AS ORGANIZAES E A NECESSIDADE DE ADMINISTRAO

Durante a maior parte de nossas vidas, somos membros de alguma organizao: uma
faculdade, uma equipe de esporte, um grupo de msica ou teatro, uma organizao religiosa
ou cvica, uma das foras armadas ou uma empresa. Algumas organizaes, como o
exrcito e as grandes corporaes, so estruturas de modo muito formal. Outras, como um
time de futebol da vizinhana, tm uma estrutura mais informal. Mas todas as organizaes,
formais ou informais, tm vrios elementos em comum. Vejamos algumas definies:
Organizao: Duas ou mais pessoas trabalhando juntas e de modo estruturado para
alcanar um objetivo especfico ou um conjunto de objetivos.
Talvez o mais bvio desses elementos bsicos seja um objetivo ou uma finalidade. O
objetivo pode variar vencer um campeonato, divertir uma platia, vender um produto
mas, sem objetivo, nenhuma organizao teria razo de existir. Alm disso, todas as
organizaes tambm tm algum programa ou mtodo para alcanar seus objetivos. Tal
programa pode envolver o treinamento de habilidades no esporte, fabricar e anunciar um
produto. Sem algum plano, provvel que nenhuma organizao seja muito eficaz. As
organizaes tambm devem adquirir e destinar os recursos necessrios para alcanar seus
objetivos uma quadra de esportes ou uma sala de ensaios devem estar disponveis;
deve-se orar o dinheiro para fazer frente aos salrios. Todas as organizaes so
compostas por pessoas e dependem de outras organizaes para obter os recursos de que
precisam um time no pode jogar sem o equipamento necessrio; os fabricantes devem
manter contato com os fornecedores. Finalmente, todas as organizaes tm lderes ou
administradores com a responsabilidade de ajud-las a alcanar seus objetivos. Esses
lderes - um treinador, um maestro, um executivo de vendas podem ser mais bvios em
algumas organizaes do que em outras, mas, sem uma administrao eficaz, provvel
que a organizao fracasse.
Administrao: Processo de planejar, organizar, liderar e controlar o trabalho dos
membros da organizao, e de usar todos os recursos disponveis da organizao para
alcanar os objetivos.
Nosso estudo trata de como as organizaes so administradas mais
especificamente, sobre como os administradores podem ajudar suas organizaes a
estabelecer e alcanar seus objetivos. Nossa nfase ser dada s chamadas organizaes
formais como empresas, organizaes religiosas, reparties pblicas ou hospitais que
proporcionam bens ou servios a seus clientes e oferecem oportunidade de carreira a seus
membros. Mas todos os administradores em todas as organizaes, independentemente do
quanto seus papis sejam formais ou informais, tm a mesma responsabilidade bsica:
ajudar os outros membros da organizao, ou a organizao em si, a alcanar uma srie de
metas.
Organizao Formal: Organizao constituda de fato e de direito proporcionando
bens e servios sociedade e oferecendo oportunidade de carreira a seus membros.

