo de Procesamiento adecuado)
9. Estandar Higiene de Lavamanos y salas de descansO, vestuarios, baos y separados del
area de produccion
TOTAL
II. CONTROLES A LA RECEPCIN: MATERIA PRIMA Y MATERIAL DE EMPAQUE

1.Condiciones de higiene de la zona de recepcin de materia prima y material de empaque
2
2
18
Puntaje Puntaje
Obtenido Maximo
2
2.Sistema FIFO O PEPS de rotacin de la materia prima y producto terminado
3.Las materias primas utilizadas se encuentran dentro de su vida util
4.Identificacin y trazabilidad de los lotes de materia prima
5.Indentificacion y separacion de producto rechazado de las materias primas
6.Las materias primas son sometidas a analisis de laboratorio antes de su uso, Certifiacdos
de calidad, visita aprovedores.
7.Se llevan registros de rechazos de materias primas
OBSERVACIONES
2
TOTAL
15
Puntaje Puntaje
Obtenido Maximo
III. HIGIENE LOCATIVA DEL AREA DE PROCESO

1.Las paredes, pisos y techos se encuentran limpias y en buen estado, lisas y de facil
limpieza
94
OBSERVACIONES
Puntaje Puntaje
Obtenido Maximo
IV. CONTROLES DE PROCESO

1 Se identifican y controlan los puntos de controo criticos del proceso para asegurar la
calidad
OBSERVACIONES
2.Registros de frecuencias de muestreo, Inspeccin y controles de proceso

3.Controles en el lote de produccin (Marcado)
3
2
4.Sistema de Trazabilidad
5.Instrucciones de proceso disponibles para el personal (incluidos limpieza y desinfeccion)
6. Concepto sanitario vigente por la autoridad competente
2
TOTAL
14
Puntaje Puntaje
Obtenido Maximo
V. PERSONAL
1. Uniforme adecuado de color claro, limpio y en buen estado
OBSERVACIONES
2. No hay presencia de accesorios; manos limpias uas cortas y sin esmalte
3. Uso de guantes tapabocas dode de sea requerido.
4. Formacin de los Operarios en materia de Higiene.
5. Son apropiados los letreros alusivos a practicas higienicas.

6. Las visitas cumplen con las normas de higiene y proteccion: gorro, uniforme y practicas
de higiene
2
2
TOTAL
13
Puntaje Puntaje
Obtenido Maximo
VI. SISTEMA DE CALIDAD

1.Exite sistema de calidad implementado (cual)
2.Existen certifiacciones de calidad emitidas por entidades competentes ( cual)
3.Exite un deparamento de calidad del producto o persona encargada
4. Fichas Tcnicas de Materia Primas
5. Fichas Tcnicas de Producto Terminado o Especificaciones
7. Programa de Limpieza y Desinfeccion ( Registros)
8. Programa de Control de Plagas y Roedores ( Registros- sin evidencia de presencia)

10. Programa de Control de Agua (registros de analisis)
3
2
2
11. Programa de Quejas y Reclamos ( Estadisticas y registros)
12. Programa de Manejo de Devoluciones y producto No Conforme
13. Programa de Mantenimiento Preventivo y Correctivo ( Registros)
2
2
2
9. Programa de Desechos Liquidos y Solidos (Basuras)
14. Programa de Calibracin de Equipos y Registros (T,Presin,Humedad)( registros)

21. Laboratorio Propio / Externo(Acreditacin de Lab. Externo) (Concepto sanitario)
TOTAL PUNTOS
OBSERVACIONES
32
RESULTADOS
TOTAL PUNTOS OBTENIDOS
100
Fuente: Duquesa S.A proceso de control y aseguramiento de la calidad.
Este formato se desarrollo teniendo en cuenta los requisitos de cumplimiento

legal ( ley 9 de 1979, Decreto 3075 de 1997) as como cumplimiento de los
estndares de contar con un sistema de gestin de calidad, la calificacin
95
esta entre 0 y 100 puntos y se genero una clasificacin segn el resultado

obtenido:
0-39 puntos No aprobado
40 a 69 puntos Condicional a aprobacin
70 a 100 Puntos Aprobado.
Esta calificacin se genera realizando auditoria a las instalaciones de la
planta de produccin de los
proveedores
que
actualmente estn
suministrando productos que intervengan directamente con el proceso de

fabricacin de aceites y margarinas en Duquesa S.A
Teniendo en cuenta el resultado de la auditoria realizada se procede a iniciar
el proceso comercial.
Esta auditoria ser realizada por personal del proceso de control y
aseguramiento de la calidad, con formacin en auditoria interna de calidad e
inocuidad alimentaria para contar con las bases tcnicas y conocimientos
para realizar la evaluacin inicial al proveedor.
En la tabla No. 17 se presenta la caracterizacin de este proceso.
96
Tabla No. 17 Caracterizacin del proceso de auditorias a proveedores.

Auditorias de Inspeccin a proveedores
Objetivo general: Conocer las condiciones de fabricacin de los productos que tienen contacto directo con los productos lquidos y slidos elaborados en Duquesa S.A para contar con una informacin amplia y clara acerca del manejo de las Buenas practicas de manipulacin
enfocados al cumplimiento de los criterios de calidad e inocuidad alimentaria.
Proveedor.
Entradas
Proceso
Salidas
Cliente
Proceso de gestin de
compras
Suministra la informacin necesaria

acerca de los proveedores
(ubicacin, contacto)
P Realizar el cronograma anual de visitas de inspeccin a los proveedores crticos de materias primas, insumos,
ingredientes y aditivos.
Cronograma de visitas a proveedores
Proceso Control y aseguramiento de

la calidad, gerencia general.
Proceso Control y
aseguramiento de la calidad.
Fecha de realizacin de visita

P Programacin y comunicacin de la realizacin de la visita
Planeacin de auditoria de
inspeccin a proveedores.
Requisitos legales
Proceso control y
aseguramiento de la calidad
Ejecucin de la visita
Proceso de gestin de
compras
Generacin de informe
Retroalimentacin al proveedor
Proceso control y
aseguramiento de la calidad
Solicitud de plan de accin.

