Optimizacin de procesos e introduccin

a la metodologa seis sigma

Integrantes:
Robinson Contreras
Andrea Domnguez
Juan Carlos Escalante
Gustavo Montalvo
Catherine Ponce

Curso: D-303
Grupo: 1760

Optimizacin por procesos

La gestin por procesos es una manera de gestionar que tiene por

objetivo el anlisis peridico de la forma en que se realizan las
actividades y procesos en una organizacin.
Mejoramiento u optimizacin contina de los resultados que se
obtienen como producto de dicha gestin.
Todo ello sin perder de vista que ese producto o resultado tiene
como objetivo central el de satisfacer las expectativas y
necesidades del usuario.
Estos constituyen los elementos para llegar al punto central,
que es el cmo mejorar la gestin.
Qu es optimizacin?
Optimizacin es la accin y efecto de optimizar. Este verbo hace
referencia a buscar la mejor manera de realizar una actividad
Qu es proceso?
Un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con algn tipo de
lgica que se enfoca en lograr algn resultado especfico.
Los procesos son mecanismos de comportamiento que disean los
hombres para mejorar la productividad de algo, para establecer un
orden o eliminar algn tipo de problema.
Podemos definir un proceso como un conjunto de actividades
interrelacionadas entre s, que a partir de una o varias entradas de
materiales o informacin, dan lugar a una o varias salidas tambin de
materiales o informacin con valor aadido. Es decir, un proceso
comprende una serie de actividades realizadas por diferentes
departamentos o funciones de la organizacin, que aaden valor y
que ofrecen un producto o servicio a su cliente.

Adems de identificar los procesos clave de la organizacin, es

necesario establecer un sistema de gestin que permita la mejora
continua de los mismos.
(Membrado Martnez, 2002)
Durante la ejecucin
De

un

proceso,

intervienen

personas,

recursos

tecnolgicos,

materiales, tiempo, infraestructura fsica entre otros. La buena o mala

utilizacin de estos recursos

determina al final el grado de

satisfaccin del cliente final y como consecuencia la rentabilidad de la

empresa.
Hoy en da muchas empresas se encuentran inmersas en proyectos
de mejora u optimizacin de procesos y automatizacin de estos, con
el fin de lograr ptimos niveles de eficiencia y efectividad al menor
costo posible, que les permita ser competitivos, rentables y se
diferencien de su competencia por su calidad de procesos y servicio al
cliente.
En consecuencia, durante la ejecucin de un proceso, intervienen
personas, recursos tecnolgicos, materiales, tiempo, infraestructura
fsica entre otros. La buena o mala utilizacin de estos recursos
determina al final el grado de satisfaccin del cliente final y como
consecuencia la rentabilidad de la empresa.
Mejorar los procesos en las empresas, estar relacionado con uno o
ms de los siguientes aspectos:

Eliminar la duplicidad de los procesos y reduccin de procesos

crticos, disminuyendo o eliminando los errores, defectos del
producto y servicio. As como las actividades que no generan

valor.
Reduccin de tiempos en procesos, optimizando el tiempo de

entrega de un Producto o Servicio al cliente final.

Procesos documentados y eficiencia organizacional.

Mejorar la calidad del servicio para incrementar la satisfaccin del

cliente.
Mejorar la productividad y eficiencia de los colaboradores en sus

actividades diarias.
Generar valor para el cliente para generar experiencias nicas.
Optimizar los costos incurridos en la ejecucin de un proceso y
mejorar la rentabilidad.

Lograr estas mejoras requiere, no slo tener clara la intencin, sino

tambin utilizar herramientas metodolgicas que permitan un trabajo
ordenado, estandarizado y controlado de las mejoras efectuadas.

Etapas en la gestin de procesos

Identificacin
Descripcin
Anlisis
Identificacin de reas problema y sus soluciones
Rediseo
Aplicacin/implementacin
Evaluacin
Cmo optimizar los procesos de tu empresa?
1. Optimizar nuestra gestin de procesos, dando igual que nuestra
organizacin sea pequea, mediana o grande.
2. Evaluar correctamente y mejorar sus procesos. Ej. Muchas
empresas, sobretodo 1start-ups, tienen demasiado trabajo para
evaluar.
3. Fortalecer la estrategia empresarial.
4. Alinearla con los objetivos.
5. Optimizar nuestros recursos
1 Start-ups: Puestas en marcha, arranque.

