TRABAJO APLICATIVO INDIVIDUAL UGEL ANTABAMBA (FINAL)

1. ORGANIZACIN y REGION ELEGIDA:

La Unidad de Gestin Educativa Local de Antabamba, perteneciente a la Direccin Regional de Educacin y Gobierno Regional de
Apurmac, cuenta con 4 personas estables en el CAP, con 10 profesionales CAS y el resto con personal destacado por ser una Unidad
Ejecutora de reciente creacin, actualmente tiene 5 reas y dentro de ello las ms numerosas so AGP y Administracin. Esta ltima viene
cumpliendo acciones administrativas para apoyar el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales en estrecha coordinacin con las
otras y en sta oportunidad la oficina de logstica y abastecimiento cumplen una funcin importante en el proceso de recepcin,
almacenamiento, custodia y distribucin de los materiales educativos que llegan del Ministerio de Educacin.
2. OBJETIVO ESTRATGICO DE LA ORGANIZACIN:
Garantizar que los alumnos y docentes de las instituciones y programas educativos pblicos de los diferentes niveles, modalidades y formas de atencin
del sistema educativo, as como los centros de recursos, accedan a los materiales y recursos educativos, asegurando con ello el Buen Inicio y desarrollo
del ao escolar en la UGEL de Antabamba. (POI-2017)

3. PROCESO ORGANIZACIONAL AL QUE INVOLUCRA LA PROPUESTA DE MEJORA:

La oficina de Logstica, tiene un personal responsable de cumplir con las funciones de recepcin de los bienes, custodia y
distribucin, para ello cuenta con dos almacenes de 11x6.7 m2, de propiedad de la UGEL, debidamente acondicionada y con la
instalacin de Internet con el cual desarrolla los reportes de la NEA, PECOSAS y ACTAS a travs del SIGA, pero a pesar de ello por
el cumplimiento del reparto de los materiales no se puede abastecer con todo el trabajo encomendado, por tal motivo se tom
los servicios de otro personal como apoyo para que pudiera cumplir con los objetivos previstos. La oficina de Abastecimiento en
coordinacin con logstica propusieron en el PAC 2016 la contrata de transporte para el reparto de los materiales educativos
priorizados que llegarn entre octubre y noviembre 2016, los cuales servirn para el buen inicio del ao escolar 2017.
4. PROCESO ACTUAL
Factor

Breve Descripcin de la Situacin

ACTUAL
48% de material educativo repartido a
inicios del ao escolar 2016 y 30% de
material fungible.
En el ao 2016 se reparti el 86% de
material educativo y 91% en material
fungible.

5. PROCESO IDEAL o MEJORADO

Valores y/o niveles de
desempeo ACTUALES
(Alto, Medio, Bajo)

Factor

Valores y/o niveles de

desempeo PROPUESTA
(Alto, Medio, Bajo)

En el ao 2016 para el ao 2017:

100% de material educativo y
fungible repartido
En el ao 2017: 100% de material
educativo y fungible repartido

48% y 30% para el BIA

En el ao 86% y 91%

1. Indicador de Eficacia

Breve Descripcin de la
Situacin PROPUESTA

1.

Indicador de Eficacia

En el 2016: 100%
EN EL 2017: 100%

Organizacin y previsin del

Proceso de seleccin de transporte
a tiempo, directivas y protocolos se
cumplirn en un 100%.

Proceso de seleccin de transporte a

destiempo, directivas y protocolos solo se
cumplieron en un 49%.
2. Indicador de
Eficiencia

Bajo

Logstica y Abastecimiento trabajaron solos

en todo el proceso de seleccin y reparto,
por ello, se pag al transportista solo por
un lote dejndose de repartir el resto de
material educativo que lleg
posteriormente en el ao. No hubo apoyo
de los jefes de rea ni de la direccin.

Bajo

3. Liderazgo y
Respaldo de la Alta
Direccin

3. Liderazgo y Respaldo
de la Alta Direccin

4. Normas y Directivas

Para el ao 2016, Directivas del Ministerio

no oportunas.
Material educativo, llegaron a destiempo
incompletos y sin criterio de entrega.
Bajo

5.

No se cumplieron con lo establecido por la

OSCE.

Estndares tcnicos
asociados

4. Normas y Directivas

5. Estndares tcnicos
Bajo

Alto

2. Indicador de Eficiencia

asociados

Coordinacin con todas las reas y

oficinas para apoyarnos con
respecto al proceso de seleccin de
transporte, cumplimiento del plan
de reparto de materiales,
elaboracin de un protocolo de
reparto y apoyo constante desde la
direccin para el cumplimiento
eficiente y eficaz de la actividad.

Alto

Depende del Ministerio.

Planes y protocolos dependen de la
UGEL de Antabamba

Se cumplirn con lo establecido por

la OSCE

Medio

Alto

TRABAJO APLICATIVO INDIVIDUAL (FINAL)

6.

7.

8.

9.

Procesos y
Procedimientos
Estructura
Organizacional

Competencias de las
Personas

Alianzas y Acuerdos

Procesos ni procedimientos
documentados
No se muestran tiempos.
Ejemplo:
Las responsabilidades no estn
actualizadas en el ROF ni el MOF, pero se
conoce algunas funciones a realizar.

Bajo

6.

