Manejo del flujo de efectivo

Administracin financiera

En toda empresa cuando est elaborando un reporte de las ventas realizadas, as como de los
gastos que se han generado, se obtiene un diferencial que permite conocer la utilidad obtenida y
adems se realiza una proyeccin a futuro, considerando las experiencias de periodos
anteriores, logrando en esta forma prever en qu momento es posible realizar nuevos gastos o
inversiones, si as lo requiere nuestra empresa.
Lo anterior es un estado proyectado de las entradas y salidas de efectivo en un periodo
determinado o tambin conocido como flujo de efectivo y se realiza con el fin de conocer la
cantidad de efectivo que requiere el negocio para operar durante un periodo determinado, como
puede ser una semana, mes, trimestre o ao.
Un problema frecuente en las micro y pequeas empresas es la falta de liquidez para cubrir
necesidades inmediatas, por lo que se recurre frecuentemente a particulares con el fin de
solicitar prstamos a corto plazo y de muy alto costo. Una forma muy sencilla de planear y
controlar a corto y mediano plazo las necesidades de recursos, consiste en calcular el flujo de
efectivo de cualquier negocio.
El flujo de efectivo permite:

Tomar la decisin del mejor mecanismo de inversin a corto plazo cuando exista un
excedente de efectivo.

Tomar las medidas de necesarias para definir la fuente de fondeo cuando exista un
faltante de efectivo como puede ser el manejar recursos del propietario, o en su caso
iniciar los trmites necesarios para obtener prstamos que cubran dicho faltante y
permitan la operacin continua de la empresa.

Cundo y en qu cantidad se deben paga prstamos adquiridos previamente.

Cundo efectuar desembolsos importantes de dinero para mantener en operacin a la

empresa.

De cuanto se puede disponer para pagar prestaciones adicionales a los empleados como
son el aguinaldo, vacaciones, reparto de utilidades, etctera.

Con cuanto efectivo se puede disponer para asuntos personales sin que afecte el
funcionamiento normal de la empresa.

Elaboracin de un flujo de efectivo:

Para elaborar un flujo de efectivo, deber hacerse una lista en la que se estime por adelantado
todas las entradas y salidas de efectivo para el periodo en que se prepara el flujo, por lo que se
debern de seguir los siguientes pasos:

1. Establecer el periodo que se pretende abarcar.

2. Hacer una lista probable del ingreso del periodo determinado y despus de registrar los
valores de cada centro de costos se suman los valores y se obtiene el total.
3. Se enlistan las obligaciones que implican gasto de efectivo, sumando el valor de cada egreso
para obtener el total.
4. Una vez que se han obtenido los totales de los ingresos y egresos, estos se restan para
obtener el resultado. Si el resultado es positivo, significa que los ingresos son mayores que los
egresos y por lo tanto existe un excedente, lo que indica que la empresa opera favorablemente.
En caso contrario, el empresario deber estudiar las medidas para cubrir los faltantes o prever
los periodos en los que los resultados sean negativos, reflejndose estos datos en una partida
llamada saldo a fin del periodo.
5. Si se quiere trabajar el flujo de efectivo con mayor detalle, se puede emplear un saldo
acumulado que es la suma del saldo obtenido en el periodo ms el saldo del periodo anterior.
Ejemplo de flujo de efectivo:
1