Verificacin de las actividades
generadas en el plan de accin
P Determinacin de las caractersticas a auditar segn el tipo de proveedor a inspeccionar.

H Aplicacin del formato de visita a proveedores.
Formato de visita de auditoria a

proveedores
Formato de visita a proveedores
diligenciado.
calidad.
Informe de visita
Proveedor Auditado
H Desarrollo de la inspeccin en campo

H Notificacin de las fortalezas y debilidades encontradas en la visita
H Realizacin de informe adjuntando los detalles, observaciones y concepto generado en la visita.
H Entrega y envi del informe al proveedor con el resultado obtenido
Comunicado de solicitud de plan de

accin
Solicitud de visita de verificacin a
planes de accin.
H Realizar la solicitud del plan de accin en caso de obtener un resultado de condicional a aprobacin.
V Solicitar visita de verificacin de las actividades relacionadas en el plan de accin en un plazo no mayor a 3 meses
para evidenciar la gestin por parte del proveedor
A Tomar las acciones necesarias segn el concepto obtenido en la visita de verificacin de plan de accin
Responsable del proceso
Parmetros de control y seguimiento:
Control y aseguramiento de la calidad.
Proveedores aprobados
Personal que interviene
Seguimiento a planes de accin a proveedores condicionalmente aprobados.
Jefe de control y aseguramiento de la calidad, Coordinador de

sistemas de gestin, Analista de control de calidad, Analista de
compras.
Fuente: Duquesa S.A proceso de control y aseguramiento de la calidad.
97
8.7.2.3.1 DETERMINACIN DEL SEGUIMIENTO SEGN EL RESULTADO

OBTENIDO EN LA VISITA.
8.7.2.3.2 PROVEEDORES APROBADOS

Los proveedores que se aprueben en esta visita contaran con un
seguimiento de un ao para verificar nuevamente las instalaciones de la
planta, esto con el fin de verificar la continuidad en los procesos realizados.
8.7.2.3.3 PROVEEDORES CONDICIONALMENTE APROBADOS
Los proveedores que obtengan un resultado de condicional a aprobacin, se
realizara la solicitud de un plan de accin a las oportunidades de mejora y
observaciones encontradas, con el fin de generar plazos de cumplimento a
las condiciones que la compaa solicita para continuar con la relacin
comercial, as mismo, ser realizado el seguimiento en seis meses para
verificar el cumplimiento a las actividades pactadas por el proveedor, si no
se observa mejoras en los aspectos evidenciados, se proceder a realizar
una bsqueda de un nuevo proveedor
cumpla con los requisitos
estipulados.
8.7.2.4
PROCESO
DE
APLICACIN DE LA
AUDITORIA DE
INSPECCION DE A LOS PROVEEDORE ACTUALES DE LA COMPAA:
Para los proveedores que actualmente estn suministrando productos a la

compaa, el proceso ser realizado de igual manera; segn el resultado
obtenido,
si se
da un resultado de
condicional a aprobacin, ser
solicitado un plan de accin donde se evidencie la gestin de la mejora y se

contara con un plazo de 6 meses para desarrollar las oportunidades de
mejora, sino se realiza, deber realizarse la bsqueda de un nuevo
proveedor que de cumplimiento a los requisitos que la compaa solicita. Si
realizada la visita se evidencia que no se tiene cumplimiento a los tems
evaluados en la auditoria se proceder inmediatamente a realizar la
98
bsqueda de otro proveedor, en el anexo No. 6 Se presenta el cronograma

general de realizacin de visitas a proveedores crticos segn el tipo de
producto abastecido a Duquesa S.A, la frecuencia de realizacin de estas
visitas ser determinada segn la calificacin obtenida en la primera
auditoria; si se obtiene un resultado condicional a aprobacin (entre 50 y 69
puntos) se realizar seguimiento al plan de accin en un plazo no mayo a 6
meses, para evidenciar el cumplimiento de los compromisos pactados.
8.7.2.5
REQUISITOS PARA
LA SELECCIN DE PROVEEDORES DE
INSUMOS, INGREDIENTES Y ADITIVOS.

Los proveedores de Duquesa S.A.
Deben estar autorizados antes de
abastecer insumos, ingredientes y aditivos Cada suministro del proveedor

debe llegar con
realizados
un certificado de calidad que debe incluir
los anlisis
para demostrar la conformidad del producto con las
especificaciones constatadas en la ficha tcnica; especialmente para los

productos que tengan contacto directo o potencial con el producto, para los
proveedores que no cuenten con laboratorio propio, es indispensable contar
con anlisis que soporten la conformidad del producto, estos pueden ser
soportados por un laboratorio externo.
Cuando un proveedor inicia relacin comercial con la compaa, se informa
acerca de los acuerdos de calidad donde se establece:
Realizacin de visitas de inspeccin tcnica
Actualizacin permanente de
fichas tcnicas de producto y
especificaciones.
Manejo de Quejas y reclamos
Criterios en la recepcin de los productos en Duquesa S.A.
Condiciones y acuerdos comerciales
99
8.7.2.6 PROPUESTA DE EVALUACIN DE PROVEEDORES

