Lo que todo Gerente debe saber sobre

Gestin de Activos
Juan Carlos Duarte Holgun
Gerente Optimizacin de Activos

Introduccin
La aparicin de las normas internacionales PAS 55 e ISO 55000 han posicionado a nivel internacional a
la gestin de activos como uno de los enfoques de trabajo ms estructurados que las organizaciones
intensivas en activos fsicos estn adoptando para hacer frente a la creciente presin para mejorar su
productividad y lograr altos estndares de desempeo de manera sostenible. Esto claramente se ha
convertido en un enorme desafo en el voltil clima econmico actual.
Los programas de mejoramiento de la gestin de activos son diseados y direccionados para mejorar el
desempeo a largo plazo de una organizacin. Ya sea que la organizacin busque reducir los costos,
mejorar la productividad, aumentar la calidad, disminuir el nmero de incidentes ambientales y de
seguridad, mejorar la satisfaccin del cliente y minimizar los riesgos financieros, la idea es implementar
soluciones que permitan alcanzar objetivos cuantificables que generen valor a los diferentes grupos de
inters de manera que los resultados se mantengan en el tiempo y garanticen su perdurabilidad.
A pesar de haber trabajado durante varios aos en la implementacin de programas de mejoramiento del
desempeo de diversa naturaleza (TPM, RCM, Six Sigma, Manufactura Esbelta, Confiabilidad, entre
otros), la mayora de empresas intensivas en activos fsicos en Amrica Latina no ha logrado alcanzar los
beneficios prometidos a los directivos y accionistas. Lo anterior ha generado la prdida de credibilidad en
las metodologas, sistemas de gestin, gerentes y equipos de mejoramiento, al igual que se ha generado
desgaste y desmotivacin al interior de la organizacin, sin olvidar la prdida de tiempo y recursos
valiosos para la organizacin.
Diferentes estudios internacionales demuestran que los programas de mejoramiento no siempre
producen los beneficios esperados: una encuesta realizada en la industria manufacturera en Estados
Unidos muestra que slo el 2% de las compaas alcanzaron completamente sus objetivos y menos de
una cuarta parte de todas las compaas (24%) reportaron el logro de resultados significativos.
1

McKinsey y la AIPMM estiman que un 70% de los programas de transformacin fallan por razones
evitables. Las fallas en la implementacin de proyectos de mejoramiento incluyen aquellos que nunca
fueron terminados, programas que son completados pero sin alcanzar mejoras o con logros
insignificantes, y otros que son terminados con mejoras temporales pero sin ningn beneficio a largo
plazo de las soluciones implementadas.
Si bien existe un sinnmero de razones por las que cualquiera de estos escenarios pueden
presentarse, la experiencia obtenida durante los ltimos 10 aos en el desarrollo de diagnsticos,
diseo e implementacin de programas de mejoramiento de la gestin de activos en importantes
empresas del sector energtico en Amrica Latina (petrleo y gas, petroqumica, energa elctrica y
minera), ha encontrado que la razn dominante para el fracaso de los programas de mejoramiento del
desempeo est directamente relacionada con la falta de apoyo y liderazgo por parte de la alta
direccin y de concientizacin del aporte requerido para el mejoramiento de los procesos de gestin por
parte de todos los miembros de la organizacin. A continuacin se presentan 7 importantes lecciones
aprendidas de las experiencias de empresas lderes en la implementacin de sistemas de gestin de
activos en la industria de Amrica Latina:

Asociacin International de Mercadeo y Gestin de Productos

Lo que todo Gerente debe saber sobre Gestin de Activos

El liderazgo y compromiso directivo son cruciales para alcanzar una

gestin de activos efectiva
El rol de la alta direccin
Gran cantidad de programas de mejoramiento del desempeo no han llegado a feliz trmino por razones
relacionadas con la falta de liderazgo por parte de la alta direccin. Lo anterior se demuestra por la falta
de entendimiento de los beneficios reales de la gestin de activos, lo cual redunda en la falta de apoyo a
los programas de implementacin. Por otra parte, la alta direccin est poco dispuesta a aceptar que se
requieren procesos de cambio cultural para que la implementacin de la gestin de activos sea exitosa.
La implementacin de los sistemas de gestin de activos es una iniciativa que generalmente ha surgido a
nivel de Jefatura de Mantenimiento y Confiabilidad y es poco probable que la alta direccin entienda los
fundamentos y el impacto real que la gestin de activos puede llegar a tener en la mejora del desempeo
de la organizacin. Es la alta direccin quien debe definir los lineamientos y prioridades para el desarrollo
de las capacidades de gestin de activos necesarias para alcanzar los objetivos de la organizacin.
La falta de soporte de la alta direccin genera que todo el entrenamiento, procesos y buenas prcticas
implementadas alcancen resultados limitados a corto plazo. Sin embargo, estos esfuerzos desaparecern
y nuevamente se regresar a las prcticas ineficientes de antes, las cuales han existido por dcadas y
han llegado a ser aceptadas en la organizacin.
Teniendo en cuenta la complejidad creciente del entorno competitivo de la empresa, la volatilidad del
clima econmico actual, y prioridades que compiten en el lugar de trabajo, se hace cada vez ms
necesario que los directivos aseguren la disposicin de los elementos y tomen todas las medidas
necesarias para asegurar el compromiso de toda la organizacin en torno a la gestin de activos efectiva.

