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Nmero da Tarefa: PQ-1

Nome da Tarefa: Analisar a situao atual.


Objetivo: Identificar as necessidades de negcio dos usurios.
Solicitao do Usurio:
Trizio S.A. Indstrias Qumicas.
Av. Joo, 1000 So Paulo SP
Sorocaba, 23 de fevereiro de 2015.
Ao diretor Carlos Andrade de Queiroz
Rua dos Prazeres, 731 Rio de Janeiro RJ

Informamos que estamos interessados em desenvolver junto ao


departamento de Tecnologia de Informao (TI) um software que
auxilie a empresa Trizio S.A. Indstrias Qumicas, com o enfoque no
auxilio de compras. Necessitamos de um Software para a agilizao
das transaes internas e externas da empresa referido ao
departamento de Compras.
O novo sistema dever ser criado para que seja facilitado o pedido de
compras sem que seja por meio de telefone ou pessoalmente, dever
auxiliar a comunicao com os fornecedores de uma forma rpida e
eficaz.
Neste Software precisaremos que tenha o intuito de agilizar o meio do
pedido de novas compras entre os departamentos, sendo assim os
departamentos adjacentes possam criar requerimentos para a compra
de novos produtos, matrias e maquinrio.
Os requerimentos de compras deveram passar por uma avaliao do
gerente do departamento solicitante, para que assim possa ser
encaminhado para o departamento de compras.

Assim que recebida a solicitao de compra, dever ser enviada


automaticamente para os fornecedores um e-mail que dever conter o
nome do item, sua descrio, e a sua quantidade.
Atenciosamente,
Jos Camargo da Silva.
Gerente de Compras.

Entrevista documentada:
(Analista) Sobre a solicitao de compras na Trizio S.A. quem pode gerar um
pedido e esse pedido passa por alguma analise antes da entrega da solicitao
para vocs?
(Gerente de Compras) Todos os integrantes da empresa podem efetuar a
solicitao de compra. O pedido antes de ser entregue ao departamento de
compras, tem que ter passado pela analise do gerente do departamento de
quem fez a solicitao, se for analisado e autorizado pelo gerente a solicitao
de compras vem para o nosso departamento para assim efetuarmos a cotao
do pedido e a sua compra posteriormente.
(Analista) Referente ao cadastramento dos fornecedores quem faz o
cadastramento dos fornecedores e quais informaes so cadastradas do
fornecedor?
(Funcionrio do departamento de compras) Quem faz o cadastro dos
fornecedores o departamento de compra, e as informaes cadastradas do
fornecedor so: CNPJ, Nome da empresa, telefone, e-mail para contato, CEP e
Endereo, a cidade onde a empresa est instalada, qual o estado, qual o
principal da empresa que temos e os produtos que a empresa vende.
(Analista) Como feita a solicitao de compras e qual so os campos
obrigatrios para se preencher a solicitao?
(Funcionrio do Almoxarifado) O pedido feito preenchendo uma ficha que tem
os seguintes itens que devero ser preenchidos obrigatoriamente: solicitante,

de qual departamento referida a compra, a data, cdigo do material, a


descrio, sua unidade e sua quantidade.
(Analista) Como efetuada a analise da solicitao e quais so os itens
analisados para saber se ser aprovado ou no a solicitao?
(Gerentes) A analise baseada em alguns fatos sendo eles, se o pedido no
est exagerado em quantidade, a urgncia do pedido, se o preo no for
absurdo, e se realmente precisa ser efetuada a compra desse material.
(Analista) A compra efetuada de um nico fornecedor, mas como feita a
escolha desse fornecedor, quais so as circunstancias analisadas para a
escolha do fornecedor?
(Comprador) A escolha de qual fornecedor ser efetuada a compra baseada
em alguns requisitos, por exemplo: o preo do produto, o valor do frete, o
tempo de entrega, o suporte dado para compra e devoluo se necessrio e se
as compras efetuadas no passado ocorreram sem problemas.
(Analista) Quais so as regras e metas para o Departamento de Compras?
(Gerente de Compras) As regras so: no efetuar a compra de novos produtos,
ou maquinas se o fornecedor no tiver entregado a ultima mercadoria que foi
comprada dentro do prazo, sempre negociar para ver se consegue desconto ou
que agilize o prazo de entrega. A principal meta do departamento receber no
mnimo 96% das entregas dentro do prazo.

Identificao dos departamentos afetados:


Com o desenvolvimento e a implementao do novo sistema para a Trizio S.A.
Indstrias Qumicas alguns departamentos tero que se adaptar ao novo
sistema e mtodo utilizado para se fazer uma nova solicitao de compra.
Os departamentos que sero afetados com o desenvolvimento do novo sistema
para o departamento de compras so os departamentos: Almoxarifado,
Compra, Produo, Financeiro, Administrativo, Alimentcio e Limpeza. Sero
afetados todos os departamentos que precisem comprar qualquer coisa dentro

da empresa podendo ser maquinas, alimentos, papeis, produtos de higiene e


etc.
Embora que muitos departamentos sejam afetados, as mudanas na empresa
acrescentar em agilidade e praticidade na rotina da empresa, com a
padronizao das solicitaes a empresa ter um ganho em tempo, pois ser
mais fcil analisar as solicitaes e consequentemente ser mais fcil e rpido
efetuao da compra dos produtos.

Descrio dos problemas:


Ao analisar a situao do sistema atual da Trizio S.A Industrias Qumicas e ver
como ela est estabelecida no mercado foi verificado alguns problemas que
deveram ser corrigido para melhor desempenho da empresa no mercado atual
que est cada vez mais competitivo.
Aps uma analise detalhada do sistema foram verificados os seguintes
problemas que o sistema atual da empresa possui, sendo esses a falta de
agilidade das transaes; o numero restrito de pedidos de compras por vez; a
demora para ser encaminhada a solicitao para o gerente do departamento
para a analise, pois tudo feito pessoalmente; feito a compra no sabe se a
mesma j foi entregue e se tem que ligar para o fornecedor pedindo o
esclarecimento do atraso da mercadoria; no so gerados os relatrios
mensais, semanais e dirios fazendo assim que o setor perca eficincia.

Descrio das Oportunidades:


Ao receber a solicitao do novo projeto a ser desenvolvido na Trizio S.A.
Indstrias Qumicas foi observado que possvel desenvolver um sistema que
aumente a eficcia e eficincia da empresa, e que pede solues de
padronizao e de comunicao dentro da empresa.
Ao analisar o sistema foi observado que para a melhor agilidade no processo
de solicitao at a compra do produto ser integrado a todos os
departamentos a funo para abrir o formulrio de gerao de Solicitao de

Compra para todos os usurios que possuam permisso para realizar tal tarefa
aumentando assim a eficincia da comunicao entre os departamentos.
Para aumentar ainda mais a agilidade do processo ao ser gerado a solicitao
de compra, uma copia enviada ao gerente do departamento para a analise e
assim diminuindo ainda mais o tempo de espera entre o processo de
solicitao at a compra do produto.
Sendo aprovada a solicitao e a cotao do fornecedor ser gerado um
pedido de compra em arquivo.pdf e j encaminhado para o fornecedor pelo
sistema agilizando ainda mais o tempo de entrega do produto.