PARTICIPACIN CIUDADANA

movimiento cvico no partidista

MANUAL DE COMPRAS Y
CONTRATACIONES:
POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS
Aprobado en la sesin del Consejo Nacional del 22 de enero, 2013.

INDICE
INTRODUCCIN .................................................................................................................... 4
OBJETIVOS ............................................................................................................................. 4
ESTRUCTURA DEL MANUAL ............................................................................................ 5
MANTENIMIENTO DEL MANUAL .................................................................................... 5
POLITICAS DE COMPRAS .................................................................................................. 5
I.- COMPRAS DE ARTICULOS, BIENES Y SERVICIOS ................................................. 5
II.- COTIZACIONES ............................................................................................................. 6
III.- ORDENES DE COMPRA.- ............................................................................................ 6
IV.- LIMITES DISCRECIONALES ...................................................................................... 7

A- SOLICITUD DE COTIZACIONES: .................................................................... 7

B- APROBACION COTIZACIONES ....................................................................... 8

C- APROBACION ORDENES DE COMPRAS ....................................................... 8

V.- RECEPCION DE MERCANCIAS.- ................................................................................ 8

VI.- DISPOSICIONES GENERALES.- ................................................................................ 9
PROCEDIMIENTO DE COMPRA ..................................................................................... 10
INTRODUCCION.- ............................................................................................................. 10
CONTROL INTERNO Y SUS OBJETIVOS ...................................................................... 11

CONTROL No. 1 ..................................................................................................... 11

CONTROL No. 2 ..................................................................................................... 11

CONTROL No. 3 ..................................................................................................... 11

CONTROL No. 4 ..................................................................................................... 11

SECCIONES ........................................................................................................................ 12

SOLICITUD DE COMPRAS................................................................................... 12

COTIZACIN .......................................................................................................... 13

ORDEN DE COMPRA ............................................................................................ 15

REGISTRO DE COMPRA ...................................................................................... 16

SECCION A ............................................................................................................................ 17
PARA COMPRAS HASTA EL MONTO DE RD$4,000.00............................................... 17
SECCION B ............................................................................................................................ 18
2

PARA LAS COMPRAS CON MONTO DESDE RD$4,001.00 HASTA RD$7,000.00 .... 18
SECCION C ............................................................................................................................ 18
PARA COMPRAS DESDE RD$7,001.00 HASTA RD$30,000.00 .................................... 18
SECCION D ............................................................................................................................ 19
PARA COMPRAS DE MONTOS MAYORES DE RD$30,000.00 .................................... 19
SECCION E ............................................................................................................................ 19
SOLICITUDES DE MATERIAL IMPRESO ...................................................................... 19
SECCION F ............................................................................................................................ 20
COMPRAS DE MATERIALES, MOBILIARIOS Y EQUIPOS. ....................................... 20
SECCION G ............................................................................................................................ 20
SERVICIOS DE REFRIGERIOS, ALMUERZOS Y USO DE SALON. ........................... 20
SECCION H ............................................................................................................................ 21
SERVICIOS DE TRANSPORTE. ....................................................................................... 21
FORMULARIOS DEL SISTEMA ....................................................................................... 21
FORMULARIO REQUISICION DE COMPRAS (FORM. PC1) ..................................... 21
OBJETIVO ........................................................................................................................... 21
RESPONSABLE .................................................................................................................. 22
CONTENIDO ....................................................................................................................... 22
FORMULARIO DE COMPARACION DE COTIZACIONES ........................................ 24
(FORM. PC2) .......................................................................................................................... 24
OBJETIVO ........................................................................................................................... 24
RESPONSABLE .................................................................................................................. 24
CONTENIDO ....................................................................................................................... 24
FORMULARIO ORDENES DE COMPRAS (FORM. PC3) ............................................. 26
OBJETIVO ........................................................................................................................... 26
RESPONSABLES ................................................................................................................ 26
CONTENIDO ....................................................................................................................... 26
CONTRATO DE COMPRA ................................................................................................ 28
OBJETIVO ........................................................................................................................... 28
RESPONSABLES ................................................................................................................ 28
CONTENIDO ....................................................................................................................... 28
3

INTRODUCCIN

Para contar con una gua de las polticas y procedimientos de compras y contrataciones,
establecidos por Participacin Ciudadana se ha diseado este Manual para que la
administracin disponga de una herramienta de control que le permita manejar con
efectividad los procesos de compras y contrataciones. Dicho Manual se ha elaborado con el
objetivo de que todo el personal est debidamente informado sobre el procedimiento a seguir
en la contratacin de bienes y servicios por la institucin.
La utilidad de este Manual de Compras y Contrataciones, Polticas y Procedimientos, tendr
vigencia en la medida que se actualice peridicamente y se introduzcan los cambios que la
dinmica funcional de la institucin y el mercado requieran.

