RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

RECIBO DE DOCUMENTOS
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Es preciso disponer de un control que permita comprobar el recibo y tramitacin de los
documentos que llegan a la empresa. De lo contrario, es muy difcil establecer
responsabilidades por parte de las personas encargadas.
Por tanto, es necesario canalizar el recibo a travs de una sola persona u oficina y establecer
normas y procedimientos, que sean conocidos por los empleados de la empresa.
CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA:
La correspondencia que llega a la empresa puede clasificarse en:

Correspondencia personal
Correspondencia publicitaria
Correspondencia empresarial
1.

En

CORRESPONDENCIA PERSONAL

el
sobre
generalmente,
palabra CONFIDENCIAL oPERSONAL.

aparece

impresa

la

2. CORRESPONDENCIA PUBLICITARIA
Folletos, revistas o plegables, que llegan a nombre de la empresa, de
sus directivos o empleados

3. CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL
Viene dirigida, con los datos completos, a directivos o funcionarios de la
empresa.
PROCEDIMIENTO A SEGUIR AL RECIBIR

Correspondencia personal

No debe abrirse. Se imprimir la fecha de recibo en el sobre y se enva al

destinatario.
-

Correspondencia publicitaria
Si los folletos, revistas o plegables estn dirigidos a la empresa , se les
imprime la fecha de recibo y se envan a la dependencia interesada de acuerdo
con el contenido de la publicacin.
Los que vienen dirigidos a personas, se les imprime la fecha en el sobre y se
enva al destinatario respectivo.

Correspondencia empresarial
Se verifica si los datos del destinatario corresponden a los de la empresa. Si
no es as, se devuelve al mensajero o correo correspondiente.
APERTURA DE SOBRES
Para abrir los sobres se utilizan tijeras y se cortan por el lado derecho del
sobre, colocando de frente. Luego se procede a comparar:

La fecha que trae el documento con la impresa por el correo en el sobre. Si

son muy distanciadas, es prudente adjuntar el sobre al documento con un
gancho de plstico.
La firma manuscrita del remitente, si no aparece el documento no tiene
validez y debe devolverse.
La direccin del remitente; si no la trae el documento debe registrarse
manuscrita en la parte inferior de la hoja.
La inclusin de anexos u otro documento, si falta o sobran anexos, se debe
informar a la empresa remitente; si el mensajero est presente, se devuelve la
comunicacin.

RADICACIN
Se hace con el sello radicador de correspondencia, ste puede ser manual o
elctrico. Se imprime en la parte superior derecha del documento (Norma
Icontec, Zona 3). No debe cubrirse la informacin que trae la
comunicacin. Los datos que contiene el sello pueden ser los siguientes:

No. De Orden

Se imprime con un numerador. Es consecutivo y se empieza por 0001 al iniciar

cada ao.

Fecha de Recibido

La correspondencia que llega, debe registrarse diariamente; se imprime la

fecha del da en que se realiza el registro. Si se cuenta con un reloj radicador
elctrico, ste imprime fecha y hora del recibo en forma automtica.

Pase a

Se escribe el nombre o cdigo de la dependencia destinataria del documento.

CONTROL DE MENSAJERA
Tanto para entregas internas como externas, debe llevarse un control de
mensajera. (Ver formatos)

RECOMENDACIONES PARA EL MANEJO DE LOS DOCUMENTOS

DE ARCHIVO
+
+
+
+
+

+
+
+

No usar alfileres ni bandas de cauchos para sostener documentos

No dejar papeles sueltos en las carpetas de archivo
No tener carpetas demasiado llenas (mximo 100 documentos)
Renovar las carpetas deterioradas o rotas
No considerar el archivar una operacin aburridora. El archivo ofrece un
excelente campo de imaginacin y creatividad personal.
No pegar documentos rotos con cinta adhesiva
No arrugar los documentos que se van a destruir
Retirar ganchos de cosedora con el sacaganchos