Por que as Organizaes e os Administradores so necessrios

As organizaes servem sociedade: As organizaes so importantes porque so
instituies sociais que refletem alguns valores e necessidades culturalmente aceitos. Elas
permitem que vivamos juntos e de modo civilizado, e que realizemos objetivos enquanto
sociedade. Das delegacias de polcia s grandes corporaes multinacionais, as
organizaes servem sociedade, transformando o mundo num lugar melhor, mais seguro,
mais barato e mais agradvel de se viver. Sem elas, seramos pouco mais do que animais
com crebros superdesenvolvidos.
As organizaes realizam objetivos: Considere por um instante quantas organizaes
estiveram envolvidas em trazer-nos o papel no qual este texto foi impresso: madeireiros,
uma serraria, fabricantes de vrios tipos de equipamentos e suprimentos, caminhoneiros,
uma fbrica de papel, distribuidores e muito mais. Mesmo que um individuo sozinho
pudesse fazer tudo o que essas organizaes fizeram para produzir uma resma de papel (o
que difcil de acreditar), ele jamais poderia faz-lo to bem ou to rapidamente. Com isso,
torna-se claro que as organizaes e as pessoas que as administram realizam esta funo
essencial: coordenando os esforos de diferentes indivduos, as organizaes nos permitem
alcanar metas que, de outra forma, seriam muito mais difceis ou at mesmo impossveis
de serem atingidas.
As organizaes preservam o conhecimento: Sabemos atravs da histria que, se o
conhecimento registrado destrudo em larga escala (como no incndio do museu e a
biblioteca de Alexandria, no sculo III), grande parte jamais recuperada. Dependemos dos
registros das realizaes passadas como base de conhecimento sobre a qual possamos
construir ou adquirir mais aprendizado e chegar a maiores resultados. Sem esses registros, a
cincia e outros campos do conhecimento ficaram imobilizados. Organizaes como
universidades, museus e corporaes so essenciais porque guardam e protegem a maior
parte do conhecimento que nossa civilizao juntou e registrou. Neste sentido, as
organizaes tornam esse conhecimento uma ponte contnua entre geraes passadas,
presentes e futuras. Alm disso, as prprias organizaes fazem aumentar nossos
conhecimentos, ao desenvolver meios novos e mais eficientes de realizar coisas.
As organizaes proporcionam carreiras: Finalmente, as organizaes so importantes
porque proporcionam a seus empregados uma fonte de sobrevivncia e, dependendo do
estilo e da eficcia de seus administradores, at mesmo satisfao e auto-realizao pessoal.
A maioria de ns tende a associar oportunidades de carreira com corporaes empresariais,
mas na verdade muitas organizaes, como igrejas, reparties pblicas, escolas e hospitais
tambm oferecem carreiras compensadoras.
Desempenho do Administrador e da Organizao
Para uma organizao ser bem sucedida em alcanar seus objetivos e satisfazer suas
responsabilidades sociais, ou ambas as coisas, ela depende dos administradores. Se os
administradores fazem bem seu trabalho, a organizao provavelmente atingir suas metas.
E se as grandes organizaes de uma nao realizam seus objetivos, a nao como um todo
ir prosperar. O sucesso econmico do Japo uma evidncia clara desse fato.
A avaliao do trabalho dos administradores (o desempenho deles) e do trabalho das
organizaes (o desempenho organizacional) so temas de muitos debates, anlises e
confuses nos Estados Unidos e em outros pases. Assim, discutiremos muitos critrios e
concepes diferentes para avaliar os administradores e as organizaes.

Desempenho do administrador a medida de quo eficiente e eficaz o

administrador, e da competncia com que ele determina e alcana os objetivos
A eficincia: a capacidade de fazer certas as coisas um conceito de insumoproduto. Um administrador eficiente aquele que obtm produtos, ou resultados, altura
dos insumos (trabalho, material e tempo) usados para alcan-los. Os administradores que
conseguem minimizar o custo dos recursos necessrios para se alcanar os objetivos esto
agindo com eficincia.
A eficcia: implica em escolher os objetivos certos. Um administrador que seleciona
um objetivo inadequado produzindo carros grandes quando cresce a demanda por carros
pequenos um administrador ineficaz, mesmo que os carros grandes sejam produzidos
com o mximo de eficincia. Nenhuma quantidade de eficincia pode substituir a falta de
eficcia. A eficcia a chave do sucesso para uma organizao. Assim, antes de podermos
focalizar a eficincia, precisamos descobrir quais so as coisas certas a fazer. Eficcia
atingir os objetivos da organizao com eficincia.
O PROCESSO DE ADMINISTRAO
A administrao j foi chamada de a arte de fazer coisas atravs de pessoas
(Mary Parker Follet), isto , o fato de que os administradores alcanam os objetivos das
organizaes conseguindo que outros realizem as tarefas necessrias e no realizando eles
prprios as tarefas.
A administrao isto e mais na verdade ela tantas coisas, que nenhuma definio
foi universalmente aceita ou considerada satisfatria. Alm disso, as definies mudam
medida que mudam os ambientes das organizaes. Nossa discusso ir se iniciar com uma
definio bastante complexa, como visto anteriormente, de modo a que possamos atrair sua
ateno para aspectos importantes da administrao.

Administrao: o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforos

realizados pelos membros da organizao e o uso de todos os outros recursos
organizacionais para alcanar os objetivos estabelecidos.

