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FACTURACIN Y COBRANZA
PROCESSED PLASTIC DE MEXICO S.A. DE C.V
MANUAL DE
COBRANZA
Depto.
Administracion
PROCEDIMIENTOS
DE
FACTURACIN
INDICE
___________________________________________________________________
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1. Introduccin
3. Marco Jurdico
4. Polticas Generales
5. Procedimientos
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6. Firmas de Aprobacion
Depto.
Administracion
_______________________________________________________________________________
1. INTRODUCCIN
Como parte de las actividades que el Servicio que presta el departamento administrativo ha
emprendido en materia de Combate a la Corrupcin dentro de la Administracin, la Gerencia
Administrativa elabor el Manual de Procedimientos de Facturacin y Cobranza, con el
propsito de contar con un documento que apoye al eficaz desempeo de las
diferentes reas que participan en el proceso de facturacin y cobranza, para lo
cual se ejecutan directamente en los procedimientos u operacin diaria, aprovechando las
alternativas de operacin y experiencia anterior en la materia aplicada.
Por tal motivo, el Manual adems de constituir un instrumento de referencia
fundamental para el desempeo de rutinas de trabajo, servir de directriz para
la capacitacin, induccin y evaluacin del personal.
La utilidad de la informacin que comprende el manual depende, en gran
medida, de la vigencia de su contenido, por lo que es indispensable que
derivado de cualquier modificacin en las funciones, estructuras y normas que
afecten los procedimientos, se proceda a la actualizacin de ste, conforme a
los resultados que se observen en su aplicacin y las necesidades de las reas
involucradas en este proceso administrativo.
MANUAL DE
COBRANZA
Depto.
Administracion
PROCEDIMIENTOS
DE
FACTURACIN
________________________________________________________
3. MARCO JURDICO
1. Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.
2. Ley Federal del Trabajo.
3. Cdigo Fiscal de la Federacin.
4. Cdigo Civil Federal.
MANUAL DE
COBRANZA
Depto.
Administracion
PROCEDIMIENTOS
DE
FACTURACIN
4. POLTICAS GENERALES
1. La Gerencia de Adminitsracion es responsable de asesorar sobre cualquier duda e interpretacin
de la normatividad establecida en el presente Manual.
2. La Gerencia de Administracion tendr la responsabilidad de verificar la existencia de los
formatos en su Almacn de Formas Valoradas, para la emisin de los comprobantes fiscales por
los servicios prestados por la compaa a sus clientes.
3. Las reas de administracion, sern responsables a travs de sus Coordinaciones de mantener
el stock de comprobantes fiscales digitales necesarios.
4. La Direccin Corporativa Comercial es la responsable de celebrar contratos, convenios o
acuerdos comerciales, a travs de los cuales se autorice la prestacin de servicios a crdito a los
clientes corporativos.
5. La Direccin Corporativa Comercial a travs de sus reas facultadas, solo podr solicitar
facturas anticipadas, si tal esquema se encuentra contemplado en el contrato de servicios y
cumpliendo con todos los requisitos de facturacin establecidos.
6. Ser responsabilidad de las reas Operativas y Ventas, de verificar que el contrato se encuentre
debidamente firmado y vigente antes de que el servicio sea proporcionado.
7. Cuando la documentacin soporte de las solicitudes de facturacin es porque ya se habr
generado la solicitud de una alta de cliente en el sistema para su captura previamente autorizada,
sea parte integral de la misma por los datos contenidos en ella, esta deber estar validada con
nombre y firma del personal facultado para tal efecto.
8. La Direccin Corporativa Comercial a travs de la Gerencia de Ventas ser la
responsable de informar a las Gerencia Administrativa y Contabilidad sobre sobre las clusulas de
los contratos y de los datos fiscales de los Clientes.
9. A efecto de mantener un adecuado control del personal que interviene en el proceso de solicitud
y emisin de los comprobantes fiscales por la venta de producto o mercancias, las Gerencias de
Administracin y Ventas debern mantener vigente un catlogo de firmas autorizadas con las
facultades asignadas a cada una de ellas en este proceso.
10. La Gerencia Administrativa es responsable de revisar peridicamente el Manual, y en caso de
que requiera ser modificado por la adicin o adecuacin de funciones, deber solicitar la
intervencin de la Direccion de la Compaa, a fin de reglamentar los cambios a sus funciones
adjetivas y mantener actualizado el presente documento.
MANUAL DE
COBRANZA
Depto.
Administracion
PROCEDIMIENTOS
DE
FACTURACIN
5. PROCEDIMIENTOS
Unidad Responsable:
5.1 Procedimiento:
Facturacin a Clientes por los Servicios Importacion y venta de productos
Proporcionados por Direccion Comercial Operativa (DCO) a clientes distinguidos a nivel nacional..
Propsito
Que el area de ventas a lo largo del territorio nacional, solicite la emision
los comprobantes fiscales que soliciten los clientes, derivado de la venta de
productos propios y de importacion.
Alcance
El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria A todo el personal tanto para
el personal que realice las funciones de Facturacin y
Cobranza en las Oficinas Administrativas o Coorporativa.
