Transferencia, Retencin y Disposicin de

Documentos
(Preguntas de Comprensin)

Preguntas y Respuestas de Comprensin

1. Cules son las diferencias entre el control y retencin de documentos en papel o copia
dura y el control y retencin de documentos en medios magnticos?
-

El control y retencin de documentos en papel o copia dura es muchsimo ms

preferible, por el motivo que puedes evidenciar tus hechos fsicamente para que te
pueda apoyar en cualquier situacin. Por otro lado, el control y retencin de
documentos en medios magnticos puede ser ms eficiente, por la razn que no ocupa
mucho espacio y es sumamente ms ordenado.

2. Por qu es difcil establecer un periodo fijo para la retencin de documentos?

-

Establecer un periodo fijo para la retencin de documentos es difcil, por el

motivo que el tiempo de retencin vara de acuerdo a las diferentes categoras en las
que se clasifican los documentos.

3. Cules son las tres categoras en que se clasifican los documentos archivados? D
ejemplos de cada categora.
A) Documentos Vitales
-

Certificados de incorporacin
Escrituras, hipotecas, ttulos de propiedad y documentos de ventas o contratos de
transacciones importantes
Libros de actas de las reuniones de la junta de directores y de los accionistas de la
corporacin
Acciones y bonos
Certificaciones de marcas registradas
Frmulas cientficas
Plizas de seguros vigentes
Rcords mdicos de pacientes
Planillas de impuestos
Correspondencia que contiene informacin que pueda servir en asuntos legales

B) Documentos Importantes
-

Registros de inventarios
Mayores de cuentas por cobrar
Mayores de cuentas por pagar
Facturas de suplidores
Facturas de clientes
Informes de casos de accidentes y reclamaciones
Registros de nminas
rdenes de compra
Cheques cancelados

C) Documentos tiles
-

Correspondencia general
Estados de cuenta
Reconciliaciones bancarias
Solicitudes de empleo
Plizas de seguros expiradas
Recibos de caja menuda o caja chica
Recibos de dinero
Libretas de dictado

4. Por qu es conveniente la integracin de archivos antes de hacer la transferencia de

documentos?
-

La integracin de archivos antes de hacer la transferencia de documentos es

conveniente por el motivo que es la combinacin del contenido de dos o ms carpetas
o expedientes en uno solo utilizando el rtulo de uno de los expedientes o creando un
nuevo rtulo que cubra la nueva combinacin del contenido. Los expedientes que se
integran tienen que ser del mismo corresponsal o asunto.

5. Qu preguntas se deben considerar al tomar decisiones respecto a la transferencia de

documentos?
A) Cun valiosos son los documentos? Tienen un valor que justifique el costo de
conservarlos?
B) Con qu frecuencia se consultarn?
C) Dnde se pueden conservar los documentos?
D) Es necesaria la conservacin de los documentos para propsitos legales?
E) Qu requisitos existen en la empresa que requieren la conservacin de ciertos
documentos?
F) Deben destruirse los documentos? De ser cierto, cundo y cmo?
G) Qu precauciones especiales hay que seguir para asegurarse que los documentos no se
pierdan o se destruyan accidentalmente?
H) Pueden conservarse los documentos en microimgenes o en medios magnticos?
6. Explique en qu consiste cada uno de los siguientes mtodos para la transferencia:
traspaso por periodos fijos y traspaso perpetuo.
-

El plan de traspaso por periodos fijo consiste en la transferencia de documentos

de los archivos activos a archivos inactivos, al final de un periodo previamente
establecido. El traspaso por periodos fijos se puede llevar a cabo de tres formas
diferentes: Plan de un periodo, Plan de dos periodos o el plan de periodo mximo y
mnimo. Por otro lado, el plan de traspaso perpetuo consiste en los archivos activos a
los archivos inactivos a intervalos irregulares cada vez que se cierra un caso o se
concluye un proyecto. Este plan se recomienda cuando por la naturaleza de la

empresa se hace difcil establecer periodos definidos para la transferencia de

documentos.
7. En qu consiste el plan de dos periodos? Qu ventaja tiene sobre el plan de un
periodo?
-

El plan de dos periodos consiste en mantener en las oficinas documentos de dos

periodos de archivo: el periodo actual y el periodo anterior. Los expedientes del
periodo actual se consideran activos y los expedientes del periodo que precedi se
consideran semiactivos. La ventaja que el plan de dos periodos tiene sobre el plan de
un periodo es eliminar las desventajas del plan de un periodo porque solamente los
documentos de ms de un periodo se transfieren a los archivos inactivos y los
expedientes del periodo actual y del periodo anterior permanecen en la oficina.

8. Indique algunas ventajas y desventajas de la transferencia de documentos a medios

magnticos.
~ Ventajas:
-

Ocupan muy poco espacio.

Se pueden transportar con facilidad.
Son ideales para centros de almacenaje fuera de la empresa, particularmente en
lugares que se especializan en la conservacin de documentos en bvedas similares a
las cajas de seguridad de los bancos.

~ Desventajas:
-

Tienen que conservarse en un ambiente donde el calor y la humedad estn

controlados.
Requieren mantenerse fuera de contaminantes ambientales como el humo y el polvo.
Tienen que conservarse lejos de campos magnticos.
Si el disco no se actualiza peridicamente, el equipo en que se cre
puede caer en la obsolescencia.
Puede que no se acepte para efectos legales.
Los discos se pueden contaminar con virus y se puede perder la informacin que
contienen.