OBJETIVOS

Los objetivos especficos del Manual son los siguientes:

Establecer un mtodo estndar para ejecutar las operaciones rutinarias del rea de
administracin sobre compras de artculos y bienes, y contrataciones de servicios. Lo
que significa dotar a la institucin de una descripcin detallada de cada una de las
etapas en que se descompone la tarea del manejo de las compras y de las
contrataciones.
Ofrecer al personal una gua descriptiva de la secuencia a seguir en el proceso. Esta
gua servir de base para orientar al personal de la institucin.
Proporcionar a los niveles de supervisin como una herramienta para medir la
eficiencia de las operaciones que sirva a la vez para controlar la uniformidad en la
ejecucin de la labor administrativa.
Eficientizar el control interno de compras para evitar la duplicidad de funciones y
lograr ejecutar esta accin con la menor dedicacin de tiempo y esfuerzo.
Facilitar la continuidad de las operaciones, asegurando que las tareas sean realizadas
de manera uniforme y sistemtica.

ESTRUCTURA DEL MANUAL

El contenido del Manual se ha dividido en secciones, donde cada una representa el detalle del
tema tratado.
Las polticas orientan sobre las acciones a tomar en determinadas situaciones.
El procedimiento est dedicado a ordenar, en forma lgica, todos los pasos que
se deben ejecutar secuencialmente.
En este esquema se realiza una descripcin narrativa donde se especifica la
accin a ejecutar y el responsable de realizar dicha accin.
Se anexa los Formularios para complementan los procesos y procedimientos.

MANTENIMIENTO DEL MANUAL

Se recomienda que peridicamente sea actualizado el Manual para incorporarle los nuevos
estndares para lograr una adecuada utilizacin del mismo.
La edicin, actualizacin y distribucin de este Manual es responsabilidad de la Gerencia
Administrativa y Financiera y el Auditor Interno velar por el cumplimiento del
procedimiento establecido. Cualquier modificacin sustancial al Manual ser ratificada por la
Direccin Ejecutiva y avalado por el Comit Coordinador.

POLITICAS DE COMPRAS DE ARTCULOS, BIENES Y SERVICIOS

I.- COMPRAS DE ARTICULOS, BIENES Y SERVICIOS

I.1. Los bienes y servicios a comprar debern estar incluidos en el presupuesto
anual de la institucin.
I.2. Los bienes y servicios a comprar, que no estn incluidos en el presupuesto,
debern cumplir con las exigencias establecidas para estos casos.
I.3. Las compras de artculos, bienes y servicios, sern realizadas, previo anlisis
5

de la Gerencia Administrativa y Financiera con la aprobacin de la Direccin

Ejecutiva.
I.4. La Gerencia Administrativa y Financiera ser responsable de determinar los
renglones de mantenimiento de oficina, material gastable e impresos
(formularios) y material de limpieza que requieran reabastecimiento.

II.- COTIZACIONES
II.1. El Formulario de Requisicin de Compras (FC.1) deber ser llenado y
enviado por el Departamento solicitante a la Gerencia Administrativa y
Financiera, quien controla el presupuesto de compras y solicita cotizaciones.
Adems, deber contener la descripcin y las
especificaciones claras de
los materiales, productos y servicios a ser adquiridos.
II.2. El Formulario de Requisicin de Compras deber especificar a qu
rengln del presupuesto se har el cargo correspondiente.
II.3. Se deben solicitar cotizaciones a los proveedores para obtener mejores
condiciones en el mercado en cuanto a precios, calidad y servicios.
II.4. Las cotizaciones debern contener descripciones iguales a las
especificaciones requeridas en el Formulario de Requisicin de Compras
para los artculos que se desean comprar.
II.5. Las cotizaciones deben contener precios firmes y fechas posibles de
entrega.
II.6. Las cotizaciones pueden recibirse por internet y por fax. En el
expediente final deben anexarse presentarse por escrito, en original y sin
tachaduras.
II.7. Las cotizaciones sern objeto de estudio por la Direccin Ejecutiva y la
Gerencia Administrativa y Financiera.
III.- ORDENES DE COMPRA.
III.1. Las rdenes de compra (FC.3) es una autorizacin al proveedor para la
compra de los artculos, bienes y servicios solicitados. Sern con numeracin
consecutiva pre-impresa.
III.2. Las rdenes de compra sern preparadas por una persona diferente a la
que aprueba y a la que realiza los registros contables.
6

III.3.