Es el seguimiento del comportamiento en el tiempo de los proveedores
crticos, conforme al cumplimiento de los criterios de evaluacin, a todo
proveedor con Orden de Compra o Contrato efectivo en el periodo de
evaluacin, y que haya sido incorporado al Registro de Proveedores de
Duquesa S.A. y al maestro de proveedores en el sistema. La evaluacin se
diferencia en los criterios a evaluar para el caso de productos o servicios, y
en ambos casos el proceso se realizara anualmente.
Las evaluaciones realizadas a
los proveedores, consideran criterios
especficos como calidad, precio, tiempo de respuesta, etc. Estos criterios se

evalan en una escala de 1 a 5, donde el 5 es el mximo posible y 1 el
menor valor posible, como ejemplo se presenta la siguiente descripcin
general
Tabla No. 18 Criterios para la realizacin de la evaluacin de proveedores.
Calificacin/Criterios
1
%
PRECIO
CANTIDAD DE SERVICIOS
TIEMPO DE ENTREGA
CALIDAD
Por debajo del

presupuesto
Todos los
solicitados
El Acordado o
menor
Ningn reclamo al
mes
Presupuesto
autorizado
5% ms
del
presupuesto
Por encima del 5%

del presupuesto
95% de los
90% de
85% de
solicitados
los solicitados
los solicitados
2 das despus
Mas de 2 das de retardo
Mas del 7 % del

presupuesto.
15%
75% de los solicitados
1 da despus
del acordado
Mximo
2 reclamos
Mximo 3
reclamos
Mximo 4 reclamos
15%
Mas de cinco das de

retardo
25%
Mas de 5 reclamos
25%
3-4
ESPECIFICACIONES
Cumple todas las
1-2 Incumplimientos
especificaciones
Especificaciones
Incumplimiento
Mayor a 4
Incumplimientos
Especificacion
Especificaciones
Mas de 5
incumplimientos.
es
20%
100

PRODUCTOS
La evaluacin resulta de la informacin ingresada por el personal de
compras
en conjunto con los usuarios responsables de procesos, para
cada producto critico con Orden de Compra emitida o Contrato Vigente, y

una vez que la recepcin de un producto se haya realizado. Los criterios, su
definicin y la escala de puntaje, se proceder a realizar la evaluacin de
acuerdo a los criterios para cada tipo de proveedor,

SERVICIOS
Una vez iniciada la operacin del servicio, se podr proceder a evaluar el
desempeo del proveedor de servicios. La evaluacin del proveedor de
servicios considera como unidad bsica el contrato u orden de servicio,
sobre los cuales se podrn realizar evaluaciones parciales que se realizan
durante la ejecucin de la prestacin de un servicio, y que permiten una
mejora contina del servicio mediante la retroalimentacin del desempeo
del proveedor y las evaluaciones Finales al cierre de un contrato u orden de
servicio, la que tendr carcter obligatoria.
Los tipos y forma de evaluacin aplicables en el marco de un contrato
suscrito, deber estar en
conocimiento del proveedor, lo que deber
indicarse en el marco normativo del contrato o en su etapa de puesta en

marcha, lo cul ser responsabilidad del administrador del contrato. La
evaluacin general del contrato u orden de servicio, se obtendr del
promedio simple de todas las evaluaciones registradas y aprobadas en el
sistema.
Dada la complejidad de los servicios y contratos, se ha establecido la
siguiente evaluacin en agrupacin de criterios y subcriterio:
Los criterios para la evaluacin son el cumplimiento de la calidad del
servicio, de los plazos
establecidos y de los aspectos administrativos,
siendo la calidad el principal criterio del desempeo del proveedor en cada

101
uno de los grupos de proveedores de servicios y contratos, adicional al

cumplimiento de parmetros de desarrollo de la prestacin del servicio en
seguridad industrial y buenas practicas de manufactura.
Para realizar la evaluacin se debern considerar las escalas de
calificacin de cada subcriterio.
En los
anexos
1, 2 y 3. se presenta el procedimiento de seleccin y
evaluacin a proveedores, as como los instructivos
relacionados que
contienen esta informacin.

8.7.2.9 ESCALA DE CALIFICACIN DE DESEMPEO
La escala de calificacin final del desempeo es nica para todos los
proveedores, siendo Independiente si es de producto o servicio, y se realiza
sobre la base de una escala contina de 0 a 5, obtenido de los puntajes
ponderados de las evaluaciones parciales del periodo evaluado. Puntaje
Mximo de evaluacin corresponde al 100%, quedando Clasificados como
sigue:
102
Tabla No. 19 Actividades a aplicar segn el resultado de la evaluacin de proveedores.

Resultados Evaluacin
5
4 - 4.9
Actividades para la reevaluacin a proveedores

No aplica
Evaluar posibles acciones preventivas.
1. Revisar acuerdos.
2. Establecer un plan de accin con el proveedor
3 - 3.9
3. Revisar acciones correctivas tomadas por el proveedor.
4. Hacer seguimiento a la evaluacin.
1. Abrir accin correctiva al proveedor realizando seguimiento.
2. Programar visita de seguimiento al proveedor.
< 3,0
3. Hacer seguimiento a la evaluacin.

4. Dependiendo del resultado de la accin, se toma la decisin de excluir
al proveedor.
5. Iniciar bsqueda de nuevo proveedor.
Los antecedentes de las selecciones, evaluaciones y reevaluaciones de los

proveedores, sern analizados por el rea de compras.
8.7.2.10 PERIODICIDAD DE LA CALIFICACIN

La calificacin de un proveedor ser nica y de carcter transversal para
toda la empresa, reflejando el desempeo del proveedor que en algn
momento haya prestado servicios o suministrado bienes en un perodo de
tiempo, segn se indica en el siguiente cuadro:
103
Tabla No. 20 Periodicidad propuesta en la realizacin de la evaluacin de proveedores.

