CAPTULO 1

ANTECEDENTES DE CORPOGAS
En esta primera parte se mencionan los antecedentes de la empresa Corporativo Mexicano
de Gasolinerias (CORPOGAS), el medio ambiente en el cual se desarrolla el problema
planteado, sus fortalezas, sus debilidades, sus amenazas y oportunidades. Nos da un marco
referencial empresarial existente al momento de dar inicio con el trabajo de investigacin.
1.1

Antecedentes de la Empresa.

El grupo inicia con su primer gasolinera en 1982 Franquicitaria de PEMEX con el nmero
de estacin 3494 ubicada en Va Jos Lpez Portillo en Ecatepec, Estado de Mxico.
En los aos subsecuentes se inicio con la compra de terrenos y algunas gasolineras, cmo
parte de una planeacin estratgica para tener representacin en toda la ciudad de Mxico.
As se constituye lo que hoy conocemos como el Corporativo Mexicano de Gasolinerias
(CORPOGAS), el da 26 de agosto de 19961.
La evolucin que ha tenido el grupo a lo largo de estos aos, ha sido significativa en su
crecimiento llegando a los siguientes nmeros:
En el Distrito Federal y rea metropolitana.
50 proyectos de estaciones
71 estaciones de servicios (gasolineras)
En Cuernavaca, Morelos
4 proyectos de estaciones
4 estaciones de servicios (gasolineras)
En Cancn, Quintana Roo
23 proyectos de estaciones
17 estaciones de servicios2.
Durante este periodo se ha obtenido logros significativos como la certificacin de la
Estacin de Servicios Eje 10, S.A. de C.V. el 4 de diciembre del 2000 bajo estndar
internacional ISO 9002:1994 y despus su transicin a la versin ISO 9001:2000, siendo la
primer gasolinera a Nivel Nacional en lo lograrlo. Nuestra empresa certificadora es Bureau
Veritas Quality Intenacional (BVQi) posteriormente Quality Endorsed Company.

1
2

CORPOGAS. Manual de Organizacin. 3e d. Mxico, 2004, Pg. 3

CORPOGAS. Manual de Polticas. Mxico, 2004, Pg. 8

Pg.: 1 de 93

Una organizacin financieramente sana con ms de 3 millones de vehculos atendidos

anualmente y con ms de 30 tiendas de conveniencia con el nombre de Go 24 Mart dentro
de las mismas estaciones, que venden productos y enceres menores en mostrador y
directamente en el vehculo del cliente, as como servicios de cajero automtico telfono, y
baos pblicos, al igual que la venta de aditivos, aceites y varios; la tienda de conveniencia
opera las 24 horas del da, durante los 365 das del ao.
Brindando servicios a particulares y empresas a travs de sus tarjetas prepagadas,
empresariales que permiten a los clientes recibir un servicio de excelencia.
Las oficinas fsicas se encuentran establecidas en:
CORPOGAS
Ro Nilo No. 90
Piso 7
Delegacin Cuauhtemoc
Mxico, D.F.
TEL. 55 11 21 86
Con 50 personas en oficinas centrales y el nmero de personal por estacin de servicio
vara de acuerdo al nmero de islas que contenga.
1.2 Misin, Visin y objetivos
Cmo base de su planeacin estratgica CORPOGAS, ha trazado el mapa empresarial a
travs del cual proveer del servicio de venta de gasolina a los usuarios con una solucin
integral de servicios (tiendas de conveniencia, aditivos, calidad, etc.). Esta planeacin con
lleva a la alineacin institucional, al establecimiento de rutas de actuacin, el determinar
prioridades, definir objetivos comunes, as cmo el establecer la identidad propia de
CORPOGAS. Para lo cual defini la siguiente filosofa empresarial:
Considerando que la misin viene dada por las razones y motivos por lo cuales sea crea la
organizacin y que garantizan su continuidad, tomando en cuenta factores: econmicos,
del sector, la competencia, sociales, clientes3.
Definiendo que hacemos, porque lo hacemos y cmo hacemos; en CORPOGAS se ha
establecido la siguiente misin.
Misin
Detectar y satisfacer las necesidades de los clientes, creando conceptos de productos y
servicios con calidad y excelencia esforzndonos por mejorar opcin para nuestros clientes.
3

MARTN Fernndez Evaristo, Gestin de instituciones educativas inteligentes. Madrid, Espaa: McGrawHill, 2001, Pg. 34.

Pg.: 2 de 93

Buscando el crecimiento y mximo rendimiento de los recursos establecidos, relaciones

armnicas con la ecologa y los factores econmicos, polticos y sociales4.
Cmo parte de nuestra estrategia empresarial, nuestros propsitos de trabajo y los valores
institucionales corporativos, en CORPOGAS hemos decidido establecer la siguiente
filosofa cmo forma de trabajo.
Filosofa
Para enfrentar y actuar dentro del ambiente de los negocios se debe ser audaz, eficaz,
persistente y mantener un alto afn de logro.
Las ambiciones y deseos que cmo CORPOGAS tenemos y estos se definen claramente en
una Visin que establece hacia donde queremos llegar en un futuro mediato. Define pues
nuestras convicciones, aspiraciones y prioridades, significando un reto para el futuro y un
actitud hacia el presente de todo nuestro personal por alcanzar esta meta.
Visin
Ser el grupo nmero UNO de estaciones de servicio y tiendas de conveniencia del Valle
de Mxico, conservando una imagen corporativa de calidad, productividad y
competitividad5.
Cmo parte de nuestro sistema de calidad tenemos que definir nuestra forma de cumplir y
satisfacer las necesidades del cliente en la cual se establezca claramente nuestra razn de
ser y nuestro compromiso por cumplir con los requisitos de las partes interesadas y la
mejora continua de nuestros procesos, productos y servicios.
Poltica de calidad:
Este punto de venta esta orientado a Satisfacer las necesidades del cliente, la mejora
continua y la proteccin del ambiente apoyado en un equipo humano comprometido con
nuestro sistema de administracin ambiental y de calidad6.
1.3

Organizacin

En CORPOGAS cmo en cualquier empresa el organigrama es un sistema de organizacin

que representa en forma esquemtica y objetiva la vinculacin que existe entre los
departamentos y las funciones a lo largo de las lneas de autoridad. Ver figura 1.
(Organigrama Especfico), as cmo el organigrama general (Ver figura 2).

CORPOGAS. Manual de Calidad. 4 d. Mxico, 2004, Pg. 15.

CORPOGAS, op. cit. Pg. 16.
6
Ibd., Pg. 17.
5

Pg.: 3 de 93

En este organigrama se revela:

La divisin de funciones.
Los niveles jerrquicos.
Las lneas de autoridad y responsabilidad.
Los canales formales de comunicacin.
La naturaleza lineal o staff del departamento.
Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada
departamento o seccin7 .

El organigrama de CORPOGAS es del tipo vertical y jerrquico. En este tipo de

organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un
nivel inferior, ligados a aquel por lneas que representan la comunicacin de
responsabilidad y autoridad.
De cada cuadro del segundo nivel se sacan lneas que indican la comunicacin de autoridad
y responsabilidad a los puestos que dependen de l y as sucesivamente. El cual ofrece las
siguientes ventajas:
1. Es fcilmente comprendido
2. Indica en forma objetiva las jerarquas del personal.
En la figura no.1 se aprecia el organigrama general
direcciones estratgicas:

donde se identifican las tres

La Direccin Comercial y de calidad cuya funcin es el determinar los puntos de venta

apropiados para cada estacin, la publicidad y mercadotecnia del grupo, as como las
relaciones pblicas con todas las partes interesadas en el desarrollo y xito de CORPOGAS.
La Direccin Tcnica cuya misin es conseguir, desarrollar y mantener las estaciones de
servicio en ptimas condiciones para la operacin y servicio a los usuarios de cada
gasolinera.
La Direccin de Administrativa, rea relacionada con gestionar, controlar y suministrar los
recursos materiales, humanos, financieros e informticos necesarios para soportar las
actividades operativas de CORPOGAS.
La gerencia de Jurdico Legal se un rea que debido a su importancia se considera un rea
de staff. Para una mejor comprensin existe un organigrama en especfico (Figura 1) donde
se puede ver el tramo de control del archivo8.

7
8

STEINER, George. Planeacin Estratgica, Mxico: Editorial Iberoamericana, 2001, Pg. 78

CORPOGAS, Manual de Organizacin. op.cit., Pg. 53

Pg.: 4 de 93

Figura 1

Organigrama General de CORPOGAS

Director General

Gerencia Jurdico
Legal

Direccin Comercial
y de Calidad

Gerencia de Puntos
de Venta y de
Calidad

Direccin Tcnica

Concursos y
Administracin de
Obra

Direccin
Administrativa

Recursos Humanos

Departamento de
Archivo

Mercadotecnia
Gerencia de
Compras
Gerencia de
Proyectos
Gerencia de
Desarrollo
Tesoreria
Gerencia de Obras y
Mantenimiento
Relaciones Pblicas

Contraloria

Nombre
Puesto

Seguridad Industrial
Gerencia de
Sistemas

Pg.: 5 de 93

Figura 2. Organigrama Especfico del Archivo.

D ir e c to r G e n e r a l

G e r e n c ia J u r d ic o
Legal

D e p a r ta m e n to d e A r c h iv o
V e r n ic a G a r c a G m e z
J e fa d e l D e p a rta m e n to d e
A r c h iv o

1.4

Corpogas en la actualidad

En la actualidad con ms de 20 aos de experiencia, Corpogas posee una calidad en el

servicio que se nota al ingresar a cualquier estacin del grupo desde donde se puede
apreciar la atencin del personal.
En cada carga o recarga de gasolina el cliente puede elegir entre el Servicio Express:
Suministro de combustible
Limpieza de parabrisas
Pago en efectivo
En caso contrario el Servicio Completo
Suministros de combustible
Aspirado
Limpieza de parabrisas
Calibracin y abrillantado de llantas
Pago en efectivo o con tarjeta
Revisin de niveles

Pg.: 6 de 93

Corpogas esta a la vanguardia en opciones de servicio, ya que brinda 3 tipos de tarjetas a

sus clientes:
Tarjeta Prctica: En la cual se tiene una facturacin inmediata de consumos, mediante la
adquisicin de una tarjeta prepagada, valida hasta alcanzar el monto adquirido.
Tarjeta Tanque Lleno: Es la mejor opcin para empresas en el control de consumo de
combustible para sus flotillas de vehculos con una facturacin nica o parcial de todos
ellos.
Tarjeta Puntada: Ofrece adicional a la primera la opcin de puntos de cliente frecuenta,
bajo el concepto: consume acumula y gana.
Adems de contar con las nuevas modalidades tecnolgicas para Calidad en el Servicio a
cliente para quejas o sugerencias como son:
01 -800- Corpogas
contacto@corpogas.com.mx
Intranet9.
1.5

Corpogas y PEMEX

Corpogas es un operador de franquicias de PEMEX con presencia en el Distrito Federal y

su rea metropolitana, Cuernavaca y Quintana Roo, pero Qu es una Franquicia? Qu
significa una estacin de servicio?, Cules son los requisitos? y Qu documentacin
debemos mantener y poseer?.
Son algunas de las dudas que surgen para conocer realimente la razn de ser de Corpogas y
lo importante que su acervo documental en la organizacin.
1.5.1 La franquicia de PEMEX en la comercializacin de combustible
Las funciones bsicas de PEMEX Refinacin son los procesos industriales de refinacin,
elaboracin de productos petrolferos y derivados del petrleo, su distribucin,
almacenamiento y venta de primera mano. La Subdireccin Comercial de PEMEX
Refinacin realiza la planeacin, administracin y control de la red comercial, as como la
suscripcin de contratos con inversionistas privados mexicanos para el establecimiento y
operacin de las Estaciones de Servicio integrantes de la Franquicia PEMEX para atender
el mercado al menudeo de combustibles automotrices.
Con el Sistema de la Franquicia PEMEX se puede estar seguro que se participa en un
mercado en el que se comercializan productos de alta calidad y se cuenta con el respaldo de
PEMEX Refinacin. Este sistema adems permite:

Mejorar la calidad de los Servicios que se ofrecen al consumidor.

CORPOGAS, Manual de calidad. op. cit. Pg. 47

Pg.: 7 de 93

Incorporar tecnologas y equipos que permitan una operacin orientada a la

proteccin del medio ambiente.
Garantizar el cumplimiento de las especificaciones y normas tcnicas que otorguen
confianza y den seguridad a la poblacin.
Propiciar el establecimiento de nuevas Estaciones de Servicio que satisfagan el
crecimiento de la demanda nacional10.

Al mismo tiempo, con el Sistema de la Franquicia PEMEX, los inversionistas privados

nacionales participantes en la comercializacin de combustibles automotrices, encuentran
un Sistema que apoya a los Franquiciatarios, al otorgar ms beneficios que solamente el de
otorgar el licenciamiento del uso de marcas y nombres comerciales y la comercializacin
de combustibles y lubricantes automotrices; ya que considera entre otros aspectos:

Atractivos descuentos por la venta de productos.

La posibilidad de integrar servicios complementarios a la Estacin de Servicio.
La disposicin de un marco regulatorio definido en los aspectos tcnicos y de
operacin que facilitan la construccin, operacin y mantenimiento de la Estacin
de Servicio .
Programas de PEMEX Refinacin para el desarrollo del mercado y el
fortalecimiento del valor de mercado de la marca PEMEX.
Canales abiertos de comunicacin con Pemex Refinacin.
Acceder a programas de capacitacin del Franquiciatario y del personal que labora
en la Estacin de Servicio.
Facilidad para incorporar modernas tcnicas para automatizar los procesos
administrativos involucrados en la operacin11 .

1.5.2. Desarrollo de la red de Estaciones de servicio con las Franquicias PEMEX

La Red de Estaciones de Servicio ha estado sujeta desde marzo de 1992 a un proceso de
modernizacin de sus instalaciones para garantizar elevados niveles de seguridad y
cumplimiento de la normatividad en materia ambiental, a la vez que atienden las
necesidades de los consumidores con ms altos estndares de calidad en el Servicio.
PEMEX Refinacin tiene el inters de promover el desarrollo de la Red de Estaciones de
Servicio en todas las poblaciones y ciudades del pas, aplicando lo establecido en el sistema
de la Franquicia PEMEX, lo que ha generado resultados positivos ya que en 1991, antes
de que se iniciara el programa de la Franquicia, operaban 3,164 Estaciones de Servicio y
gran parte de ellas tenan una antigedad superior a los 10 aos. En respuesta a ello se
instrument el Programa de Modernizacin de Estaciones de Servicio, punto de partida del
Sistema de la Franquicia PEMEX.