INGRESOS
1,215.60

Coca Cola
282.00

264.00

264.00

152.50

66.00

66.00

152.50

200.00

136.35

108.50

108.30

Pan

250.00

215.00

264.00

263.50

Churros

45.00

45.00

45.00

45.00

Leche Alpura
Leche San Marcos
Sabritas
Bimbo
Tostadas
Bebida Tampico

Kelloggs
Dulces

83.40

152.00
Tarjetas
196.00

Huevo
650.00

1,427.00

14.00

918.50

1,297.50

2,171.35

1,977.10

2,183.20

2,268.00

1,942.60

2,350.00

2,642.90

2,268.00

1,942.60

2,350.00

2,642.90

SALDO A FIN DE MES

970.50

-228.75

372.90

459.70

SALDO ACUMULADO

970.50

741.75

1,114.65

1,574.35

Varios
TOTAL DE INGRESOS

EGRESOS
Ventas del da

TOTAL DE EGRESOS

Una vez que se elabora el flujo de efectivo, sirve para la toma de decisiones y poder controlar
eficientemente a nuestra empresa para obtener mejores resultados.
La importancia de encontrar el punto exacto en la liquidez de una empresa asegura el xito de la
misma, por tal razn en ASINCOL ayudamos a encontrar ese equilibrio de liquidez para una
operacin sostenible y sustentable.
QUE ES FLUJO DE CAJA?
Es un documento financiero que muestra las entradas ingresos y las salidas egresos de
efectivo
que
ha
tenido
una
empresa
durante
un
periodo
determinado.
La diferencia entre los ingresos y los egresos de efectivo es el saldo, el cual es favorable cuando
los ingresos son mayores que los egresos o desfavorable cuando los egresos son mayores que
los ingresos.
La diferencia con el estado de resultados o estado de prdidas y ganancias, es que el flujo de
caja muestra lo que realmente ingresa o sale de caja; por ejemplo, registra el pago de una
compra, pero no la depreciacin de una activo, que implica un gasto, pero no una salida de
efectivo.
Ventajas del Flujo de Caja

Muestra el flujo de ingresos y egresos de efectivo.

Permite saber si la empresa tiene un dficit o un excedente de efectivo, y as dependiendo la
actividad de la empresa, lograr tomar decisiones, como las siguientes:
1.
2.
3.
4.

Determinar cunto podemos comprar de mercadera.

Determinar si es posible comprar al contado o es necesario o preferible solicitar crdito.
Determinar si es necesario o preferible cobrar al contado o es posible otorgar crditos.
Determinar si es posible pagar deudas a su fecha de vencimiento o es necesario pedir un
refinanciamiento o un nuevo financiamiento.
5.
Determinar si se tiene un excedente de dinero suficiente como para poder invertirlo, por
ejemplo, en la adquisicin de nueva maquinaria.
6.
Determinar si es necesario aumentar el disponible, por ejemplo, para una eventual
oportunidad de inversin.

EL FLUJO DE CAJA PROYECTADO

Para elaborar un flujo de caja debemos contar con la informacin sobre los ingresos y egresos
de efectivo que haya tenido la empresa. sta informacin la obtenemos de la contabilidad que
hayamos realizado.
Pero tambin es posible elaborar un flujo de caja proyectado, para lo cual necesitaramos las
proyecciones de los futuros ingresos y egresos de efectivo de la empresa para un periodo de
tiempo determinado.

Ventajas del el flujo de caja proyectado o presupuesto de efectivo:

Anticiparnos a un futuro dficit (o falta) de efectivo, y as por ejemplo, poder tomar la decisin
de buscar financiamiento oportunamente.
Prever un excedente de efectivo, y as, por ejemplo, poder tomar la decisin de invertirlo en la
adquisicin de nueva maquinaria.
Establecer una base slida para sustentar el requerimiento de crditos, por ejemplo, al
presentar el flujo de caja proyectado dentro de un plan negocios.
Aunque un negocio aparente ser rentable, puede entrar en problemas e incluso el cese de
operaciones si es que la empresa crece ms all de sus capacidades. La Corporacin
Interamericana de Inversiones (CII) ofrece cinco recomendaciones para crear un plan que
genere un flujo de caja positivo para las pequeas y medianas empresas (PYMEs).
1. Genere proyecciones mensuales (contenga el optimismo): cuando haga estimaciones
de ventas para generar proyecciones relacionadas al flujo de caja, evite ser excesivamente
optimista. Una buena prctica es realizar estimaciones en base a casos-escenarios pesimistas de
las ventas y promedios mensuales. Las proyecciones relacionadas al flujo de caja deben ser
realistas y fcilmente alcanzables.
2. Recuerde las cuentas por cobrar: no todas las ventas son iguales en relacin al flujo de
caja. Las utilidades de las ventas efectuadas con efectivo o crdito pueden ser aplicadas a la