Tipo de proveedor
Periodicidad de la evaluacin
Microbiologa y control de plagas
Semestral
Metrologa
Semestral
Mantenimiento mecnico y elctrico,
Semestral
Materias Primas (soya, palma, girasol)
Mensual
Transporte de materias primas
Semestral
Transporte de producto terminado
Semestral
Ingredientes y aditivos
Mensual
Insumos
Mensual
Agenciamiento comercial
Mensual
Servicios temporales
Semestral
Servicio de mantenimiento a equipos de computo
Semestral
Dotacin y elementos de proteccin personal
Semestral
Servicios de Anlisis de laboratorio externo ( control
Semestral
ambiental)
Otros servicios Obras civiles, montajes, construcciones
Semestral
Servicios de capacitacin externa
Cada vez que se realice la contratacin de un servicio de

capacitacin externa.
8.7.2.11 COMUNICACIN DE LA EVALUACIN A LOS PROVEEDORES

Los proveedores debern contar con la informacin de sus procesos, la cual
debe contener:
Resultado obtenido en la evaluacin realizada
Comunicado donde se especifiquen las observaciones y reclamos
presentados en el periodo evaluado.
La solicitud de contestacin y retroalimentacin por parte del
proveedor.
104
las cuales sern informadas centralizadamente por el rea de compras.

Ver formato de comunicado de evaluacin a proveedores en el anexo No. 6
8.7.2.12
PROVEEDORES DE SERVICIOS:
La gerencia general, el proceso de compras, y el usuario del servicio, ser

el responsable de realizar seguimiento al plan de accin del proveedor y
lograr la mejora continua del mismo, en la prestacin de los servicios hacia
Duquesa S.A. Podr solicitar retroalimentacin y responder respecto de la
evaluacin realizada, al proveedor. Una vez desarrollado el plan de accin
para mejorar, su resultado deber ser comunicado al proceso de compras
para su procesamiento en el Registro.
8.7.2.13 PROVEEDORES DE PRODUCTOS:
El proceso de compras, realizara el envo de un comunicado por medio de la
pgina,
Web de duquesa, inmediatamente se realice la evaluacin, as
como citar personalmente a los proveedores que obtengan calificaciones

menores y que requieran un plan de accin para
las observaciones
encontradas.
8.7.2.14 CANAL DE COMUNICACIN DE LA EVALUACIN DE LOS

PROVEEDORES:
El canal de comunicacin para la retroalimentacin oportuna del resultado
obtenido en la evaluacin de proveedores, se realizara por medio de la
pgina Web donde el proveedor encuentra adems de la informacin de
pagos, la evaluacin teniendo en cuenta las frecuencias establecidas
segn el grado de criticidad de los proveedores.
8.8 REEVALUACIN DE PROVEEDORES
Se entiende como proceso de reevaluacin de proveedores, al seguimiento

posterior a la etapa de evaluacin, mejorando continuamente la prestacin
de los servicios de nuestros proveedores, en este sentido se repetir el
105
proceso de evaluacin de Proveedores al menos una vez al ao para cada

proveedor Critico ya registrado, permitiendo la actualizacin de la
informacin contenida en el maestro de proveedores de Duquesa S.A
A continuacin se presentan la propuesta de criterios a tener en cuenta para
realizar la evaluacin a los proveedores de productos y servicios en
Duquesa S.A
Tabla no.21 propuesta de criterios para realizar la evaluacin y reevaluacin de los proveedores de productos y
servicios en duquesa s.a
106
107
Fuente : Los autores.
108
8.8.1 OPERACIN Y GESTIN DEL PROCESO
Para realizar la evaluacin en forma centralizada se contar con el sistema

de Evaluacin de proveedores de Duquesa, en la carpeta del proceso de
compras que permitir llevar a cabo la gestin del Proceso (evaluacin,
seguimiento y control):
Un proceso de certificacin de proveedores es viable siempre y cuando se
realice la evaluacin de los proveedores crticos, es decir aquellos que
inciden directamente sobre la calidad de los productos finales de Duquesa
S.A. y en consecuencia que satisfacen las necesidades de sus clientes. La
certificacin implica mayores compromisos de la organizacin con los
proveedores seleccionados frente a las polticas y estrategias que persiga la
empresa.
8.8.1.1 Seguimiento a los parmetros de calidad e inocuidad en la

recepcin de productos.
Teniendo en cuenta los parmetros establecidos de calidad e inocuidad en la
seleccin de los proveedores, se realizara en cada entrega de producto una
inspeccin y verificacin de las condiciones de llegada del producto para
realizar un seguimiento mas detallado al cumplimiento de los parmetros de
calidad e inocuidad de los proveedores que intervienen directamente en el
proceso de fabricacin del producto este seguimiento comprende la
evaluacin de:
Cantidades de producto
Fecha y hora de entrega
Cumplimiento en la dotacin del transportador
Cumplimiento en las especificaciones del producto

109
Estado del producto
Teniendo en cuenta el nmero de novedades presentadas se impactara

directamente el resultado de la evacuacin de proveedores de Insumos,
Ingredientes y aditivos y se consolidara mensualmente.
Tabla No. 22 Propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de materias primas.
110
Tabla No. 23 Propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de ingredientes y aditivos
Fuente: los autores
111
Tabla No.24 Propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de mantenimiento elctrico.
Fuente: los autores
112
Tabla No.25 Propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de mantenimiento mecnico.
113
Tabla No.26 Propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de mantenimiento de redes y equipos
de computo.
Fuente: los autores
114
Tabla no.27 propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de metrologa .
Fuente: los autores
115
Tabla No.28 Propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de mantenimiento locativo y obras
civiles.
Fuente: los autores
116
Tabla No. 29 Propuesta de criterios a tener en cuenta para los proveedores de transporte de carga seca (producto
terminado).
Fuente: los autores
117
8.9 MODELO DE DESARROLLO DE PROVEEDORES DE PRODUCTOS