La gestin de activos no solo es responsabilidad de mantenimiento

El involucramiento de las otras reas de la empresa
Se han desarrollado muchos esfuerzos para concientizar a los profesionales y directivos
involucrados con la gestin de plantas e instalaciones industriales que la gestin de activos es un
concepto integral, que considera todas los procesos relacionados con el ciclo de vida de los activos,
yendo ms all de la gestin de mantenimiento tradicional. Sin embargo, en muchas organizaciones en
Amrica Latina se sigue viendo al personal de mantenimiento como los nicos responsables de la
gestin adecuada de activos.
Es comn encontrar empresas que han creado grupos de gestin de activos que reportan
directamente al gerente de mantenimiento, incluso es frecuente que el cargo de gerente de
mantenimiento haya sido rebautizado como gerente de activos, sin realizar una revisin adecuada de
los nuevos roles y responsabilidades. Por otra parte, muchos profesionales de las reas de
ingeniera y proyectos consideran que son un proceso independiente a la gestin integral del activo y no
tienen en cuenta, tanto para los ajustes de los diseos de los equipos como para la ejecucin de los
proyectos, la informacin que se ha obtenido durante toda la vida operativa de equipos de
caractersticas similares.

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La gestin de activos no slo se trata de implementar nuevas

metodologas y procesos
La importancia del cambio cultural
La mayora de los programas de mejoramiento realizados en la industria han fracasado porque se
enfocan en la implementacin de procesos y metodologas, tales como la optimizacin de planes de
mantenimiento utilizando metodologas como RCM y PMO y el mejoramiento del proceso de
planificacin y programacin de trabajos de mantenimiento. Para lograr esto se entrena al personal en
los fundamentos de las metodologas, se adquieren las herramientas necesarias y de despliega el
programa acompaado de publicidad, presentaciones de objetivos y logros esperados con el fin de ganar
el apoyo de todos los involucrados. Luego, cuando el programa finaliza, se felicita al equipo por el
trabajo realizado y se enfocan en el siguiente proyecto.
El programa de mejora inicia fuerte pero inmediatamente todo empieza a fallar debido a que la gente
se enfoca en otras prioridades. Esto se debe a que el cambio es un proceso difcil. An con la
supervisin continua del progreso de los programas de mejora, es posible que los cambios slo
permanezcan mientras se les est prestando atencin. Si la organizacin no logra desarrollar partidarios
y defensores de la gestin de activos, lo mismo que la creacin de un grupo de profesionales que se
encarguen de monitorear la aplicacin, cumplimiento y efectividad del Sistema de Gestin de Activos, es
muy probable que el programa pierda energa y se diluya en el tiempo, regresando a su anterior
condicin.
Todos los programas de mejoramiento sern vctimas de la cultura de la organizacin, la cual
define la manera como ella acta para restablecer la situacin original. Sin procesos de cambio
cultural y una cultura organizacional adecuada no es posible alcanzar el xito a largo plazo esperado de
la implementacin del sistema de gestin de activos.

La gestin de activos no debe ser tratada como un proyecto de

implementacin de otro sistema de gestin
La gestin de activos como pilar estratgico
Muchas organizaciones han iniciado el camino de implementar la gestin de activos sin tener claridad en
las motivaciones y objetivos perseguidos. La reduccin de costos operacionales, la estandarizacin de
procesos de negocio, la reduccin de la accidentalidad de la fuerza de trabajo, el mejoramiento del
proceso de gestin de proyectos y la obtencin de la certificacin del sistema de gestin de activos
aparecen, de manera particular, como algunos de los principales motivadores que han tenido las
organizaciones en Amrica Latina para evaluar, disear e implementar sus sistemas de gestin de
activos.
Sin embargo, muy pocas organizaciones han considerado a la gestin de activos como un pilar
fundamental en la estrategia de la organizacin, principalmente por la falta de conocimiento y
entendimiento por parte de la alta direccin, y en general de toda la organizacin, en torno a los atributos,
requisitos y beneficios de la gestin de activos efectiva.

Lo que todo Gerente debe saber sobre Gestin de Activos

Las compaas que han considerado a la gestin de activos como un elemento de la estrategia han
desarrollado programas de formacin, sensibilizacin y venta de los beneficios a nivel directivo, y han
adecuado su estrategia, procesos y estructura organizacional corporativa para incorporar los atributos y
elementos definidos en la normativa internacional y mejores prcticas de la industria relacionadas con
gestin de activos.

