Perhatian: jangan mencampuradukan notasi yang dipergunakan untuk kardinalitas

minimum dan maksimum (sepasang nomor yang dipisahkan oleh tanda kom),
dengan notasi yang dipergunakan untuk mendeskripsikan kardinalitas suatu
hubungan antara dua entitas (sepasang nomor yang dipisahkan oleh tanda titik
dua).
Aturan untuk Menspesifikasi Kardinalitas

pendesain database tidak

menentukan sendiri kardinalitas. Sebaliknya, kardinalitas mencerminkan fakta

mengenai organisasi yang dibuat modelnya dan juga praktik bisnis organisasi
tersebut. Infornasi ini diperoleh dalam tahap defenisi persyaratan dari proses
desain database. Jadi, Ashton harus dengan jelas memahami bagaimana
perusahaan melakukan aktivitas-aktivitas bisnisnya untuk memastikan bahwa
Gambar 5-6 sudah benar untuk kondisi S&S. Akan tetapi, beberapa prinsip umum
tertentu dapat memberikan titik awal untuk memulai membangun model data
REA bagi organisasi jenis apapun.
Aturan Kardinalitas untuk Hubungan Pelaku-Kegiatan (Agent-Event
Relationship)
Perhatikan bahwa di dalam Gambar 5-6 kardinalitas minimum dan
maksimum yang berhubungan dengan entitas kegiatan dalam setiap hubungan
pelaku kegiatan adalah satu (1). Kondisi ini hampir selalu dapat ditemui di mana
saja. Kardinalitas minuman yang berhubungan dengan entitas kegiatan berniai 1
karena harus ada beberapa pelaku yang terlibat

dalam kegiatan tersebut.

Contohnya, suatu kegiatan penjualan harus dihubungkan dengan seorang

pelanggan. Kardinalitas maksimum juga biasanya bernilai 1, karena organisasi
ingin agar ada seseorang pelaku tertentu yang bertanggung jawab atas kegiatan
tersebut. Melanjutkan contokegiatan dalam hubugan sebelumnya, sebuah
penjualan dilakukan oleh beberapa pelanggan yang dapat diidentifikasi, yang
diharapkan membayar untuk penjualan tersebut. Dengan cara yang hampir sama,
kardinalitas maksimum entitas kegitan dalam hubungan dalam pelaku internal

(contoh untuk kegiatan penjualan, seorang staf penjualan) juga biasanya bernilai
1, untuk memberikan kredit ke pegawai terkait.
Terdapat pula prinsip umum tentang kardinalitas yang berhubungan dengan
entitas pelaku dalam hubungan pelaku-kegiatan. Perhatikan dalam Gambar 5-6,
kardinalitas yang berhubungan dengan setiap pelaku dalam hubungan pelakukegiatan seluruhnya memiliki nilai minimum nol (0) dan maksimum N.
Kombinasi ini juga umum dalam hubungan tersebut. Kardinalitas maksimum yang
berhubungan dengan entitas pelaku internal dalam hubungan pelaku-kegiatan juga
hampir selalu N, karena organisasi berharap pegawai mereka akan terlibat dalam
berbagai kegiatan. Kardinalitas juga akan N untuk pelaku eksternal, karena
organisasi sering kali terlibat dalam transaksi berulang-ulang dengan pemasok dan
pelanggan yang sama. Terdapat dua alasan mengapa kardinalitas minimum yang
berhubungan dengan entitas pelaku dihubungan pelaku-kegiatan biasanya bernilai
nol (0). Pertama, organisasi ingin dapat menambah informasi mengenai pelanggan
dan pemasok potensial, walaupun para pelaku

tersebut mungkin saja tidak

(belum) terdapat dalam transaksi bisnis apa pun. Kedua,entitas egiatan sesuai
dengan file transaksi, sedangkan entitas pelaku sesuai dengan file utama (master
file). Pada akhir tahun fiksal, isi tabel kegiatan biasanyaakan diarsipkan dan tahun
fiksal yang baru akan mulai dengan baris kosong dalam berbagai tabel kegiatan.
Sebaliknya, informasi mengenai pelaku bersifat permanen dan dibawa terus dari
satu periode fiskal ke periode berikutnya. Oleh sebab itu, pada awal periode fiskal
baru, pelanggan dapat tidak dihungkan dengan kegiatan penjulan yang baru
berjalan.
Jadi, Ashton memulai dengan asumsi bahwa setiap hubungan pelaku-kegitan
dapat dimodelkan sesuai dengan pola berikut: Kegitan (1,1)-(0,N) Pelaku. Ashton
kemudian mewawancarai Scott dan Susan untuk menetapkan apakah dia perlu
memodifikasi asumsi tersebut atau tidak. Seteah dia mengetahui bahwa tidak ada
pengecualian dalam praktik umum ini, dia membiarkan kardinalitas tersebut
sebagaimana adanya, seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 5-6.