COMPRADOS EN DUQUESA S.A.
8.9.1
ACUERDOS DE CALIDAD CON LOS PROVEEDORES
Para Garantizar la divulgacin y el conocimiento a todos los proveedores de

insumos, ingredientes y aditivos de Duquesa S.A. Acerca de los parmetros
y acuerdos de calidad para el manejo de los productos suministrados, se
propone
la divulgacin de
acuerdos de calidad, informando desde el
comienzo de la relacin comercial, las condiciones de calidad e inocuidad

que deben cumplir los productos y servicios suministrados a Duquesa S.A.
Con el fin de convertir a todos los proveedores en aliados estratgicos que
cumplan con las especificaciones pactadas para cada grupo de producto.
A continuacin se presenta la propuesta diseada para implementar
inicialmente con los proveedores de insumos, ingredientes y aditivos.( ver
anexo 1, 2 y 3)
8.9.2 Objetivos especficos
Definir los requisitos que deben cumplir los insumos, ingredientes y

aditivos para Duquesa S.A
Establecer y unificar los criterios de aceptacin y rechazo para

garantizar el ingreso de productos de calidad.
Fijar los lineamientos a seguir tanto para el proveedor como para

Duquesa en cumplimiento de parmetros de calidad del producto
suministrado.
8.9.3 ALCANCE
El alcance de los acuerdos de calidad esta definido para todos los
proveedores de insumos, ingredientes y aditivos que intervienen en el
proceso de fabricacin de productos slidos y lquidos en Duquesa S.A.
118
8.9.4 CONDICIONES DE PRODUCTO

Para contar con informacin unificada y general para todos los proveedores
de insumos y como parte de la implementacin del sistema de gestin de
Inocuidad; para insumos, ingredientes y aditivos se diseo un formato de
ficha tcnica
Duquesa S.A;
donde se
encuentra toda la informacin que requiere
para proveedores de cartones y envases, adicional debe
anexarse la siguiente informacin:
Diagrama de especificaciones tcnicas ( envases plsticos)
Diagrama de especificaciones o Arte ( cajas de cartn y corrugados)
Carta de color ( para empaques de cartn)
Formato de ficha tcnica
(Ver esta informacin en anexos 4, 5 y 8)

El formato de ficha tcnica cuenta con toda la informacin necesaria que
debe tener todo producto que tenga intervenga directamente con el proceso
de fabricacin de aceites y margarinas y es un parmetro de control para
verificar las condiciones de calidad e inocuidad de los productos que
ingresan a las bodegas de la compaa, a continuacin se presenta la
informacin que contiene este formato para realizar e control al ingreso de
los Insumos, ingredientes y aditivos, esta informacin esta acorde con los
requisitos de la NTC ISO 22000 2005 numeral 7.3.3 Caractersticas del
producto donde se especifica :
30
Materias primas, ingredientes y materiales en contacto con el
producto
Todas las materias primas, los ingredientes y materiales en contacto con el
producto se deben describir en documentos, con el detalle que sea
necesario para llevar a cabo el anlisis de peligros incluido lo siguiente
segn sea apropiado:
30
Cita textual de la NTC ISO 22000 2005, Capitulo 7 numeral 7.3.3.1 planificacin y
obtencin de productos inocuos Instituto colombiano de normas tcnicas y certificacin
ICONTEC 11 de agosto de 2005.
119
a) las caractersticas biolgicas, qumicas y fsicas

b) La composicin de los ingredientes formulados
incluidos los aditivos y coadyuvantes del proceso
c) El origen
d) Los mtodos de embalaje y entrega
e) Condiciones de almacenamiento y vida en estantera
f) Preparacin y manipulacin
previo a su uso o
procesamiento
g) Criterios de aceptacin o especificaciones relacionados
con la inocuidad de los alimentos o las especificaciones
de los materiales e ingredientes comprados apropiados
para su uso previsto :
A continuacin se presenta el formato en el cual se recopilara la informacin
de los productos que intervienen directamente en la fabricacin de los
productos.
120
Figura No. 13 Modelo de ficha tcnica para contar con la informacin unificada de los productos comprados
121
Figura No.14 Continuacin del formato de ficha tcnica para contar con la informacin unificada de los productos
comprados.
122
Figura No.15 Continuacin del formato de ficha tcnica para contar con la informacin unificada de los productos
comprados.
123
8.9.5 MANEJO DE RECLAMOS
En caso de presentarse reclamos durante la utilizacin del producto

suministrado por el proveedor Duquesa cuenta con un procedimiento de
reclamacin a proveedores
donde se especifica el impacto que puede
generar la reclamacin por incumplimiento en las caracterstica de calidad;

Duquesa S.A
realizara la comunicacin al proveedor
informando el
inconveniente presentado con el producto y se solicitara una respuesta en

un plazo no mayor a 8 das calendario a partir del da en que se realizo la
comunicacin.
Se llevara una estadstica de los reclamos presentados por proveedor para
llevar un registro del nmero presentado en un periodo, esto con el fin de
impactar directamente la evaluacin a los proveedores de alto impacto al
proceso tanto en calidad como en inocuidad.
A continuacin se presenta la propuesta de recopilacin de datos de los
reclamos presentados por los proveedores en un periodo determinado:
La consolidacin de los reclamos ser llevada de la siguiente manera:
124
Figura No. 16 Continuacin del formato de ficha tcnica para contar con la informacin unificada de los productos
comprados.
Fuente: Duquesa S.A
125
8.9.6 CONDICIONES COMERCIALES
8.9.6.1 ORDEN DE COMPRA
Los lotes mnimos de produccin se establecen
de comn acuerdo entre
DUQUESA S.A y el proveedor, el cual especificara el cumplimiento a las

cantidades definidas en la orden de compra.
8.9.6.2
LOGSTICA DE LA ENTREGA.
Cada despacho de producto deber ser enviado (si aplica) el certificado de

calidad del producto, as como los documentos relacionados a la entrega
(original y copia de la factura)
El horario establecido por DUQUESA
S.A
para la recepcin de los
productos es de lunes a viernes de 7:30 am a 4:30 pm y sbados de 8:00

