Universidad Veracruzana

HERMES

Sistema de Administracin y Seguimiento de Correspondencia

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Hermes
Qu es Hermes?
Cmo ingresar a Hermes?
Men general y secciones
Men principal
Men lateral
Listado de correspondencia

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1
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4
6

Correspondencia
Enviar, recibir e incorporar correspondencia
Cmo enviar un documento?
Cmo incorporar un documento impreso?

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Delegar una cuenta

Cmo delegar una cuenta?
Cmo delegar?
Cmo administrar una cuenta delegada?
Cmo generar reportes de productividad?
Notificaciones

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9
9
9

Nmero de folio
Para qu es el nmero de folio?
Seguimiento de correspondencia con el nmero de folio
Cmo ingresar a Hermes con el nmero de folio?
Seguimiento de correspondencia

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Qu es Hermes?

Men general

HERMES es un Sistema de Administracin y

Seguimiento de Correspondencia, fcil de usar
como su correo electrnico. A travs de l podr
enviar, recibir y dar seguimiento de oficios,
memorndums, tarjetas, invitaciones, circulares.
Hermes permite trabajar de manera colaborativa
a Directivos, Acadmicos y Administrativos.

El Men general se encuentra ubicado en la

parte superior derecha de la pantalla y cuenta
con los siguientes elementos:
Correspondencia, permite visualizar
la pantalla del rea de trabajo, en ella
observar la correspondencia recibida,
tambin podr redactar nueva
correspondencia, organizarla y
archivarla, as como consultar
los reportes grficos generados
a partir de la misma.

Cmo ingresar a Hermes?

Para ingresar al sistema se debe contar con un
navegador Web y una conexin a Internet. El
sistema se encuentra ubicado en la siguiente
direccin: http://sapp.uv.mx/hermes
La primera opcin es usando la cuenta de
usuario institucional asignada, su contrasea y
el dominio al cual pertenece (Xalapa, Veracruz,
Coatza, Poza Rica, Orizaba).

Opciones, cuenta con un submen

donde podr revisar y/o editar Datos
personales, Listado de buzones, Asignacin de cuentas, Apariencia y Permitir
acceso a mi cuenta.
Contactos, permite dar de alta
usuarios que no pertenecen a la
Institucin, un contacto puede ser una
persona o una empresa. Cada
usuario tendr sus propios contactos
a quienes desee enviar o de quien
reciban correspondencia.
Cerrar sesin, le permite salir del
sistema. Es importante verificar que
todas las ventanas abiertas de lectura
hayan sido cerradas antes de cerrar
sesin.

Iniciar sesin con cuenta institucional.

La segunda opcin es con el nmero de folio

especfico. ste se utiliza para dar seguimiento
a la correspondencia.

Iniciar sesin con nmero de folio.

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Secciones
Men general
Men principal

Men lateral

Listado de correspondencia

Opciones (Men general)

Apariencia, aqu puede configurar la

apariencia del sistema: nmero de
elementos mostrados por pgina,
presentacin del listado de
correspondencia, agrupar listado de
correspondencia, color del tema,
y recibir un correo electrnico al recibir
elementos.

En Opciones aparecer un submen con los

siguientes elementos:
Datos personales, en este apartado
aparece la informacin personal: nombre
completo, rea de trabajo, dependencia,
puesto, correo y direccin.

Permitir acceso a mi cuenta, da la opcin

de otorgar el acceso de nuestra cuenta a
otro usuario (delegar funciones para
crear o consultar nuestra correspondencia). Las opciones de permiso son dos:
Usuario normal, donde el delegado
podr leer nuestra correspondencia
recibida, crear correspondencia a su
nombre y modificar elementos (recibido,
revisado, borradores); Usuario revisor,
donde el delegado slo leer nuestra
correspondencia pero no podr contestar,
crear, ni modificar ningn elemento.

Listado de buzones, un buzn es un

repositorio que contiene o contendr la
correspondencia tanto del titular de la
cuenta como del delegado.
Asignacin de cuentas, en este apartado
podr asignar una cuenta de usuario
a un buzn especfico. Es recomendable
que cada buzn tenga asignada una sola
cuenta, as la correspondencia estar
bien organizada.
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Men principal

Exportar listado a Excel

El men principal tiene diversas opciones que

permiten visualizar las caractersticas de nuestra correspondencia, exportarla, actualizar, as
como crearla. Las opciones son:

Permite exportar el listado que est en

pantalla a un archivo Excel. Para visualizar el archivo exportado es necesario contar con
el programa de Microsoft Office instalado.
Exportar listado a PDF

Seleccionar documentos
La opcin Seleccionar documentos
permite seleccionar todos los documentos de la pgina actual o todos los documentos
de todas las pginas.