10
11

PEMEX. Manual de Organizacin de PEMEX Refinacin. Mxico, 2003, Pg. 35

PEMEX. Manual de Franquicias PEMEX,. Mxico, 2002, Pg. 50

Pg.: 8 de 93

Por otro lado, se revisaron los procedimientos administrativos para incorporar nuevas
Estaciones de Servicio al detectarse un rezago en el crecimiento de la red comercial,
respecto a la dinmica socioeconmica del pas. Esto condujo al acuerdo con la Comisin
Federal de Competencia que se firm en julio de 1994 y que dio lugar al Programa
Simplificado para la Instalacin de Nuevas Estaciones de Servicio. Con ello se impulsa el
inters por la Franquicia PEMEX y se incrementa de manera constante la Red de
Estaciones de Servicio que hoy significa contar con una Red de ms de 8,800 Estaciones
de Servicio distribuidas a lo largo del pas12.
1.5.3 Costos y documentacin de franquiciatario
El Franquiciatario tendr a su cargo diversos gastos, inversiones, costos y erogaciones por
la construccin, operacin y mantenimiento de la Estacin de Servicio.
Los principales son, en forma enunciativa pero no limitativa los siguientes:

Inversin para adquisicin o arrendamiento del terreno destinado para la

construccin de la Estacin de Servicio.
La inversin por la construccin y equipamiento de la Estacin de Servicio.
Pagos de impuestos, derechos y honorarios conforme las Leyes Mexicanas,
necesarios para la operacin de la Franquicia y de los Servicios que contrate.
Pagos por la contratacin de seguros y fianzas
Costos y gastos asociados a la operacin de la Estacin de Servicio13.

Cada uno de estos trmites requiere documentacin legal que sustenten la propiedad,
responsabilidades y obligaciones. Adems que los documentos relacionados con la
operacin tienen vigencia y todos los documentos que acrediten el pago de derechos e
impuestos se requieren conservar por auditorias de la Secretaria de Medio Ambiente,
Hacienda, Proteccin Civil, PEMEX, etc. Con el volumen de estaciones e informacin se
requiere pues un profesional para la administracin de dicho acervo documental.
1.6

Antecedentes del Archivo

Desde la creacin del Corporativo Mexicano de Gasolinerias S.C. (CORPOGAS), el

responsable del control de la documentacin estaba a cargo de la Asistente del Director
General, ubicndose el archivo en la misma oficina de la direccin.
Al crecer el nmero de estaciones que controlaba Corpogas, surgi la necesidad de
contratar a una persona profesionista en el mbito de la Archivonomia con el fin de
conservar la memoria de la organizacin y facilitar la toma de decisiones.
12

PEMEX. Manual de Operacin, mantenimiento, seguridad y proteccin al ambiente de Franquicias

PEMEX. Mxico, 2002, Pg. 33.
13
PEMEX. Manual de Operacin de la franquicia: Supervisin, apoyo y soporte a Franquiciatarios. Mxico,
2002, Pg. 42

Pg.: 9 de 93

Al ingreso a CORPOGAS en julio de 1999, no se contaba con un personal encargado de

archivo, aunque estaba designada una rea provisional para el almacenamiento de
documentacin no exista un archivo exprofeso para tal motivo. La problemtica real
existente era la recepcin y el acceso a la documentacin, ya que debido a la naturaleza de
la organizacin (Gasolinera) muchos de los documentos almacenados son vigentes y se
encuentra en su fase activa, ya que son necesarios para la realizacin de diversos trmites
ante dependencias de gobierno (Ecologa, PEMEX, Delegaciones, SEDUVI, etc.) y
privadas (notarias).
Siendo prcticas comunes el slo ingresar la documentacin en archiveros o anaqueles sin
identificar en todos los casos. Adems que no existan herramientas de control de archivo
(Ej. Libros de ingreso, libros de prstamo, etc.). Todas estas acciones en conjunto
retrasaban los trmites y la toma de decisiones oportunas por parte de todos los usuarios
(gerentes de estacin, Directores, gestores, personal administrativo, etc.)
El tipo de informacin que se encontr en el diagnstico inicial fue de diversas ndoles
como regulatorios, administrativos, legales, fiscales y contables.
Durante todo el proceso de la Organizacin del Archivo de Corpogas y a la fecha, ha sido
crear una cultura por el Archivo, en la cual el usuario este conciente sobre la importancia de
la informacin y cmo el cumplir con los controles establecidos contribuyen a una mejor
administracin y acceso a la documentacin. Adems de fomentar el habito de la lectura y
anlisis de la documentacin que manejan.
Inicialmente el nivel directivo de la organizacin se mostr comprometido con el proyecto,
suministrando los recursos econmicos y materiales necesarios para su implementacin, as
como el respaldo incondicional por la direccin ante las medidas y decisiones tomadas para
el control del Acervo.
Por lo tanto se puede apreciar que el Ciclo de Vida de la documentacin utilizada en
CORPOGAS esta directamente ligada a la normatividad y la legislacin nacional, por lo
que la organizacin del archivo de tramit y concentracin requiere fundamentarlo bajo
procesos archvisticos que permitan su correcto control y funcionamiento.

Pg.: 10 de 93

CAPITULO 2.
ARCHIVO DE TRMITE Y CONCENTRACIN
2.1

Principios archvisticos

La archivstica surge como tal a principios del siglo XIX ligada al desarrollo terico del
principio de procedencia. Entre 1828 y 1835 con las obras Froiln Troche y Ziga y
Facundo Porras Huidobro aparecen en Espaa tales conceptos de seguir un orden ms
anlogo a la naturaleza de los documentos y no mezclar diferentes archivos provenientes de
organismos distintos.
La teora se fundamenta ms con los autores Jos Morn y Limiana (1846 y 1879), Miguel
Velasco Santos (1875), Jos de Gemes y Willame (1876) y Lus Rodrguez Miguel
(1877). A finales del siglo se da la maduracin de la teora en pases como Francia, Italia,
Alemania y Holanda. Teniendo como ejemplo de tales consecuencias el Manual de
Clasificacin y descripcin de archivos redactado por los holandeses Muller, Feith y Fruin
(1898).
Estos fundamentos cientficos se consolidan en nuestro siglo con las aportaciones de
Casanova, Brenneke, Jenkinson, Schellenberg, Bautier, Lodolini, Corts, Tanodi, Heredia,
etc.14.
Para aplicar los diversos principios que integran la archivistica, se debe conocer la
procedencia de ellos y establecer hacia las distintas tareas que corresponde.
2.1.1 Principio de Procedencia
El principio de procedencia trata de establecer que los documentos de un departamento
deben conservarse en su integridad evitando fraccionarse y dispersarse, pero este no
establece an el orden que deben mantenerse dentro de cada rea.
Es decir, el principio de procedencia es el principio por el cual todo documento del
acervo debe volver al grupo de archivo desde el cual se origin y dentro de este mismo, a
su sitio original15.
Para ello definimos que el principio de orden original, es por el cual todo documento
debe ser devuelto al grupo de archivo al cual se destin de acuerdo con su naturaleza16.

14

FUSTER Ruz Francisco. Los inicios de la archivstica espaola europea. Revista General de
Informacin y Documentacin, Vol. 6-1. Madrid, U.C.M., 1996, 43-77.
15
HERRERA Heredia, Antonia. Archvistica General. Sevilla, Espaa: Diputacin Provincial Sevilla, 1991,
Pg. 23.
16
HERRERA op. cit. Pg. 25

Pg.: 11 de 93

El principio de procedencia en conjunto con el de orden original facilitan la organizacin

archivstica de los fondos documentales.
Esto, nos permite establecer que mantener el orden original de la entidad productora, se
convierte en un requisito para la aplicacin del principio de procedencia.
Para estos principios obtenidos hasta ahora siempre existe la condicin de restaurar el orden
original dado que por la tendencia natural, documentos llegan al archivo por partida o
paquetes.
Una vez que todos los documentos estn clasificados naturalmente estamos en condiciones
de conocer los distintos tipos documentales existentes en la institucin.
Adems, tenemos que considerar el principio procedencia, mismo por el cual las divisiones,
tanto en la creacin como en el ordenamiento de grupo de archivo se destinan por la
subdivisin de la tarea de la agencia o la persona que origina o crea un grupo de archivo.
Denominemos entonces:
principio de procedencia, donde se origina el documento, y
principio de orden original, al lugar donde el documento ha continuado su trmite y ha
cumplido sus fines17.
Por ende, concluimos que el principio de procedencia es admitido universalmente como la
base de la archivstica terica y prctica18.
2.1.2 Principio de Orden Original
En la actualidad todo proceso archivstico se sustenta en los principios de procedencia (PP)
y orden original (OO), lo cual nos permite hablar de la metodologa archivstica.
Hay que tomar en cuenta que el orden archivstico original y toda estructura no son un
resultado casual, sino una conservacin lgica de la organizacin, de un cuerpo
administrativo, cuyas funciones producen documentos. Adems que la procedencia da
importancia a la entidad creadora de los documentos en vez de quien los conserva, a la
relacin recproca entre los documentos y quienes lo crearon.
El principio de orden original establece que la documentacin debe conservarse en el
orden que recibi durante su funcin administrativa.
Tericamente el orden original debe mantenerse si satisfacen las siguientes condiciones:
Preservar las interacciones documentales inherentes
17

CONDE Ma. Luisa, Manual de Tratamiento de archivos Administrativos. Espaa, 1992, Pg. 26
AREVALO Jordn, Vctor Hugo, Tcnicas documentales de archivo: Ordenamiento y clasificacin de los
documentos de archivo. Buenos Aires, Argentina: Ediciones del Sur, 2003, Pg. 50.

18

Pg.: 12 de 93

Proveer informacin acerca de la creacin y uso de los documentos o sobre las

actividades que testimonian
Agregan valor a los archivos al ser una evidencia objetiva de una actividad
determinada19.

El orden original est basado en la presuncin de que la estructura general de los

documentos de una reparticin puede y debe reflejar su estructura organizacional. El
principio de procedencia y el orden original conforman un sistema de organizacin
coherentes para los archivos.
2.2

Ciclo Vital del documento

La vida moderna produce tal cantidad de documentos que ningn archivo en el mundo, por
grande que sea, puede conservarlos indefinidamente.
Pero es suficiente sealar que ni para los archivistas, ni para la administracin pblica es
posible manejar y resguardar indiscriminadamente la totalidad de la documentacin que se
genera hoy da, sino que es preciso responder a esta situacin crtica utilizando tcnicas que
permitan detectar dentro de la abundante y diversificada masa documental, la parte que
pueda ser til para tenerla disponible en un lugar y momento exactos en que se requiera.
El anlisis de estas cuestiones lleva naturalmente al de los diversos tipos de usos y
aplicaciones a los que se puede estar sujeto un documento dentro de la actividad
gubernamental o privada y consecuentemente a la postulacin del concepto del ciclo vital,
que es, por decirlo, el principio fundamental de administracin de documentos20.
El ciclo vital de los documentos nos permite analizar los acervos en sus distintas acepciones
a lo largo de su vida.
Normalmente como personas estamos acostumbrados a tratar con archivos cercanos a
nuestros intereses, cuando realizamos algn trmite nos acercamos a ellos si queremos
extraer informacin pero difcilmente percibimos la importancia que tienen y que sufren
cambios en su ubicacin con respecto del tiempo.
Los documentos son permanentemente removidos de sus sitios, cumpliendo determinados
requisitos legales o regulatorios, trmites y transferencias dentro de su vida til.
Ests trasferencias se realizan de Archivo de trmite al de Concentracin y del acervo de
Concentracin al Histrico.
Esta transferencia documental se realiza cuando:
Terminaron los objetivos de su creacin en la institucin que los genero
19

RUIZ Rodrguez Antonio ngel. Manual de Archivstica. Madrid, Espaa: Sntesis., 1996, Pg. 88.
AMPUDIA Melo, J. Enrique, Institucionalidad y gobierno. Un ensayo sobre la dimensin archivstica de la
Administracin Pblica, Mxico, AGN-INAP, 1988, p. 61 y 78.

20

Pg.: 13 de 93

Su consulta es prcticamente nula o espordica

Se cumpli plazo precaucional en el archivo central de la institucin
Resulta incmodo conservarlo al no ser utilizado por razones de
optimizar espacios21.

Con esta informacin analicemos las definiciones de varios autores, con la finalidad de
tener una visin ms amplia del concepto del Ciclo Vital.
Ciclo Vital del Documento, segn los conceptos de Aurelio Tanodi, Elio Lodolini e Ives
Protin.

Fase pre-archivstica
Fase administrativa
Fase histrica

La fase llamada pre-archivstica se define como la: Recepcin y adquisicin de

documentos en las mesas de entrada o alguna oficina destinada con tal fin que, en la
mayora de los casos, se ocupa de registrar los tramites que se realizan, mediante la reunin
de documentos.

La Fase Administrativa, se produce cuando los documentos cumplieron su objetivo

inmediato o los fines para los cuales fueron creados; pero se conservan un tiempo
prudencial para su consulta, aunque esta sea espordica.

La fase histrica de los documentos se transforman en fuentes de consulta para los fines
prcticos, cientficos y culturales, generalmente se guardan en archivos histricos o los
correctamente denominados generales22.
El Ciclo Vital del documento segn los conceptos de Gunnar Mendoza define:

Fase activa
Fase inactiva
Conservacin permanente

La fase activa es cuando el documento se produce y por el valor de su contenido

sustantivo posibilita y facilita el cumplimiento de las funciones, actividades, trmites de los
individuos y de las entidades.
21

CONDE op.cit. Pg. 60

TANODI, Aurelio Introduccin a la ordenacin y clasificacin. Madrid, Espaa: Iberoamericana,
1975Pg. 58

22

Pg.: 14 de 93

La fase inactiva o de transicin es cuando los documentos han perdido su valor activo y
han cumplido los trmites actuales consecuentemente deben ser evaluados para identificar
los valores vigentes de su informacin.
La fase de conservacin permanente se produce cuando el documento es reconocido por los
valores de la informacin contenida y por consiguiente se preserva en archivos de carcter
permanente o histricos23.
Una tercera perspectiva de vista es el siguiente:
Consideremos el ciclo vital en las:
1
Fase Activa o Archivo de Trmite
2
Fase Semi-Activa o Archivo de Concentracin
3
Fase Inactiva o Archivo Histrico
Cada una de ellas contiene a sus etapas o actividades a realizar para su cumplimiento.
Fase Activa o Archivo de Trmite:
Independientemente de cumplir con las funciones de trmite establecidas tiene una etapa
adicional que contempla la gestin de recursos, esto implica una serie de medidas cmo: el
trato adecuado a las tres elementos que conforman el archivo: 1) al personal, 2) al usuario y
3) a los documentos, as como la formacin profesional continuada y la vinculacin de la
actividad archivstica a todos los sectores de la organizacin.
Todo esto apunta a un mejor control de calidad de los bienes y servicios del archivo, los
cuales deben estar documentados para su mejora continua.
En esta etapa se contemplan dos periodos o actividades la vigencia y periodo precaucional,
es decir, que el documento esta vigente para la realizacin de trmites y el plazo que se
otorga a cualquier documento para sus valores informativos.
Fase Semi-Activa o Archivo de Concentracin.
Comprendemos la formacin de los archivos intermedios y la enorme importancia que stos
tienen porque son los encargados de analizar los verdaderos valores de los documentos para
otras ramas cientficas. La cual contempla dos periodos: el simbitico, durante el cual los
documentos obtienen una interdependencia de dos organismos administrativos diferentes:
los de la entidad productora y los del archivo de conservacin permanente.