AM a 10:00 am.
La responsabilidad del transporte ser a cargo del proveedor as como de
garantizar las condiciones de higiene al momento de realizar la entrega del
producto.
8.10
DETERMINACION DEL TIPO Y GRADO DE CONTROL DE LOS
PROVEEDORES QUE ACTUALMENTE SUMINISTRAN A DUQUESA S.A.
Teniendo en cuenta los parmetros de seleccin y evaluacin planteados se

realizo la determinacin del tipo y grado de control de la siguiente manera:
8.10.1 Proveedores de alto impacto: Son aquellos proveedores que
suministran productos y servicios
126
que se encuentran directamente
relacionados con
la produccin de aceites y margarinas,
inconvenientes, novedades y
productos
Los
el desabastecimiento en alguno de estos
afecta directamente el producto terminado
y por ende las
entregas a los clientes.

8.10.2 Proveedores de bajo impacto: Son los proveedores que no se
encuentran directamente relacionados con la produccin.
El tipo y grado de control de los proveedores ser determinado desde el
mismo momento en que se inicia el proceso comercial junto con la entrega
de los documentos comerciales de la siguiente manera:
En la tabla No.20 se presenta el tipo y grado de control aplicado segn los
criterios antes descritos.
Tabla No. 30 Propuesta de la aplicacin de tipo y grado de control a los proveedores.
127
De acuerdo a la clasificacin segn el impacto generado al proceso de

fabricacin de aceites y margarinas se genero una denominacin para
poder aplicar la evaluacin a los proveedores de productos y servicios de la
siguiente manera:
Tabla No. 31 clasificacin de los proveedores de productos
PRODUCTOS
MATERIAS PRIMAS
01
INSUMOS
02
INGREDIENTES Y ADITIVOS
03
COMPRAS GENERALES LIMPIEZA
04
COMPRAS GENERALES SUSTANCIAS
05
CONTROLADAS
06
COMPRAS GENERALES SEGURIDAD INDUSTRIAL

COMPRAS GENERALES OTROS
07

Tabla No. 32 Clasificacin de los proveedores de servicios.
SERVICIOS
MANTENIMIENTO LOCATIVO
08
MANTENIMIENTO ELECTRICO
09
MANTENIMIENTO MECANICO
10
MANTENIMIENTO EQUIPOS DE COMPUTO
11
METROLOGIA
12
SERVICIOS DE PERSONAL
13
SERVICIO DE MAQUILAS
14
SERVICIO DE DISPOSICION RESPEL
15
SERVICIOS DE PERSONAL
16
SERVICIO DE CONTROL DE PLAGAS
17
128
SERVICIO DE ANALISIS DE LABORATORIO

18
SERVICIO DE ASESORIAS
19
SERVICIOS PUBLICOS
20
SERVICIOS GENERALES
21
SERVICIOS FINANCIEROS
22
SERVICIO DE CAPACITACION
23
FLETES PRODUCTO TERMINADO NACIONAL
24
FLETES PRODUCTO TERMINADO URBANO
25
FLETES MATERIAS PRIMAS
26
FLETES RESPEL
27
SERVICIO DE AGENCIAMIENTO COMERCIAL
28
OTROS FLETES
29
SERVICIO DE VIGILANCIA PRIVADA
30
De acuerdo a la numeracin generada se realizara la clasificacin por tipo y

grado de control desde el momento en que ingresa un proveedor al registro
nico de Duquesa.
129
Figura No. 17 Formato de actualizacin de informacin de proveedores.

Fuente: Los autores, Duquesa S.A
130
9 . PLAN DE IMPLEMENTACIN DE LA PROPUESTA DE EJECUCIN Y

CONTROL
DEL PROCESO DE SELECCIN, EVALUACIN Y RE
EVALUACIN DE PROVEEDORES.
Para Duquesa S.A. la propuesta de ejecucin y control del proceso de
seleccin, evaluacin y re-evaluacin de proveedores se sustenta en la
aplicacin de un plan de implementacin que se describe a continuacin:
Tabla No. 33 Plan de implementacin del la propuesta de seleccin, evaluacin y re evaluacin de proveedores
para Duquesa S.A.
OBJETIVO
ACTIVIDAD
RESPONSABLES
PLAZO
Socializar y ajustar la
Proceso Gestin de calidad ,
propuesta de ejecucin
con todo el personal
Sensibilizacin al personal
jefes, coordinadores,
2 meses
auxiliares. l
Alinear la propuesta
diseada con la
estrategia de calidad de
la empresa Duquesa
S.A. partiendo de la
gerencia general
Presentacin de la propuesta
ante el representante ante la
direccin del sistema de
gestin de calidad y la
gerencia general
Proceso Gestin de calidad

proceso de planeacin y
revisin del sistema de gestin
de calidad.
Capacitar al personal
Proceso Gestin de calidad,
entorno a la aplicacin
representante por la direccin
de la propuesta de
control del proceso de
Introduccin y capacitacin en
el proceso de seleccin y
evaluacin de proveedores
1 mes
y personal del rea de gestin
1 semana
de compras
de proveedores
Implementar a pequea
escala la propuesta de
ejecucin y control del
proceso de seleccin y
evaluacin de
Prueba piloto en la ejecucin y