Polticas de operacin, normas y lineamientos
1. El personal de las Oficinas Administrativas estar obligado a expedir factura por ventas de
Productos a los clientes o cuando estos as lo soliciten y de igual forma si es en forma contraria,
como lo indica el Art. 29 del Cdigo Fiscal de la Federacin.
2. Los comprobantes fiscales expedidos debern cumplir con los requisitos
que marca el Cdigo Fiscal de la Federacin, en sus Art. 29 y 29-A, como
son:
4. La emisin de los comprobantes fiscales deber ser incluida en el reporte mensual de ventas.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIN Y
COBRANZA
Depto.
Administracion
_______________________________________________________________________________
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
ACT.
NO.
Area Adminstrativa o
Contabilidad
3
4
Depto.
Administracion
CDIGO
Registros
REGISTRO
Factura
No aplica
TIEMPO DE
CONSERVACIN
RESPONSABLE DE
CONSERVARLO
CDIGO DE REGISTRO O
IDENTIFICACIN NICA
10 aos
Area Administrativa
No aplica
Glosario
Comprobante Fiscal: Es el documento que se recibe al adquirir un bien, un servicio o usar
temporalmente bienes inmuebles (arrendamiento). Los comprobantes para efectos fiscales
deben reunir los requisitos y caractersticas que establece la legislacin fiscal. Estos
comprobantes permiten la disminucin de un gasto sobre los ingresos (deduccin) y la
disminucin de impuestos contra lo que se tiene a cargo (acreditamiento), y a la vez comprobar
el ingreso percibido por esa operacin.
Factura: Es el documento donde se fija el importe de la mercanca expedida. En algunos casos
sirve, adems, como propio contrato de venta. Sobre ellas deben sealarse claramente las
partes compradoras y vendedoras, con sus direcciones, telfonos y teles, la descripcin de los
productos de acuerdo con la descripcin exacta sobre la que convengan las partes; losa bultos
expedidos, con sus marcas y contraseas, peso bruto y neto; las cantidades de ventas
acordada (CIF,FOB, etc.) y la divisa fijada, lugar de expedicin, etc.
Depto.
Administracion
Unidad Responsable:
5.2 Procedimiento:
Gerencia Administrativa.
FACTURACIN A CRDITO POR LOS SERVICIOS DE IMPORTACION Y VENTA DE PRODUCTOS NACIONALES Y
EXTRANJEROS.
Propsito
Registrar los comprobantes fiscales en el sistema de facturacin ADMINPAQ de los
clientes a los que LA COMPAA presta servicios de VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE
IMPORTACION y que tienen celebrado un contrato, convenio o acuerdo comercial con Processed
Plastic de Mexico S.A. dentro del que se establezca que el pago se realizar por transferencia
electronica bancaria el contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel
Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin y
Cobranza en las Oficinas Coorporativas y sus respectivas competencias.
Polticas de operacin, normas y lineamientos
1. Las Areas Administrativa emitirn las facturas por servicios de importacin y venta de porductos
que debern cumplir con los requisitos que establece el Cdigo Fiscal de la Federacin en sus Art.
29 y 29-A, como son:
Lugar y fecha de expedicin
Razn Social del cliente
Clave del Registro Federal de Contribuyentes del cliente.
Domicilio Fiscal del Cliente.
Descripcin del servicio prestado por el Organismo.
Valor unitario consignado en nmero e importe total consignado en
nmero o letra, as como el monto de los impuestos.
El comprobante fiscal que se expida deber sealar si la forma de pago
de la contraprestacin, se hace en una sola exhibicin o en parcialidades.
Sello del rea emisora y firma del responsable de su emisin.
As como todos los datos necesarios para su correcta emisin.
2. La Gerencia Administrativa es responsable de registrar en la base de datos
del programa de Facturacin, los documentos fiscales que
emitieron la Administracion, que de acuerdo al
contrato deban ser cobrados por el area de tesoreria o cobranza si cumple con lo
establecido en la poltica de cobros.
3. La Direccin Corporativa Comercial a travs Gerencia de ventas y su area y por
Depto.
Administracion
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Depto.
Administracion
RESPONSABL
E
Area
Administrativa
Y Contable
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
Elabora el comprobante fiscal tres cuatro tantos con los requisitos que
marca el Cdigo Fiscal de la Federacin, en sus Art. 29 y 29-A, por la venta de
productos
prestados por la compaia:
1er. tanto original denominado Cliente electronico
2do. tanto copia denominado Consecutivo Fiscal
3er. Tanto copia denominado Expediente Cliente
(este ultimo ser para anexar pago por su cobranza)
3
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Depto.
Administracion
RESPONSABLE
ACT
.
NO.
Gerencia de
Ventas o Area de
Ventas
Gerencia
Administrativa
Area
Administrativa
4
5
Gerencia de
Ventas
6
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Area
8
9
DESCRIPCIN
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Administrativa
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Depto.
Administracion
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Estos cambios sern efectivos solo si lleva las firmas y datos de correcion o cambio solicitado.
