Formacin de tutores AVE Global

Gestin del tiempo

Fbula del tiempo y las piedras
En ocasiones imparto cursos de formacin a empresas sobre gestin del tiempo y utilizo una
tcnica con el objetivo de sorprender a los asistentes.
Para ello cojo un frasco de cristal grande de boca ancha, lo coloco sobre la mesa, junto a una
bandeja con piedras del tamao de un puo, y pregunto:
Cuntas piedras piensan que caben en el frasco?
Espero a que los asistentes hagan sus conjeturas y procedo a meter piedras hasta que lleno el
frasco.
Luego pregunto:
Est lleno?
Todo el mundo mira y asiente. Entonces, saco de debajo de la mesa un cubo con gravilla. Meto
parte de la gravilla en el frasco y lo agit. Las piedrecillas penetran en los espacios que dejan
las piedras grandes. Sonro con irona y repito:
Est lleno?
En este punto los participantes empiezan a dudar:
Tal vez no.
Bien! Entonces pongo en la mesa un cubo con arena que empiezo a volcar en el frasco. La
arena se filtra en los pequeos recovecos que quedan entre las piedras y la grava.
Est lleno?, pregunto de nuevo.
No!, exclaman los asistentes.
Cojo una jarra con un litro de agua y lo vierto en el frasco. El frasco todava no rebosa.
Llegados a este punto, les pregunto qu hemos demostrado.
En una de estas sesiones, un asistente responde:
Que no importa lo llena que est tu agenda, sino que si lo intentas, siempre puedes hacer
que quepan ms cosas.
No! Lo que esta leccin nos ensea es que si no colocas las piedras grandes primero, nunca
podrs colocarlas despus.
Cules son las piedras grandes en tu vida? Tus hijos, tus amigos, tus sueos, tu salud, la
persona a la que quieres...

En su tarea como tutor ocurre lo mismo, debe valorar cules son las cosas importantes para
ponerlas primero; el resto de tareas encontrarn su lugar.

Foto por gentileza de Primos S.A.

Priorizar tareas
Las nuevas tecnologas ayudan a comunicarse ms rpidamente, lo que requiere que los
tutores tambin respondan y trabajen ms rpidamente.
A veces, parece que es imposible acabar todas las tareas porque hay demasiadas cosas que
hacer que se solapan en el tiempo y la lista no hace ms que aumentar.
Todo el mundo se enfrenta en su vida cotidiana con situaciones parecidas a estas, que en la
mayora de las ocasiones estn provocadas por algunos de los motivos que sealamos a
continuacin:
La falta de planificacin impide que acabemos nuestras tareas de forma eficaz.
Para hacer una buena planificacin hay que determinar las tareas y priorizarlas.
El perfeccionismo nos impide ofrecer resultados eficaces en muchas ocasiones.
Algunas veces nos vemos obligados a presentar resultados sin ningn error, pero
otras veces perdemos mucho tiempo en pulir un documento o un escrito antes de
tener acabadas otras tareas igualmente prioritarias.
La falta de recursos es otro impedimento para acabar con xito las tareas. No solo
nos referimos a los recursos personales o materiales, sino tambin al tiempo. El
tiempo es el recurso que ms subestimamos y muchas veces establecemos plazos
difciles de cumplir. Hemos de tener presente este punto, pues un compromiso
bien planificado para el que no hayamos calculado de manera adecuada el tiempo
que podemos dedicarle puede conducirnos a un fracaso en la tarea.
Debe tener en cuenta los puntos tratados en el cuadro anterior cuando ejerza como tutor AVE
Global, con el objetivo de cumplir los tiempos pactados con los alumnos, los tiempos
generales del curso, etc.
Cunto tiempo piensa dedicar a AVE Global?

Es evidente que depender de cada persona. Lo recomendable es que haga un repaso de su

agenda y piense cunto tiempo dedica a cada una de las actividades diarias, para valorar
cunto tiempo va a poder dedicar a AVE Global, porque ser tutor supone asumir nuevas
responsabilidades que requieren una dedicacin por su parte.
Cunto tiempo se supone que debe dedicarle?
El tiempo de dedicacin mnimo depender de las responsabilidades que asuma, si bien, para
atender a un grupo de unos 14 participantes, se considera deseable una dedicacin entre 2 y
4 horas semanales.
En definitiva, las tareas que se desprenden de la labor del tutor AVE Global pueden ser
mltiples y variadas, por este motivo es aconsejable que realice una pausa en momentos
difciles, planifique todas sus tareas pendientes y las priorice.
Si en un momento determinado no va a poder atender al grupo en el plazo habitual, exponga
su problema al grupo e infrmelo de los retrasos.
A medida que adquiera experiencia como tutor AVE Global, lograr economizar su tiempo
aprovechando al mximo las herramientas de gestin de grupo y limitando la atencin
personal a lo pactado desde el primer momento con los alumnos.
A veces, dedicamos determinados instantes de nuestro tiempo a hacer una misma tarea de
forma repetitiva. Por ejemplo, como tutor AVE Global recibir varios mensajes diariamente en
su buzn personal (sobre todo si es tutor de modalidad a distancia). Para minimizar el tiempo
que destina a esta tarea es preferible dedicar un tiempo nico a esta funcin, en lugar de ir
contestando los mensajes a medida que van llegando.
Tambin le aconsejamos que el momento que dedique a AVE Global sea un momento del da
en que haya pocos elementos distractores que le puedan afectar.
Organizar el tiempo
Una buena organizacin del tiempo requiere, por una parte, determinar cules son las tareas
que hay que realizar, en segundo lugar, priorizarlas y, en ltima instancia, terminarlas.
La siguiente tabla puede ser til para mostrar de forma muy sencilla el grupo de tareas a las
que debe dar prioridad, ya que comparar la urgencia y la importancia de cada una de ellas.
Muy urgente

Poco urgente

Muy importante

Poco importante

Recuerde que si solamente atiende tareas urgentes, a la larga lo que genera son ms
urgencias. Por este motivo, es aconsejable realizar aquellas tareas que ayuden a disminuir la
urgencia de esas otras ms prioritarias, y que probablemente son aquellas que ha escrito en
el cuadrante D.
Una vez completado el cuadro puede proceder a priorizar las tareas de cada cuadrante,
aunque generalmente suelen escribirse por orden de urgencia. Tambin puede asignar un
tiempo de realizacin a cada tarea.
Razones para priorizar tareas
Las razones por las que un tutor debe priorizar unas tareas frente a otras se basan en buena

medida en la repercusin que esas tareas tienen en el trabajo de los dems. Siempre que una
accin del tutor influya en el avance del trabajo de un alumno o en el avance del trabajo de
grupo, debe realizarse en el momento previsto, procurando que no sufra retraso.
Por otra parte, el evitar la sensacin de soledad que se produce entre los estudiantes de un
medio virtual convierte en prioritarias las tareas que conciernen a la motivacin. La respuesta
a la actuacin individual de cada alumno y la dinamizacin de las tareas grupales ayudar a
mantener el inters durante el desarrollo del curso.