Manual de Auditoria de Calidad 2016

SUBSECRETARA DE APOYO,
SEGUIMIENTO Y REGULACIN DE
LA EDUCACIN
MANUAL DE AUDITORA DE CALIDAD
CONTROL E HISTORIAL DE CAMBIOS
Versin
0.0
1.0
2.0
Descripcin del cambio

Modificacin
Rediseo del subproceso ejecucin
Caracterizacin de las actividades
Definiciones conceptuales
Actualizacin de instrumentos
Rediseo de los flujogramas
Creacin
Procesos: Planificacin y evaluacin y seguimiento a
la gestin de auditora educativa
Instrumentos de los procesos: Planificacin y
evaluacin y seguimiento
Matrices de valoracin para el proceso de ejecucin
Flujogramas
Instructivos para los tipos de auditoras educativas
Interacciones entre los procesos y niveles
desconcentrados
Interrelacin con el Cdigo de tica
Sistema documental
Glosario de trminos
ndice de acrnimos y abreviaturas
Actualizacin
Introduccin
Generalidades de la Auditora a la Gestin Educativa
Rediseo:
o Subproceso Planificacin
o Subproceso Ejecucin y sus procedimientos
o Subproceso Evaluacin
o Subproceso Seguimiento y Mejora
Glosario de Trminos
Acrnimos y Abreviaturas
Codificacin de Documentos y Carpetas
Lineamientos vinculados
Lista Maestra de documentos
Fecha
01/01/2015
13/01/2015
30/09/2016
NDICE DE CONTENIDO
REVISIN Y APROBACIN ............................................................................................................... 2
CONTROL E HISTORIAL DE CAMBIOS ............................................................................................ 3
ADVERTENCIA ................................................................................................................................... 5
INTRODUCCIN................................................................................................................................. 6
OBJETIVO DEL MANUAL ...................................................................................................... 6
DESCRIPCIN DEL CONTENIDO ........................................................................................ 6
MODO DE UTILIZACIN ....................................................................................................... 6
GENERALIDADES DE LA AUDITORA A LA GESTIN EDUCATIVA .............................................. 7
DEFINICIN ........................................................................................................................... 7
PROPSITO .......................................................................................................................... 7
ALCANCE ............................................................................................................................... 8
OBJETIVOS............................................................................................................................ 8
CRITERIOS A CONSIDERAR EN EL PROCESO DE AUDITORA ...................................... 8
ACTORES DEL PROCESO DE AUDITORA A LA GESTIN EDUCATIVA....................... 11
SUBPROCESOS DE LA AUDITORA DE CALIDAD A LA GESTIN EDUCATIVA ........................ 16
PLANIFICACIN .................................................................................................................. 16
EJECUCIN ......................................................................................................................... 19
EVALUACIN....................................................................................................................... 28
SEGUIMIENTO Y MEJORA ................................................................................................. 31
ANEXOS ............................................................................................................................................ 33
ANEXO 1: GLOSARIO DE TRMINOS Y ABREVIATURAS ............................................... 33
ANEXO 2: NDICE DE ACRNIMOS Y ABREVIATURAS .................................................. 36
NDICE DE GRFICOS
GRFICO 1: PRINCIPIOS BSICOS DE GESTIN ........................................................................ 10
GRFICO 2: ORGANIZACIN EQUIPO DE AUDITORA EDUCATIVA .......................................... 13
GRFICO 3: SUBPROCESOS DE AUDITORA A LA GESTIN EDUCATIVA .............................. 16
GRFICO 4: SUBPROCESO PLANIFICACIN ............................................................................... 17
GRFICO 5: SUBPROCESO EJECUCIN ...................................................................................... 20
GRFICO 6: SUBPROCESO EVALUACIN ................................................................................... 28
GRFICO 7: SUBPROCESO SEGUIMIENTO Y MEJORA .............................................................. 31
NDICE DE TABLAS
TABLA 1: ACTORES DEL PROCESO AED ..................................................................................... 11
TABLA 2: INDICADORES DE GESTIN SUBPROCESO PLANIFICACIN .................................. 19
TABLA 3: ACTIVIDADES DE PLANEACIN .................................................................................... 21
TABLA 4: ACTIVIDADES DE PRE INVESTIGACIN ...................................................................... 22
TABLA 5: ACTIVIDADES INVESTIGACIN DE CAMPO ................................................................ 23
TABLA 6: ACTIVIDADES DE CIERRE ............................................................................................. 25
TABLA 7: INDICADORES DE GESTIN SUBPROCESO EJECUCIN ......................................... 27
TABLA 8: INDICADORES DE GESTIN SUBPROCESO EVALUACIN ....................................... 30
TABLA 9: INDICADORES DE GESTIN SUBPROCESO EVALUACIN Y SEGUIMIENTO ......... 32
ADVERTENCIA
Un objetivo manifiesto del Ministerio de Educacin es combatir el sexismo y discriminacin de

gnero en la sociedad ecuatoriana y promover, a travs del sistema educativo la equidad entre
hombres y mujeres. Para alcanzar este objetivo, promovemos el uso de un lenguaje que no
reproduzca esquemas sexistas, y de conformidad con esta prctica preferimos emplear en
nuestros documentos oficiales palabras neutras como los docentes (en lugar de los profesores,
las profesoras), entre otras. Solo en casos en que tales expresiones no existan se usar la forma
masculina como genrica para hacer referencia tanto a personas del sexo femenino como del
masculino. Esta prctica comunicativa que es recomendada por la Real Academia Espaola en su
Diccionario Panhispnico de Dudas, obedece a dos razones: (a) en espaol es posible referirse a
colectivos mixtos a travs del gnero gramatical masculino, y (b) es preferible aplicar la ley
lingstica de la economa expresiva, para as evitar el abultamiento grfico y la consiguiente
ilegibilidad que ocurrira en el caso de utilizar expresiones tales como las y los, os/as, y otras
frmulas que buscan visibilizar la presencia de ambos sexos.
INTRODUCCIN
OBJETIVO DEL MANUAL
El presente manual tiene como objetivo proporcionar herramientas de gestin para los auditores
educativos, los equipos tcnicos y los diferentes actores vinculados al proceso de Auditora a la
Gestin Educativa, quienes amparados en el Cdigo de tica de la Direccin Nacional de Auditora
a la Gestin Educativa, hacen uso del Manual de Auditora de Calidad, para desarrollar su labor.
DESCRIPCIN DEL CONTENIDO
El presente Manual de Auditora de Calidad es el documento en el que se describe el
funcionamiento interno del Sistema de Auditora a la Gestin Educativa; es decir, en este
instrumento se detallan los procesos y procedimientos que deben seguir los auditores, para el
cumplimiento de su funcin en el trabajo con la institucin educativa y sus relaciones con los
niveles desconcentrados; establece su responsabilidad, tareas, participacin, lugar en la estructura
y principios ticos al desempear su labor. Finalmente, contiene los instrumentos tcnicos para que
1
el auditor pueda cumplir con su misin .
MODO DE UTILIZACIN
El uso de este Manual de Auditora de Calidad es de carcter obligatorio para las funciones de
auditor educativo respecto a los lineamientos (documentos vinculados) que se describen ms
adelante. Las tareas y actividades definidas en cada fase del proceso debern ser ejecutadas por
el actor responsable designado.
Las herramientas que se describen en cada fase de la auditora educativa debern ser analizadas
y comprendidas para su aplicacin en las tareas que correspondan.
Este Manual de Auditora de Calidad cuenta con documentos vinculados que describen
particularidades en distintos mbitos del proceso:
a) Lineamientos para Tipos de Auditora
b) Lineamientos de Gestin Documental
c) Elementos de Auditora Educativa
Estos documentos, as como los instrumentos descritos en la Lista Maestra de Documentos

(Lineamientos de Gestin Documental), estn a disposicin del equipo de auditores educativos en
la Intranet del Ministerio de Educacin y en el Gestor de Almacenamiento Externo de informacin
para facilitar el acceso a la informacin y apegarse a la unificacin de criterios de trabajo y

estandarizacin en el proceso de auditora educativa.
1
segn Acuerdo Ministerial 450-13 MNASGE, pg. 3.