operativa en curso. En cambio, en las ventas con trminos de pago a 30, 60 o incluso ms de
180 das es necesario esperar hasta que se cobren para poder convertirlos en fondos utilizables.
Este factor es trascendental cuando se generan las proyecciones mensuales de flujo de caja.
Adems, antes de efectuar nuevas ventas con trminos de pago a largo plazo recuerde el
impacto que pueda llegar a tener el flujo de efectivo.
3. Consolide los factores previsibles: todas las empresas tienen una base de consumo
mensual relativamente consistente y predecible (gastos de sueldos, alquileres, luz, internet,
etc.). Consolide estos gastos en una cifra nica de costo operativo mensual. Esto ayudar a que
el empresario pueda identificar con facilidad el monto de dinero necesario cada mes para cubrir
los costos operativos. Si la empresa no tiene la capacidad para cubrirlos, corre el riesgo de sufrir
problemas de financiamiento mantenerse en negocio en el largo plazo.
4. Ajustes para el crecimiento: es muy importante para tener en cuenta el capital necesario
para crecer. Muchas empresas exitosas fracasan por no tener suficiente dinero en efectivo para
financiar su crecimiento. Las nuevas ventas a menudo requieren distintos gastos para
maquinaria, empleados y marketing. En la mayor parte de los casos, los gastos vienen antes de
la venta, exigiendo que el dinero est disponible con anticipacin.
5. Cuente con un plan de imprevistos: los escenarios imprevistos deben considerarse en
toda proyeccin de flujo de caja para garantizar que, cuando se presente la oportunidad, la
empresa est en condiciones de sacar el mximo provecho o rendimiento. Una empresa que no
cuente con un plan de contingencia en caso de alguna emergencia no tiene la misma capacidad
de responder que una empresa que cuente, por ejemplo, con un fondo de efectivo o stock de
emergencia.
No importa si el plan de negocio se basa en el statu quo o el crecimiento, cualquier pronstico
de flujo de efectivo debe incluir un plan de contingencia o de emergencia" para tomar en
cuenta potenciales oportunidades de negocio e imprevistos.
La CII recomienda mantener un total acumulado del flujo de efectivo corriente mensual, menos
los gastos operativos. La cifra neta total ms baja es la cantidad de dinero adicional que se
requiere para operar el negocio o alcanzar una meta de crecimiento de ventas.
Si el monto es negativo, la empresa deber contar con este monto en forma de crdito o de
capital existente para que la empresa no caiga en la insolvencia. Una vez que ha dominado la
planificacin del flujo de caja, el efectivo seguir siendo un factor relevante, pero dejara de ser
lo elemental.
Conoce cuatro errores comunes del manejo de caja
Para evitar que tu empresa se hunda en deudas o no tenga xito, vale la pena seguir algunos
consejos. Conoce a continuacin cuatro errores comunes del manejo de caja y qu se debe
hacer para evitarlos.
Dejar de hacer un seguimiento al flujo de caja y no mantener dinero extra son algunos de los
principales errores financieros. Foto: iStock, Getty Images

1. Sobreestimar el volumen de ventas futuras

El optimismo es una caracterstica importante que est presente en la personalidad de los
empresarios y personas de negocios exitosos. Sin embargo, es preciso tener cuidado para que
esa confianza no interfiera en el manejo de caja.
En un artculo publicado en Entrepreneur, Jared Hecht, co-fundador y CEO de Fundera, explica
que es importante hacer una previsin basndose en nmeros reales y volmenes vendidos en
el pasado. Los primeros aos, hacer este clculo puede ser difcil; por eso, se recomienda que el
emprendedor tenga alguna experiencia profesional en el mercado al que ingresa.
2. Hacer gastos impulsivos durante la primera fase
La antigua mxima de los negocios, que dice que se necesita dinero para hacer ms dinero es
cierta, pero cuidado con esa idea!, especialmente durante los primeros meses del negocio.
Como tu empresa an no alcanza el punto de equilibrio (es decir, tu ingreso an no es
suficiente para pagar todos los gastos), presta atencin para que el dinero no se termine antes
de los primeros meses.
Debes tener en cuenta que comenzar un negocio involucra varios gastos y, como tu empresa
tiene un capital inicial limitado, es preciso restringirse a los costos fundamentales. Nada de
invertir en equipos caros o infraestructura innecesaria. Analiza todos los costos, o el manejo de
caja ser mucho ms complicado.
3. No monitorear el flujo de caja
No sirve de nada seguir los consejos anteriores, mantener los estndares realistas de previsin
de volumen de ventas o disminuir los gastos, si no haces un seguimiento de las cifras de tu
negocio y de tu capital de caja. Debes conocer el mercado y los periodos en los que podrs
hacer variaciones. Monitoreando esos ndices, es ms fcil controlar los problemas.
4. No tener dinero en la reserva
Aunque tomes todas las medidas para corregir los errores citados anteriormente, existen
factores en los negocios que pueden generar dificultades para controlar el flujo de caja.
Los imprevistos, como el nombre lo dice, no pueden calcularse, entonces lo ideal es que
tengas un poco de dinero extra para protegerte cuando estos problemas surjan.
Si tienes alguna duda, sugerencia o consejo sobre este tema, comenta a continuacin.
Aprovecha para compartir este contenido con tus amigos, compaeros y colaboradores, a travs
de las redes sociales.
El Flujo de Caja y su importancia en la toma de decisiones