23

MENDOZA, Gunnar, Problemas de ordenacin y descripcin archivstica. Buenos Aires, Argentina:

Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, 1978, Pg.43.

Pg.: 15 de 93

Aqu ocurre tambin un momento de anlisis sobre el contenido del documento que
proporciona una descripcin objetiva, cuantitativa y sistemtica, base importante para
poder realizar la transferencia de una etapa a otra (activa a semi-activa o inactiva). Algo
muy necesario en la descripcin de los documentos.
Fase Inactiva o Archivo Histrico
Esta etapa comprende el resguardo final de los documentos con los fines histricos debido
a la gran influencia que tuvieron en el pasado, los cuales sirven cmo memoria o
investigacin de hechos, actividades y responsabilidades pasadas. Debido a los largos
periodos de pruebas o uso a las que fueron sometidos los documentos tambin se
incorporan a esta etapa las actividades de conservacin y restauracin de documentos.
El impresionante desarrollo de la tecnologa y sus mltiples aplicaciones a los archivos, nos
obligan a hablar de los acervos en medios electrnicos y multimedia. Las tecnologas
actuales buscan reemplazar los soportes con otros que tengan mayores cualidades de tiempo
de acceso y espacio, aparentemente podran atentar contra la clasificacin, pero no es as; si
el diseo del software respeta las unidades ordenacin, as como los principios de
procedencia y orden original24.

2.3

Valoracin Documental.

La valoracin documental es el proceso que identifica a la documentacin para su destino

final, cuando ms importante sea esta mayor debe ser el grado de precisin de la
clasificacin para evitar que los documentos se disgreguen y su ubicacin resulta
problemtica.
Reconocer valores:
Primario:
De uso institucional.
Secundario: Rebasan el mbito institucional, es informacin social que pertenece a toda
la sociedad25.
El identificar los valores documentales nos permite conservar slo los documentos
indispensables, es decir, no duplicar su guarda, en la mayora de los archivos se conservan
intilmente un volumen de documentacin de dos a diez veces superior. Para esto es
necesario llevar a cabo una depuracin de los asuntos duplicados y los concluidos.
Para obtener mejores resultados de esta valoracin concluimos que se debe:
24

CRUZ Mundet, Jos Ramn, Manual de Archivstica, tercer edicin, Madrid, Espaa: Fundacin Germn
Snchez Ruizprez, Ediciones Pirmide, 1999. p 120
25
HEREDIA Herrera, Antonia. Manual de Instrumentos de descripcin documental. Sevilla, Espaa:
Diputacin de Sevilla, 1982, Pg. 36.

Pg.: 16 de 93

2.4

Tomar en cuenta el fin para el cual cada documento, ha sido elaborado.

Planear el archivo, basndose en un sistema de clasificacin y control que responda
plenamente a sus exigencias.
Estudiar y adoptar normas que determinen claramente las modalidades de conservacin,
transferencia y consulta de documentos26.

Archivo de Trmite.

El Archivo de Trmite es el que se forma en la unidad productora de los documentos,

corresponde a la primera etapa de la vida de los documentos y en ella deben permanecer
mientras dura la formacin de los expedientes e incluso al terminar sta si las necesidades
de consulta son continuas27.
Considerando el ciclo vital del documento se puede manifestar que el archivo trmite es la
Unidad archivstica responsable de procesos y tcnicas destinada a los archivos en etapa
activa en las oficinas donde su uso es constante. Conserva archivos en forma temporal y los
transfiere posteriormente a un archivo de concentracin28.
El archivo de trmite, tambin considerado por algunos autores como administrativo se
define como aquel que contiene las series documentales abiertas y continuamente se
enriquecen, aumentando el nmero de sus unidades de instalacin. Por ende muchas de
ellas son susceptibles de expurgo.
La teora archivstica espaola considera al archivo de trmite, cmo de gestin, mismo que
es responsable de resguardar y administrar los documentos en fase de tramitacin, as
como los que son de uso frecuente para la gestin de los asuntos corrientes29.
Considerando lo anterior expuesto, se puede manifestar que el archivo de trmite es la
unidad responsable de la integracin y organizacin de los documentos de uso frecuente,
necesarios para el ejercicio de una unidad administrativa.
Para que una determinada unidad administrativa pueda ser considerada como sujeto
productor de documentos tiene que reunir los siguientes requisitos:

26

TORRE Merino, Jos Lus. Identificacin y valoracin. Espaa: Ministerio de Educacin, Cultura y
deporte, 2003, p 35.
27
RUZ Rodrguez op.cit. Pg. 93.
28
ISLAS Prez, Ma. Estela. La Archivstica en Mxico. Puebla, Mxico: Litografa ManoGraf , 2003, p.53
29
CRUZ Mundet, Jos Ramn Manual de Archivstica. 2 ed, Fund. German Snchez Ruiprez, Madrid
1996. p 97.

Pg.: 17 de 93

2.4.1. Creacin
Para un archivo de trmite se debe establecer su organizacin interna y el nivel jerrquico
que ocupa dentro de la estructura a la que pertenece, Adems, debe tener funciones
concretas que determinen su actividad y, finalmente, as como un responsable.
Todo sujeto productor de documentos forma un archivo de trmite, que debe tener al frente
una persona encargada de su organizacin y control.
2.4.2.- Organizacin
Los documentos de un archivo se generan por personas fsicas o morales en ejercicio de
sus funciones como soporte material de la actividad de un puesto organizacional. En
consecuencia, su organizacin no consiste ms que en respetar la formacin de las series
documentales que son sus componentes bsicos.
La organizacin de un archivo consiste en el conjunto de operaciones intelectuales y
mecnicas, por las que los diferentes grupos documentales se relacionan en forma
jerrquica con criterios orgnicos o funcionales para dos cosas: 1) Revelar el contenido de
los archivos y 2) Tener el control de cada pieza del conjunto de documentos.30:
Funciones de la organizacin de archivos

Proporciona una estructura lgica de cada fondo documental, que refleje al

organismo que la produjo.

Facilita la localizacin conceptual, es decir, de la informacin contenida en el

acervo.

Facilita la localizacin fsica de cada documento o expediente, para lograr a su

vez, su control y manejo31.

La ordenacin y la clasificacin en el archivo son procesos fundamentales y tienen

caractersticas propias de la archivonoma; permiten dar un orden natural a los documentos.
2.4.3. Clasificacin
La clasificacin es un acto mental que practicamos a diario casi sin darnos cuenta,
repartimos instintivamente en distintas categoras que corresponden a nuestra clasificacin
personal. Hablar de ordenacin, clasificacin es dirigirnos directamente a establecer los
principios archivsticos.

30
31

TANODI op. cit. Pg. 27.

TORRE op.cit. Pg. 56

Pg.: 18 de 93

Consiste en separar un conjunto de elementos, estableciendo grupos o clases, de tal manera

que estos formen parte de la estructura de un todo, desde los ms amplios hasta los ms
especficos, haciendo una jerarquizacin de los mismos.
La clasificacin ser la clave para la recuperacin de la informacin. Las diferentes
clasificaciones funcionarn con xito, si estn organizadas tomando en cuenta la
informacin que se acumula o la manera como sta se solicita. Por lo mismo un sistema de
clasificacin debe:
Ordenarse por grupos relacionados
Ser eficiente
Instalarse teniendo en cuenta la economa
Ser tan sencillo como sea posible y fcil de manejar
Permitir adiciones y eliminaciones32
Segn Schellenberg citado por Cruz Mundet hay tres elementos principales que deben
considerarse en la clasificacin: Y son los sistemas:
Las acciones o funciones: Toda la entidad es creada con unos fines, para lo cual denota de
atribuciones o competencias suficientes como para lograr sus fines.
La estructura orgnica: Cualquier entidad necesita asimismo una organizacin para
conseguir sus fine, es decir, una estructura organizativa que le permita un funcionamiento
idneo.
Los asuntos o materia: Este elementos que se deriva de los asuntos o materias que se
observan como resultado de las actividades de una organizacin33
Cada grupo debe ser nico, distinto a los dems, con caractersticas propias y que pueda
subdividirse en otros dependientes del mismo.
2.4.4. Cuadro de clasificacin
En consecuencia clasificar consiste en la elaboracin de un cuadro clasificador
estructurado, con el fin de identificar cada documento y reunir en grupos todos aquellos que
tengan caractersticas similares.
Siendo el cuadro general de clasificacin el instrumento archivstico para: ordenar los
documentos de archivo dentro de un espacio fsico que ocuparan para su conservacin
temporal o definitiva y agrupar los elementos que representan su contenido para

32
33

JMENEZ Rodrguez Mario. Archivos Administrativos. Mxico: Guadarrama Impresores, 1983

CRUZ Mundet Jos Ramn, Op.cit. 59

Pg.: 19 de 93

relacionarlos de manera lgica con tros documentos de archivo mediante el lenguaje

clasificatorio34
Cuando hablamos de la estructura orgnica, establecemos cmo las unidades documentales
aplicables a las estructuras efectuando una divisin que se acomoda a las exigencias de la
clasificacin, dividiendo primero en unidades mayores, intermedias y menores:
Las unidades mayores toman en cuenta a los fondos, grupos documentales, las colecciones
y las secciones.
2.4.5. Ordenacin
Considerando que la ordenacin es la operacin de unir un conjunto de documentos,
relacionados unos con otros, de acuerdo a una unidad de orden establecida de antemano.
(Clasificacin)35.
Aspectos que hay que tomar en cuenta para la ordenacin:
Se hace a partir de elementos internos del documento: fecha, nombre, asunto y serie; la
ordenacin que le conviene, es indispensable de la otra serie.

2.4.6. Mtodos de Ordenacin.

Existen diversos de mtodos de acuerdo a la naturaleza de la documentacin:
Cronolgica: La fecha de los documentos es el criterio para el ordenador empleando por
este mtodo siguiendo los tres componentes de la misma de mayor a menor: el ao, el mes
y el da.
Alfabtica: Utilizando la letras del abecedario como criterio de ordenacin, y su posicin en
la palabra o frase la que se basa.
Numrica: Establece la ordenacin de los documentos siguiendo la serie de los guarismos
desde el uno en adelante, o agrupaciones de stos por bloques; es el empleado, pro ejemplo,
para los documentos contables.
Alfanumrico: Consiste en la combinacin de letras y nmeros para componer cdigos de
ordenacin.
Geogrfico: Consiste en ordenar la documentacin con base al sitio que la genera.
Cromtico: Mediante la asignacin colores segn tema permite organizar la
documentacin.
Topogrfico: Segn la colocacin del documentos dentro del archivo.
Onomstico: Segn la fecha de generacin de la documentacin36.
34

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Cuadro General de Clasificacin, Instructivo para su

elaboracin. Mxico, 2004, Pg.:1
35
AREVALO Jordn, op. cit. Pg. 50

Pg.: 20 de 93

Diferencias en Clasificacin y Ordenacin

Clasificar se refiere a grupos documentales (fondos, secciones o series); la ordenacin a
documentos.
La ordenacin sigue a la clasificacin: primero se dispone por clases y grupos, despus
cada grupo por su orden.
La clasificacin es aplicable a la totalidad de un fondo, la ordenacin al interior de una
serie. La clasificacin es una actividad intelectual, que permite relacionar unos documentos
con otros, la ordenacin es una operacin mecnica.
2.4.7. Distincin de las diferentes series documentales.
Para la correcta organizacin de un archivo de Trmite es necesario distinguir claramente
las distintas series documentales, que nada tienen que ver entre si, pero que, a veces, se
confunden por error.
Actividades que debe realizar un archivo de trmite.

Organizar y archivar la documentacin de acuerdo con los criterios ya expuestos.

Impedir la dispersin o eliminacin de documentos originales.
Estar en constante relacin con el Archivo Concentracin de existir.
Suministrar toda la informacin que el usuario o reas solicite respecto a las series
documentales.
Preparar las transferencias de acuerdo con las normas expuestas por nmero de
estacin.
Controlar el prstamo y recuperacin de los documentos o expedientes que salgan del
archivo, mediante un registro de prstamos.
Suministrar la informacin requerida por parte de los puestos y funciones de la
Administracin respecto a los documentos que custodia37.

Dentro de cada serie, los expedientes que la forman debern ser individualizados, puesto
que cada uno se refiere a la resolucin de un asunto concreto, manteniendo agrupados todos
los documentos que los integran en el orden en el que se han producido, sin alterar en
ningn caso la estructura de los expedientes, que debe permanecer siempre intacta.
2.4.8. Expedientes
Un expediente es un conjunto ordenado de documentos organizados que materializan las
actuaciones y diligencias encaminadas a la resolucin administrativa de un asunto
determinado38.
36
37

TORRE, Merino, Jos Lus. op. cit. Pg. 55

SCHELLENBERG, Theodore. Archivos Modernos. Principios y tcnicas. Mxico: AGN, 1987

Pg.: 21 de 93

El expediente se inicia y resuelve en el organismo que tiene la competencia especfica en

relacin con el tema de que se trate, independientemente de que intervengan para su
resolucin diferentes unidades u organismos administrativos.
Los documentos de un expediente estn unidos entre s por una relacin de causa-efecto,
son eslabones de una cadena que se forma con un fin determinado:
Por el carcter de su contenido, tenemos que diferenciar dos tipos de documentos dentro de
cada expediente: unos cuyo contenido se puede considerar esencial informes, dictmenes,
resoluciones, etc.- y otros cuya finalidad es servir de nexo, por lo que podremos llamarlos
documentos de enlace oficios de remisin, facturas, notas interiores, etc.-.
Es pues el expediente la unidad organizada de documentos reunidos por la entidad
generadora para su uso cotidiano, bien durante el proceso de organizacin archivstica, que
se refieren al mismo tema, actividad o asunto es la parte bsica de la serie documental.
El expediente es la unidad de instalacin del archivo de trmite y refleja las funciones de
la institucin que lo gener.
Un expediente de archivo se abrir cuando:

No existan antecedentes del asunto en los archivos del rea o en la unidad de

documentacin en trmite.
Cuando se trate de un nuevo asunto o trmite.

Para integrar un expediente de archivo se debe considerar:

Documentan cualquier obligacin o responsabilidad.

Por asunto y
Por el carcter tcnico sustantivo o conforme a funciones administrativas internas,
ello encaminado a determinar sus valores histricos posteriormente.

