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INFORME DE CIERRE DEL

PROYECTO

Instrucciones Generales:

El Informe de Cierre es un documento que resume los aspectos ms relevantes del proyecto en
cuanto a los resultados obtenidos y el desempeo general del proyecto, respecto a lo planificado.

1. DESEMPEO TCNICO:
a. Cul sera el resultado de la comparacin del alcance final del trabajo con su alcance al inicio
del proyecto?
b. Registr muchos cambios el alcance del proyecto?
c. Los cambios se manejaron correctamente en trminos de documentacin, autorizaciones y
comunicacin?
d. Qu efecto tuvieron los cambios en el presupuesto y el programa del proyecto?
e. El alcance del trabajo qued totalmente concluido?
f. El trabajo del proyecto y las entregas fueron terminados con buena calidad y cumplieron las
expectativas del cliente?

2. DESEMPEO DEL PRESUPUESTO:

a. Cul sera el resultado de la comparacin de los costos reales del proyecto con el
presupuesto bsico original y con el presupuesto final del proyecto, el cual incluy los
cambios en el alcance del proyecto?
b. Si exista un contrato de precio fijo, ste fue rentable o la organizacin del proyecto perdi
dinero?
c. Si haba un contrato de reembolso de costos, el proyecto fue concluido dentro del
presupuesto del cliente?
d. Hubo paquetes de trabajo particulares que se salieron o quedaron abajo de sus presupuestos
por ms de 10%? En tal caso, por qu? Cules fueron las causas que provocaron que se
desbordaran los costos?
e. Los costos estimados para las actividades fueron realistas?

3. DESEMPEO DEL CRONOGRAMA:

a. Cul sera el resultado de la comparacin del programa real con el programa original del
proyecto?
b. Si el proyecto se retras, cules fueron las causas?
c. Cmo se ajust el desempeo del programa a cada paquete de trabajo?
d. La duracin de los tiempos estimados para las actividades fue realista?

4. PLANEACIN Y CONTROL DEL PROYECTO:

a.
b.
c.
d.

El proyecto fue planeado con suficiente detalle?

Los planes fueron actualizados de forma oportuna para incorporar los cambios?
El desempeo real fue comparado con el planeado de forma regular?
Los datos del desempeo real eran correctos y se recabaron en su debido momento?
e. El equipo del proyecto utiliz el sistema de planeacin y control de forma regular? Lo utiliz
para la toma de decisiones?

5. ADMINISTRACIN DEL RIESGO:

7

a. La presencia de hechos inesperados afect el resultado del proyecto? En tal caso, los
hechos estaban identificados en el plan de riesgos?
b. Los riesgos que tenan gran probabilidad de presentarse y enorme repercusin fueron
identificados debidamente al inicio del proyecto?
c. Se present algn riesgo que debi ser identificado al inicio del proyecto, pero no fue as?
d. Qu riesgos fueron identificados durante el proyecto que no haban sido considerados al
principio y por qu no se identificaron entonces?
e. En el caso de los riesgos identificados que se presentaron, los planes de respuesta fueron
adecuados?
f. Se presentaron hechos inesperados para los cuales no haba planes de respuesta?

6. RELACIONES CON EL CLIENTE:

a. Se hizo todo lo necesario para que el cliente participara en el xito del proyecto?
b. Se solicit al cliente con regularidad que expresara su grado de satisfaccin con el
desempeo y el avance del proyecto?
c. Se programaron juntas regulares frente a frente con el cliente?
d. Se inform al cliente de los problemas potenciales de forma oportuna y se pidi que
participara en el proceso para resolverlos?

7. RELACIONES EN EL EQUIPO:
a. El equipo particip en la planeacin del proyecto?
b. Existi un sentimiento de equipo y un compromiso con el xito del proyecto?
c. Se presentaron condiciones que impidieron el trabajo en equipo?

8. COMUNICACIONES:

a. Se mantuvo al equipo informado respecto del estatus del proyecto y de los problemas
potenciales con la debida antelacin?
b. El entorno del proyecto facilitaba la comunicacin abierta, honesta y oportuna?
c. Las juntas del proyecto fueron productivas?
d. Las comunicaciones por escrito en el interior del equipo y con el cliente fueron suficientes,
insuficientes o excesivas?

9. IDENTIFICACIN Y SOLUCIN DE PROBLEMAS:

a. Existan mecanismos para que los miembros del equipo identificaran los problemas
potenciales con suficiente antelacin?
b. Los miembros indicados del equipo participaron en la solucin de problemas?
c. La solucin de problemas fue racional y concienzuda?

10.

LECCIONES APRENDIDAS (ver Anexo 1):

a. Qu funcion y qu no funcion?
b. Qu cosas particulares se hicieron bien en el proyecto que sirvieron para su desarrollo y qu
se debera hacer en otros proyectos?
c. Qu cosas se hicieron que entorpecieron el desarrollo del proyecto y se deberan eliminar o
cambiar en proyectos futuros?
d. Si fuera posible empezar de nuevo y repetir el proyecto, qu se debera hacer de otra
manera?

11.