Compartir El Flujo de Caja y su importancia en la toma de decisiones

El Flujo de Caja es un informe financiero que presenta un detalle de los flujos de
ingresos y egresos de dinero que tiene una empresa en un perodo dado. Algunos
ejemplos de ingresos son los ingresos por venta, el cobro de deudas, alquileres, el cobro de
prstamos, intereses, etc. Ejemplos de egresos o salidas de dinero, son el pago de facturas,
pago de impuestos, pago de sueldos, prstamos, intereses, amortizaciones de deuda,
servicios de agua o luz, etc. La diferencia entre los ingresos y los egresos se conoce como
saldo o flujo neto, por lo tanto constituye un importante indicador de la liquidez de la
empresa. Si el saldo es positivo significa que los ingresos del perodo fueron mayores a los
egresos (o gastos); si es negativo significa que los egresos fueron mayores a los ingresos.
El flujo de caja, reflejado de una manera sencilla en la planilla de la imagen, es el tema que
abordamos hoy en nuestros Conceptos de Economa.
El flujo de caja (Cash Flow, en ingls)se caracteriza por dar cuenta de lo que efectivamente
ingresa y egresa del negocio, como los ingresos por ventas o el pago de cuentas (egresos).
En el Flujo de Caja no se utilizan trminos como ganancias o prdidas, dado que no se
relaciona con el Estado de Resultados. Sin embargo, la importancia del Flujo de Caja es que
nos permite conocer en forma rpida la liquidez de la empresa, entregndonos una
informacin clave que nos ayuda a tomar decisiones tales como:

cunto podemos comprar de mercadera?

Podemos comprar al contado o es necesario solicitar crdito?,

Debemos cobrar al contado o es posible otorgar crdito?

Podemos pagar las deudas en su fecha de vencimiento o debemos pedir un

refinanciamiento?

Podemos invertir el excedente de dinero en nuevas inversiones?

Cmo elaborar un Flujo de Caja

Para elaborar un Flujo de Caja debemos contar con la informacin sobre los ingresos y
egresos de la empresa. Esta informacin figura en los libros contables y es importante
ordenarla de la manera en que ilustra la planilla de clculo adjunta porque nos permite conocer
los saldos del perodo (generalmente un mes) y proyectar los flujos de caja hacia el futuro. La
importancia de elaborar un Flujo de Caja Proyectado es que nos permite, por ejemplo:
anticiparnos a futuros dficit (o falta) de efectivo y, de ese modo, poder tomar la
decisin de buscar financiamiento oportunamente.

establecer una base slida para sustentar el requerimiento de crditos, por ejemplo,
al presentarlo dentro de nuestro plan o proyecto de negocios.

Si tenemos saldos positivos acumulados en algunos perodos, parte de estos saldos

los podemos invertir en el Mercado de Capitales y as generar una fuente de
ingresos adicional al propio del giro del negocio. Este resultado se registra como
intereses ganados en una fila de los ingresos.

El diagrama de flujo lo podemos elaborar para un nuevo proyecto de inversin y determinar

el VAN y la TIR, incorporando las tasas de inters bancarias y los costos de oportunidad de
hacer ese u otro negocio.
Asimismo, el adecuado registro de los ingresos y egresos nos permite determinar los costos
fijos, los costos variables y el margen de contribucion exigible al proceso productivo del
negocio para obtener el punto de equilibrio.
Como vemos, el Flujo de Caja es uno de los mejores aliados en cualquier proyecto de
inversin. En base a la informacin que nos entrega con el saldo neto, podemos tomar
decisiones estratgicas para el futuro.