En la integracin de un expediente se observar:

38

Que los documentos que se integren secuencial mente conforme se generen acuses
de los mismos o se reciban (originales).
Que slo se archive un ejemplar de copias si el caso lo amerita de un mismo
documento.
Que los documentos de archivo estn completos con anexos o documentos tcnicos
que se mencionan en la correspondencia del mismo.
Que todo documento tcnico o anexo de otro tipo cuente con la identificacin del
rea que lo elabora, as como la fecha de elaboracin.

AREVALO Jordn, op.cit. Pg. 89.

Pg.: 22 de 93

Que los documentos que haga mencin la correspondencia sin importar el soporte
(disquetes, fotografas, cdrom, revistas, publicaciones), en todo caso se integrarn al
expediente, de ser necesario, en sobre o carpetas que se adhieran al expediente.
Que los documentos no cuenten con clips para evitar su maltrato39.

Registro y descripcin del expediente de archivo:

El propsito de registrar un documento es el de asentar que ste forma parte de los
expedientes que existen en el archivo de la institucin con informacin confiable y
relevante para sustentar las tareas que tiene con las dependencias.
En cada expediente es necesario describir en la cartula del mismo la mayor informacin
posible para su mejor manejo e identificacin, as como para el desarrollo de una base de
datos o inventario que facilite su control y acceso.
El registro y descripcin de un expediente servir para homologar sistemas de acceso y
recuperacin, as como para facilitar el control y la ubicacin de informacin dentro de la
empresa.
La descripcin de documentos de archivo en soportes tradicionales como el papel, se har a
nivel de expediente y no de cada documento.
Elementos para la creacin de expedientes:
El fin especfico de un archivo es simplificar la bsqueda de documentos relacionados con
los asuntos que se generan en el rea o con los que se tiene relacin.
Si los documentos despus de archivados no han de ser objeto de consulta, o por el
contrario la documentacin ha de ser consultada con frecuencia, este sistema asegura gran
precisin del trabajo y su localizacin.
Para poder llevarlo a cabo hay que tener presente lo siguiente:
Tipologa documental (identificacin)
Sustantivos: Aquellos que se relacionan con la funcin especfica del rea o
institucin que las genera.
Personales: Generalmente llamados expedientes de personal, generalmente se
encuentran en el rea de recursos humanos y sirven de base para pago de nmina,
promociones, hojas de servicio, jubilaciones, pagos de marcha, etc.).
Contables y financieros: Estos documentos reflejan desde la formacin del
presupuesto, su autorizacin y el ejercicio del gasto.
Legales: Son los que se utilizan para tramitar quejas, denuncias, litigios, etc.)40.
39
40

TORRE, Merino, Jos Lus. op. cit. Pg. 60

TORRE, Merino, Jos Lus. op. cit. Pg. 40

Pg.: 23 de 93

En cada tipo de documentacin hay siempre elementos que permiten facilitar su

identificacin que son:
Fondo: Remite a la dependencia que genera la informacin, refleja la historia
misma de la entidad, establece el origen institucional y el proceso natural de los
documentos.
Seccin: Remite a la unidad administrativa que genera el documento.
Serie: Conjunto de documentos de un mismo rubro de temas: que generalmente
puede establecerse por la estructura de la dependencia o institucin, ya que generan
asuntos del mismo orden de ideas41.
2.5

Archivo de Concentracin

Para poder ubicar el archivo de concentracin tendremos que mencionar el ciclo vital del
documento; la cul es una teora fundamental en la administracin de los documentos y
establece una diferencia en tres grandes fases; fase activa, semiactiva e inactiva; que a su
vez refiere a las unidades archivsticas especializadas en el manejo de los documentos, de
acuerdo con la etapa a la que se encuentren; es decir:

Fase activa archivo de trmite

Transferencia primaria
Fase semiactiva archivo de concentracin
Transferencia secundaria
Fase inactiva archivo histrico

La fase semiactiva, de la documentacin comienza al trmino de la vigencia de los

documentos en el archivo de trmite (en esta parte se origina la transferencia primaria), es
decir, que la documentacin conserva cierto valor administrativo, legal y fiscal, que exige
conservarlo durante un plazo llamado precaucional, para fines de consulta y referencia42.
An con todo esto, los documentos siguen siendo tiles, pero ocupan grandes espacios
dentro de las reas generadoras; por lo que resulta funcional y ms econmico trasladarlos a
una unidad de archivo que conserve la documentacin procedente de las distintas reas
administrativas; y el archivo de concentracin cumple con este objetivo.
Otra cuestin importante, es que, esta documentacin conservada en el archivo de
concentracin es consultada muy espordicamente y portal razn justifica su transferencia.
Entonces podemos concluir que el archivo de concentracin:

41

HEREDIA Herrera Antonia. op. cit. Pg. 62

ESCALONA Ros, Javier. Valoracin documental. Gua de aprendizaje. Mxico: Escuela Nacional de
Biblioteconoma y Archivonoma. 2000. p 57.
42

Pg.: 24 de 93

Es un servicio de apoyo administrativo, cuyo objetivo principal consiste en deshogar los

archivos de trmite, recibiendo la documentacin que haya concluido su trmite y que sea
necesario conservar por un tiempo determinado para constancia o consulta posterior43.
Es el archivo que esta formado de expedientes cuya consulta es espordica y que han sido
transferidos para su conservacin y administracin mientras vence su perodo de vida
semiactiva y se decide su eliminacin o su transferencia al archivo histrico44.
Es un archivo de guarda precaucional, de uso semiactivo o corriente, es para consultar, va
unidad de instalacin. Se usa el calendario de caducidad secundario y luego viene una
segunda valoracin. Se le llama tambin archivo intermedio45.
Pasos a seguir para hacer una transferencia al Archivo de Concentracin:
1.- Que el archivo de trmite este debidamente organizado como unidad.
2.- Que se genere un inventario analtico para la transferencia primaria,
basado en el catlogo de disposicin documental institucional.
3.-Que exista un archivo de concentracin y as poder recibir la
transferencia.
4.- La documentacin a transferir tiene que estar expedientada, ordenada,
limpia, sin copias mltiples (ya se realiz una primera valoracin al quitar
todas las copias y dejar slo el original y el acuse de recibo), todo
inventariado y descrito (indicar que contiene cada expediente) y en cajas46.
ETAPA

ARCHIVO TIPO DE

EDAD

VALOR

PRIMERA

TRMITE,
(Documentos activos, se hace primera valoracin)

PRIMERA

PRIMARIO

SEGUNDA

CONCENTRACIN
(Documentos semiactivos, se hace 2da valoracin)

SEGUNDA PRIMARIO

TERCERA

HISTRICO

TERCERA

SECUNDARIO

En la etapa de Concentracin, el documento ya se encuentra conformado y tom valor legal

como unidad (ej. Conformacin de un expediente de un Prstamo Hipotecario).
43

ALDAY Garca, Araceli J. Introduccin a la Operacin de archivos en Dependencias y Entidades del

Poder Ejecutivo Federal. Mxico: Archivo General de la naci, 2004, P. 38
44
Ibd.., p 63
45
AREVALO Jordn, op. cit. Pg. 142.
46
CONDE, Ma. Luisa. Op. cit. Pg... 80

Pg.: 25 de 93

Si bien el documento pasa a ser ms esttico en cuanto a su solicitud, es el momento que

como unidad puede brindar valor agregado estando disponible y facilitando el acceso a
otras reas, por ello es importante que recomendemos herramientas para la gestin del
mismo (Ej. Digitalizar el documento y dar acceso va Internet / Intranet a la organizacin).
Este tipo de herramientas si bien poseen un costo de implementacin, por experiencia
producen una mejora que sustenta la relacin costo/beneficio aplicado sobre la
documentacin crtica, dando innumerables soluciones e informacin a la organizacin y
solicitantes.
Entonces surgen nuevas actividades administrativas que se realizan en el archivo de
concentracin, tales como:

2.6.

Recepcin de documentacin
Cotejar documentacin fsica con relaciones o inventarios
Asignar ubicacin topogrfica
Controlar documentacin en el archivo de concentracin
Valoraciones documentales
Depuracin o baja definitivas
Restauracin de ser necesario
Consultas de documentos
Asistencias tcnicas a los usuarios sobre el manejo de la documentacin.
Fumigaciones a las instalaciones para evitar dao
Instaurar medidas de seguridad para el resguardo de los documentos
Desarrollo de procedimientos y manuales de organizacin para crear estndares
de trabajo.
Elaboracin de inventarios47.
Mantenimiento general al recinto e inmobiliario.
Bsqueda de nuevos proveedores de servicios y materiales

Descripcin

Es la elaboracin de una representacin exacta de la unidad a describir, y en su caso, de las

partes que la componen mediante la recopilacin, anlisis, organizacin y registro de la
informacin que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de
archivo, as como su contexto y el sistema que lo ha producido48.

47
48

CRUZ Mundet, Jos Ramn. op. cit. Pg. 55

KAHN Gilbert, Sistemas de Archivo y Manejo de documentos, 1998, McGraw-Hill, Mxico, Pg. 34-48.

Pg.: 26 de 93

Objetivos de la descripcin
Facilitar al archivista el control del acervo bajo su custodia y localizar con mayor rapidez
los expedientes depositados en el archivo.
Ayudar al usuario en la consulta pues son el vnculo o intermediario entre los usuarios de
los archivos y la informacin contenida en sus acervos.
Instrumentos de descripcin
a.
Gua: Visin sinptica de la documentacin cuyo objetivo es orientar y dar a conocer
a los interesados los documentos y servicios que presten los archivos.
b.
Inventarios: Descripcin exacta y precisa de toda la documentacin de un archivo,
tienen como fin principal dar constancia de la documentacin y como fin secundario la
bsqueda, el control y el estudio del acervo documental.
c.
Catlogo: Es el instrumento de consulta o de referencia que describe ordenadamente y
de forma individualizada las unidades administrativas o las unidades archivsticas de una
serie o de un conjunto documental que guardan entre ellas relacin o unidad topolgica,
temtica o institucional.
d.
ndices: Son auxiliares de la descripcin, ofrecen sistemticamente ordenados los
datos que contienen los documentos, sin describir los contenidos, los ndices sintetizan y
representan el contenido de la informacin49.
Cuando decimos que la descripcin es una tcnica documental empleada en los archivos a
fin de conocer el contenido y la ubicacin de los documentos, comprendemos que existe
una serie de actividades que tienen una sola finalidad, revelar la ndole del contenido
documental
2.7

Norma ISO 9001:2000

ISO (la Organizacin Internacional de Normalizacin) es una federacin mundial de los

organismos nacionales de normalizacin (Organismos miembros de ISO). El trabajo de
preparar las Normas Internacionales es normalmente desarrollado a travs de los comits
tcnicos de ISO. Cada organismo miembro interesado en una materia para la que ha sido
establecido un comit tcnico, tiene el derecho de estar representado en ese comit. Las
Organizaciones Internacionales, gubernamentales y no gubernamentales en conexin con
ISO, tambin toman parte en el trabajo. ISO colabora estrechamente con la Comisin
Electrotcnica Internacional
(IEC) en todos los aspectos de la normalizacin
electrotcnica50.
49
50

KAHN Gilbert. op. cit. 55

ISO 9001:2000 Sistemas de gestin de calidad- Requisitos. Pg. 5

Pg.: 27 de 93

Los borradores de las Normas Internacionales son preparados de acuerdo con las reglas
dadas en las directivas de la gua ISO/IEC, parte 3. En la cual se establecen:
el protocolo de elaboracin de normas.
el contenido de cada estndar.
las entidades y funciones requeridas para su aprobacin
Esto aplica para todas las normas y comits tcnicos que las generan.
Los proyectos de Normas Internacionales adoptados por los comits tcnicos son
circulados para votacin a los miembros. La publicacin como una Norma Internacional
requiere aprobacin de al menos el 75% de los grupos con voto decisivo51.
Es conveniente remarcar la posibilidad de que algunos de los elementos de esta Norma
Internacional pueden ser objeto de derechos de patente. ISO no se hace responsable de la
identificacin total o parcial de dichos derechos de patente.
Esta Norma Internacional, ISO 9001, fue preparada por el Comit Tcnico ISO/TC 176,
(Sistemas de gestin y aseguramiento de la calidad), Subcomit SC2, (Sistemas de
Calidad).
Esta tercera edicin de ISO 9001 cancela y reemplaza a la segunda edicin (ISO
9001:1994) junto con ISO 9002:1994 e ISO 9003:1994. Esto constituye una revisin
tcnica de estos documentos. Aquellas organizaciones que hayan utilizado ISO 9002:1994 e
ISO 9003:1994 en el pasado, pueden usar esta Norma Internacional excluyendo ciertos
requisitos. L a primer norma de calidad publicada fue en la ISO 9001:1987
El ttulo de ISO 9001 ha sido revisado y no incluye ms el trmino Aseguramiento de
Calidad. Esto refleja el hecho de que los requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad
establecidos en esta edicin ISO 9001, junto con el aseguramiento de calidad del producto,
tambin contribuyen al incremento de la satisfaccin del cliente.
La mayora de las normas de cualquier sistema de calidad hacen referencias a documentos y
registros. Estos trminos no se deben confundir, aunque en el leguaje coloquial ambos son
documentos. En lo que respecto al uso en las normas ISO 9000 se adopt el siguiente
significado:
Un Registro es definido cmo:
Documento que proporciona resultados conseguidos o evidencia de actividades
efectuadas 52

51
52

http://www.iso.ch
ISO 9000:2000 op.cit. Pg. 21

Pg.: 28 de 93

Por lo tanto un registro constituye evidencia documental de que la actividad ha sido

realizada y/o cules fueron los resultados alcanzados.
El documento se define como:
La informacin y su medio de soporte 53
Un documento en el uso de la norma significa la informacin que estipula los requisitos o la
forma como es necesario realizar la actividad.
Es importante recordar que el trmino documentado utilizado en la norma no es sinnimo
de escrito. Los documentos deben ajustarse a la organizacin y a su cultura de trabajo.
Adems que un sistema documentado no significa la generacin de papel, por lo tanto la
documentacin no debe ser excesiva (refirindonos exclusivamente a los procedimientos e
instrucciones de trabajo).
Por lo tanto un sistema de calidad debe ser bien planificado y su documentacin diseada
cuidadosamente para asegurar sencillez, claridad y control eficiente.
Recordemos el contenido de la nota 3 de la clusula 4.2.1 de ISO 9001:2000
Los documentos pueden estar establecidos en cualquier forma o medio 54
Los documentos pueden tomar la forma de55:
Documentos escritos
Diagramas de flujo
Dibujos y bocetos
Series de fotografas
Cintas de sonido
Imgenes digitales (escaneadas) y videos, etc.

Pero Cules son los documentos requeridos por la norma?