6. Eliminar o minimizar el riesgo de errores.

Diferencias entre gestin de procesos y mejora continua de
procesos
La gestin de procesos es una estrategia empresarial a travs de la
cual logramos cohesionar a todas las personas, colaboradores y
equipos de la organizacin para mejorar la comunicacin corporativa
y el enfoque hacia el cliente. Se trata de:

Eliminar barreras a travs de instrumentos metodolgicos que

permitan
identificar

clarificar

nuestros

claramente

cules

niveles
son

de

las

responsabilidad
actividades

que

e
le

corresponde a cada departamento.

Objetivo: Ver que todo en la compaa est organizado y todas
las personas se necesitan entre ellas.

Mejorar continuamente los procesos es ms un complemento de la

gestin por procesos que est orientado al incremento de la
productividad y la mejora continua de la calidad de productos y
servicios. Se aplica de forma dinmica.
Objetivo: Mejorar constantemente y promover que los mismos
empleados identifiquen aspectos de mejora siempre enfocados en
la satisfaccin y necesidades del cliente.

Introduccin a la metodologa seis sigma

Metodologas de procesos: Lean y Seis sigma (herramienta
DMAIC)

Vamos a aprovechar para hacer mencin a dos metodologas muy

conocidas de gestin de procesos como son:

Sus siglas significan :Define,

Measure, Analize, Improve y
Control .
Metodologa
Six Sigma
(Definir, Medir, Analizar, Mejorar
y Controlar).
(Herramienta
DMAIC)

Desarrolla una cultura hacia una

organizacin ms eficiente

Metodologa Lean
Implementa cambios de
procesos

Recolecta datos (sobre todo

estadsticos)
que
permite
obtener mejores resultados, y
estos,minimizan
los
posibles
riesgos.

Incrementa la velocidad de
respuesta por medio de la
reduccin
de
desperdicios,
costes y tiempos.

Seis sigma metodologa e implementacin

Es una metodologa de mejora de procesos, centrada en la reduccin
de la variabilidad de los mismos, consiguiendo reducir o eliminar los
defectos o fallos en la entrega de un producto o servicio al cliente
Seis Sigma, es un enfoque revolucionario de gestin que mide y
mejora la Calidad, ha llegado a ser un mtodo de referencia para, al
mismo tiempo, satisfacer las necesidades de los clientes y lograrlo
con niveles prximos a la perfeccin.
Es un mtodo, basado en datos, para llevar la Calidad hasta niveles
prximos a la perfeccin, diferente de otros enfoques ya que tambin
corrige

los

problemas

antes

de

que

se

presenten.

Ms

especficamente se trata de un esfuerzo disciplinado para examinar

los procesos repetitivos de las empresas.
Un tpico coste de no Calidad -errores, defectos y prdidas en los
procesos- puede suponer el 20 30 por 100 de las ventas. El campo
es amplio, incluso sin llegar al nivel Seis Sigma (3,4 errores o defectos

por

milln

de

oportunidades),

las

posibilidades

de

mejorar

significativamente los resultados son ilimitadas. Solamente ser

necesario que la organizacin ponga a disposicin sus capacidades y
proceda de manera consistente con sus recursos.
Seis Sigma es un trmino acuado por Motorola para denominar su
iniciativa de reduccin radical de defectos en productos. Renaci,
hacia finales del siglo pasado, con un brioso impulso, gracias a la
seriedad con que General Electric la aplic en toda su organizacin
(fabricacin y servicios) y, sobre todo, a los espectaculares resultados
que logr.
Six sigma utiliza herramientas estadsticas para la caracterizacin y el
estudio de los procesos, de ah el nombre de la herramienta, ya que
sigma es la desviacin tpica que da una idea de la variabilidad en un
proceso y el objetivo de la metodologa six sigma es reducir sta de
modo que el proceso se encuentre siempre dentro de los lmites
establecidos por los requisitos del cliente.
Las posibilidades de mejora y de ahorro de costes son enormes, pero
el proceso Seis Sigma requiere:

Compromiso de tiempo, talento, dedicacin, persistencia y, por supuesto, inversin econmica.