Procesos y
Procedimientos

Bajo
7.

Especialista en Abastecimiento y Logstica

no conocen la elaboracin del TDR, los
procesos a seguir ni la rutas a seguir.

Estructura
Organizacional

Bajo
Competencias de las
Personas

No se realizaron Alianzas estratgicas con

los alcaldes para que prevean que las
trochas carrosables estn en condiciones
adecuadas para el transporte y entrega de
material educativo y fungible.

Bajo

Alianzas, Acuerdos
vigentes

Alto

10. Recursos disponibles

9.
10.

11. Infraestructura Fsica

Se cuenta con dos ambientes exclusivos

para almacenar los materiales educativos,
mientras se distribuyan.

Recursos disponibles

Alto
11. Infraestructura Fsica

12. Sistemas de
Informacin
13. Cultura
Organizacional

No se cuenta con conexin rpida para el

acceso al sistema SIGA.
No se cuenta con amplio apoyo de las
dems unidades durante las jornadas de
evaluacin.

Medio

Responsabilidades y funciones
establecidas en los documentos
de gestin MOF, ROF y RI.

Alto

Contrata de personas con

experiencias en procesos de
seleccin y con dominio en
elaboracin de los expedientes
de seleccin y contrata de
servicios.

Medio

8.

vigentes
Se cuenta con toda la asignacin
presupuestal para la contrata de
transporte.

Procesos a Nivel 1
documentados.
Tiempos estimados establecidos
y cumplidos

Bajo
12. Sistemas de Informacin

Medio
13.

Cultura organizacional

Se realizaron 4 Alianzas
estratgicas con los alcaldes
para que prevean que las trochas
carrosables estn en condiciones
adecuadas para el transporte y
entrega de material educativo y
fungible a las II.EE.

Alto

No se cuenta con toda la

asignacin presupuestal para la
contrata de transporte, solo con
una mnima parte.

Bajo

Se cuenta con dos ambientes

exclusivos para almacenar los
materiales educativos, mientras se
distribuyan.
Cuenta con Internet y Red

Alto
Medio

Se cuenta con amplio apoyo de

todas las unidades para las
jornadas de evaluacin.

Alto

PROYECTO DE MEJORA (Qu ACCIONES de CAMBIO especficas se propone?)

6.

Factor

Descripcin de la Accin especfica

Condiciones/Requisitos necesarias

Responsable

1.

Liderazgo y Respaldo de
la Alta Direccin

Mantener el apoyo de la Direccin en todo el proceso

Comunicacin fluida y visitas a las oficinas

Director y Jefe de rea

2.

Normas y Directivas

Conocimiento de las directivas Minedu y Capacitacin para su

ejecucin, asimismo elaboracin de los protocolos respectivos.

Reuniones peridicas y evaluacin del proceso.

Jefe de rea

3.

Estndares tcnicos

Cumplimiento de las normatividad de OSCE

Adquisicin de Software para mantener actualizado en todo Responsable de Recursos

lo que respecta a normas y mejorar el nivel de velocidad de humanos y
internet.
Abastecimiento.

asociados
4.

Procesos y
Procedimientos

5.

Estructura
Organizacional

6.

7.

Competencias de las
Personas
Alianzas y Acuerdos
vigentes

8.

Recursos disponibles

9.

Infraestructura Fsica

10. Sistemas de Informacin

Aprobacin de la Direccin Asignacin de permisos al

personal para el recojo de informacin en fichas de proceso
y diagramas de flujo sobre procesos de seleccin de bienes
y servicios.
Actualizar y elaborar en lo que corresponda sobre el ROF, MOF y Conformar la comisin de mejora de los documentos de
RI
gestin y organizacin.
Establecer un equipo para documentar el proceso, establecer
los tiempos y evaluar mejoras de pasos redundantes o que no
agregan valor.

Elaboracin de un Plan de Capacitacin del Personal de la

UGEL de Antabamba, que permita el desarrollo de
capacidades y mejora en sus funciones.
Activar el COPALE y proponer compromisos educativos en
Alianzas estratgicas y convenios con Alcaldes y autoridades que bien de los estudiantes, que permita la participacin de toda
permitan el cumplimiento de las metas y compromisos asumidos. las autoridades.
Actualizacin del personal responsable de abastecimiento y
logstica, en base al plan aprobado.

Asegurar mediante directiva la asignacin en el presupuesto

organizacional para que todos los meses de marzo se asigne
partida presupuestal al Equipo Evaluador
Realizar el mantenimiento de los almacenes y oficinas de la
UGEL, que permita brindarles condiciones a los trabajadores y
usuarios.
Implementar dos terminales con conexin rpida al sistema
SIGA Y SIAF con las pruebas del caso. Se reporta intentos
anteriores de instalacin de equipos que no funcionaron con la
instalacin.

Autorizacin de Jefe de Presupuesto

Preveer en el POI y PAC esta actividad para darle
operatividad anual.

Jefe de Racionalizacin y
especialistas del Equipo
de Mejora continua de la
Organizacin.
Comit de Mejora
continua.
Jefe de Recursos
Humano
AGP y Direcin.

Jefe de Administracin
Jefe de AGI y
Administracin.

Coordinacin entre Jefe RRHH y Responsable de Sistemas Responsable de Sistemas

Aprobacin de las compras de equipo en el PAC