Um processo um modo sistemtico de fazer as coisas. Definimos a administrao

como um processo porque todos os administradores, independentemente de suas aptides
ou habilidades particulares, participam de certas atividades inter-relacionadas visando o
alcance de seus objetivos.
mais fcil entender um processo complexo como a administrao quando ele
descrito como uma srie de partes separadas. As descries desse tipo, conhecidas como
modelos, tm sido usadas por estudantes e praticantes de Administrao durante dcadas.
Um modelo a simplificao do mundo real, usada para demonstrar relacionamentos
complexos em termos fceis de serem entendidos. De fato, ns usamos um modelo sem
identific-lo como tal quando dissemos que as principais atividades da administrao
eram planejamento, organizao, liderana, e controle. Este modelo da Administrao foi

desenvolvido no final do sculo XIX e ainda usado nos dias atuais. Abaixo, uma breve
descrio destas quatro atividades principais de administrao.
Planejar:
"O planejamento no diz respeito a decises futuras, mas s implicaes futuras de decises
presentes" - PETER DRUCKER

Planejar significa que os administradores pensam antecipadamente em seus objetivos

e aes, e que seus atos so baseados em alguns mtodos, planos ou lgica e no em
palpites. Seria como construir uma ponte entre o lugar em que estamos e aquele em que
queremos estar, considerando o impacto que tero no futuro as decises que tomamos hoje.
So os planos que do organizao seus objetivos e que definem o melhor
procedimento para alcan-los. Alm disso, os planos so as linhas-mestras pelas quais a
organizao:
- Obtm e aplica os recursos necessrios ao alcance dos seus objetivos;
- Realiza atividades consistentes com os objetivos e procedimentos escolhidos atravs
de seus membros;
- Monitora e mede o processo na direo dos objetivos, de modo que possam ser
tomadas medidas corretivas caso ele no seja satisfatrio.
O primeiro passo no planejamento a seleo dos objetivos da organizao. Em
seguida, so estabelecidos os objetivos das sub-unidades da organizao: suas divises,
departamentos, etc. Assim que so determinados os objetivos, estabelecem-se os programas
para alcan-los de modo sistemtico. claro que, ao selecionar objetivos e desenvolver
programas, o administrador considera sua viabilidade e sua possvel aceitao pelos outros
administradores e empregados da organizao.
Os planos elaborados pela alta administrao para a organizao como um todo,
podem cobrir perodos de at cinco ou dez anos. Numa grande organizao, como uma
empresa multinacional de energia, esses planos podem envolver o comprometimento de
bilhes de dlares. O planejamento em nveis mais baixos, feito por administradores
intermedirios ou de primeira linha (dois primeiros nveis), cobre perodos muito mais
curtos. Tais planos podem se referir ao trabalho do dia seguinte, por exemplo, ou a uma
reunio de duas horas a acontecer dentro de uma semana. O planejamento ser discutido em
detalhes mais frente.
Organizar:
Organizar o processo de arrumar e alocar o trabalho, a autoridade e os recursos
entre os membros de uma organizao, de modo que eles possam alcanar eficientemente
os objetivos da mesma. Objetivos diferentes requerem estruturas diferentes. Por exemplo,
uma organizao destinada a desenvolver softwares precisa de uma estrutura diferente da
exigida por uma confeco de jeans. Produzir algo padronizado como blue jeans requer
tcnicas eficientes de linha de montagem, enquanto que a produo de softwares requer a
organizao de uma equipe de profissionais analistas de sistemas, programadores, etc.
ainda que esses profissionais precisem interagir com eficcia, eles no podem ser
organizados como trabalhadores de linha de montagem. Assim, os administradores devem
adequar a estrutura da organizao aos seus objetivos e recursos, um processo chamado de
projeto organizacional.

