GUA PARA LA FORMULACIN DE PROYECTOS CONSIDERANDO LA

METODOLOGA DEL BANCO DE PROYECTOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE

COLOMBIA (BPUN) GUA Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin Universidad
Nacional de Colombia Sede Medelln Equipo de trabajo de la Oficina de
Planeacin Universidad Nacional de Colombia Sede Medelln Director Oficina de
Planeacin Jos Vidal Betancur Velsquez Jefa Planeacin Administrativa y
Financiera Diana Milena Osorno Alzate Jefa Planeacin Fsica Mara Ayda
Rodrguez Ospina Jefe Banco de Proyectos Carlos Alberto Gonzlez Manosalva
Analista Oficina de Planeacin Daro Alberto Rico Higuita Dibujante Gloria
Delfina Bez Vsquez Dibujante Uberly Adriana Prez Vera Secretaria Ejecutiva
Mara Eunice Ceballos Aguilar Noviembre 2007 Diagramacin e Impresin:
Centro de Publicaciones Universidad Nacional de Colombia, Sede Medelln
Medelln - Colombia 2007 Introduccin I. Algunos Conceptos de Planeacin Plan
de Desarrollo Plan de Accin Programa Proyecto Articulacin entre Planes,
Programas y Proyectos Banco de Proyectos II. Fases de un Proyecto Diseo o
Formulacin Seleccin Ejecucin y Seguimiento Cierre y Evaluacin III. Gua
para realizar la Fase de Diseo o Formulacin de un Proyecto 1.1 Perfil del
Proyecto 1.1.1 Nombre del proyecto 1.1.2 Director 1.1.3 Tipologa 1.1.4
Relacin del Proyecto con el Plan Global de Desarrollo y el Plan de Desarrollo de
Sede 1.1.5 Dependencia responsable 1.1.6 Otras dependencias participantes
1.1.7 Situacin a transformar 1.1.8 Justificacin 1.1.9 Objetivo General 1.1.10
Objetivos especficos 1.1.11 Resultado General TABLA DE CONTENIDO 7 11 12
12 13 13 13 14 17 17 17 18 19 23 23 23 24 24 25 26 26 27 27 27 28 28 Gua
para la Formulacin de Proyectos 1.1.12 Duracin (en meses) 1.1.13 Costo total
de inversin estimado 1.1.14 Costo de sostenibilidad estimada/ao 1.1.15
Justificacin de sostenibilidad estimada 1.2 Procedimiento posterior a la
Formulacin del Perfil 1.2.1 Cmo se procede una vez se ha elaborado el Perfil
de Proyecto? 1.2.2 Cules son los criterios bsicos para aprobar un perfil de
proyecto? 1.3 Formulacin Detallada del Proyecto 1.3.1 Antecedentes 1.3.2
Metas y Actividades 1.3.2.1 Meta 1.3.2.2 Actividad 1.3.3 Presupuesto del
Proyecto 1.3.4 Cronograma Detallado 1.3.5 Poblacin beneficiada 1.3.6
Metodologa para abordar la ejecucin del Proyecto 1.3.7 Marco Legal 1.3.8
Estudios que respaldan el proyecto Bibliografa Anexos Tipologa Proyectos
Universidad Nacional de Colombia Estudios de preinversin que pueden ser
solicitados para dar aval a un Proyecto Conceptos Bsicos para la Elaboracin
del Presupuesto del Proyecto 28 28 29 29 29 29 29 30 30 31 31 31 32 32 33 33
33 34 35 37 37 41 43 Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin INTRODUCCIN
La gua que estamos compartiendo, es un documento que busca bsicamente
aportar a nuestra comunidad universitaria, algunos elementos conceptuales y
metodolgicos para la formulacin de proyectos, concebidos stos como las
unidades bsicas de gestin para la concrecin de la misin institucional y la
consolidacin de la cultura de la planeacin. Se realiza teniendo en cuenta los
lineamientos y la metodologa del Banco de Proyectos de la Universidad
Nacional de Colombia (BPUN), y su desarrollo va de lo general a lo particular,
definiendo conceptos de manera sencilla y prctica, presentando algunos
ejemplos que faciliten la comprensin del tema y unificando criterios para el
manejo de la terminologa. Este documento se inscribe en la llamada