Ver Lineamientos de Gestin Documental
GENERALIDADES DE LA AUDITORA A LA GESTIN EDUCATIVA

DEFINICIN
La Auditora a la Gestin Educativa es la evaluacin peridica de los Estndares de Calidad
Educativa en cuanto al grado de cumplimiento de las instituciones educativas, generando
informacin que sirva de base para la toma de decisiones que contribuyan al mejoramiento
continuo. La auditora educativa evala el cumplimiento de los Estndares de Calidad Educativa
de:
-
Gestin Escolar
Desempeo Profesional:
Directivo
Docente
El Modelo Nacional de Apoyo y Seguimiento a la Gestin Educativa establece que la auditora

educativa tiene como funcin principal proveer a las autoridades y al sistema educativo de una
evaluacin externa acerca de la calidad y los niveles de logro alcanzados por las instituciones, en
3
relacin con los estndares de calidad educativa .

La auditora educativa es el complemento del asesoramiento a las instituciones educativas ya que
tiene como objetivo recoger informacin sobre metas acordadas, para controlar su cumplimiento y
4
sobre las dificultades que se presentan para su logro .
PROPSITO
La Auditora a la Gestin Educativa como un proceso tcnico, sistematizado, transparente y
confiable, tiene como propsito:
1. Proveer a los niveles desconcentrados, al sistema educativo y a la comunidad, de informacin
sobre la realidad educativa local y nacional;
2. Aportar al desarrollo de una cultura de mejora continua de las instituciones educativas
basndose en procesos tcnicos de evaluacin integral para garantizar el cumplimiento de los
estndares de calidad educativa y las polticas pblicas implementadas por el Ministerio de
Educacin (MinEduc).
3. Proveer a las autoridades y actores del sistema educativo una evaluacin sistemtica del
cumplimiento de los Estndares de Calidad Educativa en las instituciones educativas, sobre
la base de evidencias vlidas y confiables, dentro de un marco legal y tico, para contribuir a
la mejora continua de la educacin en el Ecuador.
3
Acuerdo Ministerial 450-13 MNASGE, pg.10

Acuerdo Ministerial 450-13 MNASGE, pg.20
ALCANCE
La auditora educativa abarca todas las instituciones educativas de cualquier rgimen, nivel,
5
modalidad y tipo de sostenimiento del sistema educativo del pas . Est enfocada a verificar
planes, programas, procesos, proyectos, actividades y/o normativas especficas.
Los hallazgos de la auditora educativa proveen una medida objetiva de la situacin de la
institucin y tienen como propsito, ayudar a gestionar su creacin, mejora, desarrollo y
transformacin.
OBJETIVOS
1. Normar los procesos para implementar la auditora educativa y estandarizar la ejecucin de
sus procedimientos, uso de instrumentos y formatos, precisando responsabilidades y
protocolos en cada uno de los niveles desconcentrados.
2. Describir las funciones de los auditores educativos y de los diferentes actores del Sistema de
auditora educativa en los niveles desconcentrados, estipulados en el marco del Modelo
Nacional de Apoyo y Seguimiento a la Gestin Educativa y en el Estatuto Orgnico por
procesos.
3. Orientar al auditor educativo en la ejecucin de la Auditora para que, a travs del informe
respectivo, se comprometa a las instituciones educativas a su mejora, desarrollo y
transformacin.
4. Apoyar en la induccin de los nuevos auditores educativos para garantizar el cumplimiento de
sus funciones, de acuerdo a lo estipulado en el Art. 310 del Reglamento a la Ley Orgnica de
Educacin Intercultural.
5. Optimizar el cumplimiento de las atribuciones y de las funciones, de la Direccin Nacional de
Auditora a la Gestin Educativa.
CRITERIOS A CONSIDERAR EN EL PROCESO DE AUDITORA

Con el fin de fortalecer las prcticas de auditora, el documento del grupo de IAF (Foro
Internacional de Acreditacin, organismo que gestiona acreditaciones en el campo de sistemas de
gestin, de productos, de servicios, personal y otros programas similares de evaluacin de la
conformidad) e ISO (Organizacin Internacional de Normalizacin, organizacin para la creacin de
estndares internacionales de Calidad) han recomendado algunas acciones para orientar la
auditora hacia el valor agregado, a continuacin se presenta una adaptacin de esas
recomendaciones al contexto de auditora educativa:
segn Acuerdo Ministerial 450-13 MNASGE, pg.10
1. Planificacin de la auditora
Etapa crucial, todo aquello que no se planifique difcilmente ocurrir en la auditora. El

entendimiento de las necesidades de la institucin y de sus miembros para con la auditora es
fundamental para la seleccin del alcance, los mtodos y la estrategia para conducirla.
Segn los Organismos de Certificacin, la planificacin debe considerar:
Entendimiento de las expectativas y la planificacin institucional del auditado.
Anlisis del resultado de auditoras previas.
Desarrollo de la pre investigacin de requisitos reglamentarios.
Seleccin apropiada del equipo auditor para lograr los objetivos de la auditora
(competencias apropiadas).
Asignacin adecuada del tiempo.
2. Ejecucin de auditora
La norma ISO 19011 (versin 2011) hace un compendio de las diferentes tcnicas que podran
emplearse para la ejecucin de la auditora:
a) Enfocar la auditora en los procesos, y menos en los procedimientos.
Algunos procedimientos documentados, instrucciones de trabajo, listas de verificacin, entre otros,

son necesarios para la planificacin y control de los procesos de la institucin, sin embargo, para
garantizar la trazabilidad en la auditora es necesario enfocarse en los procesos.
b) Enfocar la auditora en resultados, y menos en los registros.
De la misma manera, algunos registros pudieran ser necesarios para que la institucin proporcione
evidencia objetiva de que los procesos son eficaces (generando los resultados planificados), sin
embargo, es posible considerar otras formas de evidencia que puedan agregar valor a la auditora.
c) Mantener presente en la auditora los principios bsicos de la gestin.
Los principios bsicos de la gestin se describen en la siguiente ilustracin:
Grfico 1: Principios Bsicos de Gestin
ENFOQUE AL
USUARIO
DECISIONES
BASADAS EN
DATOS
LIDERAZGO
MEJORA
CONTNUA
PARTICIPACIN
SISTEMA
ENFOQUE A
PROCESOS
Fuente: Adaptacin Acciones para Mejorar la Auditora ISO-IAF
d) Enfocar la auditora en el ciclo PHVA:

Usar el enfoque de "Planear Hacer Verificar Actuar" para evaluar la eficacia de los procesos
de la institucin.
e) Adoptar un enfoque global para la recoleccin de evidencias.
Recolectar las evidencias pensando en la institucin como un todo, en lugar de enfocarse en
estipulaciones individuales.
NOTA: Ver documento vinculado Elementos de Auditora Educativa en el cual se especifican:
normas, tcnicas, tipos de evidencias y hallazgos de Auditora Educativa aplicables al proceso.
3. Evaluacin
El anlisis de los hallazgos es una actividad fundamental, pues es necesario generar conclusiones
sobre el sistema y sus reas de oportunidad. Para gestionar una institucin por procesos, no es
recomendable observar los resultados de manera aislada, es importante entonces:
a) Poner los hallazgos en perspectiva.
b) Relacionar los hallazgos respecto a la habilidad de la institucin para proporcionar
resultados que cumplen con el estndar.
http://qualitytrends.squalitas.com/index.php/item/175-auditor%C3%ADas-que-agregan-valor-un-enfoque-hacia-losresultados-que-resultan-%C3%BAtiles-a-la-organizaci%C3%B3n
10
4. Seguimiento y Mejora
La manera de presentar los resultados de auditora es fundamental para generar el cambio y la
mejora continua en la institucin. El informe debe tipificar aquellas reas de oportunidad con el fin
de asegurar las acciones apropiadas, se debera considerar:
a) El uso acertado de los resultados, observaciones y oportunidades de mejora.
b) Los informes deben ser tiles, objetivos y enfocados a la "audiencia" correcta.
ACTORES DEL PROCESO DE AUDITORA A LA GESTIN EDUCATIVA

Un actor es todo individuo, direccin, divisin o equipo que forma parte del MinEduc y que tiene
relacin directa o indirecta con el proceso de Auditora a la Gestin Educativa, cuya participacin
es indispensable y obligada para el logro de una eficaz y eficiente ejecucin de las auditoras
educativas, acorde con lo establecido en el Acuerdo 450-13 Modelo Nacional de Apoyo y
Seguimiento a la Gestin Educativa y en el Acuerdo 020-12 Estatuto Orgnico de Gestin
Organizacional por Procesos del Ministerio de Educacin, se describen a continuacin las
facultades y alcance de cada actor del proceso.
Los actores segn niveles de gestin:
Tabla 1: Actores del Proceso AEd

