PRCTICA EMPRESARIAL

DIAGNSTICO EMPRESARIAL CONTABLE

SERVITEM LTDA
INFORME I

JERSON JESS REYES MUOZ

Tutor:
FIBER SOLARTE GALARZA

UNIVERSIDAD DE NARIO
CONTADURIA PBLICA
SAN JUAN DE PASTO
2016

TABLA DE CONTENIDO
ASPECTOS LEGALES.....................................................................................................4
ESTATUTOS..................................................................................................................4
CMARA DE COMERCIO (Ver anexo 1)......................................................................4
CONTRATACIN DE PERSONAL...............................................................................4
ENTIDAD DE VIGILANCIA Y CONTROL.....................................................................7
ASPECTOS TRIBUTARIOS..............................................................................................7
REGISTRO UNICO TRIBUTARIO RUT (Ver anexo 4).................................................7
RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES...............................................................7
SITUACIN DE IMPUESTOS TERRITORIALES.........................................................7
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS.....................................................................................8
RESEA HISTRICA...................................................................................................8
MISIN...........................................................................................................................8
VISIN...........................................................................................................................8
ORGANIGRAMA...............................................................................................................9
MATRIZ DOFA...............................................................................................................9
ASPECTOS CONTABLES Y FINANCIEROS................................................................10
ESTADOS FINANCIEROS..........................................................................................10
SITUACIN DE CONVERGENCIA A NIIF..................................................................10
SOFTWARE CONTABLE............................................................................................10
ASPECTOS COMERCIALES.........................................................................................10
CLIENTES....................................................................................................................10
MERCADO ACTUAL Y POTENCIAL..........................................................................10
IMPACTO DE LA EMPRESA EN LA REGIN...............................................................11
EN LO AMBIENTAL.....................................................................................................11
EN LO SOCIAL............................................................................................................11
DESARROLLO DE COMPETENCIAS............................................................................11
FUNCIONES REALIZADAS EN LA EMPRESA.........................................................11
COMPETENCIAS ADQUIRIDAS.................................................................................11
ANEXOS..........................................................................................................................13
ANEXO 1......................................................................................................................14
ANEXO 2......................................................................................................................18

ANEXO 3......................................................................................................................19
ANEXO 4......................................................................................................................20
ANEXO 5......................................................................................................................21

ASPECTOS LEGALES
ESTATUTOS
La empresa SERVITEM LTDA no posee actualmente estatutos que regulen de alguna
forma el trabajo y el desarrollo de la empresa, se hace curioso entonces, dado que la
empresa est legalmente constituida ante Cmara y Comercio y al preguntar se nos
informa que en ningn momento durante el proceso de creacin de la empresa fueron
requeridos los estatutos o algn documento similar.
CMARA DE COMERCIO (Ver anexo 1)
CONTRATACIN DE PERSONAL
Departamento Encargado: Departamento de Recursos Humanos.
Persona Encargada: Serbio Tulio Garca, Jefe de Recursos Humanos.
Versin: Versin I, ltima actualizacin 20 Marzo de 2015.
Justificacin:

Incluye los cambios de forma segn las directrices dadas en la Norma Fundamental de
Documentos.

Se aplica la Norma ISO 9001 de Calidad para la Gerencia de Proyectos.

Se hace uso de las Normas del ICONTEC actuales, para la elaboracin de manuales.

Se efecto la completa reestructuracin de la referenciacin y codificacin de todos los

procesos, procedimientos, formatos, tablas, diagramas, instructivos y grficas.

Se relacionan los conceptos bsicos utilizados en la Norma ISO 9001:2000, para mayor
familiarizacin de los Funcionarios con el Sistema de Gestin de Calidad implementado
en la Cooperativa.
Lineamientos Generales
La seleccin de personal ser un procedimiento, en el cual se tendr en cuenta las
necesidades de personal durante la evolucin de la Empresa.
El Departamento de Talento Humano, deber trabajar en equipo para mantener una
actualizacin constante teniendo en cuenta la eficiencia, calidad y eficacia para
poder hacer un procedimiento adecuado de seleccin de personal.

