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IMPLEMENTACINTABLERO DE CONTROL DE VENTAS POS PARA NESTLE

DE COLOMBIA
IMPLEMENTATION DASHBOARD OF POS SALES FOR NESTLE OF COLOMBIA

Oscar Fernando, Tejada Dussn

Ing. de sistemas, Gerente de Tecnologa Proyecto Retail, GFK de Colombia, Bogot,
Colombia, otejada50@gmail.com

Resumen: En este documento se plantea la necesidad de analizar las ventas

POSpara Nestl de Colombia, de la manera msidnea y eficiente, con una
herramienta de IN (inteligencia de negocios) y la creacin de un tablero de control.
Con esta medida se buscar explotar la informacin de la mejor manera, debido a que
hoy en da se considera la informacin un arma poderosa para sacar el mejor partido
del competitivo mercado.Finalmente se propone construir una herramienta para tener
un manejo ms rpido, eficiente y oportuno de la informacin que contenga los
indicadores de desempeo, con la cual surjan elementos de diagnstico y as se
puedan orientar las decisiones gerenciales.
Abstract:This document is a need to analyze the POS sales for Nestl Colombia, the
most suitable and efficient, with a tool IN (business intelligence) and the creation of a
dashboard. This measure will seek to exploit the information in the best way, because
today information is considered a powerful tool for getting the best out of the
competitive market. Finally it is proposed to build a tool to have a fast, efficient and
timely handling of information that contains performance indicators, which arise with
diagnostic elements and thus can guide management decisions.
Palabras Clave:POS, tablero de control, Microstrategy, inteligencia de negocios.
Keywords: POS, Dashboard, Microstrategy, business Intelligence.

INTRODUCCIN
Cuando hay un volumen elevado de informacin el manejo se vuelve dispendioso y
los tiempos de ejecucin se aumentan de manera alarmante.Esto conllevaa que haya
una tarda implementacin de mejoras en los procesos y que las estrategiasms
eficientes no se apliquen en el momento oportuno, ocasionando una cada en las
ventas, generando inconveniente para las empresas.
Desde que inici su historia en el mercado colombiano, Nestl de Colombiase ha
convertido en lder y los consumidores la prefieren (Daz, 2012), esto implica que el
nivel de ventas aumente y por ende el volumen de informacin, lo que hace que su
anlisis se convierta en un proceso engorroso para el personal a cargo de la
gestin.Con la creacin del tablero de control setieneuna buena solucin para hacer
un uso ms eficiente de la informacin(Microstrategy, 2013).
El propsito de implementar estetablero es que la empresa cuente con una
herramienta de apoyo en la toma de decisiones y se muestren los indicadores ms
importantes de forma consolidada en un nico ambiente, de tal manera que sea la
base para la construccin de nuevas estrategias y ayude a la toma de decisiones.
Dentro de la planeacin del proyecto se definen las etapas y el tiempo necesario en
la que esta solucin puede ser implementada, la descripcin de las actividades
definidas con las que se pueden lograr este objetivo y las fases.
Es notable que las empresas del sector de alimentoscuenten con una alta gama de
productos para todo tipo de consumidores y segmentos, lo cual hace que el manejo
de la informacin asociada sea de vital importancia para dar una gestin integral; que
se pueda atacar cada nicho de mercado segn la necesidady gustos de los
consumidores, que seconvirtiera en una de las prioridades y uno de los pilares
principales dentro de las gestiones gerenciales que se deben aplicar.
Con el paso de los aos los socios estratgico y de mercado de estas empresas han
tenido un constante crecimiento, lo cual hace que los volmenes de informacin que
se manejan sean elevados; en consecuencia el trabajo se convierte en una
dificultosa labor diaria al tener que manejarprocesamiento, anlisis y control de la
misma de forma manual.
Para el segmento de negocio en el que participan las empresas del sector de
alimentos, las ventas POS (point of sale) corresponden la mayor representacin de
sus ingresos operacionales y por lo tanto es muy importante tener claridad de toda la
participacin de sus aliados estratgicos, con el fin de implementar estrategias que
logren mantener su posicin en el mercado.
Es necesario que estas empresas cuenten con una herramienta tecnolgica, en la
cual se puedan ver todos los indicadores y todos los canales de distribucin en un
mismo entorno, que haga fcil la navegacin y el anlisis de la informacin, que est
a su vez sea concisa, concreta, para que la toma de decisiones se optimice y as se
logren los objetivos establecidos.