NIVEL
ACTOR
Central
Zonal
Distrital
Institucin
Educativa
FACULTADES
Subsecretara de Apoyo, Seguimiento y Regulacin de

la Educacin.
Direccin Nacional de Auditora a la Gestin Educativa
Rectora
Regulacin
Planificacin
Direccin Zonal de Apoyo Seguimiento y Regulacin

de la Educacin
Lder Zonal de Auditora Educativa
Lder de Equipo de Auditora Educativa
Equipo de Auditores Educativos (auditores educativos
de Zona)
Regulacin
Planificacin
Liderazgo y Coordinacin
Seguimiento y Mejora
Ejecucin
Divisin Distrital de Apoyo, Seguimiento y Regulacin

de la Educacin
Equipo de Auditores Educativos (auditores educativos
de Distrito)
Planificacin
Coordinacin
Seguimiento y Mejora
Gestin
Ejecucin
Directivo Institucional
Planificacin
Gestin de la IE
Fuente: Acuerdo Ministerial 450-13 - MNASGE
11
A continuacin se describe el alcance de cada actor con respecto al proceso de Auditora a la

Gestin Educativa:
1. Subsecretara de Apoyo, Seguimiento y Regulacin de la Educacin - SASRE
La SASRE como Nivel Central con la facultad de rectora, regulacin y planificacin, aprueba los
requerimientos de IE a auditar que recibe de los niveles desconcentrados, as como la Planificacin
de auditora educativa con periodicidad semestral. Los resultados de la ejecucin de las auditoras
educativas, generan informes de valoracin de Estndares de Calidad Educativa que se entregan a
la SASRE para asegurar el cumplimiento y la aplicacin de polticas relacionadas al apoyo,
7
seguimiento y regulacin del sistema educativo , proponer polticas y ofrecer retroalimentacin

8
sobre las polticas relacionadas al apoyo, seguimiento y regulacin del sistema educativo ,
Controlar la gestin educativa y el cumplimiento de las polticas, disposiciones y normativas en los
niveles desconcentrados
, entre otras establecidas en el Estatuto Orgnico de Gestin
Organizacional del Ministerio de Educacin oficializado en el Acuerdo Ministerial N.020-12.

2. Direccin Nacional de Auditora a la Gestin Educativa DNAGED
La DNAGED como Nivel Central con la facultad de rectora, regulacin y planificacin, proporciona
lineamientos, procedimientos, instrumentos y dems herramientas que utilizan los auditores
educativos para la ejecucin del proceso de Auditora a la Gestin Educativa. Analiza
requerimientos e informes de resultados, elabora el Plan Nacional de Auditora a la Gestin
Educativa, consolida informacin zonal y genera informes de resultados a nivel nacional.
Adems, evala, controla y realiza el seguimiento de la gestin de auditora educativa en base a
los resultados obtenidos en la valoracin de los Estndares de Calidad Educativa y las Encuestas
de Satisfaccin de la Auditora Educativa, diseando planes de mejora encaminados a optimizar el
proceso y coordinando su ejecucin.
3. Direccin Zonal de Apoyo, Seguimiento y Regulacin de la Educacin DASRE
DASRE como Nivel Zonal con facultad de regulacin, planificacin, coordinacin control y
ejecucin tiene la funcin de Coordinar la aplicacin de planes, programas y proyectos de
10
auditora educativa para la zona . Por lo tanto, consolida los requerimientos enviados por los
Distritos para enviarlos al nivel central, coordina con los auditores educativos la planificacin de las
auditoras a la gestin educativa, analiza los informes ejecutivos de resultados de territorio y
socializa los resultados obtenidos de las Auditoras Educativas con el Nivel Distrital.
segn Acuerdo Ministerial 020-12, Art. 23, literal a

segn Acuerdo Ministerial 020-12, Art. 23, literal b
9
segn Acuerdo Ministerial 020-12, Art. 23, literal e
10
Acuerdo Ministerial 020-12, Art. 12, numeral 3, literal n.
8
12
4. Divisin Distrital de Apoyo, Seguimiento y Regulacin de la Educacin ASRE

La Divisin Distrital con la facultad de planificacin, coordinacin, control y ejecucin aplica los
criterios de seleccin a las IE para generar los requerimientos de auditoras educativas, Coordinar
los planes de auditora en todos los niveles y modalidades
educativas
del distrito en las
11
instituciones educativas pblicas, municipales, particulares y fiscomisionales , adems de generar

los productos y servicios establecidos en el Acuerdo Ministerial 020-12, respecto a auditora
educativa.
5. Equipo de Auditores Educativos EAuEd
Los auditores educativos de niveles desconcentrados ejecutan el proceso de Auditora a la Gestin
Educativa, adems canalizan los requerimientos generados por la DNAGED, para la ejecucin
efectiva del proceso para lo que cuenta con slido conocimiento y habilidades en:
Procedimientos y mtodos de auditora educativa.
Normas de auditora educativa y documentos de referencia.
Requisitos aplicables, relevantes a las actividades y procesos auditados.
Estndares de Calidad Educativa.
En el marco legal que establece el Reglamento General a la Ley Orgnica de Educacin

Intercultural, Acuerdo 020-12: Estatuto Orgnico de Gestin Organizacional por Procesos,
Acuerdo 450 -13: Modelo Nacional de Apoyo y Seguimiento a la Gestin Educativa y Acuerdo
Ministerial No. 059-16 y con el propsito de brindar directrices para articular las funciones
establecidas en el proceso de Auditora a la Gestin Educativa se establecen los siguientes roles
dentro del Equipo de Auditores Educativos: Lder Zonal de Auditora Educativa (Auditor Educativo
de zona), Lder del Equipo de Auditora Educativa y Auditores Educativos de niveles
desconcentrados.
Grfico 2: Organizacin Equipo de Auditora Educativa
Auditor Educativo - AuEd 1
Lder Zonal de Auditora

Educativa - LZAuEd Zona N
Lder de Equipo de Auditora

Educativa - LEAuEd
Auditor Educativo - AuEd 2
Auditor Educativo - AuEd N
Fuente: Elaboracin DNAGED

11
Acuerdo Ministerial 020-12, Art. 44, numeral 2, literal m.
13
a) Lder Zonal de Auditora Educativa LZAuEd

El Lder Zonal de Auditora a la Gestin Educativa es el Auditor Educativo de zona que coordina las
actividades del Equipo de Auditores Educativos para la eficiente ejecucin del proceso.
El LZAuEd es quien realiza las acciones necesarias para cumplir con las metas propuestas
respecto a los indicadores del proceso de AEd promoviendo el trabajo en equipo. Ejecuta anlisis
lgicos para identificar y solucionar problemas y constituye el primer canal de comunicacin entre
la Direccin Nacional de Auditora a la Gestin Educativa (DNAGED) y el equipo de auditores
educativos, socializando lineamientos y dems informacin de inters para el desempeo de sus
funciones.
Funciones del LZAuEd dentro del proceso de Auditora Educativa (AEd)
Elaborar la Planificacin Zonal de Auditoras Educativas con frecuencia semestral (actualizacin
mensual) verificando que se cumplan los criterios tcnicos de seleccin de las instituciones
educativas, conformando los Equipos de Auditores Educativos y asignando Lderes del EAuEd
segn las directrices dadas en los Lineamientos para Tipos de Auditora Educativa.
Consolidar y robustecer las bases de datos con informacin tcnica relevante para el ejercicio
de las funciones del EAuEd. luego de la aprobacin, la planificacin deber almacenarse en el
Gestor de Almacenamiento Externo de Informacin.
Mantener comunicacin directa con las Subsecretaras o Coordinaciones de Educacin y/o
Direcciones
Zonales
de
Apoyo,
Seguimiento
y Regulacin
para
gestionar
trmites
administrativos del EAuEd.

