AFicha de Leitura da comunicao Arquivos histricos nos dias de hoje: aliciantes

desafios, mltiplos papis por Ftima Barros do Arquivo Regional da Madeira

Neste texto a autora procura responder s vrias questes que uma sosciedade em
constante mudana coloca atividade arquivstica, sempre considerando o papel de
guardio de memria ao arquivo e ao arquivista. Neste sentido, uma sociedade que
procura construir o seu futuro e a sua identidade com base na memria tem que se servir
dos documentos que remomeram esta ltima, num constante dilogo entre o passado e
o presente. Assim, imposta a defenio do que um arquivo histrico na atualidade,
com todas as inovaes tecnolgicas e ideolgicas. E impe-se uma grande questo:
podero os arquivos corresponder s expetativas dos seus utilizadores?
A resposta a esta questo realizada atravs de onze pargrafos nos quais se estabelece
a relao entre arquivo e as distintas dimenses que revestem o primeiro da sua
dimenso cultural e social, para alm, evidentemente, da histrica.
1. Arquivos histricos nos dias de hoje: aliciantes desafios, mltiplos papis
Neste pargrafo a autora procura dar resposta s questes em torno das expetativas em
relao ao arquivo e ao arquivista, tambm interrogando sobre os papeis
desempenhados por estes junto de uma sociedade em rpida e constante mudana.
Inicia por defenir que a situao ideal de um arquivo o reconhecimento e o respeito
por parte do pblico. Como tal, acusa os arquivos no s de serem locais de memria,
preservando-as, como tambm um foco difusor dessa mesma memria, participando
ativamente no processo de construo de memria coletiva e social. Assim, reconhece
ao arquivo e ao arquivista o poder de criar e construir os arquivos, mediante influncia
do meio social em que se insere, tornando-se meios de garantia de liberdade e acesso
democrtico informao.
Comentrio do leitor: este pargrafo evidencia o papel dos arquivos e dos arquivistas
na construo da memria social e coletiva. Com efeito, inegvel o poder construtor
de memrias de um local onde esto depositados os documentos que atestam uma
identidade e testemunham a construo dessa mesma identidade. So os arquivos mais
que um depsito de documentos so o solo onde as sementes do passado germinam,
enraizando e crescendo, num futuro sempre ligado ao passado. O arquivo esbate as

diferenas cronolgicas, fornecendo os instrumentos que permitem que o presente se

reconhea no passado.
2. Arquivos histricos enquanto fator de coeso e identidade
A histria do arquivo evidente reflexo da histria da sociedade que custodia,
decorrendo desta ltima.

Como tal, ao reunir documentos que atestam

fatores

identitrios de um povo, o arquivo funciona como amplificador desses fatores,

contribuindo assim para que a identidade social possa ser vista luz da sua histria,
logo do seu passado.
Comentrio do leitor: a definio da identidade de um estrato socio-cultural passa
pela histria desse mesmo estrato. Assim, o arquivo e o arquivista tm a
responsabilidade acrescida de documentar os aspetos dessa identidade, colocando ao
dispr os documentos que atestam e fundamentam os comportamentos sociais que
contribuem para a sua formao.
3. Arquivo histrico enquanto fator de salvaguarda e enriquecimento de memrias
coletivas
A autora evidencia que os arquivos funcionam com espao de congregao de
memrias individuais e coletivas; por outro lado, pode tambm ser um lugar de
esquecimento tem que se ter em conta o poder do arquivista enquanto instrumento
de lembrana ou de esquecimento. A fim de evitar o esquecimento que pode tomar
contornos definitivos o arquivo deve reunir no seu acervo uma maior
multiplicidade e variedade de omemrias individuais e coletivas que enriqueam a
sua regio. Deve assim investir na salvaguarda e enriquecimento do seu esplio no
sentido de multiplicar as ocorrncias colocando-as depois ao dispr da comunidade.
Esta multiplicidade de registos deve contar no s com os arquivos pblicos e
administrativos, como tambm com os privados familiares, empresariais,
corporativos, etc., bem como com as recolhas orais e memrias individuais que se
revelem de interesse social.
A autora questiona ainda se esta multiplicidade, que encerra uma certa disperso,
ser positiva. E neste ponto indica um dos novos caminhos dos arquivos: a proteo
e incluso de outros arquivos, de carter particular e privado.