Tambin es posible exportar el listado

que se desee a PDF. Con esta opcin
tiene dos maneras de exportar el listado: como
slo texto o incluir las imgenes con los indicadores que se encuentran en las primeras columnas del listado.

Actualizar

Vista de impresin

Esta opcin permite actualizar la informacin que est presentada en la pantalla. Si le enviaron algn documento nuevo se
refresca o actualiza para que ste aparezca en
el listado.

Esta opcin permite visualizar el listado

en formato de impresin; sin embargo,
esta vista aparecer sin el men general y
principal.
Grficos

Panel de lectura
La opcin Panel de lectura permite
visualizar un panel del lado derecho, til
para observar el contenido de un documento
seleccionado.

Los tres iconos correspondientes

a grficos permiten visualizar una
grfica representativa con los porcentajes de la
correspondencia recibida o enviada y con los
indicadores utilizados en el sistema.

Una/Varias lneas

Ayuda

Esta caracterstica permite presentar el

listado de dos maneras: Una lnea,
lnea donde
se muestran pocos elementos, o Varias lneas
lneas,
donde se visualizan ms detalles de cada
correo recibido.

Esta opcin abrir este manual de ayuda

del Sistema de Administracin y Seguimiento de Correspondencia, Hermes.

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Men lateral

Carpetas

En el Men lateral se encuentran las opciones

principales de navegacin del sistema. A partir
de stas se puede ir a los diferentes mdulos
con los que cuenta el mismo.

La principal funcin de las carpetas es organizar

adecuadamente la correspondencia recibida o
enviada, puede ser por fecha, ao, mes, por
dependencia o asunto, segn desee. Se recomienda que el nombre que asigne a la carpeta
le permita identificar la correspondencia que
tiene guardada.

Las opciones son:

Men principal

Bandeja de entrada
Borradores
Elementos en revisin
Elementos enviados
Carpetas
Estadsticas

Para poder visualizar todas las carpetas que

tiene creadas debe expandir el rbol junto a la
opcin Carpetas.
Si desea crear una nueva carpeta haga clic
derecho en la opcin Carpetas como se muestra
en la figura de abajo y seleccione la opcin
Nueva carpeta.

Bandeja de entrada
Este apartado contiene toda la correspondencia
recibida. La correspondencia una vez enviada o
recibida no podr ser alterada, ni por quien la
enva ni por quien la recibe.
Borradores
Almacena la correspondencia que fue creada
pero no enviada, es decir, en lugar de ser
enviada se us la opcin Guardar. Si se desea,
es posible ingresar a dicha correspondencia,
abrirla, modificarla y, una vez lista, enviarla.

De manera automtica en el sistema aparecer

la imagen de un folder amarillo con la palabra
Nueva carpeta, en ella escriba el nombre que
considere pertinente para identificarla. Recuerde
que ste debe estar relacionado con la
correspondencia que va a almacenar en ella.

Elementos en revisin
Hermes cuenta con la opcin Elementos en
revisin, la cual permite enviar nuestro correo a
una persona para que lo revise antes de ser
remitido a su destinatario real, es decir, dar el
Visto Bueno (Vo.Bo.). En caso de recibir un
correo para revisin, se guardarn en Elementos en revisin.
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Una vez creada una carpeta es posible cambiar
el nombre, eliminarla, ocultarla o mostrarla. Para
activar el men con estas opciones seleccione
la carpeta que desee y haga clic derecho en
ella, del men que aparecer seleccione la
accin a realizar con la carpeta seleccionada
(cambiar, eliminar, ocultar).

Es importante que conozca que, en la parte

superior derecha, debajo del listado desplegable
de las carpetas, encontrar entre parntesis la
cantidad de elementos que contiene cada
carpeta, haga clic en cada una de ellas para
consultar. Tambin, de la misma forma que se
crea una carpeta, se puede crear subcarpetas.

Estadsticas
La funcin de esta opcin es generar cuadros
informativos con el total de la correspondencia
recibida y enviada, agrupada por los indicadores
utilizados en el sistema, adems de presentar
grficas estadsticas con porcentajes indicativos
de los estatus.

NOTA: Antes de eliminar una carpeta

asegrese que est vaca, es decir,
que no contenga almacenada ninguna
correspondencia.

Esta informacin contribuye a tener un panorama de la eficiencia con la que se estn realizando las actividades de administracin y seguimiento de la correspondencia dentro del sistema, y a los directores o jefes le servir para
sacar conclusiones vlidas y tomar decisiones
razonables basadas en este anlisis que permitan mejorar los procesos.