Liderar
Liderar significa dirigir, influenciar e motivar os empregados a realizar tarefas
essenciais. Enquanto planejar e organizar, lida com os aspectos mais abstratos do processo
administrativo, a atividade de liderar muito concreta: ela envolve o trabalho com pessoas.
Estabelecendo a atmosfera adequada, os administradores ajudam seus empregados a dar o
melhor de si. Liderar no consiste em dar provas de vigor, de eloquncia, de audcia ou de
habilidade; no consiste de maneira nenhuma em reunir sua volta adeses sentimentais ou
interesses. Liderar consiste essencialmente em saber como levar os homens a trabalhar em
conjunto, em reconhecer e utilizar sempre pelo melhor, os recursos de cada um, em indicar
o lugar em que este ou aquele possa render mais, em dar a todos o sentido da sua
solidariedade e da sua igualdade perante a tarefa que lhes est confiada nos diferentes
postos de um mesmo grupo. O lder no mais do que o mandatrio do bem comum daquele bem comum que deve interpretar, defender e realizar, ao servio do interesse
superior da comunidade e, portanto, finalmente, da pessoa de cada um. O verdadeiro
administrador, o verdadeiro lder, reconhece-se por um sinal: basta a sua presena ou a sua
lembrana, para levar os homens que dirige a entregarem-se por si prprios ao servio da
causa comum.
Controlar
Finalmente, o administrador deve se certificar de que os atos dos membros da organizao
levam-na de fato em direo aos objetivos estabelecidos; deve saber reconhecer o que est
bem, mas no hesitar em mostrar o que deveria ser melhorado; para isso s vezes h que
revestir-se de coragem. Em certos momentos, pode ser doloroso verificar que certo
colaborador se revela inferior sua misso, e mais doloroso ainda ter de dizer-lhe. No
entanto, um dever de lealdade para com o bem comum do qual o administrador no passa
de um servidor; dever de auxlio para com o colaborador deficiente que necessita de ser
estimulado na sua tarefa ou colocado num posto mais de acordo com as suas aptides;
dever de justia para com os outros colaboradores que correm o risco de serem
prejudicados pela insuficincia do seu colega. Inspecionar rigorosamente um dos
primeiros deveres do administrador, que tendo delegado uma parte da sua responsabilidade,
deve dar-se conta do uso que dela se faz. Tal inspeo, para ser eficaz, deve ser pessoal,
feita pelo prprio administrador; o menos possvel por intermedirios. Por outro lado, deve
ser terminal, isto , deve atingir diretamente, na base da escala hierrquica, o pequeno
executante.
Esta a funo de controlar, exercida pela administrao, e que envolve quatro
elementos principais:
- Estabelecer padres de desempenho.
- Medir o desempenho atual.
- Comparar esse desempenho com os padres estabelecidos.
- Em caso de desvios, executar aes corretivas.
Atravs da funo de controlar, o administrador mantm a organizao no caminho
escolhido.

O Modelo Administrativo

Planejar
Os administradores usam
lgica e mtodos para pensar
em objetivos e aes

Organizar
Os administradores organizam e
distribuem trabalho, autoridade e
recursos para alcanar com
eficincia os objetivos da
organizao.

Controlar
Os administradores
certificam-se de que a
organizao est seguindo
no rumo de seus objetivos

Liderar:
Os administradores dirigem,
influenciam e motivam os
empregados a realizarem tarefas
essenciais.

Realidade das atividades dos administradores.

Seqncia ideal das atividades dos administradores.

O processo de Administrar na Prtica

A figura acima de um modelo de processo administrativo. Mas os relacionamentos
que descrevemos so mais interligados do que sugere nosso modelo. Por exemplo,
dissemos que os padres e normas de desempenho so usados para controlar as aes dos
empregados, mas os estabelecimentos desses obviamente parte integrante do processo de
planejar e fator integral para motivar e liderar os subordinados. E a execuo de aes
corretivas, que colocamos como atividade controladora, freqentemente envolve o
ajustamento de planos.
Na prtica, o processo de administrao no envolve quatro conjuntos frouxamente
relacionados de atividades, e sim, um grupo de funes interativas. Essa interao
resumida na figura, onde as linhas tracejadas indicam a seqncia ideal. Na realidade,
entretanto, vrias combinaes dessas atividades costumam acontecer ao mesmo tempo,
fato representado pelas outras linhas. Alm do mais, os administradores so limitados por
consideraes internas: seu lugar na hierarquia da organizao, recursos limitados e
necessidade de coordenar suas aes com as de outras pessoas. Os administradores tambm
devem se adaptar ao ambiente no qual sua organizao atua.