Las rdenes de Compra sern distribuidas de la manera siguiente:

a. Original para el proveedor
b. Copia para la Asistencia Administrativa la cual anexar a la
factura de pago del proveedor.
c. Copia para el Cronolgico de la Asistencia Administrativa.

III.4. Las requisiciones y rdenes de compra daadas o anuladas sern

selladas como
Cancelada, con el original y las copias para ser
archivadas en el cronolgico manejado por la Asistencia Administrativa.
III.5. Los criterios para la adjudicacin de las rdenes de compra, se
fundamentarn
principalmente en la calidad, precios, descuentos,
transporte y entrega oportuna.
III.6. Para seleccionar la firma ganadora, se utilizar un formulario de
comparacin de
cotizaciones (FC.3) que incluya especificacin, precio y
tiempo de entrega, as
como otros criterios que se consideren
necesarios.
III.7. En el caso de que no se lleve a cabo el procedimiento de cotizaciones, la
Asistencia Administrativa preparar un memorndum de justificacin que
quedar en archivo. (Por ejemplo, en el caso de un suplidor exclusivo).
III.8. El memorndum estar basado en los siguientes
(Distribuidores exclusivos y extensin de un contrato existente).

criterios:

III.9. Bajo ningn concepto deber destruirse una orden de compra.

III.10. Se mantendr un registro y archivo por cada orden de compra emitida,
que contendr todo lo relativo a la solicitud de compra.
III.11. La Gerencia Administrativa Financiera ser la responsable de preparar
las rdenes de compras pre-numeradas

IV.- LIMITES DISCRECIONALES

A- SOLICITUD DE COTIZACIONES:

Las compras por valor inferior a la suma de RD$15,000.00 podrn efectuarse de manera
directa sin cotizaciones, procurando en lo posible diversificar los proveedores.
Para compras de RD$15,001.00 a RD$30,000.00 se deben solicitar por lo menos dos (2)
cotizaciones.
De RD$30,001.00 en adelante se requieren por lo menos tres (3) cotizaciones.

B- APROBACION COTIZACIONES

Las cotizaciones menores de RD$15,000.00 sern aprobadas directamente por la Gerencia

Administrativa y Financiera.
La Direccin Ejecutiva revisar y aprobar las cotizaciones con valores hasta RD$75,000.00.
Las compras con valores de RD$75,001.00 a RD$100,000.00 debern ser avaladas por la
Direccin Ejecutiva y sometidas a la aprobacin del Comisin de Compras. La Comisin de
Compras estar integrada por un Representante del Consejo Nacional, Un ex Coordinador,
un representante de la Comisin de Transparencia y un representante de la Comisin de tica.
La vigencia de la seleccin de los integrantes ser por dos (2) aos.
Las compras con valores totales superior a los RD$100,000.00 debern ser ratificadas adems
por el Comit Coordinador.

C- APROBACION ORDENES DE COMPRAS

Todas las rdenes de compras, previa autorizacin de las cotizaciones, segn las polticas
establecidas, sern aprobadas por la Direccin Ejecutiva.
Las mismas sern emitidas cuando el monto exceda los RD$ 10,000.00 a excepcin de
aquellas solicitadas por algunos proveedores.

V.- RECEPCION DE MERCANCIAS.-

V.1. La mercanca deber ser recibida por la Asistencia Administrativa

quien se asegurar de que la mercanca recibida est de acuerdo con la orden
de compra y sus especificaciones.

V.2. La Asistencia Administrativa proceder a firmar el conduce y la

factura ser firmada por el rea que solicita, como prueba de haber recibido
conforme la mercanca.

Nota: Deber informarse a Contabilidad de la recepcin del activo fijo para su

registro y numeracin antes de ser distribuido.
V.3.