La finalidad de la carpetas es tener organizada

su correspondencia para una rpida ubicacin
cuando se desee, por lo mismo es necesario
que mueva o reubique la correspondencia que
reciba y/o la que enve. Para realizar esto,
seleccione la correspondencia a mover, y en la
parte superior derecha elija la opcin Colocar en
carpeta.

Al hacer clic en la lista desplegable, aparecer

un listado de aquellas carpetas creadas en su
cuenta. Seleccione con un clic la carpeta a
donde desea mover la correspondencia especificada y confirme.

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Universidad Veracruzana
Listado de correspondencia

el nmero de folio ser el mismo que el

del oficio original.

Marco principal

De, en este apartado se seleccionar el

nombre de la persona que enviar la
correspondencia, puede ser el usuario
titular o el nombre del delegado.

rea de presentacin de la informacin de la

correspondencia recibida o enviada dependiendo de la opcin seleccionada en el men
izquierdo, los elementos guardados en borrador,
las grficas estadsticas, las opciones y/o contactos.

Para, aqu escriba el apellido o nombre

de la persona a la que va dirigida la
correspondencia, al empezar a escribir
se desplegar una lista de usuarios que
estn dados de alta en el sistema.

Enviar, recibir e incorporar correspondencia

Hermes permite trabajar de manera colaborativa
el envo y recepcin de correspondencia, lo que
facilita dar seguimiento y agilizar los procesos
de respuesta de solicitudes.

CCP, en este apartado puede especificar

a los destinatarios a los cuales desea
enviar una copia del oficio original. El
proceso de captura es similar al del punto
anterior.

Pero, cmo creo y envo un documento?

Cmo enviar un documento?

Asunto, en este espacio ir una breve

descripcin del contenido de la
correspondencia.

Enviar oficios desde Hermes es sencillo, haga

clic en Nuevo y seleccione la opcin Crear
correspondencia.

Adjuntar, para anexar un archivo a la

correspondencia, haga clic en Adjuntar o
en el icono Clip que est en el Men
superior. Posteriormente, aparecer una
ventana, en ella elija Seleccionar archivo
para buscar el archivo que desee adjuntar, seleccinelo y haga clic en el botn
Adjuntar. Por ltimo, cierre la ventana.

La pantalla que aparece para capturar una

nueva correspondencia es similar a la de un
correo electrnico. Los datos a llenar se describen a continuacin.
Folio, es el nmero asignado de forma
automtica por el sistema y sirve para
identificar y poder generar el seguimiento
a la correspondencia. Cada que se crea
un nuevo oficio se generar un nuevo
folio, en caso de contestar un oficio,

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Universidad Veracruzana

Nmero de oficio
Saludo

Cuerpo de texto

Cuerpo de texto, el cual contiene una Barra de

herramientas que le permite dar un formato
especfico a su escrito.
Requerir respuesta, seleccione Si o No
si desea recibir respuesta de la correspondencia, al seleccionar Si puede
programar una fecha estimada de
respuesta.

Nmero de oficio, el cual le permite tener un

control interno de los documentos que se expiden dentro de su dependencia. Este nmero no
es igual al nmero de folio asignado por el
sistema.

Importancia, la correspondencia puede

clasificarse como Baja, Normal o
Urgente.

Cmo incorporar un documento impreso?

Para incorporar un oficio que ha llegado de
forma fsica a nuestra dependencia, es necesario primero verificar si el remitente est registrado en el sistema.

Carcter, Hermes tambin permite

especificar si su documento es de
carcter Normal o Privado. Si selecciona
Privado, ste slo podr ser visualizado
por el titular y el/los destinatario/s.

Para consultar, escribe su nombre en el campo

"DE". Si es de una dependencia externa a la UV
regstrelo como contacto.

Tipo de documento, en Hermes se puede

generar Oficios, Memorndums, Tarjetas,
Circulares, Invitaciones, Otros.
Seleccione el que desee y verifique como
cambia el tamao de captura.
El llenado de tu documento se encuentra dividido en tres secciones:
Saludo
Cuerpo de texto
Nmero de oficio

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Universidad Veracruzana
Una vez verificado el remitente, haga clic en
Nuevo y seleccione la opcin Incorporar
correspondencia.

Al finalizar, haga clic en la opcin Incorporar

para que su documento sea ingresado en el
sistema o en su caso la opcin Guardar para
dejarlo pendiente en la carpeta de borradores.

Con esta opcin es posible integrar al sistema

de correspondencia interna y externa a la
Universidad Veracruzana para darle
seguimiento, el llenado es similar al de crear
correspondencia.