Clasificacin de la eficiencia de un proceso con base en su
nivel de sigma

Se clasifica la
eficiencia de un
proceso con base
en su nivel de
sigma:

1 sigma= 690.000
DPMO = 31% de
eficiencia

2 sigma= 308.538
DPMO = 69% de
eficiencia

5 sigma= 233
DPMO = 99,977%
de eficiencia

4 sigma= 6.210
DPMO = 99,38%
de eficiencia

3 sigma= 66.807
DPMO = 93,3% de
eficiencia

6 sigma= 3,4
DPMO =
99,99966% de
eficiencia

Porcentajes
obtenidos
asumiendo una
desviacin del valor
nominal de 1,5
sigma

El mtodo Seis Sigma, conocido como DMAMC, consiste en la

aplicacin, proyecto a proyecto, de un proceso estructurado en cinco
fases, que son:
Definir, que
consiste en
concretar el
objetivo del
problema o
defecto y
validarlo, a la vez
que se definen los
participantes del
programa

Mejorar, que
permite
determinar las
mejoras
procurando
minimizar la
inversin a
realizar

Medir, que
consiste en
entender el
funcionamiento
actual del
problema o
defecto

Analizar, que
pretende
averiguar las
causas reales
del problema
o defecto.

Funciones y responsabilidades en seis sigma

Controlar,
Controlar, que
que se
se
basa en tomar
medidas
con
el
fin
medidas con el fin
de
de garantizar
garantizar la
la
continuidad de la
mejora
y valorarla
valorarla
mejora y
en trminos
econmicos y de
satisfaccin
satisfaccin del
del
cliente.
cliente.

Lderes ejecutivos comprometidos

con Seis Sigma y que promuevan en
toda la organizacin sus actividades
Para
exitosa
una
implementacin
de
Seis sigma se deben
seguir
ciertas
prcticas de personal
y metodologa tcnica.
Para
la
implementacin
de
Seis Sigma se deben
seguir las siguientes
prcticas de personal:

Lderes que se apropien de los

procesos que deben mejorarse
Capacitacin corporativa en los
conceptos y herramientas de Six
Sigma
Determinacin de la dificultad de los
objetivos de mejoramiento

Refuerzo continuo y estmulos

Estructura humana del seis sigma

Director

Seis

Sigma.-

Define

los

objetivos

estratgicos

del

programa, las responsabilidades, selecciona el proyecto y los equipos

que formarn parte de l de acuerdo con el objetivo. Tambin
comunica y difunde el programa.
Altos directivos (Champions).- Son gerentes de departamento que
estn encargados de identificar proyectos de mejora basado en lo que
es crtico para el cliente y para el negocio; su funcin es crtica en la
implementacin de la iniciativa de Seis Sigma ya que son los que
apoyan a los Green Belts en remover los obstculos que pueden
encontrar para la realizacin de los proyectos de mejora.
Maestros Cinta Negra (Master black belts).- Es una persona
experta en la metodologa y en herramientas estadsticas que se
encarga del entrenamiento de Black Belts y Green Belts y asesora a
los diferentes niveles en el uso correcto de las herramientas
estadsticas.

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Cintas Negra (Black belts).- Es una persona dedicada 100% a

proyectos de mejora continua, esta persona recibe un entrenamiento
ms extenso en herramientas estadsticas.
Cintas Verde (Green belts).- Es una persona entrenada en la
metodologa y la aplicacin de herramientas estadsticas para la
implementacin de proyectos de mejora, los proyectos son una
actividad adicional a sus actividades.
Los resultados
Conceptualmente los resultados de los proyectos Seis Sigma se
obtienen por dos caminos. Los proyectos consiguen, por un lado,
mejorar las caractersticas del producto o servicio, permitiendo
conseguir mayores ingresos y, por otro, el ahorro de costes que se
deriva de la disminucin de fallos o errores y de los menores tiempos
de ciclo en los procesos.
Consejos para implementar una mejora continua de procesos
Se ha escrito mucho sobre la mejora continua de procesos y, a
continuacin, queremos presentarte

algunos consejos sobre cmo

implementar una estrategia de mejora continua de procesos:

1. Definir correctamente los objetivos: Para ello es fundamental
poder medir con datos objetivos el estado actual, identificar las
oportunidades de mejora y determinar los recursos que sern
necesarios

para

alcanzar

las

metas.