El Profesional de Talento Humano deber estar en contacto constante con las

necesidades de la Empresa, para satisfacer eficientemente las necesidades de
personal presentes y futuras, enalteciendo sus funciones en bienestar de la
Empresa. As mismo deber tener en cuenta la validez demostrable entre la
seleccin de la persona idnea para el cargo y el desempeo en el puesto de
trabajo.
Las pruebas que realicen a los candidatos debern ser coherentes con la necesidad
del cargo que se requiere en la Empresa.
Las Direcciones de reas solicitantes debern emitir un concepto escrito de la
entrevista realizada al candidato, diligenciando el Formato Entrevista Inicial.
La aplicacin de pruebas, verificacin de referencias y realizacin de entrevistas a
candidatos en las Oficinas, ser responsabilidad del Profesional de Talento Humano,
presentando un informe a la Gerencia General, con el resultado detallado de dicha
actividad.
Como requisito para la remisin de las pruebas tcnicas al rea correspondiente,
debe existir una previa evaluacin actitudinal idnea, segn principios y valores de
la Empresa.
Procedimiento Descriptivo

Se llevar a cabo un proceso de seleccin si existe el Formato Requisicin de

Personal, a excepcin de vacantes por retiro de un colaborador de la Empresa.
Puede existir seleccin de personal posterior a la autorizacin por parte de la
Gerencia General, de la respectiva adicin presupuestal.

Una vez seleccionadas las hojas de vida de los candidatos, el Profesional de Talento
Humano, verificar telefnicamente y/o por correo electrnico la disponibilidad de
las personas interesadas; a su vez propondr la compensacin dispuesta para el
cargo, diligenciando el Formato Resultado de Seleccin (Anexo 2).

Es indispensable que para el proceso de seleccin se cuente por lo menos con tres
hojas de vida que cumplan con el perfil requerido.

Si los candidatos estn disponibles y aceptan el cargo, los citar para aplicar las
correspondientes pruebas de seleccin, diligenciando el Formato Prueba Tcnica
(Anexo 3), en caso contrario los descartar inmediatamente.

El Profesional de Talento Humano, realizar las pruebas adecuadas para el cargo

que se requiere en la Empresa, y poder evaluar el tipo de persona que se est
presentando a la convocatoria, diligenciando el Formato Prueba Tcnica.

Posteriormente analizar las pruebas y comparndolas con la experiencia laboral,

comportamiento actitudinal, y el nivel de educacin, acorde a las necesidades del

cargo, decidir si hay una persona adecuada o no para el cargo.

Cuando son candidatos correspondientes a alguna Oficina, los Directores evaluaran,

aplicarn y/o evaluarn la Prueba Tcnica y as determinarn la idoneidad y
aplicacin del candidato al cargo solicitado. Posterior a ello se remitirn los
resultados al Departamento de Talento Humano, a travs del Formato Prueba
Tcnica, ver Formato Prueba Tcnica.

Cuando los candidatos preseleccionados correspondan a la Oficina Administrativa,

se desarrollar el mismo procedimiento, citado anteriormente concerniente a
aplicacin de prueba Tcnica y entrevista por parte del Director de rea o Director
de Oficina, diligenciando el Formato Prueba Tcnica.

Los candidatos que obtengan el mayor puntaje en la prueba tcnica sern citados a
entrevista con el jefe inmediato.

Simultaneo a la entrevista con el jefe inmediato, el Profesional de Talento Humano

proceder a verificar las referencias, diligenciando el Formato Verificacin de
Referencias

La contratacin de los empleados deber cumplir el procedimiento de verificacin de

ante-cedentes establecido en el esquema de seguridad de la informacin
implementado en la empresa, adems del procedimiento normal internamente
manejado. Esta verificacin incluye, pero no se limita a, verificacin de antecedentes
penales o legales, verificacin de antecedentes crediticios, pruebas de polgrafo
para los cargos que manejen de manera di-recta informacin que se considere
CONFIDENCIAL en la empresa, verificacin de referencias.

Una vez seleccionado el candidato idneo para el cargo, el Profesional de Talento

Humano se encargar de reunir y entregar la documentacin requerida por la
Empresa. Para el caso de las Oficinas, el procedimiento de referenciacin est a
cargo del Director de Oficina, no obstante el Profesional de Talento humano, si se
hace necesario deber apoyar la referenciacin.

Para la seleccin de Directores de reas y Directores de Oficina; el Departamento

de Talento Humano, ser el responsable y gestor del proceso de vinculacin y
seleccin. Sin embargo para los Directores de Oficinas; las Direcciones de reas de
la Empresa, tendrn que aportar al procedimiento una evaluacin y entrevista de los
candidatos preseleccionados para finalmente escoger a la persona con mayor
puntaje. Para ello tambin podr contar con una empresa externa, especializada en
seleccin de personal; teniendo la potestad de definir la seleccin, previa
aprobacin de la Gerencia General.