Las normas del sistema de calidad definen claramente las categoras de documentos
necesarios.
La sub-clusula 4.2.1 requiere que la documentacin del sistema de gestin de calidad
incluya:

53

Ibd. Pg. 20
ISO 9001:2000 op.cit. Pg. 5
55
QUIJADA, Alejandra. Documentacin de Sistemas de calidad ISO 9001:2000. Mxico: Germanisher
Lloyd, 2005. Pg. 15.
54

Pg.: 29 de 93

a)
b)
c)
d)
e)

Declaraciones documentadas de una poltica de calidad y los objetivos de

calidad
Manual de calidad
Los procedimientos documentados que requiere esta norma internacional
Los documentos requeridos por la organizacin para asegurar el control,
funcionamiento y planificacin efectivo de los procesos, y
Los registros exigidos por esta norma internacional56.

Manual de
calidad

Procedimientos

Instrucciones de trabajo

Registros

Documentos
Externos

Figura 3 Pirmide Documental

Este ltimo inciso es donde entra la participacin del Archivo en el sistema de calidad, ya
que somos responsables de la documentacin legal y regulatoria aplicable a CORPOGAS.
No existe una estructura especificada de la documentacin del sistema de calidad. Sin
embargo, la documentacin es tpicamente agrupada en varias relaciones o niveles que
pueden incluir 57 (ver figura 3).
Nivel 1:
Manual de calidad
Un manual contiene tpicamente la poltica de satisfaccin del cliente y una breve
descripcin del sistema de gestin, indicando de una manera sencilla lo que se esta
haciendo dentro de la organizacin para cumplir con los requisitos de la norma haciendo
referencia a los procedimientos.

56

ISO 9001:2000 op.cit. Pg. 5

ALEMAN Espinosa Jorge Humberto, Interpretacin de la Norma ISO 9001:2000, 2003 BZN Soluciones
Integrales S.C. Pg. 39.
57

Pg.: 30 de 93

Nivel 2:
Procedimientos
Describen lo que se esta haciendo y por qu, por quin, dnde y cmo se realizan las
actividades de una persona, proceso o rea. Es el caso del procedimiento de Archivo, donde
se establecen los controles y actividades a realizar por el personal del rea. Este documento
fue uno de los creados cmo resultado del presente proyecto de digitalizacin del archivo.
Nivel 3:
Instrucciones de trabajo
Que dirigen al personal en cada actividad y que se desprenden de los procedimientos.
Dichas instrucciones pueden ser requeridas para tareas especficas.
Nivel 4:
Registros y documentos de origen externos incorporados al sistema
Estos pueden incluir formatos, registros, normas, instrumentos reguladores y estatuarios
requeridos (actas constitutivas, estudios, poderes, planos, etc.)58.
Este ltimo nivel es el que forma parte de las actividades desarrolladas cmo parte del
proyecto y una de las responsabilidades del Jefe del Archivo en Corpogas.
Cules son los requisitos que tienen que cumplir los registros resguardados por el
Archivo?
La sub clusula 4.2.4 de la norma ISO 9001:2000 establece que:
Los registros deben permanecer legibles, fcilmente identificables y recuperables 59
Lo anterior significa que no deben sufrir ningn dao o deterioro que no permita leerlos y
para el caso de medios electrnicos exigen un respaldo de informacin. Adems., que
deben tener un fcil acceso. En caso de no cumplir con estos requisitos se considera una
desviacin que tcnicamente se conoce cmo una No Conformidad y que dependiendo de
la reincidencia y gravedad puede significar la prdida del certificado ISO 9001.
Continuemos con la clusula 4.2.4.:
Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los controles necesarios
para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de
retencin y la disposicin de los registros 60
Lo anterior significa poner controles para la seleccin del lugar donde se va guardar la
documentacin, que candados o barreras fsicas vamos a colocar para que no se daen,
como van estar ordenados dentro del archivo, durante cuanto tiempo los vamos a tener de
58

GARCA, Daniel. Introduccin a los Sistemas de gestin de calidad ISO:9001:2000. Mxico: Bureau
Veritas Quality Internacional, 2006, Pg. 65
59
ISO 9000:2000 op.cit. Pg. 10.
60
tem.

Pg.: 31 de 93

acuerdo a su naturaleza y cumpliendo los requisitos legales y estatutarios, as cmo su

destino una vez que hayan cubierto su vida til.
En conclusin tomando cmo referencia el marco terico aprendido en la escuela, as cmo
los requisitos propios de la organizacin por cumplir con estndares internacionales ISO
9001:2000, como un ventaja competitiva de mercado, establecieron las bases y un marco de
referencia para el diseo de los controles y la administracin del Archivo de CORPOGAS,
cumpliendo con ambos criterios, conforme se desarrolla en el siguiente captulo.

Pg.: 32 de 93

CAPITULO 3
ORGANIZACIN DEL ARCHIVO DE TRMITE Y CONCENTRACIN DE
CORPOGAS
Los archivos son a la vez un producto y un medio esencial de las organizaciones, sirven
como memoria referencial y como acervo de datos y antecedentes indispensables para el
anlisis prospectivo
Adems, los documentos son el instrumento natural para conducir y coordinar las
actividades cotidianas del Corporativo dando pleno sustento a la toma de decisiones en
todos sus niveles para lo cual es necesario implementar la Organizacin del archivo de
trmite y concentracin de CORPOGAS, bajo un esquema ISO 9001:2000, se realizaron
en 4 fases. Ver figura 4.
1
Diagnstico
Inicial

2
Organizacin
del Archivo

Archivo
CORPOGAS

3
Digitalizacin

4
Sistema de
Calidad

Figura 4 Pirmide Documental

Las sub-etapas que contienen cada fase representada grficamente son:

Diagnstico inicial
Organizacin del Archivo de Corpogas
Pg.: 33 de 93

3.1

o Identificacin
o Valoracin
o Clasificacin
o Inventario
o Controles
Digitalizacin
Sistema de calidad

Diagnstico y encuestas

Para la elaboracin del diagnstico fue necesario: observar e identificar el tipo de

documentos que se almacenaban en CORPOGAS. Esta fase incluyo una etapa de estudio de
la historia de la Organizacin y su evolucin orgnica y funcional, as como el anlisis del
organigrama vigente para determinar las funciones y responsabilidades dentro de la
organizacin. Cmo parte de este aprendizaje fue el estudio del lenguaje propio del giro de
la empresa (estaciones, proyectos, tiendas de conveniencia, etc.). La identificacin de los
recursos existentes y necesarios para la implementacin de un archivo dentro del
Corporativo de Gasolineras, as como las personas e instituciones relacionadas con la
generacin y manejo de documentos son los resultados de esta evaluacin inicial, siendo
estos los siguientes:

3.1.1 Criterios del diagnstico inicial

Descripcin
Lugar de almacenamiento
1

Condiciones
(temperatura,
humedad,
iluminacin)
Tamao
Mobiliario
existente
Ubicacin

Observaciones

Se cuenta con dos reas provisionales ambas en el

sptimo piso (Direccin General) para el
almacenamiento de la documentacin, la cual se
coloca en 6 cajones de archivo de madera y tres
anaqueles. En un espacio muy reducido
(aproximadamente 4x2 metros).
Poco ventilado solo una puerta de acceso, sin
ventanas, aire acondicionado
Iluminacin artificial con luz blanca mediante
lmparas OSRAM de 120 volts, sin filtraciones de
agua y humedad relativa aparente de 60%.

Medidas a tomar

Solicitar mediante oficio al

Director Administrativo de
Corpogas, un espacio suficiente
para una oficina y un archivo.

Pg.: 34 de 93

Descripcin
Tipos de documentos

Observaciones

Se encontr 8 cajones de un mueble y diversas

cajas con documentos. Aproximadamente 15
metros lineales. Toda la informacin se encontraba
revuelta, en desorden, sin ninguna clasificacin o
preparacin documental.
De diversas formas: tamao oficio, carta, doble
carta, legal o esquela y media carta, as como
planos. El 50 % de esta documentacin se
encontraba en mal estado (hmeda, doblada, no
legible, copias fotostticas, mutilada, etc.)
No se utilizaba ningn formato de control
Documentacin encontrada:
Altas R1
Escrituras de terrenos
Licencias de construccin
Zonificacin y uso de suelo
Permisos de CAPUFE
Poderes de representantes legales, Cdulas, RFC
Pagos de agua, luz y telfono
Vo.Bo. Proteccin civil, Municipio y Vialidad
Estudios de riesgo
Planos de autorizacin de proyecto PEMEX
Franquicias CT
Alineamiento y nmero oficial
Mecnica de suelo
Anuencia de vecinos
Estudios geotcnico
Planos de licencia de construccin
Resolucin de impacto ambiental
Acta constitutiva
Oficios internos de Corpogas
Contratos sindicales CTM
Dependencias Gubernamentales generadoras de documentos
2

Legales
Fiscales
Comerciales
Contables
Regulatorios

Medidas a tomar

Ordenarlos y dividirlos por:

a) proyecto de estaciones
b) estaciones en servicio.
As como establecer los fondos,
secciones y series adecuados
para su identificacin y
clasificacin de manera
cronolgica.

Pg.: 35 de 93

Descripcin
Federales
Estatales
Municipales
Paraestatales
Notarias

Observaciones
Se encontraron documentos de diversas
organizaciones tales cmo:
Delegaciones del D.F., SHCP, Municipios,
Ayuntamientos, Secretaria de Ecologa, SEDUVI,
Proteccin Civil, DGOV, DGOP, PEMEX,
DGCOH, Compaa de Luz, CTM, Telmex,
Tesoreras, notaria 14, notaria 181

Medidas a tomar
Determinar los lineamientos y
polticas para el ingreso de
documentacin.

DECOTEC, Despachos jurdicos, Agencias

publicitarias,
SAMJI,
PROGAS,
Comisionistas, Tanques Gumex y Estudios
Profesionales de Ingeniera

Establecer los controles

necesarios para la recepcin,
entregas y administracin de los
documentos.

NO existen controles de: acceso, ingreso y

prstamo de documentos, as como reglas para
copias certificadas.
Sin embargo, exista el servicio de fotocopiado de
documentos; aunque, sin ningn control.
No se tena ninguna referencia o antecedente de
digitalizacin de documentos previo.

Establecer procedimientos de
atencin a usuarios, as como
polticas administrativas del
control del Archivo, el cual
incluye el uso de bitcoras.

Se mostr inters y total apoyo de la direccin de

Finanzas para asignar los recursos necesarios en la
organizacin del Archivo de Corpogas.
Con respecto a los humanos la asistente de la
direccin era la nica persona responsable del
control de la documentacin, quien no posee
ningn conocimiento de archivonoma.

Cotizar y presupuestar:
-Anaqueles
-Archiveros especiales
-Software especial de
aplicacin para la digitalizacin
y automatizacin del archivo.

Empresas Privadas
4

Privadas

Controles
5

Ingreso
documental
Prstamo
Consulta
Copias
Digitalizacin

Recursos
6

Econmicos
Financieros
Humanos

Pg.: 36 de 93

Descripcin

Observaciones

Medidas a tomar

Usuarios
7

Internos
externos

Internos:
Gerentes de estaciones y sus asistentes
Directores
Personal administrativo del Corporativo
Externos:
Despachos Jurdicos
Notarias
Gestores

Definir los lineamientos

generales de control y
administracin del Archivo
incluyendo la atencin de
usuarios y la disposicin
documental.

3.1.2 Encuestas.
Respecto a las Encuestas se realizaron formatos de cuestionarios para conocer de los
usuarios la informacin que manejaban y sus necesidades de documentacin. Para lo cual
se realizaron entrevistas cortas de ms de una hora con los usuarios, iniciando primero con
una encuesta y un guin preparado y conforme avanz la conversacin se profundizo hacia
puntos ms densos y detallados aplicando tcnicas de exploracin. La informacin
recabada fue:
Documento ms solicitado
Frecuencia de solicitud
Tipos de dependencias relacionadas con los trmites de documentacin
En el anexo A se encuentra el formato de encuesta aplicado al personal directivo y usuario
de la documentacin. Analizando la informacin tenemos lo siguiente:
La primera pregunta se refiere al Nombre del usuario y puesto.
Tipo de Personal Encuestado

14%
Directores
Administrativos

86%
14%

86%

Pg.: 37 de 93

La segunda pregunta fue: Tiene inconveniente en firmar Libro de altas documentales?.

Con la cual se midi la disponibilidad del usuario para seguir los controles establecidos,
tales cmo registrarse en bitcoras para el prstamo e ingreso documental.
Disponibilidad para firmar los controles de altas y prestamos

14%

Si
No

86%
14%

86%

En esta etapa se aplica la transferencia documental y automticamente se forma el archivo

de concentracin, cuando pasa de Proyecto a Estacin, por sus caractersticas internas como
externas del documento, es decir, el prstamo ya no es constante, las fechas de algunos
documentos que eran antes de trmite, ahora ya caducaron en su gestin, esto debido a la
naturaleza de la organizacin, ya que existe documentacin que tiene caducidad (Ej.
alineamiento y nmero oficial cuya vigencias de un ao).
Nota: En este archivo no se depura solo se expurga se dan de baja solo copias, los
originales se convierten en una fe de hechos del corporativo.
Continuando con el anlisis de la encuesta, para la pregunta Anote las dependencias con
las que tiene contacto y que archivo La respuesta fue muy variada, encontrndose entre
ellas Secretaria del Medio Ambiente, tanto en el DF como en el Estado de Mxico,
PEMEX, Proteccin civil Municipios, Delegaciones, Tesorera, SETRAVI, DECOH,
SEDUVI y notarias.
En la pregunta Anote los documentos que generalmente entrega para archivo. Especifique
cada uno de ellos del cuestionario aplicado se trata de identificar el tipo de informacin
que manejan y son necesarios archivar. Aqu se corroboro los resultados del diagnstico.
Encontrndose los siguientes resultados:
Altas R1, escrituras de terrenos, licencias de construccin, zonificacin y uso de suelo,
pagos de prediales, permisos de CAPUFE, poderes de representantes legales, cdulas RFC,

Pg.: 38 de 93

pagos de agua, luz y telfono, Vo.Bo. Proteccin civil, Vo.Bo. Municipio, Vo.Bo. Vialidad,
estudios de riesgo, planos de autorizacin de proyecto PEMEX, franquicias, alineamiento y
nmero oficial, mecnica de suelo, estudios geotcnicos, planos de licencia de
construccin, resolucin de impacto ambiental, acta constitutiva, oficios internos de
CORPOGAS, etc.
Por ltimo, la pregunta Cmo le gustara que se archivar y Por que?. Se cuestiono sobre
la forma que deseaban conservar la informacin de acuerdo a sus necesidades. Aunque esta
pregunta no tena cmo finalidad que el usuario defina el tipo de fondo o seccin, sino
determinar las necesidades del cliente con respecto a la forma de ordenar y clasificar el
archivo.