Participar en auditoras educativas y ser Lder del EAuEd, por lo menos una vez al mes.
Monitorear peridicamente las actividades del equipo de auditores educativos de su Zona en
todos los subprocesos de AEd, orientando su ejecucin basado en las directrices descritas en el
Manual de Auditora de Calidad y sus lineamientos, verificando el avance del trabajo y
resolviendo consultas en caso de suscitarse.
Convocar al Subsecretario/a de Educacin o Coordinador/a Zonal, Director/a Tcnico/a de
Apoyo Seguimiento y Regulacin (zona), y Lder Zonal de Asesora Educativa a la reunin
mensual en la que se debern socializar los resultados de las Auditoras Educativas ejecutadas
en la Coordinacin Zonal o Subsecretarias de Educacin.
Mantener informada a la DNAGED sobre los asuntos importantes de las auditorias educativas y
del equipo auditor, sean estas de mbito tcnico o administrativo.
Funciones del LZAuEd como apoyo al proceso de AEd
Revisar las Hojas de Ruta de cada uno de los Auditores Educativos con frecuencia semanal,
para verificar el cumplimiento de las acciones.
14
Elaborar y enviar a la DNAGED en los primeros quince das del ao, el cronograma anual de
vacaciones para su aprobacin.
Hacer seguimiento de la planificacin de vacaciones del EAuEd, tomando en cuenta que la
planificacin no se vea afectada.
Coordinar con UATH Zonales las justificaciones y asistencias del EAuEd.
b) Lder del Equipo de Auditora Educativa LEAuEd
El Lder del Equipo de Auditora Educativa es la persona asignada por el Lder Zonal de Auditora
Educativa cuando conforma los EAuEd para la Planificacin y Ejecucin de la visita de auditora
educativa en sus distintas fases. Es la persona que lidera la ejecucin del proceso fomentando el
trabajo en equipo y una comunicacin efectiva con el LZAuEd y entre EAuEd.
Funciones dentro del subproceso de Ejecucin de la AEd
Organizar las actividades definir los instrumentos a ser utilizados por el EAuEd para la ejecucin
de la auditora educativa estableciendo el vnculo de comunicacin con la Autoridad de la IE.
Coordinar el levantamiento de hallazgos y evidencias para garantizar la veracidad de la
informacin en esta fase y retroalimentar a la IE de acuerdo a las observaciones detectadas y
plasmadas en el Informe Final.
c) Auditores Educativos - AuEd

Los Auditores Educativos ejecutan el proceso de Auditora a la Gestin educativa seleccionando y
determinando mtodos para realizar una evaluacin externa de las instituciones educativas desde
una visin objetiva de la gestin institucional.
El Equipo de Auditores Educativos debe involucrarse en actividades continuas de desarrollo
profesional para actualizar el conocimiento y habilidades necesarias para gestionar el proceso de
Auditora a la Gestin Educativa.
Funciones dentro del subproceso de Ejecucin de la AEd
Utilizar los instrumentos descritos en el Manual de Auditora de Calidad y Lineamientos de
Gestin Documental disponibles en el Gestor de Almacenamiento Externo de Informacin y
generar su registro acorde a la Lista Maestra de Documentos de AEd.
Aplicar el modelo de seguimiento, control y evaluacin de la gestin educativa en el territorio

12
de su jurisdiccin en coordinacin con los niveles desconcentrados .

Aplicar los manuales de seguimiento y control de la gestin administrativa y pedaggica
13
en el sistema educativo zonal .
12
Acuerdo Ministerial 450-13, pgina 22.
15
SUBPROCESOS DE LA AUDITORA DE CALIDAD A LA GESTIN

EDUCATIVA
La Auditora a la Gestin Educativa genera informacin sobre la situacin de la gestin educativa
local y nacional mediante la verificacin del cumplimiento de los estndares de calidad educativa
y/o normativas especficas, lo cual constituye una medida objetiva de la situacin de cada IE de
todo tipo, nivel y modalidad, sobre la base de evidencias vlidas y confiables, dentro de un
marco legal y tico, con el propsito de generar una cultura de mejora continua en la educacin en
el Ecuador. La Auditora a la Gestin Educativa comprende cuatro subprocesos:
Grfico 3: Subprocesos de Auditora a la Gestin Educativa
Fuente: Acuerdos Ministeriales 020-12; 0450-13
PLANIFICACIN
Esta fase comprende el diseo y actualizacin del Plan Nacional de Auditora a la Gestin
Educativa, aqu se definen los procesos y procedimientos en los mbitos administrativo y
pedaggico de las instituciones educativas en todos los niveles y modalidades de educacin.
Abarca desde la recepcin de requerimientos de auditoras educativas a nivel nacional hasta el
inicio del subproceso de Ejecucin de la auditora educativa, interactuando dinmica y
participativamente con los niveles desconcentrados.
13
Acuerdo Ministerial 020-12, Art.36, numeral 3, literal k.
16
Flujograma
Grfico 4: Subproceso Planificacin
Fuente: Elaboracin DNAP

Nota: Los formatos de documentos para registrar la Planificacin de la AEd se encuentran disponibles para uso del EAuEd en el Gestor de almacenamiento externo de
informacin. El uso de estos instrumentos debe realizarse acorde a las directrices dadas en el documento Lineamientos de Gestin Documental.
17
Herramientas.a) Criterios para la seleccin de instituciones educativas

Para elaborar el Listado de instituciones educativas a auditar, se debe considerar que todas las
instituciones del sistema educativo nacional tengan la misma posibilidad de ser auditadas. Se
aplicar al Universo de IE existentes a nivel nacional una estratificacin por Zonas, y se aplicarn
los siguientes criterios de seleccin:
1. Capacidad Instalada de Auditores Educativos por Zona: El nmero de instituciones
educativas a ser auditadas se determinar en funcin al nmero de auditores educativos y
tiempo establecido para ejecutar los diferentes tipos de auditoras educativas, lo cual podra
generar variaciones al nmero de auditoras educativas a realizar en un periodo determinado.
2. Criterio de auditora proporcional.
Segn este criterio se deber tomar en cuenta el
nmero de visitas de auditora educativa regular y especial cuya proporcin por ao es de

14
65% y 35%, respectivamente, considerando el tiempo para ejecutar cada tipo de auditoras .
Del nmero de instituciones educativas que se atendern con auditoras educativas regulares,
el 80% sern ARG y 20% auditoras de seguimiento a las ARG (A-SARG). En cuanto a las
auditoras especiales: AERC y AEFI, se seleccionarn en funcin de los requerimientos
TIPOS DE AUDITORA EDUCATIVA
generados por los niveles desconcentrados.
Auditora Regular General - ARG (80%)

Auditora Regular (65%)
Auditora de Seguimiento a Auditora Regular General A-SARG (20%)
Auditora Especial de Renovacin y Control - AERC
(50%)
Auditora Especial
(35%)
Auditora Especial de Fiscalizacin - AEFI (50%)
3. Nivel. El sistema educativo ecuatoriano est dividido en el nivel de educacin Inicial,

Educacin Bsica y Bachillerato, se priorizarn las IE que cuenten con 1 nivel de educacin.
4. Tamao. De acuerdo al nmero de estudiantes matriculados en las instituciones educativas,
se priorizarn las IE que cuenten con el mayor nmero de estudiantes.
Los pasos a seguir para determinar las IE a auditar, se describen en los Lineamientos para Tipos
de Auditora.
14
Ver Lineamientos para Tipos de Auditora Educativa
18
b) Conformacin de equipos de Auditores Educativos

El equipo de auditores educativos es el responsable de la evaluacin y control interno de la
15
situacin tcnico-pedaggica y administrativa de toda la oferta educativa que exista en el distrito .

Los auditores educativos son quienes realizan visitas a las instituciones educativas y dems
16
servicios en equipo, cuyo mnimo es de dos personas y su mximo de cuatro , considerando las
particularidades de cada tipo de auditora educativa (Ver documento Lineamientos para Tipos de
Auditora Educativa).
Indicadores de Gestin.-
Tabla 2: Indicadores de Gestin Subproceso Planificacin

N
Indicador
Frmula de clculo
Auditoras Educativas
planificadas /
01
N Auditoras
Educativas requeridas
N Auditoras
educativas regulares /
02
EFICACIA
03
Auditoras educativas
planificadas
N Auditoras
Especiales educativas/
N Auditoras
Educativas planificadas.
Unidad
de
Medida
Responsable de
medicin
Frecuencia
de medicin
Director/a Nacional
de Auditora a la
Gestin Educativa.
Semestral
Director/a Nacional
de Auditora a la
Gestin Educativa.
Semestral
Director/a Nacional
de Auditora a la
Gestin Educativa.
Semestral
EJECUCIN
La Ejecucin de las auditoras educativas provee a las autoridades y actores del sistema educativo
de una evaluacin sistemtica del cumplimiento de las polticas, estndares de calidad educativa y
normativa vigente en las IE de todo tipo, nivel y modalidad. En esta fase se describen todas las
actividades que realizan los auditores educativos para verificar y controlar internamente la situacin
tcnico-pedaggica y administrativa de la oferta educativa, desde el momento de la asignacin de
la auditora educativa hasta el cierre de la misma.
15
16

segn Acuerdo Ministerial 450-13 MNASGE pg. 23
19
Flujograma
Grfico 5: Subproceso Ejecucin
20
Descripcin de Actividades.-
Registro Digital PDF
Registro Impreso
Registro Digital XLS