control de proceso de
seleccin de proveedores
proveedores
131
Gestin de calidad y analista

de compras
1 mes
Realizacin de reunin de
Sensibilizacin a los
proveedores e
introduccin a la nueva
propuesta.
sensibilizacin con los

proveedores acerca de la
implementacin del nuevo
proceso de seleccin,
evaluacin y reevaluacin
Analista de compras
Gestin de calidad
1 mes.
calidad.
1 mes
Revisin y anlisis de los

resultados obtenidos en la
Gestin de calidad y personal

de gestin de compras
Evaluar con base en los
Primer trimestre del ao
resultados posibles
siguiente, segn
ajustes al proceso de
resultados obtenidos, se
prueba piloto
realizara
de proveedores
retroalimentacin y
correcciones en el
siguiente trimestre.
Gestin de calidad y personal
Realizar implementacin
de la propuesta en todos
los procesos que se
encuentran relacionados
con seleccin y
evaluacin de
Implementacin de la
En adelante proceso
propuesta ajustada del
permanente
proceso de seleccin y control

a proveedores
proveedores.
Evaluar tcnica y
Gestin de calidad , gerencia
econmicamente la
general, representante por la
implementacin de la
Comparativo de los resultados
direccin del sistema de
Resultados de 3 meses
propuesta del proceso
antes y despus del desarrollo
gestin de calidad y personal
Actividad a desarrollar
de seleccin y
de la propuesta
en 1 semana
evaluacin a
proveedores
132
Para detalles de la propuesta ver anexos 2 y 3
133
9. CONCLUSIONES
El contar con un sistema de gestin de calidad implementado dentro de una

organizacin, brinda la garanta de contar con procedimientos documentados
que garanticen
los soportes y el cumplimiento de las expectativas
requisitos generales generando compromiso
por parte de todos los
procesos internos de la compaa, respaldado por la madurez del sistema

de gestin de calidad
de Duquesa S.A. en contar con
procedimientos estandarizados que satisfagan
procesos y
las necesidades de los
diferentes clientes internos y los requisitos finales de los productos.

La propuesta de diseo de la planificacin de la seleccin y evaluacin a
los proveedores, realizo como primer paso un diagnostico interno al proceso
de gestin de compras donde se realizo una primera vista que permiti
visualizar las debilidades que presenta actualmente el proceso frente al
sistema de gestin de calidad, apoyado en la recopilacin de informacin por
medio del proceso de auditorias internas,
en el
ao anterior
y lo
transcurrido del presente.

Se evidencio la necesidad de realizar un anlisis al proceso actual de
seleccin y evaluacin ya que se estaba contemplando nicamente criterios
enfocados a la adquisicin de productos al menor costo, sin tener en cuenta
los requisitos de calidad mnimos con los que debe contar las materias
primas, insumos, ingredientes y aditivos
destinados a la fabricacin de
productos alimenticios y dar cumplimiento a los requisitos legales

establecidos por los entes reguladores como el INVIMA y el ministerio de la
proteccin social.
Dado el enfoque actual que tiene la organizacin en el desarrollo de la
implementacin del sistema de gestin de inocuidad ISO 22000 , donde es
un requisito indispensable el contar con un programa documentado que
134
tenga toda la informacin referente a los proveedores de productos que

intervienen directamente en la fabricacin de los productos,
El desarrollo de una propuesta de seleccin de proveedores suministra todas
las herramientas a la organizacin
garanticen
para
criterios de calidad desde el
contar con proveedores que

inicio de la relacin comercial,
garantizando el ingreso de materias primas, productos y
servicios que
cumplan las expectativas pactadas y las especificaciones que garantizaran

la reduccin en los reclamos tanto en el proceso de fabricacin, como hacia
el cliente final.
Como conclusiones importantes del desarrollo de la propuesta se cuenta
con:
Se realizo un estudio de la planificacin, ejecucin y control del proceso de
compras donde se establecieron
criterios de
seleccin, evaluacin y
reevaluacin de los proveedores de los productos y servicios involucrados

en la cadena productiva de Duquesa S.A. determinando el aporte a la
cadena de valor de la compaa.
Se realizo un diagnostico al estado actual de los procesos que involucran la

compra de materias primas para Duquesa S.A
Se establecieron
e identificaron
los productos y servicios
que afectan
directamente el proceso de produccin de Duquesa S.A

Se determinaron
criterios para la seleccin, evaluacin y reevaluacin de
proveedores enfocados tanto al sistema de gestin de calidad como del

sistema de gestin de inocuidad
que actualmente esta desarrollando e
implementando la empresa.
Se determinaron estrategias para
establecer y definir el
comunicacin entre los proveedores y Duquesa S.A.,
canal de
se establecieron los
parmetros y acuerdos de calidad que permiten a la compaa dar a conocer

los requisitos tanto comerciales como de calidad e inocuidad para la
135
adquisicin de productos y servicios
Se determinaron los parmetros de control segn el grado de criticidad e

impacto al proceso de fabricacin de los productos.
Se realizo una propuesta de desarrollo de las polticas y procedimientos

asociados dentro del proceso de compras de la compaa relacionados con
el tipo y grado de control a los proveedores.
136
10. EXPERIENCIAS POSITIVAS
El inters por parte de la compaa en desarrollar
procedimientos
encaminados a la mejora de los procesos internos y al fortalecimiento del

sistema de gestin de la calidad.
La receptividad y buena aceptacin por parte de los proveedores de la
compaa
en
el acompaamiento y recopilacin de la informacin
necesaria para el desarrollo de la propuesta ( Fichas tcnicas, realizacin

