ORGANIZACIN

La organizacin es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o ms, que funciona con
relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes. Segn esta definicin, las
empresas productoras y de servicios son organizaciones, como tambin lo son escuelas, hospitales, iglesias,
unidades, militares, tiendas minoristas, departamentos de polica y los organismos de los gobiernos locales, estatales
y federal.
Elementos del concepto de organizacin

Estructura: La organizacin implica el establecimiento del marco fundamental en el que habr de operar el grupo
social, ya que establece la disposicin y la correlacin de funciones, jerarquas y actividades necesarias para
lograr los objetivos.
Sistematizacin: Esto se refiere a que todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse
racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades:Organizar implica la necesidad de agrupar,
dividir y asignar funciones a fin de promover la especializacin.
Jerarqua: La organizacin, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de responsabilidad dentro
de la empresa.
Simplificacin de funciones: Uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer los mtodos ms
sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Principios de la organizacin
1. Del Objetivo
Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en la organizacin deben estar relacionadas con los
objetivos y propsitos de la empresa. Esto nos dice que la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para
alcanzar los objetivos establecidos y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no contribuyen en nada
a lograr los objetivos.
2. Especializacin
Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la realizacin de una
sola actividad. El trabajo se llevar a cabo ms fcilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y
delimitadas. Mientras ms especifico y menor sea el campo de accin de un individuo, mayor ser su eficiencia y
destreza
3. Jerarqua
Este principio se refiere a la necesidad de establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacin
necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en lnea clara e ininterrumpida,
desde el ms alto ejecutivo hasta el nivel ms bajo. Este principio establece que la organizacin es una jerarqua
4. Paridad de autoridad y responsabilidad
Esto se refiere a que a cada grado de responsabilidad debe corresponder el grado de autoridad necesario para
cumplir dicha responsabilidad. Por ejemplo, no se le puede hacer responsable de un trabajo a una persona, sino se le
otorga la autoridad para poder realizarlo; y de igual manera, no se le puede dar autoridad a un empleado, sobre
determinado trabajo, sino se le hace responsable por los resultados.
5. Unidad de mando
Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisin para cada funcin, debe asignarse un
solo jefe; y los subordinados no debern reportar ms de un superior porque si el empleado recibe rdenes de ms
de un solo jefe, esto solo le ocasionara confusin, ineficiencia y fuga de responsabilidad.
6. Difusin
Este principio nos dice que las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y responsabilidad, deben
publicarse y ponerse por escrito, a disposicin de todos los miembros de la empresa que tengan relacin con dicha
autoridad y responsabilidad. Por otra parte la relacin de labores no debe hacerse con demasiado detalle.
7. Amplitud o tramo de control
Debe haber un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de manera que este
pueda realizar sus funciones con eficiencia. Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a
ms de cinco o seis subordinados, con el fin de asegurar que no est sobrecargado y pueda, en determinado
momento, atender funciones de mayor importancia
8. De la Coordinacin
Siempre debern mantenerse en equilibrio las unidades de una organizacin. El administrador debe buscar el
equilibrio adecuado en todas las funciones
9. Continuidad
La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente. Problemas para determinar los niveles de la
organizacin: Costo, comunicacin, planeacin y control.
Etapas de la organizacin

Divisin del trabajo: Es la separacin y delimitacin de las actividades con el fin de realizar una funcin con la
mayor precisin, eficiencia y mnimo de esfuerzo, dando lugar a la especializacin y perfeccionamiento del
trabajo.
Jerarquizacin: Se refiere a la disposicin de funciones por orden de rango, grado o importancia.

Departamentalizacin: Es la divisin o agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas con

base en su similitud.

Descripcin de funciones, actividades y responsabilidades: Es la recopilacin ordenada y clasificada de

todos los factores y actividades necesarias para llevar a cabo el trabajo de la mejor manera.

MANUAL DE ORGANIZACIN
Un manual es un documento que contiene en forma ordenada y sistemtica informacin y/o instrucciones sobre
historia, organizacin, polticas y/o procedimientos de una organizacin que se considera necesario para lograr una
mejor organizacin del trabajo.
La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una funcin para mantener informado al personal
clave de los deseos y cambios en las actitudes de la direccin superior, al delinear la estructura organizacional y
poner las polticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente estructurado puede
ser un valioso instrumento administrativo para la ejecucin y control de las funciones da cada unidad o cargo.
Los manuales de organizacin exponen con detalle la estructura de la empresa y seala los puestos y la relacin que
existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarqua, los grados de autoridad y responsabilidad.
En este sentido, contribuye a formular y crear la organizacin, as como el anlisis de ste, con la finalidad de hacer
evaluaciones parciales o totales. Tal como ocurre con la revisin de responsabilidades, evaluacin de cargos,
reubicacin de unidades, estudios de relaciones nter-estructurales e nter- unidades
ORGANIGRAMAS
Conocidos tambin como grficas de organizacin o cartas de organizacin. Los organigramas son representaciones
grficas de la estructura formal de una organizacin, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles
jerrquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ella
La efectividad de un organigrama, para una organizacin, se fundamenta en la condicin de reflejar, hasta donde sea
posible, la organizacin con sus verdaderas implicaciones y relaciones; adems, sus estratos jerrquicos.
DESCRIPCIN DE CARGOS
Para comenzar se podra definir el cargo como la agrupacin de todas aquellas actividades realizadas por un solo
empleado que ocupen un lugar especfico dentro del organigrama de la empresa.
Se podra decir entonces que la descripcin de cargo no es ms que enumerar detalladamente las tareas y
responsabilidades que conforman al mismo y de esta manera diferenciar un cargo de los otros.
Justo despus de la descripcin de cargo viene el anlisis de cargo bajo el enfoque de competencias, el cual
podramos definir como la especificacin de las cualidades que debe tener el factor externo al cargo como tal. Es por
esto que se le denominan factores extrnsecos, los cuales estn formados bsicamente por el perfil con el que deber
cumplir el futuro ocupante.
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO

Es una representacin grfica de la secuencia de todas las operaciones, los transportes, las inspecciones, las
esperas y los almacenamientos que ocurren durante un proceso. Incluye, adems, la informacin que se considera
deseable para el anlisis, por ejemplo el tiempo necesario y la distancia recorrida. Sirve para las secuencias de un
producto, un operario, una pieza, etctera.
Es una representacin grfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades, dentro de un
proceso o un procedimiento, identificndolos mediante smbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye, adems, toda
la informacin que se considera necesaria para el anlisis, tal como distancias recorridas, cantidad considerada y
tiempo requerido. Con fines analticos y como ayuda para descubrir y eliminar ineficiencias, es conveniente clasificar
las acciones que tienen lugar durante un proceso dado en cinco clasificaciones. Estas se conocen bajo los trminos
de operaciones, transportes, inspecciones, retrasos o demoras y almacenaje