Tabla 3: Actividades de Planeacin
N
1
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
Recibir de la DNAGED la notificacin de Ejecucin

de la Planificacin Zonal de Auditora a la Gestin
Educativa
LZAuEd
Planificacin Zonal de
Auditora a la Gestin
Educativa
Recibir las Cartas de Presentacin para cada IE a

auditar enviadas desde la DNAGED.
LZAuEd
Carta de
Presentacin
Recopilar la informacin de la IE que se encuentre

disponible en la plataforma virtual del MinEduc o en
el repositorio del Distrito en el cual se registr la
documentacin. (ver Maletn de Instrumentos de
AEd, Carta de Contacto)
LEAuEd
Documentos IE
(carpeta)
Elaborar y remitir por correo electrnico al directivo

de la IE, la Carta de Contacto en la que se
informar la fecha, hora, objetivos, actividades a
ejecutar en la investigacin de campo y los
nombres de los miembros del EAuEd. (Enviar
fsicamente nicamente en el caso de que la IE lo
requiera).
Adems, se describe el listado de documentos que
debern ser entregados al LEAuEd para su anlisis
(los que no se obtuvieron de la recopilacin
previa en Distrito y plataforma virtual del
MinEduc).
LEAuEd
Consolidar la informacin de las instituciones

educativas que se recopil de Distritos, plataforma
virtual del MinEduc y que solicit mediante la carta
de contacto a la mxima autoridad de la IE.
LEAuEd
Documentos IE
(carpeta)
Convocar al EAuEd a la Reunin de trabajo Inicial.
LEAuEd
Convocatoria a
reunin EAuEd
LEAuEd
Acta de reunin del

EAuEd
Realizar una reunin de trabajo con el equipo de

auditores educativos para la distribucin de tareas y
responsabilidades.
Estas tareas debern asignarse de forma equitativa,
dependiendo de la experticia de cada miembro del
equipo, y d e las actividades propias de la
auditora educativa.
TIPO DE
ARCHIVO
Carta de Contacto
La distribucin de tareas y responsabilidades

deber registrarse en el acta de reunin del EAuEd.
21
Tabla 4: Actividades de Pre investigacin

N
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
Analizar y estudiar la informacin de la IE y de ser

el caso, en informes de auditora y/o asesora
previas, lo cual permitir realizar una primera
aproximacin al contexto situacional de la IE, en
relacin a las reas o aspectos de la IE que se
deber prestar ms atencin durante la
investigacin de campo, la ubicacin y existencia de
la informacin, as como la impresin causada por
el contenido cualitativo de la misma al EAuEd.
EAuEd
Preguntas
Preliminares
Plantear Preguntas Preliminares acerca de las

posibles causas que originan el estado situacional
preliminar de la IE, con base a los hallazgos.
EAuEd
Preguntas
Preliminares
Consolidar la informacin planteada por el EAuEd

y registrar en el documento denominado Preguntas
Preliminares.
LEAuEd
Preguntas
Preliminares
LEAuEd
Cronograma de
Auditora Educativa
LEAuEd
Cronograma de
Auditora Educativa
Programar las actividades que no pueden ser

observadas en toda la poblacin en funcin de la
seleccin
de
muestras
representativas
(observacin ulica), que permitan inferir de
manera objetiva en el estado situacional de la IE.
TIPO DE
ARCHIVO
Considerar las muestras establecidas en los

Lineamientos para Tipos de Auditora
Elaborar el Cronograma de Auditora Educativa con
base a las Preguntas Preliminares y a la muestra
pertinente al tamao y caractersticas de la IE.
En el cronograma se deber determinar:
Induccin a la Auditora Educativa.

Grupos a entrevistar*.
Observaciones ulicas.
Retroalimentacin a docentes*.
Recorridos por las instalaciones fsicas.
Conversatorios grupales*.
Revisin de documentos y del cumplimiento de
los Estndares Educativos
Reuniones de consulta*.
Elaboracin del informe preliminar de auditora
educativa.
Retroalimentacin al Informe Preliminar.
Lectura del Informe Preliminar.
Lectura del Informe Final de la auditora
educativa.
*Las actividades en las que deban participar

Docentes se deben programar fuera de los
horarios de periodos de clase.
6
Socializar y ratificar el Cronograma de Auditora

Educativa con el equipo de auditores educativos.
LEAuEd
Cronograma de
Auditora Educativa
Enviar al Directivo de la IE el Cronograma para su

conocimiento.
LEAuEd
Cronograma de
Auditora Educativa
22
Tabla 5: Actividades Investigacin de Campo

No
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Presentar el EAuEd con los directivos de la IE,

en esta reunin el LEAuEd y el EAuEd, debern
propiciar un clima de confianza, se dar a
conocer el objetivo de la Investigacin de
Campo, la metodologa a ser empleada y los
productos finales que se obtendrn como
resultado de la auditora, es decir Acta Final y el
Informe Final de AEd. Adicionalmente, se
deber informar que al final de la auditora se
proceder a la presentacin del Informe
Preliminar de auditora educativa, momento en
el cual, la IE podr presentar evidencias NO
registradas durante la visita de auditora
educativa, las mismas que sern consideradas
en la elaboracin del Informe Final.
LEAuEd
Confirmar la recepcin de la carta de contacto y

la entrega de informacin por medio de la firma
de la IE y entregar la Carta de Presentacin.
Realizar la induccin a la auditora educativa. La

mxima autoridad de la IE presentar el EAuEd
y se dar inicio a la induccin. El objetivo
principal ser disminuir el estado de
incertidumbre del personal. Esta induccin
podr realizarse con ayudas didcticas
(presentaciones, videos y/o los medios que
disponga la IE). Para garantizar un proceso
transparente de auditora, es indispensable que
el EAuEd socialice los principios descritos en el
Cdigo de tica. Finalmente, se dar a conocer
el Cronograma de Auditora Educativa definitivo
y se firmar el registro de induccin.
REGISTROS
LEAuEd
Carta de
Presentacin y Carta
de Contacto
(formalizadas)
LEAuEd
Induccin a la
Auditora Educativa
(Evidencia)
TIPO DE
ARCHIVO
Nota.- La reunin de induccin durar 15

minutos como mximo.
Realizar el levantamiento de los hallazgos, para
lo cual se deber utilizar el Aplicativo para AEd
disponible en el Gestor de Almacenamiento
Externo de Informacin o la matriz
correspondiente segn los Lineamientos para
Tipos de Auditora.
4
Iniciar las actividades de observacin e

indagacin planificadas de
acuerdo
al
Cronograma de AEd; en todo momento se
alimentar la herramienta (Aplicativo o Matriz)
con los hallazgos encontrados, los mismos que
estarn debidamente sustentados con las
evidencias correspondientes.
EAuEd
Aplicativo AEd
Evidencias (Carpeta)
23
Durante la verificacin de Estndares de

Calidad Educativa es necesario desarrollar
entrevistas individuales con directivos, docentes
observados y, conversatorios grupales con
docentes, padres de familia y estudiantes, con el
propsito de:
Contrastar la informacin.
Conocer la cultura institucional.
Retroalimentar las prcticas pedaggicas a
travs de la reflexin en los Directivos.
Reprogramar el cronograma focalizando,
problemas detectados en las reuniones con la
comunidad educativa (de ser necesario).
Formalizar las evidencias.
EAuEd
Evidencias (carpeta)
Los resultados de las entrevistas y

conversatorios sern orientados y registrados
en los instrumentos detallados en los
Lineamientos de Gestin Documental Estos
documentos
sern
firmados
por
los
involucrados, digitalizados y archivados en la
carpeta digital Evidencias.
Establecer reuniones de consulta con

Directivos y/o el EAuEd durante la ejecucin de
la auditora educativa para intercambiar
inquietudes, experiencias, consolidar hallazgos
y retroalimentacin.
Desarrollar una reunin para consolidar la

informacin recopilada y elaborar el Informe
Preliminar de auditora educativa, el que se
sealar los hallazgos y las recomendaciones
correspondientes.
LEAuEd y EAuEd
Aplicativo AEd
Aplicativo AEd
LEAuEd y EAuEd
Informe Preliminar
De acuerdo al Cronograma de Auditora