La Asistencia Administrativa anexar el conduce o factura a la orden

de compra para su pago siguiendo el procedimiento de solicitud de
cheque.

V.4. Los activos fijos comprados debern ser incluidos en el seguro contra
todo riesgo. Los activos de montos menores se incluirn al realizar la
revisin peridica de la cobertura del seguro. Los activos de alta cuanta
como son la adquisicin de vehculos, equipo de cmputos, etc. se
asegurarn al momento de su adquisicin.

VI.- DISPOSICIONES GENERALES.

VI.1. Ningn empleado o miembro de Participacin Ciudadana participar

en la seleccin, adjudicacin o administracin de una orden de compra y/o
contrato, si tiene alguna relacin, parentesco o negocios con las firmas que
califiquen para la adjudicacin del contrato y/o de la orden de compra.
VI.2. Los empleados y miembros de la institucin involucrados en el proceso
de compras de bienes y/o servicios, no debern aceptar gratificaciones,
favores o cualquier otro valor monetario de los suplidores.
VI.3. Las requisiciones de compras que no estn debidamente completadas y
autorizadas no sern recibidas por la Asistencia Administrativa.
VI.4. Las violaciones a estas disposiciones generales, sern sancionadas con
medidas disciplinarias que incluyen desde amonestaciones por escrito hasta
expulsin definitiva del empleado, segn lo establecido en el Cdigo de
tica de la institucin.
VI.5. Las compras al contado se regirn bajo las mismas reglamentaciones
que las compras a Crdito.

PROCEDIMIENTO DE COMPRA Y CONTRATACIN

INTRODUCCION.

Compra y Contratacin: es una de las actividades ms importantes que se realiza en toda

institucin, ya que cumple con la funcin de suplir las necesidades de bienes y servicios que
se requieren para mantenerla funcionando y poder darle continuidad al trabajo que se
desarrolla en la misma.
Los bienes y servicios incluyen la adquisicin de material gastable, mobiliarios y equipos ya
sea de oficina, de cmputos, audiovisuales, de transporte, etc., al igual que la confeccin del
material impreso en general. Otro rengln se refiere a la compra de los servicios necesarios
para realizar reuniones, asambleas, y actos incluidos dentro de las actividades de la
institucin; como son las compras de refrigerios, contratacin de personal, reservacin de
salones, etc.
En las ocasiones que se soliciten materiales y artculos especiales, los cuales requieren de una
preparacin tcnica especfica para su identificacin, la Asistencia Administrativa solicitar la
ayuda del personal especializado.
Por ser Participacin Ciudadana una institucin con un reducido nmero de empleados, la
segregacin de funciones no dispone de una lnea divisoria muy marcada, pero se han
identificado puntos de controles internos para permitir a los supervisores asegurar
transparencia en la ejecucin de las compras de artculos, contrataciones, bienes y servicios.

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CONTROL INTERNO Y SUS OBJETIVOS

CONTROL No. 1
Recibir las solicitudes de compras a travs del formulario de requisicin de compras.
OBJETIVO
Mantener control de los pedidos realizados por el personal autorizado de cada rea o
proyecto.

CONTROL No. 2
Obtener cotizaciones de dos o tres suplidores con anticipacin a la ejecucin de cada compra.
OBJETIVO
Depurar adecuadamente a los suplidores para realizar compras bajo las mejores condiciones
del mercado, en cuanto a precios, calidad y servicios.

CONTROL No. 3
Expedir una orden de compra pre numerada de imprenta por cada requisicin de compras
procesadas.
OBJETIVO

Establecer el control numrico de los pedidos realizados por concepto

de compras.
Mantener control de las rdenes asignadas a los proveedores.
Establecer un documento oficial de la institucin para solicitar las
adquisiciones a los proveedores.

CONTROL No. 4
Segregar las siguientes funciones:
Aprobacin de cotizaciones
Preparacin de rdenes de compras
Aprobacin de rdenes de compras
Recepcin de mercancas
Registro contable de las compras.
11

OBJETIVOS
Establecer verificaciones cruzadas de los artculos o servicios solicitados en
cuanto a cantidad y valor.
Dificultar la intencin de poder realizar fraudes.