Comentrio do leitor: perspetivando os arquivos como lugares de memria, estes

tm que integrar em si todas ou a maioria das suas expresses: no s o documento
admnistrativo, mas tambm o documento de gesto e financeiro; no s o
documento escrito, mas tambm a expresso oral e/ou visual; no s o institucional,
mas tambm o particular. Aq gesto de todos e cada um destes recursos cabe ao
arquivista e ao arquivo que, no exerccio pleno da sua funo social e
memorialstica, deve incluir no seu acervo a maior variedade de expresses do
quotidiano de dado momento da histria de uma sociedade.
4. Uma viso integrada dos arquivos
A autora nega que os arquivos sejam apenas locais integradores de documentos. A
sua misso passa no s por esta integrao como tambm pela gesto. Assim, o
arquivo deve estar envolvido na produo e gesto dos documentos junto dos seus
geradores, revelando-se um parceiro eficaz na implementao de procedimentos que
otimizam a produo documental, no s ao nvel documental, como ao nvel
legislativo e classificativo.
Comentrio do leitor: o envolvimento dos arquivos nos meios de produo prvados
destes resultaria na eficcia de classificao documental, na medida em que as
instituies produtoras poderiam elas prprias dignificar alguns documentos em
detrimento de outros, mediante o valor social que revestiria os primeiros.
5. Arquivo histrico e cidadania: acesso informao, papel educativo e formativo
O acesso informao suplementa a definio de direito: na sociedade atual,
considerado um bem vital. O arquivo promove a cidadania garantindo o acesso
universal informao que protege. Por forma a tornar-se eficiente na
disponibilizao de informao, o arquivo tem que seguir cinco pontos, a saber:
i)tratar com prioridadde os fundos mais requisitados, por forma a garantir que a
procura satisfeita e otimizando assim os processos de consulta;
ii) recorrer com frequncia s novas tecnologias, reconhecendo estas como
importante instrumento de divulgao e acessibilidade;
iii) diversificando a sua oferta
iv) apostando na edio de fontes e instrumentos descritivos;

v)investindo numa relao formativa e pedaggica, essencialmente vocacionadas

para o ensino secundrio e universitrio.
A autora reconhece o servio educativo como instrumento priveligiado de dilogo
com a comunidade, seja no sentido pedaggico, seja no sentido cultural.
Comentrio do leitor: um arquivo apenas cumpre a sua funo de guardio de
memria se for procurado. A procura determina a vitalidade de um arquivo. Assim,
este tem como funo no s salvaguardar a memria; antes, um local que tende a
expandir-se para fora das suas paredes e das suas limitaes, investindo numa
relao dinmica com o pblico que serve. Esta relao tende a ser enriquecida com
o recurso s novas TIC, tornando o arquivo dinmico e interessante, aumentando
assim naturalmente a sua procura. Esta procura pode ser incentivada tornando o
arquivo mais prximo da comunidade estudantil.
6. Arquivo histrico e qualidade: uma oportunidade
A qualidade documental, tcnica e de gesto deve ser uma aposta constante dos
arquivos. A aposta na qualidade s pode ter como consequncia o reconhecimento e
o respeito por parte das instituies, conferindo ao arquivo um carter de
instrumento arbitral para a gesto documental.
Comentrio do leitor: a posta na qualidade, seja do seu acervo, seja dos tcnicos
que o custodiam, refletir-se- no reconhecimento do arquivo como instrumento para
a promoo da prpria qualidade dos documentos, permitindo s instituies
respeitar o arquivo como senddo o elo de ligao entre elas e o seu prprio passado.
Alm disso, apurada a qualidade dos seus tcnicos, por inerncia se reconhece a
qualidade quer dos documentos, quer do acervo no conjunto que constroi o arquivo.
7. Arquivo histrico e a responsabilidade de preservar o patrimnio documental
O arquivo deve implementar medidas de preservao preventiva, exigindo
condies de conservao e segurana para os esplios, formando aqueles que
manuseiam os documentos e garantindo condies de higiene, restauro e
substituio. Atualmente, o cconserarquivo proporciona aconselhamento s
entidades produtoras de documentos referente aos cuidados de preservao dos seus
arquivos. A autora adianta ainda que seria de grande utilidade o arquivo histrico
disponibilizar servios de conservao e restauro aos arquivos privados.