Educativa, realizar una reunin con los
directivos de la IE para retroalimentarlos con el
Informe Preliminar de auditora educativa.
8
Si la IE presentase observaciones y
documentos de descargo, el LEAuEd apoyado
en las evidencias que presente la IE, registrar
los cambios pertinentes en la herramienta
correspondiente. De no existir observaciones, la
IE deber ratificar la informacin aceptando el
Informe Preliminar.
LEAuEd y EAuEd
Evidencias (carpeta)
24
Tabla 6: Actividades de Cierre

N
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
Elaborar el Informe Final y Acta Final. Registrar en dicho

informe, si fuese el caso, los cambios a los cuales fue sujeto el
Informe Preliminar.
LEAuEd y EAuEd
Informe Final
Acta Final
LEAuEd y EAuEd
Lectura del
Informe Final
(registro)
LEAuEd
Hoja de
Control de
Documentos
de Auditora
Educativa
LZAuEd
Hoja de
Control de
Documentos
de Auditora
Educativa
TIPO DE
ARCHIVO
El LEAuEd conjuntamente con la mxima autoridad de la IE,

darn lectura a los resultados, estado situacional y firmarn
Acta Final, el Informe Final, dando fe de la conformidad,
recepcin digital y/o fsica (en el caso de que se requiera, el
Directivo de la IE solicitar el documento fsico al LEAuEd).
Adems, se solicitar responder la encuesta virtual de

satisfaccin de auditora educativa.
Para garantizar un proceso transparente de auditora, el
EAuEd socializa los principios descritos en el Cdigo de tica
aplicados durante la auditora.
Nota: La IE auditada percibir en el cierre de la auditora
educativa, el trabajo profesional, objetivo y transparente
plasmado en todas las actividades ejecutadas.
Consolidar la informacin de la auditora educativa realizada y

guardar la documentacin generada durante esta fase, en el
archivo (carpeta de la IE) digital codificado como consta en los
Lineamientos de Gestin Documental
Adicionalmente, se debe actualizar la Hoja de Control de
Documentos de Auditora Educativa, considerando las
directrices dadas en el documento Lineamientos de Gestin
Documental y entregar al LZAuEd.
Revisar la documentacin de auditoras educativas entregadas

por los LEAuEd, confirmando el cumplimiento registrado en la
Hoja de Control de Documentos de Auditora Educativa.
Consolidar la informacin de la zona y subir al Gestor de
Almacenamiento Externo de Informacin.

Nota: Los formatos de documentos para registrar la Ejecucin de la AEd se encuentran disponibles para uso del
EAuEd en el Gestor de Almacenamiento Externo de Informacin; para la aplicacin de los instrumentos se debe
considerar las particularidades de los Tipos de Auditora a la Gestin Educativa17. El uso de estos instrumentos
debe realizarse acorde a las directrices dadas en el documento Lineamientos de Gestin Documental.
Concluida la investigacin de campo de todos los tipos de auditora educativa, el equipo de

auditores educativos dejar constancia escrita de las acciones cumplidas, de las conclusiones y
recomendaciones hechas a los miembros de la comunidad educativa. Los auditores educativos,
en todos los tipos de auditora, elaborarn y presentarn el Informe Fina l y el Ac ta Final en e l
que se deben consignar los hechos constatados y las observaciones correspondientes.
17
Ver Lineamientos para Tipos de Auditora Educativa
25
Dicha acta debe ser firmada conjuntamente por los miembros del equipo de auditores educativos
que realicen la visita y por la mxima autoridad de la institucin educativa. Un ejemplar del acta
debe quedar en la institucin, otro debe enviarse al Distrito, un tercero, al Nivel Zonal, un
cuarto, a la Administracin del Circuito, y el quinto ejemplar, al Gobierno Escolar de la institucin
educativa
18
.
Herramientas.a) Aplicativo de AEd

El equipo verifica por medio de un examen evaluativo en el Aplicativo predeterminado el
cumplimiento de las polticas y estndares educativos, la normativa vigente y las condiciones para
19
el mejoramiento continuo de las instituciones educativas . Esta herramienta cumple las siguientes
caractersticas:
Son un conjunto de criterios especficos y fundamentales basados en los estndares de

calidad educativa y en la normativa vigente que permiten valorar los logros de las IE y la
calidad de los mismos.
Permite valorar de manera objetiva y cuantitativa el nivel de cumplimiento de la normativa

vigente establecida por la Autoridad Educativa Central.
Es una herramienta de evaluacin que permite al auditor educativo obtener el estado

situacional de la IE, a las autoridades institucionales conocer su estado situacional y
emprender acciones para la mejora, desarrollo y transformacin de la institucin, y, a las
autoridades educativas obtener informacin del sistema educativo para la toma de
decisiones.
b) Conversatorios
El objeto del Conversatorio es institucionalizar un espacio para el intercambio de ideas, en el
marco de la relacin entre diferentes partes. Se trata de dinamizar ideas relacionadas a la
comunicacin, enfocadas en las prcticas de los participantes, retroalimentando las visiones e
inspirando gradualmente un cambio cualitativo de las intervenciones, de cada uno de los
participantes.
Este espacio se construye a travs del dilogo y en s mismo, del ejercicio de conversar, entendido
como el libre intercambio de ideas, visiones, argumentos y opiniones compartidas, contradictorias,
conflictivas, provocadoras, novedosas para discutir y deliberar poniendo en comn inquietudes que
pueden ser afirmadas o relativizadas en un ambiente constructivo por los participantes.
18
19
segn el Reglamento a la LOEI, Art. 101, pg. 174.

26
La importancia no radica en el consenso, sino la presentacin y exposicin de las ideas y

planteamientos. Los conversatorios deben realizarse en grupos focalizados para optimizar tiempo y
obtencin de informacin por grupo; los conversatorios con Docentes se desarrollarn dentro de la
20
jornada laboral, en el horario establecido para la planificacin de actividades educativas .
c) Maletn de Instrumentos de Auditora Educativa.

El lder del equipo de auditora educativa consolidar la informacin proporcionada por el equipo de
auditores educativos y archivar los documentos generados durante la Ejecucin de la auditora
educativa, as como la informacin de la IE auditada, en el Gestor de Almacenamiento Externo de
informacin bajo la codificacin establecida en el Anexo N3. La informacin deber ser respaldada
de acuerdo a los Lineamientos de gestin documental.
Indicadores de Gestin.Tabla 7: Indicadores de Gestin Subproceso Ejecucin

N
Indicador
N Auditoras Educativas
ejecutadas/
01
02
planificadas.
EFICACIA
Regulares ejecutadas /
planificadas.
Especiales ejecutadas /
03
03
Frmula de clculo
planificadas.
EFICIENCIA
ejecutadas /
N de Equipos de Auditora
Educativa
Unidad
de
Medida
Responsable de
medicin
Frecuencia
de
medicin
Director/a Nacional
de Auditora a la
Gestin Educativa.
Mensual
Director/a Nacional
de Auditora a la
Gestin Educativa.
Mensual
Director/a Nacional
de Auditora a la
Gestin Educativa.
Mensual
Director/a Nacional
de Auditora a la
Gestin Educativa.
Mensual
20
Ver Ley Orgnica de Educacin Intercultural, Art.117 y Acuerdo Ministerial 099-15, Art. 4.
27
EVALUACIN
Una vez culminada la fase de Ejecucin es importante evaluar la eficacia del sistema y sus actores,
a travs de un seguimiento permanente que permita fortalecer y mejorar los procesos de auditora
educativa, la mejora continua de las instituciones educativas y el cumplimiento de los objetivos
educacionales con calidad y equidad. La informacin generada en esta fase sirve de insumo para
el anlisis de la gestin de la auditora, la toma de decisiones, el reforzamiento o ajuste de
procesos y el seguimiento de su cumplimiento en los niveles desconcentrados.
Flujograma
Grfico 6: Subproceso Evaluacin

Nota: Los formatos de documentos para registrar la Evaluacin de la AEd se encuentran disponibles
para uso del EAuEd en el Gestor de almacenamiento externo de informacin. El uso de estos
instrumentos debe realizarse acorde a las directrices dadas en el documento Lineamientos de
Gestin Documental.
28
Herramientas.a) Matriz de Estndares Consolidada (Estado situacional de las instituciones educativas)