Aturan Kardinalitas Untuk Hubungan Sumber Daya-Kegiatan

Perhatikan bahwa dalam Gambar 5-6 kardinalitas minimum dan maksimum yang
berhubungan dengan setiap sumber daya di hubungan sumber daya-kegiatan,
bernilai nol dan N. Hal ini umum untuk sebagian besar organisasi dan sumber
daya. Alasannya sama dengan yang diberikan sebelumnya ketika menjelaskan
kardinalitas minimum dan maksimum umum, yang berhubungan dengan pelaku
dalam hubungan pelaku-kegiatan.
Satu pengecualian pada aturan umum ini adalah kardinalitas maksimum
yang berhubungan dengan sumber daya persediaan kadang kala bernilai satu (1).
Gambar 5-6 mencerminkan bahwa fakta bahwa S&S menjual barang dagangan
yang diproduksi secara masal. Bagi setiap barang yang diterimanya, S&S harus
mengetahui jumlah yang dimiliki dan jumlah yang tersedia untuk dijual.
Perusahan tersebut juga harus mengetahui jumlah setiap barang yang dibeli atau
dijual. Akan tetapi, S&S tidak mencoba untuk melacak barang tertentu yang
secara fisik termasuk dalam sebuah transaksi. Konsekuensinya, setiap baris dalam
tabel persediaan di Gambar 5-6 mewakili jenis barang. Bagi S&S, kunci utama
(primary key) adalah nomor barangnya. Organisasi lain mungkin akan menyebut
kunci utama sebagai nomor bagian atau nomor SKU. Hal yang paling penting
dipahami adalah bahwa setiap baris dalam tabel persediaan S&S dapat
dihubungkan dengan berbagai baris berbeda dalam tabel penjualan.
Akan tetapi, kadang ada organisasi melacak barang persediaan tertentu
secara fisik. Contoh kondisi ini adalah berkaitan dengan karya seni asli, kendaraan
bermotor atau rumah. Bagi barang dagangan semacam ini, setiap baris dalam tabel
persediaan akan mewakili lukisan atau rumah tertentu, dan akan diidentifikasi
dengan kunci utama yang menjadi sejenis ID dengan nomor seri. Dalam kasus
seperti ini, suatu baris dalam tabel persediaan dapat dihubungkan dengan paling
banyak

satu

transaksi

penjualan

kardinalitasnmaksimum 1, bukan N.

dan

kerenanya,

akan

memiliki

Sekarang perhatikan kardinalitas yang berhubungan dengan entitas

kegiatan dalam hubungan sumber daya-kegiatan. Gambar 5-6 mencerminkan
prinsip umum bahwa kardinalitas minimum yang berhubungan dengan entitas
kegiatan dalam hubungan sumber daya-kegiatan biasanya bernilai. contohnya,
setiap kegiatan penjualan harus memasukkan paling tidak satu baris dalam tabel
persediaan (agar penjualan terjadi, S&S harus menjual sesuatu). Dengan cara
hampir sama, setiap pembayaran yang diterima darri seorang pelanggan harus
disimpan ke dalam akun kas. Satu-satunya pengecualian dalam aturan umum ini
muncul apabila sebuah kegiatan berpotensi dihubungkan dengan lebih dari satu
entitas sumber daya. Bayangkan sebuah bisnis perbaikan mobil. Beberapa
pelayanan, seprti pergantian ban, bisa jadi tidak melibatkan penjualan suku
cadang apa pun; sementara pelayanan lainnya, seperti perbaikan rem; melibatkan
baik tenagakerja dan suku cadang. Jadi,kegiatan penjualan untuk bisnis perbaikan
mobil seperti ini dapat di hubungkan ke sebuah entitas persediaan, atau ke sebuah
entitas pelayanan perbaikan, atau dihubungkan pada kedua jenis sumber daya
tersebut. Konsekuensinya, kardinalitas minimum untuk kegiatan penjualan adalah
0 dalam hubungan-hubungan tersebut. (catatan dalam situasi tertentu yang jarang
terjadi, sebuah kegiatan dapat dihubungkan ke salah satu daribeberapa entitas
pelaku khusus. Dalam kasus semacam ini, kardinalitas minimum yang
berhubungan lagi dengan entitas kegiatan terkait kan bernilai 0, bukan seperti
normalnya, yaitu 1).
Akan tetapi, tidak ada prinsip umum berkaiatan denga kardinalitas
maksimum yang berkaittan dengan entitas kegiatan dalam hubungan sumber dayakegiatan. Sebagai gantinya, kardinalitas maksimum untuk sebuah kegiatan
tergantung pada sifat sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut dan
oleh kebijakan bisnis organisasinya. Contohnya, Gambar 5-6 memperlihatkan
bahwa setiap kegiatan penerimaan kas dapat dihubungkan kepaling banyak satu
akun kas. Hal ini menunjukan bahwa S&S mengikuti praktik bisnis yang baik dan
menyimpan seluruh pembyaran pelanggan dalam akun yang umum dipergunakan.
(Scott dan Susan dapat saja kadang-kadang mentrasfer kelebihan uang ke akun

