INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN DE ACTAS

En la elaboracin de las actas deben tenerse en cuenta las siguientes reglas:

1.

Aspectos generales:

- Nmero del acta. La numeracin debe ser cronolgica y en forma continua.

- Nombre completo de la sociedad.
- Nombre del rgano social que se rene: asamblea de Docentes Facultad de
Ingeniera Industrial
- Domicilio (ciudad), lugar, fecha y hora de la reunin.

2.
Convocatoria a la reunin:
Para la convocatoria debe tenerse en cuenta:
- Quin debe convocar. Se debe mencionar la persona u rgano que realiz la
convocatoria. Por ejemplo: el representante legal, la junta directiva, etc.
- Medio utilizado para realizar la convocatoria. Es la forma prevista en los
estatutos para notificar o citar a los asociados.
Por ejemplo: aviso publicado en las oficinas y espacios pblicos de la facultad,
notificacin va correo electrnico institucional
- Antelacin. Se debe informar con cuntos das hbiles o comunes de
anticipacin se cit a la reunin, o la fecha en la que se realiz la citacin a la
reunin.
Se recomienda antes de realizar la convocatoria verificar en los estatutos quin
debe citar la forma y la antelacin prevista para citar a las reuniones.
Si en los estatutos de la sociedad no hay clusulas al respecto o no son
completas, la convocatoria deber efectuarse mediante aviso publicado en un
diario de amplia circulacin en el domicilio principal de la sociedad con quince
(15) das hbiles de antelacin para las reuniones ordinarias, o con cinco (5)
das comunes para las reuniones extraordinarias. Para calcular los das, no

debe contarse el da de la citacin a la reunin, ni el da dispuesto para su

realizacin.

El requisito de la convocatoria no es necesario cuando se halle presente la

totalidad de los socios o accionistas o de los miembros de junta, es decir el
100%, o que se trate de reuniones por derecho propio, de lo cual se debe dejar
constancia en el acta.

3.
Qurum:
- Se debe relacionar la lista de los docentes presentes en la reunin con el
nmero de docentes convocados a ella.
-Se debe indicar el nombre completo de los miembros asistentes a la reunin.

4.
Decisiones:
- Indicar con cuntos votos se aprobaron cada una de las decisiones tomadas
en la reunin, especialmente las relativas a reformas estatutarias y
nombramientos. Por ejemplo: la decisin se aprob por el 70% de los
presentes, por 30 votos a favor, 10 en blanco y 7 en contra; o en caso de
unanimidad, exprselo as en el acta.

5.
Nombramientos:

- El nombramiento debe hacerse por el rgano social competente previsto en

los estatutos. Es importante, antes de realizar los nombramientos, verificar en
los estatutos a quin le corresponde realizar la designacin. Por ejemplo: si en
los estatutos se expresa que el representante legal lo nombra la asamblea, no
procede su nombramiento mediante acta de la junta directiva.

- Los nombramientos efectuados deben corresponder a los cargos creados en

los estatutos.

- Cuando se nombre junta directiva, debe corresponder al nmero de los

renglones previstos en los estatutos. Ejemplo, si los renglones de la junta
directiva son 3 principales con sus respectivos suplentes, no deben nombrarse
ms renglones de los creados. Si se desea tener ms renglones, debe
efectuarse la correspondiente reforma estatutaria.

- Indicar claramente el nombre, apellidos completos y el nmero de

identificacin de cada una de las personas nombradas.
- Informar en el acta si las personas elegidas aceptaron los cargos. Si la
aceptacin no consta en el acta, podrn enviarse cartas de aceptacin al cargo
anexas al acta.
6.
Aprobacin del acta:

Finalizada la reunin debe hacerse un receso para elaborar el acta con el fin de
someterla a la aprobacin. En el texto del acta debe quedar la constancia de
aprobacin por parte del rgano social que se rene, o por todas las personas
que integran la comisin designada para el efecto.

7.

Firma o constancia de firma del presidente y secretario de la reunin:

El acta debe firmarse por quienes actuaron como presidente y secretario de la

reunin, o en su defecto, por el revisor fiscal o el representante legal, as como
por las personas comisionadas para aprobar el acta, en caso de haber sido
nombrada comisin para ese efecto.