El proceso de auditora educativa pretende mejorar la calidad de la educacin sobre la base de la
retroalimentacin a las instituciones educativas y autoridades del sistema educativo, para ello, se
registran los resultados en la Matriz de Estndares Consolidada, que refleja el estado situacional
de las instituciones educativas auditadas, as como el logro alcanzado respecto a los estndares
de calidad educativa. La informacin consolidada en esta matriz, permite observar de manera
particular las oportunidades de mejora y como estas repercutiran en la gestin educativa, con el fin
de apoyar a la toma de decisiones de los actores vinculados al sistema educativo.
La valoracin del estado situacional de la IE determina las siguientes alertas tempranas:
Verde: La institucin educativa alcanza el rango de cumplimiento alto, lo que implica que tiene
una cultura organizacional orientada a la calidad con resultados destacables en Gestin Escolar
y Desempeo Profesional. El directivo debe priorizar las oportunidades de mejora considerando
las recomendaciones realizadas en la ARG, las acciones determinadas para la implementacin
de las mejoras deben articularse al documento establecido en el Proyecto Educativo
Institucional. La siguiente auditora educativa a estas IE ser dentro de 5 aos (Acuerdo 450-13;
pg. 23).
Amarillo: La institucin educativa alcanza el rango de cumplimiento medio, es decir que se

detectan reas que requieren atencin en el mediano plazo o corto plazo, en los casos que no
tengan impacto de riesgo respecto al proceso de enseanza aprendizaje. A partir de las
recomendaciones realizadas en la ARG, el directivo debe priorizar las oportunidades de mejora
e incluirlas en el documento establecido en el Proyecto Educativo Institucional. Se prev una ASARG dentro de 2 a 3 aos.
Rojo: La institucin educativa alcanza el rango de cumplimiento bajo, es decir existen reas
que requieren atencin inmediata. El directivo debe priorizar las oportunidades de mejora las
mismas que debern ser planteadas considerando las observaciones realizadas en la auditora
educativa, las oportunidades de mejora se incluyen en el documento establecido en el Proyecto
Educativo Institucional. Se prev una A-SARG dentro de 1 a 2 aos.
29
b) Encuesta de Satisfaccin de Auditora Educativa

Esta encuesta ha sido realizada con preguntas dirigidas a las autoridades institucionales para
evaluar el trabajo en sitio del proceso de la Auditora a la Gestin Educativa. La encuesta es
aplicada en lnea una vez firmada el Acta Final y el Informe Final de la Auditora Educativa,
inmediatamente retorna a la plataforma para realizar el anlisis de los resultados.
La encuesta analiza el proceso de la AEd, y el enfoque de calidad y calidez del lder y el equipo de
auditora educativa durante la visita. Los resultados de la Encuesta de Satisfaccin del servicio de
Auditora Educativa, sern evaluados por la DNAGED con el propsito de implementar estrategias
para optimizar la gestin y ejecucin de las auditoras educativas.
Indicadores de Gestin.Tabla 8: Indicadores de Gestin Subproceso Evaluacin

N
01
Indicador
CUMPLIMIENTO
02
03
04
RESULTADO
Frmula de clculo
Unidad
de
Medida
N de Actas Entrega
Recepcin de Resultados
de Auditora Educativa a
Zona entregadas / Zonas
Auditadas
N de AEd en Rojo /
N total de AEd
ejecutadas.
N de AEd en Amarillo /
N total de AEd
ejecutadas.
N de AEd en Verde /
N total de AEd
ejecutadas.
Responsable
de medicin
Director/a
Nacional de
Auditora a la
Gestin
Educativa.
Director/a
Nacional de
Auditora a la
Gestin
Educativa.
Director/a
Nacional de
Auditora a la
Gestin
Educativa.
Director/a
Nacional de
Auditora a la
Gestin
Educativa.
Frecuencia
de medicin
Mensual
Semestral
(actualizacin
mensual)
Semestral
(actualizacin
mensual)
Semestral
(actualizacin
mensual)
30
SEGUIMIENTO Y MEJORA
La cuarta fase del proceso de Auditora a la Gestin Educativa describe las actividades de
Seguimiento y Mejora de los subprocesos de auditora educativa encaminados a verificar su
ejecucin efectiva y eficiente acorde con los lineamientos puntualizados en este Manual,
garantizando la trazabilidad del proceso.
Flujograma.Grfico 7: Subproceso Seguimiento y Mejora

Nota: Los formatos de documentos para registrar el Seguimiento y Mejora de la AEd se encuentran
disponibles para uso del EAuEd en el Gestor de almacenamiento externo de informacin. El uso de
estos instrumentos debe realizarse acorde a las directrices dadas en el documento Lineamientos de
Gestin Documental.
31
Herramientas.-
a) Ficha de Mejora Continua

Es la herramienta que permite a los auditores educativos proponer mejoras al proceso de Auditora
a la Gestin Educativa; mediante la elaboracin de la Ficha de Mejora Continua se garantiza la
revisin y aprobacin de ser el caso de la propuesta.
b) Plan de Mejora del proceso

El Plan de Mejora es el documento que recoge las mejoras a implementarse en el proceso de
Auditora Educativa; se disea en funcin de los resultados de los indicadores de gestin, y
describe las estrategias y actividades que permitan estandarizarlo y optimizarlo.
Indicadores de Gestin.-
Tabla 9: Indicadores de Gestin Subproceso Evaluacin y Seguimiento

N
Indicador
Frmula de clculo
N de documentos
observados en las carpetas
de la Gestin de AEd /
N total de documentos de
AEd
01
02
EFICACIA
EFICIENCIA
N Actividades de mejora
realizadas /
N Actividades de mejora
planificadas
Tiempo de ejecucin de
actividades de mejora /
Tiempo planificado para
ejecucin de Actividades de
mejora
Unidad de
Medida
Responsable
de medicin
Frecuencia de
medicin
Director/a
Nacional de
Auditora a la
Gestin
Educativa.
Mensual
Subsecretario/a
Apoyo,
Seguimiento y
Regulacin de la
Educacin
Semestral
Subsecretario/a
Apoyo,
Seguimiento y
Regulacin de la
Educacin
Semestral
32
ANEXOS
ANEXO 1: GLOSARIO DE TRMINOS Y ABREVIATURAS
Actividad. Conjunto de tareas que tienen lugar dentro de la fase y son necesarias para
generar un resultado.
Alcance. Extensin y lmite de los requerimientos y los productos de la fase o actividad, es

la extensin del trabajo a realizar para cumplir con los objetivos de la auditora, el perodo
a emplearse en la auditora y los procedimientos a aplicar a fin de obtener evidencia
suficiente para la elaboracin del informe.
Auditora. Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de

la Auditora a la Gestin Educativa y evaluar a las IE de manera objetiva con el fin de
determinar la extensin en que se cumplen los Estndares de Calidad Educativa.*
Auditado o auditada. Organizacin que est siendo auditada.*
Auditor Educativo o Auditora Educativa. Persona que lleva a cabo una auditora en
pleno ejercicio de sus funciones de conformidad a la normativa vigente que lo ampara.*
Competencia.
Habilidad para aplicar los conocimientos y habilidades con el fin de
alcanzar los resultados esperados.*
Condicin. Situacin actual encontrada.
Conclusiones de la auditora educativa. Resultados de la auditora educativa, tras

considerar los objetivos de la auditora y hallazgos.*
Conformidad. Cumplimiento de un requisito.*
Criterio de auditora educativa. Grupo de polticas, procedimientos o requisitos usados

como referencia en la implementacin de la Auditora a la Gestin Educativa*. Medidas o
normas aplicables, es decir lo que debe ser, segn la norma o estndar tcnicoprofesional, alcanzable al contexto evaluado.
Descripcin. Detalle de la fase o actividad, con explicacin de sus distintas partes.
Flujograma. Representacin grfica de la secuencia de etapas, operaciones, movimientos,

decisiones y otros eventos que ocurren en un subproceso y/o fase. Esta representacin se
efecta a travs de formas y smbolos grficos.
Equipo Auditor. Una o ms auditoras o auditores educativos que llevan a cabo una
auditora con el apoyo, si es necesario de expertos tcnicos.*
Evidencia de la auditora educativa. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

informacin verificable pertinente a los criterios de auditora educativa. Nota: La evidencia
de la auditora puede ser cualitativa o cuantitativa.*
33
Grfico. Representacin del estado situacional de las instituciones educativas por

zonas y distritos.
Hallazgos de la auditora educativa. Resultados de la evaluacin de la evidencia

