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Esta revista ha mostrado un inters especial en este tema, prueba de ello es la publicacin de
una serie de artculos referidos al anlisis de los SIRH.
CARACTERSTICAS
sencillo y comprensible
Sistema
CONSECUENCIAS S.I.
Trabajo fragmentado
Por otra parte, cabe sealar dos caractersticas adicionales de la forma de trabajar de la
direccin que afecta tambin al funcionamiento de los sistemas:
Mintzberg analiza las consecuencias de esta prctica para la empresa y en especial para el
sistema de informacin en "El tiempo del directivo. Folclore y hechos" en Mintzberg, H. (1991), pp. 5-25.
Sistemas de Informacin
Para definir los SI3 lo que interesa es conocer de qu se componen y para qu sirven. En
este sentido podramos decir que un SI se caracteriza por su formalizacin y por estar basado
en el ordenador, el sistema ha de ser capaz de obtener, tratar, almacenar y transmitir
informacin vlida para la toma de decisiones de la direccin.
De la anterior definicin se desprenden dos rasgos de los sistemas de informacin de
indudable trascendencia:
Es un sistema basado en la informtica. Los SI no necesariamente han de estar
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informatizados aunque los beneficios de que lo estn son de suma importancia. Por otra
parte, la informtica tambin se convierte en la principal fuente de problemas por la
necesidad de compaginar la perspectiva tcnica (informtica) con la empresarial u
organizativa. Entre las exigencias derivadas de este rasgo de los SI resaltamos:
- la necesidad de conocer y gestionar las tecnologas de la informacin
- ser conscientes de las particularidades en la comunicacin entre el personal
tcnico y los usuarios
Ha de ser un sistema formal. Esto significa que se han de definir bien los extremos as
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como los procesos que van a tener lugar. Esto es, el emisor y receptor, el canal, las
decisiones, la informacin, los datos, etc.
La representacin grfica de los componentes del SI que servir de marco para el resto
de contenidos de este trabajo se presenta en la Figura 3. Como cualquier sistema, las salidas
se consiguen a partir de la recuperacin de datos transformados. Adems de los programas y
procedimientos empleados para dichas transformaciones, el sistema est compuesto de
hardware y de personas.
Figura 3. COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIN
FIGURA
Fuente: Basado en Hicks (1993)
Una vez definidas las salidas, esto es la informacin que ha de proporcionar el sistema,
el siguiente paso es identificar los datos que necesitaremos. En este punto podemos distinguir
dos tipos de datos (o lo que es lo mismo, dos fuentes de informacin), datos externos y datos
internos. Los primeros, en la medida que se estime conveniente, pasarn a formar parte de los
datos internos de la empresa, bien directamente o bien modificados por algn proceso de
transformacin. En cuanto a los datos internos en recursos humanos podramos distinguir dos
tipos de bases de datos. La Base de Datos de Personal (BDP) donde se mantiene la
informacin referida a los empleados de la empresa y la Base de Datos de Puestos de Trabajo
(BDPT). El contenido que proponemos para ambas bases de datos as como posibles
conversiones en informacin se expondrn ms adelante.
De manera general, el sistema de informacin de recursos humanos que se propone
aparece en la Figura 4.
Figura 4. SISTEMA DE INFORMACIN DE RECURSOS HUMANOS
FIGURA
Fuente: Elaboracin propia
En este punto del trabajo se examinar la manera de disponer los datos para conseguir
la informacin oportuna para la toma de decisiones. En otras palabras, cmo estructurar los
datos del SIRH segn las salidas deseadas del sistema?. Si aceptamos la necesidad de
entender el sistema, el directivo debe conocer estos aspectos para poder evaluarlo. La va
elegida para mostrar los contenidos de las bases de datos (de Personal y de Puestos de
Trabajo) es a travs de tablas5. El propsito perseguido no es que los responsables construyan
el programa sino que sepan especificar los contenidos, sin embargo, por la facilidad que ofrecen
estas bases de datos relacionales, ellos mismos pueden intervenir en la construccin de sus
propias aplicaciones.