Recuerda que en la misma opcin Incorporar

puedes Reenviar el documento a otro
destinatario para su atencin.

Adjuntar
En la pantalla
de captura
registre los
datos del documento.

Asunto
Resumen

Es importante registrar la mayor informacin del

documento recibido, ya que le ser til para hacer
bsquedas superiores.

Cmo delegar una cuenta?

Hoy en da, las funciones que debe cumplir un
Directivo, Acadmico o Administrativo de la
Universidad Veracruzana son mltiples, por ello,
en algunos casos es recomendable delegar
labores al equipo de trabajo.

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Universidad Veracruzana
Cmo delegar?

y enlzalo con la cuenta delegada. Una vez

guardados los cambios con xito, haga clic en
Correspondencia y observe las modificaciones
en su bandeja de entrada.

Para delegar funciones para crear o consultar

correspondencia, debe hacer clic en Opciones
y seleccionar el apartado Permitir acceso a mi
cuenta. En la primera caja de texto escriba el
nombre del usuario y, posteriormente, elija el
tipo de permiso: Normal (la persona delegada
podr leer, crear y modificar elementos) o Revisor (la persona asignada slo podr leer la
correspondencia). Por ltimo, haga clic en
Permitir acceso a mi cuenta.

Cmo generar reportes de productividad?

Los reportes de productividad pueden ser generados a partir de la correspondencia recibida y
enviada. stos permiten tener un panorama de
la eficiencia con la que se estn realizando las
actividades de administracin y seguimiento de
los documentos.

Cmo administrar una cuenta delegada?

Dentro del Men principal puede seleccionar

los iconos Grficas representativas, stos mostrarn el porcentaje de la correspondencia por
cada indicador utilizado en el sistema.

Para administrar una cuenta asignada, haga clic

en Opciones y seleccione el apartado Listado
de buzones. En esa ventana haga clic en Agregar y escriba en la ventana emergente el
nombre de la carpeta que desea crear, seleccione Aceptar y Guarde los cambios realizados.

Tambin puede usar la opcin Estadsticas que

genera cuadros informativos con el total de la
correspondencia recibida y enviada, agrupada
por los indicadores utilizados en el sistema,
adems de presentar grficas estadsticas con
porcentajes indicativos de los estatus.
Notificaciones
Hermes tambin brinda la opcin Recibir notificaciones a tu cuenta de correo institucional.
Activar esta funcin es muy sencillo.
1. Haga clic en Opciones dentro de su
Men general.
2. Seleccione la opcin Apariencia.
3. Habilite el apartado Recibir un correo
electrnico al recibir elementos.

Despus, dirjase al apartado Asignacin de

cuentas. En l, seleccione el buzn que creo

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Universidad Veracruzana
Cmo ingresar a Hermes con el nmero de
Folio?

4. Por ltimo, haga clic en Guardar. Una

vez realizado esto, quedarn
habilitadas las notificaciones.

Hermes permite que una persona externa pueda

ingresar al sistema para revisar el estado de
algn documento en particular.
1. Para entrar al sistema como una
persona invitada, debe seleccionar la
opcin No. de folio /Si slo desea
consultar el estado de un documento,
ingrese aqu.
2. Escribir el nmero de folio del
documento y hacer clic en el botn
Iniciar sesin.

Para qu es el nmero de folio?

Hermes asigna de forma automtica un nmero
de folio para identificar la correspondencia y
generar un seguimiento de los oficios, memorndums, tarjeta, circular, otros. Pero, cmo
identifico el nmero de folio?, y el folio que
asigna el sistema es distinto del que se maneja
en mi direccin?

De esta manera, podr revisar el estado

de algn documento en particular solo para
consulta.

Seguimiento de correspondencia con el

nmero de Folio

1. Seleccionar la segunda opcin

El nmero de Folio se genera de forma automtica cuando creamos nueva correspondencia.

Este Folio no debe confundirse con el nmero
que asignamos internamente a nuestros documentos.

2. Escribir el nmero de folio

Seguimiento de correspondencia
El rbol de seguimiento en Hermes permite
consultar el camino que ha llevado un documento. La funcin de ste es mostrar uno a
uno los oficios que se han creado a partir
de un mismo nmero de folio.

Folio asignado por el sistema.

Por omisin, Hermes selecciona el elemento

correspondiente en tu bandeja de entrada; sin
embargo, es posible revisar cada uno haciendo
clic sobre la lnea. Pero si el documento est
marcado como Privado, ste slo ser visible
en el rbol para el seguimiento pero no para
consulta de su contenido.
Folio asignado de manera interna
en nuestra dependencia.

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rbol de seguimiento.

Oficios asignados a un
mismo nmero de folio.

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