Tipo de archivo deseado por el usuario

38%
Dependencia 38%
Formato
13%
Otro
48%

49%

13%

Las conclusiones de las encuestas fueron las siguientes: se presenta una gran disponibilidad
del pblico en general por tener un archivo organizado que le permita acceder a la
documentacin de manera rpida para realizar los tramites legales regulatorios necesarios
en la operacin ya que el no hacerlo significa multas y recargos.
Se pudo corroborar informacin que surgi como parte del diagnstico con respecto a la
fuente generadora de informacin, as como del tipo de documentacin que existe y se
genera constantemente. As como las relaciones internas y externas. Todo esto es la base
para establecer los fondos, secciones y series necesarias para la organizacin y clasificacin
del archivo.
3.2

Desarrollo del proyecto de Archivo de Trmite y concentracin CORPOGAS

En esta etapa se tomaron las medidas necesarias para su implementacin. (Ver figura 5).

Pg.: 39 de 93

Figura 5

Programa de desarrollo e implementacin del archivo de Corpogas.

PERIODO
ACTIVIDADES

Primer ao
1

Segundo ao
8

10

11

12

1.- ANLISIS DE ENCUESTAS

2.- IDENTIFICACIN DOCUMENTAL
3.- DEFINIR CRITERIOS DE CLASIFICACIN

2a) Fondos, seccin y serie

2b) Tipologa documental
4.- ADQUISICIN DE INMOBILIARIO ARCHIVISTICO
5.- ADECUACIN DEL ARCHIVO
6.- ELABORACIN DE CARPETAS PARA DOCUMENTOS DE
TRMITE
7.- ELABORACIN DE EXPEDIENTES PARA DOCUMENTOS
LEGALES
8. ESTABLECIMIENTOS DE HERRAMIENTAS DE CONTROL DE
ARCHIVO
9. -ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS CON
LAS POLTICAS DEL ARCHIVO
10.- SENSIBILIZACIN Y CONCIENTIZACIN DE TODO EL
PERSONAL DE CORPOGAS SOBRE LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO
11.- DIFUSIN DE LOS CONTROLES ESTABLECIDOS PARA LA
ADMINISTRACIN DEL ARCHIVO
12.- DIGITALIZACIN

Cotizacin y seleccin del software

Capacitacin y entrenamiento sobre el manejo del software para el
administrador
Instalacin y pruebas
Implantacin (escaneo de la documentacin)

Capacitacin de usuarios

NOTA: En los puntos 6 y 7 se aprecian dos tipos de resguardo, esto debido a la forma de la documentacin (carta, oficio, pasta dura, etc.)

Pg.: 40 de 93

10

11

3.2.1 Principio de Procedencia y Orden Original

En consideracin que todo proceso archivstico se sustenta en los principios de procedencia
(PP) y orden original (OO), lo cual nos permite hablar de la metodologa archivstica. En
CORPOGAS se tomaron en cuenta estos principios que conforman todo un sistema para
preservar y organizar los documentos de acuerdo con la funcin inicial y ordenacin de la
siguiente forma.
Determinando entonces que el principio de procedencia cmo al lugar donde se origina el
documento y que debe conservarse su integridad evitando fraccionarse o dispersarse. Se
toma en cuenta PEMEX determina un nmero nico para identificar las franquicias
asignadas a concesionarios. Y que CORPOGAS le asigna un nombre y una razn social a
dicha Franquicia tenemos lo siguiente:
(OO)
Nombre
Estacin de servicio Las guilas S.A. de C.V.

(PP)
Estacin
ES 3758

Pero hasta este punto la informacin no se encuentra ordenada, por lo que considerando que
el principio de OO establece que la documentacin debe conservarse en el orden que se
recibi durante su funcin administrativa, se decidi realizarlo de manera cronolgica
debido a los diversos trmites que se tienen que realizar, los cuales consecutivos conforme
a la ley que rige al sector gasolinera.
3.2.2

Identificacin Documental

La identificacin del tipo de documentacin que se maneja en CORPOGAS fue

determinada en el diagnstico inicial del archivo, en el cual se puede observar incluso la
dependencia generadora (Ver punto de 2 y 3 del diagnstico)
En cuyos resultados se puede apreciar los siguientes tipos de documentos:
Sustantivos: Aquellos que se relacionan con la funcin especfica del rea o institucin que
las genera, cmo son: Permisos de CAPUFE, Vo.Bo. Proteccin civil, Vo.Bo. Municipio,
Vo.Bo. Vialidad, Estudios de riesgo, Planos de autorizacin de proyecto PEMEX,
Franquicias, Alineamiento y nmero oficial, Mecnica de suelo, Anuencia de vecinos,
Estudios geotcnico, Planos de licencia de construccin, Resolucin de impacto ambiental,
Acta constitutiva, etc.
Contables, fiscales y financieros: Estos documentos reflejan desde la formacin del
presupuesto, su autorizacin y el ejercicio del gasto; cmo son: Altas R1, Cdulas RFC,
Pagos de agua, luz y telfono, pagos de los diversos trmites realizados ante las
dependencias reguladoras.
Pg.: 41 de 93

Legales: Son los que se utilizan para tramitar quejas, denuncias, litigios, etc. Cmo son los
Poderes de representantes legales, Acta constitutiva, demandas vecinales, Contratos
sindicales CTM, etc.
No se tiene documentacin del tipo personal, ya que esta actividad es una responsabilidad
del rea de Recursos Humanos en particular.

3.2.3. Clasificacin
Los criterios de clasificacin definidos fueron los siguientes
Fondo:
Se tomo cmo fondo el nmero y nombre de la estacin de servicio o proyecto, esto
considerando el principio de procedencia, ya que PEMEX otorga un cdigo nico a cada
franquicia. A esta identificacin nica se le suma el nombre de la estacin marcada en el
acta constitutiva de la misma. (Ver anexo B.)

Nombre
Servicio Boturini
Gasolinera La Grande
Servicio Iris
Inmobiliaria Tepepan
Servicio Eclipse

Estacin
ES 0091
ES 3494
ES 5771
ES 5450
ES 5817

Seccin y serie:
Para la seccin se toma en cuenta la dependencia que genera el documento. Ejemplo:
SHCP, PEMEX, Delegaciones, Ecologa, etc. Estas se orden por orden cronolgico de
acuerdo a los trmites requeridos por cada proyecto dependiendo de la regulacin aplicable.
En las series se considero la tipologa documental cmo son las Licencia de construccin,
planos autorizados, Vo.Bo. Municipios, etc. Los cuales se ordenan de manera cronolgica.
(Ver anexo C).
Ejemplo. Estacin de servicio en el Estado de Mxico
Fondo: Gasolineria La Grande ES3494
Seccin
Serie
Alta RFC R1
SHCP
Cdula Fiscal RFC

Pg.: 42 de 93

Cambio de domicilio R2
Los documentos que integran cada serie no se ordenan alfabticamente, sino conforme se
van generando (cronolgico), ya que esto permite su fcil acceso y por lo tanto contribuye a
la toma de decisiones oportunas dentro de CORPOGAS.
A continuacin aparece el Cuadro de Clasificacin utilizado en el proyecto.
Fondo: Gasolineria La Grande ES3494
Seccin
Serie
Constancia de trmite (Franquicia)
PEMEX
Contrato de suministro
Contrato de Franquicia
Contrato de crdito a estaciones de servicio
Oficios especificaciones tcnicas
Fondo: Gasolineria La Grande ES3494
Seccin
Serie
Levantamiento Topogrficos
Municipio
Alineamiento y nmero oficial
Ecatepec
Licencia de construccin
Planos de construccin
Terminacin de obra
Licencia de funcionamiento
Fondo: Gasolineria La Grande ES3494
Seccin
Serie
Contratos de servicios
CFE
Pagos de servicios
Solicitud de servicios adicionales
Fondo: Gasolineria La Grande ES 3494
Seccin
Serie
Acta constitutiva
NOTARIA Poder de representantes legales
Asambleas generales ordinarias
Asambleas generales extraordinarias
Escrituras de terreno

La ordenacin de cada seccin es conforme se van realizando los trmites ante las
dependencias gubernamentales para la puesta en marcha del proyecto hasta la apertura de la
estacin al cliente.

Pg.: 43 de 93

Ejemplo:

Estacin de servicio en el DF

Se observa que siguen los mismos lineamientos de ordenacin tanto en el fondo, como en la
serie.
Fondo: Gasolineria Palacios ES5147
Seccin
Serie
Alta RFC R1
SHCP
Cdula Fiscal RFC
Cambio de domicilio R2

Fondo: Gasolineria Palacios ES5147

Seccin
Serie
Constancia de trmite (Franquicia)
PEMEX
Contrato de suministro
Contrato de Franquicia
Contrato de crdito a estaciones de servicio
Oficios especificaciones tcnicas

Fondo: Gasolineria Palacios ES5147

Seccin
Serie
Alineamiento y nmero oficial
Delegacin Licencia de demolicin
Coyoacan
Licencia de construccin
Manifestacin de terminacin de obra
Planos de licencia de construccin
Vo.Bo de seguridad y operacin
Registros de constancia de seguridad estructural
Autorizacin de uso y ocupacin
Orden de visita de verificacin
Planos de licencia de construccin

Fondo: Gasolineria Palacios ES5147

Seccin
Serie
Proteccin Civil Vo.Bo. de Proteccin Civil

Pg.: 44 de 93

Fondo: Gasolinera Palacios ES5147

Seccin
Serie
DGCOH
Factibilidad de servicios de agua potable y
alcantarillado
Suministro de servicios hidrulicos

Fondo: Gasolinera Palacios ES5147

Seccin
Serie
Contratos de servicios
CFE
Pagos de servicios
Solicitud de servicios adicionales

Fondo: Gasolinera Palacios ES5147

Seccin
Serie
Acta constitutiva
NOTARIA Poder de representantes legales
Asambleas generales ordinarias
Asambleas generales extraordinarias
Escrituras de terreno

Fondo: Gasolinera Palacios ES5147

Seccin
Serie
SECRETARIA Resolucin de impacto ambiental
DEL MEDIO Certificado de cumplimiento de instalacin del sistema
AMBIENTE
de recuperacin de vapores
Visita de verificacin ordinaria

Fondo: Gasolineria Palacios ES5147

Seccin
Serie
Memorias descriptiva de proyecto
DECOTEC Memoria de calculo
Mecnica de suelos

Fondo: Gasolineria Palacios ES5147

Seccin
Serie
Certificado de zonificacin para uso de suelo especfico
SEDUVI
Licencia de uso de suelo

Pg.: 45 de 93

Fondo: Gasolineria Palacios ES5147

Seccin
Serie
Vo.Bo. de SETRAVI
SETRAVI
Plano de Operacin de estacin autorizado
Vo.Bo. para la reubicacin del puente peatonal

Fondo: Gasolineria Palacios ES5147

Seccin
Serie
Contratos de obra
CTM
Contratos colectivos de trabajo anuales
Revisin de tabulador

Fondo: Gasolineria Palacios ES5147

Seccin
Serie
Contrato de arrendamiento
DOCUMENTOS Contrato de comodato
INTERNOS
Oficios de solicitud y respuesta a todas las dependencias
generadoras y de trmite

Cabe mencionar que la documentacin generada para cada estacin depende de la

legislacin y regulacin aplicable al lugar donde se instala la gasolineria en servicio.
En muchos casos la elaboracin de carpetas no se puede estandarizar debido a que la
documentacin, trmites y dependencias generadoras varan de nombre, vigencia y
autoridad de acuerdo al marco legal de la entidad. (Ver anexo D.)
Por otro lado, existe documentacin que es generada por necesidades y requerimientos
propios de la autoridad o la comunidad, tales cmo son cambios de semforos, derribo y
sembrado de rboles, reubicacin o adecuacin de postes de luz, rampas y banquetas,
bardas, pasos peatonales, etc. Los cuales muchos no estn declarados en la normatividad,
pero quedan a criterios de la misma autoridad.
3.2.4 Ordenacin

En CORPOGAS se decidi por realizar una ordenacin del tipo Cronolgica, lo que
significa que los documentos se ordenan consecutivamente de acuerdo con la fecha de
generacin y se archivan de manera descendente es decir, la fecha ms reciente es la que se
encuentra al inicio.

Pg.: 46 de 93

Fondo: Gasolineria Palacios ES5147

Seccin
Serie
Asambleas generales ordinarias
NOTARIA
Asamblea general ordinaria del 2005
Asamblea general ordinaria del 2004
Asamblea general ordinaria del 2003
Asamblea general ordinaria del 2002

3.2.5 Elaboracin de carpetas y expedientes

Despus de realizar el diagnstico y las encuestas, se pudo apreciar que existan dos grupos
de informacin:
Estaciones de servicios. Son las gasolineras que se encuentran ya operando porque han
cubierto todos los requisitos legales y regulatorios establecidos por la autoridad y por la
Franquicia de PEMEX. Estas ya cuentan con el nmero nico de estacin asignados por
Petrleos Mexicanos.
Proyectos de Estaciones. Son las gasolinerias que NO se encuentran operando, y continan
en alguna fase de trmites legales, regulatorios por la autoridad o PEMEX. Estas slo se
identifican por su nombre del Proyecto
Considerando que un archivo de trmite es la unidad responsable de la administracin de
documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las actividades de la
organizacin, se estableci que toda la informacin concerniente a los Proyectos de
estacin sea parte del ARCHIVO DE TRMITE, ya que su uso es constante por las
diversas diligencias que deben realizar antes las autoridades para lograr la concesin.
Mientras que toda la informacin relacionada con las Estaciones de Servicio en operacin
es considerada como parte de ARCHIVO DE CONCENTRACIN, ya que esta se
encuentra aprobada y por consiguiente tiene un nmero de estacin nico asignado por
PEMEX, la documentacin se consulta espordicamente por las unidades administrativas
de la organizacin.
La transferencia en ambos archivos es responsabilidad del Jefe de Archivo de CORPOGAS
y se da de manera automtica al obtener la franquicia por parte de PEMEX. El documento
que avala este titulo es la Constancia de Trmite, mediante la cual se asigna el nmero
nico, que otorga Petrleos Mexicanos a la estacin de servicio.
Cuando el proyecto de gasolinera se convierte estacin de servicio ocurre la nica
transferencia fsica del archivo de CORPOGAS.

Pg.: 47 de 93

El Archivo de Trmite y el Archivo de Concentracin se encuentran en el mismo lugar

fsico (sptimo piso) en la disposicin que se marca en la figura 6.
Una vez establecidos: los fondos, secciones y series con la cual se tienen que clasificar la
documentacin, se decidi utilizar cmo medio de archivo: Carpetas y Expedientes en
ambos casos (Archivo de Trmite y Archivo de Concentracin)

Carpetas: Se encuentran los documentos generados para realizar algn trmite ante
algunas dependencias de gobierno. Estas tiene la caracterstica de ser almacenadas en
anaqueles verticales.