de las visitas
de
inspeccin y aprobacin, realizacin de acuerdos de
calidad entre proveedores, seguimiento en la recepcin de los productos,

evaluacin de desempeo )
137
11. EXPERIENCIAS NEGATIVAS
La resistencia al cambio por parte del personal operativo y mandos medios

de la compaa , ya que al contar con nuevos procedimientos enfocados a
alinear nuevos sistemas de gestin, se debe contar con una visin mas
amplia encaminada no solamente a lograr al cumplimiento de ordenes de
compra , llegada de los pedidos en cantidades y
precios bajos que
favorezcan los costos de la compaa, sino de dar cumplimiento a los

requisitos legales establecidos en la industria de alimentos y a favorecer la
proteccin en la salud del consumidor final.
138
12. RECOMENDACIONES
Implementar todos procedimientos y actividades

diseo
de
propuestas
en
este
la seleccin y evaluacin a los proveedores por parte del
proceso de gestin de calidad de la compaa.

Realizar el seguimiento a los proveedores que presente evaluaciones con
resultados inferiores al nivel esperado, generar planes de accin y
acompaamiento para buscar la mejora continua del proceso de gestin de
compras hacia los dems proceso de Duquesa S.A
Realizar mayor sensibilizacin, acompaamiento y capacitacin al personal

de compras para lograr la realizacin de las actividades dentro de lo
establecido en la propuesta.
139
13. BIBLIOGRAFIA
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Habana. p. 115.
TIMOTHY M. LASETER. Alianzas Estratgicas con Proveedores. Bogot.

Norma.2000.
142
ANEXOS
143

Diseño Porceso Evaluación Proveedores Duquesa - EspTh EAN2012 PDF

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INFORME FINAL DE INVESTIGACION

DISEO DE LA PLANIFICACIN, EJECUCIN Y CONTROL DEL

ESPECIALIZACION GERENCIA DE PROCESOS DE CALIDAD E

BOGOT D.C , DICIEMBRE

DISEO DE LA PLANIFICACIN, EJECUCIN Y CONTROL DEL

JENNY CASTIBLANCO RUBIO

PILAR ANDREA MARTINEZ MANRIQUE

INFORME FINAL DE INVESTIGACION PARA OPTAR AL TITULO DE

ESPECIALISTA EN GERENCIA DE PROCESOS DE CALIDAD E

A Dios por permitir esta gran bendicin y tener la dicha de culminar

A la gerencia general y dems colaboradores de la empresa Duquesa

OBJETIVOS ESPECFICOS ............................................................. 19

5. FORMULACION O PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................... 20

POLTICA INTEGRAL ........................................................................ 24

7.6 PRODUCTOS ....................................................................................... 25

7.8.2.2 CONCEPTOS BSICOS EN EL PROCESO DE TOMA DE

8.7.2.11 COMUNICACIN DE LA EVALUACIN A LOS PROVEEDORES

PROVEEDORES DE SERVICIOS: ........................................... 105

8.7.2.14 CANAL DE COMUNICACIN DE LA EVALUACIN DE LOS

REEVALUACIN DE PROVEEDORES .......................................... 105

8.8.1 OPERACIN Y GESTIN DEL PROCESO .................................... 109

ACUERDOS DE CALIDAD CON LOS PROVEEDORES............... 118

8.9.4 CONDICIONES DE PRODUCTO ..................................................... 119

LOGSTICA DE LA ENTREGA. .................................................. 126

PROVEEDORES QUE ACTUALMENTE SUMINISTRAN A DUQUESA S.A.

EXPERIENCIAS POSITIVAS .......................................................... 137

11. EXPERIENCIAS NEGATIVAS ............................................................. 138

BIBLIOGRAFIA ............................................................................... 140

Tabla No. 17 Caracterizacin del proceso de auditorias a proveedores................. 97

Figura No. 1 Productos fabricados en duquesa S.A ............................................... 26

REEVALUACION DE PROVEEDORES, COMPRA-SD-07 P

2. INSTRUCTIVO PARA LA SELECCIN DE PROVEEDORES

8. MODELO DE ARTE DE CAJAS DE CARTON CORRUGADO.

PROVEEDORES DE MATERIAS PRIMAS

El entorno globalizado ha hecho imprescindible que las organizaciones

cambiantes necesidades de los clientes y en consecuencia conserven un

permita detectar a los proveedores crticos del proceso de produccin y de

El presente estudio permitir recopilar toda la informacin necesaria para

decisin de tomar como caso de estudio el proceso de

evaluacin y reevaluacin de proveedores, surge de las diferentes

investigacin es identificar, documentar y establecer criterios para

productos y servicios para

permitir alinearla a las exigencias establecidas como empresa productora

productiva al interior de la compaa, el tipo y grado de control y

factores (ICONTEC, 2008)1 tales como el impacto potencial que genera un

dentro del proceso de compras de la

adems de ser un complemento para uno de los

Tomado de la norma ISO 9001 Versin 2008.

programas pre-requisito en la implementacin del sistema de gestin de la

The globalised environment has become imperative that organizations

S.A. must also ensure

that purchased products meet the requirements through a comprehensive

The selection of competitive suppliers involves the application of a

planificacin, ejecucin y control del

proceso de compras donde se establezcan criterios de seleccin,

reevaluacin de los proveedores de los productos y

servicios involucrados en la cadena

determinando el aporte a la cadena de valor de la compaa.

4.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

el estado actual de los procesos que involucran la

compra de materias primas para Duquesa S.A

Establecer e identificar los productos y servicios

directamente el proceso de produccin de Duquesa S.A