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INTRODUCCIN
ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR PAGAR
Cuentas por pagar es un instrumento prctico para labores constantes, es un
manejo sencillo que le brinda mayor productividad a su empresa por la
confiabilidad de su informacin, reduccin de errores y un auxiliar infalible adems
de oportuno en la realizacin de pagos o control de saldos de sus proveedores por
conceptos de compra u otros diversos.
Posee adems todas las actividades para cubrir sus expectativas en la planeacin,
realizacin y control de pagos. Adems sus efectivos reportes le garantizan pleno
conocimiento de sus movimientos bancarios.
Las cuentas por pagar son la fuente de financiamiento a corto plazo sin garanta
para las empresas de negocios. Se derivan de transacciones en las que se
adquiere mercanca, pero no se firma ningn documento formal que muestre la
responsabilidad del comprador con el vendedor. De hecho, el comprador acuerda
pagar al proveedor el monto requerido segn las condiciones de crdito
establecidas normalmente en la factura del proveedor.
Las cuentas por pagar representan obligaciones presentes provenientes de las
operaciones de transacciones pasadas tales como la adquisicin de mercancas o
servicios o por la obtencin de prstamos para el financiamiento de los bienes que
constituyen el activo.
La administracin de cuentas por pagar es la administracin por parte de la
empresa del tiempo que transcurre entre la compra de materia prima y el envo de
su pago por correo al proveedor.
La gestin que se realiza con los pagos a proveedores y a entidades financieras
por deudas de corto plazo es la administracin de cuentas por pagar. En
contraparte con las cuentas por cobrar, ahora la empresa es el cliente de los
proveedores, lo que significa que pasar por una evaluacin similar a la que se
hizo a los clientes. En este caso, el objetivo es buscar la fuente de deuda menos
costosa, por lo que aqu tambin se aplicarn los criterios de costos y beneficios
marginales. Entre las fuentes de financiamiento de corto plazo se mencionan:
Las cuentas por pagar representan el crdito en cuenta abierta que ofrecen los
proveedores a la empresa y que se originan generalmente por la compra de
materia prima. Es una fuente de financiamiento comn a casi todos las empresas
Incluyen todas las transacciones en las cuales se compra mercancas pero no se
firma un documento formal, no se exige a la mayora de los compradores que
pague por la mercanca a la entrega, sino que permite un periodo de espera antes
del pago.
En el acto de compra el comprador al aceptar la mercanca conviene en pagar al
proveedor la suma requerida por las condiciones de venta del proveedor, las
condiciones de pago que se ofrecen en tales transacciones, normalmente se
establecen en la factura del proveedor que a menudo acompaa la mercanca.
En cuentas por pagar puede realizar los movimientos a proveedores, programar
los pagos, imprimir sus cheques, consultar pagos, efectuar movimientos a sus
chequeras, as como auxiliarlo en su conciliacin bancaria, entre otras actividades.
NDICE
Polticas de crdito
La poltica de crdito de una empresa da la pauta para determinar si debe
concederse crdito a un cliente y el monto de ste. La empresa no debe solo
ocuparse de los estndares de crdito que establece, sino tambin de la utilizacin
correcta de estos estndares al tomar decisiones de crdito.
Deben desarrollarse fuentes adecuadas de informacin y mtodos de anlisis de
crdito. Cada uno de estos aspectos de la poltica de crdito es importante para la
administracin exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La ejecucin
inadecuada de una buena poltica de crditos o la ejecucin exitosa de una poltica
de crditos deficientes no producen resultados ptimos.
Estndares de crdito
Los estndares de crdito de la empresa definen el criterio mnimo para conceder
crdito a un cliente. Asuntos tales como evaluaciones de crdito, referencias,
periodos promedio de pago y ciertos ndices financieros ofrecen una base
cuantitativa para establecer y hacer cumplir los estndares de crdito.
Al realizar el anlisis de los estndares se deben tener en cuenta una serie de
variables fundamentales como los gastos de oficina, inversin en cuentas por
Condiciones de crdito
Las condiciones de crdito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero
se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en
ocasiones podran resultar nocivos para la empresa.
Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crdito de la empresa
pueden tener efectos en su rentabilidad total. Los factores positivos y negativos
relacionados con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos
se presentan a continuacin.
Nivel ptimo
La empresa debe determinar cul es el nivel ptimo de gastos de cobro desde el
punto de vista costo-beneficio.
Perodo de crdito
Cuando una empresa le permite a un cliente (como una pequea empresa o un
minorista) ordenar productos o servicios sin pago inmediato, el tiempo entre la
fecha de la factura y la fecha de vencimiento de pago se conoce como el perodo
de crdito. Durante el perodo de crdito el cliente puede pagar la deuda o
devolver una parte de los bienes y pagar la parte restante de la deuda.
i = d * 365 / t
Perodo de descuento
Como incentivo para inspirar a ms clientes a pagar temprano, algunas empresas
optan por implementar un perodo de descuento que les ofrece a los clientes un
porcentaje fijo de descuento de un artculo o de una orden para pagar dentro de
un plazo determinado de das. Por ejemplo, un cliente que paga por una compra
dentro de 14 das puede recibir un 2 por ciento de descuento, mientras que si
espera 30 das para pagar tendra que pagar el pedido completo. En trminos de
crdito comercial, dicho acuerdo se expresara como "2/14, neto en 30". Al precio
de los bienes durante el perodo de descuento se le conoce como el costo real del
producto. Cuando una pequea empresa produce un producto que ofrece un
perodo de descuento a los compradores a menudo eso le permite una ms rpida
recuperacin de los costos de los bienes vendidos.
debe aumentar, ya que si una empresa est dispuesta a pagar al da el precio por
unidad disminuye. Si la demanda es elstica, las ventas deben aumentar como
resultado de la disminucin de este precio.