Para la solucin del problema que se plantea, a continuacin se muestra el detalle

del modelo del negocio en el cual se describe la forma en que el tablero de control
procesa los datos para mostrar a los usuarios los insumos necesarios para la toma
de decisiones (Few, 2006). Dentro de este modelo se detallan los elementos y los
procesos con los cuales el tablero de control muestra los datos, estos son procesos
internos y otras herramientas tecnolgicas con las que cuenta y se involucran
directamente con el tablero.
La implementacin de este tablero de control de ventas POS tiene como objetivo
principaldotar de unaherramienta tecnolgica que permita la eficiente administracin
de la informacin, con el fin que los directores de rea planteen las mejores
alternativas para aprovechar los segmentos de mercados y as lograr cumplir con
todos los indicadores que se pactan mensualmente. Para lograr este objetivo se
debe tener un anlisis de inversin, una identificacin de actividades que dar como
resultado el alcance del mismo.
Otra de las finalidades que se busca con el tablero, es poder integrar todos los
indicadores de gestin para hacer una medicin peridica que permita identificar las
posibles falencias y tomar las respectivasacciones que permitan el mejoramiento
continuo. Esto se logra definiendo las fases del proyecto, la estructura de desglose
del trabajo, los grafos de las actividades y posteriormente con un anlisis del
cronograma del proyecto
Finalmente,se debe lograr obtener centralizada la informacin; que se tenga acceso
a ella desde diferentes dispositivos y ubicaciones geogrficas para tener las cifras en
tiempo real y as optimizar los tiempos de respuesta.Para lograrlo es necesario hacer
un anlisis del presupuesto y un anlisis de riesgos, lo que va a permitir dar
cumplimiento a este objetivo propuesto.
Para el usuario final estos procesos son transparentes puesto que lo que se muestra
son los datos de los indicadores del negocio y las mtricas que se acordaron con la
creacin, pero es importante tenerlos en cuenta a manera de informacin. A
continuacin en la figura 1 se muestran de manera grfica cuales son los
componentes que hacen parte del proceso interno para la generacin del tablero y
posteriormente se define cada uno para que se tengan la definicin de los mismos,
dando a conocer de una forma ms especfica dichos componentes.

Figura 1. Modelo de negocio tablero de control

ETL: Procesos de Extraccin Transformacin y Carga para llevar la informacin de la

fuentes de datos a la Bodega de Datos.
OLPT: Es un tipo de procesamiento que facilita y administra aplicaciones
transaccionales, usualmente para entrada de datos y recuperacin y procesamiento
de transacciones.
Bodega de Datos: Base de datos en donde se encuentra la informacin orientada a
toma de decisiones y en la cual se encuentra plasmado de manera relacional el
modelo de datos.

1. ANLISIS DE INVERSIN DEL PROYECTO

En esta etapa del proyecto se encuentran descritas todas las actividades
involucradas dentro de la construccin del tablero de control, que ser la base en la
toma de decisiones de la empresa. Aqu tambin se definen los tiempos en que el
proyecto va a ser ejecutado,se hace el anlisis de los costos asociados y los
recursos que se van a emplear para la elaboracin del mismo.

1.1.IDENTIFICACIN DE LAS ACTIVIDADES

Tabla 1. Actividades para la construccin del tablero de control

ACTIVIDAD
a) Recoleccin
de informacin
del

DESCRIPCIN
En este primer paso dentro de las actividades marcadas para la
creacin del Tablero, se debe hacer un anlisis de lo que requiere
el cliente y hacia qu reas o personas va orientada la

requerimiento

b) Definicin de
los KPIs

c) Creacin de
las mtricas

d) Construccin
ETL

e) Construccin
de los reportes
que alimentan el
Tablero

f) Definicin
funcional e
interactiva

g) Diseo de la
visualizacin del
Tablero

h) Creacin
Tablero

informacin que se presenta en el Tablero.