SECCIONES

El procedimiento de compras se ha dividido en secciones dependiendo del tipo de compra y

de los lmites discrecionales establecidos para la adquisicin de los bienes y servicios a
adquirir.
El Procedimiento de Compras incluye:
Solicitud de Compras
Cotizacin
Orden de Compra
Registro de la Compra

SOLICITUD DE COMPRAS
RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO

rea o Departamento Solicitante

1.- Prepara una Requisicin de compras en original y

copia (FC.1) especificando claramente detalles de
los artculos o servicios solicitados.
2.- Firma el FC.1 en el espacio de SOLICITANTE:
en seal de autorizacin para iniciar el proceso de
la adquisicin.

Asistencia Administrativa

1.- Recibe el (FC.1) debidamente autorizado.

2.- Verifica si la compra est incluida en el
presupuesto del solicitante.
a) Si no est incluida en presupuesto continua el
Paso No. 3
b) Si est incluida en el presupuesto continua al
Paso No. 4

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 SOLICITUD DE COMPRAS
RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO
3.- Solicita la aprobacin de la compra a la Direccin
Ejecutiva.
a) Si la compra es aprobada continua con Paso
No.4
b) Si la compra es rechazada lo notifica al
solicitante.

SOLICITUD DE COTIZACIN
RESPONSABLE
Asistencia Administrativa

PROCEDIMIENTO
4.- Solicita cotizaciones segn los lmites discrecionales
establecidos.
Nota: Si existe un proveedor exclusivo, no ser
necesario efectuar cotizaciones y la compra debe estar
amparada con un memo de la Asistente Administrativa
que justifique la ausencia de cotizaciones
5.- Analiza las cotizaciones y
recomienda la mejor
opcin referente a precio, calidad y responsabilidad en la
entrega.
6.- Remite cotizaciones para su aprobacin segn los
lmites discrecionales. Para tales fines utiliza el formulario
de comparacin de cotizacin (FC.2).

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 SOLICITUD DE COTIZACIN
RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO

Direccin Ejecutiva

7.- Recibe el formulario de cotizaciones, analiza los

documentos y toma las siguientes acciones:
a) Si est de acuerdo con el proceso y siguiendo el
dictamen de los lmites discrecionales procede a
recomendar el proveedor y firma en seal de aprobacin
al proceso de compras
Nota: Si el monto de la cotizacin es menor de
RD$75,000.00 la remite a la Asistencia Administrativa.
Pasa punto No.10
Si el monto de la cotizacin es de RD$75,000.00 y ms
la remite a la Comisin de Compras. Pasa al punto No.8
b) Si no est de acuerdo lo comunica a la Asistencia
Administrativa Pasa al punto No.10

Comisin de Compras

8.- Recibe Formulario de Comparacin de Cotizaciones junto

al de Requisicin de Compra.
a) Si est de acuerdo firma el Formulario de Cotizaciones
en seal de aprobacin.
Notas: Si el valor total de la compra no excede los
RD$100,000.00 remite los documentos a la Asistencia
Administrativa. Pasa al punto No. 10
Si la compra excede del valor de RD$100,000.00 remite
al Comit Coordinador para que proceda a ratificar la
compra estampando su firma en el Formulario de
Cotizacin. Pasa al No. 9
b) Si no est de acuerdo la devuelve a la Direccin
Ejecutiva con sus observaciones.

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 SOLICITUD DE COTIZACIN
RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO

Comit Coordinador

9.- Recibe las Cotizaciones superiores a los RD$100,000.00

a) Si est de acuerdo firma el Formulario de Comparacin
de Cotizaciones en seal de aprobacin. Pasa al punto
No. 10.
b) Si no est de acuerdo la devuelve a la Direccin
Ejecutiva.

Asistencia Administrativa

10.- Recibe la requisicin de compra junto con el Formulario

de Comparacin de Cotizaciones.
a) Si est aprobada la cotizacin sigue al punto No. 11.

b) Si la cotizacin no fue aprobada lo informa al

solicitante.
11.- Prepara orden de compra en original y dos copias (FC.3).

ORDEN DE COMPRA
RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO

Asistencia Administrativa

12.- Firma la orden de compra en el espacio de preparado

por y la remite anexa con el Formulario de
Comparacin de Cotizaciones ya autorizado y el de
requisicin interna, a la Direccin Ejecutiva para su
aprobacin.

