Beneficios de la administracin del tiempo

Nos gua siempre hacia objetivos, prioridades y caminos que nos conducen
a esos objetivos.

Evita el estrs.

Facilita la obtencin de resultados ms eficaces, eficientes y efectivos.

Podemos obtener ms y mejores resultados en menor tiempo y con menor

gasto de recursos.

Organiza mejor el trabajo y las otras actividades.

Ayuda al cumplimiento de plazos.

Tenemos ms tiempo para nuestros intereses.

Matriz de Administracin del Tiempo

Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitar no slo la
comprensin, sino que adems nos brindar una herramienta til para luego vivir el
modelo propuesto.

Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e Importante.

Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veramos
amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con
tiempo lmite, vencimientos, resolucin de problemas inmediatos, etc. Toda
actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestin orientada a
resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.

Cuadrante 2: lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a

aquellas cuestiones que si bien estn ms lejanas en cuanto a horizonte de
tiempo para su resolucin, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a
futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro
bienestar actual en pos de una memjora futura. Ejemplos son: Planificar
mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver
conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperacin de
energas
personales,
etc.
Lo Importante, No
urgente representa
el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafos
futuros.
Pero adems este cuadrante y lo que coloquemos en l, determina a todos los
dems: Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo
primero (es decir lo Importante), ser nuestra consigna. Como estas

cuestiones estn ms lejanas en el tiempo para su resolucin, no presionan

sobre nosotros. Sino, que nosotros debemos presionar sobre ellas.
Los Robatiempos
Pero tambin las personas inviertimos tiempo en actividades y tareas que no
corresponden a los Cuadrantes 1 o 2.
Llamaremos Robatiempos a estos verdaderos consumidores de nuestra
energa. A los Robatiempos los ubicaremos en nuestro esquema en:

Cuadrante 3: Lo Urgente, No Importante: componen a este cuadrante

todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En
general, representan deseos y necesidades de las dems personas que se
transforman en solicitudes explcitas hacia nosotros y nos distraen de las
tareas de los Cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es una tentacin
constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y
aceptacin personal frente a las dems personas. Aunque podemos comprobar
que el costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. En
mis cursos ejemplifico este cuadrante con una frase habitual entre nosotros:
Me pas todo el da ocupado, pero siento que no hice nada de lo importante
que tena previsto.

Cuadrante4: Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasin,

trivialidades, ocio no planificado, prdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el
pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta
de previsin y preparacin adecuada para enfrentar nuestros problemas. La
indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este
cuadrante.
Urgente

No Urgente

Cuadrante 1:

Cuadrante 2:

Crisis, Presin, Apagar

Planificacin, Visin, Valores,

Incendios, Fechas Lmites,

Preparacin, Recreacin

Problemas Acuciantes.

verdadera.

No

Cuadrante 3:

Cuadrante 4:

Importante

Interrupciones Varias,

Actividades de Evasin,

Reuniones Imprevistas,

Trivialidades, Prdidas de

Visitas Inesperadas.

Tiempo.

Importante

Conozca a los ladrones de su tiempo

Existen 24 ladrones de su tiempo, conocerlos lo ayudar a combatirlos:
A) Impuestos sobre Ud:
1) Interrupciones.
2) Esperar por respuestas.
3) Indefinicin del trabajo a realizar.
4) Trabajo excesivo.
5) Comunicaciones deficientes.
6) Cambio continuo de prioridades.
7) Procesos burocrticos.
8) Reuniones innecesarias.
9) Baja moral en la empresa.
10) Fallas frecuentes en los equipos.
11) Jefe desorganizado.
12) Prioridades en conflicto.
B) Autoimpuestos por Ud. mismo:
13) Incapacidad para delegar.
14) Desorden personal.
15) Falta de concentracin.
16) No saber escuchar.
17) Falta de autodisciplina.
18) No tomar decisiones.
19) No completar las tareas ya iniciadas.
20) Postergar frecuentemente las tareas.
21) Fatiga.
22) Excesiva socializacin en el trabajo.
23) Actitud negativa hacia el trabajo.
24) No deshacerse rpidamente de los documentos que le llegan.