Planeacin Estratgica, definida como el proceso de desarrollo y

mantenimiento de un ajuste permanente entre la Institucin y las cambiantes
oportunidades del entorno. Por lo anterior, hace alusin conceptual a lo que
son los Planes de desarrollo y Planes de accin Institucional, como tambin a
los medios destinados al cumplimiento de los objetivos de dichos planes, es
decir, los programas y proyectos. Esperamos que esta gua sea de utilidad y
que permita acercar un poco ms a los diversos estamentos universitarios al
tema de la formulacin de proyectos. Permanecer abierta a nuevos ajustes
como resultado de la prctica de los actores, que de una u otra manera
contribuimos en la formulacin de proyectos de la Universidad Nacional de
Colombia. 1. ALGUNOS CONCEPTOS DE PLANEACIN 10 Gua para la
Formulacin de Proyectos 11 Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin 1.
ALGUNOS CONCEPTOS DE PLANEACIN Para abordar el tema de proyectos
como unidad mnima de gestin, es importante considerar previamente
algunos conceptos de planeacin, que nos permitan resolver los siguientes
interrogantes: * Cmo se materializa la Planeacin? * Por qu el xito de los
planes consiste en la adecuada seleccin de los proyectos? La Planeacin, es
el primer momento de la gestin, en el cual se identifican, se ordenan y se
armonizan de manera participativa y concertada un conjunto de estrategia
para alcanzar los objetivos y las metas deseadas de una institucin. En la
Universidad, la planeacin se concibe como un proceso permanente y
participativo que se orienta al cumplimiento de sus fines sustantivos
misionales. 12 Gua para la Formulacin de Proyectos Es a travs de los planes
de desarrollo y los planes de accin que se concreta documentalmente y se
materializa la funcin de Planeacin en una institucin. Plan de Desarrollo Es el
instrumento de visin de una institucin, que consigna los objetivos, las
polticas y las estrategias de largo plazo para orientar el desarrollo de la
misma. El Plan de Desarrollo, se convierte en el documento rector la carta
de navegacin de una organizacin, que permite darle sentido a la gestin de
los actores de la institucin, buscando movilizar todo su talento humano en
torno a propsitos comunes. La Universidad Nacional de Colombia, cuenta
actualmente con el Plan Global de Desarrollo Por una Universidad moderna,
abierta y participativa, documento que le permite guiar sus destinos durante
el perodo 2007 2009. Por su parte, la Sede Medelln, tambin ha construido
para la misma vigencia su propio plan de desarrollo; enmarcado dentro de las
polticas y los lineamientos del Plan Global, buscando fortalecer su desarrollo
acadmico y administrativo y por ende su visibilidad a nivel regional, nacional
e internacional Conviene anotar que para hacer posible la ejecucin del Plan de
Desarrollo de la Universidad, no slo se debe contar con los tradicionales
recursos de inversin del nivel nacional y de Sede, sino tambin, disponer de la
manera ms eficiente posible, de toda nuestra infraestructura fsica y
tecnolgica, con la reorientacin de recursos de funcionamiento y con un
aprovechamiento razonable de nuestro importante capital humano. En ese
sentido, la gestin de recursos se convierte en una labor importante para el
logro de los objetivos del plan. Plan de Accin Es el instrumento que hace
posible la materializacin del plan de desarrollo de una organizacin a travs
de los diferentes programas y proyectos aprobados por la misma, para un

perodo especfico de tiempo. 13 Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin En el