Direccin Ejecutiva

15.- Recibe la Orden de Compra con sus anexos y revisa si

todo est correcto.
a) Si tiene observaciones se comunica con la Gerencia
Administrativa y Financiera.
b) Si todo est correcto sigue al Paso No. 16

15

 ORDEN DE COMPRA
RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO
16.- Firma la Orden de Compra en el espacio Visto Bueno
y la devuelve a la Asistencia Administrativa.

Asistencia Administrativa

17.- Recibe la Orden de Compra con sus anexos.

a) Si fue rechazada sigue paso No. 18.
b) Si fue aprobada sigue paso No. 19.

REGISTRO DE COMPRA
RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO

Asistencia Administrativa

18.- Estampa la palabra CANCELADA en toda la

documentacin de la compra y lo informa al
solicitante.
19.- Distribuye la Orden de Compra como sigue:
* Original al proveedor para realizar la compra.
* Las copias a administracin para recibir el bien o
servicio y anexarla a la factura junto a la cotizacin y
a la requisicin para fines de trmite de pago y
archivo.
20.- Recibe el bien o servicio del proveedor. Firma
conduce y/o original de la factura como constancia
de recibido conforme.
21.- Entrega mercanca al rea solicitante.

Solicitante

22.- Recibe mercanca, verifica y firma conduce y/o copia

de la factura del proveedor como constancia de haber
recibido conforme.
23.- Entrega conduce y copia de la
Asistencia Administrativa.

factura

la

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 REGISTRO DE COMPRA
RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO

Asistencia Administrativa

24.- Recibe documentos y remite el expediente completo

de la compra, y adjunta en la solicitud de cheque al
contador para fines de pago.

Contador

25.- Recibe la solicitud de cheque (copia de la Orden de

Compra para fines de pago) y para el registro
contable de la compra.
26.- Codifica contablemente la solicitud de cheque.
27.- Compara los datos contenidos en la Orden de Compra
con el Conduce y/o copia de la factura del proveedor
y continua con el procedimiento de desembolso.
29.- Prepara la entrada de diario y la digita en el sistema.

SECCION A

PARA COMPRAS HASTA EL MONTO DE RD$15,000.00

No requiere cotizaciones escritas.

Asistencia Administrativa elige el proveedor tomando en consideracin la
calidad del producto, precios, servicios y condiciones de pago.
Asistencia Administrativa firma en el espacio asignado como solicitado.
Direccin Ejecutiva firma Orden de Compra en seal de aprobacin.

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SECCION B

PARA LAS COMPRAS CON MONTO DESDE RD$15,001.00 HASTA

RD$30,000.00

Se requieren por lo menos dos (2) cotizaciones escritas.

Direccin Ejecutiva autoriza las cotizaciones tomando en cuenta calidad del
producto, precios, servicios y condiciones de pago.
Asistencia Administrativa prepara la Orden de Compra y firma en el espacio
asignado como solicitado.
Direccin Ejecutiva firma Orden de Compra como aprobacin.

SECCION C

PARA COMPRAS DESDE RD$30,001.00 HASTA RD$75,000.00

Se requieren por lo menos tres (3) cotizaciones escritas.

Direccin Ejecutiva autoriza las cotizaciones tomando en cuenta calidad del
producto, precios, servicios y condiciones de pago.
Asistencia Administrativa prepara la Orden de Compra y firma en el espacio
asignado como solicitado.
Direccin Ejecutiva firma Orden de Compra como aprobacin.

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SECCION D
PARA COMPRAS DE MONTOS MAYORES DE RD$75,000.00

Se requieren por lo menos tres (3) cotizaciones escritas.

La Direccin Ejecutiva somete el expediente completo de la Cotizacin a la
Comisin de Compras para su consideracin y aprobacin.
Asistencia Administrativa prepara la Orden de Compra y firma en el espacio
asignado como solicitado.
Direccin Ejecutiva firma Orden de Compra como aprobacin.

Nota: En compras mayores de RD$100,000.00 se mantiene este mismo

procedimiento con la excepcin de que el expediente de cotizacin tambin
debe ser ratificado por el Comit Coordinador.

SECCION E

SOLICITUDES PARA MATERIAL IMPRESO

Para la contratacin de materiales que requieren diagramacin e impresin, esto es, los
formularios de uso administrativos, as como la confeccin de afiches, brochoures,
formularios programticos, folletos, etc., se requieren un promedio de 20 das laborables para
su cotizacin, elaboracin y recepcin.
El proceso es el siguiente:

Se presenta al proveedor un esquema del trabajo que se solicita.