La descripcin utilizada para identificar, gestionar y localizar los documentos de archivo de

trmite y concentracin con la finalidad de facilitar al archivonomo el control del acervo
bajo su custodia y localizar con mayor rapidez los expedientes depositados en el archivo
fueron las guas.
Tipo cromtico de descripcin utilizado: botones de colores para tener una visin ptica
del tipo de documentacin que contiene cada carpeta.
Los colores empleados en los costados de las carpetas significan:
Naranja - Documentos generales y planos de licencia de construccin
Azul - Plano de PEMEX autorizados
(Ver anexo E)
Verde - Estudios de riesgo
(Ver anexo F)
Rosa - Contratos de Obra
(Ver anexo G)
La asignacin de colores fue una medida de control visual y como seguimiento a una de las
prcticas empresariales de clase mundial que son las 5S. (Filosofa japonesa de orden y
limpieza). Separadores en cada seccin indican la dependencia generadora y las pestaas
que identifican el tipo de documento (serie). El fondo se encuentra establecido en los lomos
de cada carpeta.

Expedientes. En estos se encuentran los documentos del tipo legal, que debido a su
importancia, tamao y forma, as como su confidencialidad requieren un tipo especial
de cuidado para su conservacin y resguardo, por lo cual se requiri de archiveros
laterales, utilizando como medio de almacenamiento flder tamao oficio con ganchos
para archivos horizontales.

Pestaas en cada costado del flder indica el fondo (nombre y nmero de estacin) as
como la seccin (notarias). Adicionalmente, se encuentran etiquetas con una breve
descripcin de la serie documental contenida. (Ver anexo H)

Pg.: 48 de 93

Herramientas de Control de Archivo

Las herramientas administrativas de control (Ver anexo I) que se establecieron e
implementaron quedaron asentados en los procedimientos documentados del sistema de
gestin de calidad aprobados por la direccin. Los controles fueron:
o Libreta de ingreso de documentos. Con el fin de identificar y clasificar a los
documentos desde su entrada al archivo en el fondo, seccin y serie a la cual
pertenece y determinar la responsabilidad del usuario. As como su estado
fsico del documento que se ingresa. (Ver anexo J)
o Libreta de prstamo de documentos.
Evitar robo y extravi de
documentacin, as como fincar responsabilidades en caso de dao,
deterioro o perdida. Evitando el mal uso de la informacin. (Ver anexo K)
o Libreta de control de copias certificadas. Creada para administrar la
generacin de documentos notariados dentro de la organizacin as como
fincar responsabilidades dentro del usuario sobre su uso. (Ver anexo L)
Se decide llevarlo por medio de bitcoras debido a que existe una poltica interna definida
por el Director General y Dueo de Corpogas.
3.2.6

Infraestructura de los Archivos de CORPOGAS

Se compraron 6 archiveros con gaveta y retractiles con entrepao y con jaladora tipo arco
en los frentes de madera.
El cuerpo del archivero fabricado en lmina calibre 20 y refuerzos en calibre 18. Gavetas
con accesorios ajustables para archivar de expedientes colgantes tamao carta y/o oficio y
correderas embalinadas de extensin total de 75 Kg. de capacidad por gaveta.
Mecanismo de cierre de seguridad en ambos lados del archivero, evitando que salga ms de
una gaveta a la vez, as cmo contrapeso en la parte posterior, por seguridad de operacin
cumpliendo con la norma BIFMA (Bussines and Institutional Furniture Manufactures
Association)
Regatones niveladores en el zoclo para su correcta colocacin en cualquier tipo de piso con
acabados de pintura epxica, horneado a 210 grados C, previo tratamiento de limpieza y
fosfatizado, con medidas de 0.80x0.53x1.50 cms.
Adems, de la adquisicin de 12 anaqueles metlicos con cinco entrepaos ajustables
dependiendo de las medidas de las carpetas o expedientes. Cubiertos con pintura epxica
para evitar su oxidacin en dao en la documentacin y con zoclo para evitar deterioro por
humedad en pisos. (Ver figura 6).

Pg.: 49 de 93

El archivo se encuentra ubicado en el noveno piso de CORPOGAS. La disposicin del

mobiliario y estantera se presenta en el siguiente croquis con el fin de aprovechar al
mximo el espacio asignado al acervo documental. (Ver Anexo LL).

0.60

0.65

0.60

0.53

0.53
2.00

0.60

0.60

0.60

0.60

0.44

Archivo de Concentracin

Archivo de Trmite

Figura 6 Croquis del Archivo

Adecuacin de los Archivos.
Despus de varios cambios fsicos dentro del edificio del corporativo. Este se instala
finalmente en el Noveno Piso con las siguientes caractersticas. (Ver anexo M).
Ubicacin: Noveno Piso
Fsicas:
rea

24 metros cuadrados. Que fueron los otorgados

por la empresa para la creacin del Archivo.
En el cual se establecieron como resultado de la
organizacin de archivo finalmente 93.3 metros
lineales de documentacin, siendo el 50% de la
capacidad instalada para tal fin.

Pg.: 50 de 93

Temperatura:
Luz:

Seguridad

Altura

Temperatura ambiente con aire acondicionado

aproximadamente 20 C +/- 3
Luz natural con luz blanca de nen con cuatro
lmparas OSRAM de 120 Volts independientes
por pasillo
Dos extintores del tipo ABC con 10 metros de
distancia entre ambos, conforme lo establece la
NOM-002-STPS-2000
Condiciones
de
seguridad, prevencin, proteccin y combate
contra incendios en centros de trabajo.
2.40 metros

Elaboracin de procedimientos documentados con las polticas del archivo.

Una de las herramientas administrativas de control es la generacin de procedimientos
documentados, con la finalidad de crear estndares de trabajo y establecer los lineamientos
generales para el control de los procesos y por consiguiente la mejora contina de los
mismos.
Para el caso del Archivo no fue la excepcin, sin embargo su creacin tuvo que cumplir con
los lineamientos propios del sistema de calidad certificado bajo la norma ISO 9001:2000.
El cumplimiento de este punto y de los requisitos en general se encuentran descritos en la
seccin 3.6 de este capitulo.
Capacitacin
Una tarea que se realiz a la par de la clasificacin de la documentacin y la organizacin
Del archivo, fue la de capacitar e informar a los usuarios sobre la importancia del Archivo y
de los controles que se haban implementado para su correcta administracin y control.
Adems, lo relevante que era su participacin para contribuir con el buen funcionamiento
del archivo. (Ver anexo N).
Esta actividad se realiz en primera instancia con los directores para que ellos informaran
posteriormente a sus subordinados y estuvieran enterados sobre las reglas a seguir.
Independientemente que a cada nuevo ingreso de documentacin, prstamo, etc., se le
informaba al usuario sobre los cambios y los nuevos requisitos administrativos. Donde el
mayor problema que se tuvo, fue en el crear una cultura de registro en las libretas de
control.
Cmo parte de ese entrenamiento fue el entrenar a los usuarios en el manejo del software de
aplicacin Docuware (ver seccin 3.5 de este captulo). Para esto llevo una presentacin de
la cual se muestra parcialmente a continuacin. Posterior a la ponencia hubo una sesin de

Pg.: 51 de 93

preguntas y respuesta; para aclarar dudas, conceptos, controles y criterios en la

organizacin del archivo.
3.2.7

Digitalizacin

Cmo parte de la organizacin del archivo se considero cmo etapa final la automatizacin
del mismo, siendo esta una responsabilidad propia del jefe del archivo la seleccin del
software, recibir la capacitacin cmo administrador de software, brindar la capacitacin a
los usuarios sobre su manejo, realizar la captura y digitalizacin de toda la documentacin.
Esta gestin electrnica de la documentacin permite archivar documentos con el mismo
fondo, seccin y serie establecidos en papel, manteniendo una base de datos eficiente y
rpida que permite su consulta a travs de una PC.
Con la ayuda de este software de aplicacin, se busco que con slo presionar un botn se
pueda accesar a los documentos almacenados desde cualquier estacin de trabajo dentro de
CORPOGAS. Y con ello, agilizar trmites gubernamentales y as evitar el dao a la
documentacin original con una consulta directa.
Adems que se tienen socios en el extranjero (Espaa) y estaciones en distintas regiones
del pas (Estado de Mxico, Cuernavaca y Cancn) quienes necesitan la informacin de
manera oportuna y rpido.
El proceso de digitalizacin utiliza la misma clasificacin marcada en el punto 3.4 del
presente capitulo. Esta tarea se efecto cmo una actividad en paralelo a la clasificacin e
identificacin documental en papel como una medida de reducir costos y tiempos en la
organizacin total del archivo de CORPOGAS.
El software que se selecciono fue el DocuWare 4, versin 4.5 software de aplicacin para
la administracin de archivos de origen alemn.
Caractersticas del Software:
Permite escanear, indexar, procesar y visualizar todo tipo de
documentos. Los documentos son escaneados o bien importados
desde los programas que fueron generados.
Asigna privilegios diferenciados para el acceso a documentos, no
solo a nivel de archivador sino tambin a nivel de documentos
individuales, permite controlar al acceso a la informacin en base a
grupos o a individuos.
Visualiza los archiveros de un modo jerrquico
Una vez recuperados los documentos, permite:
Visualizacin en pantalla, e incluso por otros usuarios
Impresin en papel
Edicin en el programa en el cual fueron generados

Pg.: 52 de 93

Envos por fax o correo electrnico

Maneja un base de datos central que permite un acceso rpido a la
recuperacin de documento
El manejo de la documentacin electrnica en formato TIFMAKER,
permite archivarlos permanentemente en su aspecto original,
protegidos contra revisin o manipulacin, ocupando menor espacio.

Se cuenta con una licencia de red, la cual contiene una:

o Licencia completa
o Cuatro licencias de slo lectura. Que permite acceder a documentacin en
modo de slo lectura.
o Licencia de sitio que incluye DocuWare ODBC para conectar a una base
datos SQL server.
Las caractersticas tcnicas mnimas que se requirieron fue:

Servidor de base de datos: Pentium 200 Mhz, 256 MB RAM

Capacidad de almacenamiento mnima para SQL server: 1 GB adems de la capacidad
necesaria para los archivos temporales, los documentos y la base de datos
Servidor Windows NT (Paquete de servicio 5+)
Internet explorer 5.0 o superior

Consulta
Electrnica

Envi
Va email
Escanear
documentacin

Almacenamiento
Temporal

Clasificacin
Electrnica

Archivo
Digital

Impresin en
papel

Envin directo
de fax

Captura y digitalizacin

Aplicaciones / Facilidades

Figura 7 Proceso de Digitalizacin del Archivo de CORPOGAS

Pg.: 53 de 93

El proceso de digitalizacin consto de 5 etapas. (Ver Figura 7).

Primera etapa / Escanear Documentacin: Consiste en que los documentos en papel, tales
como actas constitutivas, contratos, etc., son convertidos a un formato digital (PDF) a
travs de un escner. En principio, un escner funciona como un equipo de fax, aunque de
modo significativamente ms rpido. Aunque previo a esto existe una preparacin de la
documentacin que consiste en quitar clips, grapas, dobleces, etc.
Cabe mencionar que la digitalizacin se hizo a la par de la preparacin. Est actividad no s
omite sino se realiza de manera implcita y automtica al escanear la informacin.
No importa el tamao del documento, ya que la tecnologa de un escner puede procesar de
todo, desde tarjetas de negocios hasta documentos DIN A0 (norma alemana para la
elaboracin de documentos) y mayores cmo son los planos de construccin.
Segunda etapa / Almacenamiento Temporal: Una vez escaneados los documentos se
encuentran dentro del software en la memoria temporal, donde son indexados en la forma
que fueron capturadas.
Tercera etapa / Clasificacin Digital: Consiste en clasificar en la base al fondo, seccin y
serie determinado en papel, para mantener los principios de procedencia (PP) y de orden
original (OO), para facilitar su bsqueda y acceso.
Cuarta Etapa / Archivo Digital: Inmediatamente despus de guardar un documento, todas
las estaciones de trabajo tendrn acceso al mismo de manera digital y visualizarlo en su
terminal. Utilizando el mismo fondo (Nombre y nmero de estacin)
Quinta etapa / Aplicaciones - Facilidades: Consiste en todas las opciones de administracin
de la documentacin que se tienen una vez dentro de la base datos del archivo digital. Estas
aplicaciones son

El envi de documentacin digital por va mail a los usuarios dentro de la

organizacin en Mxico y el extranjero.
Consulta directa por los usuarios dentro de sus terminales.
Impresin directa del documento en Papel
Envi del documento electrnico va fax directamente

En el anexo , reaprecian el ambiente de windows en el cual DocuWare almacena y

accesa a la documentacin en formato digital.

Pg.: 54 de 93

3.3

Sistema de Calidad ISO 9001:2000

Las actividades de organizacin y digitalizacin, independientemente de cumplir con los

principios y bases establecidos por la Archivonoma, se cumpli con un marco normativo
de sistema de calidad ISO 9001:2000 bajo la cual se encuentra certificada CORPOGAS.
(Ver anexo O).
Para esto se recibi un entrenamiento que consisti en:
Curso de Interpretacin de la norma ISO 9000
Curso de Auditor Interno ISO 9000
Curso de Tcnicas Estadsticas
Con estas herramientas y conocimientos se establecieron los lineamientos administrativos y
operativos necesarios para cumplir con este estndar internacional de calidad. Con la
finalidad entender mejor su aplicacin en el archivo, se explicar el requisito y su forma de
aplicacin dentro del Archivo de CORPOGAS.
Uno de los principios de la norma ISO 9001:2000 es el enfoque de procesos. En los cuales
existe la siguiente clasificacin:
Que agregan valor (aquellos que son la razn de ser de la organizacin, su
cadena de valor, es decir las estaciones de servicio),
Coordinadores, aquellos que administran los recursos y las actividades,
como son las direcciones de CORPOGAS (comercial, general, jurdica,
etc.).
Habilitadores (que son aquellos que dan soporte a todos los procesos y
suministran informacin y recursos necesarios para la prestacin del
servicio).
Dentro de este ltimo rubro entran el PROCESO DE ARCHIVO.
A continuacin, se presenta todo el contenido de la Norma ISO 9001:2000, la cual se
encuentra dividida en clusulas y sub clusulas, en donde se encuentras los DEBES de la
norma. Un DEBE: significa que cuando aparece textualmente en el desarrollo de la norma
es un requisito obligatorio que tiene que cumplir la organizacin.
Las sub clusulas subrayadas y marcadas con un asterisco, son las sub clusulas aplicables
al Archivo de trmite y concentracin de CORPOGAS. Las cuales son necesarias
desarrollar y documentar para su cumplimiento con la norma internacional ISO 9001:2000.
Este punto es fundamental, ya que cualquier desviacin o incumplimiento de un requisito
de la norma o los procedimientos documentados en el archivo puede originar una No
conformidad.