Uno de los insumos bases para la creacin del Tablero son los
KPIs (Key Performance Indicador), que son en trminos prcticos
mtricas de dos naturalezas financieras o no financieras , con las
cuales puedo cuantificar objetivos que reflejan el rendimiento de
una organizacin y que suelen estar atadas a la estrategia de la
organizacin.
Una vez definidas las condiciones de evaluacin de la
organizacin que se desarroll en la actividad anterior y que cont
con la participacin del cliente para una mejor definicin de la
necesidad, estas deben ser integradas dentro de la herramienta
definida para la construccin del Tablero.
Los ETLs (Extract, Transform, load) son herramientas que
ayudan a la gestin de la base de datos en cuanto a los cargues
de informacin que se requieren para alimentar el Tablero. Para
una comprensin ms fcil se puede definir un ETL como el
proceso a travs del cual permite alimentar la base de datos con
la informacin del negocio.
Dentro de las actividades a tener presente, son la construccin de
los reportes que se requieren y que en actividades previas se
definieron, debido que estos son los que se presentan de una
forma ms adecuada en el Tablero, pero con la informacin ms
relevante y que sirva de apoyo en la toma de decisiones dentro de
la empresa.
En el diseo del Tablero se debe hacer la definicin de como la
informacin va a ser presentada y los mtodos en los que se
puede interactuar con el Tablero, de tal manera que se presente
de una manera en la que los usuarios finales comprendan casi de
manera intuitiva su funcionamiento.
En esta etapa del proceso se deben tener en cuenta los aspectos
bsicos para que los usuarios finales puedan navegar el tiempo
necesario en la informacin y que esta no venga cargada de
colores que puedan cansar a la vista, que no hayan
funcionalidades o colores que distraigan de los datos que se
presentan, debido a que estos deben ser los actores principales
dentro de los Tablero.
En esta etapa ya deben estar recogidas todas las etapas que se
mencionaron anteriormente que es el resultado de una necesidad
y que debe estar acorde a los lineamientos y acuerdos que se

hicieron previamente. Aqu ya se presenta el Tablero desarrollado

en la herramienta de BI (Business Intelligence) que se eligi para
este proyecto.

i) Revisin y
aprobacin

j) Ajustes

k)
Documentacin

Una vez se present el Tablero, este debe estar sometido a la

revisin y evaluacin de las reas o usuarios que van a usar la
herramienta. De aqu se podra generar una actividad adicional
que depender de esta etapa de revisin y aprobacin.
En caso tal que en la etapa anterior no se hayan cumplido con las
necesidades, se debe contemplar esta etapa de ajustes, para
hacer los cambios respectivos que se generaron de la anterior
actividad.
Como un ltimo paso dentro de este proyecto se debe contar con
un manual de usuario, en el cual explique la funcionalidad y
funciones del Tablero, as como los usos y el alcance de esta
herramienta.

2.FASES DEL PROYECTO

Identificando cada componente que se debe desarrollar en las etapas del proyecto,
se tiene el insumo base con el cual se construye el EDT, que es una estructura en la
cual se detalla cada proceso que actividades tiene relacionadas y as poder tener
ms aterrizado los procesos a ejecutar.

2.1.ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO PARA EL TABLERO

Para la creacin de este proyecto se han identificado cinco etapas, dentro de las
cuales se muestran en cada fase que actividades tiene asociada. Como aclaracin,
en el desarrollo se plantean una posible actividad que son los ajustes, esta aplicara
solo en el evento en que el Tablero no haya pasado la parte previa de aprobacin, en
caso tal que haya una respuesta positiva, no sera necesaria aplicar esta accin.
Dentro de esta estructura de desglose se identifican las partes con las que cuenta el
proyecto, teniendo en cuenta que est en funcin de un nico entregable que es en
el denominado desarrollo y en la cual se entrega el tablero de control ya construido
que ser el entregable final de este proyecto.

Figura 2. Estructura de desglose del trabajo Tablero

2.2.GRAFO DE LAS ACTIVIDADES

A continuacin en de la tabla 2 se puede encontrar el listado de tareas y la relacin
que existe entre ellas, si son dependientes de una (s) o si por el contrario no tienen
una actividad predecesora.

Tabla 2. Actividades, duracin y dependencias

Tareas
a
b
c
d
e
f
g
h
i
j
k

Duracin
2
1
2
4
6
2
5
3
1
2
3

Tareas
Anteriores
ninguna
ninguna
b
a
b, a
e
c, f
d, f
h, g
i
i,j

Siguiendo el planteamiento y las condiciones mostradas en la tabla anterior, se tiene

que el grafo queda de la siguiente manera:

Figura 3. Grafo de las actividades del proyecto

2.3.ANLISIS DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO

Mediante el mtodo de PERT se plantea el cronograma del proyecto, con respecto a
las anteriores actividades identificadas.A continuacin se muestra en la figura 4 la
ruta crtica del proyecto y se calcula los tiempos mnimos de inicio y el tiempo
mximo para que cada tarea finalice, con el fin que no hayan retrasos innecesarios
en la ejecucin del proyecto (Lieberman, 2002).