La base de datos utilizada en este trabajo es Access. Se trata de un gestor de bases de datos
relacional. Cada base de datos est formada por tablas relacionadas entre s (como se ver ms
adelante).
IDENTIFICACIN
SITUACIN PROFESIONAL
FORMACIN Y EXPERIENCIA
RETRIBUCIN
POTENCIAL INDIVIDUAL
MOVIMIENTOS MENSUALES
Todas estas tablas estaran relacionadas de tal forma que seran nicas para cada
empleado. Cada tabla est compuesta de campos, por ejemplo, la tabla Identificacin constar,
para cada empleado, de una serie de campos como puedan ser: ID empleado (n identificacin
del empleado), N DNI, Apellidos, Nombre, Direccin, etc.
En este caso se propone el establecimiento delas dos tablas que aparecen en la Figura
6.
Figura 6. DESCRIPCIN DE LAS TABLAS
DE LA BASES DE DATOS DE PUESTOS DE TRABAJO
PT IDENTIFICACIN
PT REQUISITOS
- NMINAS
Sera el resultado de combinar para cada
empleado las tablas de retribucin y
movimientos mensuales. Ganancias en eficiencia
pueden conseguirse mediante la asignacin
acada puesto
de determinadas condiciones retributivas
de trabajo, de esta manera al causar
alta en un puesto automticamente se actualizara su remuneracin.
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Se trata de una opcin del programa que consiste en disear una pantalla para la introduccin
de datos de los diferentes campos. Lo ms frecuente es asociar para cada tabla su formulario
correspondiente (dara entrada a los datos de los campos de la tabla en cuestin).
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En la consulta se interroga a la base de datos para que haga una seleccin de informacin,
bien indicando determinadas condiciones en los campos existentes (p.ej. salario base, categoras
profesionales, etc.), o bien creando campos calculados que consiste en crear campos nuevos en la
consulta, resultado de combinar campos existentes (p.ej. comisiones devengadas=ventas x comisin;
pago horas extras=n horas extra x tarifa, etc.).
- SIMULACIONES
Otra posibilidad de gran utilidad es la realizacin de simulaciones que apoye las
decisiones sobre recursos humanos. Las limitaciones en el procesamiento de la informacin se
ven superadas mediante la realizacin de simulacros para conocer los escenarios resultado de
distintas decisiones. Por ejemplo, a la hora de negociar convenios colectivos, la empresa podra
conocer los resultados de distintas subidas. Otro caso podra ser conocer que puede pasar si
se varan magnitudes como comisiones, tipo de contrato, gastos en formacin, rotaciones,
turnos de trabajo, etc.
Junto a las Tablas, Consultas y Formularios, el gestor de base de datos permite la posibilidad
de realizar Informes. Los informes se realizan bien a partir de informacin de tablas o bien de consultas,
puede incluir datos sobre campos existentes o bien emplear campos calculados y adems utilizar
informacin adicional como pueda ser texto fijo, grficos, etc.
d) Rentabilidad
El resto de cualidades tendrn su reflejo final en la rentabilidad del SIRH. Se trata que el
valor de la informacin aportada supere el coste de la misma. La estimacin de costes es
fcil de realizar, sin embargo, determinar el beneficio es ms complejo. En cualquier caso,
s que se puede conocer en qu medida ahorramos costes en algunos apartados
(realizacin propias de nminas y otros documentos, mayor aprovechamiento del
personal, entre otros) o percibir las mejoras en la toma de decisiones. Para ello, el nivel
de uso es importante pero no slo cuantitativamente sino tambin cualitativamente. La
deteccin de errores y la propuesta de mejoras o nuevos usos, sin duda, constituye un
indicador del empleo rentable del sistema. La relacin que parece claramente contrastada
es que a mayor participacin de la direccin en el diseo y desarrollo del sistema, mayor
rentabilidad del mismo.
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Formacin
Con la formacin se tratara de acercar el comportamiento y conocimientos existentes a
los deseados. Incluira no slo el aprendizaje de las tcnicas sino tambin prever la
manera de superar las resistencias al cambio que se pudieran originar.
Direccin de Recursos Humanos
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