El proveedor presenta el arte del trabajo a realizar.
rea o Proyecto solicitante aprueba el arte.
La Gerencia Administrativa y Financiera enva el arte al proveedor para
confeccionar el trabajo final.

Nota: Los trabajos de publicaciones de libros requieren de 40 a 50 das laborables

debido al largo proceso de diagramacin, composicin y revisin previo a la tirada de
los mismos.
19

Se debe observar y tomar en cuenta que cuando se ha utilizado una imprenta para realizar
trabajos de impresin, si tiene que reimprimirse el material, resulta ms econmico enviarlo al
mismo proveedor, ya que se estara ahorrando el costo de la confeccin del arte, esto es la
diagramacin. En todos los casos, la Asistencia Administrativa solicitar al proveedor la
versin digital diagramada a los fines de que quede en el archivo histrico de la institucin.
Nota: Se mantiene el Procedimiento de Compras.

SECCION F

COMPRAS DE MATERIALES.

Se requiere de cinco (5) das laborables para realizar compras de materiales, etc. De una
cuanta mayor a la suma de RD$15,001.00 se debe requerir cotizaciones.
Las compras de materiales por valor hasta RD$10,000.00 podrn ser procesadas de uno (1) a
dos (2) das laborables.

SECCION G

SERVICIOS DE REFRIGERIOS, ALMUERZOS Y USO DE SALON.

Servicios de refrigerios y almuerzos y uso de saln, donde sea necesario el alquiler de

cristalera, mobiliarios y mantelera requieren de cinco (5) das laborables anticipados a la
fecha de la actividad.
Refrigerios y almuerzos sin los requisitos sealados anteriormente requieren de tres (3) das
laborables.
Las actividades en hoteles requieren de veinticinco (25) das laborables, ya que es necesario
contactar a la Gerencia de Banquetes de los hoteles, disponibilidad de salones, comparar
precios y tipo de facilidades.
20

SECCION H

SERVICIOS DE TRANSPORTE.

Para el alquiler de vehculos se requiere de un promedio de dos (2) das laborables.

Realizar las gestiones de alquileres de autobuses requiere de cinco (5) das laborables, ya que
los precios varan significativamente de un proveedor a otro. En este rengln se tiene que
consultar con ms de tres (3) suplidores, pues no siempre existen disponibilidad de autobuses.
El alquiler de autobuses requiere confirmar la reservacin con tres (3) das de anticipacin.

FORMULARIOS DEL SISTEMA COMPRAS Y CONTRATACIONES

Los formularios son instrumentos a utilizar para facilitar la ejecucin y verificacin de los
controles internos establecidos en la institucin.
Los formularios que complementan el Sistema de Compras son:
Requisicin de Compras (FC.1)
Formulario de Comparacin de Cotizaciones (FC.2)
Ordenes de Compras (FC.3)

FORMULARIO REQUISICION DE COMPRAS (FC.1)

OBJETIVO
El Formulario de Requisicin de Compras es utilizado por el rea y/o proyecto solicitante
para dar a conocer a la Gerencia Administrativa y Financiera, su necesidad de adquirir un bien
o servicio.
Con este Formulario se da inicio al proceso de compra. Es un documento de respaldo que le

21

asegura a la Direccin Ejecutiva que la compra est justificada y que la misma ser realizada
de acuerdo a lo requerido por el solicitante.
RESPONSABLE
rea o Proyecto solicitante.
CONTENIDO
El Contenido de este Formulario debe ser claro y preciso pues del tipo de informacin que
contenga depende la agilidad con que se pueda realizar la compra y que el cargo se realice en
la cuenta contable correspondiente.
El Formulario contiene los siguientes renglones:
1. Fecha de solicitud.
2. rea o Proyecto solicitante.
3. Cantidad solicitada.
4. Unidad de presentacin o empaque del bien solicitado.
5. Descripcin del artculo, bien o servicio solicitado.
6. Rengln del presupuesto donde se cargar la compra.
7. Seccin de Observaciones, en caso de ser necesario ser utilizada como
nota en acciones a tomar con respecto a la compra solicitada, indicando el
regln del presupuesto donde se consigna.
8. Firma de autorizacin del solicitante.
9. Firma de la persona autorizada a recibir los formularios de Requisicin de
Compras.
10. Fecha de recepcin de la solicitud en el rea administrativa.