Figura 4. Diagrama pert para la identificacin de inicio y fin de las actividades

Segn el grfico PERT realizado, para cada tarea, la fecha ms pronto de inicio, FPi,
y la fecha ms tarde de finalizacin, FTf, son:

Tabla 3. Anlisis del inicio y fin de las actividades

Tareas
a
b
c
d
e

FPi
1
1
2
3
3

FTf
2
1
10
6
8

f
g
h
i
j
k

9
11
7
16
17
19

10
15
10
18
19
21

Con la anterior informacin se puede construir una tabla que muestren la informacin
de das mximos que puede tardar la actividad y la ubicacin de cada tarea dentro
del periodo de tiempo.A continuacin en la figura 5 se muestra los tiempos y la visual
de la ruta crtica en la que el proyecto se va a dimensionar.

Figura 5. Cronograma del proyecto en nmero de das

Siempre que se haya la necesidad de crear un proyecto para dar atencin a una
necesidad, se hace necesaria la bsqueda de mtodos que ayuden a planificar las
actividades de una manera eficiente y que se pueda mostrar la mejor gestin de las
etapas con una optimizacin de los recursos disponibles, debido a que estos son
limitados y por eso se plantea a travs del mtodo pert para este caso (Orozco,
2007).

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3.ANLISIS DE PRESUPUESTO Y RIESGOS

Para la creacin del Tablero, los costos asociados van incluidos en el siguiente
cuadro en el cual se discriminan los costos diarios de las personas involucradas y
que se necesitan con conocimientos tcnicos especficos para la elaboracin del
mismo. Esta inversin se hace necesaria dentro del proyecto debido a que las
caractersticas del mismo as lo requieren, para que en su implementacin se logre la
meta y el objetivo por el cual se cre.

Tabla4. Costos asociados al proyecto

Das
1

IT Manager
$133.333,33

SQL Server
$116.666,67

IT Support
$66.666,67

IT Support
$66.666,67

Con los costos definidos por das y por cada persona, se establece el costo total del
proyecto a travs del mtodo Pert Costo con el que se logra identificar los costos
asociados a las actividades y con el cual se busca hacer la mejor optimizacin de los
recursos. A continuacin en la tabla 5 se muestra el costo asociado a cada actividad
que esta reseada en el proyecto.

Tabla 5. Costo de las actividades del proyecto

Tareas
a-d
a-e
b-c
b-e
c-g
d-h
e-f
f-h
f-g
h-i
g-i
i-j
i-k
j-k
Total

Duracin
(das)
2
2
1
1
2
4
6
2
2
3
5
1
1
2
34

$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$

Costo
766.666,67
766.666,67
383.333,33
383.333,33
766.666,67
1.533.333,33
2.300.000,00
766.666,67
766.666,67
1.150.000,00
1.916.666,67
383.333,33
383.333,33
766.666,67
13.033.333,33

Segn el diagrama PERT, el camino crtico en el proyecto lo forman las tareas: a, e,

f, g, i, j y k con una duracin de 18das para finalizar el proyecto,lo cual nos sirve

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como una manera ms eficiente de reducir los costos y en el tiempo requerido de las
personas involucradas en el proyecto.
Esta disminucin obtena mediante este mtodo de los recursos que deben ser
invertidos dan una mayor seguridad al momento de la implementacin, porque con la
mejor toma de decisiones va haber una eficiencia de los procesos, por tanto una
mejor tasa interna de retorno y de esta manera tener un verdadero valor para hacer
atractiva la inversin.

Tabla 6. Costos del proyecto a travs de la ruta critica

Tareas
a-e
e-f
f-g
g-i
i-j
j-k
Total

Duracin
(das)
2
6
2
5
1
2
18

$
$
$
$
$
$
$

Costo
766.666,67
2.300.000,00
766.666,67
1.916.666,67
383.333,33
766.666,67
6.900.000,00

Por lo tanto se puede apreciar a travs de los mtodos pert y pert costo se pueden
optimizar los tiempos de ejecucin del proyecto, lo que no solo se traduce y se puede
percibir en trminos de los das en los que se puede llevar a cabo la implementacin
del tablero de control, sino que tambin entre menos das se tenga la solucin puesta
en marcha, los recursos empleados para este proyecto se van a reducir lo cual va a
generar un ahorro del 52.9% lo que en cifras vendra a ser un ahorro de
$6.133.333,00.