Las

empresas

los

departamentos disponen de recursos limitados por lo que es

fundamental priorizar los proyectos y empezar a trabajar aquellos
que son crticos para los clientes, para la estrategia de ventas etc.
2. Disear el proyecto: Una vez definida la oportunidad de mejora
debes ponerte en marcha.
3. Disear el proceso documentndolo todo para que el equipo
involucrado tenga claro lo qu se est persiguiendo. Adems,

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dispondrs as de un material formativo para las

nuevas

incorporaciones.

Escoger los recursos tecnolgicos que te permitirn llevar

a cabo los procesos, as como controlar su buen desarrollo,
medir los resultados etc.

Definir 2timings y respetarlos

Implicar al equipo. Explica, comunica y solicita el 3feedback

del

equipo

involucrado

en

el

proceso

en

su

fase

de

elaboracin. Luego hazlo de forma regular en reuniones

eficaces. Es importante que sepas lo que cada uno est
haciendo y cmo lo hace. Adems esto permite que todo el
mundo est no slo informado de lo que se pretende alcanzar
sino alienado en la misma direccin. Se debe fomentar una
competencia sana y hacer partcipe a todo el mundo del
proyecto. La implicacin y motivacin de las personas es vital
y fomenta un buen entorno laboral.
4. Analizar los primeros resultados: Una vez ms, es muy
importante
permitan

disponer
obtener

de

herramientas

datos

objetivos.

tecnolgicas
Debes

que

poder

te

medir

regularmente los resultados cuantitativamente y cualitativamente,

analizarlos, determinar si existen desviaciones respecto a los
objetivos inicialmente definidos y ser capaz de implementar
cambios para mejorar continuamente. Cualquier cambio se debe
documentar

comunicar

para

correctamente informado y alineado.

2 Timings: momento, sincronizacin.

3 Feedback: Comentario, respuesta.

que

todo

el

equipo

est

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5. Controlar regularmente: Midiendo y midiendo otra vez. S

flexible porque a lo largo del tiempo los objetivos pueden variar. Si
tienes claro cul eran tus objetivos iniciales, si sabes cuales son
ahora, si, adems, tienes bien documentado tus procesos y si has
conseguido establecer en tu organizacin una cultura de mejora
continua

de proyectos

entonces

tendr

una

capacidad de

adaptacin y respuesta frente a los cambios ptima.

La mejora continua de procesos se inscribe dentro de un cambio
cultural de toda la organizacin y se convierte a la larga en los valores
de la misma, valores basados en la calidad y la eficiencia.

Conclusin
Como indica un proverbio, aquel que se hace preguntas, no puede
evitar las respuestas y que la calidad de la vida de una persona
depende de la calidad de las preguntas que se hace, entonces el
camino hacia el perfeccionamiento depende de la capacidad para
cuestionar los procesos y formas en las que llevamos a cabo las
actividades en nuestras organizaciones. Las metodologas como Lean
y Seis Sigma ofrecen herramientas para llevar a cabo procesos de
mejoramiento que si se llevan a cabo de manera disciplinada y
consiente derivan en altos niveles de calidad en la oferta de valor de
nuestras organizaciones.
Una de las principales barreras para la implementacin adecuada de
procesos de mejora continua radica en la costumbre de hacer o
seguir haciendo lo mismo, entonces este tipo de metodologas deben
trascender y llegar a ser filosofas que invadan a todos los
colaboradores de una organizacin quienes no deben de rendirse
ante la dificultad aparente.

Bibliografa

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Gutirrez Pulido, H.; De la Vara Salazar, R. Control Estadstico de

Calidad y Seis Sigma. Mxico: Mc Graw Hill.
Escalante Vzquez, E. Seis - Sigma Metodologa y tcnicas. Mxico:
Limusa.