22

23

FORMULARIO DE COMPARACION DE COTIZACIONES

(FC.2)
OBJETIVO
El Formulario de Comparacin de Cotizaciones es utilizado como instrumento de anlisis
para seleccionar la mejor opcin recibida referente a precio, calidad del producto, bien o
servicio, y de los beneficios que ofrece el proveedor en cuanto a garanta, forma de pago y
sobre todo tiempo de entrega.
Con este Formulario, la Direccin Ejecutiva, la Comisin de Compras y el Comit
Coordinador, segn los lmites discrecionales, se aseguran que el costo de la compra sea
competitivo.
RESPONSABLE
Asistencia Administrativa.
CONTENIDO
1. Fecha de anlisis de compras
2. Descripcin del artculo, bien o servicio
3. Cantidad a comprar
4. Unidad de medida
5. Nombre de los suplidores o proveedores
6. Precio unitario y precio total cotizado por los ofertantes
7. Sub-total
8. Descuento
9. Impuesto
10. Total general
11. Garanta
12. Tiempo de entrega
13. Forma de pago
14. Proveedor elegido
15. Firma de autorizado por
16. Observaciones

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FECHA DEL ANALISIS DE COMPRA

CANTIDAD

26/02/2013
UNIDAD

PRECIO
UNITARIO

FC.2 - FORMULARIO DE COMPARACION DE COTIZACIONES PROVEEDOR No 1

DESCRIPCION DEL ARTICULO

PROVEEDOR SELECCIONADO No.

VISTO BUENO
DIRECCION EJECUTIVA
Com it Coordinador:

SUB-TOTAL
DESCUENTO
SUB - TOTAL
IMPUESTOS
TOTAL GENERAL
GARANTIA
TIEMPO DE ENTREGA
FORMA DE PAGO

Com isin de com pras:

TOTAL

PROVEEDOR No 2

PRECIO
UNITARIO
TOTAL

Observaciones:

PROVEEDOR No 3

PRECIO
UNITARIO
TOTAL

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FORMULARIO ORDENES DE COMPRAS (FC.3)

OBJETIVO
Tomando como base los datos aprobados en el Formulario de Comparacin de Cotizaciones,
se emite la Orden de Compra, la cual constituye el documento que formaliza el acuerdo
entre el Proveedor y la Institucin, para esta ltima realizar su transaccin de compras, sobre
todo si la misma se realiza bajo las condiciones de ser pagada despus de la recepcin de la
mercanca.
Para que la transaccin de compras est debidamente documentada, las rdenes de Compras
deben de estar pre-enumeradas y anexas a los formularios que le dieron origen.
RESPONSABLES
Confeccin Asistencia Administrativa
Autorizacin - Direccin Ejecutiva
CONTENIDO
1. Nmero secuencial
2. Fecha
3. Nombre del proveedor
4. Direccin del proveedor
5. Condiciones de pago
6. Cantidad solicitada
7. Unidad de medida
8. Descripcin del artculo, bien o servicio
9. Costo unitario por item
10. Costo total por item
11. Costo total general de la compra
12. Observaciones para indicar especificaciones o condiciones especiales de la compra a
realizar y regln del presupuesto donde se consigna.
13. Firma de solicitado
14. Firma de autorizacin

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CONTRATO DE COMPRAS

OBJETIVO
El Contrato de Compras constituye el documento donde la Institucin formaliza un acuerdo
con el Proveedor, en el cual se especifican las obligaciones que contraen ambas partes. En el
mismo el proveedor se compromete a ejecutar una obra o prestar un servicio a cambio de una
remuneracin pagada bajo las condiciones acordadas con la institucin. Para su confeccin se
sigue el mismo procedimiento que la Orden de Compras.
Nota: Dependiendo del requerimiento ( proveedor o donante), la orden de compra
puede estar acompaada de un Contrato.

RESPONSABLES
Confeccin Asistencia Administrativa
Autorizacin - Direccin Ejecutiva

CONTENIDO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Nombre del proveedor

Nombre de la Direccin Ejecutiva
Descripcin del tipo de servicio al cual se compromete el proveedor
Descripcin de las condiciones de pagos y de facilidades a las cuales se compromete
la institucin.
Duracin del contrato
Periodo que abarca el contrato
Fecha de la firma del acuerdo
Firma de la Direccin Ejecutiva
Firma del proveedor.

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