9. Qu medidas y sistemas pueden utilizar las empresas para controlar el acceso a los
archivos?
A) Control de acceso regulado por personas
- Slo el personal autorizado puede tener acceso al material archivado.
- El visitante se identifica y anota su nombre en un registro. Se le entrega una tarjeta
de identificacin.

B) Control de acceso mecnico

-

Se instalan cerraduras de combinacin y llaves en los gabinetes o anaqueles de

archivos o en la entrada de las oficinas de los centros de almacenaje de documentos.
Slo el personal autorizado tiene llaves o conoce la combinacin para tener acceso a
las oficinas.

C) Control de acceso por medios electrnicos

-

Se utilizan sistemas computarizados para controlar y hacer la monitoria del acceso a

las reas.
En unos sistemas, las personas autorizadas tienen que tener una tarjeta electrnicas
con tirilla magntica o llaves electrnicas para tener acceso a las reas. El sistema
registra el nombre de la persona, fecha y hora del acceso al rea.

10. Qu medidas se pueden establecer para proteger los archivos electrnicos? Explquelas.
A) Copias de Resguardo
-

Es la medida ms sencilla e importante para la proteccin de la informacin en

archivos electrnicos.
La preparacin de copias de resguardo debe ser un procedimiento rutinario.
La capacidad de preparar copias de resguardo debe ser una prioridad en los
componentes del sistema operativo de la computadora.

B) Programas antivirus
-

Son esenciales para la proteccin de los archivos electrnicos.

Protegen la informacin que se conserva en el disco duro o en medios magnticos de
modo que no se pueda alterar o destruir.

C) Protector de carga elctrica o interruptor de electricidad

-

Protege los archivos electrnicos de su destruccin por cambios sbitos en la

corriente elctrica. Se colocan entre la toma de corriente o enchufe y el cable de
energa de la computadora.

D) Sistema de batera de resguardo

-

Provee energa alterna temporera al sistema computarizado en casos de bajas en la

corriente elctrica.

E) Sistemas de autenticacin
-

Protegen la informacin en sistemas computarizados del uso no autorizado o de su

destruccin.

Solamente el personal autorizado con un cdigo especial puede tener acceso a la

informacin que est en el sistema computarizado o en red.
Para poder hacer cambios en la informacin se necesita otro cdigo.

F) Tecnologa de la caja negra

-

El sistema computarizado tiene un depsito de seguridad con informacin de los

usuarios autorizados a tener acceso a la red.
Al entrar el cdigo de acceso se genera automticamente una llamada telefnica al
usuario de la red para verificar si realmente es quien est solicitando el acceso a la
red.

11. Qu ventajas tienen los centros de almacenaje privados en comparacin con los centros
de la misma empresa?
-

Las ventajas que tienen los centros de almacenaje privados en comparacin con
los centros de la misma empresa es que la mayor parte de los centros de almacenaje
pertenecen a la misma empresa. Sin embargo, cada da son ms las empresas que
utilizan centros privados para el almacenaje de documentos porque les resultan ms
convenientes y econmicos. Es necesario hacer un estudio de viabilidad para tomar la
decisin respecto a la utilizacin de un centro en sus propias instalaciones o de un
centro privado. El estudio de viabilidad sirve para determinar cules son las
necesidades reales de la empresa y los costos involucrados en el almacenaje,
proteccin y seguridad de los documentos en ambas alternativas.

12. Qu factores se deben tener en cuenta al seleccionar el mtodo para la disposicin de

documentos?
-

Los factores que se deben tomar en cuenta al seleccionar el mtodo para la

disposicin de documentos son los costos, la seguridad, la proteccin del ambiente y
la cantidad de documentos.

13. Qu mtodos existen para la disposicin de documentos? Indique las ventajas y

desventajas de cada uno de ellos.
A) Reciclaje Interno
~ Ventajas:
-

Es un mtodo que resulta en economa en el consumo de papel.

Contribuye a la proteccin del ambiente.

~ Desventajas:
-

No es seguro para documentos a descartar de naturaleza confidencial.

B) Tirar los documentos al zafacn o en depsitos para reciclaje externo

~ Ventajas:
-

Es el mtodo ms econmico y ms sencillo.

~ Desventajas:
-

No es seguro para documentos que requieren proteccin contra el acceso a su

contenido.

C) Triturar
~ Ventajas:
-

Es un mtodo seguro para destruir documentos confidenciales y se utiliza mucho.

Las trituradoras vienen en diferentes tamaos y capacidades. Algunas trituran
carpetas, tarjetas, discos magnticos, rollos de pelculas, video y audiocasetes, presilla
de metal y otros materiales.
Las tirillas de papel se pueden compactar, embalar y reciclar.

~ Desventajas:
-

Requiere la compra de equipo.

D) Reducir a pulpa
~ Ventajas:
-

Es el proceso de destruir los documentos aadiendo agua para crear una mezcla y
reducirlos a pulpa.
Es un mtodo muy seguro para documentos confidenciales.

~ Desventajas:
-

Requiere equipo costoso