khusus investasi). Sebaliknya, Gambar 5-6 memperlihatkan bahwa setiap pesanan

pelanggan dan kegiatan penjualan dapat dihubungkan dengan beberapa baris
dalam tabel persediaan, karena S&S mengizinkan bahwa mendorong para
pelanggannya untuk memesan dan membeli berbagai jenis produk yang sesuai
dengan keinginan mereka. Contohnya, sebuah transaksi penjualan dapat
memasukan baik sebuah monitor 21 inci dan printer dengan kualitas mencetak
foto. Konsekuensinya, didalam Gambar 5-6 kardinalitas maksimum baik untuk
pesanan pelanggan dan entitas penjualan dalam hubungannya dengan tabel
persediaan, adalah N.
Aturan Kardinalitas untuk Hubungan Kegiatan-kegiatan (Event-even
Relationship)
Gambar 5-7 memperlihatkan adanya kemungkinan hampir semua jenis pasangan
kardinalitas untuk setiap entitas kegiatan dalam hubungan kegiatan-kegiatan.
Praktik bisnis dan kebijakan organisasi harus dipahami untuk memutuskan
kemungkinan mana yang benar. Asthon telah mempelajari bahwa S&S
memperpanjang kredit kepara pelanggannya dan mengirimkan laporan bulanan
kemereka yang medaftar demua pembelian yang belum dibayar. Dia juga telah
mempelajari bahwa banyak pelanggan yang mengirim S&S satu cek untuk
membayar seluruh pembelian mereka dalam suatu periode waktu tertentu. Jadi,
satu kegiatan penerimaan kas dapat dihubungkan dengan banyak kegiatan
penjualan. S&S juga mengizinkan para pelanggannya membayar secara cicilan
untuk pembelian dalam jumlah besar, jadi suatu kegiatan penjualan dapat
dihubungkan dengan lebih dari satu kegiatan penerimaan kas. Inilah alasan
mengapa Asthon membuat model hubungan anatara kegiatan penjualan dan
pemerimaan kas sebagai hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many).
S&S mengirim setiap pesanan pelanggan secara terpisah, dan menunggu
hingga seluruh barang terdapat dalam persediaan sebelum memenuhi suatu
pesanan. Oleh sebab itu, Asthon membuat model hubungan antara pesanan
pelanggan dengan kegiatan penjualan sebagai hubungan satu-ke-satu (one-to-one)

Satu-satunya prinsip umum pembuatan model yang dapat diaplikasikan

dalam hubungan kegiatan-kegiatan adalah bahwa untuk dua kegiatan yang bersifat
sementara, kardinalitas minimum untuk kegiatan pertama adalah 0, karena pada
saat kejadiannya, kegiatan lainnya belum terjadi. Seringkali, tetapi tidak selalu,
kardinalitas minimum untuk kegiatan kedua adalah 1, menunjukan bahwa
kegiatan pertama harus terjadi terlebih dahulu. Contohnya, bagi perusahaan yang
menjual baik melalui katalog ataupun melalui website, pesanan pelanggan
(kegiatan 1) mendahului pengiriman ke pelanggan (kegiatan 2). Akan tetapi,
kadang kala kedua kegiatan tersebut tidak perlu terjadi. Contohnya, S&S
menerima pesanan dari pelanggan korporatnya sebelum mengirim barang
dagangan mereka. Akan tetapi, penjualan didalam toko bagi para pelanggan yang
langsung datang ke toko tidak dimulai dengan suatu kegiatan pesanan apapun.
Konsekuensinya, dalam Gambar 5-6, kardinalitas minimum yang berhubungan
dengan kegiatan kedua (penjualan) dalam hubungan pesanan pelanggan-penjualan
juga bernilai 0.
Gambar 5-6 memperlihatkan bagaimana diagram REA Asthon untuk siklus
pendapatan S&S setelah adanya penambahan informasi mengenai kardinalitas
hubungan. Langkah berikutnya adalah mengimplementasikan model ini dalam
database relasional.