Una vez el candidato se escogido, el rea de recursos humanos deber notificar a

todas los jefes de rea sobre la nueva contratacin, para efectos de aplicar los
procedimientos que cada rea considere necesarios para los funcionarios nuevos.
Inclusive sera adecuado que todos los empleados sean puestos en conocimiento
de la(s) nueva(s) contratacin(es) tanto por la operacin como por seguridad.

El Profesional de Talento Humano, velara porque el proceso de seleccin se efectu

segn los procedimientos establecidos, del mismo modo tendr que participar
activamente en el proceso de seleccin.
ENTIDAD DE VIGILANCIA Y CONTROL
Revisora Fiscal: Pablo Bez. Contador Pblico Universidad Mariana.

ASPECTOS TRIBUTARIOS
REGISTRO UNICO TRIBUTARIO RUT (Ver anexo 4)
RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES
La empresa cumple con todas las normas de regulacin enmarcadas dentro del
Estatuto Tributario y el Cdigo de Comercio, adems, por ser una entidad de transporte
de mensajera y carga, est regulada por el ministerio de transporte al cual se le genera
un informe trimestral y posterior pago sobre toda la mensajera entregada.
Somos personas jurdicas Rgimen Comn, agentes retenedores de fuente e Ica, y
responsables de declararlos igualmente.
SITUACIN DE IMPUESTOS NACIONALES

Actualmente, SERVITEM LTDA, se encuentra al da con sus obligaciones nacionales,

teniendo que declarar mensualmente retenciones a ttulo de renta y trimestralmente al
ministerio de Transporte y al Ministerio de Comunicaciones.

SITUACIN DE IMPUESTOS TERRITORIALES

SERVITEM LTDA posee inscripciones de varias de sus sedes en distintas regiones
como Medelln, Buga, Cali, Ipiales, Pasto, Armenia y Pereira en donde se tributa y se
nos aplica retencin por renta a ttulo de Ica.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
RESEA HISTRICA
SERVITEM LTDA fue creada el 30 de julio de 1992 por el seor JORGE ALBERTO
ORTIZ ENRIQUEZ. En la ciudad de San Juan de Pasto. Su objetivo social es la
prestacin de servicio de mensajera especializada en el permetro urbano de Pasto y a
nivel nacional; entrega certificado de correspondencia, elaboracin, organizacin y
recuperacin de archivos; censos de poblacin activa para entidades bancarias,
comerciales y fundaciones: visitas domiciliarias para verificacin de datos y referencias,
elaboracin de banco de datos, marcacin y empaque de correspondencia.

MISIN
Facilitar la consecucin de los objetivos para nuestros clientes a travs de los
conocimientos y experiencia adquiridos como outsourcing en servicio de mensajera,
transporte de documentos y mercancas, logrando ser para ustedes un colaborador
estratgico en la relacin costo beneficio.

VISIN
Establecernos como una organizacin altamente competitiva, lder en el mercado e
impulsadora de la innovacin tecnolgica, constantemente orientada al cliente, con un
alto nivel de compromiso y profesionalismo, para convertirnos en la mejor empresa de
mensajera masiva, transporte de documentos y mercancas del pas.

ASESOR JURIDICO

ORGANIGRAMA

REVISOR FISCAL

DEBILIDADES
Falta de Publicidad.
Precios poco competitivos.

No se cubre todo el territorio nacional.

Impuntualidad de entregas en reas

rurales.
Baja solidez financiera.
FORTALEZAS
Cobertura en la Zona Suroccidental
del Pas.
Canales propios de distribucin.
Marca Regional.
Capacidad de Negocio de la
Administracin.

MATRIZ DOFA

OPORTUNIDADES
Credibilidad en el sistema de mensajera.
Uso de la tecnologa.
Mercado poco explotado.
AMENAZAS
Competitividad con grandes empresas de
mensajera.
Incremento de precios de combustible.
Ingreso de nuevos competidores.
Baja recuperacin de cartera.

ASPECTOS CONTABLES Y FINANCIEROS

ESTADOS FINANCIEROS
Se presentan estados financieros anualmente y Balances de Comprobacin mensual
para reuniones de estados de la empresa. (Anexo 5)

SITUACIN DE CONVERGENCIA A NIIF

La empresa aun no comienza su transicin a estndares internacionales, ms sin
embargo, tiene como meta realizar dicha transicin a lo largo del cuarto trimestre del
ao 2016.