recopilada frente a los criterios de auditora. Estos indican conformidad o no
conformidad y pueden llevar a la identificacin de oportunidades de mejora o al
registro de mejores prcticas.* Nota: Si los criterios de auditora son seleccionados
de requisitos legales o de otra ndole, los hallazgos de auditora se denomina
Cumplimiento o Incumplimiento.*
Herramienta: Son todos los sistemas, aplicaciones, controles, soluciones de clculo,

metodologa, etc., que ayudan a la gestin de un proceso en los siguientes aspectos
generales:
Registro de datos.
Control y mejora de los procesos.
Consolidacin de datos y toma de decisiones.
Indicadores: Estado situacional de las instituciones educativas a travs de una

valoracin de resultados. Alertas tempranas que evidencian el nivel de eficacia,
eficiencia, calidad e impacto de la gestin escolar de una IE, representadas por los
colores verde, amarillo y rojo, en referencia al cumplimiento de los estndares de
calidad educativa y a la normativa vigente establecida por la Autoridad Educativa
Central.
Instrumento: Son documentos que operativizan la ejecucin de un proceso, es decir,

los formatos que utiliza el auditor educativo para registrar las actividades
desarrolladas en la Ejecucin de una auditora educativa.
No conformidad. Incumplimiento de un requisito.*
Objetivos de la Auditora. Es lo que se pretende conseguir con la ejecucin de la fase o

actividad. Se refiere a lo que se espera lograr como resultado de la auditora en trminos
globales y especficos, de acuerdo al tipo de auditora educativa.
Observador u observadora. Persona que acompaa al auditor o auditora pero no audita.*
Plan Nacional de Auditora a la Gestin Educativa. Es el consolidado de Planificaciones

Zonales de Auditora a la Gestin Educativa.
Planificacin Zonal de Auditora a la Gestin Educativa. Es el detalle de la Planificacin

de Actividades de Auditoras a la Gestin Educativa a nivel zonal.
Principales acciones y responsabilidades de los actores. Detalle de cada paso que se

ejecuta en la fase o actividad. Se refieren al micro flujo de la fase o actividad y al detalle de
las etapas y sus responsables.
34
Procedimiento. Conjunto ordenado de actividades que especifican y detallan un

subproceso y fase, incluye, responsables, duracin y flujo de documentos.
Proceso. Conjunto de actividades orientadas a obtener un resultado especfico con valor

agregado en cada una de las etapas.
Propsito. Sistema donde el problema existe y se desarrolla.
Registros. Transcripcin de hallazgos o asuntos que llaman la atencin en la ejecucin de

cada fase o actividad.
Riesgo. Efecto de la incertidumbre en los objetivos.*
Rol. Actores de las tareas a ejecutar (tareas a ejecutar por parte de los actores).
Subproceso. Es un conjunto de actividades que tienen una secuencia lgica para cumplir
un propsito.
Tarea. Trabajo que debe realizarse en un tiempo determinado.
*Los trminos y definiciones contemplados en este documento han sido extrados de la norma ISO
19011:2011 correspondiente a las Directrices para la auditora de Sistemas de Gestin; y en
algunos casos adaptados a la necesidad de la Auditora a la Gestin Educativa.
35
ANEXO 2: NDICE DE ACRNIMOS Y ABREVIATURAS

CDIGO
SIGNIFICADO
ESTRUCTURA ORGNICA
MinEduc
Ministerio de Educacin del Ecuador
SASRE
Subsecretara de Apoyo, Seguimiento y Regulacin
DNAGED
Direccin Nacional de Auditora a la Gestin Educativa
DASRE
Direccin Zonal de Apoyo, Seguimiento y Regulacin
ASRE
Divisin Distrital de Apoyo, Seguimiento y Regulacin
Zona
MARCO LEGAL
LOEI
Ley Orgnica de Educacin Intercultural
RGLOEI
Reglamento General a la Ley Orgnica de Educacin Intercultural
MNASGE
Modelo Nacional de Apoyo, Seguimiento a la Gestin Educativa
AMIE
Archivo Maestro de Instituciones Educativas
BGU
Bachillerato General Unificado
DECE
EGB
IE
Departamento de Consejera Estudiantil

Educacin General Bsica
Instituciones Educativas
PEI
Proyecto Educativo Institucional
POA
Plan Operativo Anual
NEE
Necesidades Educativas Especiales
SNA
Sistema Nacional de Educacin

USO DE AUDITORA A LA GESTIN EDUCATIVA
AEd
Auditora Educativa
AuEd
Auditor/a educativo/a
AuEdZ
Auditor/a educativo/a de Zona
AuEdD
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36

Manual de Auditoria de Calidad 2016

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SUBSECRETARA DE APOYO,

MANUAL DE AUDITORA DE CALIDAD

MANUAL DE AUDITORA DE CALIDAD

CONTROL E HISTORIAL DE CAMBIOS

Descripcin del cambio

MANUAL DE AUDITORA DE CALIDAD

MANUAL DE AUDITORA DE CALIDAD

Un objetivo manifiesto del Ministerio de Educacin es combatir el sexismo y discriminacin de

MANUAL DE AUDITORA DE CALIDAD

el auditor pueda cumplir con su misin .

Estos documentos, as como los instrumentos descritos en la Lista Maestra de Documentos

para facilitar el acceso a la informacin y apegarse a la unificacin de criterios de trabajo y

segn Acuerdo Ministerial 450-13 MNASGE, pg. 3.

MANUAL DE AUDITORA DE CALIDAD

GENERALIDADES DE LA AUDITORA A LA GESTIN EDUCATIVA

El Modelo Nacional de Apoyo y Seguimiento a la Gestin Educativa establece que la auditora

relacin con los estndares de calidad educativa .

sobre las dificultades que se presentan para su logro .

Acuerdo Ministerial 450-13 MNASGE, pg.10

MANUAL DE AUDITORA DE CALIDAD

CRITERIOS A CONSIDERAR EN EL PROCESO DE AUDITORA

segn Acuerdo Ministerial 450-13 MNASGE, pg.10

MANUAL DE AUDITORA DE CALIDAD

Etapa crucial, todo aquello que no se planifique difcilmente ocurrir en la auditora. El

Entendimiento de las expectativas y la planificacin institucional del auditado.

Anlisis del resultado de auditoras previas.

Desarrollo de la pre investigacin de requisitos reglamentarios.

Asignacin adecuada del tiempo.

Algunos procedimientos documentados, instrucciones de trabajo, listas de verificacin, entre otros,

b) Enfocar la auditora en resultados, y menos en los registros.

c) Mantener presente en la auditora los principios bsicos de la gestin.

Los principios bsicos de la gestin se describen en la siguiente ilustracin:

MANUAL DE AUDITORA DE CALIDAD

Grfico 1: Principios Bsicos de Gestin

Fuente: Adaptacin Acciones para Mejorar la Auditora ISO-IAF

d) Enfocar la auditora en el ciclo PHVA:

MANUAL DE AUDITORA DE CALIDAD

ACTORES DEL PROCESO DE AUDITORA A LA GESTIN EDUCATIVA

Tabla 1: Actores del Proceso AEd

Subsecretara de Apoyo, Seguimiento y Regulacin de

Direccin Zonal de Apoyo Seguimiento y Regulacin

Divisin Distrital de Apoyo, Seguimiento y Regulacin

Fuente: Acuerdo Ministerial 450-13 - MNASGE

MANUAL DE AUDITORA DE CALIDAD

A continuacin se describe el alcance de cada actor con respecto al proceso de Auditora a la

seguimiento y regulacin del sistema educativo , proponer polticas y ofrecer retroalimentacin

, entre otras establecidas en el Estatuto Orgnico de Gestin

Organizacional del Ministerio de Educacin oficializado en el Acuerdo Ministerial N.020-12.

segn Acuerdo Ministerial 020-12, Art. 23, literal a

MANUAL DE AUDITORA DE CALIDAD

4. Divisin Distrital de Apoyo, Seguimiento y Regulacin de la Educacin ASRE

del distrito en las

instituciones educativas pblicas, municipales, particulares y fiscomisionales , adems de generar

Procedimientos y mtodos de auditora educativa.

Normas de auditora educativa y documentos de referencia.

Requisitos aplicables, relevantes a las actividades y procesos auditados.

Estndares de Calidad Educativa.

En el marco legal que establece el Reglamento General a la Ley Orgnica de Educacin

Lder Zonal de Auditora

Lder de Equipo de Auditora

Auditor Educativo - AuEd 2

Auditor Educativo - AuEd N

Fuente: Elaboracin DNAGED