3.1.ANLISIS DE RIESGOS
Dentro de todo proyecto se deben contemplar los problemas potenciales que pueden
ocurrir o no. Es por esto que en este caso se hace mencin de los riesgos que
podran afectar el normal cumplimiento del proyecto.Esta identificacin se puede
llevar a cabo a travs de un proceso de grupo utilizando un enfoque de tormenta de
ideas o simplemente puede basarse en la experiencia (Sommerville, 2006)

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Tabla 7. Identificacin y descripcin de los riesgos

ACTIVIDAD

a) Riesgo de
requerimiento
s

b) Riesgo de
personal

DESCRIPCIN
En un proceso de creacin de una herramienta en donde interviene
varias personas que finalmente sern los usuarios de la herramienta,
es muy probable que existan cambios de las especificaciones que se
pactaron en la etapa inicial, y que con las cuales haya que hacer un
reajuste y cambios en toda la estructura, lo cual dara un retraso en la
ejecucin del proyecto, poniendo en riesgo el cumplimiento de los
tiempos identificados.
Cuando se elabora un producto a la medida y con condiciones tan
especficas como es en este caso en particular, se requiere que el
personal involucrado tenga conocimientos tcnicos especficos para
las actividades relacionadas a las construccin de la herramienta, y
que para tal efecto se pueda identificar un riesgo asociado a la
especifidad y es en caso que la persona en eventos claves del
proyecto no pueda estar o se retire del proyecto.

Con las economas cambiantes y las empresas sumergidas en estas

constantes fluctuaciones, que pueden generar un deterioro en las
c) Riesgo
finanzas, razn por la cual un proyecto podra entrar en decadencia si
organizaciona el presupuesto se tiene que recortar, lo cual repercute negativamente
l
en toda las fases de este, haciendo necesario que se tenga muy
presente dicha contrariedad.

d) Riesgo de
desempeo

e) Riesgo de
Estimacin

En este caso un se debe tener en cuenta la funcionalidad de la

herramienta, que cumpla con las especificaciones y el alcance para la
cual fue creada. De lo contrario se podra generar el riesgo que no
cumpla con ninguna de las expectativas y el proyecto haya sido una
prdida de recursos.
Puede presentarse otra situacin en la cual se pueda afectar el
tiempo del proyecto y es una subestimacin de los tiempos en los que
el Tablero se puede desarrollar, lo cual se traduce en un inmediato
incumplimiento del cronograma inicialmente establecido.

4. CONCLUSIONES
El tablero de control ser una buena solucin para facilitar la gestin de los
directores, al proveer una herramienta de conocimiento del negocio, de fcil
entendimiento, que muestre de una forma resumida la labor que est desempeando
su fuerza de ventas y que a su vez logre centrar sus esfuerzos en cumplir sus

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funciones bsicas, objetivos estratgicos y encaminarse a alcanzar su visin, sin

tener que hacer esfuerzos innecesarios orientados a dispendiosos controles de
informacin.
Con la implementacin deltablero de control de las ventas POS, se va a tener un
manejo ms rpido, eficiente y oportuno de la informacin, haciendo posible que las
estrategias de negocio y las mejoras continuas puedan ser aplicadas dentro de los
tiempos de operacin, lo que trae beneficios para dar cumplimiento con su misin,
dar los resultados esperados y que se cumplan las metas que se planifican cada
mes.
Para una compaa es muy valioso contar con instrumento que contenga los
indicadores de desempeo, con la cual surjan elementos de diagnstico y as se
puedan orientar las decisiones gerenciales. Este tablerova a ser una herramienta que
va a proporcionar un control de la gestin del negocio, control en la gestin que la
fuerza de ventas de la compaa est realizando y este seva a convertir en un
facilitador de toma de decisiones.

5.BIBLIOGRAFA
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Few, S. (2006). Variations in Dashboard Uses and Data. En Information Dashboard
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Normas APA (pgs. 15-17). Bogota.
Orozco, C. H. (2007). Sistemas por redes. En Anlisis administrativo tecnicas y
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Sommerville, I. (2006). Identificacin de riesgos. En Ingenieria del Software (pgs.
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