Tambin el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo as el costo del
manejo de cuentas por cobrar. La disminucin en cobranza proviene del hecho de
que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo
hagan.
La estimacin de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio
los clientes pagan ms pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala,
este argumento se basa en el hecho de que mientras ms se demore un cliente en
pagar, es menos probable que lo haga. Mientras ms tiempo transcurra, hay ms
oportunidades de que un cliente se declare tcnicamente insolvente o en
bancarrota.
Tanto la disminucin en el periodo promedio de cobro como la disminucin en la
estimacin de cuentas incobrables deben dar como resultado un aumento en las
utilidades. El aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es
una disminucin en el margen de utilidad por unidad ya que hay ms clientes que
toman el descuento y pagan un precio menor.
La disminucin o eliminacin de un descuento por pronto pago tendra efectos
contrarios. Los efectos cuantitativos de los cambios en descuentos por pronto
pago se pueden evaluar por un mtodo por un mtodo similar al de la evaluacin
de cambios de las condiciones de crdito.
Periodo de crdito
Los cambios en el periodo de crdito tambin afectan la rentabilidad de la
empresa. Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el
periodo de crdito como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el
periodo de cobros como la estimacin de cuentas incobrables tambin aumenten,
as el efecto neto en las utilidades puede ser negativo.
Polticas de cobro
Las polticas de cobro de la empresa son los procedimientos que sta sigue para
cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento. La efectividad de las polticas de
cobro de la empresa se puede evaluar parcialmente examinando el nivel de
estimacin de cuentas incobrables.
Este nivel no depende solamente de las polticas de cobro sino tambin de la
poltica de crditos en la cual se basa su aprobacin. Si se supone que el nivel de
cuentas malas atribuible a las polticas de crdito de la empresa es relativamente
constante, puede esperarse un aumento en los gastos de cobro para reducir las
cuentas de difcil cobro de la empresa.
El aumento en los gastos de cobro debe reducir la estimacin de cuentas
incobrables y el periodo medio de cobros, aumentando as las utilidades. Los
costos de esta estrategia puede incluir la prdida de ventas adems de mayores
gastos de cobro si el nivel de la gestin de cobranza es demasiado intenso; en
otras palabras, si la empresa apremia demasiado a sus clientes para que paguen
sus cuentas, estos pueden molestarse y llevar sus negocios a otra parte,
reduciendo as las ventas de la empresa.
La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestin de
cobros, si los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un
periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro.
un periodo determinado despus del envo de la carta, se enva una segunda carta
ms perentoria. Las cartas de cobro son el primer paso en el proceso de cobros
de cuentas vencidas.
Llamadas telefnicas
Si las cartas son intiles, el gerente de crditos de la empresa puede llamar al
cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable, se
puede hacer arreglos para prorrogar el periodo de pago.
Utilizacin de agencias de cobros
Una empresa puede entregar las cuentas incobrables a una agencia de cobros o a
un abogado para que las haga efectivas. Normalmente los honorarios para esta
clase de gestin de cobro son bastante altos y puede ser posible reciba un
porcentaje mucho menor del que espera recibir.
Procedimiento legal
Este es el paso ms estricto en el proceso de cobro. Es una alternativa que utiliza
la agencia de cobros. El procedimiento legal es no solamente oneroso, sino que
puede obligar al deudor a declararse en bancarrota, reducindose as la
posibilidad de futuros negocios con el cliente y sin que garantice el recibo final de
los traslados.
Existe un punto ms all del cual los gastos adicionales de cobro no ofrecen un
rendimiento suficiente; la empresa debe tener en cuenta este punto.
As terminamos este ciclo de la administracin de las cuentas por cobrar, que
como ya se explic en los anteriores artculos es de gran importancia para la
empresa y para los responsables del rea financiera y contable.
Fuentes
https://es.scribd.com/doc/187184564/4-6-Administracion-de-Cuentas-Por-Pagar
http://pyme.lavoztx.com/la-diferencia-entre-un-perodo-de-descuento-y-un-perodode-crdito-11159.html
http://www.ejemplode.com/59-finanzas/1476-ejemplo_de_cuentas_por_pagar.html
https://createonepw.blogspot.mx/2011/11/administracion-de-cuentas-porpagar.html
http://fernandafavela.blogspot.mx/2013/11/introduccion-cuentas-por-pagar-esun.html?m=1
http://admonfinanzaslourdes.blogspot.mx/2011/01/periodo-de-credito.html