+
+

+
+

No pasar las hojas con los dedos humedecidos de saliva

No rayar ni utilizar resaltador para indicar la importancia de un prrafo o
frase.
No doblar las puntas de los documentos para indicar donde est consultando.
Evitar la terrible enfermedad de la fotocopivitis o la elaboracin de copias
innecesarias.
No dejar acumular los documentos por archivar. Dedicar 15 a 30 minutos
diarios a esta labor.
REGISTRO
Se hace en la hoja de Registro de Correspondencia Recibida, el cual debe
diligenciarse de la siguiente manera: (Ver formato anexo)
HOJA No.. Las hojas deben ir numeradas consecutivamente
FECHA: Se escribe la fecha del da en que se realiza el registro
NUMERO DE ORDEN: Se escribe el nmero consecutivo de la comunicacin, el
mismo que se coloca en el sello radicador
PROCEDENCIA: Incluye dos datos:

ENTIDAD O PERSONA: Se escribe el nombre de la empresa que enva

el documento, si trae membrete; si no, se anota el nombre completo de la
persona que firma.
LUGAR: Se mira en la fecha de la comunicacin la ciudad de origen y se
escribe en esa casilla.
NMERO: Si la comunicacin trae nmero , ste se escribe en la casilla; de lo
contrario se deja en blanco.

FECHA: Se anota la fecha que trae la comunicacin, con dos dgitos, utilizando
nmeros arbigos.
ASUNTO O RESUMEN: Se relaciona con el contenido del documento. Debe
escribirse en tercera persona del singular o del plural, de acuerdo con el
destinatario: en plural, si es una empresa; en singular si es una persona

natural. No deben anotarse los temas sin importancia. El resumen puede

ocupar 2, 3 o 4 renglones.
ANEXOS: Si la comunicacin trae anexos, se escribe la palabra SI o la
cantidad. Si no trae, se traza una rayita.
PASA A: Se escribe el nombre de la dependencia que recibe el documento, de
acuerdo con los datos del destinatario o con el contenido del documento.
RESPUESTA: Se indica el nmero de radicacin dado a la respuesta y la fecha
ARCHIVADA EN: Se indica la serie documental en que quedar archivada
fsicamente la respuesta junto con el antecedente.
Cuando la cantidad de hojas de registros sean aproximadamente 500, se
encuadernan para garantizar su conservacin.
CONTROL ENTREGA INTERNA DE DOCUMENTOS

FECHA

HORA

RADICADO

PASA A

FIRMA

DESPACHO DE DOCUMENTOS
Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia, por lo general
con el despacho sucede lo mismo, y esta oficina puede recibir y enviar
documentos. En este caso, las dependencias no escriben el nmero y la fecha a la
correspondencia que generen, lo har la oficina encargada.
Deben establecerse normas muy precisas, en cuanto a:
-

Presentacin de los documentos : estilo, calidad del papel, cantidad de copias,

firmas autorizadas, tipo de sobres, formas y horarios de despacho.
Devolucin de documentos: Se debe proceder a devolver la correspondencia
cuando presente errores tcnicos, ortogrficos o mecanogrficos, borrones y
enmendaduras, anexos incompletos, entre otros.
Impreso de firmas autgrafas: En originales y copias.
Consecutivo de correspondencia:
Es la recopilacin numrico-cronolgica de todas las copias de la correspondencia
despachada. Se conservan en carpetas especiales.
Descargue de la correspondencia:
Despus de que los documentos han sido tramitados, vuelven a la dependencia
que los gener; cuando se han respondido, deben ser descargados en la Hoja de
Registro de Correspondencia Recibida, completando las ultimas casillas del
formato. Despus de estos procedimientos la oficina productora procede a
realizar el archivo fsico de acuerdo con la serie documental respectiva.
Control de mensajera
Tanto para entregas internas como externas, deben llevarse un control de
mensajera.