Comentrio do leitor: a misso de salvaguarda de arquivos no se pode encerrar no

acolhimento e cconsequente tratamento destes. Assim, pretende-se que o arquivo
no s conceda condies timas de conservao e salvaguarda, como tambm
extenda os seus servios para alm dos seus limites fsicos, fornecendo um servio
de conservao e restauro documental aos arquivos privados.
8. Arquivo histrico e a sociedade do conhecimento e da informao
A autora considera que o recurso internet de todo uma mais valia no processo de
difuso e acessibilidade aos documentos.
Comentrio do leitor: considerando a importncia que a internet assumiu no
quotidiano da populao em geral, ao arquivo o recurso a esta ferramenta s o pode
beneficiar. Como tal, a internet permite a acessibilidade universal, diluindo assim as
barreiras da distncia e do tempo e otimizando pesquisas e acessos. A internet o
meio de comunicao mais verstil e personalizvel do qual dispomos, como tal o
arquivo dever a ela recorreer como forma de se colocar disposio de todos.
9. Arquivo histrico, imagem e marketing
Considerando que a imagem de um arquivo reflexo do que nele se faz, a difuso
do trabalho dos seus tcnicos dever corresponder aos parmetros de qualidade nele
praticado. A promoo de um arquivo atinge no s os utilizadores habituais como
tambm permite a angariao de outros, como um produto que se implementa no
mercado.
Comentrio do leitor: a promoo das atividades, oferta e trabalhos de um arquivo
deve ser feita de forma eficaz, procurando alcanar novos utilizadores ao mesmo
qtempo que satisfaz os antigos. O investimento em estratgias de markting resulta
no s na divulgao do arquivo como dos tcnicos por detrs deste, estreitando
assim a relao entre o arquivista e o meio que o rodeia.
10. Arquivo histrico, formao e investigao cientfica
A autora reconhece a importncia no s da formao de base como da formao
contnua na qualificao dos recursos humanos a fim de garantir a sustentabilidade
dos servios arquivsticos. O arquivo deve tambm apostar na investigao
cientfica, sempre com o fiim ltimo de melhorar a sua oferta.

Comentrio do leitor: considerando os avanos tecnolgicos da nossa era, no

pode o arquivo encerrar-se em modos de fazer. Deve antes apostar na formao de
novos profissionais e na constante atualizao de todos. A formao surge como
resposta estagnao de mtodos, instrumentos e mentalidades. Por outro lado,
devem estes profissionais investir na investigao de carter cientfico, tornando-se
assim elementos para a evoluo dos conceitos e at do prprio conceito do arquivo.
11. Arquivo histrico e a funo bsica da organizao e descrio
Sendo organizar e descrever uma funo bsica dos arquivos, estas devero revelarse eficazes. A codificao e organizao dependem da eficincia da descrio que,
sendo ele prpria eficaz, permite e facilita a acessibilidade, a divulgao e a
realizao das atividades.
Comentrio do leitor: a eficcia da descrio permite que se aceda de forma
evidentemente mais rentabilizada s atividades promovidads pelo arquivo.
Considerando que a procura cada vez mais heterognea, um arquivo quer-se
organizado, por forma a rentabilizar a procura.

Comentrio final: esta comunicao pretende evidenciar a necessidade de tornar os

arquivos dinmicos e prximos do meio que integram, concorrendo para isso a sua
funo de lugar de memria e a abertura sociedade. Para isso, devero os arquivos
histricos desprender-se das suas fronteiras fsicas e ir ao encontro de uma
populao que anseia aceder informao: porque informao poder e,
atualmente, todos sentem necessidade de aceder a ela. O arquivo deve partir de
dentro para fora: abrindo as suas portas fsicas e virtuais, atravs da otimizao dos
acervos, e indo de encontro populao. este carter dinmico, hiperbolizado
pelas novas tecnologias das quais dispe, que se idealiza para os arquivos histricos.