plan de accin de la Sede Medelln, se relacionan anualmente los programas y
proyectos que se ejecutarn en la vigencia y los recursos disponibles para tal
fin. Este plan, obedece directamente a las metas definidas en el Plan de
Desarrollo de la Sede, pero tambin a las metas establecidas en las distintas
dependencias con miras al fortalecimiento y mejoramiento de nuestra
Institucin. Dentro de los planes, como parmetros tcnico-polticos, se
enmarcan los programas y los proyectos Programa En un sentido amplio, hace
referencia a un conjunto organizado, coherente e integrado de proyectos
relacionados entre s y de similar naturaleza, que se estructuran con el
propsito de materializar el plan de accin de una institucin. Un programa es
un concepto de planificacin ms pequeo que un plan pero ms amplio que
un proyecto, que implica una visin ms global para la solucin de un
determinado problema. Proyecto Un proyecto, como unidad operativa mnima
de un plan, se define como un conjunto de actividades planificadas, concretas
y relacionadas entre s, que vinculan tiempo y recursos especficos para lograr
un objetivo y unas metas definidas. Un proyecto se caracteriza por su
intencionalidad de cambio fundamental, ya que se busca pasar de un estado
inicial a un estado ideal u objetivo, en el cual un problema se resuelve total o
parcialmente se aprovecha una oportunidad. Articulacin entre Planes,
Programas y Proyectos Un plan de desarrollo normalmente se articula en
programas y stos se descomponen a su vez en proyectos; por ello el
programa es un concepto de pla- 14 Gua para la Formulacin de Proyectos
nificacin ms amplio que un proyecto y un plan es un concepto an ms
general. Distintos proyectos de un programa deben apuntar a un mismo
objetivo y ello implica una visin ms global para la solucin de problemas. Un
proyecto nico puede ser una solucin parcial. Los proyectos tienen mayor
probabilidad de ser aceptados cuando forman parte de un programa que
responde a un plan de desarrollo institucional. Banco de Proyectos Un Banco de
Proyectos es la instancia que liga la planeacin con la programacin, el
seguimiento y la evaluacin de los proyectos. Es un instrumento din- mico de
ajuste y proyeccin de la gestin de una institucin que contribuye al
cumplimiento de la misin y la visin de la misma. La Universidad Nacional de
Colombia, cuenta con su Banco de Proyectos BPUN -, que permite el registro,
seguimiento, ajuste y evaluacin de sus distintos proyectos como de la gestin
institucional en su conjunto. 15 Equipo de Trabajo Oficina de Planeacin 2.
FASES DE UN PROYECTO 16 Gua para la Formulacin de Proyectos 17 Equipo
de Trabajo Oficina de Planeacin 2. FASES DE UN PROYECTO Todo proyecto
tiene un ciclo de vida, que va desde el surgimiento de una idea hasta la
evaluacin de sus logros e impactos, una vez se ha hecho realidad. El Banco de
Proyectos de la Universidad Nacional Sede Medelln, identifica cuatro fases en
el ciclo de vida de los proyectos: 1. Diseo formulacin Es la fase en la que se
consolida de manera organizada y coherente toda la informacin relacionada
con el proyecto. La persona que tiene conocimiento del problema existente
de la situacin a transformar con la ejecucin del proyecto, es la que debe
consolidar la informacin de esta fase, aunque se puede apoyar en tcnicos
expertos del tema para informacin muy particular como las actividades y los

recursos necesarios para el logro de los objetivos. Esta fase, entrega los
insumos a las fases siguientes y comprende bsicamente dos etapas: o Perfil
del proyecto. o Formulacin detallada. 2. Seleccin Despus de tener los
proyectos formulados, se debe realizar una seleccin de los mismos, para
definir cuales se van a ejecutar en un periodo de tiempo determinado. 18 Gua
para la Formulacin de Proyectos La seleccin de proyectos se hace necesaria,
cuando se reconoce que en las instituciones, las necesidades y oportunidades
existentes pueden ser ilimitadas mientras que los recursos para ejecutar
proyectos son generalmente limitados. Cuando solo se tiene la informacin de
los perfiles de proyectos, los jefes de unidad o el cuerpo colegiado respectivo
del nivel institucional sern los responsables de realizar una seleccin
preeliminar que facilite la solicitud de formulacin detallada de ciertos
proyectos. El proceso de seleccin evala principalmente tres dimensiones:
Viabilidad: Valora la consistencia y coherencia interna del proyecto en sus
aspectos administrativos, financieros y tcnicos. La viabilidad es competencia
nicamente de personas que tengan competencia tcnica para emitir un
concepto. Elegibilidad: Evala la pertinencia desde el punto de vista
institucional y social. Prioridad: Se define en funcin de la importancia
estratgica y el valor institucional que genere la materializacin del proyecto.
Cuando se selecciona un proyecto, se procede a la asignacin de recursos para
que el mismo pueda ser ejecutado. En este momento la informacin del
proyecto se debe registrar en el Banco de Proyectos de la Institucin. 3.
Ejecucin y seguimiento La ejecucin del proyecto se inicia cuando el director
comienza su desarrollo con base en los recursos asignados para tal fin. Al
iniciarse la realizacin de las actividades que hacen parte integral del proyecto,
el director debe hacer seguimiento permanente al cumplimiento fsico financiero de cada una de ellas. El seguimiento, es el que facilita que en un
momento determinado se pueda evaluar el avance del proyecto y si es
necesario implementar acciones para terminar agilizar su ejecucin.