RECOMENDACIONES:
a. A partir de la discusin y evaluacin de los puntos anteriores que haya realizado el equipo,
qu recomendaciones especficas se podran hacer a efecto de mejorar el desempeo en
proyectos futuros?

Versin

CONTROL DE VERSIONES
Responsa
Revisado
Aprobado
ble
Por:
Por:
7

Fecha

Motivo

1.0

ANEXO 1: LECCIONES APRENDIDAS

Nro. De
Referenci
a

Cdigo de
Proyecto

Nombre del
Proyecto

rea /
Categora

Fech
a

Amenaza /
Oportunidad

Ttul
o

Descripcin de
la Situacin

INSTRUCTIVO:
Columna

Instrucciones

Descripcin del Impacto

en los objetivos del
proyecto

Acciones
Correctivas y
Preventivas
Implementadas

Leccin Aprendida /
Recomendaciones

Nro. De Referencia

Numeracin de la leccin aprendida segn formato acordado, identifica

unvocamente a una leccin aprendida.

Cdigo de Proyecto
Nombre del Proyecto
rea / Categora

El cdigo de proyecto en el que se identific la leccin aprendida.

Nombre descriptivo del proyecto en el que se identific la leccin aprendida.
Categoras en las que se clasificaran las lecciones aprendidas, por ejemplo, en
un proyecto de Desarrollo de Software ests pueden ser Tcnicas, Funcionales,
Comunicacin, Gestin de los implicados, entre otros; o por ejemplo podran
usarse las reas de conocimiento de la Gestin de Proyecto, por ejemplo
alcance, tiempo, calidad, comunicaciones, entre otros.
Da, mes y ao en que se present la situacin descrita.
Se indica si la leccin aprendida est relacionado con un efecto adverso
(amenaza) que debe evitarse en el futuro o est asociado con un efecto
positivo en el proyecto (oportunidad) sobre el cual deben tomarse acciones
para mantenerlo.
Alusivo a la situacin presentada.
Describe los antecedentes y circunstancias que ocasionaron el asunto sujeto
de la leccin aprendida, siendo importante el identificar las causas raz que
ocasionaron la situacin.
Efecto que la situacin planteada tuvo sobre los objetivos del proyecto, por
ejemplo: Retraso en la fecha de entrega del proyecto (expresado en unidad de
tiempo), incremento de los costos (expresado en unidad de esfuerzo),
reduccin de niveles de calidad, insatisfaccin del cliente, entre otros. Tambin
puede reflejar impactos positivos, por ejemplo, se termin la actividad antes
de la fecha planificada, se ejecut una actividad a una fraccin del costo, entre
otros. Es importante expresar el impacto en trminos que se puedan medir.
Enumerar las acciones correctivas implementadas para reducir o mejorar los
efectos de la situacin (dependiendo si son amenazas u oportunidades) y
acciones preventivas para reducir o incrementar la probabilidad que se
vuelvan a presentar en el futuro.
Resume las acciones y estrategias a adoptar en el futuro para evitar que se
presente nuevamente la amenaza o para aprovechar la oportunidad (si es una
leccin de impacto positivo). Se construye a partir de las experiencias de las
acciones tomadas para corregir la situacin.

Fecha
Amenaza / Oportunidad

Ttulo
Descripcin de la
Situacin
Descripcin del Impacto
en los objetivos del
proyecto

Acciones Correctivas y
Preventivas
Implementadas
Leccin Aprendida /
Recomendaciones

EJEMPLO:

Nro. De
Referenci
a
XXXXXXXX-XX

Cdigo de
Proyecto

Nombre del
Proyecto

XXXX-XXXXXX

Desarrollo de
Sistema para
Gestin de
Lecciones
aprendidas

rea /
Categora
Gestin de
Requerimient
os

Fecha

28/10/201
1

Amenaza /
Oportunid
ad
Amenaza

Ttulo

Documento de
Diseo con
insuficiente
detalle.

Descripcin de la
Situacin
Ciertos
escenarios no
fueron descritos
en detalle en los
documentos
funcionales, en
su lugar, en
algunos casos se
hizo referencia al
comportamiento
de un sistema
anterior.
Est situacin
ocasion
interpretaciones
inadecuadas del
alcance por parte
del equipo de
desarrollo, por lo
que ciertos
componentes no
fueron aceptados
por el usuario
final.

Descripcin
del Impacto
en los
objetivos del
proyecto

Acciones
Correctivas y
Preventivas
Implementadas

Se retras la
fecha de
entrega y se
incurrieron en
costos
adicionales
por retrabajo.

Como accin
correctiva, se
realizaron
reuniones con
los usuarios
para describir
el
comportamient
o esperado y se
actualiz el
documento de
diseo
funcional.
Luego se
realizaron
desarrollos de
la funcionalidad
esperada.
Como accin
preventiva, se
revisaron el
resto de los
documentos de
diseo
funcional para
buscar
identificar
situaciones
similares y
tomar los
correctivos
antes de
comenzar a
desarrollar esos
componentes.

Leccin
Aprendida /
Recomendacion
es
Implementar un
control de
aprobacin de
los documentos
funcionales.
Incluir en el
checklist de
aprobacin que
el documento
describa en
detalle los
procesos de
negocio y
comportamient
o esperados.