Pg.: 55 de 93

La cantidad de No conformidades detectadas ya sea internamente o externamente pueden

provocar el no certificarse en ISO 9001:2000 o perder la certificacin. Siendo el lmite
mximo 9 no conformidades durante una auditoria externa por el organismos certificador.
El contenido de la norma internacional ISO 9001:2000 Sistemas de Gestin de Calidad,
es el siguiente:
0 INTRODUCCIN
0.1
0.2
0.3
0.4

GENERAL
ENFOQUE DE PROCESO
RELACIN CON ISO 9004
COMPATIBILIDAD CON OTROS SISTEMAS DE GESTIN.

1 ALCANCE
1.1 GENERAL
1.2 APLICACIN
2 NORMAS DE REFERENCIA
3 TRMINOS Y DEFINICIONES
4 SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
4.1 REQUISITOS GENERALES
4.2 REQUISITOS DE DOCUMENTACIN
4.2.1
GENERAL
4.2.2
MANUAL DE CALIDAD
CONTROL DE DOCUMENTOS *
4.2.3
4.2.4
CONTROL DE REGISTROS *
5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIN
5.2 ENFOQUE HACIA EL CLIENTE
5.3 POLTICA DE CALIDAD
5.4 PLANEACIN
5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN
5.6 REVISIN POR LA DIRECCIN
6 GESTIN DE LOS RECURSOS
6.1 PROVISIN DE LOS RECURSOS
6.2 RECURSOS HUMANOS
6.3 INFRAESTRUCTURA
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO
7 REALIZACIN DEL PRODUCTO
7.1 PLANEACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
7.3 DISEO Y DESARROLLO
7.4 COMPRAS
7.5 PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO
7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE MONITOREO Y MEDICIN
8 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
8.1 GENERAL

Pg.: 56 de 93

8.2 MONITOREO Y MEDICIN

8.2.1 SATISFACCIN DEL CLIENTE
8.2.2 AUDITORIAS INTERNAS *
8.2.3 MONITOREO Y MEDICIN DE PROCESOS *
8.2.4 MONITOREO Y MEDICIN DEL PRODUCTO
8.3 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME
8.4 ANLISIS DE DATOS
8.5 MEJORA
8.5.1 MEJORA CONTINUA
8.5.2 ACCIONES CORRECTIVAS *
8.5.3 ACCIONES PREVENTIVAS

Revisando los requisitos aplicables en Archivo cmo proceso habilitador tenemos:

3.3.1 Control de Documentos
En esta parte tenemos una Instruccin de Archivo en donde se establecen los criterios,
polticas y controles necesarios para crear estndares de servicio y formas de trabajo. Esta
instruccin incluye la forma de clasificacin (fondo, serie y seccin), manejo de
DocuWare y el uso de libretas de prstamo e ingreso. Adems de facilitar la capacitacin
de nuevos usuarios.
Esta instruccin de trabajo cumple con los lineamientos de elaboracin y control de
documentos del Corporativo, que establece:
a)

Aprobar los documentos para su adecuacin, antes de su emisin61; por lo cual la

Instruccin de Archivo se encuentra firmado y autorizado por el jefe inmediato del
mismo. (Ver Figura 8).
62

b) Revisar y actualizar los documentos, como sea necesario y reaprobarlos ; en caso de

existir alguna modificacin o mejora de la Instruccin del archivo ser autorizada por
las mismas instancias que le dieron origen en un principio (jefe de Archivo).
c)

Asegurar que se identifiquen los cambios y el estado de revisin vigente de los

documentos63. Para esto se lleva un control de revisin mediante un nmero arbigo
00, y cuando sufre algn cambio es necesario incrementar en uno el nmero de
revisin.

d) Asegurar que las ediciones pertinentes de los documentos aplicables estn disponibles

en los puntos de uso64; Para este punto se encuentra toda la documentacin dentro de
una red interna (INTRANET) mediante la cual se puede acceder a cualquier

61

ISO 9001:2000 op.cit. Pg. 10.

Ibd. Pg. 10.
63
Ibd. Pg. 10.
64
Ibd. Pg. 10.
62

Pg.: 57 de 93

procedimiento e instruccin del Sistema de calidad. Y mediante el cual se asegura que

los documentos se conserven legibles y fcilmente identificables.
e)

65

Prevenir el uso no intencionado de los documentos obsoletos65. Para este punto,

cuando cambian de revisin este implica varias cosas:
Elimina de la red el documento anterior
Se destruyen las copias controladas distribuidas a las reas
Se mantienen nicamente el documento original obsoleto
Se coloca una leyenda una leyenda de Documento Obsoleto sobre el original
anterior (que se encuentra en medio impreso).

Ibd. Pg. 10.

Pg.: 58 de 93

Figura 8

Instruccin de Trabajo

Pg.: 59 de 93

Figura 8

Instruccin de Trabajo

Pg.: 60 de 93

Figura 8

Instruccin de Trabajo

Pg.: 61 de 93

IMPORTANTE: El control de toda la documentacin generada como parte del sistema de

gestin de calidad ISO 9001:2000 esta a cargo del Coordinador del Sistema de Calidad y es
su responsabilidad el archivo, almacenamiento, y disposicin final, ya sean el manual de
calidad, procedimientos e instrucciones de trabajo.
El jefe de archivo nicamente cumple los lineamientos establecidos por el coordinador de
calidad para la elaboracin y control de sus instrucciones de trabajo.
En el archivo se tiene nicamente una instruccin de trabajo de la cual se desprenden tres
registros de calidad.
El siguiente requisito aplicable al PROCESO DEL ARCHIVO es el control de registros.
Este requisito no se refiere a los registros que se resguardan en el archivo de otras fuentes
generadoras, aunque con slo cumplir con los lineamientos de clasificacin y digitalizacin
de documentacin automticamente se cumplira con este elemento. Su aplicacin va en el
llenado de las libretas de control; las cuales demuestran y proporcionan evidencia de que
se esta cumpliendo con el procedimiento y sus controles

3.3.2 Control de Registros

Los registros deben mantenerse legibles, fcilmente identificables y recuperables. Se debe
establecer un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para la
identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de retencin y
disposicin de los registros66.
Identificacin

Almacenamiento Proteccin

Recuperacin Retencin

Disposicin

Libreta de ingreso Oficina

de documentacin archivo

de Gaveta

Por fecha de Hasta

llenado
llenado

su Archivo

Libreta
de Oficina
prstamo
de archivo
documentacin

de Gaveta

Por fecha de Hasta

llenado
llenado

su Archivo

Libreta de control Oficina

de
copias archivo
certificadas

de Gaveta

Por fecha de Hasta

llenado
llenado

su Archivo

66

ISO 9001:2000 op.cit. 10

Pg.: 62 de 93

3.3.3 Monitoreo y Medicin de Procesos

CORPOGAS debe aplicar los mtodos adecuados para el monitoreo y, cuando sea
aplicable, la medicin de los procesos del sistema de gestin de la calidad. Estos mtodos
deben demostrar la habilidad de los procesos para cumplir con los resultados planeados.
Cuando no se logre cumplir con los resultados planeados, se deben tomar acciones
correctivas, como sea apropiado, para asegurar la conformidad del producto67.
Para este punto se tienen auditorias internas de calidad (auditoras administrativas)
programadas dos veces al ao. Las cuales sirven para verificar el cumplimiento de los
lineamientos establecidos por el Jefe de Archivo en su Instruccin de Archivo y el correcto
llenado de las libretas de ingreso, prstamo y control de copias certificadas.
Este monitoreo de actividades incluye tambin la revisin de las instalaciones del archivo,
el acceso de la informacin a base datos para verificar su correcta clasificacin conforme a
los lineamientos establecidos en la instruccin de trabajo.
En caso de existir alguna desviacin se tomaran las medidas necesarias para evitar su
reincidencia conforme a lo establecido en los procedimientos de acciones correctivas y
preventivas de la organizacin.
Aunque el siguiente no es un punto que administre el jefe de archivo esta sujeto a su
verificacin.
Adems, que el Jefe de Archivo posee la funcin de auditor interno de calidad y su
formacin acadmica le da un carcter cmo experto tcnico para auditar los archivos
operativos para el control de sus registros de las distintas estaciones de servicio y reas que
integran la organizacin; dando con ello un valor agregado al proceso de auditoria.

3.3.4 Auditorias Internas

La organizacin debe llevar a cabo auditorias internas en intervalos planeados para
determinar si el sistema de gestin de la calidad:
a) es conforme con los acuerdos planeados con los requisitos de esta Norma Internacional y

con los requisitos del sistema de gestin de la calidad establecidos por la organizacin;
y,
68
b) ha sido eficazmente implantado y mantenido .
Para esta actividad se tiene un procedimiento de auditorias internas, en el cual existe un
auditor lder quien se encarga de coordinar este proceso de verificacin. Como parte de
67
68

ISO 9001:2000 op.cit. Pg. 20.

Ibd. Pg. 21.

Pg.: 63 de 93

estas actividades entrega un programa inspeccin al Jefe de Archivo indicndole los

horarios, reas, requisitos de la norma ISO 9001:2000 y procedimientos por auditar.
Al finalizar el proceso de auditoria, el Jefe de archivo entrega al auditor lder un reporte
final con las situaciones, incumplimientos y conclusiones de las verificaciones realizas en
cada rea.

3.3.5 Accin Correctiva

La organizacin debe tomar acciones que eliminen las causas de no conformidad con el
fin de prevenir su recurrencia. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos
de las no conformidades encontradas69.
En caso de existir deficiencias en la operacin actuamos de manera sistemtica y metdica,
lo cual nos permite resolver los problemas o incumplimiento a requisitos de la norma
internacional ISO 9001:2000, evitando recurrencias.
Todo esto el cumplimiento del procedimiento de acciones correctivas que establece cmo
mtodo para resolver los incumplimientos los siguientes pasos:
Paso 1: Utilice el enfoque de equipo.
El responsable del rea establece un equipo con conocimiento del proceso / producto,
autoridad y habilidades tcnicas requeridas para solucionar el problema e implementar
acciones correctivas. El equipo debe tener un lder asignado.
Paso 2: Describa el problema.
El equipo de trabajo especifica la fuente del incumplimiento (externo, interno, queja de
cliente), e identifica quien, que, cuando, donde, porque, como, cuanto con respecto al
problema.
Paso 3: Implemente y verifique acciones de contencin.
Los responsables de las reas involucradas con el incumplimiento, definen e implementan
actividades de contencin para aislar los efectos del problema, ya sea interna o externa
hasta que la accin correctiva este implementada. Verificando la efectividad de la accin de
contencin.
Paso 4: Identifique y verifique las causas raz.
Identificar todas las posibles causas las cuales pudieran explicar el problema ocurrido. El
equipo de trabajo asla la causa(s) raz principal (es) utilizando la tcnica estadstica que
considere mas apropiada al problema.

69

ISO 9001:2000 op.cit. Pg. 22

Pg.: 64 de 93

Paso 5 Verificar las acciones propuestas.

Cuando sea posible, a travs de simulaciones y/o pruebas piloto, confirme
cuantitativamente que la accin(es) correctiva seleccionada resolver la no conformidad y
no causara efectos laterales indeseables. Definir acciones de contingencia slo si se hace
necesario basadas en la valoracin del riesgo. El equipo de trabajo evala las acciones a
tomar, y las resume en un plan de accin correctiva. estableciendo actividades,
responsables y fechas de cumplimiento.
Paso 6: Implementar acciones correctivas permanentes.
Una vez que se establecen e implementan las acciones correctivas en el plan de accin. El
equipo de trabajo define los controles subsecuentes (indicadores) necesarios para asegurar
que la causa raz ha sido eliminada.
Paso 7: Prevenga la recurrencia.
El Representante de la Direccin del SGC enva a un auditor interno con el fin de verificar
el cumplimiento y/o seguimiento de actividades e indicadores, para revisar y registrar que
los resultados de las acciones correctivas tomadas fueron realmente efectivas, es decir
eliminaron la causa raz.
El auditor recaba la evidencia para demostrar que las actividades se han cubierto y se han
tomado las acciones necesarias para evitar su recurrencia (Ej. Creacin y/o modificacin de
los sistemas de administracin, sistemas de operacin, practicas, registros y
Procedimientos)
Paso 8: Felicite al equipo.
Reconozca los esfuerzos colectivos de su equipo, cuando la accin correctiva ha sido
solucionada. Comunique los resultados y los conocimientos adquiridos en el proceso.
Concluimos que la implementacin de un sistema de calidad resulta una herramienta de
control administrativo complementaria, ya que es indispensable primero: la ordenacin y
clasificacin del archivo para posteriormente estandarizar actividades como lo establece
ISO 9001:2000.

Pg.: 65 de 93

CONCLUSIONES
Se concluye que la aplicacin de los principios de procedencia u orden original son
universales y aplicables a cualquier sector o giro empresarial. Que despus de una buena
identificacin el factor clave de xito en cualquier organizacin de un archivo de Trmite y
concentracin depende de su Clasificacin y Ordenacin.
Adems que, los controles establecidos dependern tambin a la cultura organizacional para
adaptarse a su situacin y condiciones de tal manera que no sean una carga sino un
instrumento ms de gestin de la documentacin.
Un factor de xito y reconocimiento a la labor de un Archivo es la implementacin de la
tecnologa, cmo fue la digitalizacin de toda la informacin. Logrando as la
administracin electrnica de los documentos acorde con las demandas de acceso a la
informacin que se requiere actualmente en el mundo de los negocios.
Se concluye que un Archivo de Trmite y Concentracin tambin puede cumplir con las
exigencias de la globalizacin mundial, tal es caso de los requisitos en estndares
internacionales de calidad como es la norma ISO 9001:2000. Siendo indispensable primero
su organizacin para posteriormente lograr la estandarizacin del proceso archivistito.
Una vez ms queda demostrado la capacidad que tienen los egresados de la Licenciatura de
Archivonoma de la Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma (ENBA),
quienes se ven obligados a utilizar todas sus habilidades y conocimientos para poder
organizar los archivos en las diferentes instituciones pblicas o privadas, as como para la
implementacin de los controles archivsticos, pese a los limitados recursos asignados para
tal proceso.

Pg.: 66 de 93

RECOMENDACIONES

Aunque mi aportacin es el recomendar la participacin de profesionales en Archivonoma

cmo parte del comit tcnico 176 (Sistemas de Calidad-ISO 9000) quien revisa este
estndar cada cinco aos por estatutos.
Para que pueda aportar un valor agregado a las clusulas de control de documentos y
control de registros, las cuales parecen muy ambiguas desde el punto de vista archivstico.
Considerando que la base de cualquier Sistema de Gestin de Calidad es la documentacin
e informacin que maneja la empresa que implanta este modelo administrativo de control.
Tan es as, que el primer captulo de la norma habla nicamente de la documentacin del
sistema de calidad.

Pg.: 67 de 93

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ISO 9000:2000, Sistemas de Gestin de la Calidad Fundamentos y vocabularios
ISO 9001:2000, Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos
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