La planificacin del sistema de gestin de activos es uno de los

elementos ms importantes para alcanzar el xito
El aspecto ms descuidado por la mayora de las empresas
A partir de la ejecucin de un estudio de benchmarking de los sistemas de gestin de activos en
empresas de energa, petrleo y gas, petroqumica y minera en Amrica Latina se ha encontrado que las
brechas ms significativas se presentan en los elementos de la planificacin del sistema de gestin de
activos, los cuales estn relacionados con el diseo de la poltica, objetivos y planes estratgicos,
requisitos fundamentales para asegurar el alineamiento de objetivos y lineamientos estratgicos con las
actividades del da a da relacionadas con el manejo de los activos de la organizacin.

Se requiere disciplina para asegurar que los objetivos de la gestin de

activos sean alcanzados de manera consistente y sostenible
Pasando de los planes a la obtencin de resultados
Como se mencion anteriormente, la cultura de la organizacin influye directamente en su capacidad
para alcanzar de manera sostenible los resultados esperados del programa de implementacin de un
sistema de gestin de activos. Esto se hace evidente cuando una organizacin cuenta con procesos
estructurados para documentar, comunicar, implementar y asegurar el cumplimiento de todas las
actividades y prcticas establecidas por la gestin de activos de la organizacin.
Las organizaciones que han logrado xitos demostrables relacionados con la implementacin de
programas de mejoramiento de la gestin de activos son aquellas donde todos los niveles de liderazgo
estn comunicando continuamente la importancia de la gestin de activos efectiva y asegurando que el
sistema de gestin de activos logre los resultados propuestos, mediante el monitoreo peridico y
disciplinado del avance en los planes de accin, para cerrar las brechas en la madurez del sistema y los
indicadores de gestin y desempeo de los activos y del sistema de gestin de activos.

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No es un esfuerzo de corto aliento, lo que se busca es madurar los

procesos de la organizacin
La clave es hacer muy bien las cosas bsicas
Los programas exitosos de mejoramiento del desempeo de empresas intensivas en activos fsicos son
aquellos que han considerado que la implementacin de procesos, metodologas, criterios y mejores
prcticas, como parte de un proceso de cambio cultural de la organizacin, lo cual consiste
principalmente en alterar los valores y creencias bsicas, en otras palabras, los comportamientos que
en el pasado han sido recompensados y elogiados.
Por otra parte, muchas compaas se enfocan en la identificacin e incorporacin de diversas
metodologas y tcticas, dependiendo del gerente de turno encargado de definir los lineamientos para
el manejo de los activos y de la comercializacin que se haga a las mismas. Sin embargo, la
experiencia ha demostrado que el enfoque ms adecuado es madurar y consolidar los procesos
bsicos de la gestin de activos, tales como la gestin de proyectos, la adquisicin y puesta en
marcha de equipos, la planificacin y programacin de trabajos de mantenimiento, la optimizacin de los
planes de mantenimiento e inspeccin de equipos, la gestin de la informacin de mantenimiento y
confiabilidad, la identificacin, anlisis y eliminacin de defectos, la gestin de inventarios de
repuestos, el cuidado y la operacin adecuada de los equipos, el anlisis de alternativas de inversin,
etc., apostando por tomarse en serio la mejora continua para identificar y corregir desviaciones en cada
uno de los procesos y actividades relacionadas con la gestin de los activos.

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Referencias

British Standards Institution. (2008) PAS 55:2008. Gestin de Activos Especificaciones para la
gestin optimizada de activos fsicos. The Institute of Asset Management
International Organization for Standardization. (2014) ISO 55000:2014. Gestin de Activos
Aspectos Generales, Principios y Terminologa. First Edition.
The Institute of Asset Management. (2015) Asset Management An Anatomy. Version 3.
Tranter, Jason. (2015) 7 Reasons Your Reliability Improvement Program Is Failing. Mainstream
Conference.
Duarte Holgun, Juan Carlos. (2013) Evolucin de la Gestin de Activos: transformacin para lograr
un alto desempeo. XV Congreso Internacional de Mantenimiento ACIEM. Asociacin Colombiana de
Ingenieros.
Duarte Holgun, Juan Carlos. (2014) El paso de la PAS 55 a la norma ISO 55000: Beneficios para la
industria. XVI Congreso Internacional de Mantenimiento ACIEM. Asociacin Colombiana de
Ingenieros.

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Ocinas regionales
Oceana/ frica

Sudamrica

Norteamrica

Brisbane

Santiago

Vancouver

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855 Homer Street

South Brisbane

Piso 6, Las Condes

Vancouver

Queensland 4101
Australia

Santiago

British Columbia

Regin Metropolitana

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Canad

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F +61 7 3169 7001

T +56 2 2937 0207

F +56 2 2937 0500

T +1 604 684 9311

F +1 604 688 5913

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