ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

JAVIER ENRIQUE GOMEZ

ACTIVIDAD 3
Basado en la terminologa empleada de las comunicaciones oficiales en el
material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que
seleccion, los siguientes aspectos:
- Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la Distribucin de un
documento?
- determine si la comunicacin se genera de forma interna o Externa.
- teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere En la empresa
determinada Mencione cules son los pasos a seguir para llegar a su
Destino?
- finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la Informacin
obtenida en esta actividad.
DESARROLLO
La Unidad de Correspondencia es responsable que los originales lleguen
oportunamente a su destino; utilizando mensajero interno, Fax, correo
electrnico y servicios de correo y mensajera externa autorizados por la
empresa. Con el fin de realizar esta actividad en forma eficiente el responsable
de la Unidad de Correspondencia, cuando numere, registre y clasifique las
comunicaciones y los dems documentos, los ubicar en un casillero
identificado con cada una de las dependencias de la Entidad y una para el
medio externo; en donde reposarn los documentos hasta la hora de los
recorridos.
1. Distribucin de documentos externos
Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
Clasificacin de las comunicaciones.
Organizacin de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignacin de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.
2. Distribucin de documentos internos
Identificacin de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.

MEDIOS
Transmisin de fax
La dependencia debe elaborar la carta a enviar por fax
El usuario debe dejar en la carpeta del recorrido el formato de Transmisin de
Fax diligenciado con la carta en original y una copia y/o documento a enviar.
El usuario debe registrar en la planilla Control Correspondencia la informacin
correspondiente al envo del fax.
Al llegar en el recorrido la tirita de confirmacin del envo del fax, el usuario
debe firmar en la planilla del recorrido la recepcin del mismo.
Cuando se requiera enviar una comunicacin nicamente por va fax, las
dependencias deben elaborar las cartas en original y una copia.
Mensajero interno
Se refiere a la entrega de documentos que se realicen entre dependencias
Se imprime la planilla Correspondencia Externa Recibida para realizar el
recorrido y se registra en la misma el nombre claro del usuario en seal de
recibido.
El mensajero debe registrar en la planilla Control Recorrido Interno la hora de
salida y la hora de llegada.
El mensajero ser el encargado de recoger las solicitudes de bienes y
servicios que se centralicen con las secretarias de cada dependencia, para que
sean entregadas por los mensajeros
Mensajero externo
Se refiere a las diligencias que se generan en estas dependencias y que
deben ser enviadas fuera de la entidad.
Todas las diligencias deben ser registradas en la planilla Informe Mensajero
Externo, con fecha y hora de ejecucin de cada trmite y enviarla a la Direccin
de Archivo y Correspondencia, para confirmar la ejecucin satisfactoria de la
misma.
Los mensajeros de las dependencias deben radicar las cartas, con el
consecutivo, en el Departamento de Archivo y Correspondencia antes de salir.
Correo certificado
La dependencia que necesite enviar comunicaciones, paquetes o cajas por
correo certificado, debe enviar en una hoja en Excel el listado de los mismos
(nombre del destinatario, direccin del envo, ciudad y telfono), va correo
electrnico, a la Direccin de Archivo y Correspondencia (para casos que
superen los treinta (30) sobres).
Todas las comunicaciones, paquetes o cajas deben ir debidamente marcados
con los datos del remitente y destinatario (nombre, direccin, ciudad y
telfono).
Cuando el envo es personal y contiene dinero o cheque, debe diligenciar el
formato Entrega de Dinero

 En el momento en que la Direccin de Archivo y Correspondencia decida

enviar comunicaciones o documentos por medio de correo certificado, elegir la
empresa autorizada por la Institucin.
En el evento en que se realice un envo por correo certificado, la Direccin de
Archivo y Correspondencia deber comunicar el valor del mismo a la
dependencia solicitante, para que sta a su vez de la aprobacin para realizar
el envo por este medio.
Archivo y Correspondencia deber entregar una orden de trabajo (talonario
entregado por la empresa de correo) a la empresa de correo certificado, en
donde se adjunte la relacin y los documentos a enviar. Adems, se debe
especificar la cantidad y destino de los mismos (urbano, nacional o
internacional).
La empresa de correo debe entregar a la Direccin de Archivo y
Correspondencia un informe de las diligencias realizadas con las pruebas de
entrega correspondientes, igualmente, debe entregar un informe de las
diligencias que no fueron efectuadas.
Entrega personal
Se refiere a la entrega de comunicaciones que directamente al destinatario
desea hacer la dependencia.
En el evento en que las dependencias ubicadas en la Sede principal generen
correspondencia y su entrega sea directamente al destinatario, debern
solicitar previamente la radicacin del documento en la oficina de Archivo y
Correspondencia.