Y ser efectivo a partir de la fecha indicada o al segundo dia como mximo al recibirlo la persona
de facturacin.
Depto.
Administracion
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Depto.
Administracion
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Unidad Responsable: GERENCIA ADMINISTRATIVA
5.5, Procedimiento:
COBRANZA DE LA FACTURACIN EMITIDA A CRDITO.
Propsito
Entregar los comprobantes fiscales para tener una oportuna cobranza de los
Servicios y ventas de productos a crdito proporcionados por la compaia a los Clientes
Nacionales o Extranjeros de acuerdo a los compromisos contractuales establecidos por las reas
de la Direccin Comercial Operativa.
Alcance
El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel
Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin y
Cobranza en las Oficinas Corporativas, dentro del mbito de sus respectivas competencias.
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Depto.
Administracion
8. En el caso de que los clientes no realicen el pago por las facturas emitidas, la
Gerencia de Administrativa debe informar a la Gerencia de Ventas y
la Direccin Comercial Operativa para solicitar su intervencin.
9. La Gerencia de Ventas y la Direccin Comercial Operativa a
travs de la relacin comercial, los agentes de ceuntas clave debern
gestionar la cobranza de los clientes,
que en su caso, no realizaron el pago en los tiempos estipulados en los
contratos, convenios y/o acuerdos celebrados por las reas de la Direccin y Ventas
en caso de no realizar la cobranza, deber informar a las reas que solicitaron su
intervencin, sobre el resultado de las gestiones realizadas, anexando el soporte
documental de las gestiones de cobranza realizadas, as como la copia del contrato
y la documentacin soporte que ampare la prestacin del servicio y/o venta de productos,
para que se proceda legalmente.
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10. Las reas que reciban las facturas establecidas en estas poltica de este
procedimiento, debern integrar el expediente, con la documentacin
enviada por las reas de la Direccin Comercial Operativa y con las
gestiones realizadas por sus reas de la cobranza, para solicitar la intervencin
del rea Jurdica y se gestione la cobranza por la va legal si es el caso, y/o administrativa.
12. En caso de que los servicios proporcionados a crdito no sean recuperados,
deber realizarse lo establecido en el Manual de Normas, Bases y
Procedimientos para Cancelar Adeudos a Cargo de Terceros y a Favor del
Processed Plastic de Mexico S.A. Debidamente firmadas y autorizadas por la
Direccion Comercial Operativa (DOC).
Depto.
Administracion
RESPONSABL
E
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
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Depto.
Administracion
RESPONSABL
E
ACT.
NO.
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DESCRIPCIN
REALIZA EL COBRO?
SI: Contina con las actividades Nm. 5 a la 7.
NO: Elabora Correo Electronico y copia a la Gerencia administrativa, lo
rubrica en el recuadro donde se solicita la intervencin del rea jurdica del
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Organismo y anexa
originales de la siguiente documentacin:
a. Contrato de servicio y/o Convenio y Acuerdos del rea Comercial en
original.
b. Acuse de los oficios de requerimiento de pago.
c. Acuse original de la entrega de la factura o contra-recibo (con anexos
entregados por el rea comercial).
d. Acuse del Correo recordatorio.
EL DEUDOR NO REALIZA EL PAGO
Se contina con el procedimiento descrito en el Manual de Normas, Bases y
Procedimiento para Cancelar Adeudos pero esto solo se puede realizarapartir
de los 180 dias de la fecha de expedicion a Cargo de Terceros y a Favor del
Processed Plastic de Mexico S.A. de C.V.
TERMINA EL PROCEDIMIENTO
Depto.
Administracion
Unidad Responsable:
5.6 Procedimiento:
GERENCIA ADMINISTRATIVA
EMISIN DE NOTAS DE CRDITO
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Propsito
Elaborar Notas de Crdito a los clientes de Processed, por las bonificaciones
que correspondan, as como por la reexpedicin de facturas de ejercicios
anteriores.
Alcance
El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria
tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin y
Cobranza y el resto de los involucrados dentro del mbito de sus respectivas
competencias.
Polticas de operacin, normas y lineamientos
1. La Gerencia de Administrativa por medio de la persona asignada de este rubro,
debe elaborar las Notas de Crdito a los Clientes para dar cumplimiento a las
polticas comerciales establecidas por la Gerencia Administrativa.
2. Las Notas de Crdito podrn ser utilizadas por el cliente para el pago de
Descuentos generados por pronto pago, comercializacin y distribucin u otros que estn
Establecidos en el contrato con el cliente.
3. Las Notas de Crdito se emitirn tambin por la modificacin, cancelacin
y/o reexpedicin de facturas de ejercicios anteriores, pero estas debern ser firmadas
y autorizadas por los gerentes del area Aministrativa y de Ventas
4. El seguimiento y control de las Notas de Crdito, se debe realizar por las
Gerencias de Administracin, Contabilidad, y capturada y generada en el
sistema Adminpaq compartido, en la que se capturar la informacin relacionada
a cada una de ellas y se conciliar mensualmente, para evitar que las
cuentas contables respectivas reflejen saldos contrarios.
Depto.
Administracion
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