SOFTWARE CONTABLE
La empresa soporta su operacin contable en SIIGO WINDOWS.

ASPECTOS COMERCIALES
CLIENTES
SERVITEM LTDA cuenta con alrededor de 120 clientes fijos distribuidos en sus 8 sedes
a nivel nacional.

MERCADO ACTUAL Y POTENCIAL

SERVITEM LTDA cuenta con clientes en sus 8 sedes: Ipiales, Pasto, Popayn, Cali,
Buga, Armenia, Pereira y Medelln.
Su potencial de expansin se ve enmarcado, principalmente, en las zonas de difcil
acceso en departamentos como Nario, Putumayo y el Valle, dado de que las
empresas competidoras no tienen establecido un marco de cobertura en estas zonas.

IMPACTO DE LA EMPRESA EN LA REGIN

EN LO AMBIENTAL
SERVITEM LTDA, no cuenta con un plan especfico de regulacin de su huella
ambiental, caso preocupante, ya que el desarrollo de su objeto social gira en torno al
uso de vehculos impulsados por combustible fsil y el uso de una gran cantidad de
Papel para la impresin de Guas, cabe destacar, que actualmente se est adquiriendo
un nuevo software de control de carga y este evitara, en gran medida, el uso de guas y
por ende el consumo de papel.

EN LO SOCIAL
La empresa en conocida, principalmente en la ciudad de Pasto, por haber entrenado y
acompaado a los mensajeros ms eficientes de la ciudad, es una generadora de
empleo que brinda la oportunidad a nuevos talentos y su poltica gira en torno a que
todos pueden aprender.
DESARROLLO DE COMPETENCIAS
FUNCIONES REALIZADAS EN LA EMPRESA
Actualmente poseo el cargo de FACTURACIN Y COBRO DE CARTERA de todos los
ingresos de mensajera y carga de todas las sedes de la empresa.
Es un proceso que abarca desde la revisin de la pre factura para el cliente, hasta el
seguimiento de los pagos de las facturas generadas mes a mes.
Tambin sirvo de apoyo para nuestra Jefe Inmediata en cuestiones de conciliaciones
bancarias, cuadres de caja y cualquier tarea que tenga que ver con el rea contable y
financiera de la empresa.

COMPETENCIAS ADQUIRIDAS

Manejo completo del software contable SIIGO.

Conocimiento de la norma de regulacin de empresas logsticas y de transporte de
carga.
Procesos contables importantes como generacin de balances de comprobacin,
estados de flujo de efectivo a corte definido y gestin y descarga de cartera.

ANEXOS

ANEXO 1
Cmara de Comercio

ANEXO 2
Formato Resultado de Seleccin.

PERFIL DEL CARGO

Nombre del Candidato: __________________________________
Cargo: __________________________
Oficina: _________________________
Experiencia:
__________________________________________________________________
______________________________________________________
Conocimientos Adquiridos:
__________________________________________________________________
______________________________________________________
Fortalezas:
__________________________________________________________________
______________________________________________________
Debilidades:
__________________________________________________________________
______________________________________________________
Concepto del entrevistador:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
________________________________________________

Aplica para el Cargo: SI: ___

NO: ___

Firma Responsable: ___________________________________

ANEXO 3
Formato Prueba Tcnica.
DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
DATOS DEL CANDIDATO:
Ciudad y Fecha:
Nombres y Apellidos:
Documento de Identificacin:
Cargo a desempear:
Ubicacin:
Formacin Acadmica:
CONCEPTO DESCRIPTIVO:
CONOCIMIENTOS
ESPECFICOS

EXPERIENCIA LABORAL ESPECFICA

EN EL REA

HABILIDADES ESPECIFICAS
DEL REA

Mensajera: (Ubicacin Zona

Direcciones)
Carga: (Posturas Levantamientos)

Segn la anterior descripcin, evalu CUANTITATIVAMENTE al candidato, de 1 a 10, siendo 1 la

mnima calificacin y 10 la mxima calificacin.________________
APLICA AL CARGO:
SI _____ NO_____
JUSTIFICAR:
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
____________________
NOMBRE EVALUADOR: _______________________________________

FIRMA EVALUADO_______________________________

ANEXO 4
R.U.T

ANEXO 5
ESTADOS FINANCIEROS