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Gestin
de las Comunicaciones
del Proyecto

10.1. Planificar la Gestin de las Comunicaciones .............................................................................. 556

10.2. Gestionar las Comunicaciones ......................................................................................................... 559
10.3. Controlar las Comunicaciones .......................................................................................................... 561
10.4. Terminologa del PMI ....................................................................................................................... 563
10.5. Consideraciones para el examen PMP/CAPM ................................................................... 565
10.6. Preguntas (48) ......................................................................................................................................... 565
10.7. Respuestas (48) ....................................................................................................................................... 577

10. Gestin de las Comunicaciones del Proyecto

La Gestin de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para
garantizar que la planificacin, recopilacin, creacin, distribucin, almacenamiento,
recuperacin, gestin, control, monitorizacin y disposicin final de la informacin del
proyecto sean oportunos y adecuados.
Los directores de proyecto pasan la mayor parte del tiempo comunicndose con los
miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos (en todos
los niveles de la organizacin) como externos a la misma. Se calcula que un director de
proyectos eficaz dedica un 90% de su tiempo a comunicar. A lo largo de la ejecucin del
proyecto, la comunicacin ha de realizarse de manera eficiente (slo la informacin
necesaria) y eficaz (a tiempo y en la forma adecuada).
Una comunicacin eficaz crea un puente entre diferentes interesados que pueden tener
diferentes antecedentes culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y diferentes perspectivas e
intereses, lo cual impacta o influye en la ejecucin o resultado del proyecto.

La comunicacin en un proyecto ha de ser clara y concisa

Los seres humanos nos distinguimos de los animales en muchos aspectos, por supuesto, pero quiz sea uno de
los ms relevantes nuestra necesidad de comunicarnos, sobre todo cuando hay algo que nos inquieta
especialmente porque lo vemos como un peligro, o un cambio sustancial. Necesitamos consumir informacin
(somos informvoros).
Cuando nos entra hambre de informacin, nos ponemos en lo peor, pensamos que algo va mal. Adems de
rumores y malentendidos, nunca faltan las propias experiencias pasadas para alimentar nuestras expectativas
negativas y peores temores. Podemos decir que, para los interesados, un proyecto cae en esta categora de
elementos preocupantes y desestabilizadores.
La informacin es poder, pero no es tico (ni eficaz) ocultar informacin para evitarnos problemas. Tampoco hay
que tener miedo a dar malas noticias. Ningn interesado opinar que somos eficaces si nuestra comunicacin no
es clara, concisa, completa, oportuna, relevante, concluyente, predecible, fiable, confidencial, etc.
Especialmente, seremos muy criticados si nuestra comunicacin no es clara y concisa:

Si es concisa pero confusa (como algunos e-mails de un par de frases lapidarias) a los interesados les
entrar el pnico, desconfiarn de nosotros y preguntarn a nuestros jefes.

Si es clara pero demasiado larga, o farragosa, los interesados no nos leern. Ellos, a su vez, saturarn
nuestro e-mail con sus interminables preguntas. Cuando consigan lo que quieren por otras vas, pensarn
que nos deberan sustituir.

Si es farragosa y confusa, pareceremos ineptos ante el grupo de interesados y provocaremos mucha

frustracin.
As pues, la comunicacin efectiva debe ser clara y concisa. Merece la pena invertir nuestro tiempo en redactar,
para que los interesados pierdan poco tiempo en comprender. Sin embargo, podemos comunicar as y no ser
eficaces. En mi experiencia, la gente dice que un director de proyectos es eficaz cuando tiene el hbito de
adaptarse al destinatario.

Puede descargar la presentacin en PDF correspondiente a este captulo en: http://goo.gl/Zj4VaX

El director de proyectos a Examen | 541